Beruf: Industriekaufmann/-frau Handreichungen zur Abschlussprüfung für Ausbildungsbetriebe und Auszubildende - 1 - Stand: Juni 2012
1. Zeitplan für die Abschlussprüfung Als ersten Schritt im Verfahren der Abschlussprüfung hat der Auszubildende eine sogenannte Kurzbeschreibung der beabsichtigten Fachaufgabe bei der Industrie- und Handelskammer einzureichen. Das Antragsverfahren erfolgt papierlos über das Internet (s. Kapitel 2 Antrag und Genehmigungsverfahren). Die Industrie- und Handelskammer (IHK) wird den Prüfungsteilnehmern diese Termine rechtzeitig mitteilen. Der Prüfungsausschuss entscheidet, ob die beantragte Fachaufgabe für die Prüfung geeignet ist. Innerhalb von drei Wochen nach Abgabetermin soll diese Entscheidung gefallen sein. Eine Fachaufgabe kann vom Prüfungsausschuss allerdings nicht nur genehmigt, sondern auch bemängelt oder gar abgelehnt werden. Auch dies teilt die zuständige IHK dem Prüfungsteilnehmer mit. Mit der Durchführung dieser prüfungsrelevanten Fachaufgabe darf erst nach Genehmigung durch den Prüfungsausschuss begonnen werden. Zeitlicher Ablauf Sommerprüfung Fixer Abgabtermin für Antrag Anmeldeschluss Abschlussprüfung Regeltermin Genehmigung Schriftliche Prüfung Abgabetermin Report Präsentation Termin abhängig von den Sommerferien Notenkonferenz Februar März April Mai Juni Juli Zeitlicher Ablauf Winterprüfung Fixer Abgabetermin für Antrag Anmeldeschluss Abschlussprüfung Regeltermin Genehmigung Schriftliche Prüfung Abgabetermin Report Präsentation Notenkonferenz August September Oktober November Dezember Januar Der Prüfling erstellt über die genehmigte Fachaufgabe einen höchstens fünfseitigen Report (zzgl. Anlagen mit betriebsüblichen Unterlagen) als Basis für die Präsentation und das Fachgespräch. Der Report wird nicht benotet. Er dient lediglich zur Information des Prüfungsausschusses und wird diesem rechtzeitig vor der Durchführung der Prüfung Einsatzgebiet über das Internet (via Upload) zur Verfügung gestellt. Der schriftliche Prüfungsteil wird mit bundeseinheitlichen Aufgaben durchgeführt. Für die Sommerprüfung findet die schriftliche Prüfung in der ersten vollen Maiwoche eines Jahres und für die Winterprüfung in der letzten vollen Novemberwoche statt. - 2 - Stand: Juni 2012
Die Präsentation und das Fachgespräch sollen möglichst am Ende der Ausbildung liegen. Im Rahmen der Sommerprüfung finden sie daher in den letzten Wochen vor den Sommerferien statt und im Rahmen der Winterprüfung in der Regel Ende Januar. Abb. 2 zeigt die wichtigsten Prüfungsschritte für die Abschlussprüfung im Rahmen der Sommerbzw. Winterprüfung. Sommerprüfung Winterprüfung Kurzbeschreibungen müssen eingereicht werden Anfang März Anfang September Prüfungsausschuss begutachtet innerhalb von 3 bis 4 Wochen die Anträge Anschließend Projektdurchführung und sofort danach Vorlage der Projektdokumentation Schriftliche Prüfung Anschließend Bewertung der Prüfungsarbeiten Einladung zu Präsentation und Fachgespräch Durchführung Präsentation und Fachgespräch Übergabe des Prüfungszeugnisses bis ca. Ende März bis ca. Ende September erste volle Maiwoche Anfang Juni Mitte Juni bis zum Ferienbeginn Abbildung 2: Zeitlicher Ablauf der Abschlussprüfung in der Sommer- bzw. Winterprüfung letzte volle Novemberwoche Ende Dezember Anfang Januar bis Ende Januar - 3 - Stand: Juni 2012
2. Antrag und Genehmigungsverfahren Die Ausbildungsordnung sieht vor, dass der Prüfungsteilnehmer in den letzten Monaten seiner Ausbildung in einem vom Ausbildungsbetrieb festgelegten Einsatzgebiet eingesetzt wird. Im Prüfungsbereich Einsatzgebiet soll der Auszubildende in einer Präsentation und einem Fachgespräch die Beherrschung komplexer Fachaufgaben und ganzheitlicher Geschäftsprozesse sowie seine Problemlösungsfähigkeit in der Praxis nachweisen. Gegenstand der Präsentation und des Gesprächs ist eine Fachaufgabe, die der Auszubildende in dem Einsatzgebiet selbstständig durchgeführt hat. Die Fachaufgabe im Einsatzgebiet ist vor der Durchführung dem Prüfungsausschuss zur Genehmigung vorzulegen, d. h. der Prüfungsausschuss entscheidet, ob die beantragte Fachaufgabe für die Prüfung geeignet ist. Erst nach der Genehmigung darf der Auszubildende mit der Durchführung dieser prüfungsrelevanten Fachaufgabe beginnen. Das Antragsverfahren und der Report erfolgen papierlos über das Internet. Auszubildende/Umschüler und Ausbildungs-/Umschulungsbetriebe finden auf der folgenden IHK- Internetseite www.ihk-nordwestfalen.de/p00680 den Link zum Online-Portal. Nach einem Klick auf dem Verweis zum Einsatzgebiet erfolgt die Weiterleitung auf die Login- Seite. Hier befindet sich auch ein Hinweis auf die vollständige Handreichung zur Abschlussprüfung Industriekaufleute. Hinweise für Auszubildende Der Prüfling erhält von der IHK Nord Westfalen mit gesondertem Schreiben PIN-Nummer, Passwort und Azubi-Ident-Nummer. Azubi-Ident-Nummer und Passwort werden zur Anmeldung in das Online-Portal, die PIN-Nummer wird zur Bestätigung des fertigen Antrages benötigt. Bei der Erfassung der Antragsdaten wird u.a. vom Prüfling die E-Mailadresse erfragt. Die angegebene E-Mailadresse muss immer verfügbar sein, da der Prüfling alle weiteren Informationen zum Antragsverfahren und zum Report per E-Mail erhält. Hinweise für Ausbildungsbetriebe Der Ausbildungs-/Umschulungsbetrieb erhält von der IHK-Nord Westfalen PIN-Nummer, Passwort und Firmen-Ident-Nummer. Firmen-Ident-Nummer und Passwort werden zur Anmeldung in das Online-Portal, die PIN-Nummer wird zur Bestätigung des fertigen Antrages benötigt. - 4 - Stand: Juni 2012
Antragsverfahren Der Antrag zur Fachaufgabe wird ausschließlich online eingestellt. Nach der Einstellung des Antrages zur Fachaufgabe müssen sowohl der Prüfling als auch der Ausbildungs-/Umschulungsbetrieb mit den PIN-Nummern den Antrag bestätigen. Der Prüfling bekommt anschließend eine E-Mail mit Signatur als Eingangsbestätigung. Erst danach steht der Antrag dem Prüfungsausschuss bzw. der IHK zur Verfügung. Der Antrag mit Status des Antragsverfahrens ist jederzeit online einsehbar, Änderungen können nicht mehr durchgeführt werden. Bei Genehmigung der Fachaufgabe durch den Prüfungsausschuss erhält der Prüfling per E-Mail eine Bestätigung und kann im Anschluss mit der Bearbeitung des Reportes beginnen. Sollte der Antrag auf Genehmigung der Fachaufgabe im Einsatzgebiet in der 1. Überprüfung vom Prüfungsausschuss nicht genehmigt werden, erhält der Prüfling per Mail mit den entsprechenden Hinweisen die Aufforderung, den Antrag zu überarbeiten oder einen neuen Antrag einzustellen. Der Antrag steht dem Prüfling dann für die Überarbeitung bzw. Neueinstellung zur Verfügung. Dieser Antrag auf Genehmigung der Fachaufgabe muss erneut ins Internet eingestellt und mit den bereits bekannten beiden PIN-Nummern (Prüfling und Ausbildungsbetrieb bzw. Umschulungsstätte) bestätigt werden. Der formalisierte Antrag enthält zunächst die Daten des Prüfungsteilnehmers, den Ausbildungsberuf, Angaben zum Ausbildungsbetrieb sowie zum betrieblichen Betreuer als mögliche Kontaktperson für den Prüfungsausschuss und das Thema der Fachaufgabe aus dem Einsatzgebiet. Darüber hinaus ist das Einverständnis des Ausbildungsbetriebes zur Durchführung der Fachaufgabe einzuholen. Die Fachaufgabe wird vom Antragsteller/Auszubildenden sowie vom Ausbildungsbetrieb mit der oben genannten PIN-Nummer bestätigt. Von besonderer Wichtigkeit ist im Rahmen des Antrags auf Genehmigung der Fachaufgabe die Beschreibung der Fachaufgabe. Darunter ist die Erläuterung des Geschäftsprozesses bzw. die Darstellung des praktischen Problems zu verstehen. Weiterhin sind in kurzer und knapper Form die Einbindung und die Schnittstellen der Fachaufgabe innerhalb eines Auftrages bzw. Teilauftrages darzustellen. Die Ausbildungsordnung sieht vor, dass auch die voraussichtlichen Hilfsmittel für die Präsentation genannt werden. Dazu sind ggf. erforderliche Rüstzeiten anzugeben; die Rüstzeit soll 5 Minuten nicht überschreiten. Die Genehmigung der Fachaufgabe orientiert sich an folgende Kriterien: 1. Die Angaben müssen vollständig sein. 2. Das Thema der Fachaufgabe muss verständlich sein. Außerdem wird die Fachaufgabe auf die Durchführbarkeit in der vorgegebenen Zeit vom Prüfungsausschuss vorgeprüft. 3. Der Prüfungsausschuss wird die Darstellung der Prozesse und des Zeitplanes dahingehend beurteilen, ob die Fachaufgabe in dieser Phaseneinteilung durchführbar ist und die Strukturund Zeitplanung einleuchtet. 4. Die voraussichtlichen Hilfsmittel für die Präsentation müssen den Geschäftsprozessen angemessen sein. Wie bereits dargestellt, erhalten die Prüfungsteilnehmer unverzüglich nach Entscheidung des Prüfungsausschusses Nachricht von der IHK. - 5 - Stand: Juni 2012
3. Report Die Abschlussprüfung mit Präsentation und Fachgespräch zum Prüfungsbereich Einsatzgebiet erfolgt auf der Grundlage einer schriftlichen Darstellung der tatsächlich ausgeführten Fachaufgabe im Einsatzgebiet, die als Report bezeichnet wird. Er dient dem Prüfungsausschuss zur Vorbereitung auf Präsentation und Fachgespräch. Der Report ist online einzustellen und wird nicht benotet. Es können erläuternde Anlagen eingefügt werden. Den Report stellt der Prüfling als Upload mit max. 5 MB als Datei in PDF-Format incl. aller Anlagen und der persönlichen Erklärung ein. Andere Dateiformate sind nicht zulässig. Der Termin für den spätesten Upload des Reports wird Ihnen von der IHK mit den Anmeldeunterlagen zur Abschlussprüfung mitgeteilt. Achtung: Eine verspätete Abgabe wird als nicht erbrachte Prüfungsleistung gewertet. Der Ausbildungs-/Umschulungsbetrieb und der Prüfling müssen auf der Persönlichen Erklärung (siehe Anlage 1, Persönliche Erklärung) bestätigen, dass die Fachaufgabe und der dazugehörige Report selbstständig angefertigt wurden. Diese Bestätigung ist dem Report beizufügen. Auch wenn der Report nicht benotet wird, sollte der Auszubildende auf sorgfältige Ausführung bedacht sein, zumal die Präsentation sowie das anschließende Fachgespräch letztendlich darauf basieren und der Grundstein für den Erfolg bereits mit dem Report gelegt wird. Formvorschriften Der Report darf fünf Seiten nicht überschreiten (zzgl. Anlagen und persönliche Erklärung). Auf jeder Seite des Reportes sind der Name und die 5-stellige Prüflingsnummer anzugeben. Die persönliche Prüflingsnummer erhalten die Prüflinge mit der Einladung zur schriftlichen Prüfung. Alle Seiten müssen durchgängig nummeriert sein. Format: Schriftgröße: 12 Punkt Seitenrand: links 3,5 cm, rechts 2,0 cm Zeilenabstand: 1- oder 1,5- zeilig - 6 - Stand: Juni 2012
4. Schriftliche Abschlussprüfung Die schriftliche Abschlussprüfung besteht aus drei Prüfungsbereichen. Im Prüfungsbereich Geschäftsprozesse soll der Prüfling auf Prozesse und komplexe Sachverhalte gerichtete Situationsaufgaben oder Fallbeispiele bearbeiten. Dabei soll er zeigen, dass er Geschäftsprozesse analysieren sowie Problemlösungen ergebnis- und kundenorientiert entwickeln kann. Insbesondere kommen folgende Gebiete in Betracht: - Marketing und Absatz - Beschaffung und Bevorratung - Personal - Leistungserstellung. Im Prüfungsbereich Kaufmännische Steuerung und Kontrolle soll der Prüfling bis zu vier praxisbezogene Aufgaben aus dem Bereich Leistungsabrechung unter Berücksichtigung des Controlling bearbeiten. Dabei soll er zeigen, dass er Kosten erfassen, die betrieblichen Geld- und Wertströme analysieren sowie betriebswirtschaftliche Schlussfolgerungen daraus ziehen kann. Im Prüfungsbereich Wirtschafts- und Sozialkunde soll der Prüfling praxisbezogene Aufgaben bearbeiten und zeigen, dass er allgemeine wirtschaftliche und gesellschaftliche Zusammenhänge der Berufs- und Arbeitswelt darstellen und beurteilen kann. Prüfungsbereiche Prüfungsform Zeit Geschäftsprozesse ungebundene Handlungsschritte 180 Minuten Situationsaufgaben und Fallbeispiele handlungsorientiert geschäftsprozessorientiert Kaufm. Steuerung und Kontrolle Gebundene Aufgabe 90 Minuten Praxisbezogene Aufgaben handlungsorientiert Wirtschafts- und Sozialkunde Identische Aufgaben Gebundene Aufgaben handlungsorientiert 60 Minuten - 7 - Stand: Juni 2012
5. Präsentation und Fachgespräch Im Prüfungsbereich Einsatzgebiet soll der Prüfling in einer Präsentation und einem Fachgespräch über eine selbstständig durchgeführte Fachaufgabe in einem Einsatzgebiet zeigen, dass er komplexe Fachaufgaben und ganzheitliche Geschäftsprozesse beherrscht und Problemlösungen in der Praxis erarbeiten kann. Dieses Zitat aus der Ausbildungsordnung belegt, dass die Präsentation zur Fachlichkeit der Industriekaufleute gehört. Die Einladung zu Präsentation und Fachgespräch erfolgt durch die IHK. Präsentation und Fachgespräch sollen zeitlich möglichst nah an das Ausbildungsende gelegt werden, damit die Ausbildungszeit vollständig ausgeschöpft werden kann. Der Prüfungsteilnehmer hat im Antrag auf Genehmigung der Fachaufgabe die vorgesehenen Hilfsmittel für die Präsentation genannt. Die IHK wird in den Prüfungsräumlichkeiten dafür Sorge tragen, dass die Präsentationsmittel Tafel und Flipchart vorhanden sind. Darüber hinausgehende Präsentationstechnik ist vom Prüfungsteilnehmer zum Prüfungstermin mitzubringen und funktionsfähig vorzubereiten. Bei Ausfall muss auf andere Medien ausgewichen werden. Präsentation und Fachgespräch werden als Einzelprüfung durchgeführt und sollen nach der Ausbildungsordnung die Dauer von maximal 30 Minuten nicht überschreiten. Die Präsentation soll zwischen 10 und 15 Minuten in Anspruch nehmen. Die restliche Zeit ist für das Fachgespräch vorgesehen. Der Prüfungsausschuss kann von den Teilnehmern erwarten, dass die Präsentation eine klar erkennbare, inhaltliche Struktur aufweist. Außerdem wird vorausgesetzt, dass die Technik situationsgerecht eingesetzt wird. Der Auszubildende hat insbesondere seine kommunikative Kompetenz im Rahmen der Präsentation zu beweisen. Darüber hinaus kann auch die fachliche Kompetenz im Rahmen der Präsentation und insbesondere beim anschließenden Fachgespräch festgestellt werden. Diese Kriterien gehen auch in die Bewertung für Präsentation und Fachgespräch ein. - 8 - Stand: Juni 2012
6. Bestehen der Abschlussprüfung Aus den in den einzelnen Prüfungsbereichen erzielten Ergebnissen wird ein Gesamtergebnis ermittelt. Dabei haben die Prüfungsbereiche folgendes Gewicht: Geschäftsprozesse 40 % Kaufmännische Steuerung und Kontrolle 20 % Wirtschafts- und Sozialkunde 10 % Prüfungsbereich Einsatzgebiet 30 % Sind in der schriftlichen Prüfung die Leistungen in bis zu zwei Prüfungsbereichen mit mangelhaft und in dem übrigen mit mindestens ausreichend bewertet worden, kann in einem der mit mangelhaft bewerteten Bereiche eine mündliche Ergänzungsprüfung stattfinden, wenn dies für das Bestehen der Prüfung den Ausschlag geben kann. Die Abschlussprüfung ist bestanden, wenn im Gesamtergebnis, im Prüfungsbereich Geschäftsprozesse, in mindestens einem der beiden Prüfungsbereiche Kaufmännische Steuerung und Kontrolle und Wirtschafts- und Sozialkunde sowie im Prüfungsbereich Einsatzgebiet jeweils mindestens ausreichende Leistungen erbracht wurden. Werden die Prüfungsleistungen in einem Prüfungsbereich mit ungenügend bewertet, so ist die Prüfung nicht bestanden. Folgendes Schaubild verdeutlicht noch einmal, unter welchen Voraussetzungen die Abschlussprüfung bestanden ist. Die Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein! Geschäftsprozesse Kfm. Steuerung u. Kontrolle Wirtschafts- und Sozialkunde Prüfungsbereich Einsatzgebiet mindestens ausreichende Leistungen mindestens ausreichende Leistungen in einem von den zwei Fächern mindestens ausreichende und in dem anderen keine ungenügenden Leistungen im Gesamtergebnis mindestens ausreichende Leistungen - 9 - Stand: Juni 2012
Anlage 1: Persönliche Erklärung zum Report Persönliche Erklärung Name des Prüflings: Prüflingsnummer: Erklärung des Prüflings: Ich versichere durch meine Unterschrift, dass ich die Fachaufgabe und den dazugehörigen Report selbstständig und ohne fremde Hilfe angefertigt habe. Alle Stellen, die ich wörtlich oder annähernd wörtlich aus Veröffentlichungen entnommen habe, sind als solche kenntlich gemacht. Der Report hat in dieser Form in keiner anderen Prüfung Industriekaufmann/-frau vorgelegen. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Ort Datum Unterschrift des Prüflings Erklärung des Ausbildungsbetriebes Praktikumsbetriebes: Wir versichern, dass Frau Herr die Fachaufgabe selbstständig durchgeführt hat. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Ort Datum Stempel und Unterschrift des Ausbildungs-/Praktikumsbetriebes - 10 - Stand: Juni 2012