PDF-Druck und PDF-Versand mit repdoc Werkstattsoftware

Übersicht Mit der Version Q1/2012 bietet repdoc Werkstattsoftware eine neue, direkte Unterstützung für das Drucken und Versenden von PDF-Dokumenten. In diesem Dokument erfahren Sie, wie diese Unterstützung funktioniert, wie Sie sie einrichten und wie Sie sie verwenden. Was ist PDF? Wie funktioniert die PDF-Unterstützung? Grundsätzlich steht die PDF-Unterstützung im bekannten Druck-Assistenten zur Verfügung. Hier können Sie Ihre Druckausgaben direkt als PDF-Dokumente speichern oder direkt per E-Mail versenden. Sofern die E-Mail-Adresse im Kontext der PDF-Erzeugung bekannt ist (z.b. wenn ein Auftrag als PDF-Dokument erstellt werden soll und zu dem Kunden bereits eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist), wird diese automatisch vorgeschlagen. Bei dem E-Mail-Versand wird das PDF-Dokument als Anlage an eine neue E-Mail angehängt, die Sie anschließend noch bearbeiten können. repdoc bietet sogar die Möglichkeit, pro Dokumenttyp (Auftrag, Rechnung, Bestellung, ) eine eigene Textvorlage für den E-Mail-Inhalt vorzugeben. Auch die Betreff-Zeile wird automatisch vorbelegt. PDF steht für Portable Document Format und ist ein weit verbreitetes, plattformunabhängiges Dateiformat von Adobe Systems. Es eignet sich besonders für Dokumente, die unabhängig von der ursprünglichen Anwendung, dem Betriebssystem originalgetreu weitergegeben werden sollen. Das Versenden von E-Mail funktioniert über das in Ihrem Windows festgelegte Standard-E-Mail-Programm, z.b. Microsoft Outlook. Für die PDF-Erstellung werden spezielle Druckertreiber verwendet, sog. virtuelle PDF-Drucker. In repdoc können Sie hier verschiedene (kostenlose und kommerzielle) Druckertreiber verwenden. Wir empfehlen die Verwendung der kostenlosen Software PDFCreator 1. Dieser muss dazu zunächst manuell eingerichtet werden wie das funktioniert, erfahren Sie auf den nächsten Seiten. 1 Bitte beachten Sie, dass PDFCreator eine externe Software ist. Sie ist nicht Bestandteil von repdoc, und daher ist für sie auch keine Gewährleistung und kein Support seitens Limex Computer GmbH möglich. Sie können auch andere virtuelle PDF-Drucker verwenden, allerdings weichen die Installation und die Einrichtung dann vom beschriebenen Vorgehen ab. Wenden Sie sich an den Support, um die Eignung eines Druckertreibers für diese Funktion zu erfragen. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. v. 3.0 Seite 2

Wie richte ich die PDF-Unterstützung ein? PDF-Drucker installieren PDF-Drucker für repdoc einrichten repdoc einrichten Was ist PDFCreator? PDFCreator ist eine kostenlose Windows-Software, die einen virtuellen Drucker bereitstellt, mit dem PDF- Dokumente aus allen Programmen erzeugt werden, die drucken können. Eine Unterstützung für E-Mail- Versand ist ebenfalls integriert. PDFCreator wird unter der Affero General Public License (AGPL) veröffentlicht und ist damit sowohl für den privaten als auch für den kommerziellen Einsatz frei verfügbar. Weitere Infos finden Sie unter www.pdfforge.org. Hinweis: Die Installationsanleitung basiert auf PDFCreator in der Version 3.2.1 und geht davon aus, dass PDFCreator noch nicht installiert ist. Falls die aktuelle Version bereits installiert ist, können Sie den Punkt überspringen. PDF-Drucker installieren Laden Sie PDFCreator von der Web-Seite www.pdfforge.org herunter und starten Sie die Installation: Die Sicherheitswarnung bestätigen Sie mit Ausführen und die Meldung der Benutzerkontensteuerung mit Ja. Im folgendem Dialog wählen Sie die gewünschte Sprache aus und klicken danach auf Weiter. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. v. 3.0 Seite 3

Im nächstem Schritt werden Sie gefragt, welche Installationsart Sie durchführen wollen, hier wählen Sie die Experteneinstellungen ab und klicken dann auf Weiter. Danach wird Ihnen die Installation des PDF Architect 6 angeboten, diesen abwählen und danach auf Weiter klicken. Im Anschluss klicken Sie auf Installieren. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. v. 3.0 Seite 4

Danach werden Sie wiederholt gefragt ob der PDF Architect installiert werden soll, diese Meldung wieder mit Nein Danke abschließen. Der Installation von (in diesem Beispiel Avast ) widersprechen Sie mit Überspringen. Die Installation des PDFCreators schließen Sie mit einem Klick auf Fertigstellen ab. Nach dem Schließen des Installationsassistenten ist PDFCreator nun installiert und betriebsbereit. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. v. 3.0 Seite 5

PDF-Drucker für repdoc einrichten Damit Sie PDFCreator in repdoc nutzen können, sollten bestimmte Einstellungen vorgenommen werden. Wie Sie das machen können, wird im Folgenden ausführlich erklärt. 1. Starten Sie PDFCreator. (Die Anwendung finden Sie unter Start PDFCreator PDFCreator ). 2. Das Willkommen-Fenster mit einem Klick auf das X schließen. 3. Erstellen Sie ein neues Profil. Im Hauptfenster erst auf Profile und anschießend auf Hinzufügen klicken. Im folgendem Fenster geben Sie repdoc als Profilnamen ein und bestätigen das mit OK. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. v. 3.0 Seite 6

4. Konfigurieren Sie das Profil repdoc Aktivieren Sie im rechten Fensterbereich den Punkt Automatisch Den Dateinamen nicht verändern! Im Feld Ordner das Verzeichnis Wählen, in dem die PDF-Dokumente von repdoc abgelegt werden (z.b.: C:\Users\ Ihr Username \Documents\Meine repdoc-dokumente) Ihr Username muss natürlich dem jeweiligem Benutzer Ihres Computers entsprechen! Den Haken bei Bestehende Dateien nicht überschreiben entfernen. Den Haken bei Öffne Datei nach dem Speichern entfernen. Zum Schluss auf Speichern klicken. Warum ein Profil repdoc? In PDFCreator lassen sich Profile anlegen, um verschiedene virtuelle Drucker mit jeweils eigenen Einstellungen nutzen zu können. Das Profil repdoc ist ausschließlich für die Verwendung in repdoc vorgesehen und ist entsprechend konfiguriert. Falls Sie PDFCreator außerhalb von repdoc nutzen wollen, können Sie dies mit dem Standard-Profil tun, ohne dabei die Konfiguration von repdoc zu beeinflussen. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. v. 3.0 Seite 7

5. Fügen Sie den repdoc Drucker hinzu Im Hauptfenster klicken Sie auf Drucker und anschließend auf Drucker hinzufügen Im nächstem Fenster geben Sie den Namen (repdoc) für den neu zu erstellenden Drucker ein und bestätigen im Anschluss mit OK Die Meldung der Benutzerkontensteuerung bestätigen Sie mit einem klick auf OK Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. v. 3.0 Seite 8

Im Drucker-Fenster Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Profil das Profil repdoc aus. Jetzt Öffnen Sie die Einstellungen über das Zahnrad -Symbol. Dann Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Auf Updates prüfen den Punkt Niemals aus und klicken auf Speichern Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. v. 3.0 Seite 9

repdoc einrichten 1. Richten Sie den repdoc Drucker in repdoc ein Starten Sie die repdoc Werkstattsoftware. Gehen Sie auf Extras Optionen (nur für diesen Rechner) Drucken und wählen Sie im Fenster Name des Druckers den REPDOC Drucker. Überprüfen Sie die Angabe des Verzeichnisses zur Ablage erzeugter PDF-Dateien. Es sollte das gleiche Verzeichnis sein, wie in den Einstellungen vom PDFCreator (s. Abschnitt 3 Konfigurieren Sie das Profil repdoc auf der Seite 5 in diesem Dokument). 2. Definieren Sie die Texte für Ihre E-Mails vor Fall Sie einen Text für Ihre E-Mail vordefinieren möchten, können Sie das tun, in dem Sie im Druck-Assistenten die Option E-Mail Textvorgaben bearbeiten wählen und im Bearbeitungsfenster den gewünschten Text schreiben. So können Sie verschiedene Texte für jede Beleg Art (Rechnungen, Angebote, etc.) festlegen. Diese werden dann in Ihre E-Mail an Kunden oder Lieferanten übernommen. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. v. 3.0 Seite 10

Wie verwende ich die PDF-Unterstützung in repdoc? 1. Beleg als PDF-Dokument speichern Klicken Sie auf im Beleg und dann auf den Pfeil rechts vom Button Drucken. Wählen Sie Option Als PDF-Dokument speichern. Das PDF-Dokument ist nun im Verzeichnis C:\Users\Username\Documents\Meine repdoc-dokumente\pdf-print\ gespeichert. 2. Beleg als PDF-Dokument per E-Mail versenden Klicken Sie auf im Beleg und dann auf den Pfeil rechts vom Button Drucken. Wählen Sie Option Als E-Mail versenden (PDF-Anlage). Das PDF-Dokument wird als Anhang in Ihrem E-Mail- Programm eingefügt. Wenn eine E-Mail-Adresse bei dem Kunden gepflegt ist, wird diese in die Adressenzeile automatisch eingetragen. Als Betreff werden der Beleg Art, die Belegnummer sowie der Kundenname eingetragen. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. v. 3.0 Seite 11

Wie richte ich PDFCreator für die Verwendung eines Wasserzeichens in den Belegausdrucken ein? Damit Sie Ihre eigenen Firmenlogos ohne Drucklayout-Anpassung durch repdoc Hotline auf den Belegen drucken können, müssen bestimmte Einstellungen im PDFCreator vorgenommen werden. Starten Sie PDFCreator und wählen den Punkt Profile Dann Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü repdoc aus, danach den Menüpunkt Verändern. Hier Wählen Sie Hintergrund aus. Im rechtem Fenster wählen Sie über Hintergrunddatei (PDF) Ihr PDF-Dokument mit Ihrem Firmenlogo und Firmendaten aus. Sobald dies geschehen ist, klicken die auf Speichern. Jetzt kann der PDFCreator geschlossen werden. Ab jetzt werden alle Belege die an den repdoc Drucker gesendet werden, mit Ihrem Wasserzeichen erstellt und können im Anschluss ausgedruckt werden. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. v. 3.0 Seite 12