SAPIENTIS GmbH Friedrichstr. 21 40699 Erkrath «Adresse» SAPIENTIS GmbH Immobilienverwaltung Ansprechpartner: Frau Yvonne Kombol Telefon 0211-280742-14 E-Mail: yk@sapientis.de WEG Musterstr. 123 in Erkrath Einladung zur ordentlichen Eigentümerversammlung Rundschreiben - Einheit: «VeBez» 2. April 2015 «Anrede» als Verwalter der Wohnungseigentümergemeinschaft laden wir Sie zur 12. Eigentümerversammlung Donnerstag, 23. April 2015 um 18:00 Uhr in der Gaststätte Zum Muster, Musterstr. 456 in Düsseldorf ein. Sollte diese Versammlung nicht beschlussfähig sein, laden wir Sie gemäß 16 (4) der Gemeinschaftsordnung zu einer Wiederholungsversammlung mit der gleichen Tagesordnung ein, die 30 Minuten nach Feststellung der nicht gegebenen Beschlussfähigkeit der Versammlung eröffnet wird. Diese Versammlung ist dann in jedem Falle beschlussfähig. Sollten Sie nicht an der Versammlung teilnehmen können, bitten wir die beigefügte Vollmacht im Original an uns zurückzusenden oder in der Versammlung vorzulegen. Eine Kopie per Telefax oder E-Mail ist nicht gültig. Ein Wohnungseigentümer kann sich durch seinen Ehegatten, einen Abkömmling oder dessen Ehegatten, einen anderen Wohnungseigentümer oder den Verwalter aufgrund schriftlicher Vollmacht vertreten lassen. Bitte beachten Sie, dass die Niederschrift zur dieser Eigentümerversammlung nur noch auf besondere Anforderung zugesendet wird, wenn der Beschlussvorschlag unter Tagesordnungspunkt 6 angenommen werden sollte. Über unsere Internetseite können Sie weitere Informationen zur Eigentümerversammlung und Ihrer Eigentümergemeinschaft abrufen, wie z. B. Gemeinschaftsordnung, Hausordnung, Beschlusssammlung, Niederschriften abrufen. Auch der voraussichtliche Termin für die Eigentümerversammlung kann bereits im Januar abgerufen werden. Dazu melden Sie Friedrichstr. 21 Fon 0211-280742-0 E-Mail info@sapientis.de Geschäftsführer Frank Weiser 40699 Erkrath Fax 0211-280742-22 Internet www.sapientis.de AG Wuppertal HRB 14062 Verwalter in NRW 2015_MUSTER_EINLADUNG.DOCX
Seite 2 der Einladung zur 12. Eigentümerversammlung am 23.04.2015 sich bitte mit folgenden Zugangsdaten und dem Menüpunkt "Kundenlogin" an. Bitte beachten Sie die Groß- und Kleinschreibung bei der Eingabe der Zugangsdaten. Objektnummer: «ObjF rei3» Benutzername: «Frei1» Kennwort: «Frei2» Tagesordnung Soweit wir zu den einzelnen Tagesordnungspunkten Beschlussvorschläge machen, sollen diese der Information und als Diskussionsgrundlage dienen. Der Versammlung bleibt es vorbehalten, auch anders lautende Beschlüsse unter dem jeweiligen Tagesordnungspunkt zu fassen. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass aus rechtlichen Gründen nur Beschlüsse zu den in der Tagesordnung angegebenen Punkten gefasst werden können. Bei Fragen von persönlichem Interesse oder zu Einzelheiten bitten wir um Klärung rechtzeitig vor der Versammlung, da uns in der Versammlung die zur Beantwortung erforderlichen Unterlagen nicht vorliegen. TOP 1 Feststellung der Beschlussfähigkeit Nach 16 (4) der Gemeinschaftsordnung ist die Versammlung beschlussfähig, wenn mindestens zwei Wohnungseigentümer anwesend oder vertreten sind. Mit jedem Wohnungseigentum ist eine Stimme verbunden. TOP 2 Bericht der Verwaltung Der Bericht der Verwaltung wird aus Gründen der Zeitersparnis nachstehend schriftlich vorgelegt und in der Eigentümerversammlung nicht noch einmal vorgetragen. Der Verstärker für das Kabelfernsehen wurde in einen abschließbaren Stahlschrank montiert. Bei zukünftigen Terminen mit der Firma Unitymedia muss die Firma Mustermann zusätzlich anwesend sein. Vor dem Haus Nr. 123 wurde eine neue Säuleneiche gepflanzt. Die Kosten betrugen 798,30. Die Wohnung Nr. 2 nebst TG-Stellplatz wird nach wie vor von einem Zwangsverwalter verwaltet. Aktuell bestehen keine Hausgeldrückstände. Von der Ablesefirma Brunata wurden im letzten Jahr die Warmwasserzähler und mit der Jahresablesung die Heizkostenverteiler wegen Eichablauf gewechselt. In diesem Jahr müssen die Wärmezähler in den Wohnungen Nr. 2 + 10 getauscht werden. In 2016 erfolgt der Austausch der Kaltwasserzähler. Wie gewünscht, wurden keine Funkgeräte montiert. TOP 3 Jahresabrechnung 2014 Als Anlage erhalten Sie die Gesamtabrechnung mit Einzelabrechnung und Heizkostenabrechnung für das Jahr 2014. Der Verwaltungsbeirat hat die Abrechnung geprüft und empfiehlt die Bestätigung der Abrechnung. Die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege
Seite 3 der Einladung zur 12. Eigentümerversammlung am 23.04.2015 sowie alle Einzelabrechnungen können nach Terminabsprache in den Geschäftsräumen der Verwaltung eingesehen werden. Stellungnahme des Verwaltungsbeirats zur Abrechnung. Die vorliegende Gesamtabrechnung und die Einzelabrechnungen für das Jahr 2014 mit Erstellungsdatum vom 01.04.2015 werden bestätigt. Die in den Einzelabrechnungen ausgewiesenen Guthaben und Fehlbeträge sind damit verbindlich. Guthaben werden nur ausgezahlt, wenn dem Verwalter die Bankverbindung mitgeteilt wird. Fehlbeträge sind fällig und müssen bis zum 30.05.2015 ausgeglichen werden. Bei Teilnahme am Lastschriftverfahren werden Fehlbeträge zum 30.05.2015 abgebucht und die Guthaben zu diesem Termin ausgezahlt. TOP 4 Wirtschaftsplan 2015 Über die im Wirtschaftsjahr 2015 zu erwartenden Kosten haben wir einen Wirtschaftsplan aufgestellt und mit dem Verwaltungsbeirat abgestimmt. Der Verwaltungsbeirat empfiehlt die Bestätigung des Wirtschaftsplans. Es wurden Änderungen in den Positionen Allgemeinstrom, Kabelfernsehen, Aufzugsbetriebskosten, Versicherungen, Anwaltskosten, Geltendmachung Baumängel, Verwaltergebühren und Reparaturen vorgenommen. Das Gesamtvolumen bleibt unverändert. Stellungnahme des Verwaltungsbeirates zum Wirtschaftsplan. Beschlussvorschlag Der vorliegende Wirtschaftsplan für das Jahr 2015 mit Gesamtkosten in Höhe von 83.099,28 wird rückwirkend ab 01.01.2015 für das Wirtschaftsjahr 2015 bestätigt. Die in den Einzelwirtschaftsplänen mit Erstellungsdatum vom 01.04.2015 ausgewiesenen Hausgeldraten sind damit verbindlich Der Wirtschaftsplan gilt auch für das Folgejahr bis zur Beschlussfassung über einen neuen Wirtschaftsplan. TOP 5 Entlastung des Verwaltungsbeirats Herr Mustermann, Frau Musterfrau und Herr Mustermann werden in ihrer Eigenschaft als Verwaltungsbeirat für ihre bisherige Tätigkeit entlastet. TOP 6 Änderung des Verwaltervertrages zur Übersendung der Niederschriften Nach dem Wohnungseigentumsgesetz muss die Niederschrift (Protokoll) der Versammlung nicht übersendet werden. In dem Verwaltervertrag ist jedoch sinngemäß folgendes vereinbart: "Den Eigentümern ist eine Kopie oder Abschrift der Niederschrift innerhalb von 3 Wochen nach dem Versammlungstermin zuzustellen." Die Niederschrift wird von uns
Seite 4 der Einladung zur 12. Eigentümerversammlung am 23.04.2015 zusätzlich im geschützten Kundenbereich auf unserer Internetseite zusammen mit der Beschluss-Sammlung innerhalb der nächsten Arbeitstage zum Abruf bereitgestellt. Wir möchten zukünftig von einer Versendung absehen, da die meisten Eigentümer es mittlerweile vorziehen, die Unterlagen in digitaler Form zu erhalten. Der Verwaltervertrag wird wie folgt ergänzt: "Von einer Übersendung der Niederschrift an alle Eigentümer kann abgesehen werden, wenn diese innerhalb von 5 Arbeitstagen nach der Versammlung den Eigentümern über den mit einem Kennwort geschützten Kundenbereich auf der Internetseite des Verwalters zugänglich gemacht wird, sofern darauf bereits in der Einladung darauf hingewiesen wird. In diesem Fall wird die Niederschrift zusätzlich an die Eigentümer kostenlos übersendet, welche die Niederschrift innerhalb von 2 Wochen nach der Versammlung bei der Verwaltung anfordern." TOP 7 Beseitigung von Betonschäden im Fußpunktbereich der Tiefgaragenwände Entsprechend dem Beschluss der letzten Versammlung sollten die Betonschäden an den Wänden der Tiefgarage über dem Boden beseitigt werden. Die Arbeiten sollten nach Einheitspreisen nach Einholung von Gegenangeboten in Auftrag gegeben werden, bei Kosten in Höhe von ca. 5.000. Die Verwaltung hat 3 Angebote eingeholt. Nur ein Anbieter hat die Erneuerung der elastischen Fuge zwischen Boden und Wand angeboten. Das Angebot wurde nach Einheitspreisen angeboten; die Kosten liegen bei ca. 7.000,00 zuzüglich 4.500,00 für die Erneuerung der Fuge. In Abstimmung mit dem Beirat wurde ein Architekt mit der Begutachtung der Schäden beauftragt. Für das Baujahr des Objektes treten die Betonschäden zu früh auf. Der Architekt empfiehlt vor einer Betonsanierung die Schadenursache durch eine Untersuchung des Betons zu herausfinden. Die Firma Mustermann GmbH hat die Untersuchung und die Erstellung eines Instandsetzungskonzepts zu einem Preis von 3.500,00 angeboten. Die Betonschäden an den Wänden und Säulen der Tiefgarage über dem Boden sollen durch die Firma Mustermann GmbH untersucht werden. Die Kosten für diese gutachterliche Stellungnahme betragen 3.500,00 und werden der Instandhaltungsrücklage entnommen. Für die nächste Eigentümerversammlung sollen auf Basis des Instandsetzungskonzepts Angebote zur Entscheidung vorgelegt werden. Soweit erforderlich, soll möglichst Herr Dipl.-Ing. Mustermann mit der Ausschreibung und Auswertung der Arbeiten auf der Grundlage des Sanierungskonzepts beauftragt werden. Die Beauftragung soll mit mehrheitlicher Zustimmung des Verwaltungsbeirats zu Lasten der Instandhaltungsrücklage erfolgen. TOP 8 Umstellung auf LED Leuchtmittel
Seite 5 der Einladung zur 12. Eigentümerversammlung am 23.04.2015 In der Tiefgarage befinden sich 18 Leuchtstoffröhren à 58 Watt. Bei einer angenommenen jährlichen Leuchtdauer von 365 Stunden (1 Stunde je Tag) beträgt die jährliche Einsparung ca. 68. Eine LED-Röhre kostet ca. 30 und hat eine Haltbarkeit von ca. 5-10 Jahren. Die Beleuchtung der Tiefgarage soll auf eine LED-Beleuchtung umgestellt werden. Die Kosten in Höhe von ca. 600,00 sollen der Instandhaltungsrücklage entnommen werden. Die Beleuchtung in den Treppenhäusern und Waschküchen soll sukzessive auf eine LED- Beleuchtung umgestellt werden, wenn Leuchtmittel defekt sind. Die Kosten werden über die Kostengruppe Reparaturen abgerechnet. TOP 9 Anbringung von Rauchmeldern in allen Wohnungen Nach 49 (7) BauO NW sind nun auch in Bestandswohnungen spätestens bis zum 31.12.2016 Rauchwarnmelder einzubauen: "In Wohnungen müssen Schlafräume und Kinderzimmer sowie Flure, über die Rettungswege von Aufenthaltsräumen führen, jeweils mindestens einen Rauchwarnmelder haben. Dieser muss so eingebaut oder angebracht und betrieben werden, dass Brandrauch frühzeitig erkannt und gemeldet wird. Wohnungen, die bis zum 31. März 2013 errichtet oder genehmigt sind, haben die Eigentümer spätestens bis zum 31.12.2016 entsprechend den Anforderungen nach den Sätzen 1 und 2 auszustatten. Die Betriebsbereitschaft der Rauchwarnmelder hat der unmittelbare Besitzer sicherzustellen, es sei denn, der Eigentümer hat diese Verpflichtung bis zum 31. März 2013 selbst übernommen." Nach herrschender Rechtsmeinung obliegt die Anbringung von Rauchmeldern in den Wohnungen in der Verantwortung der Eigentümergemeinschaft. Aus diesem Grund hat die Verwaltung hierzu bei verschiedenen Unternehmen entsprechende Angebote über die Lieferung und Montage, sowie die Wartung der Geräte eingeholt. Die Eigentümergemeinschaft hat nun die Möglichkeit zu entscheiden, ob eine vollständige Ausstattung aller Räume außer der Bäder und Küchen vornimmt oder ob sie nur die Ausstattung nach den Mindestanforderungen gemäß Landesbauordnung wünscht. Sollte die Eigentümergemeinschaft nicht die Ausstattung mit Rauchwarnmeldern beschließen, kann jeder einzelne Eigentümer für Personenschäden und eventuell für Sachschäden in Anspruch genommen werden, die auf die Nichtanbringung zurückzuführen sind. Bei der Anbringung von Rauchmeldern durch die Eigentümergemeinschaft kann auf bereits angebrachten Rauchmelder leider keine Rücksicht genommen werden, weil eine entsprechende Dokumentation und ein entsprechender Nachweis über die Wartung der Geräte und deren Funktion von der Verwaltung geführt werden muss. Auch können die anbietenden Firmen nur für ihr Produkt eine Gewährleistung übernehmen. Somit müssen bereits angebrachte Rauchmelder, im Falle eines entsprechenden Beschlusses durch die Eigentümergemeinschaft, durch die Wohnungsbesitzer entfernt werden. Die Vorgehens-
Seite 6 der Einladung zur 12. Eigentümerversammlung am 23.04.2015 weise entspricht der Rechtslage, sofern der Wohnungseigentümer nicht Sachkunde und die einwandfreie Dokumentation nachweist. Bei den Angeboten der niedrigsten Bieter Fa. Mustermann müssen die Wohnungen voraussichtlich zukünftig nicht betreten werden, weil die Wartung per Fernüberwachung erfolgt. Die Geräte sind mit einer 10-Jahres-Batterie ausgestattet. Zurzeit ist die Fernwartung noch nicht zulässig, sodass die Wohnungen zur Wartung betreten werden müssen. Installation Jährliche Wartung Kosten in 10 Jahren Mindestausstattung 1.964,70 282,07 4.785,40 Vollständige Ausstattung 2.575,96 367,07 6.246,66 Miete mit Installation vollständige Ausstattung enthalten 846,41 8.464,11 Weitere Informationen zu diesem Tagesordnungspunkt und den Angebotsvergleich können Sie über unsere Internetseite im Kundenlogin mit Ihren Zugangsdaten abrufen, die wir Ihnen auf den ersten Seiten dieser Einladung mitgeteilt haben. In alle Wohnungen sollen die "Schlafräume und Kinderzimmer, sowie Flure, über die Rettungswege von Aufenthaltsräumen führen" ODER "alle Wohnräume außer Bäder und Küchen" mit Rauchmeldern ausgestattet werden. Der Auftrag soll an die Firma... auf der Grundlage deren Angebotes erteilt werden. Es wird von Kosten in Höhe von... ausgegangen. Die Kosten sollen über die Instandhaltungsrücklage der Wohnungen abgerechnet werden. Die gleiche Firma soll mit der jährlichen Wartung nach den anerkannten Regeln der Technik, sowie den Vorgaben der Landesbauordnung NRW, der Rauchwarnmelder beauftragt werden. Den vermietenden Wohnungseigentümern wird angeraten, eine entsprechende mietvertragliche Vereinbarung mit ihren Mietern abzuschließen. Die Kostenverteilung für die Wartungsarbeiten erfolgt nach den Miteigentumsanteilen der Wohnungseigentümer gemäß der Gemeinschaftsordnung. Für den Fall, dass Nutzer und / oder Eigentümer den Zugang zum Sondereigentum bzw. die Duldung der Ausführung der vor beschlossenen Maßnahme verweigern, wird der Verwalter ermächtigt, im Namen und in Vollmacht sowie auf Kosten der Eigentümergemeinschaft einen Rechtsanwalt mit der außergerichtlichen und gerichtlichen Durchsetzung der Ansprüche zu beauftragen. TOP 10 Bevollmächtigung des Verwalters zur Löschung von Sicherungshypotheken Zur Absicherung der Hausgeldrückstände wurde eine Sicherungshypothek in das Grundbuch eingetragen. Die Sicherungshypothek kann nach neuer Rechtslage nur gelöscht werden, wenn der Verwalter dazu ausdrücklich durch Beschluss bevollmächtigt wird und eine öffentlich beglaubigte Niederschrift vorlegt.
Seite 7 der Einladung zur 12. Eigentümerversammlung am 23.04.2015 Der jeweilige Verwalter wird bevollmächtigt, Löschungsbewilligungen zu erteilen, für Rechte, die für die vollmachtgebende Eigentümergemeinschaft im Grundbuch eingetragen sind. TOP 11 Zuordnung von Erstattungen aus dem gerichtlichen Verfahren Regenwasserpumpe zur Instandhaltungsrücklage Sollte keine Zuordnung zur Instandhaltungsrücklage erfolgen, müssen eventuelle Erstattungen über die Abrechnung ausgezahlt werden. Eventuelle Erstattungen aus dem gerichtlichen Verfahren aus Mängeln an der Regenpumpe sollen der Instandhaltungsrücklage zugeordnet werden. TOP 12 Bevollmächtigung zum Wechsel des Stromanbieters Durch den Wechsel des Stromanbieters können Kosten eingespart werden. Der Stromanbieter darf nur gewechselt werden, wenn der Verwalter dazu bevollmächtigt wird. Beschussvorschlag: Der Verwalter wird bevollmächtigt, den Stromanbieter mit mehrheitlicher Zustimmung des Verwaltungsbeirats zu wechseln. Es sollen keine Stromanbieter mit Vorauszahlungen oder Bonuszahlungen ausgewählt werden. Der Wechsel muss nicht zu dem niedrigsten Bieter erfolgen. TOP 13 Verschiedenes Unter diesem Tagesordnungspunkt sollten aus rechtlichen Gründen keine Beschlüsse verabschiedet werden. Mit freundlichen Grüßen SAPIENTIS GmbH ppa. Yvonne Kombol Anlagen Abrechnungsunterlagen 2014 Wirtschaftsplan 2015 Vollmacht
Ihre Einheit: «VeBez» Vollmacht Hiermit bevollmächtige ich Herrn/Frau (Vollmachtnehmer) mich in der Wohnungseigentümerversammlung am 23.04.2015 zu vertreten und mein Stimmrecht auszuüben. Diese Vollmacht ist übertragbar, eine Unterbevollmächtigung erlaubt. Ich ermächtige den Bevollmächtigten, sämtliche Abstimmungen nach seinem Ermessen vorzunehmen, sofern nicht nachstehend anderes festgelegt ist. Stimmrechtsanweisungen: TOP Ja Nein Enthaltung TOP Ja Nein Enthaltung 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Der Vollmachtgeber versichert, am Versammlungstage der im Grundbuch eingetragene Eigentümer des oben genannten Eigentums zu sein. Ort, Datum «EgMieVorname1» «EgMieName1» «EgMieVorname2» «EgMieName2» Ein Wohnungseigentümer kann sich durch seinen Ehegatten, einen Abkömmling oder dessen Ehegatten, einen anderen Wohnungseigentümer oder den Verwalter aufgrund schriftlicher Vollmacht vertreten lassen. Diesen Abschnitt nur ausfüllen, wenn die Vollmacht weitergegeben werden soll Hiermit erteile ich Untervollmacht an Ort, Datum Unterschrift des Vollmachtnehmers
«Adresse» SAPIENTIS GmbH Immobilienverwaltung Friedrichstr. 21 40699 Erkrath Musterstr. 123 in Erkrath Meine Einheit: «VeBez» Vollmacht zur Eigentümerversammlung Sehr geehrte Damen und Herren, hiermit erhalten Sie die Vollmacht zur Eigentümerversammlung -IM ORIGINAL- unterschrieben zurück. Mit freundlichen Grüßen «EgMieVorname1» «EgMieName1» «EgMieVorname2» «EgMieName2»