WEBINAR Wie Sie Überraschungen im SAP-Audit vermeiden

WEBINAR Wie Sie Überraschungen im SAP-Audit vermeiden

Programm SAP im Jahr 2018 Besteht für mein Unternehmen die Gefahr von indirekter Nutzung? Passen die Vermessungsergebnisse von SAP mit den erwarteten Ergebnissen meiner Lizenzoptimierung zusammen? Stimmen meine zugewiesenen Lizenzen mit der tatsächlichen SAP Nutzung/ Berechtigung überein? Bekomme ich Probleme, wenn ich die Named User Lizenzen anhand der SAP Nutzeraktivitäten zuordne? Welche gängigen Auslöser für unfriendly Audits gibt es? Wie kann man diese vermeiden? Kundenbeispiele Diskussion 2

Gastgeber Peter Rattey SAP Lizenzexperte peter.rattey@voquz.com +49 30 925 191-831 Martin Kögel Business Development martin.koegel@voquz.com +49 89 925191-417 3

Was sollen Sie heute mitnehmen? Warum führt die SAP überhaupt Audits durch? Die ABC Methode - audit, bargain, cloud oder auch die Schnappenmethode Lassen Sie sich nicht erwischen, sondern demonstrieren Sie aktives Lizenzmanagement aufgrund von vorhandenen Basisdaten Mit Echtzeitdaten Verhandlungen gewinnen Nichts lässt Angst schneller verschwinden als Handeln 4

Kurzumfrage zum Start 5

Indirekte Nutzung

Audits, indirekte Nutzung und Non-Compliance Wo stehen wir heute? Aufsehenerregende SAP Lizenzkonflikte im Jahr 2017 Diageo in Großbritannien mit ~ 60M Risiko AB InBev in den USA mit ~ 500M Risiko 7

Eine Fremdsoftware wird genutzt Customer/ Suppliers Agents Call Center Supermarkets Breweries Logistics Partners Employees Connect application Sales Orders Quelle: Anglepoint 8

DIAGEO Gerichtsurteil: Nur Named User sind dazu autorisiert, auf mysap ERP zuzugreifen oder es zu nutzen. Betonung darauf, dass Zugriff direkt und indirekt erfolgen kann Diageo lizensierte mysap ERP durch das Named User Preismodell Callcenter-Mitarbeiter, die zuvor Aufträge bearbeiteten, wurden als Named User gezählt Kunden, die Bestellungen durch Drittprogramme einreichten, gelten ebenfalls als Named User SAP ist berechtigt, zusätzliche Lizenz- und Wartungsgebühren zu verlangen. SAP v. Diageo Urteil: http://www.bailii.org/ew/cases/ewhc/tcc/2017/189.html 9

Audits, indirekte Nutzung und Non-Compliance Wo stehen wir heute? SAPPHIRE SAP Ankündigung, Preisänderungen + White Paper Rasante Verbesserungen von SAP Lizenzmanagement- Lösungen (SAM) Was bedeutet das für Ihr Unternehmen / wohin führen diese Entwicklungen? 10

Besteht für mein Unternehmen die Gefahr von indirekter Nutzung? leider immer SAP Politik ist weiter eine Lizenzpolitik der offenen Schnittstellen Für den Vertrieb der kostspieligen Cloud und HANA Produkte werden offene Schnittstellen zur Verhandlung benötigt Eine grundsätzliche Definition für indirekte Nutzung gibt es nicht Fehlende Transparenz in den Bereichen: Preisbildung, Nutzungsrechte, Ermittlung, Auflösung/Entschluss Immer verhandlungsoffen Ob benötigt oder nicht Es kann jeden treffen Planung kaum möglich 11

SAP White Paper 12

Indirekte Nutzung lizenzieren wie? Situation 1 800.000 Aufträge bei 2.000 indirekten S/4HANA Functional use Usern Situation 2 1,4 Mio. Aufträge bei 25.000 indirekten S/4HANA Functional use Usern Named User basiertes Modell 2.000 x 1.250 = 2.5 Mio. Auftragsbasiertes Modell 800.000 x 4 = 3,2 Mio. Named User basiertes Modell 25.000 x 1.250 = 31,3 Mio. Auftragsbasiertes Modell 1.400.000 x 4 = 5,6 Mio. User-Variante! Package-Variante! 13

Was tun gegen indirekte Nutzung? Schnittstellenuntersuchung Technische User (RFC, PI, XML, idocs) sie werden nicht bei der Vermessung erfasst Third Party Applications Hier können von außen Aktivitäten im SAP getriggert werden, die lizenzpflichtig sind Unlizenzierte Mitarbeiterprozesse z.b. Zeiterfassung, Aktualisierung persönlicher Daten direkt ins SAP Neue Schnittstellen Neue bis dato unbekannte Prozesse werden generiert 14

Automatische samq-unterstützung Ständige Überwachung von definierten technischen Usern, die als kritisch erkannt wurden Kritische Schwellwerte können definiert und automatisch überwacht werden Automatische Alerts werden generiert, wenn Schwellwerte überschritten werden Per Job werden täglich hinzukommende Daten gelesen und fließen automatisch in die Quellen für indirekte Nutzung ein Wird eine neu zu bewertende Quelle angelegt, erkennt das samq automatisch und schlägt diese Quelle zur Überprüfung auf indirekte Nutzung vor Plötzliche Änderung einer bisher unkritischen Quelle erkennt samq sofort. Mittels vordefinierter Schwellwerte wird die Gefahr automatisch angezeigt von als Expertenlösung empfohlen 15

Überprüfung der Vermessungsergebnisse

Wurde richtig vermessen? In Bezug auf die Anforderungen der SAP hat jeder User seine compliance-gerechte Lizenz Sind alle Möglichkeiten ausgeschöpft in Bezug auf das eigene Lizenzportfolio und auf die zu nutzenden Lizenzvarianten Geben USMM, LAW oder auch LAW2 das wirkliche Spektrum wieder? Jeder SAP Vertrag ist individuell. Sind wirklich alle Details bei der Lizenzverteilung beachtet worden? Price list EUR 3.500 Most common EUR 1.500 Standard licenses EUR 400 Professional Limited Professional Employee Additional Standard licenses EUR 600 Worker Logistics Project Self Service. Nutzer-Eingruppierung Contractual agreements Additional license allocation Individual license A Individual license B Multi-client system Test Basis administration USMM LAW Vorbild für Automatisierung und Optimierung Result 17

Hat jeder User seine richtige Lizenz? Ist optimieren überhaupt möglich und sinnvoll? Es gibt kaum zu überblickende Anzahlen von verschiedenen Usertypen Verschiedenste Wege zur Lizenzierung Nutzungsmenge, begrenzte Tätigkeiten gruppierte Tätigkeiten, systembegrenzte Tätigkeiten u.v.m. Bleibt man beim Lizenzieren konservativ reichlich lizenzieren hilft letztlich nur, wenn man allen Usern die höchste, also die teuerste Lizenz gibt, denn ein User mit zu hoher Lizenz ist im Audit egal ein einziger User mit zu geringer Lizenz ist im Audit ein Finding und führt zur Nachzahlung, selbst wenn genug Lizenzen vorhanden sind Dafür gibt es Software 18

Passen die Vermessungsergebnisse? Mit samq ist bereits im Vorfeld zu sehen, welche Lizenzen fehlen. somit kann frühzeitig reagiert werden nötige neue Lizenzen können kostengünstig geordert werden es wir sichergestellt dass compliancekonform immer die günstigsten Lizenztypen geordert werden samq optimiert selbständig 19

LAW Vergleich SLAWs Konsolidierungsmethoden sind fehleranfällig und nicht transparent SLAW liest einfach bestehende Lizenzeinstufungen aus oder gruppiert Lizenzen nach alten Regeln und nicht anhand der tatsächlichen Nutzung Nicht eingestufte Nutzer mit unausgefülltem Lizenzfeld werden stillschweigend standardmäßig als Professional User gezählt Vermessungs-Richtlinien ändern sich laufend, so ist nie sicher, ob die LAW Ergebnisse dem wirklichen Lizenzbestand widerspiegeln samq bietet die Überprüfung 20

Beispiel neue Vermessung von techn. Usern Seit 2017 werden Nicht-Dialog-Nutzer von USMM gezählt Der Kunde muss selbst lizenzieren, was er als Named User dort vergeben hat Es besteht die Gefahr, nicht richtig oder auch zu wenig zu lizenzieren SAPs erster Schritt, um die Regelung von indirekter Nutzung zu automatisieren 21

Lizenzierung nach Aktivität bzw. Berechtigung?

Richtige Lizenzverteilung Um alle Ihre SAP-User korrekt erfassen zu können, müssen Sie Ihre Nutzer vor jeder Systemvermessung zuerst gemäß der aktuellen Nutzung und der zugrunde liegenden Preisliste richtig einstufen. Ich schätze, wir müssen mehr Leute einstellen... Quelle: https://help.sap.com/saphelp_nwmobile71/helpdata/en/4e/c34d40e2b32571e10000000a155106/ frameset.htm?frameset=%2fen%2fd5%2fa83f403f0a9354e10000000a155106%2fframeset.htm 23

Lizenzierung nach Aktivitäten samq korrigiert permanent selbstständig falsch zugewiesene Lizenztypen und sorgt so für eine compliance-konforme Lizenzvergabe Die Bedingungen dazu sind im Customizing granular justierbar 24

Lizenzierung nach Berechtigungen? Ein Audit wird bisher immer auf genutzten Aktivitäten in den SAP-Systemen realisiert Allerdings gibt es auch Fälle, in denen es Vereinbarungen mit der SAP gibt, dass nach vergebenen Berechtigungen lizenziert wird samq kann beides Analysiert automatisch genutzte Komponenten und Transaktionen 25

Lizenzierung nach Berechtigungen? Die Vergabe von Lizenzen nach Berechtigungen ist eine Grundfunktion von samq Die Bestimmung von genutzten Rolleninhalten eines Users ist ebenfalls eine Grundfunktion von samq samq kann beides samq unterstützt die Vergabe von Lizenzen nach Berechtigungen und unterstützt gleichzeitig die Aktualisierung von Rollen und Sammelrollen. 26

Besuchen Sie blog.voquz.com Erwartungsgemäß gibt die SAP auch zu diesem Thema unterschiedliche Hinweise. Zum einen bezieht man sich in Walldorf gern auf eine geläufige Passage, die in jeder Lizenzbeschreibung zu finden ist: ist ein definierter Nutzer, der berechtigt ist, folgende von der Software, von der Nutzungsrechte erworben wurden. Zum anderen schreibt SAP in der Erläuterung zur Systemvermessung¹: Um alle Benutzer Ihrer SAP-Systeme eindeutig und exakt vermessen zu können, müssen Sie Ihre Benutzer vor jeder Systemvermessung entsprechend der aktuellen Nutzung und der zugrunde liegenden Preisliste mit dem entsprechenden vertraglichen Nutzertyp klassifizieren. Warum eine Lizenzvergabe nach Berechtigungen nicht funktionieren kann Im Blog der VOQUZ finden sich Überlegungen, warum aus einer Lizenzierung nach Berechtigungen häufig eine Überlizenzierung resultiert. http://blog.voquz.com/language/de/lizenzvergabe-berechtigungen-vs-nutzung/ 27

Audit Trigger

Welche gängigen Auslöser für unfriendly Audits gibt es? Keine Nachkäufe von neuen Lizenzen in den letzten 12 Monaten (Gartner) User-Bereinigungen kurz vor der Vermessung Großangelegte Lizenzverschiebungen kurz vor der Vermessung Eingesetzte Branchenlösungen mit Spezialusern Nutzung von Konkurrenzprodukten im Gegensatz zu SAP Lösungen z.b. Salesforce vs. SAP CRM 29

Gegen Audits hilft nur Aktives Lizenzmanagement und so funktioniert es mit samq Objektives, regelbasierendes Vorgehen: kein Raten oder manuelle Vorbereitungen samq Customizing unterstützt alle gängigen Vertragsinhalte SAP Lizenzverbrauch ist immer kosteneffizient optimiert samq überprüft täglich, ob die Lizenzverteilung noch valide ist Compliance-Sicherheit und termingerechte Benachrichtigungen beseitigen Überraschungen und geben Ihnen die Kontrolle zurück samq steuert Alerts, wenn Vertragsinhalte drohen überschritten zu werden Vorausplanen, passende Strategien entwerfen und das Timing für die Gesprächsführungen mit der SAP so wählen, dass es für Sie zum Vorteil wird samq liefert durch eine Vielzahl an Reports die entsprechende Datengrundlage 30

3 Beispiele

Kundenbeispiel 1: Internationaler Konsumgüterhersteller mit 6.500 Named User Lizenzen. Der Kunde ging davon aus, dass er viele Nutzer hat, die sich nur einloggen, um Rechnungen zu stellen oder alltägliche Aufgaben zu erledigen. Durch Lizenzoptimierung konnte der Verbrauch von benötigten Professional Lizenzen auf 1.000 reduziert werden Eine Analyse der Indirekten Nutzung deckte 250 externe unlizenzierte User auf Der vorhandene Bestand wurde umgeschichtet, um Non-Compliance zu vermeiden 32

Kundenbeispiel 2: Ein US Lebensmittelhersteller mit 1.000 Named User Lizenzen. Der Kunde investierte in eine 3rd party Trade Promotion Lösung, die von 200 externen Business Partnern genutzt wird. samq Lizenzoptimierung sortierte Nutzer durch Create-, Change- and Display-Nutzung um und stimmte Berechtigungen auf die Vertragsbedingungen ab Eine Analyse der Drittanbieter-Nutzung zeigte eine Übereinstimmung für bestehende Limited Professional Berechtigungen Der Kunde entschied sich, die Lizenzierung weiterhin auf Basis der Named User Lizenzen fortzuführen (anstatt eine neue Metrik für Drittanbieter-Integration zu übernehmen, die auf dem Volumen basiert) und schloss damit finanzielle Nachteile aus 33

Kundenbeispiel 3: Indirekte Nutzung Zeit-& Anwesenheitserfassung Unfriendly Audit Dateneingang und -ausgang: täglich max. 6.201 Mal über die Schnittstelle Schlussfolgerung: Kunde muss 6.201 (Professional, Employee,?) Lizenzen kaufen = $2.4M (bei $400 pro Lizenz) Gründliche technische Analyse Die 6.201 Transaktionen wurden von max. 3.200 Leuten durchgeführt Davon sind 1.800 bereits aktive SAP User Schlussfolgerung: Max. 1.400 ESS Lizenzen werden benötigt = $175.000 34

Worüber wir heute gesprochen haben: SAP im Jahr 2018 Besteht für mein Unternehmen die Gefahr von indirekter Nutzung? Passen die Vermessungsergebnisse von SAP mit den erwarteten Ergebnissen meiner Lizenzoptimierung zusammen? Stimmen meine zugewiesenen Lizenzen mit der tatsächlichen SAP Nutzung/ Berechtigung überein? Bekomme ich Probleme, wenn ich die Named User Lizenzen anhand der SAP Nutzeraktivitäten zuordne? Welche gängigen Auslöser für unfriendly Audits gibt es? Wie kann man diese vermeiden? Kundenbeispiele So sind Sie zu jeder Zeit bereit für ein Audit 35

Vielen Dank! Peter Rattey SAP Lizenzexperte peter.rattey@voquz.com +49 30 925 191-831 Martin Kögel Business Development martin.koegel@voquz.com +49 89 925191-417 36