Erstellen von SharePoint-Websites, -Arbeitsbereichen und -Seiten Erstellen von Websites und Seiten mit einem Browser In diesem Kapitel: Planen der Struktur und Hierarchie einer SharePoint-Website 232 Erstellen neuer SharePoint-Websites oder -Arbeitsbereiche 237 Self-Service Site Creation 242 Empfehlungen für die Websitesteuerung 245 Navigieren zwischen SharePoint-Websites 247 Erstellen und Konfigurieren von Standard- und Webpartseiten 256 Zusammenfassung 270 231
Erstellen von SharePoint-Websites, -Arbeitsbereichen und -Seiten Bei jeder Implementierung von Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 (WSS 3.0) gehören zu den wichtigsten Aspekten des Vorhabens die angemessene Planung, Erstellung und Steuerung der Websites und Arbeitsbereiche sowie die Festlegung der entsprechenden Berechtigungen für den Benutzer. Die Beliebtheit von SharePoint kann sich so schnell entwickeln, dass die IT-Mitarbeiter und deren betriebliche Förderer vom ersten Tag des produktiven Einsatzes an versuchen müssen, mit dem Wachstum und der Beliebtheit mitzuhalten. Ich habe selbst einige große Fortune 500- Unternehmen kennengelernt, die SharePoint ohne angemessene Planung implementiert haben. Nach nur sechs Monaten gab es Tausende von Websites ohne eine richtige Roadmap oder ein Modell für die Steuerung. Jetzt wieder die Kontrolle zu übernehmen, ist kostspielig für die Organisation nicht nur im Hinblick auf das Budget und die Ressourcen, sondern auch bezüglich der Glaubwürdigkeit und der Benutzerakzeptanz. In diesem Kapitel wird detailliert erläutert, wie die Struktur und Hierarchie einer SharePoint-Website geplant werden und wie eine Website erstellt und bereitgestellt wird. Darüber hinaus werden die Websitesteuerung und Empfehlungen für SharePoint-Websites angesprochen. In Kapitel 20, Weitere Empfehlungen für SharePoint, wird dieser Aspekt vertieft, und es werden weitere Einzelheiten zu den SharePoint-Empfehlungen für alle Bereiche einer großen oder kleinen SharePoint-Bereitstellung erläutert. In Windows SharePoint Services 3.0 bildet eine Website die Grundeinheit für die Strukturierung sämtlicher Inhalte. Websites enthalten Gruppen von Seiten, die funktional eng zusammengehören, sowie Bibliotheken und Listen, in denen Dokumente und andere Arten von Informationen gespeichert sind. Websites bilden zudem die Grundeinheit für die Sicherheitsverwaltung, die Verwaltung und Nutzung von Speicherplatz, die Benutzerfreundlichkeit und Darstellung. Die Erstellung einer SharePoint-Website ist ein einfacher Vorgang. Deshalb sollte in Organisationen geplant werden, inwieweit dieser Vorgang gesteuert werden soll. Im vorherigen Kapitel wurde der Vorteil der Erstellung von Dokumentarbeitsbereichen in Microsoft Office 2007-Anwendungen erläutert, und in Kapitel 7, Neues bei Vorlagen und Entwürfen, werden die den Organisationen zur Verfügung stehenden Optionen für die Erstellung von SharePoint-Websites mit Microsoft Office SharePoint Designer 2007 aufgeführt. Trotz dieser Möglichkeiten werden die meisten neuen Share- Point-Websites über die Browseroberfläche erstellt, und dieser Ansatz wird in diesem Kapitel vorgestellt. Planen der Struktur und Hierarchie einer SharePoint-Website Jede WSS 3.0-Implementierung weist eine Gesamtstruktur für die Website und eine Navigationshierarchie auf. Wenn in Ihrer Organisation gerade WSS 3.0 implementiert wird, können Sie möglicherweise die Fehler vermeiden, die andere in der Vergangenheit gemacht haben. Einige Administratoren erstellen die Websitestruktur und die Navigationshierarchie direkt anhand des Organigramms Ihres Unternehmens. Dies ist eine unkomplizierte Herangehensweise, da die meisten Benutzer die Struktur problemlos erkennen können, während andere bestimmten Kriterien oder funktionalen Anforderungen folgen. In einigen Fällen erschließt sich der Aufbau der Struktur jedoch nicht, und die SharePoint-Administratoren versuchen verzweifelt, sie mit den Anforderungen der Organisation in Einklang zu bringen. 232
Planen der Struktur und Hierarchie einer SharePoint-Website In jedem Fall führt eine angemessene Planung der Struktur und der Hierarchie in WSS 3.0 zu einer Umgebung, die u.a. zur Optimierung der Leistung, der Verwendbarkeit, der Skalierbarkeit, der Sicherheit, der Inhaltstypverwaltung und der Suchfeatures führt. Mit WSS 3.0 können Tausende von SharePoint-Websites auf einem Webserver verwaltet werden, doch für eine angemessene Planung oder Überarbeitung der Umgebung ist die Organisation verantwortlich. Unabhängig davon, ob die Benutzer Inhalte über die Navigation oder die Suchfunktion suchen, können sie dank dieser Planung die richtigen SharePoint-Websites und -Inhalte auf effiziente Weise suchen. Daher bietet dieser Abschnitt Hilfen, Empfehlungen und Steuerungsinformationen zum Organisieren von WSS 3.0. Planen von SharePoint-Websites SharePoint-Server enthalten üblicherweise eine große Anzahl Websites und Unterwebsites. In den meisten Organisationen gibt es Websites für Abteilungen, Projekte, Produktgruppen, besondere Aktionen und einzelne Mitarbeiter. Abhängig von den aktuellen Richtlinien für die Websiteerstellung und -bereitstellung kann jede dieser Websites eine große Anzahl Unterwebsites aufweisen. SharePoint scheint eine dieser einzigartigen Plattformen zu sein, die sehr schnell in der gesamten Organisation Verbreitung finden. Sobald die Benutzer die Websites von anderen Abteilungen, Projekten oder Teammitgliedern sehen, bitten sie sehr schnell um eine eigene. Deshalb ist es für die Organisation unerlässlich, diese Websites auf bestimmte Weise zu organisieren. SharePoint-Websites befinden sich in einer Websitesammlung, also einer Gruppe von Websites in WSS. Allen ist eine Website der obersten Ebene übergeordnet. Das heißt, Sie können über mehrere unterschiedliche Websitesammlungen und deshalb auch über mehrere unterschiedliche eindeutige Websites der obersten Ebene verfügen. Bevor eine Websitesammlung erstellt werden kann, muss eine Webanwendung vorhanden sein, die automatisch von der SharePoint-Zentraladministration im Hintergrund gesteuert wird. Eine Webanwendung ist eine IIS-Website (Internet Information Services, Internetinformationsdienste) mit einem eindeutigen Anwendungspool, die auch über eine separate Datenbank und Authentifizierungsmethode verfügen kann. Für die große Mehrheit der Benutzer, die die zugrunde liegende Technologie nicht kennen müssen, ist dies alles nicht sichtbar. WSS 3.0 ist jetzt eine Plattform, auf der Websites sowohl im Intranet als auch im Internet veröffentlicht werden können. Organisationen, die SharePoint für ein Intranet einsetzen möchten, können SharePoint jetzt auch für den externen Zugriff verwenden. Sie können Websites für ein Intranet oder das Internet auf recht ähnliche Weise planen. Wenn Sie z.b. nur für jede Abteilung Ihrer Organisation eine Website anlegen möchten, benötigen Sie eine Websitesammlung mit einer SharePoint-Website der obersten Ebene sowie eine Website für jede Abteilung. Die IT-Abteilung (Informationstechnologie) bekommt möglicherweise eine Share- Point-Website, aber zur IT-Abteilung gehören fünf Teams, und jedes Team benötigt ebenfalls eine Website. Jedes dieser Teams könnte eine Unterwebsite der IT-Hauptwebsite bekommen (siehe Abbildung 5.1). Diese Websitestruktur könnte wie folgt aussehen: SharePoint-Website der obersten Ebene: http://sharepoint/ Website des IT-Teams: http://sharepoint/it/ IT-Unterwebsite für den Helpdesk: http://sharepoint/it/helpdesk/ IT-Unterwebsite für das Entwicklungsteam: http://sharepoint/it/entwicklung/ IT-Unterwebsite für das Datenbankteam: http://sharepoint/it/datenbank/ Erstellen von Websites und Seiten mit einem Browser 233
Erstellen von SharePoint-Websites, -Arbeitsbereichen und -Seiten IT-Unterwebsite für die Netzwerksicherheit: http://sharepoint/it/netzwerksicherheit/ IT-Unterwebsite für das Microsoft Active Directory-Verzeichnisdienstteam: http://sharepoint/it/ activedirectory/ Abbildg. 5.1 Die IT-Abteilung hat mit Standardvorlagen für Teamwebsites fünf Unterwebsites erstellt. Links zu allen Unterwebsites befinden sich unter Websites auf der Schnellstartleiste. Nachdem Sie die SharePoint-Websitestruktur angelegt haben, können Sie für jede Abteilung Sicherheitsgruppen festlegen. Innerhalb einer Abteilung können Sie dann spezifischere Berechtigungen für spezielle und vertrauliche Unterlagen anwenden. Sie können auch für jede Abteilung eine Websitevorlage erstellen. Wenn dann für eine Abteilung eine neue Website erstellt wird, erbt sie ein standardisiertes Aussehen und Verhalten und weist bestimmte Dokumentbibliotheken und Listen mit vordefinierten Inhaltstypen und Spalten auf. Diese Form der Planung kann Ihre Organisation durchführen, um eine den Empfehlungen entsprechende Bereitstellung zu erhalten, die nicht verändert wird und ein kontrolliertes Wachstum von SharePoint ermöglicht. Planen eines empfehlungsbasierten Ansatzes Berücksichtigen Sie für einen empfehlungsbasierten Ansatz zur Planung von SharePoint-Websites alle derzeit verfügbaren Szenarios und Informationen hinsichtlich Ihrer Organisation. Diese Daten bilden die Grundlage für die Strategie zur Erstellung und Konfiguration. Bei der Umsetzung dieses 234
Planen der Struktur und Hierarchie einer SharePoint-Website Ansatzes sollten Sie wie nachfolgend dargestellt die für die Websiteerstellung und -bereitstellung erforderlichen Funktionsbereiche beachten. Überlegungen zu Benutzern: Wie viele Benutzer werden die Websites verwenden, und werden sie sie alle gleichzeitig verwenden? Um welche Benutzertypen handelt es sich, welche Berechtigungsstufen sind erforderlich, und welche Benutzer können mit der Verwaltung des Websiteinhalts betraut werden (d.h., wer sind die Power User)? Welche Zugriffsanforderungen bestehen für die Benutzer, und benötigen alle ein Anmeldekonto für die Domäne? Müssen einige Benutzer auch offline arbeiten können? Ist Internetzugriff auf die Website erforderlich? Besteht der Bedarf an mehreren Sprachen? Überlegungen zur Websitesammlung und -hierarchie: Wie viele Websitesammlungen sind erforderlich? Wie sieht der Pfad der Website der obersten Ebene aus, und wie sehen die Pfade der Unterwebsites aus? Wird für alle Websites die gleiche Form der Navigation verwendet? Was wird auf der Schnellstartleiste angezeigt? Überlegungen zum Websiteinhalt: Welche Inhaltstypen oder Spalten (also Metadaten) sollten in Dokumentbibliotheken und Listen konfiguriert werden? Welche Webparts sollten in den Websites angezeigt werden? Müssen benutzerdefinierte Listen erstellt werden? Überlegungen zur Anpassung: Besteht ein Bedarf an benutzerdefinierten Workflows? Muss die Bereitstellung benutzerdefinierter Webparts geplant werden? Werden Masterseiten benötigt, also Seitenvorlagen, mit denen ein einheitliches Aussehen und Verhalten der Website definiert wird? (Masterseiten werden in Kapitel 7 ausführlich erläutert.) Überlegungen zu diesen Aspekten helfen Ihrer Organisation dabei, die Websiteerstellung ordnungsgemäß zu planen, sodass die Benutzer auf einfache Weise auf ihren Inhalt zugreifen können und diese SharePoint-Plattform für die Zusammenarbeit und die Dokumentverwaltung bei der täglichen Arbeit optimal zu nutzen. Diese Planung ist auch wichtig, wenn SharePoint für benutzerdefinierte Anwendungen in der Organisation (intern oder extern) verwendet werden soll. Erstellen von Websites und Seiten mit einem Browser 235
Erstellen von SharePoint-Websites, -Arbeitsbereichen und -Seiten Planen von Websitesammlungen, Websites der obersten Ebene und Containern Wie bereits weiter oben in diesem Kapitel erläutert, können Sie mit SharePoint-Websitesammlungen Websitegruppen verwalten und bei Bedarf mehrere eindeutige Websites der obersten Ebene zur Verfügung stellen. Eine Websitesammlung beginnt mit einer Website der obersten Ebene und umfasst alle Websites in der Hierarchie dieser Stammwebsite. Innerhalb einer Websitesammlung weisen alle Websites diese gemeinsamen Funktionen und Konfigurationen auf: Suchbereiche für die SharePoint-Suche Workflows Sicherheitsgruppen Navigationsleisten für die Leiste für häufig verwendete Hyperlinks und die Brotkrümelnavigation (Breadcrumb-Navigation) Inhaltstypen in allen Dokumentbibliotheken, Listen und Ordnern Nachschlagefelder für alle Listen Eindeutige Websites der obersten Ebene können in separaten Websitesammlungen vorhanden sein, damit SharePoint-Administratoren bestimmte Kriterien auf der obersten Ebene festlegen können. Eine Website der obersten Ebene erbt die Navigation oder die Berechtigungen nicht von einer anderen Website, da sie über eigene Navigationselemente und Berechtigungen verfügt. Die Berechtigungen können jedoch den Anforderungen der Organisation angepasst werden. In folgenden Fällen können Websites der obersten Ebene in separaten Websitesammlungen erstellt werden: Für die Website sind eindeutige oder benutzerdefinierte Suchbereiche für die Benutzer erforderlich. In einer bestimmten Websitesammlung werden den Benutzern bestimmte Workflows zur Verfügung gestellt. Es bestehen spezielle Sicherheitsanforderungen für SharePoint-Instanzen. Unterschiedliche Kontingente, Uploadlimits und Dateiausschlusslisten müssen auf die einzelnen SharePoint-Instanzen angewendet werden. Es besteht ein Bedarf an Notfall-Wiederherstellungen oder Sicherungskopien. Dokumentbibliotheken und Websites werden in WSS 3.0 manchmal als Container bezeichnet. Bei der Implementierung einer Website ist es nützlich, die ersten Dokumentbibliotheken sowie die darin enthaltenen Listen zu standardisieren. Auf diese Weise kann die Organisation die richtigen Inhaltstypen oder benutzerdefinierten Spalten auf diese Dokumentbibliotheken anwenden, damit bestimmte Metadaten für Dokumente aufgezeichnet werden können. Diese Planung optimiert die Durchsuchbarkeit des Inhalts. Bei Bereitstellungen in mehreren Sprachen erstellen die SharePoint-Administratoren Websites basierend auf sprachspezifischen Websitevorlagen. Dadurch wird der gesamte Text auf den angegebenen Websites oder in den Websitesammlungen in der gewünschten Sprache angezeigt. So können Organisationen mit nur einer WSS 3.0-Installation mehrere Sprachen in ihrer SharePoint-Umgebung unterstützen. 236
Erstellen neuer SharePoint-Websites oder -Arbeitsbereiche SIEHE AUCH Weitere Informationen zu Websitesammlungen finden Sie im Abschnitt Planen von Websitesammlungen in Kapitel 13, Planen und Installieren von Windows SharePoint Services 3.0. Erstellen neuer SharePoint-Websites oder -Arbeitsbereiche In vorherigen Kapiteln wurde erläutert, wie mit Microsoft Office-Programmen Websites und Dokumentarbeitsbereiche erstellt werden können. In diesem Abschnitt wird ein allgemeineres Verfahren zur Verwendung eine Browsers für die Erstellung beliebiger SharePoint-Websites dargestellt. Erstellen einer neuen SharePoint-Website Websiteadministratoren können auf einfache Weise eine neue Website erstellen, indem Sie wie folgt vorgehen: 1. Klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf der Seite Gesamter Websiteinhalt auf Erstellen. Möglicherweise können Sie auch auf einer Website auf Websiteaktionen und dann auf Erstellen klicken (siehe Abbildung 5.2). 2. Klicken Sie unter Webseiten auf Websites und Arbeitsbereiche. 3. Geben Sie im Abschnitt Titel und Beschreibung einen Titel für die neue Website ein. Der Titel ist erforderlich. Er wird oben auf der neuen Website und in allen Elementen für die Navigation angezeigt. 4. Optional können Sie in das Feld Beschreibung eine Beschreibung des Zwecks der Website eingeben. Das Beschreibungsfeld wird ebenfalls oben auf der Website angezeigt. 5. Geben Sie im Abschnitt Websiteadresse einen URL für die Website ein. Der erste Teil des URLs wird vorgegeben. 6. Klicken Sie im Abschnitt Vorlagenauswahl auf die gewünschte Registerkarte, und wählen Sie die gewünschte Websitevorlage aus. 7. Geben Sie im Abschnitt Berechtigungen an, ob Sie den gleichen Benutzern Zugriff auf diese Website gewähren möchten, die auch auf die übergeordnete Website zugreifen können, oder wählen Sie eine bestimmte Gruppe von Benutzern aus. Wenn Sie eine Benutzergruppe auswählen, können Sie die Angaben zu den Berechtigungen später auffüllen. 8. Geben Sie im Abschnitt Navigation an, ob die neue Unterwebsite in der Navigation der übergeordneten Website angezeigt werden soll. 9. Geben Sie im Abschnitt Navigationsvererbung an, ob die Website die Leiste für häufig verwendete Hyperlinks von der übergeordneten Website erben oder eigene Hyperlinks auf dieser Leiste aufweisen soll. Diese Einstellung hat auch Auswirkungen darauf, ob die neue Website Bestandteil der Brotkrümelnavigation der übergeordneten Website ist. Wenn Sie auf Nein klicken, enthält die neue Unterwebsite die Brotkrümelnavigation der übergeordneten Website nicht. Erstellen von Websites und Seiten mit einem Browser 237
Erstellen von SharePoint-Websites, -Arbeitsbereichen und -Seiten Abbildg. 5.2 Über die Seite Erstellen innerhalb einer Website können die Benutzer eine neue SharePoint- Teamwebsite sowie andere Bibliotheken und Listen erstellen 10. Klicken Sie auf Erstellen. 11. Sofern die Seite Gruppen für diese Website einrichten angezeigt wird, müssen Sie angeben, ob Sie für Besucher, Mitglieder und Besitzer der Website neue Gruppen erstellen oder vorhandene Gruppen verwenden möchten. Gehen Sie in jedem Abschnitt wie folgt vor: Wenn Sie Neue Gruppe erstellen auswählen, können Sie den automatisch erstellten Namen für die neue SharePoint-Gruppe übernehmen oder einen neuen Namen eingeben. Fügen Sie dann die gewünschten Personen hinzu. Klicken Sie auf das Häkchensymbol, um die eingegebenen Namen zu überprüfen. Sie können auch auf das Adressbuchsymbol klicken, um Ihr Verzeichnis nach weiteren Namen zu durchsuchen. Im Abschnitt Besucher dieser Website können Sie auch alle authentifizierten Benutzer der Gruppe Besucher hinzufügen. Mitglieder dieser Gruppe verfügen standardmäßig über die Berechtigung, den Inhalt Ihrer Website zu lesen. Wenn Sie auf Vorhandene Gruppe verwenden klicken, wählen Sie die gewünschte SharePoint- Gruppe aus der Liste aus Wenn Sie über mehrere SharePoint-Gruppe verfügen, ist die Liste möglicherweise abgekürzt. Klicken Sie auf Mehr, um die vollständige Liste anzuzeigen. Durch Klicken auf Weniger können Sie die Liste verkürzen. 12. Klicken Sie auf OK. 238
Erstellen neuer SharePoint-Websites oder -Arbeitsbereiche Weitere verfügbare Optionen für das Erstellen von Websites Für die Erstellung von SharePoint-Websites gibt es auch eine Reihe von anderen Möglichkeiten. Als SharePoint-Administrator oder -Entwickler mit den entsprechenden Zugriffsrechten können Sie einige der zusätzlichen Optionen nutzen, die für die Erstellung von SharePoint-Websites zur Verfügung stehen. Nachfolgend werden einige dieser Optionen aufgeführt: Erstellen von Websites in der SharePoint-Zentraladministration Als SharePoint-Administrator können Sie über die Zentraladministration neue Websitesammlungen erstellen. Programmgesteuertes Erstellen von Websites über die Befehlszeile oder mit SharePoint Designer 2007 Als SharePoint-Administrator oder -Entwickler können Sie benutzerdefinierten Code oder Websites über die Befehlszeile erstellen. Verwenden Sie dazu den Befehl createsites mit den entsprechenden Argumenten. Sie können auch mit SharePoint Designer 2007 Websites erstellen. SharePoint Designer 2007 wird in Kapitel 7 ausführlicher erläutert. Auswählen der richtigen Vorlagen, Berechtigungen und Navigationsoptionen WSS 3.0 bietet eine Vielzahl sofort einsetzbarer Vorlagen. Außerdem kann eine vorhandene Website problemlos als benutzerdefinierte Vorlage gespeichert werden, die dann für die Erstellung neuer Websites oder Arbeitsbereiche zur Verfügung steht. Sie können die Vorlagen für Websites und Arbeitsbereiche beim Einrichten einer neuen SharePoint- Website über die Seite Erstellen auswählen. Die Standardvorlagen in WSS 3.0 sind auf zwei Registerkarten im Bereich Vorlagenauswahl der Seite Neue SharePoint-Website angeordnet. Auf der Registerkarte Zusammenarbeit : Teamwebsite Wählen Sie diese Websitevorlage aus, wenn Sie eine Website erstellen möchten, über die Teams Informationen erfassen, organisieren und austauschen können. Zu dieser Vorlage gehören eine Dokumentbibliothek und einfache Listen beispielsweise für Ankündigungen, Kalender, Kontakte und Hyperlinks. Dies ist die am häufigsten verwendete Vorlage in Share- Point. Leere Website Wählen Sie diese Websitevorlage aus, wenn Sie eine Website mit einer leeren Homepage erstellen möchten, die dann angepasst werden soll. Sie können ein mit Windows SharePoint Services kompatibles Webdesignprogramm wie Microsoft Office SharePoint Designer 2007 verwenden, um interaktive Listen und andere Features hinzuzufügen. Dokumentarbeitsbereich Wählen Sie diese Websitevorlage aus, wenn Sie eine Website erstellen möchten, über die Ihre Teammitglieder gemeinsam an Dokumenten arbeiten können. Diese Vorlage bietet eine Dokumentbibliothek zum Speichern des Hauptdokuments und der Begleitdokumente, eine Aufgabenliste zum Zuweisen von Aufgaben sowie eine Hyperlinkliste für Ressourcen, die sich auf das Dokument beziehen. Wiki-Website Wählen Sie diese Websitevorlage aus, wenn Sie eine Website erstellen möchten, über die die Benutzer Webseiten schnell und einfach hinzufügen, bearbeiten und verknüpfen können. Wikis sind ein neues Feature in SharePoint, mit dem SharePoint-Informationen problemlos und uneingeschränkt freigegeben werden können. Erstellen von Websites und Seiten mit einem Browser 239
Erstellen von SharePoint-Websites, -Arbeitsbereichen und -Seiten Blog Wählen Sie diese Websitevorlage aus, wenn Sie eine Website erstellen möchten, auf der die Benutzer Informationen veröffentlichen können, die dann von anderen kommentiert werden können. Dies ist ein hervorragendes Tool für die Wissensverwaltung und für die Aufzeichnung von Empfehlungen und Erfahrungen. Auf der Registerkarte Besprechungen : Standard-Besprechungsarbeitsbereich Wählen Sie diese Websitevorlage aus, wenn Sie eine Website für die Planung, Organisation und Nachverfolgung von Besprechungen mit den übrigen Mitgliedern Ihres Teams erstellen möchten. Die Vorlage umfasst die folgenden Listen: Zielsetzungen, Teilnehmer, Tagesordnung und Dokumentbibliothek. Leerer Besprechungsarbeitsbereich Wählen Sie diese Websitevorlage aus, wenn Sie einen leeren Besprechungsarbeitsbereich erstellen möchten, den Sie entsprechend Ihren Anforderungen anpassen können. Entscheidung-Besprechungsarbeitsbereich Wählen Sie die Websitevorlage aus, wenn Sie eine Website erstellen möchten, die auf ideale Weise für die Überprüfung von Dokumenten und die Erfassung von in Entscheidungsbesprechungen getroffenen Entscheidungen geeignet ist. Die Vorlage umfasst die folgenden Listen: Zielsetzungen, Teilnehmer, Tagesordnung, Dokumentbibliothek, Aufgaben und Entscheidungen. Sozialer Besprechungsarbeitsbereich Wählen Sie diese Websitevorlage aus, wenn Sie eine Website für die Planung und Koordination von sozialen Zusammenkünften erstellen möchten. Die Vorlage umfasst die folgenden Listen: Teilnehmer, Wegbeschreibung, Mitzubringende Unterlagen, Diskussionen und Bildbibliothek. Mehrseitiger Besprechungsarbeitsbereich Wählen Sie diese Websitevorlage aus, wenn Sie eine Website erstellen möchten, die alle Grundfunktionen für die Planung, Organisation und Nachverfolgung von Besprechungen auf mehreren Seiten bietet. Neben zwei leeren Seiten, die Sie entsprechend Ihren Anforderungen gestalten können, umfasst die Vorlage die folgenden Listen: Zielsetzungen, Teilnehmer und Tagesordnung. Speichern einer vorhandenen Website als Vorlage für die Websiteerstellung Sie können eine Website mit nur wenigen Klicks als Vorlage speichern. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, den Inhalt, das Design und die Struktur einer bestehenden Website zu speichern, sodass Sie basierend auf einer bereits entworfenen und genehmigten Website künftig standardisierte Websites erstellen können. Gehen Sie wie folgt vor, um eine Website als Vorlage zu speichern: 1. Klicken Sie im Menü Websiteaktionen auf Websiteeinstellungen. Sie können auf einer beliebigen Website auch auf Websiteaktionen und Erstellen klicken. 2. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen im Abschnitt Aussehen und Verhalten auf Website als Vorlage speichern. 3. Geben Sie auf der Seite Website als Vorlage speichern im Abschnitt Dateiname einen Namen für die Vorlagendatei ein (siehe Abbildung 5.3). 4. Geben Sie in den Abschnitten für den Namen und die Beschreibung einen Namen und optional auch eine Beschreibung ein. 240
Erstellen neuer SharePoint-Websites oder -Arbeitsbereiche 5. Aktivieren Sie im Abschnitt Inhalte einschließen das Kontrollkästchen Inhalte einschließen, wenn in den neuen Websites, die Sie mit dieser Vorlage erstellen, die Inhalte der Listen und Dokumentbibliotheken der vorhandenen Website enthalten sein sollen. 6. Klicken Sie auf OK. Diese Website ist jetzt in der Liste der verfügbaren Websitevorlagen auf der neuen Registerkarte Benutzerdefiniert vorhanden. Diese Website kann für die nächste Websiteerstellung verwendet werden. Abbildg. 5.3 Um die Erstellung von Websites zu vereinfachen, kann eine Website als Vorlage gespeichert werden Erstellen von Websites und Seiten mit einem Browser Berechtigungen und Navigationsvererbung Beim Erstellen einer neuen Website können Sie festlegen, dass sie die Berechtigungen von der übergeordneten Website erbt. Alternativ können Sie der neuen Website eigene Berechtigungen zuweisen. Wenn Sie sich für die Verwendung der gleichen Berechtigungen wie die der übergeordneten Website entscheiden, weisen die neuen Websites und die übergeordnete Website die gleichen Berechtigungen auf. Erteilen Sie eigene Berechtigungen, müssen Sie unter Websiteeinstellungen zur Seite Benutzer und Gruppen wechseln und die Benutzer oder Gruppen für die Website angeben. Standardmäßig stehen nach der Websiteerstellung für SharePoint-Websites die Gruppen Besitzer (Vollzugriff), Mitglieder (Teilnehmer) und Besucher (Leser) zur Verfügung. Möchten Sie den Benutzern direkt Berechtigungen erteilen, wählen Sie eine der folgenden vier Berechtigungsstufen aus: 241
Erstellen von SharePoint-Websites, -Arbeitsbereichen und -Seiten Vollzugriff Der Benutzer verfügt über Vollzugriff auf die Website. Entwerfen Der Benutzer kann anzeigen, hinzufügen, aktualisieren, löschen, genehmigen und anpassen. Teilnehmen Der Benutzer kann anzeigen, hinzufügen, aktualisieren und löschen. Lesen Der Benutzer kann den Inhalt der Website nur anzeigen. Die Navigation kann ebenfalls vererbt werden oder auf den Auswahlkriterien des Benutzers während der Websiteerstellung basieren. Gibt der Benutzer an, dass eine Website die Leiste für häufig verwendete Hyperlinks von der übergeordneten Website erben soll, wird auf der Website eine identische Leiste für häufig verwendete Hyperlinks angezeigt. Wird sie nicht vererbt, weist die Hyperlinkleiste eigene Hyperlinks auf, und die Website erbt auch die Brotkrümelnavigation nicht von der übergeordneten Website. Weitere Schritte für die neue Website Gleich nach ihrer Erstellung kann die neue Website bereits von einem Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen verwendet werden. Der Benutzer kann dann Inhalte und Features hinzufügen, die den Anforderungen der Organisation entsprechen. Bibliotheken und Listen können erstellt werden, und Webparts können hinzugefügt werden, um die Funktionalität der Website zu erweitern. Die Berechtigungen können geändert werden, um die Berechtigungen vorhandener Benutzer hinzuzufügen oder zu bearbeiten. Darüber hinaus können die Leiste für häufig verwendete Hyperlinks sowie die Schnellstartleiste den genauen Anforderungen für die Website angepasst werden. Ein standardisierter Schulungsprozess sollte entwickelt werden, damit sich neue Websitebenutzer mit den SharePoint-Features und den Features für die Integration in Microsoft Office vertraut machen können. Self-Service Site Creation WSS 3.0 bietet SharePoint-Administratoren die Möglichkeit, Self-Service Site Creation zu ermöglichen, damit Benutzer und Gruppen nach Bedarf Websites erstellen können. Die Administratoren erstellen diese Websites in einer neuen Websitesammlung. Die Benutzer müssen dann einmalig zu diesen neuen Websitesammlungen hinzugefügt werden. Durch Planung können Organisationen die Verwendung der SharePoint-Website sowie der Ressourcen zu den Benutzern oder ihren Abteilungen zurückverfolgen und die Anmeldeseite für Self-Service Site Creation so anpassen, dass Abrechnungen oder andere Informationen nachverfolgt werden. Erstellen einer Website der obersten Ebene mithilfe von Self-Service Site Creation Die Option für Self-Service Site Creation ist standardmäßig deaktiviert. Sie muss also aktiviert werden, bevor der SharePoint-Administrator sie verwenden kann. Sie können dazu auf der Seite Anwendungsverwaltung der SharePoint-Zentraladministration auf Self-Service Site-Verwaltung klicken. Sobald die Option aktiviert ist, wird eine Ankündigung mit einem Hyperlink zum Erstellen eine Website in der Liste Ankündigungen auf der Website angezeigt (siehe Abbildung 5.4). 242
Self-Service Site Creation Ein Benutzer kann eine Website erstellen, indem er wie folgt vorgeht: 1. Wechseln Sie zur Website der obersten Ebene der Websitesammlung. Wenn Sie sich auf einer Unterwebsite der Website der obersten Ebene befinden, klicken Sie auf der Leiste für häufig verwendete Hyperlinks auf die Homepage oder auf die erste Website in der Hierarchie der Brotkrümelnavigation. 2. Sehen Sie sich auf der Homepage der Website der obersten Ebene die Liste Ankündigungen an. Wird keine Ankündigung für Self-Service Site Creation auf der Homepage angezeigt, klicken Sie auf Ankündigungen, um die Liste zu erweitern. Wird die Liste Ankündigungen nicht angezeigt, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und suchen Sie unter Listen nach Ankündigungen. 3. Klicken Sie in der Ankündigung Self-Service Site Creation auf den URL für die Erstellung einer neuen Website. Wird der URL nicht angezeigt, klicken Sie auf die Ankündigung, um sie vollständig zu öffnen. Die Ankündigung heißt standardmäßig Self-Service Site Creation, der Name kann aber vom SharePoint-Administrator angepasst werden. Abbildg. 5.4 Ist Self-Services Site Creation aktiviert, wird ein Hyperlink zum Erstellen einer neuen Website in der Liste Ankündigungen angezeigt Erstellen von Websites und Seiten mit einem Browser 4. Geben Sie auf der Seite Neue SharePoint-Website im Abschnitt für den Titel einen Titel für die Website ein. Der Titel ist erforderlich. Er wird oben auf der Webseite und in den Navigationselementen angezeigt, die den Benutzern beim Suchen und Öffnen der Website helfen. Optional können Sie im Abschnitt für die Beschreibung in das Feld Beschreibung eine Beschreibung des Zwecks der Website eingeben. Die Beschreibung wird oben auf der Webseite angezeigt. Sie hilft den Benutzern dabei, den Zweck der Website zu verstehen. 243