Ausschreibung, Angebotsabgabe und Vergabe von Gebäudereinigungsleistungen (Unterhalts- und Glasreinigung) öffentlicher Auftraggeber 2009 20.01.2009 1
Inhalt und Ziele Inhalt der Leitfaden befasst sich mit den einzelnen Schritten der Ausschreibung und Vergabe von Gebäudereinigungsdienstleistungen, beginnend mit der Abwägung zwischen Eigenerledigung und Fremdvergabe über die Erstellung der Vergabeunterlagen bis zum Vertragsschluss mit vielen praktischen Tipps und Hinweisen im Anhang des Leitfadens befinden sich eine Vielzahl von weiterführenden Dokumenten (Vertragsbedingungen, Vergabehandbücher, Musterausschreibungen), die eine auf den Einzelfall zugeschnittene Ergänzung des Leitfadens erlauben Zielgruppen vornehmlich Praktiker insbesondere in der öffentlichen Verwaltung bzw. bei anderen öffentlichen Auftraggebern (Krankenhäuser, Wohnungsbaugesellschaften u.ä.), die einen aktuellen Verfahrensüberblick suchen Unternehmen und Verbände aus dem Gebäudereinigungssektor, die unnötige Fehler insbesondere bei der Angebotsabgabe vermeiden wollen Architekten und Ingenieure, die Gebäudereinigungsdienstleistungen ausschreiben Konzeption aus der Praxis für die Praxis kein juristisches Lehrbuch bzw. kein juristischer Kommentar aktuell das seit dem 01.11.2006 geltende neue Vergaberecht ist eingearbeitet 20.01.2009 2
Autor seit Jahren im Bereich der Ausschreibung und Vergabe öffentlicher Aufträge im Saarland tätig veröffentlicht auf der Basis von mehr als 6.000 Entscheidungen den ersten umfassenden Internet-Praxiskommentar zum Vergaberecht auf der Seite www.ibr-online.de; dieser Kommentar ist im Mai 2007 in gedruckter Fassung in der 2. Auflage beim Verlag C.H.Beck, München, erschienen Konzeption und inhaltliche Verantwortung der Internetseite www.oeffentliche-auftraege.de Mitherausgeber des VOB-Handkommentars von Heiermann/Riedl/Rusam, 10 Auflage, 2004 bundesweit im Bereich der Fortbildung zum Vergaberecht tätig 20.01.2009 3
Inhaltsverzeichnis Schritt 1: Vorüberlegungen 1. Einführung: 1.1 Eigenerledigung oder Fremdvergabe make or buy? 1.2 Eigenerledigung durch die Nutzer? 1.3 Die Ausschreibung von Reinigungsleistungen warum? 1.4 Optimierungspotenziale bei der Fremdvergabe 1.5 Optimierungspotenziale bei der Eigenerledigung 2. Technische Normen: 2.1 DIN 77400 ( Reinigungsdienstleistungen Schulgebäude Anforderungen an die Reinigung ) 2.2 DIN EN 13549 ( Reinigungsdienstleistungen Grundanforderungen und Empfehlungen für Qualitätsmesssysteme ) 3. Vergaberechtliche Rahmenbedingungen 3.1 Fremdvergabe Eigenerledigung 3.2 Anwendung des formellen Vergaberechts des GWB und der VGV 3.3 Die Schwellenwerte (aktuelles und künftiges Recht) 3.4 Konsequenzen aus der Nichtanwendung des Vergaberechts 3.5 Die Anwendung der VOL/A Schritt 2: Wahl der Ausschreibungsart (aktuelle Rechtslage) 2.1 Allgemeines 2.2 Dokumentation 20.01.2009 4
Inhaltsverzeichnis Schritt 3: Erstellung der Leistungsbeschreibung 3.1 Vorarbeiten zur Erstellung der Leistungsbeschreibung 3.2 Grundsätzliche Gliederung 3.3 Objektbeschreibung 3.4 Leistungsverzeichnis (allgemeine rechtliche Grundlagen - 8 VOL/A) 3.5 eindeutige und erschöpfende Beschreibung 3.6 keine Aufbürdung eines ungewöhnlichen Wagnisses 3.7 losweise Ausschreibung 3.8 Zulassung von Nebenangeboten 3.9 Umweltschutzforderungen im Leistungsverzeichnis Schritt 4: Erstellung der übrigen Vergabeunterlagen 4.1 Überblick 4.2 Anschreiben (Aufforderung zur Angebotsabgabe) 4.3 Bewerbungsbedingungen 4.4 Verdingungsunterlagen (Allgemeine Vertragsbedingungen) 4.5 Verdingungsunterlagen (Ergänzende und Besondere Vertragsbedingungen) 4.6 Verdingungsunterlagen (Zusätzliche Vertragsbedingungen) Schritt 5: Erstellung der Unterlagen für die Bekanntmachung der Ausschreibung 5.1 Offenes Verfahren (EU-weit) - Allgemeines 5.2 Offenes Verfahren (EU-weit) - unverbindliche Bekanntmachung 5.3 Offenes Verfahren (EU-weit) Vergabebekanntmachung 5.4 Offenes Verfahren (national) unverbindliche Bekanntmachung 5.5 Offenes Verfahren (national) Vergabebekanntmachung 5.6 Öffentliche Ausschreibung (national) unverbindliche Bekanntmachung 5.7 Öffentliche Ausschreibung (national) Vergabebekanntmachung 20.01.2009 5
Inhaltsverzeichnis Schritt 6: Übersendung der Unterlagen für die Vergabebekanntmachung 6.1 Offenes Verfahren (EU-weit) Vergabebekanntmachung 6.2 Öffentliche Ausschreibung (national) Vergabebekanntmachung 6.3 Öffentliche Ausschreibung (national) Veröffentlichungsinstitutionen Schritt 7: Veröffentlichung der Vergabebekanntmachung 7.1 Offenes Verfahren (EU-weit) 7.2 Öffentliche Ausschreibung (national) Schritt 8: Übersendung der Vergabeunterlagen Schritt 9: Erstellung des Angebots 9.1 typische Fehler, die zwingend zum Angebotsausschluss führen 9.2 typische Fehler, die zum Angebotsausschluss führen können Schritt 10: Übersendung der Angebote Schritt 11: Eingang und Aufbewahrung der Angebote Schritt 12: Durchführung des Eröffnungstermins Schritt 13: Prüfung und Wertung der Angebote 13.1 Wertungsstufen 13.2 1. Wertungsstufe: Formalprüfung 13.3 2. Wertungsstufe: Eignungsprüfung 13.4 3. Wertungsstufe: Angemessenheitsprüfung 13.5 4. Wertungsstufe: Wirtschaftlichkeitsprüfung 20.01.2009 6
Inhaltsverzeichnis Schritt 14: Information nach 13 VgV 14.1 Grundsätze 14.2 Inhalt 14.3 Frist für einen eventuellen Vertragsschluss Schritt 15: Schritt 16: Schritt 17: Schritt 18: Schritt 19: Zuschlag Erstellung der Unterlagen für die Bekanntmachung über den vergebenen Auftrag Übersendung der Unterlagen für die Bekanntmachung über den vergebenen Auftrag Veröffentlichung der Bekanntmachung über den vergebenen Auftrag Informationen nach 27, 27a VOL/A 20.01.2009 7
Inhaltsverzeichnis Anhang 1: Aufhebung einer Ausschreibung 1. Grundsätze 2. Voraussetzungen des 26 VOL/A 3. Schadenersatzansprüche Anhang 2: Mitwirkung von Sachverständigen und anderen Dritten 1. Grundsatz 2. Umfang der Mitwirkung 3. Beteiligungsverbot an der Vergabe 4. Ausschließliche Verantwortung des Auftraggebers für das Vergabeverfahren Anhang 3: Rechtsprechungshinweise 20.01.2009 8
Schritt 1: Vorüberlegungen 1. Einführung 1.1 Eigenerledigung oder Fremdvergabe? make or buy? die Löhne im Gebäudereinigerhandwerk liegen im Mittel um bis zu 35% unter denen des BMT-G in den Lohngruppen 1 bzw. 1a (Bayerischer Kommunaler Prüfungsverband, Geschäftsbericht 2003) die Leistungsanforderungen beim privaten Gebäudereinigerhandwerk sind allgemein deutlich höher als im öffentlichen Dienst üblich (Bayerischer Kommunaler Prüfungsverband, Geschäftsbericht 2003) bei Vergabe der Reinigung an Private entfallen nicht unbedeutende Gemein- und Sachkosten bei der öffentlichen Hand, z.b. für Personalverwaltung, für Organisationsaufwand für Krankheit, Urlaub u.ä. (Bayerischer Kommunaler Prüfungsverband, Geschäftsbericht 2003) die Eigenreinigung ist durchschnittlich mehr als viermal so teuer wie die Fremdreinigung nach Öffentlicher Ausschreibung (Landesrechnungshof Sachsen-Anhalt, Jahresbericht 2004) die Eigenreinigung ist signifikant teurer als die Fremdreinigung (Rechnungshof Baden-Württemberg, Denkschrift 2004) die jährlichen Durchschnittskosten je m² zu reinigende Fläche bei der Eigenreinigung sind mehr als doppelt so hoch wie die der Fremdreinigung (Landesrechnungshof Brandenburg, Jahresbericht 2000) es ist nicht vermittelbar, dass bei der Eigenerledigung die Gebäudereinigung mit Personal durchgeführt wird, das einen vergleichsweise sicheren Arbeitsplatz hat, mehr verdient als in der Privatwirtschaft und dafür weniger arbeiten muss (Bayerischer Kommunaler Prüfungsverband, Geschäftsbericht 2003) 20.01.2009 9
Schritt 1: Vorüberlegungen 1. Einführung 1.1 Eigenerledigung oder Fremdvergabe? make or buy? die Eigenreinigung sollte, soweit noch nicht erfolgt, vollständig privatisiert werden, da selbst bei einer Optimierung nach REFA-Werten die Eigenreinigung im Vergleich zur Fremdreinigung die kostenintensivere Variante darstellt (Landesrechnungshof Sachsen-Anhalt, Jahresbericht 2004) die Eigenreinigung ist flexibler als die Fremdreinigung, wenn es z.b. um Sonderveranstaltungen oder reinigungsfremde Nebenherleistungen geht (Bayerischer Kommunaler Prüfungsverband, Geschäftsbericht 2003) Möglichkeit der Realisierung eines beachtlichen und nachhaltigen Einsparpotenzials bis zu 30% (Landesrechnungshof Brandenburg, Zweiter Kommunalbericht 2003) bis zu 50% (Landesrechnungshof Brandenburg, Jahresbericht 2000) bei Realisierung aller Einsparpotentiale dürften bei einer Optimierung der Gebäudereinigung Einsparungen in Millionenhöhe realisierbar sein (Landesrechnungshof Sachsen-Anhalt, Jahresbericht 2004; Rechnungshof Baden- Württemberg, Denkschrift 1999, Denkschrift 2004) 20.01.2009 10
Schritt 1: Vorüberlegungen 1. Einführung 1.1 Eigenerledigung oder Fremdvergabe? make or buy? - die Frage des Datenschutzes - die Eigenerledigung kann unter dem Blickwinkel des Datenschutzes ( sensible Vorgänge auf dem Schreibtisch ) problemloser zu handhaben sein ein ausreichender Datenschutz kann durch relativ einfache Möglichkeiten erreicht werden: Wegsperren von sensiblen Vorgängen Verpflichtung des Dienstleisters nach dem Verpflichtungsgesetz (Gesetz über die förmliche Verpflichtung nichtbeamteter Personen vom 02.03.1974, BGBl I 1974, 469, 547, zuletzt geändert durch Gesetz vom 15.08.1974, BGBl I 1974, 1942) 1.2 Eigenerledigung durch die Gebäudenutzer? es kommt als Ausnahme in der Praxis vor, dass die Mitarbeiter die Bürobereiche nicht aber die Verkehrsflächen und die sanitären Anlagen - selbst reinigen (Landesrechnungshof Brandenburg, Zweiter Kommunalbericht 2003) eine entsprechende Diskussion entsteht von Zeit zu Zeit im Schulbereich (Reinigung bestimmter Flächen - z.b. Klassenzimmer - durch die Schüler): Kostenersparnis und Umlenkung der Ersparnisse wenigstens zum Teil in den unmittelbaren Unterrichtsbereich (Kopien, Klassenfahrten usw.) Erziehung der Schüler zur Sauberkeit und zum pfleglichen Umgang mit den ihnen anvertrauten Räumen 20.01.2009 11
Schritt 1: Vorüberlegungen 1. Einführung 1.3 Warum sich der Mühe einer Ausschreibung unterziehen? - die Frage der Wirtschaftlichkeit - die Ausgaben für Reinigungsleistungen in der mittelbaren Bundesverwaltung und bei institutionellen Zuwendungsempfängern können erheblich gesenkt werden (Bundesrechnungshof, Bemerkungen 2008 zur Haushaltsund Wirtschaftsführung des Bundes) nur 17,6 v.h. aller Reinigungsverträge lagen Öffentliche Ausschreibungen zugrunde (Landesrechnungshof Sachsen- Anhalt, Jahresbericht 2004) die durchschnittlichen Kosten für einen m2 Reinigungsfläche betrugen bei Öffentlicher Ausschreibung nur 44 v.h. der entsprechenden Kosten bei Freihändiger Vergabe (Landesrechnungshof Sachsen-Anhalt, Jahresbericht 2004) - die Frage der Bindung der Verwaltung an das Gesetz - die hat es seit rd. zehn Jahren versäumt, die Leistungen für die Gebäudereinigung (Jahreskosten 2001 rd. 145.000 Euro) öffentlich auszuschreiben. Sie hat damit massiv gegen die geltenden Beschaffungsvorschriften verstoßen und innerhalb dieses Zeitraums Leistungen in einem Gesamtumfang von mehr als 1 Mio. Euro dem Wettbewerb entzogen. Der Rechnungshof hat dies beanstandet und die aufgefordert, unverzüglich unter Beachtung der Zuständigkeit der Finanzbehörde die Grundlagen für eine ggf. kombinierte Ausschreibung der Gebäude- und Glasreinigung zu schaffen (Rechnungshof Hamburg, Jahresbericht 2003) 20.01.2009 12
Schritt 1: Vorüberlegungen 1. Einführung 1.4 Optimierungspotenziale bei der Fremdvergabe die Vergabe der Fremdreinigung kann und soll dadurch optimiert werden, indem die Vergabe zentralisiert, in Losen gebündelt und öffentlich ausgeschrieben wird (Landesrechnungshof Sachsen-Anhalt, Jahresbericht 2004) die Ausschreibungen sollen eine Laufzeit von drei Jahren nicht überschreiten (Rechnungshof von Berlin, Ergebnisbericht 2002) getrennte Ausschreibung der Unterhalts- und der Glasreinigung (Rechnungshof von Berlin, Ergebnisbericht 2002) die Reinigungshäufigkeiten sollten auf ein erforderliches Minimum reduziert werden, um die Kosten so gering wie möglich zu halten (Landesrechnungshof Sachsen-Anhalt, Jahresbericht 2004) Reinigungscontrolling einschließlich Berichtswesen führt zur Aufdeckung unwirtschaftlicher Reinigungsleistungen Benchmarking führt zur wirtschaftlichen Optimierung von Reinigungsleistungen 1.5 Optimierungspotenziale bei der Eigenerledigung der Reinigungsdienst für alle Objekte einer Kommune oder eines Landes ist bei einer Stelle (z.b. einem zentralen Gebäudemanagement) zentralisiert (Bayerischer Kommunaler Prüfungsverband, Geschäftsbericht 2003) Reinigungspersonal wird nicht mehr einem bestimmten Gebäude oder bestimmten Räumen zugeordnet, sondern überall je nach Bedarf eingesetzt (Bayerischer Kommunaler Prüfungsverband, Geschäftsbericht 2003) - mit - an der Spitze des Reinigungsdienstes steht eine ausgebildete Fachkraft des Gebäudereinigerhandwerks (Bayerischer Kommunaler Prüfungsverband, Geschäftsbericht 2003) Annäherung der Leistungsdaten der Eigenreinigung an die Fremdreinigung (Rechnungshof Baden-Württemberg, Denkschrift 2004) Reinigungscontrolling einschließlich Berichtswesen führt zur Aufdeckung unwirtschaftlicher Reinigungsleistungen Benchmarking mit der privaten Wirtschaft - führt zur wirtschaftlichen Optimierung von Reinigungsleistungen 20.01.2009 13
Schritt 1: Vorüberlegungen 2. Technische Normen 2.1 DIN 77400 ( Reinigungsdienstleistungen Schulgebäude Anforderungen an die Reinigung ) DIN 77400, Stand September 2003 die einzige DIN für die tatsächliche Ausführung von Reinigungsdienstleistungen die Norm legt Mindestanforderungen an die Reinigung in Gebäuden allgemein- und berufsbildender Schulen und in zugehörigen Sporteinrichtungen fest, unabhängig davon, ob die Reinigung von eigenen Beschäftigten oder durch Dienstleister durchgeführt wird. Sie gibt auch Hinweise darauf, wie durch Vorgaben der Entscheidungsträger die effektive Durchführung der Reinigung beeinflusst werden kann - Aufbau (Zusammenfassung) - Anwendungsbereich Begriffe (Raumarten, Raumkomponenten, Verschmutzungsarten) Anforderungen an eine vertragsgemäße, umweltbewusste und hygienische Reinigung von Schulgebäuden (Allgemeines, Anforderungen an die Leistungserbringer, Durchführung der Unterhaltsreinigung, Weitere Reinigungs- und Pflegemaßnahmen) Überwachung der Reinigungsqualität Anhang A: Leistungsbeschreibung für Reinigung in Schulgebäuden Anhang B: Objektaufnahmebogen Hinweis: sie können die DIN über den Buchhandel oder die Beuth Verlag GmbH, Burggrafenstraße 6, 10787 Berlin, Telefon: 030 2601-0, Telefax: 030 2601-1260, E-Mail: postmaster@beuth.de, Internet: www.beuth.de zum Preis von 76,60 EUR in Schriftform oder zum Preis von 83,04 EUR als Download beziehen 20.01.2009 14
Schritt 1: Vorüberlegungen 2. Technische Normen 2.1 DIN EN 13549 ( Reinigungsdienstleistungen Grundanforderungen und Empfehlungen für Qualitätsmesssysteme ) Ziel einer Ausschreibung entweder Vereinbarung von Leistungsstunden, die dem Wettbewerb unterstellt werden ( wie viele Stunden sind zur im Einzelnen definierten - Unterhaltsreinigung z.b. einer Schule notwendig? ) oder Vereinbarung eines Reinigungsergebnisses, das auf der Basis eines Qualitätsmesssystems überprüft wird ( welcher Grad an Sauberkeit muss erreicht sein wobei der Zeitaufwand grundsätzlich gleichgültig ist? ) = tätigkeitsbezogenes Reinigungssystem = qualitätsbezogenes Reinigungssystem DIN EN 13549, Stand Oktober 2001 die DIN EN 13549 hat den Status einer Deutschen Norm die Norm legt Grundanforderungen und Empfehlungen für Qualitätsmesssysteme für Reinigungsleistungen fest Hinweis: sie können die DIN über den Buchhandel oder die Beuth Verlag GmbH, Burggrafenstraße 6, 10787 Berlin, Telefon: 030 2601-0, Telefax: 030 2601-1260, E-Mail: postmaster@beuth.de, Internet: www.beuth.de zum Preis von 61,40 EUR in Schriftform oder zum Preis von 66,56 EUR als Download beziehen 20.01.2009 15
bei der Eigenerledigung, die in aller Regel auf Arbeitsverträgen zwischen der Verwaltung und einem Arbeitnehmer basiert, findet das Vergaberecht keine Anwendung (vgl. für Ausschreibungen ab den Schwellenwerten die Vorschrift des 100 Abs. 2 GWB) eine Eigenerledigung liegt nicht vor Schritt 1: Vorüberlegungen 3. Vergaberechtliche Rahmenbedingungen 3.1 Fremdvergabe - Eigenerledigung wenn z.b. im kommunalen Bereich eine Gesellschaft des privaten Rechts beauftragt wird, deren Anteile der Auftraggeber nicht zu 100% hält Rechtsprechungshinweis 01 wenn z.b. im kommunalen Bereich eine Erledigung im Rahmen einer Verwaltungsvereinbarung zwischen verschiedenen Kommunen erfolgen soll - Rechtsprechungshinweis 02 wenn z.b. im Rahmen eines PPP-Modells die Veräußerung von Gesellschaftsanteilen beabsichtigt ist und diese Gesellschaft mit Reinigungsdienstleistungen beauftragt ist oder werden soll Rechtsprechungshinweis 03 bei der Fremdvergabe muss immer das Vergaberecht für Dienstleistungen angewendet werden 20.01.2009 16
Schritt 1: Vorüberlegungen 3. Vergaberechtliche Rahmenbedingungen 3.2 Anwendung des formellen Vergaberechts des GWB und der VGV Das Vergaberecht besteht im Grundsatz aus zwei Welten, für die unterschiedliche Regelungen bestehen Die Welt der Vergaben ab den Schwellenwerten Die Welt der Vergaben unterhalb der Schwellenwerte geprägt und bestimmt durch EU- Recht und nationales Recht geprägt und bestimmt durch nationales Recht 20.01.2009 17
Schritt 1: Vorüberlegungen 3. Vergaberechtliche Rahmenbedingungen 3.3 Die Schwellenwerte (aktuelles Recht) für Liefer- und Dienstleistungsaufträge der obersten oder oberen Bundesbehörden sowie vergleichbarer Bundeseinrichtungen 133.000 Euro für Lose von Dienstleistungsaufträgen nach 2 Nr. 2 VgV 80.000 Euro oder bei Losen unterhalb von 80.000 Euro deren addierter Wert ab 20 vom Hundert des Gesamtwertes aller Lose für alle anderen Liefer- und Dienstleistungsaufträge (der Bundesländer, der Kommunen usw.) 206.000 Euro für Lose von Dienstleistungsaufträgen nach 2 Nr. 3 VgV 80.000 Euro oder bei Losen unterhalb von 80.000 Euro deren addierter Wert ab 20 vom Hundert des Gesamtwertes aller Lose 2 Nr. 8 VgV für Liefer- und Dienstleistungsaufträge einschließlich Lose im Bereich der Trinkwasser- oder Energieversorgung oder im Verkehrsbereich 412.000 Euro 2 Nr. 1 VgV 20.01.2009 18
Schritt 1: Vorüberlegungen 3. Vergaberechtliche Rahmenbedingungen 3.3 Die Schwellenwerte (Berechnung) Ausgangspunkt: Schätzung des Auftragswertes ( 3 Abs. 1 VgV) Auftragswert = geschätzte Gesamtvergütung für die vorgesehene Leistung ( 3 Abs. 1 VgV) Maßgeblicher Zeitpunkt für die Schätzung des Auftragswertes ist der Tag der Absendung der Bekanntmachung der beabsichtigten Auftragsvergabe oder die sonstige Einleitung des Vergabeverfahrens ( 3 Abs. 10 VgV) 20.01.2009 19
Schritt 1: Vorüberlegungen 3. Vergaberechtliche Rahmenbedingungen 3.3 Die Schwellenwerte (Berechnung) Schätzung: keine übertriebenen Anforderungen nach rein objektiven Kriterien rechnerische Ungenauigkeiten und Fehlertoleranzen sind hinzunehmen, fehlende wesentliche Leistungsanteile nicht liegt die Schätzung unter dem Schwellenwert, liegen die Angebote aber deutlich über dem Schwellenwert, tendiert die Rechtsprechung zur Zulässigkeit eines Nachprüfungsverfahrens nach dem GWB liegt die Schätzung über dem Schwellenwert, liegen alle oder einzelne - Angebote aber unter dem Schwellenwert, ist der Vergaberechtsweg ebenfalls eröffnet Schätzung kann von Erfahrungswerten ausgehen 20.01.2009 20
Schritt 1: Vorüberlegungen 3. Vergaberechtliche Rahmenbedingungen 3.3 Die Schwellenwerte (Berechnung) Geschätzte Gesamtvergütung für die vorgesehene Leistung: bei Dienstleistungsaufträgen bis zu 48 Monaten Laufzeit, für die kein Gesamtpreis angegeben wird, ist bei der Schätzung des Auftragswertes der Gesamtwert für die Laufzeit des Vertrages zugrunde zu legen ( 3 Abs. 3 Satz 1 VgV) bei unbefristeten Verträgen oder bei nicht absehbarer Vertragsdauer folgt der Vertragswert aus der monatlichen Zahlung multipliziert mit 48 ( 3 Abs. 3 Satz 3 VgV) Rechtsprechungshinweis 04 Geschätzte Gesamtvergütung für die vorgesehene Leistung bei regelmäßigen Aufträgen oder Daueraufträgen über Liefer- oder Dienstleistungen ist bei der Schätzung des Auftragswertes entweder der tatsächliche Gesamtauftragswert entsprechender Aufträge für ähnliche Arten von Lieferungen oder Dienstleistungen aus den vorangegangenen zwölf Monaten oder dem vorangegangenen Haushaltsjahr, nach Möglichkeit unter Anpassung an voraussichtliche Änderungen bei Mengen oder Kosten während der auf die erste Lieferung oder Dienstleistung folgenden zwölf Monate oder der geschätzte Gesamtwert während der auf die erste Lieferung oder Dienstleistung folgenden zwölf Monate oder während der Laufzeit des Vertrages, soweit diese länger als zwölf Monate ist, zugrunde zu legen ( 3 Abs. 6 VgV) der Auftraggeber hat also über die Gestaltung des Vertrags die Möglichkeit, die Anwendung des EU-Vergaberechts zu vermeiden (Beispiele bei einem voraussichtlichen Auftragswert für einen Monat von 5.000 EUR): feste Vertragslaufzeit von 36 Monaten ohne Verlängerungsmöglichkeit: Gesamtvergütung: 36 X 5.000 = 180.000 EUR feste Vertragslaufzeit von 36 Monaten mit Verlängerungsmöglichkeit für ein Jahr: Gesamtvergütung: 48 X 5.000 = 240.000 EUR 20.01.2009 21
Schritt 1: Vorüberlegungen 3. Vergaberechtliche Rahmenbedingungen 3.3 Die Schwellenwerte (Berechnung) Geschätzte Gesamtvergütung für die vorgesehene Leistung: Die Frage nach der vorgesehenen Leistung ist relativ einfach zu beantworten, wenn nur die Reinigung eines einzelnen Gebäudes oder einer zusammengehörenden Gebäudeeinheit (z.b. Krankenhaus oder Schule mit Nebengebäuden) ausgeschrieben und vergeben wird Die Frage nach der vorgesehenen Leistung stellt sich insbesondere, wenn die Reinigung einer Vielzahl von Gebäuden, die keinen anderen Zusammenhang als den identischen Eigentümer haben, ausgeschrieben und vergeben werden soll (z.b. alle Gebäude im Eigentum einer Kommune wie etwa Rathaus, Schulen, Sporthallen, Krankenhaus, Mehrzweckhalle, sonstige Verwaltungsgebäude). Soweit ersichtlich, hat sich die Vergaberechtsprechung mit dieser Frage speziell noch nicht befasst. Beachtet werden muss sicherlich die Missbrauchsgrenze des 3 Abs. 2 VgV: Der Wert eines beabsichtigten Auftrages darf nicht in der Absicht geschätzt oder aufgeteilt werden, ihn der Anwendung dieser Bestimmungen zu entziehen. Eine solche Absicht muss natürlich objektiv nachweisbar sein oder sich aufdrängen. 20.01.2009 22
Schritt 1: Vorüberlegungen 3. Vergaberechtliche Rahmenbedingungen 3.3 Die Schwellenwerte (Berechnung) Geschätzte Gesamtvergütung für die vorgesehene Leistung: Der Bundesrechnungshof vertritt in seinen Bemerkungen 2004 zur Haushalts- und Wirtschaftsführung des Bundes im Zusammenhang mit der Unterbringung von Dienststellen - die Auffassung, dass das Vergaberecht selbst bei Zweifeln über seine rechtliche Anwendungsverpflichtung zu beachten ist. Der Bundesrechnungshof weist zur Begründung nachdrücklich darauf hin, dass in der Regel nur ein breiter Wettbewerb wirtschaftliche Verträge gewährleistet dass in der Regel nur ein breiter Wettbewerb dem Verdacht unlauteren Verhaltens vorbeugt dass eine Verletzung der Grundsätze des europäischen Vergaberechts zu Haushaltsrisiken für den öffentlichen Auftraggeber führen kann. im Ergebnis kann man auch unter Berücksichtigung der Rechtsprechung zu dem Begriff des Bauwerks oder eines Bauvorhabens davon ausgehen, dass die Reinigungsdienstleistungen für Gebäude, die außer dem sachenrechtlichen Eigentum keinen äußeren Zusammenhang haben, auch getrennt ausgeschrieben werden können eine weitere Untergliederung z.b. in einzelne Stockwerke ist nur im Rahmen einer einheitlichen losweisen Ausschreibung und Vergabe zulässig; sie hat aber keine Auswirkungen auf die Berechnung des Schwellenwerts 20.01.2009 23
Schritt 1: Vorüberlegungen 3. Vergaberechtliche Rahmenbedingungen 3.4 Konsequenzen aus der Nichtbeachtung des Vergaberechts Der Europäische Gerichtshof hat mit Urteil vom 12.07.2005 (Az.: C-304/02) zum ersten Mal einen Mitgliedstaat der EU wegen Verletzung von EU-Recht zur Zahlung eines Zwangsgeldes (ca. 58 Mio. Euro pro sechs Monate, in denen der Verstoß fortdauert) und eines Pauschalstrafbetrages in Höhe von 20 Mio. Euro verurteilt. Diese Konsequenzen können auch aus der Nichtbeachtung des EU-Vergaberechts entstehen! Rechtsprechungshinweis 30 20.01.2009 24
Schritt 1: Vorüberlegungen 3. Vergaberechtliche Rahmenbedingungen 3.5 Anwendung der VOL/A Reinigungsleistungen stellen gemäß Anhang I A Ziffer 14 der VOL/A Dienstleistungen dar, die nach der VOL/A ausgeschrieben und vergeben werden Rechtsprechungshinweis 05 in speziellen Fallkonstellationen können Reinigungsleistungen auch Bestandteile eines größeren Leistungspakets sein und dann keine nach der VOL/A ausschreibungspflichtigen öffentlichen Aufträge darstellen, sondern z.b. als Dienstleistungskonzessionen aufgefasst werden (etwa in Form eines Dienstleistungskonzessionsvertrags für Bau, Instandsetzung, Instandhaltung, Wartung, Reinigung und Betrieb öffentlicher WC-Anlagen) Rechtsprechungshinweis 06 20.01.2009 25
Schritt 2: Wahl der Ausschreibungsart (aktuelle Rechtslage) 2.1 Allgemeines Vorrang des Offenen Verfahrens/der Öffentlichen Ausschreibung Ausschreibungen ab den Schwellenwerten nach 101 Abs. 6 GWB gilt der Vorrang des Offenen Verfahrens Rechtsprechungshinweis 07 Rechtsprechungshinweis 08 Ausschreibungen bis zu den Schwellenwerten nach dem jeweiligen Haushaltsrecht und 3 Nr. 2 VOL/A gilt der Vorrang der Öffentlichen Ausschreibung 20.01.2009 26
Schritt 2: Wahl der Ausschreibungsart (aktuelle Rechtslage) 2.2 Dokumentation die Dokumentationspflicht ist geregelt in 30 VOL/A die Dokumentationspflicht ist eine Konkretisierung des Transparenzgebots des 97 Abs. 1 GWB und damit einer der wichtigsten Grundsätze des Vergaberechts es genügt nach der Rechtsprechung nicht, dass ein Vergabevermerk im Sinne von 30 VOL/A erst nach Abschluss des Vergabeverfahrens, und Zuschlagserteilung vorliegt. Vielmehr muss die Dokumentation aus Gründen der Transparenz und Überprüfbarkeit laufend fortgeschrieben werden; die Dokumentation muss also zeitnah zu den einzelnen Phasen eines Vergabeverfahrens erfolgen das bedeutet auch, dass z.b. die Wahl der Verfahrensart begründet werden muss, dass die gesamte Behandlung der Bewerber und Bieter (Gespräche, Auskünfte, Aufklärungen) und der Angebote (alle Wertungsschritte mit ihren Ergebnissen) nachvollziehbar dargestellt werden müssen. Dazu bedarf es keiner umfassenden Ausführlichkeit, es muss jedoch ohne weitere Erläuterung nachvollziehbar sein, aus welchen Gründen der Auftraggeber sich für ein bestimmtes Angebot entschieden oder einen bestimmten Bewerber für ungeeignet gehalten hat die Dokumentation ist nach der Rechtsprechung chronologisch zu fassen die Vergabestelle erfüllt ihre Dokumentationspflicht durch eine kontinuierliche Fortschreibung der Vergabeunterlagen, wenn anhand der Unterlagen die einzelnen Schritte, insbesondere die Entwicklungen im Laufe des Verfahrens, ersichtlich sind sind darüber hinaus begründende Aktenvermerke notwendig, müssen diese Vermerke nach der Rechtsprechung mit Datum und Unterschrift versehen sein Rechtsprechungshinweis 09 20.01.2009 27
Schritt 2: Wahl der Ausschreibungsart (aktuelle Rechtslage) 2.2 Dokumentation die Dokumentation muss nach der Rechtsprechung regelmäßig folgende Angaben enthalten: Name und Anschrift des Auftraggebers gewähltes Vergabeverfahren mit Begründung Art und Umfang der vom Vertrag erfassten Leistung Art und Umfang der einzelnen Lose, ggf. mit Begründung Wert des Auftrags bzw. der einzelnen Lose einzelne Stufen des Vergabeverfahrens mit genauer Datumsangabe Namen der in die Vergabe einbezogenen Bewerber oder Bieter mit Begründung Namen der ausgeschlossenen Bewerber und die Gründe für ihren Ausschluss Angabe zu den Gründen bzw. zur Höhe vereinbarter Vertragsstrafen und Sicherheitsleistungen Angaben zu den Gründen für die Abweichung bei der Verjährung von Mängelansprüchen Zahl der Änderungsvorschläge und Nebenangebote Angabe der Gründe für eine sehr kurze Angebots - bzw. Zuschlags- und Bindefrist Namen der berücksichtigten Bieter und die Gründe für ihre Auswahl Ergebnis der Prüfung der Angebote Angaben über Verhandlungen mit Bietern und deren Ergebnis Ergebnis der Wertung der Angebote Name des Auftragnehmers und Gründe für die Erteilung des Zuschlags auf sein Angebot ggf. Anteile der beabsichtigten Nachunternehmerleistungen Angaben und Begründung für eine Aufhebung der Ausschreibung 20.01.2009 28
Hinweis zum neuen europäischen Vergaberecht: Schritt 2: Wahl der Ausschreibungsart (aktuelle Rechtslage) 2.2 Dokumentation Die neue Vergabekoordinierungsrichtlinie (Richtlinie 2004/18/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 31.03.2004 zur Koordinierung der Verfahren zur Vergabe öffentlicher Bauaufträge, Lieferaufträge und Dienstleistungsaufträge) und die neue Sektorenrichtlinie (Richtlinie 2004/17/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 31.03.2004 zur Koordinierung der Zuschlagserteilung durch Auftraggeber im Bereich der Wasser-, Energie- und Verkehrsversorgung sowie der Postdienste) sind im Amtsblatt der Europäischen Union L 134 vom 30.04.2004 veröffentlicht. Sie gelten seit dem 01.02.2006 unmittelbar in der Bundesrepublik und müssen von den Vergabestellen angewendet werden. Nach dem neuen europäischen Vergaberecht (z.b. Art. 43 der Vergabekoordinierungsrichtlinie) muss die Dokumentation bestimmte Mindestinhalte aufweisen! Diese Mindestinhalte sind nicht in die VOL/A 2006 übernommen worden! 20.01.2009 29
Mindestinhalt eines Vergabevermerkes: Schritt 2: Wahl der Ausschreibungsart (aktuelle Rechtslage) 2.2 Dokumentation Notwendige Angaben nach dem neuen europäischen Vergaberecht: a) den Namen und die Anschrift des öffentlichen Auftraggebers, Gegenstand und Wert des Auftrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems; b) die Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Auswahl; c) die Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für die Ablehnung; d) die Gründe für die Ablehnung von ungewöhnlich niedrigen Angeboten; e) den Namen des erfolgreichen Bieters und die Gründe für die Auswahl seines Angebots sowie falls bekannt - den Anteil am Auftrag oder an der Rahmenvereinbarung, den der Zuschlagsempfänger an Dritte weiterzugeben beabsichtigt; f) bei Verhandlungsverfahren die Umstände, die die Anwendung dieses Verfahrens rechtfertigen; g) bei dem wettbewerblichen Dialog die Umstände, die die Anwendung dieses Verfahrens rechtfertigen; h) gegebenenfalls die Gründe, aus denen der öffentliche Auftraggeber auf die Vergabe eines Auftrags, den Abschluss einer Rahmenvereinbarung oder die Einrichtung eines dynamischen Beschaffungssystems verzichtet hat. 20.01.2009 30
Schritt 2: Wahl der Ausschreibungsart (aktuelle Rechtslage) 2.2 Dokumentation Muster: das Bundesministerium für Verkehr, Bau- und Stadtentwicklung gibt das Vergabehandbuch für die Durchführung von Bauaufgaben des Bundes im Zuständigkeitsbereich der Finanzbauverwaltungen (VHB) - Ausgabe 2002 Stand November 2006 - heraus. Dieses VHB ist in Anlage (Ordner: Vergabehandbücher) beigefügt. Ebenfalls beigefügt sind die dazugehörigen elektronischen Formulare, darunter auch Muster für Vergabevermerke (Ordner: Vergabehandbücher). Bestandteil des neuen VHB ist auch eine Arbeitshilfe zum Erstellen von Vergabevermerken. Die Arbeitshilfe beruht auf einer Zusammenstellung des Bundesrechnungshofs. Die Arbeitshilfe ist als Auszug gesondert im Ordner: Muster-Vergabevermerk beigefügt. die Oberste Baubehörde im Bayerischen Staatsministerium des Innern gibt das Vergabehandbuch für die Durchführung von Bauaufgaben des Freistaates Bayern und des Bundes im Zuständigkeitsbereich der Staatlichen Hochbauverwaltung Stand Juli 2007 - heraus. Dieses VHB ist in Anlage (Ordner: Vergabehandbücher) beigefügt. 20.01.2009 31
Schritt 3: Erstellung der Leistungsbeschreibung 3.1 Vorarbeiten zur Erstellung der Leistungsbeschreibung Aufnahme der Objektdaten Ermittlung der Anforderungen an die Reinigung Ermittlung des gewünschten Reinigungszustands Festlegung der zu erbringenden Leistung Ausschreibung erfolgt durch erfolgt durch erfolgt durch erfolgt durch erfolgt durch Gebäudemanagement Bauabteilung freiberuflich tätige Architekten/Ingenieure Nutzer in Zusammenarbeit mit Gebäudemanagement Nutzer in Zusammenarbeit mit Gebäudemanagement Gebäudemanagement Einkaufsstelle Gebäudemanagement Ergebnis: Bestands- bzw. Übersichtspläne Ergebnis: Zielbestimmung (Werterhalt, Hygiene u.a.) Ergebnis: Ergebnis: Entscheidung für Qualitätsmesssystem oder Arbeitsbeschreibung Leistungsbeschreibung Ergebnis: Vertrag mit einem Dienstleister 20.01.2009 32
Schritt 3: Erstellung der Leistungsbeschreibung 3.2 Grundsätzliche Gliederung in der Praxis hat es sich bewährt, die Leistungsbeschreibung zu gliedern in die Objektbeschreibung und das Leistungsverzeichnis 20.01.2009 33
Schritt 3: Erstellung der Leistungsbeschreibung 3.3 Objektbeschreibung Die Objektbeschreibung, die als Teil des Leistungsverzeichnisses die allgemeine Darstellung des Dienstleistungsauftrags zum Gegenstand hat, enthält die Angaben, die zum Verständnis der Dienstleistungsaufgabe und zur Preisermittlung erforderlich sind und die sich nicht aus der Beschreibung der einzelnen Teilleistungen unmittelbar ergeben. Die Objektbeschreibung steht unter der Regelung des 8 Nr. 1 VOL/A, nach der die Leistung eindeutig und so erschöpfend zu beschreiben ist, dass alle Bewerber die Beschreibung im gleichen Sinne verstehen müssen und die Angebote miteinander verglichen werden können. Sie hat sich auf technische Angaben zum Verständnis der Dienstleistungsaufgabe zu beschränken. Es ist also nicht Sinn und Zweck der Objektbeschreibung, festzulegen, welche Erklärungen im Angebot enthalten sein müssen und damit zwingend zur Vertragsbedingung werden. Deshalb gehören nicht in die Objektbeschreibung rechtliche Vertragsbedingungen über die Preisermittlungen. Solche Bedingungen sind im Rahmen einer Objektbeschreibung überraschende Klauseln und damit nach 305 c Abs. 1 BGB unwirksam. 20.01.2009 34
Schritt 3: Erstellung der Leistungsbeschreibung 3.3 Objektbeschreibung die Objektbeschreibung sollte mindestens folgende Punkte ansprechen: Lage des Gebäudes und Umgebungsbedingungen Nutzung des Gebäudes Zusammenfassung von Flächen, Raum- und Gegenstandsverzeichnis Bestimmung der Raumkomponenten Ver- und Entsorgungsmaßnahmen wesentliche Verschmutzungsarten den Arbeitsablauf erschwerende Umstände Angaben über Reinigungszeiten und Zugangsregelungen für die einzelnen Objektbereiche Angaben über Benutzung von Sozialräumen bzw. Abstellräumen Angaben über den Bezug von Wasser bzw. elektrischer Energie Angaben über Reinigungs-, Pflege- und Desinfektionsmittel, Geräte und Maschinen, die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden Besondere Anforderungen aus Gründen des Umweltschutzes 20.01.2009 35
Schritt 3: Erstellung der Leistungsbeschreibung 3.3 Objektbeschreibung Lage des Gebäudes und Umgebungsbedingungen: Ort, Straße, Hausnummer Zufahrtsbedingungen Parkplätze Standplätze von Containern für Papier/Pappe, Glas bzw. andere Abfallfraktionen Nutzung des Gebäudes: Nutzungsart (Büro, Schule, Labor usw.) gemischte Nutzungen Zusammenfassung von Flächen-, Raum- und Gegenstandsverzeichnis: Gliederung des Gebäudes (Keller, Erdgeschoss, Obergeschosse) geschossweise Zusammenfassung der Flächen, der Räume einschließlich Nutzungsart und der Gegenstände, die gereinigt werden sollen Ver- und Entsorgungsvorgaben: Trennung des Abfalls, der im Gebäude entsteht, nach Fraktionen gesonderte Behälter z.b. für Schriftgut, das unleserlich gemacht wird 20.01.2009 36
Schritt 3: Erstellung der Leistungsbeschreibung 3.3 Objektbeschreibung Bestimmung der Raumkomponenten Wände und Decken: raumbegrenzende Gebäudeteile und fest mit ihnen verbundene Elemente mit Ausnahme des Fußbodens (z.b. Heizkörper, Fensterbänke, Lichtschalter, Steckdosen, Einbauschränke, Türen, Türrahmen, Beleuchtungskörper, Deckenflächen, Spiegel, Trennwände, Seifen- und Handtuchspender) Fußboden: Bodenfläche und zugehörige Elemente (z.b. Bodenbeläge, Sockelleisten, Türschwellen, Türstopper, Schmutzfangmatten) schwer einsehbarer Bereich: Fläche, die bei üblicher Nutzung eines Raums nicht direkt einsehbar ist sowie der Bereich über 1,80 m Höhe (z.b. Fliesen hinter Heizkörpern, Boden unter niedrigen Schränken, Schrankflächen über 1,80 m Höhe) wesentliche Verschmutzungsarten: ergeben sich regelmäßig aus der Nutzungsart ergeben sich auch aus der Umgebung, z.b. unbefestigter Außenbereich Sondereinflüsse (z.b. länger andauernde Umbaumaßnahmen) den Arbeitsablauf erschwerende Umstände: fehlender Aufzug bei einem mehrgeschossigen Gebäude besondere Zutrittsregelungen 20.01.2009 37
Schritt 3: Erstellung der Leistungsbeschreibung 3.3 Objektbeschreibung Angaben über Reinigungszeiten und Zugangsregelungen für die einzelnen Objektbereiche: Angabe der Reinigungszeiten Angaben darüber, ob z.b. Büropersonal/Besucher des Gebäudes während der Reinigungszeiten anwesend sind Angaben über Zugangsregelungen (Pförtner- oder Schlüsseldienst usw.) Angaben über Benutzung von Sozialräumen bzw. Abstellräumen: Angaben darüber, ob die Reinigungskräfte die Sozialräume des Auftraggebers z.b. für Pausen benutzen dürfen Angaben darüber, ob die Reinigungskräfte in den Sozialräumen rauchen dürfen Angaben darüber, ob der Auftraggeber Abstellräume für Reinigungsmaterial bzw. Maschinen bereit stellt und ob Kosten hierfür anfallen Angaben über spezielle Zugangsregelungen für diese Abstellräume Angaben über den Bezug von Wasser bzw. elektrischer Energie: Angaben darüber, ob der Bezug von Wasser und elektrischer Energie kostenlos oder gegen einen Kostenbeitrag möglich ist Angaben über Reinigungs-, Pflege- und Desinfektionsmittel, Geräte und Maschinen, die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden: Angaben darüber, ob Reinigungs-, Pflege- und Desinfektionsmittel, Geräte und Maschinen kostenlos oder gegen einen Kostenbeitrag vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden Besondere Anforderungen aus Gründen des Umweltschutzes: Angaben darüber, ob bestimmte Reinigungs-, Pflege- und Desinfektionsmittel nicht eingesetzt werden dürfen bzw. eingesetzt werden müssen 20.01.2009 38
Schritt 3: Erstellung der Leistungsbeschreibung 3.4 Leistungsverzeichnis (allgemeine rechtliche Grundlagen - 8 VOL/A) 1. (1) Die Leistung ist eindeutig und so erschöpfend zu beschreiben, dass alle Bewerber die Beschreibung im gleichen Sinne verstehen müssen und die Angebote miteinander verglichen werden können. (2) Um eine einwandfreie Preisermittlung zu ermöglichen, sind alle sie beeinflussenden Umstände festzustellen und in den Verdingungsunterlagen anzugeben. (3) Dem Auftragnehmer soll kein ungewöhnliches Wagnis aufgebürdet werden für Umstände und Ereignisse, auf die er keinen Einfluss hat und deren Einwirkung auf die Preise und Fristen er nicht im voraus schätzen kann. 20.01.2009 39
1. Bestimmung der Reinigungsart Schritt 3: Erstellung der Leistungsbeschreibung 3.5 Leistungsverzeichnis (eindeutige und erschöpfende Beschreibung) Gebäudeinnenreinigung umfasst die Reinigung und Pflege der Bodenbeläge, der Decken und Wände, der Heizkörper, der sanitären Anlagen sowie der Gegenstände der Raumausstattung in bestimmten Zeitabständen als Unterhaltsreinigung (in kürzeren regelmäßigen Abständen) Gebäudeinnenreinigung umfasst die Reinigung und Pflege der Bodenbeläge, der Decken und Wände, der Heizkörper, der sanitären Anlagen sowie der Gegenstände der Raumausstattung in bestimmten Zeitabständen als Grundreinigung (in längeren Abständen) Glasreinigung umfasst die Reinigung von Verglasungen sowie als ergänzender Auftrag die Reinigung und Pflege der Einfassungen, Rahmen, Bekleidungen und Zargen sowie Falze und Blenden. 2. Bestimmung der Größe der Reinigungsflächen eine eindeutige und erschöpfende Beschreibung setzt die möglichst genaue Bestimmung der Größe der Reinigungsflächen voraus aufgegliedert nach Boden-, Decken-, Wand- und Glasflächen 3. Bestimmung der Materialien der Reinigungsflächen eine eindeutige und erschöpfende Beschreibung setzt die möglichst genaue Bestimmung der Materialien der Reinigungsflächen voraus aufgegliedert nach Boden-, Decken- und Wandflächen 20.01.2009 40
Schritt 3: Erstellung der Leistungsbeschreibung 3.5 Leistungsverzeichnis (eindeutige und erschöpfende Beschreibung) 4. Bestimmung der Raumarten/Reinigungsgruppen die DIN 77400 und die Ausschreibungsunterlagen des Bundesinnungsverbands des Gebäudereiniger-Handwerks fassen bestimmte Raumarten nach Funktion oder Nutzung zusammen: Reinigungsgruppe A: Reinigungsgruppe B: Reinigungsgruppe C: Reinigungsgruppe D: Reinigungsgruppe E: Reinigungsgruppe F: Reinigungsgruppe G: Reinigungsgruppe H: Reinigungsgruppe I: Reinigungsgruppe J: Reinigungsgruppe K: Reinigungsgruppe L: Reinigungsgruppe M: Reinigungsgruppe N: Reinigungsgruppe O: Büro- und Verwaltungsräume Sitzungsräume, Bibliotheken Sozialräume, wie Speisesaal, Cafeteria, Küchen Teeküchen, Getränkeautomaten Sanitärräume, wie z.b. WC, Waschräume Duschen Umkleide-, Bereitschafts- und Aufenthaltsräume Eingangszonen und hallen Flure, Verkehrswege Treppen, Podeste und Aufzüge Büronebenräume, Garderoben, Abstellräume Archive, Keller- und Bodenräume Balkone, Loggien Glas Rahmen 20.01.2009 41
Schritt 3: Erstellung der Leistungsbeschreibung 3.5 Leistungsverzeichnis (eindeutige und erschöpfende Beschreibung) 5. Bestimmung der Hauptnutzungskomponenten und des restlichen Inventars Hauptnutzungskomponenten sind Inventarbestandteile, die sich aus der Funktion des Raumes ergeben, vorwiegend und regelmäßig z.b. als Arbeitsplatz genutzt werden: in Büroräumen: Schreibtisch mit PC, Tastatur, Bildschirm, Telefon, Bürostuhl, Papierkorb in Sanitärräumen: Toilettenbecken mit Papierhaltern, Urinale, Waschbecken mit Handtuchhaltern restliches Inventar sind Inventarbestandteile, die nicht Hauptnutzungskomponenten sind: in Büroräumen: z.b. Garderobenständer, Bücherregale, Schränke, Abstelltische in Sanitärräumen: Stühle 6. Bestimmung der Reinigungsintervalle die Festlegung der Reinigungsintervalle hängt von vielen Faktoren ab, z.b. Standort, Nutzung, Frequentierung, Bausubstanz, Jahreszeit, die DIN 77400 geht für Verwaltungs- und Büroräume sowie für Besprechungs- und Konferenzräume hinsichtlich der Reinigung des Fußbodens, der Schreibtischoberflächen und der Waschbecken von einer einmaligen Reinigung pro Woche aus die DIN 77400 geht für Sanitärräume hinsichtlich der Reinigung des Fußbodens, der Toiletten und der Waschbecken von einer arbeitstäglichen Reinigung pro Woche aus 20.01.2009 42
Schritt 3: Erstellung der Leistungsbeschreibung 3.5 Leistungsverzeichnis (eindeutige und erschöpfende Beschreibung) 7. Zugang zu den Reinigungsflächen zur Verschaffung eines jederzeitigen Zugangs ist der Auftraggeber jedoch jedenfalls dann nicht verpflichtet, wenn es sich bei dem Reinigungsobjekt um Unterkünfte handelt, die bekanntermaßen von Dritten bewohnt werden. Denn die Reinigung bewohnter Unterkünfte berührt u.a. auch die berechtigten Interessen der Bewohner an einem Schutz ihrer Privatsphäre und ihrer Vermögensgegenstände, die sie in den Unterkünften aufbewahren. Diese Interessen sind nach Treu und Glauben höher zu bewerten als das Interesse des Auftragnehmers an der möglichst effizienten Gestaltung seines Reinigungsplanes 8. Bestimmung von Nebenleistungen und Besonderen Leistungen Nebenleistungen sind Leistungen, die nicht gesondert vergütet werden, sondern in die Preise für die übrigen Leistungen einzukalkulieren sind Besondere Leistungen sind Leistungen, die unabhängig davon, ob sie in der Leistungsbeschreibung erwähnt sind oder nicht - gesondert zu bezahlen sind Muster: Richtlinien für Vergabe und Abrechnung im Gebäudereinigerhandwerk Stand April 2004, herausgegeben vom Bundesinnungsverband des Gebäudereiniger-Handwerks, 53129 Bonn (im Anhang beigefügt Ordner Muster- Abrechnung) 20.01.2009 43
Schritt 3: Erstellung der Leistungsbeschreibung 3.5 Leistungsverzeichnis (eindeutige und erschöpfende Beschreibung) 9. Festlegung von Richtwerten Die Festlegung von Richtleistungen, z.b. für Unterrichtsräume K5 in Höhe von 260 m²/h sowie des prozentualen Grenzwertes von ± 25% durch den Auftraggeber ist nicht vergaberechtsfehlerhaft. Der Richtwert ist mitbestimmend für die erreichbare Qualität der Reinigungsleistung. Der Auftraggeber bestimmt dabei allein das Maß an Qualität, das er von der Leistung erwarten will. Bei der Festlegung der für die Richtleistung maßgebenden Quadratmeterzahl pro Stunde durch den Auftraggeber kommt diesem ein Ermessen zu. Das heißt, die Festlegung kann nur darauf überprüft werden, ob ein fehlerhafter Sachverhalt, eine willkürliche Festlegung der Richtleistung erfolgt ist oder ein fehlerhaftes Vorgehen bei der Ermittlung des Richtwertes stattgefunden hat. Ausgehen kann die Vergabestelle von empfohlenen Richtwerten (vgl. die Hinweise in Ziffer 9). 20.01.2009 44
10. Musterleistungsbeschreibungen Schritt 3: Erstellung der Leistungsbeschreibung 3.5 Leistungsverzeichnis (eindeutige und erschöpfende Beschreibung) verschiedene Institutionen veröffentlichen Musterleistungsbeschreibungen, die im Anhang beigefügt sind (Ordner Musterausschreibungen): Ausschreibungsunterlagen Unterhalts- und Glasreinigung Stand April 2004, herausgegeben vom Bundesinnungsverband des Gebäudereiniger-Handwerks, 53129 Bonn Ausschreibungsunterlagen Altenheim-, Bau-, Glas- und Klinikreinigung, Unterhaltsreinigung Schulen, Unterhaltsreinigung Verwaltung Stand Februar 2005, herausgegeben vom Gütegemeinschaft Gebäudereinigung e.v., 73525 Schwäbisch Gmünd im Anhang beigefügt sind ebenfalls eine Ausschreibung der Stadt München, der Stadt Wilhelmshaven und sehr aktuell des Staatlichen Baumanagements Osnabrück-Emsland 20.01.2009 45
Schritt 3: Erstellung der Leistungsbeschreibung 3.6 Leistungsverzeichnis (keine Aufbürdung eines ungewöhnlichen Wagnisses) nach 8 Nr. 1 Abs. 3 VOL/A soll dem Auftragnehmer kein ungewöhnliches Wagnis aufgebürdet werden für Umstände und Ereignisse, auf die er keinen Einfluss hat und deren Einwirkung auf die Preise und Fristen er nicht im voraus schätzen kann eine Diskrepanz zwischen verbindlichen Leistungspflichten einerseits und unsicheren Vergütungsansprüchen andererseits bürdet dem Auftragnehmer ein ungewöhnliches Wagnis auf. Hat der Auftragnehmer selbst auf die Zahl der durchzuführenden Reinigungen keinerlei Einfluss und kann er für den Fall, dass der Auftraggeber keine oder nur sehr wenige Reinigungen abruft, trotz seines hohen Fixkostenanteils nicht mit einer Preisanpassung rechnen, weil nach den allgemeinen Angaben des Auftraggebers zum Mengengerüst eine Über- oder Unterschreitung der Stückzahlen keine Auswirkungen auf die Einheitspreise haben soll und die Einheitspreise so kalkuliert sein sollen, dass sie auch bei einer Unterschreitung des Auftragsvolumens pro Jahr oder des gesamten Auftragsvolumen des Vertrages auskömmlich sind, wird damit wird eine Preisanpassung nach 2 Nr. 3 VOL/B wegen Änderung in der Beschaffenheit der Leistung, wozu auch Änderungen des Beschaffungsbedarfs gehören können, ausgeschlossen. Eine solche Regelung verstößt gegen 8 Nr. 1 Abs. 3 VOL/A Rechtsprechungshinweis 10 20.01.2009 46
Schritt 3: Erstellung der Leistungsbeschreibung 3.7 Leistungsverzeichnis (Entscheidung über eine losweise Ausschreibung) 11. Losweise Ausschreibung ( 97 Abs. 3 GWB, 5 Nr. 1 VOL/A) das Gebot der losweisen Aufteilung eines Auftrages soll nach der Rechtsprechung kleine und mittelständische Unternehmen befähigen, Angebote abzugeben, zu deren Durchführung ihr Unternehmen - noch - in der Lage ist ein Anspruch auf Losaufteilung besteht nicht bereits dann, wenn sie technisch möglich ist. Die Bestimmung sieht vielmehr lediglich das Recht auf eine angemessene Berücksichtigung mittelständischer Interessen vor und zwar vornehmlich durch Aufteilung in Lose die Zahl und Größe der Lose muss sich nach der Rechtsprechung daran orientieren, dass sich tatsächlich kleine und mittlere Unternehmen um Teilaufträge bewerben können es gibt keinen Zwang zu gleichen Rahmenbedingungen für alle Lose (z.b. hinsichtlich der Reinigungsgröße oder der Reinigungsart) bei Reinigungsdienstleistungen muss der öffentliche Auftraggeber zumindest dann eine losweise Ausschreibung prüfen, wenn er z.b. mehrere Gebäude in einer Ausschreibung zusammenfasst oder ein sehr großes Gebäude ausschreibt Rechtsprechungshinweis 11 bei einer losweisen Ausschreibung muss der Begriff der Lose auch verwendet werden; eine Aufteilung der Leistung z.b. in einzelne Titel genügt dafür nicht Rechtsprechungshinweis 12 das Leistungsverzeichnis ist bei einer losweisen Ausschreibung entsprechend zu gliedern 20.01.2009 47
Schritt 3: Erstellung der Leistungsbeschreibung 3.8 Leistungsverzeichnis (Zulassung von Nebenangeboten) 12. Zulassung von Nebenangeboten die Zulassung von Nebenangeboten ist der Regelfall Nebenangebote können sowohl einen technischen als auch einen kaufmännischen Inhalt haben und insoweit auch bei der Ausschreibung von Reinigungsdienstleistungen von den Bietern gemacht werden basierend auf der Rechtsprechung des Europäschen Gerichtshofes vertritt die überwiegende Anzahl der Vergabekammern und Vergabesenate die Auffassung, dass der Auftraggeber bei Aufträgen, die nach dem Kriterium des wirtschaftlich günstigsten Angebot vergeben werden sollen, verpflichtet ist, in den Verdingungsunterlagen die technischen und kaufmännischen Mindestanforderungen zu erläutern, die berücksichtigungsfähige Nebenangebote erfüllen müssen. Macht die Vergabestelle dies nicht, kann ein Nebenangebot nicht gewertet werden. Diese Rechtsprechung ist sehr umstritten, da sie in der Konsequenz dazu führen kann, dass gerade innovative Nebenangebote nicht gewertet werden können. Sie ist aber je nach Sitz des Auftraggebers zu beachten! Eine Arbeitshilfe Mindestanforderungen bei Nebenangeboten allerdings aus dem Baubereich ist ebenfalls beigefügt (Ordner Vergabehandbücher). Die Arbeitshilfe kann relativ einfach auf den Reinigungsbereich umgeschrieben werden. 20.01.2009 48
Schritt 3: Erstellung der Leistungsbeschreibung 3.9 Umweltschutzforderungen im Leistungsverzeichnis 13. Umweltschutzforderungen nach dem neuen Vergaberecht ( 7a Nr. 5 Abs. 2 VOL/A) können die öffentlichen Auftraggeber Angaben über Umweltmanagementverfahren des Bieters verlangen (z.b. durch Bezug auf das EMAS-System). nach dem neuen europäischen Vergaberecht (Art. 26 Vergabekoordinierungsrichtlinie) können die öffentlichen Auftraggeber zusätzliche Bedingungen für die Ausführung des Auftrags vorschreiben, sofern diese mit dem Gemeinschaftsrecht vereinbar sind und in der Bekanntmachung oder in den Verdingungsunterlagen angegeben werden. Die Bedingungen für die Ausführung eines Auftrags können insbesondere soziale und umweltbezogene Aspekte betreffen nach dem neuen europäischen Vergaberecht (Art. 23 Vergabekoordinierungsrichtlinie) und 8a Nr. 3 VOL/A können Leistungs- oder Funktionsanforderungen in der Leistungsbeschreibung auch Umwelteigenschaften umfassen. Die Anforderungen sind jedoch so genau zu fassen, dass sie den Bietern ein klares Bild vom Auftragsgegenstand vermitteln und dem öffentlichen Auftraggeber die Erteilung des Zuschlags ermöglichen; schreiben öffentliche Auftraggeber umweltschutzbezogene Leistungs- oder Funktionsanforderungen in der Leistungsbeschreibung vor, so können die öffentlichen Auftraggeber unter bestimmten Bedingungen die detaillierten Spezifikationen oder gegebenenfalls Teile davon verwenden, die in europäischen, (pluri-)nationalen Umweltgütezeichen oder anderen Umweltgütezeichen definiert sind (Art. 23 Vergabekoordinierungsrichtlinie, 8a Nr. 3 VOL/A) nach dem neuen Vergaberecht ( 25a Nr. 1 Abs. 1 VOL/A) sind die Umwelteigenschaften ein zulässiges Zuschlagskriterium. 20.01.2009 49