PROTOS Vorbereitende Arbeiten Inhalt Dieses Dokument beschreibt, welche Daten Sie vor Inbetriebnahme der Projekt-Ressourcenplanungslösung PROTOS definieren müssen. Autor: AL, MZ Datum: 20.01.2015 Dokument Name: PROTOS_Master_Data Dokument Version: 1.3
Inhaltsverzeichnis Versionen... Fehler! Textmarke nicht definiert. Management Summary... 3 Einführung... 4 1 Organisationen & Rollen... 5 1.1 Organisationen... 5 1.2 Rollen... 5 1.3 Leistungsarten... 6 1.4 Verfügbarkeit... 6 1.5 Zusammenführen... 6 2 Weiteres... 7 2.1 Projekt-Status... 7 2.2 Projektgruppen... 7 2.3 Ist-Daten... 7 ICLIP AG Rev. 1.3/ 20.01.2015 Page 2 of 7
Management Summary Will eine Organisation die Projekt-Ressourcenplanungslösung PROTOS einführen, müssen zuerst einige Abklärungen gemacht werden. Aus diesen Abklärungen und Festlegungen resultieren die Stammdaten, auf welchen in PROTOS dann die Projekt-Ressourcenplanung gemacht wird. Es ist ratsam, diese Abklärungen vor Inbetriebnahme von PROTOS durchzuführen und die Stammdaten festzulegen. Das vorliegende Dokument soll Ihnen dabei helfen. ICLIP AG Rev. 1.3/ 20.01.2015 Page 3 of 7
Einführung Um die Festlegung der PROTOS- Masterdaten effizient und einfach durchführen zu können, müssen die Zusammenhänge des PROTOS-Modells bekannt sein. In PROTOS ist ein Mitarbeiter in einer Rolle einer Organisation zugewiesen (z.b. Mitarbeiter GRÜN oben), oder in mehreren Rollen (Mitarbeiter BLAU). Mitarbeiter können für mehrere Organisationen tätig sein (Mitarbeiter GELB), und Mitarbeiter sind mit einer bestimmten %-Zahl für eine Organisation verfügbar. Rollen wiederum sind einer Leistungsart zugewiesen. Die nachfolgenden Seiten erklären diese Zusammenhänge im Detail und zeigen Ihnen, worauf Sie bei der Festlegung dieser Daten achten müssen. Im Kapitel 1 Organisationen & Rollen werden Definitionen beschrieben, welche unbedingt vor der PROTOS- Inbetriebnahme analysiert und festgelegt werden müssen. Insbesondere die Festlegung der Rollen muss vor Inbetriebnahme durchdacht werden. Die im Kapitel 2 Weitere aufgeführten Stammdaten können auch während der Inbetriebnahme-Phase festgelegt werden. ICLIP AG Rev. 1.3/ 20.01.2015 Page 4 of 7
1 Organisationen & Rollen 1.1 Organisationen Wichtiges Element in PROTOS ist die Organisationseinheit. Bestimmen Sie, welche Ihrer Organisationseinheiten in PROTOS für die Ressourcenplanung abgebildet werden sollen. Beachten Sie dabei folgendes: - Organisationseinheit ist der Ressourcenpool: die Organisationseinheit dient im PROTOS-Modell als Ressourcen- Lieferant. Die Personen, welche in den Projekten mitarbeiten, sind immer einer Organisationseinheit zugewiesen. Sie wirken als Mitglied ihrer Organisationseinheit in den Projekten mit. - Aufbauorganisation abgebildet: die Organisationseinheiten repräsentieren in PROTOS die Aufbauorganisation. Ein Kästchen im Organigramm Ihrer Organisation entspricht einer Einheit in PROTOS. Es macht nur Sinn, Organisationseinheiten in PROTOS abzubilden, welche auch als Ressourcenlieferant zur Verfügung stehen sollen. - Keine Hierarchien: die Organisationseinheiten werden in PROTOS flach abgebildet. Alle Einheiten befinden sich auf der gleichen hierarchischen Ebene. Wohl aber kann die Ressourceninformation mehrerer Organisationseinheiten in PROTOS aggregiert dargestellt werden. - Organisationsverantwortlicher: das PROTOS-Modell beruht auf der Annahme, dass es für jede Organisationseinheit einen Verantwortlichen gibt. Dieser weist seine Mitarbeiter den Projekten zu. - Viele oder wenige? Je mehr Organisationseinheiten in PROTOS abgebildet werden, desto granularer können die Auswertungen gemacht werden. Desto grösser aber ist der Aufwand für die Pflege der Daten. Für eine kleine Organisation kann es sinnvoll sein, in PROTOS nur eine einzige Organisationseinheit anzulegen. 1.2 Rollen Rollen repräsentieren das Wissen und somit das Einsatzgebiet der Mitarbeiter in den Projekten. Definieren Sie, welche Rollen für die Ressourcenplanung in PROTOS verwendet werden sollen. Beachten Sie dabei folgendes: - Viele oder wenige? Es verhält sich wie bei den Organisationseinheiten: je mehr Rollen in PROTOS verwendet werden, desto granularer können die Auswertungen gemacht werden. Desto grösser aber ist der Pflegeaufwand. Speziell bei den Rollen hat die Vergangenheit gezeigt, dass beim Aufsetzen von PROTOS zu viele Rollen definiert und dann später wegen mangelnder Aussagekraft und ausuferndem Pflegeaufwand die Anzahl Rollen beschränkt werden muss. Für eine kleine Organisation kann es Sinn machen, nur zwei Rollen zu definieren (z.b. Projektleiter und Projektmitarbeiter ). Andererseits gilt zu bedenken, dass PROTOS einen rollenbasierten Forecast bietet ( Welche Rolle ist in den nächsten 12 Monaten überlastet?) - Rollenvergabe immer im Zusammenhang mit Organisationseinheiten: ein Mitarbeiter nimmt eine Rolle immer im Zusammenhang mit einer Organisationseinheit wahr. Ein Mitarbeiter ist nicht einfach Projektleiter, sondern z.b. Projektleiter für die Organisationseinheit 1. - Eine oder mehrere Rollen pro Mitarbeiter: jeder Mitarbeiter ist für eine bestimmte Organisation in mindestens einer Rolle tätig, es können aber auch mehrere Rollen sein. ICLIP AG Rev. 1.3/ 20.01.2015 Page 5 of 7
1.3 Leistungsarten Eine Leistungsart enthält eine oder mehrere Rollen. Eine Rolle ist eindeutig einer Leistungsart zugewiesen. Definieren Sie, welche Leistungsarten Sie verwenden wollen. Wenn für Sie im Zusammenhang mit der Projekt-Ressourcenplanung die Leistungsarten nicht relevant sind, dann definieren Sie eine Dummy - Leistungsart (z.b. Allgemein ). 1.4 Verfügbarkeit Als letztes Element fehlt noch die Verfügbarkeit. Wie oben erklärt, ist ein Mitarbeiter (in einer Rolle) einer Organisationseinheit zugewiesen. Wenn in PROTOS nichts anderes konfiguriert wird, steht der Mitarbeiter dieser Organisation zu 100% zur Verfügung. Das bedeutet, an jedem Arbeitstag (Montag Freitag) steht er acht Stunden für Projektarbeit zur Verfügung. Wichtig: diese Verfügbarkeit hat keinen Zusammenhang mit den Rollen eines Mitarbeiters, sondern nur mit der Organisation. Wenn ein Mitarbeiter für die Organisationseinheit 1 zu 100% zu Verfügung steht, dann ist es egal, ob er eine oder mehrere Rollen einnimmt, seine Verfügbarkeit ist 100% für diese Organisationseinheit. Verschiedenes kann Grund sein, anstelle des Default -Wertes von 100% eine andere Verfügbarkeit zu definieren: - Teilzeit: ein Mitarbeiter arbeitet Teilzeit (z.b. 80%) - Mehrere Organisationseinheiten: ein Mitarbeiter arbeitet für Organisationseinheit 1 zu 60%, für Organisationseinheit 2 zu 40% - Grundlasten : es kann sein, dass die Mitarbeiter nicht zu 100% für projektbezogene Arbeiten zur Verfügung stehen. Stehen die Mitarbeiter zum Beispiel nur zu 80% zur Verfügung (weil sie für die restlichen 20% andere Arbeiten wie Administration u.a. erledigen müssen), dann definieren Sie die Verfügbarkeit pro Mitarbeiter entsprechend. Sie können aber nicht-projektbezogenen Arbeiten auch als Projekte in PROTOS erfassen, und damit diese Arbeiten in die Ressourcenplanung mit-einbeziehen. In diesem Fall ist die Verfügbarkeit wieder anzupassen (z.b. als 100%-Verfügbarkeit). Beispiele für nicht-projektbezogene Arbeiten: Wartungsleistungen, Administration, Lehrlingsausbildung 1.5 Zusammenführen Das oben Besprochene wird nun zusammengeführt. Hierzu verwenden Sie am besten eine Tabelle mit folgenden Aufbau: Name, Vorname Organisationseinheit Verfügbarkeit (%) Rolle(n) Meier, Hans Abteilung A 100 Projektleiter DB-Spezialist Moser, Anna Abteilung A 80 Projektleiter Miller, Jack Abteilung A 40 DB-Spezialist Java-Spezialist Abteilung B 40 DB-Spezialist Die Leistungsart ist in dieser Tabelle nicht relevant, da diese immer den gleichen Bezug zu einer Rolle hat und unabhängig von Personen definiert wird. ICLIP AG Rev. 1.3/ 20.01.2015 Page 6 of 7
2 Weiteres 2.1 Projekt-Status Sie können beliebige Status festlegen, welche ein Projekt haben kann. Projekt-Status können sein: - Aktiv - Abgeschlossen - On hold - Nach diesen Status können in PROTOS die Projekte gesucht werden (z.b. Zeige mir alle Projekte mit Status aktiv ). 2.2 Projektgruppen In PROTOS können Projekte sogenannten Projektgruppen zugewiesen werden. Projektgruppen können sein: - Entwicklungsprojekte - Kundenprojekte - Prio 1 Projekte können keiner, einer oder mehrerer Gruppen zugehören. Diese Gruppen stehen bei der Projektsuche zur Verfügung (z.b. Zeige mir alle Prio1-Projekte ) 2.3 Ist-Daten Bekanntlich arbeitet PROTOS nicht nur mit Plan-Ressourcendaten, sondern auch mit Ist-Daten. Darunter versteht man die tatsächlich für ein Projekt erbrachten Leistungen. Nur wenn diese Ist-Daten vorhanden sind, können Plan-Ist-Vergleiche gemacht werden. Sobald Sie sich entschieden haben, auch die Ist-Daten in PROTOS abzubilden, müssen Sie festlegen, wie diese Daten ins PROTOS kommen sollen. Hierzu bestehen zwei Möglichkeiten: - Die Daten werden von den Projektmitarbeitern direkt in PROTOS erfasst. Dazu bietet PROTOS eine einfach zu bedienende Zeiterfassungs-Ansicht - Die Daten werden von einem Dritt-System (z.b. einem bereits bestehenden Zeiterfassungssystem) regelmässig ins PROTOS importiert. Hierzu bestehen in PROTOS geeignete Grundfunktionen, welche von ICLIP durch kundenspezifische Anpassungen erweitert werden können. ICLIP AG Rev. 1.3/ 20.01.2015 Page 7 of 7