Vorstellung ORGA-PLAN-A GmbH Inhalt: Wir über uns Buchhaltung Muster: Wirtschaftsplan Einzelabrechnung Referenzen Die richtige Verwalterwahl Checkliste zur Verwalterwahl Leistungsverzeichnis Verwalterpyramide Schlußbetrachtung wurde überreicht von: ORGA-PLAN-A GmbH Dipl.-Ing. Uwe Koglin Geschäftsführer 45134 Essen, Forsthausstr. 11 Telefon: 0201 / 85 49 349 Fax: 0201 / 85 49 350 Mobil: 0173 / 27 88 513 E-Mail: u.koglin@orgaplana.de Internet: www.orgaplana.de
Wir über uns Die ORGA-PLAN-A GmbH ging hervor aus der Hausverwaltung Koglin und wurde Anfang 1999 gegründet. Herr Koglin ist von Beruf Bauingenieur und Haus- und Grundstücksfachverwalter (IMI). Die Dienstleistungsbereiche unserer Gesellschaft stellen sich wie folgt dar: WEG - Verwaltung Mietverwaltung Bauleitung und Abrechnung Erkennen, Bewerten und Sanieren von Schimmelpilzschäden Das Know-how umfaßt ein breites Spektrum an individueller Betreuung, angepaßt an die Bedürfnisse kleinerer Gemeinschaften bis hin zur Verwaltung mittelgroßer und großer Wohneigentumsanlagen und Miethäusern. Die Teilnahme unserer Mitarbeiter an Weiterbildungsseminaren ist selbstverständlich. Daneben stehen spezifische Fachliteratur sowie aktuelle Publikationen zur Verfügung. Zur Unterstützung bei fachspezifischen Fragen bestehen Beratungsverhältnisse mit Rechtsanwälten, Gutachtern und Versicherungssachverständigen, die alle mit den besonderen Bedingungen der WEG-Verwaltung vertraut sind. Unsere Buchhaltung und das Mahnwesen laufen über die eigene EDV-Anlage unter Verwendung von Fachprogrammen. Dies ermöglicht eine übersichtliche und leicht prüfbare Auswertung aller Buchungsvorgänge sowie termingerechte Erstellung der Jahresabschlüsse auch für größere Wohnanlagen. Unser Verständnis von Professionalität setzt einen ständigen persönlichen Kontakt zu den Gemeinschaften bzw. zu den Beiräten und Eigentümern voraus. Gewährleistet wird dies durch regelmäßige Besuche der verwalteten Anlagen. Bitte setzen Sie sich mit uns in Verbindung, wenn Sie noch weitere Fragen zu unserer Arbeit und unseren Leistungen haben. Gern vereinbaren wir mit Ihnen einen Termin zum persönlichen Gespräch. ORGA-PLAN-A GmbH
Die richtige Verwalterwahl Wenn es gilt, für eine bestehende Eigentümergemeinschaft mit ihren spezifischen Gegebenheiten und Problemstellungen den geeigneten Verwalter zu finden, so sollte dabei folgendermaßen vorgegangen werden: 1. Ein Erwartungsprofil erstellen, das heißt die Gegebenheiten innerhalb der Gemeinschaft erfassen und daraus die Anforderungen an den Verwalter ableiten. 2. Verhandlungsgespräche mit dem/den in Frage kommenden Verwalter/n führen und die erhaltenen Informationen, Unterlagen etc. auswerten. 3. Eine Vorentscheidung fällen. 4. Beschlußfassung über die Wahl des Verwalters durch die Eigentümerversammlung erwirken. Eine ehrliche Situationsanalyse und die Festlegung der Anforderungen an den Verwalter sind unerläßlich und das nicht nur für die Vorbereitung einer Verwalterwahl; auch für den Erfolg der späteren Zusammenarbeit ist die Erkenntnis wichtig, ob es sich um eine Eigentümergemeinschaft mit geordneten Gesamtverhältnissen handelt oder ob sie in Einelbereichen erhebliche Verwaltungsmißstände aufweist. Ein professionell arbeitender Verwalter ist für jede Eigentümergemeinschaft wichtig, jedoch um so mehr je größer die Probleme einer Gemeinschaft sind. Wichtig ist auch die richtige Einschätzung eines ausgewogenen Preis-/Leistungsverhältnisses. Zwar besteht weitgehend Einigkeit darüber, daß die Verwaltung derart hoher materieller und immaterieller (Harmonie innerhalb der Gemeinschaft, Bewohner- bzw. Mieterniveau, allgemeiner Ruf des Anwesens etc.) Werte, wie sie Ihr Wohneigentum darstellt, in die Hände von qualifizierten Fachleuten gehört. Unklarheit herrscht jedoch darüber, welcher Preis dafür angemessen ist. Ein billiger Verwalter kann eine Eigentümergemeinschaft teuer zu stehen kommen. Bei der Verwaltersuche sollten Sie sich daher nicht an den niedrigsten Verwaltergebühren orientieren; richten Sie Ihr Augenmerk vielmehr auf Qualität zu einem fairen Preis.
Checkliste zur Verwalterwahl keine geringe mittlere große sehr große I. Gegebenheiten 1. Es bestehen Probleme im Bereich... Abrechnung, Vermögensverwaltung Technik Allgemeine Verwaltungstätigkeit Eigentümergemeinschaft (Differenzen, Disharmonie) Versicherungswesen, Recht Sonstiges, z.b. 2. Unterstützung des Verwalters ist gewährleistet durch... den Verwaltungsbeirat die Miteigentümer II. Anforderungen an den Verwalter / Erwartungen 1. Besondere Fähigkeiten sind nötig im Bereich... Abrechnung, Vermögensverwaltung Technik Allgemeine Verwaltungstätigkeit Eigentümergemeinschaft (Differenzen, Disharmonie) Versicherungswesen, Recht Sonstiges, z.b. 2. Besonders wichtig für die Gemeinschaft... die fachliche Qualifikation des Verwalters die Größe und Bonität der Verwaltungsgesellschaft die EDV-Buchhaltung und -Abrechnung die Preisgestaltung das Durchsetzungsvermögen des Verwalters die räumliche Nähe / örtl. Präsenz des Verwalters Sonstiges, z.b.
Zu den Buchungsunterlagen Hier stellen wir Ihnen die buchhalterischen Unterlagen vor, die Sie als Eigentümer bzw. Miteigentümer einer von der ORGA-PLAN-A GmbH verwalteten Wohnanlage regelmäßig erhalten werden bzw. jederzeit in unserem Büro einsehen können. Dazu gehören Gesamt- und Einzelwirtschaftsplan Gesamt- und Einzelabrechnung Einnahmen-/Ausgabenrechnung Vermögensübersicht als die beiden Bestandteile der Gesamtabrechnung Betriebskostenabrechnung ( für Vermieter ) Die Einnahmen-/Ausgabenrechnung enthält die geleisteten Einnahmen und die angefallenen Ausgaben der WEG. Sie ist Grundlage der Gesamt- und der Einzelabrechnung und ist auch für nicht kaufmännisch vorgebildete Personen leicht nachvollziehbar. Aus der Vermögensübersicht ersehen Sie die Endbestände aller Vermögenskonten. Sie gibt Auskunft über alle Forderungen und Verbindlichkeiten der Gemeinschaft zum Abrechnungsstichtag. Hier kann der Eigentümer die Geldbestände der WEG nachvollziehen bzw. prüfen. Mit Ihrer Einzelabrechnung erhalten Sie einen Vergleich zwischen den von Ihnen für das abgelaufene Wirtschaftsjahr geleisteten Hausgeldzahlungen und den tatsächlichen angefallenen und entsprechend den gültigen Verteilungsschlüsseln auf Ihr Wohneigentum umgelegten Kosten. Der Wirtschaftsplan für das kommende Wirtschaftsjahr wird Ihnen in der Regel mit der Jahresabrechnung zugesandt. Er basiert im wesentlichen auf den Ist-Werten der Kosten des vergangenen Wirtschaftsjahres zuzüglich eines Aufschlages in Höhe der erwarteten (Kosten-) Entwicklung der einzelnen Positionen für das betreffende Jahr. Großen Wert legen wir darauf, unabhängig gesetzlicher Bestimmungen, daß die Abrechnung, bevor sie unser Haus verläßt, von einem oder mehreren Mitgliedern Ihrer Eigentümergemeinschaft, i.d.r. der Beirat, geprüft wird. Anhand der Prüfung der Jahresabrechnung läßt sich neben der buchhalterischen Korrektheit auch die Leistung des Verwalters würdigen. Hat er - oder sie - sich bemüht, kosten- günstig für die Gemeinschaft zu operieren; wurden Angebote eingeholt und verglichen wo immer es erforderlich war; macht die Arbeit insgesamt, wo sie sich in Zahlen niederschlägt, einen ordnungsgemäßen Eindruck. Sie sehen: WIR SPIELEN MIT OFFENEN KARTEN!
Gesamt-Wirtschaftsplan für die Zeit Objekt: Musterstraße 1 vom 01.01.2007 bis 31.12.2007 Musterstraße 1 Ort Anzahl Einheiten: 7,00 Anzahl Eigentumsanteile: 0,00 Anzahl Personen: 0,00 Wohnfläche gesamt: 366,80 Nutzfläche gesamt: 396,20 Abrechnungskonto Abrechnung Alter W.-Plan Differenz Vorschlag Differenz Vorjahr Vorjahr Abr./W.-Jahr EURO Vorjahr/Abr. Ausgaben Heizung 4801,48 4815,00-13,52 4800,00-1,48 Wasser 1058,89 1100,00-41,11 1100,00 41,11 Abwasser 1031,68 1031,68 0,00 1157,80 126,12 Müllabfuhr 506,40 506,40 0,00 506,40 - Straßenreinigung 100,80 100,80 0,00 100,80 - Gebäude- u. Haftpflichtversicherung 915,62 900,00 15,62 920,00 4,38 Kabelfernsehen 564,18 565,00-0,82 565,00 0,82 Treppenhausreinigung 1173,79 1300,00-126,21 1300,00 126,21 Berufsgenossenschaft 83,17 85,00-1,83 85,00 1,83 Allgemein Strom 102,30 75,00 27,30 100,00-2,30 Strom Waschküche 288,49 240,00 48,49 240,00-48,49 Gartenpflege 650,00 800,00-150,00 600,00-50,00 Reparaturen 289,68 500,00-210,32 500,00 210,32 Kontoführungsgebühren 87,73 130,00-42,27 90,00 2,27 Winterdienst 20,35 0,00 20,35 135,00 114,65 Verwaltergebühren Wohnungen Verwaltergebühren Garagen Zwischensumme: 11674,56 12148,88-474,32 12.200,00 525,44 Ausgaben (Rücklage) Instandhaltung/Rücklage 2928,00 2928,00-2.928,00 - Zwischensumme: 2928,00 2928,00-2.928,00 - Summe insgesammt: 14602,56 15076,88-474,32 15.128,00 525,44 Einverstanden: Verwaltungsbeirat: Ort, Datum: Seite 1
Einzel-Wirtschaftsplan für die Zeit Objekt: Musterstraße 1 vom 01.01.2007 bis 31.12.2007 Musterstraße 1 Ort Einheit: WG 1/02 Verwalter: ORGA-PLAN-A GmbH Herr und Frau Mustermann Forsthausstr. 11 45134 Essen Musterstraße 1 12345 Musterstadt Abrechnungskonto Umlageart Umlagewert Umlagewert Betrag Betrag gesamt anteilig gesamt anteilig Ausgaben Heizung gesond. Abrechnung 4.800,00 900,00 Wasser Fläche 366,80 79,00 1.100,00 236,91 Abwasser Fläche 366,80 79,00 1.157,80 249,36 Müllabfuhr Fläche 366,80 79,00 506,40 109,07 Straßenreinigung Fläche 396,20 79,00 100,80 20,10 Gebäude- u. Haftpflichtversicherung Fläche 396,20 79,00 920,00 183,44 Kabelfernsehen Einheiten 7,00 1,00 565,00 80,71 Treppenhausreinigung Einheiten 7,00 1,00 1.300,00 185,71 Berufsgenossenschaft Einheiten 7,00 1,00 85,00 12,14 Allgemein Strom Fläche 396,20 79,00 100,00 19,94 Strom Waschküche Fläche 396,20 79,00 240,00 47,85 Gartenpflege Fläche 396,20 79,00 600,00 119,64 Reparaturen Fläche 396,20 79,00 500,00 99,70 Kontoführungsgebühren Fläche 396,20 79,00 90,00 17,95 Winterdienst Einheiten 7,00 1,00 135,00 19,29 Verwaltergebühren Wohnungen Einheiten 7,00 1,00 - - Verwaltergebühren Garagen Einheiten 4,00 0,00 - - Zwischensumme: 12.200,00 2.301,81 Ausgaben (Rücklage) Instandhaltung/Rücklage Fläche 396,20 79,00 2.928,00 583,83 Zwischensumme: 2.928,00 583,83 Umzulegende Gesamtkosten: 15.128,00 2.885,64 Wirtschaftsplan-Zeitraum: 12 Monate Zahlung / Monat ( genau ): 240,47 Monatliche Zahlung ( gerundet ): 241,00
Gesamt - Jahresabrechnung Objekt: Musterstraße 1 vom 01.01.2006 bis 31.12.2006 Musterstraße 1 Ort Anzahl Einheiten: 7,00 Anzahl Eigentumsanteile: 0,00 Anzahl Personen: 0,00 Wohnfläche gesamt: 366,80 Nutzfläche gesamt: 396,20 Abrechnungskonto Abrechnung Wirtschafts- Differenz Ausgaben Differenz Vorjahr plan Abr./Vorj.-Jahr EURO Abr./W.-Plan Ausgaben Heizung 4.650,53 4.815,00 150,95 4.801,48-13,52 Wasser 950,56 1.100,00 108,33 1.058,89-41,11 Abwasser 989,65 1.031,68 42,03 1.031,68 - Müllabfuhr 498,56 506,40 7,84 506,40 - Straßenreinigung 100,80 100,80-100,80 - Gebäude- u. Haftpflichtversicherung 906,57 900,00 9,05 915,62 15,62 Kabelfernsehen 564,18 565,00-564,18-0,82 Treppenhausreinigung 1.465,78 1.300,00-291,99 1.173,79-126,21 Berufsgenossenschaft - 85,00 83,17 83,17-1,83 Allgemein Strom 73,12 75,00 29,18 102,30 27,30 Strom Waschküche 225,45 240,00 63,04 288,49 48,49 Gartenpflege 725,13 800,00-75,13 650,00-150,00 Reparaturen 312,56 500,00-22,88 289,68-210,32 Kontoführungsgebühren 124,56 130,00-36,83 87,73-42,27 Winterdienst - - 20,35 20,35 Verwaltergebühren Wohnungen Verwaltergebühren Garagen Zwischensumme: 11.587,45 12.148,88 66,76 11.674,56-474,32 Ausgaben (Rücklage) Instandhaltung/Rücklage 2.928,00 2.928,00-2.928,00 - Zwischensumme: 2.928,00 2.928,00-2.928,00 - Summe insgesammt: 14.515,45 15.076,88 66,76 14.602,56-474,32 Einverstanden: Verwaltungsbeirat: Ort, Datum: Informationen zur Jahresabrechnung
Entwicklung der Rücklagen Objekt: Musterstraße 1 Zeitraum: 01.01.2006 bis 31.12.2006 365 Tage Aufstellung der Bewegungen Zuweisung zur Rücklage 2.928,00 Zinserträge 133,85 Zinsabschlagssteuer -40,16 Solidaritätszuschlag -2,19 Entnahme Rücklage (Anschaffung Trockner,Gartenumgestaltung, Treppenhaus) -6.324,17 Summe Bewegungen -3.304,67 Vortrag zum 01.01.2006 25.306,37 Instandhaltungsrücklage am 31.12.2006 22.001,70 Zusammenfassung: Konten, Forderungen und Verbindlichkeiten Stand Girokonto am 31.12.2006 5.815,11 Stand Sparkonto am 31.12.2006 21.955,95 Abrechnungsstand zum 31.12.2006-1.683,82 Abgrenzung (Rechnung Brunata 2006 in 2007): -238,64 Abgrenzung (Gartengestaltung 2006 in 2007): -1.740,00 Abgrenzung (Sanierung Treppenhaus 2006 in 2007): -2.106,90 22.001,70
Einzel - Jahresabrechnung Objekt: Musterstraße 1 vom 01.01.2006 bis 31.12.2006 Musterstraße 1 Ort Einheit: WG 1/02 Verwalter: ORGA-PLAN-A GmbH Herr und Frau Mustermann Forsthausstr. 11 45134 Essen Musterstraße 1 12345 Musterstadt Abrechnungskonto Umlageart Umlagewert Umlagewert Betrag Betrag gesamt anteilig gesamt anteilig Ausgaben Heizung gesond. Abrechnung 4.801,48 903,96 Wasser Fläche 366,80 79,00 1.058,89 228,06 Abwasser Fläche 366,80 79,00 1.031,68 222,20 Müllabfuhr Fläche 366,80 79,00 506,40 109,07 Straßenreinigung Fläche 396,20 79,00 100,80 20,10 Gebäude- u. Haftpflichtversicherung Fläche 396,20 79,00 915,62 182,57 Kabelfernsehen Einheiten 7,00 1,00 564,18 80,60 Treppenhausreinigung Einheiten 7,00 1,00 1.173,79 167,68 Berufsgenossenschaft Einheiten 7,00 1,00 83,17 11,88 Allgemein Strom Fläche 396,20 79,00 102,30 20,40 Strom Waschküche Fläche 396,20 79,00 288,49 57,52 Gartenpflege Fläche 396,20 79,00 650,00 129,61 Reparaturen Fläche 396,20 79,00 289,68 57,76 Kontoführungsgebühren Fläche 396,20 79,00 87,73 17,49 Winterdienst Einheiten 7,00 1,00 20,35 2,91 Verwaltergebühren Wohnungen Einheiten 7,00 1,00 - - Verwaltergebühren Garagen Einheiten 4,00 0,00 - - Zwischensumme: 11.674,56 2.211,80 Ausgaben (Rücklage) Instandhaltung/Rücklage Fläche 396,20 79,00 2.928,00 583,83 Zwischensumme: 2.928,00 583,83 Umzulegende Gesamtkosten: 14.602,56 2.795,63 WEG Gesamt EURO Ihre Zahlung Vorauszahlungen: 16.896,00 2.844,00 Ergebnis Ihrer Abrechnung: Guthaben 48,37 Informationen zur Jahresabrechnung
Entwicklung der Rücklagen Objekt: Musterstraße 1 Zeitraum: 01.01.2006 bis 31.12.2006 365 Tage Aufstellung der Bewegungen Zuweisung zur Rücklage 2.928,00 Zinserträge 133,85 Zinsabschlagssteuer -40,16 Solidaritätszuschlag -2,19 Entnahme Rücklage (Anschaffung Trockner,Gartenumgestaltung, Treppenhaus) -6.324,17 Summe Bewegungen -3.304,67 Vortrag zum 01.01.2006 25.306,37 Instandhaltungsrücklage am 31.12.2006 22.001,70 Rücklagenanteile Ihr rechnerischer Anteil zum 31.12.2006 4.387,01 Ihr rechnerischer Anteil von Zuweisung zur Rücklage zum 31.12.2006 583,83 Ihr rechnerischer Anteil von Zinserträge zum 31.12.2006 26,69 * Ihr rechnerischer Anteil von Zinsabschlagssteuer zum 31.12.2006-8,01 ** Ihr rechnerischer Anteil von Solidaritätszuschlag zum 31.12.2006-0,44 ** Ihr rechnerischer Anteil von Entnahme der Rücklage zum 31.12.006-1.261,00 ** * Beträge sind steuerpflichtig ** Beträge sind steuerlich abzugsfähig Bescheinigung des Verwalters über anteilige Lohnaufwendungen zur Vorlage bei dem Finanzamt Objekt: Musterstraße 1 Ort: 12345 Musterstadt
Wohnung-Nr.: Eigentümer: Musterstraße 1 Herr und Frau Mustermann Abrechnungszeitraum: vom 01.01.2006 bis 31.12.2006 Im vorstehenden Abrechnungszeitraum entstandene anteilige Lohnkosten: Kostenart Lohnkosten Verteilerschlüssel Anteil Anteil EUR gesamt EUR 1. Beschäftigungsverhältnisse - Geringverdiener (Minijob) Treppenhausreinigung 1.056,41 Einheiten 1,00 150,92 2. Dienst- und Handwerkerleistungen a) Hausmeister nicht vorhanden b) Instandhaltung und Instandsetzung 986,75 Fläche 79,000 196,75 Mit freundlichen Grüßen ORGA-PLAN-A GmbH Uwe Koglin Diese Bescheinigung wurde maschinell erstellt und gilt ohne Unterschrift.
Schlußbetrachtung "Es gibt kaum etwas auf dieser Welt, das nicht irgend jemand ein wenig schlechter machen und etwas billiger verkaufen könnte. Und die Menschen, die sich nur am Preis orientieren, werden die gerechte Beute solcher Machenschaften. Es ist unklug, zu viel zu bezahlen, aber es noch schlechter, zu wenig zu bezahlen. Wenn Sie zuviel bezahlen, verlieren Sie etwas mehr Geld, das ist alles. Wenn Sie dagegen zu wenig bezahlen, verlieren Sie manchmal alles, da der gekaufte Gegenstand die ihm zugedachte Aufgabe nicht erfüllen kann. Das Gesetz der Wirtschaft verbietet es, für wenig Geld viel Wert zu erhalten. Nehmen Sie das niedrigste Angebot an, müssen Sie für das Risiko, das Sie eingehen, etwas hinzurechnen. Und wenn Sie das tun, dann haben Sie auch genug Geld, um für etwas Besseres zu bezahlen" (John Ruskin, englischer Sozialreformer 1819 1900)
Was tut der Verwalter? Der ehemalige Bundesminister für Raumordnung, Bauwesen und Städtebau, Dr. Oscar Schneider, hat das Berufsbild des Verwalters treffend formuliert: "Der Verwalter hat eine Vielzahl von Aufgaben zu bewältigen. Er hat für bestimmte Angelegenheiten kraft Gesetz die Stellung eines Vertreters der Eigentümergemeinschaft, er leitet die Wohnungseigentümerversammlung, er ist verantwortlich für die Durchführung der Beschlüsse der Wohnungseigentümer, für die Durchführung der Hausordnung und für die immer wichtiger Wirtschaftsplan gewordene ordnungsgemäße Instandhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums. Hausgeldabrechnung Eigentümerversammlung Rund- Die Vielfalt dieser Aufgaben erfordert Qualifikation und Erfahrung Das sieht der Eigentümer: schreiben Aushänge auf den verschiedensten Gebieten. Dies reicht von rechtlichen bis Mitarbeiter bei Anwesenheit hinzu technischen Fragen. Dies erfordert auch sehr viel an in der Wohnanlage Individuelle psychologischem Einfühlungsvermögen, an Verhandlungsgeschick, um die Interessen der verschiedenen Wohnungseigentümer möglichst auf einen Nenner zu bringen. Der Verwalter ist schließlich auch der Mittler im oft schwierigen Spannungsfeld zwischen Eigentümer und Mieter." Leistungen wie Beratung / Information / Mitwirkung bei Wohnungsverkäufen Veranlassen von Instandhaltungs- u. Instandsetzungsmaßnahmen (Preisanfragen, Ausschreibungen, Einen etwas tieferen Einblick in die Verwalterleistung erhalten Verwaltungsbeiräte: Erstellen von Preisspiegeln, Beratung, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle) Belegprüfung Vorbereiten der Eigentümerversammlungen Ortstermine Beiratsgespräche Korrespondenz und Verträge Maßnahmen zur Einhaltung der Hausordnung Mahnwesen bei Zahlungsverzug von Hausgeld Diese Leistungen sieht der Eigentümer nicht: Kaufmännische Leistungen Verbuchen sämtlicher Geldein- u. ausgänge Monatliche Sollstellung von Hausgeldbeiträgen Bearbeiten von Lastschriftbuchungen Überwachen von Zahlungseingängen Mahnen, ggf. Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand Verwalten und Disponieren von Geldmitteln auf Girokonten, Festgeldu. Sparkonten Rechnungskontrolle Anweisen und Veranlassen von Zahlungen Bearbeiten von Gehaltszahlungen einschl. Lohnbuchhaltung Errechnen u. Abführen von Lohnsteuer, Sozialabgaben, vermögenswirksame Leistung Erstellen der erforderlichen Meldungen an Finanzamt Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, Berufsgenossensch. Errechnen u. Anfordern von beschlossenen Sonderumlagen Erstellen von Wirtschaftsplänen, Abrechnungen Veranlassen von Heizkostenabrechnungen Erfassen von Verbrauchswerten (Heizölbestand, Wasser-/Stromverbrauch) Kennen u. Beachten von Lohn- / Einkommenssteuer- / Umsatzsteuergesetz, Abgabenverordnung, Grundgesetz etc.) Technische Leistungen Vorbereiten u. Veranlassen von Handwerkerangeboten, Ausschreibungen, Angebotsspiegeln Nachhalten von Terminen (Angeboten, Auftragsausführung, Mängelrügen, Gewährleistungsansprüchen) Einweisen u. Einarbeiten der Hausmeister Beschaffen öffentlich-rechtlicher Genehmigungen (Antenne) Abschluß von Wartungs- u. Versicherungsverträgen (Gebäude-, Gewässerschutz-, Glasbruch-, Haftpflichtversicherung, Aufzug-, Heizungs-, Pumpen- u. Feuerlöschwartung) Vorbereiten u. Organisieren von TÜV-, Brandschutz-, Blitzschutzprüfungen (Aufzug, Öltank, Tiefgaragenlüftung, Rolltor, Heizung, Feuerlöscher etc.) Bearbeiten von Schlüsselbestellungen u. Schadensmeldungen bei Versicherungsfällen (z.b. Rohrbruch) einschl. Veranlassen der Schadensbeseitigung durch Handwerker u. Abrechnen mit Versicherung Vergeben/Überwachen von Instandsetzungs- u. Instandhaltungsmaßnahmen einschl. Abrechnen Beauftragen von Sachverständigen Kennen u. Beachten von z.b. AGB, BGB, WEG, Landesbauordnung, Druckbehälterverordnung, Orts-, Baumsatzung, Heizkostenverordnung, Heizanlagenverordnung, Feuerungsanlagenverordnung einschl. der Durchführungsbestimmungen Allgemeine Verwaltung Korrespondenz mit Eigentümern Verhandeln mit Behörden, Eigentümern, Hausmeistern, Lieferanten Bearbeiten von Beschwerden, Verstößen gegen die Hausordnung Maßnahmen zur Fristwahrung oder zum Abwenden von Rechtsnachteilen für die Gemeinschaft Beraten von Eigentümern, Hausmeistern Abschluß von Verträgen (Wartungs-, Versicherungs-, Dienstleistungs-, Lieferverträge etc.) Terminabstimmung, Saalbestellung, Erstellen von Tagesordnung u. Beschlußentwürfen zur gentümerversammlung Erstellen der Beschlußniederschrift, einschl. Versenden an alle Eigentümer Mitwirken bei Gerichtsterminen, Beschlußanfechtunge Hausgeldklagen Erteilen von Genehmigungen (Tel., Veräußerungen, Vermietungen, gewerbl. Nutzung) Ausbilden von eigenem Personal u. Angestellten der Gemeinschaft (Hausmeister) Kennen u. Beachten von z.b. WEG, BGB, HGB, Erbbaurechtsverordnung, Grundbuchverordnung, Zwangsversteigerungsgesetz, FGG, Konkursordnung, Nachbarschaftsrecht.