Protokoll der Fragen von den Lexware vor Ort-Veranstaltungen 2015 Fragen im Plenum Veranstaltung von bis 20.11.2015 Lexware vor Ort Ludwigsburg 10:00 12:00 und 14:00 16:00 24.11.2015 Lexware vor Ort Tiefenbronn 10:00 12:00 und 14:30 16:30 27.11.2015 Lexware vor Ort Bretten 15:00 17:00 03.12.2015 Lexware vor Ort Kandel 15:00 17:00 04.12.2015 Lexware vor Ort Althengstett 15:00 17:00 Thema: Krankenkassen Frage 1: Was beinhaltet die Funktion eservice Personal? Vorteile Wenn Sie Lexware eservice personal nutzen, stellen Sie sicher, dass Sie jederzeit mit aktuellen Krankenkassendaten abrechnen. Beim Start von Lexware lohn+gehalt prüft Lexware eservice personal täglich, ob die Angaben zu den Erstattungssätzen noch aktuell sind. Sie erhalten automatisch alle Krankenkassenänderungen. Zusätzlich zu den Umlagesätzen werden Ihnen auch die satzungsabhängigen Angaben zur Erstattungshöchstgrenze und zur Erstattung SV-Arbeitgeber-Anteil übertragen. Bei der Neuanlage einer Krankenkasse überträgt Lexware eservice personal automatisch die aktuellen Krankenkassendaten. Sie müssen diese nur noch in den 'Krankenkassenangaben allgemein' speichern. Alle diese Daten können Sie einfach per Mausklick in Lexware lohn+gehalt übernehmen. Außerdem bringt Ihnen Lexware eservice personal sekundenschnell alles Wissenswerte über Nachrichten, Terminvermerke und verschiedene Dokumente rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Frage 2: Wie funktioniert die Einstellung, wenn man kein Interesse am eservice hat und dadurch das Abfragefenster nicht mehr erscheinen soll? Klicken Sie auf Extras eservice personal, dann erscheint eine Maske, in der Sie ankreuzen können, dass Sie eservice personal nicht nutzen möchten. Dann erscheint auch keine weitere Abfrage. L:\Kooperationen\Lexware\LexvorOrt 2015\Teilnehmer-Unterlagen\Protokoll Fragen und Antworten 2015.docx Seite 1 von 9
Frage 3: Wie hoch sind die Kosten? Möchten Sie eservice personal hingegen nutzen, so können Sie vier Wochen lang unverbindlich testen und die Nutzung pro Jahr kostet 65,89 EUR (bei jährlicher Zahlweise), alternativ pro Monat 6,99 EUR. Thema: Lexware mobile Frage 4: Handelt es sich bei Lexware mobile um eine App und mit welchen Geräten ist dies möglich? Bei Lexware mobile handelt es sich um eine Browser-Applikation, die komplett herstellerunabhängig ist. Somit funktioniert Lexware mobile mit jedem mobilen Gerät mit aktuellem Browser, sei es ein Tablet, ein beliebiges Smartphone oder ein Notebook. Frage 5: Können Rechnungen über Lexware mobile erfasst werden? Nein, noch nicht. Ab Frühjahr 2016 können aber Angebote und Auftragsbestätigungen vorerfasst werden, die dann via ecommerce-schnittstelle in Lexware finalisiert werden. L:\Kooperationen\Lexware\LexvorOrt 2015\Teilnehmer-Unterlagen\Protokoll Fragen und Antworten 2015.docx Seite 2 von 9
Thema: Beleg- und Notizfunktion Frage 6: Wie erscheint im Journal oder in der Sachkontenansicht ein gespeicherter Beleg und wie kann ich diesen dann direkt dort abrufen? Am einfachsten kann man sich über die Listeneinstellungen die Spalten Beleg und Notiz ins Journal einblenden. Dann kann man mit einem einfachen Klick auf das B oder das N den Beleg bzw. die Notiz ansehen. Anm.: Nur bei blau hervorgehobenen Buchungen sind welche hinterlegt. Frage 7: Ist eine hinterlegte Notiz durch den Steuerprüfer lesbar? Nein, Notizen werden nicht in den Betriebsprüferexport aufgenommen. Frage 8: Gibt es eine Möglichkeit, dass ich mehrere Sachkonten und/oder mehrere Kreditoren, Debitoren öffnen kann? Es ist standardmäßig nicht vorgesehen, aber man kann z.b. ab der pro-version einen virtuellen Desktop (Hyper-V) installieren, mit dem man dann zwei Lexware-Programme auf einem Rechner gleichzeitig offen haben kann (theoretisch auch noch mehr). Technisch ist es kein großer Aufwand. Frage 9: Ist das auch in der Plus Version möglich? Nein, da die virtuellen Desktops eigene Betriebssysteme starten, benötigt man mindestens die pro-version. Frage 10: Wie müssen eingescannte Belege oder Notizen abgelegt werden, damit Sie bei einer Datensicherung mitgesichert werden? Die Notizen werden immer mitgesichert, bei den Belegen wird nur der Verweis auf die Belegdatei gespeichert. Man kann die Belege in einem Unterordner des Formular-Pfads speichern. Dieser Ordner und seine Unterordner werden bei einer Datensicherung ebenfalls mitgesichert. Diesen Pfad findet man mithilfe von? Info Frage 11: Gibt es Neuerungen bei dem Zahlungsverkehrsmodul? Nein, aktuell sind im Zahlungsverkehrsmodul keine Neuerungen bekannt. L:\Kooperationen\Lexware\LexvorOrt 2015\Teilnehmer-Unterlagen\Protokoll Fragen und Antworten 2015.docx Seite 3 von 9
Thema: GoBD Frage 12: Ist die Aufbewahrung von elektronischen Belegen grundsätzlich Pflicht? Die GoBD sind für Veranlagungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen und betreffen grundsätzlich alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften i. S. d. 5 EStG, 4 Abs. 1 EStG sowie Einnahmen-Überschuss-Rechner, soweit diese ihre unternehmerischen Prozesse IT-gestützt abbilden und ihren Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten in elektronischer Form nachkommen. Im Ergebnis dürfte damit die gesamte deutsche Unternehmenslandschaft betroffen sein. Als Verwaltungsanweisung stellen die GoBD eine Meinungsäußerung des Ministeriums dar, die gegenüber den nachgeordneten Dienststellen Verbindlichkeitscharakter hat. Frage 13: Was passiert, wenn man die digitale Archivierung nicht ausführt? Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit rechtfertigt es nicht, dass Grundprinzipien der Ordnungsmäßigkeit verletzt und die Zwecke der Buchführung erheblich gefährdet werden. Insbesondere muss der Steuerpflichtige die zur Vermeidung einer solchen Gefährdung erforderlichen Kosten aufbringen. Frage 14: Welches Archiv können Sie uns für die Archivierung elektronischer Dokumente empfehlen? Wir verwenden ein Produkt von der Freiburger Firma NetControl, die mit dem StarFinder ein entsprechend zertifiziertes, günstiges und sehr übersichtliches Programm (i. V. m. einer schnellen Einzugs-Scanner-Lösung) im Portfolio haben. Gerne können wir Ihnen hierzu Informationen zukommen lassen. Frage 15: Wann muss die E-Mail zusätzlich zur Rechnung mit archiviert werden oder kann man eine E-Rechnung oder eine E-Mail ausdrucken und dann als papierhaften Beleg aufbewahren? Eine E-Mail muss elektronisch archiviert werden, wenn der Textinhalt der Mail bereits einen Geschäftsbrief darstellt, also Zahlungsbedingungen, AGB oder ähnliches enthält. Analog gilt dies übrigens auch für Social Media-Inhalte wie Facebook, XING etc., wenn darüber geschäftl. Kommunikation durchgeführt wird. Enthält die E-Mail nur einen Hinweis auf die im Anhang enthaltene PDF-Datei, so wird die E-Mail wie ein Umschlag behandelt, der ja in Papierform auch nicht aufbewahrt werden muss. Frage 16: Warum kann das nicht über Lexware abgedeckt werden? Weil das Thema das ganze Unternehmen betrifft und nicht singulär in einer Software behandelt werden kann. Es betrifft die Unternehmensstrategie und die Arbeitsprozesse im L:\Kooperationen\Lexware\LexvorOrt 2015\Teilnehmer-Unterlagen\Protokoll Fragen und Antworten 2015.docx Seite 4 von 9
Unternehmen und liegt daher in der Verantwortung des Unternehmers und nicht in der Verantwortung einer einzelnen Software. Thema: dakota 6.2 Frage 17: Wann ist der beste Zeitpunkt für die Installation von dakota 6.2? Am besten direkt während der Installation der neuen 2016er-Version bzw. beim ersten Start des Programms den Menüpunkt Extras Dakota Dakota einrichten aufrufen, dann erfolgt spätestens die Installation. Thema: UL-Cloud Frage 18: Wo steht der Server? Der Server steht in einem Rechenzentrum in der Nähe von Karlsruhe und unterliegt somit den deutschen Datenschutzgesetzen und Sicherheitsrichtlinien. Frage 19: Wie viel Speicherkapazität steht zur Verfügung und wie hoch ist die Festplattengröße? Bei unserem Beispielangebot nutzt der Server zwei virtuelle Prozessoren, hat 4 GB RAM und nutzt 60 GB Speicherplatzvolumen. Diese Größen sind aber dynamisch anpassbar. Frage 20: Kann ich saisonal die Speicherkapazitäten ändern? Ja, das ist der Vorteil eines solchen dynamischen Cloud-Servers. Man kann die Anzahl der Lizenzen und die benötigten Ressourcen monatsweise an den Bedarf anpassen. Thema: ecommerce Frage 21: Was für Shop-Systeme gibt es und was für passende Schnittstellen gibt es dafür? Es gibt für viele unterschiedliche Shop-Systeme Schnittstellen zu Lexware. Die von Lexware bereitgestellte Sync4-Schnittstelle ist nur ein Beispiel für eine Schnittstelle zu einem epages-shop. Wenn Sie einen Magento-, ShopWare-, oder anderen Shop betreiben, gibt es für diese Systeme ebenfalls vorhandene, konfigurierbare Schnittstellen. Eine Synchronisation zwischen der Lexware Warenwirtschaft und Ihrem Webshop z.b. Shopware, xt:commerce, Gambio, xtc modified, Magento, Oxid, Veyton, Joomla VirtueMart, Amazon, ebay, epages etc. erreichen Sie mittles LexShop unter lexshop24.de. L:\Kooperationen\Lexware\LexvorOrt 2015\Teilnehmer-Unterlagen\Protokoll Fragen und Antworten 2015.docx Seite 5 von 9
Thema: Lexware pay Frage 22: Gibt es bei Lexware pay einen Mindest- oder Höchstbetrag? Sie können mit Lexware pay alle Zahlungen ab einem Euro entgegennehmen. Ein Maximalbetrag oder Limit besteht nicht. Dies hat den Vorteil, dass Sie auch höhere Beträge problemlos entgegennehmen können, ohne eine Rechnung splitten zu müssen. Bitte beachten Sie jedoch, dass beim Elektronischen Lastschriftverfahren (ELV) keinerlei Prüfung auf Deckung des Kontos gibt und die Haftung im Falle eines Zahlungsausfalles von Wirecard oder Lexware ausgeschlossen ist. Frage 23: Was kostet das Lexware pay Gerät und variieren die Gebühren je nach Kartenart oder sind die Gebühren immer gleich? Anschaffung: Das Lexware pay-gerät kostet einmalig 79,95 zzgl. MwSt. Die Lexware pay-app ist kostenlos Transaktionsgebühren: Die Gebühren betragen für: ec-karten-transaktionen 1,00% vom Umsatz + 0,15 + MwSt Kreditkarten-Transaktionen 2,75% vom Umsatz + MwSt Frage 24: Wann erfolgt die Gutschrift? Die Abrechnungen erfolgen immer wöchentlich mittwochs oder donnerstags. Diese Abrechnung enthält alle Zahlungen bis incl. Freitag 12:00 Uhr der Vorwoche. Frage 25: Auf welche Geräte kann ich die App herunterladen und ist dies kostenlos? Lexware pay funktioniert mit allen aktuellen Smartphones und Tablets ab ios7 (iphone 4, 4S, 5, 5s, 5c, 6, ipad2, ipad mini) und Android Geräten ab Version 4.0.3. Es ist notwendig, dass mindestens ios 7 mit den aktuellen Updates installiert ist. Frage 26: Kann ich wenn ich ein Kartenlesegerät habe, die App auf mehrere Geräte herunterladen? Nein, man kann das Lexware pay-gerät nur mit jeweils einem Smartphone koppeln ( Pairing ). Sie können jedoch mit mehreren Kartenlesegeräten arbeiten. Das ist insbesondere sinnvoll, wenn mehrere Mitarbeiter mit unterschiedlichen Endgeräten Abrechnungen durchführen und die Zahlungen auf das gleiche Händlerkonto laufen sollen. Bitte beachten Sie jedoch, dass bei der Registrierung trotzdem nur ein Zeichnungsberechtigter bzw. ein Mitinhaber des Unternehmens angegeben werden kann L:\Kooperationen\Lexware\LexvorOrt 2015\Teilnehmer-Unterlagen\Protokoll Fragen und Antworten 2015.docx Seite 6 von 9
Frage 27: Wie bekomme ich eine Quittung? Nach erfolgreicher Zahlung klicken Sie in der App auf KUNDENBELEG. E-Mail-Adresse Ihres Kunden eingeben und auf SENDEN klicken. Schon erhält Ihr Kunde den Kundenbeleg inkl. aller Zahlungsdetails. Statt den Kundenbeleg per E-Mail zu versenden, können Sie den Zahlungsnachweis auch an einem mobilen oder stationären Drucker ausdrucken. Klicken Sie hierzu auf das Drucker-Symbol. Frage 28: Kann ich einen Bluetooth-Drucker anschließen? Ja, man kann einen Bluetooth-Drucker als Belegdrucker zusätzlich ans Smartphone anschließen. Frage 29: Kann ich Lexware pay auch im Ausland nutzen und Fremdwährungen abrechnen? Lexware pay kann im Ausland genutzt werden, jedoch können nur Beträge in Euro abgerechnet werden. Die Währungsunion umfasst zurzeit immerhin 19 Länder, das sollte doch ausreichen. Frage 30: Wie kann ich die Transaktion einem Kunden zuordnen und wie sieht so eine Abrechnung aus? Der Kunden-Name erscheint aus Datenschutzgründen nicht, die Zuordnung der Einzel- Bestätigung zur Sammelabrechnung erfolgt über die Transaktionsnummer. Ein Kunden-Name ist nicht erforderlich, da keine Rechnung gestellt wird. Es erfolgt eine Mail pro Transaktion an die registrierte Verkäufer-Adresse. Eine Musterabrechnung können wir momentan hier noch nicht abbilden. Frage 31: Kann Lexware pay unabhängig von der genutzten Lexware Software eingesetzt werden? Ja, Lexware pay hat keinerlei Voraussetzungen außer der Smartphone-App für iphone oder Android. Man benötigt dazu kein Programm der Lexware-Produktreihe. Tipp: Schauen Sie auch nach unter https://www.lexware-pay.de/service/faqs/ L:\Kooperationen\Lexware\LexvorOrt 2015\Teilnehmer-Unterlagen\Protokoll Fragen und Antworten 2015.docx Seite 7 von 9
Thema: UV-Jahresmeldung/SV-Meldung 92 Frage 32: Wie behandelt Lexware die März-Klausel, also wie werden Einmalzahlungen im Programm behandelt, wenn diese im Zeitraum vom 1.1. bis 31.3. eines Jahres eingegeben werden? Einmalzahlungen, die in der Zeit vom 1.1. bis 31.3. eines Jahres gezahlt werden, werden zur Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge dem Vorjahr zugeordnet, wenn der Mitarbeiter bereits im Vorjahr bei demselben Arbeitgeber beschäftigt war und die Einmalzahlung im Jahr der Zahlung durch Überschreitung der anteiligen Jahres-Beitragsbemessungsgrenze ganz oder zum Teil beitragsfrei bliebe. Sind beide Bedingungen erfüllt, muss die Einmalzahlung beitragsmäßig in voller Höhe dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum des Vorjahres zugeordnet werden. Thema: Windows 10 Frage 33: Kann ich mit der Lexware-Version 2014/2015 auf Windows 10 umsteigen? Alle Programme ab der Version 2016 sind mit Windows 10 voll kompatibel. Im Rahmen Ihrer Aktualitätsgarantie stellt Lexware auch in Zukunft sicher, dass Sie mit Ihren Lexware- Programmen weiterhin uneingeschränkt arbeiten können. Aktuelle Information zum Windows Upgrade: In einigen wenigen Fällen kann es vorkommen, dass bei einem Upgrade des Betriebssystems von z.b. Windows 7 oder Windows 8.1 auf Windows 10 der PDF-Export nicht funktioniert. Für diesen Fall stellt Ihnen Lexware ein Update zur Verfügung. Nach der Installation dieses Updates funktioniert der PDF-Export wieder wie gewohnt. Die Programm-Versionen 2015 sind unter Windows 10 ebenfalls lauffähig. Wir empfehlen jedoch die Software im Rahmen Ihrer Aktualitätsgarantie mit der Programm-Version 2016 zu aktualisieren. Frage 34: Sollte man zuerst das Lexware Update installieren und dann Windows 10? Nein, man sollte erst das Windows 10-Upgrade durchführen und danach die Lexware- Software installieren. Frage 35: Warum sind die individuellen Einstellungen (z.b. bei Tabellen) nach dem Update manchmal nicht mehr vorhanden? Manche Tabellen oder Fenster werden bei einem Update stark erweitert oder verändert, so dass man manchmal die persönlichen Einstellungen (unter Extras Optionen oder unter Listeneinstellungen) nach einem Update wiederherstellen muss. Tipp: Schauen Sie auch nach unter http://betriebssysteme.lexware.de L:\Kooperationen\Lexware\LexvorOrt 2015\Teilnehmer-Unterlagen\Protokoll Fragen und Antworten 2015.docx Seite 8 von 9
Thema: sonstige Fragen Frage 36: Was bedeutet die Aktualitätsgarantie? Gerade bei Lohn- und Finanzsoftware ändern sich die gesetzlichen und technischen Rahmenbedingungen regelmäßig. Mit der Lexware 'Aktualitätsgarantie' bleiben Sie aktuell, denn sobald sich wichtige Änderungen ergeben, senden wir Ihnen automatisch eine neue Programm-Version Ihrer Lexware Software zu. Die wichtigsten Vorteile der Lexware Aktualitätsgarantie auf einen Blick: Automatische Lieferung Günstiger Update-Preis Garantiert rechtssicher Immer topaktuell Zuverlässiger Daten-Service Bestens informiert Frage 37: Beinhaltet die neue Lexware Premium Version die kostenlose Nutzung der Hotline? Nein, die kostenlose Nutzung ist nicht mehr in der Grundfunktion der premium-reihe inkludiert. Bei den premium-produkten kann ein zusätzlicher Service- und Support-Vertrag abgeschlossen werden. Für einen Betrag zwischen 9,90 und 19,90 mtl. zusätzlich zum Abo-Preis (je nach Produkt) bekommt man eine 0800er-Nummer, unter der man zwischen 8:00 und 18:00 Uhr anrufen kann. 08.12.2015 / Roman Hess L:\Kooperationen\Lexware\LexvorOrt 2015\Teilnehmer-Unterlagen\Protokoll Fragen und Antworten 2015.docx Seite 9 von 9