Vereinfachung und Konsolidierung der Unternehmenskommunikation und -information mit der Oracle Collaboration Suite Ein White Paper von Oracle Juli 2003
Vereinfachung und Konsolidierung der Unternehmenskommunikation und -information mit der Oracle Collaboration Suite EIN ÜBERBLICK FÜR ENTSCHEIDER In Unternehmen auf der ganzen Welt sehen sich Mitarbeiter täglich einer wahren Kommunikationsflut aus einer Vielzahl von Kanälen, verschiedenen Anwendungen und Speichersystemen ausgesetzt. Dieses Kommunikationsvolumen und die damit verbundenen Informationen dürften künftig noch weiter anwachsen. Immer mehr Unternehmen sind daher auf Softwaresysteme angewiesen, die die Effizienz und Produktivität steigern, die Zusammenarbeit vereinfachen und Kosten reduzieren. Außerdem ist es oft mühsam und teuer, alle Nachrichten und die darin enthaltenen Informationen zu verwalten, zu speichern und sicherzustellen, dass die verschiedenen dafür benötigten Systeme skalierbar und zuverlässig sind. Wenn Unternehmen ihre Kommunikations- und Informationsinfrastruktur nicht integrieren, steigen die IT-Kosten automatisch weiter. Für Unternehmen, die ihre Kosten senken und die Produktivität ihrer Mitarbeiter steigern möchten, ist die Oracle Collaboration Suite die sicherste, zuverlässigste und kostengünstigste Wahl. Mit der Oracle Collaboration Suite können Sie fragmentierte Insellösungen, die nicht miteinander vernetzt sind, durch eine integrierte Suite von Collaboration-Applikationen ersetzen, die auf ein und derselben Infrastruktur basieren müssen Sie sich nicht mehr mit verschiedenen Produkten unterschiedlicher Hersteller und deren eigenen Release-Zeiträumen, Upgrade-Anforderungen, spezifischen Datenspeichern und Interoperabilitätsanforderungen auseinander setzen haben Sie über Desktop-Applikationen, das Web, PDAs und Mobiltelefone Zugriff auf alle Ihre Kommunikationsinhalte. Hierdurch verbessert sich die Kommunikation und Zusammenarbeit Vereinfachung und Konsolidierung der Unternehmenskommunikation und -information mit der Oracle Collaboration Suite Seite 2
können Sie die Serveranzahl reduzieren und so die Hardware- und Arbeitskosten senken können Sie durch den Wegfall von Client- und Server-Lizenzgebühren für viele verschiedene Produkte die Softwarekosten senken Kunden wie Hutchinson-Priceline, die University of California in Berkeley und Embry-Riddle sowie Oracle selbst haben ihre Kosten durch die Umstellung auf die Oracle Collaboration Suite gesenkt und ihre Gesamtproduktivität deutlich verbessert. HERAUSFORDERUNGEN FÜR DIE KOMMUNIKATION Kommunikationsüberlastung Bei dem Versuch, ihre Kommunikationsinfrastruktur in den Griff zu bekommen, stehen Unternehmen vor zahlreichen Herausforderungen. Die erste ist die Bewältigung der vielen verschiedenen Kanäle, über die Mitarbeiter ihre Informationen erhalten. Ferris Research zufolge setzen Unternehmen heute den synchronen und asynchronen Datenaustausch, reine Absender- bzw. Broadcast- Systeme sowie den interaktiven Zugriff auf anwendungsspezifische Datenspeicher ein. Und die Datenmenge steigt weiterhin rapide an. Laut Forrester Research wächst das Informationsvolumen jährlich um über 200 Prozent. Mitarbeiter müssen also eine ständig steigende Datenmenge verarbeiten, darunter E-Mails, Voice-Mails, Dokumente, Web-Seiten und Faxe. Traditionell verlassen Unternehmen sich bei diesen unterschiedlichen und sich ändernden Kommunikationsbedürfnissen auf eine Reihe von Insellösungen. Insellösungen lassen sich in der Regel jedoch nicht integrieren, was sowohl die Zusammenarbeit der Endanwender als auch das IT-Management erschwert. Schlecht verwaltete Informationen schwächen die Zusammenarbeit Jeden Tag strömt eine Flut von Dateien, Faxen, E-Mails und anderen Kommunikationsformen durch die Computer, Laptops und sonstigen Geräte der Mitarbeiter. Da diese Informationen jedoch mit Hilfe verschiedener Insellösungen verarbeitet werden, wird die Zusammenarbeit der Mitarbeiter erschwert. Die zugrunde liegende Infrastruktur ist nicht integriert, teuer und frustriert die Mitarbeiter durch ihre Informationsflut. Angesichts der wachsenden Datenmenge und der immer größer werdenden Bedeutung der Zusammenarbeit beginnen Unternehmen nach einer effektiven Collaboration- und Content-Management- Lösung zu suchen. Vereinfachung und Konsolidierung der Unternehmenskommunikation und -information mit der Oracle Collaboration Suite Seite 3
Viele unvernetzte Dateiserver Als kurzfristige Lösung für die rapide zunehmende Informationsflut richten einzelne Abteilungen oder Arbeitsgruppen häufig ihre eigenen Dateiserver ein. Dies löst zwar die unmittelbaren Speicherprobleme, bedeutet aber gleichzeitig, dass die IT-Abteilungen den Überblick über die Standorte der unternehmensweit eingesetzten Dateiserver verlieren, was eine effektive Verwaltung erschwert. Außerdem übernehmen manche Endanwender die Verantwortung für die Verwaltung der Dateien, die Planung von Backups und den Virenschutz - lästige Aufgaben, die sie von ihrer eigentlichen Arbeit abhalten. Ein zentraler, von der IT- Abteilung administrierter File Server spart Zeit und Kosten. Mobile Kommunikation Auf Reisen stehen Mitarbeiter vor der zusätzlichen Herausforderung, vom Standort des Kunden, einer Flughafen-Lounge oder dem Hotel aus mit ihren Kollegen zusammenarbeiten zu müssen. Informationen aus verschiedenen Quellen erhalten sie in völlig unorganisierter Form. Die meisten mobilen Mitarbeiter versuchen dieses Problem zu lösen, indem sie mehrere Geräte wie Handy, Laptop, PDA mit E-Mail-Funktion oder Zweiwege-Pager mitnehmen. Aber auch diese können nicht miteinander kommunizieren. Meistens verlassen die Mitarbeiter sich darauf, dass es ihnen schon irgendwie gelingen wird, sich zu einem Meeting dazuzuschalten, ein wichtiges Dokument zu bekommen oder eine E-Mail zu versenden. Migrationsprobleme Viele Unternehmen, deren Collaboration-Applikationen auf unterschiedlichen Systemen laufen, stehen vor schwierigen und kostspieligen Upgrades oder Migrationen, die trotz des hohen Aufwands ihre grundlegenden Infrastrukturprobleme nicht lösen. Unternehmen, die beispielsweise Microsoft Exchange als Messaging- oder Kalender-Lösung einsetzen, müssen auf Exchange 2000 oder Titanium umstellen, da Microsoft NT und Exchange 5.5 von Microsoft nicht mehr unterstützt werden. Große Unternehmen kostet diese Umstellung laut einem Bericht von Ferris Research ( The Cost of Migrating from Exchange v5.5 to v2000, April 2002) zwischen 400 und 700 US-Dollar pro Mailbox. Ein Blick in die Zukunft Angesichts steigender Kosten und zunehmender Komplexität ihrer Kommunikationssysteme ziehen Unternehmen inzwischen auch eine Konvergenz als Lösung in Betracht. Neuen Untersuchungen von Gartner zufolge werden Unternehmen auf intelligente Enterprise Suites setzen, die die Funktionalität von Portalen, Teamarbeits- und Content-Management-Lösungen in sich vereinen. Laut Gartner... haben intelligente Enterprise Suites das Potenzial, die Integrationskosten zur Unterstützung erweiterter Unternehmensprozesse für Vereinfachung und Konsolidierung der Unternehmenskommunikation und -information mit der Oracle Collaboration Suite Seite 4
Knowledge Management, Content Management und Collaboration deutlich zu reduzieren... Im Zentrum dieser Konvergenz steht das Bedürfnis der Mitarbeiter, geschäftliche Inhalte gemeinsam zu bearbeiten, zu kontrollieren und zu verwalten. 1 DIE LÖSUNG VON ORACLE: KONSOLIDIEREN, VEREINFACHEN, SPAREN Die Antwort von Oracle ist die Oracle Collaboration Suite, eine integrierte Suite von Applikationen, die nahtlos zusammenarbeiten und die Collaboration- Aufgaben Ihres Unternehmens lösen. Die Oracle Collaboration Suite bietet integrierte Funktionen für Messaging, File-Sharing, Echtzeit-Kommunikation, drahtlosen Zugriff, Kalender- und Zeitmanagement sowie Voice-Mail und Fax, die auf einer einer leistungsfähigen Infrastruktur basieren. Diese neue Generation von Unternehmenssoftware zur Verwaltung geschäftlicher Nachrichten und Inhalte arbeitet zuverlässig und erfüllt selbst die Anforderungen der größten Unternehmen. Mit der Oracle Collaboration Suite haben Endanwender jederzeit und überall Zugriff auf Informationen. Mit der Oracle Collaboration Suite können Unternehmen ihre Server für die E- Mail- und Datenverwaltung zusammenlegen, wobei jede Plattform und Konfiguration unterstützt wird. Die Infrastruktur von Oracle9i gestattet Endanwendern die Verknüpfung ihrer Collaboration-Applikationen und Geräte und gewährleistet Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit. Eine Umstellung auf die Oracle Collaboration Suite führt zu deutlichen Einsparungen bei den Lizenz-, Hardware- und Supportkosten und verbessert gleichzeitig die Produktivität der Endanwender und Teams. Die Oracle Collaboration Suite ist eine echte Alternative zum File Sharing und Zusammenarbeiten auf der Basis von Windows-Servern, da viele Windows- Server einfach nur als Dateispeicher dienen. Mit ihr lassen sich Einzelserver durch kostengünstigere zentrale Servercluster ersetzen. David Ferris, Ferris Insight Bulletin, 9. Januar 2003. Sparen durch die Zusammenlegung von Dateiservern Im Ferris Insight Bulletin vom 9. Januar 2003 sagte der Analyst David Ferris, dass die Oracle Collaboration Suite nicht einfach nur als ein Ersatz für den Microsoft Exchange Server gesehen werden sollte... Sie ist eine echte Alternative zum File Sharing und Zusammenarbeiten auf der Basis von Windows-Servern, da viele Windows-Server einfach nur als Dateispeicher dienen. Mit ihr lassen sich Einzelserver durch kostengünstigere zentrale Servercluster ersetzen. Außerdem hilft die Oracle Collaboration Suite Unternehmen, durch die Zusammenlegung von E-Mail- und Kalender-Servern Geld zu sparen und gleichzeitig von der Zuverlässigkeit, Sicherheit und Skalierbarkeit der Infrastruktur von Oracle9i (Oracle9i Datenbank und Oracle9i Application Server) zu profitieren. Durch die Zusammenlegung der E-Mail- und Dateiserver auf einigen wenigen Datenbankservern von Oracle erzielt Ihr Unternehmen deutliche Einsparungen bei 1 Gartner, The First Wave of Smart Enterprise Suites, K. Shegda et al, Mai 2002. Vereinfachung und Konsolidierung der Unternehmenskommunikation und -information mit der Oracle Collaboration Suite Seite 5
den Verwaltungs- und Wartungskosten sowie bei den Hardware-, Softwarelizenzund Supportkosten. Inhalte verwalten Der einzelne Mitarbeiter interessiert sich vielleicht nicht für die neuesten Erkenntnisse auf dem Gebiet des Dokumentenmanagements und des digitalen Asset Management. Er weiß aber, wie wichtig und nützlich es ist, Inhalte strukturieren, finden, sichern und veröffentlichen zu können. Und er weiß, wie schwierig es sein kann, mit anderen gemeinsam an Inhalten zu arbeiten. Dabei kann es passieren, dass Kollegen versehentlich Inhalte löschen, überschreiben oder veröffentlichen, bevor sie fertig sind. Die grundlegenden Content-Management- Funktionen wie Versionierung, Workflow und Verwendung eigener Attribute sind daher von jedem Mitarbeiter leicht zu verstehen und werden als äußerst leistungsfähige Tools geschätzt. Sind diese Funktionen leicht zu bedienen, werden sie von den Mitarbeitern auch eingesetzt vor allem in großen Unternehmen, in denen das Risiko, dass die Inhalte nicht mehr zu bewältigen sind, sprunghaft ansteigt. Daher bietet die Oracle Collaboration Suite Content-Management-Funktionen, die über das, was man normalerweise von einem Dateiserver erwarten würde, hinausgehen. Oracle Files basiert auf der robusten Enterprise-Content- Management-Plattform von Oracle mit Funktionen von Oracle9i wie Oracle Text, Oracle Workflow und dem Oracle Content Management SDK. Oracle Files kann daher vorhandene Content-Management-Funktionalität so bereitstellen, dass Mitarbeiter sie leicht erlernen und nutzen können. Unterwegs kommunizieren Die Oracle Collaboration Suite erfüllt auch die besonderen Anforderungen von mobilen Mitarbeitern, indem sie diesen jederzeit und überall vollen Zugriff auf alle Informationen ermöglicht. Anwender können ihre E-Mail-, Voice-Mail- und Faxnachrichten abrufen und haben per Sprache, PDA, webfähigem Mobiltelefon und Pager Zugriff auf ihren Kalender, ihre Aufgaben, Dateien und Firmenverzeichnisse. Die Oracle Collaboration Suite macht die Mitarbeiter sogar auf wichtige E-Mails und Ereignisse aufmerksam und lässt sie ihren aktuellen Standort angeben, so dass Benachrichtigungen an das richtige Gerät weitergeleitet werden. Jederzeit zusammenarbeiten Auch für die Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit bietet die Oracle Collaboration Suite geschäftlichen Anwendern eine Lösung. Das Release 2 der Oracle Collaboration Suite umfasst Oracle Web Conferencing, einen zentralen Server für alle Arten von Online-Meetings wie Web-Seminare, Live-Hilfe und interaktive Besprechungen. Mit Oracle Web Conferencing können Unternehmen Echtzeit-Online-Meeting-Dienste in Unternehmensanwendungen, Firmen- Vereinfachung und Konsolidierung der Unternehmenskommunikation und -information mit der Oracle Collaboration Suite Seite 6
Websites und Portale einbinden. Die Lösung ermöglicht Unternehmen eine auf ihr Geschäft und ihre Leistungsanforderungen abgestimmte Zusammenarbeit in Echtzeit. Höhere Sicherheit und Skalierbarkeit Oracle bietet eine komplette Plattform für die Zusammenarbeit, beginnend mit der Oracle9i Datenbank, auf der die Real Application Clusters laufen. Auf der Infrastrukturebene liefert der Oracle9i Application Server eine robuste J2EE- Umgebung, Web, Workflow, Security und Directory Services. Auf der Anwendungsebene enthält die Oracle Collaboration Suite E-Mail-, Kalender-, Datei-, Web-Konferenz-, Voice-Mail- und Such-Funktionen. Die Collaboration-Plattform von Oracle unterstützt Standardanwendungsprotokolle wie SMTP, IMAP und WebDAV sowie Standardprogrammierschnittstellen wie Java/EJB und XML. Einige der auf dem Markt befindlichen Lösungen bieten zwar Kostensenkungsmaßnahmen, diese bringen jedoch Risiken mit sich. Die Lösung von Oracle baut dagegen auf der Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit der Oracle9i Datenbank und des Oracle9i Application Server auf, die eigens für Unternehmensimplementierungen mit mehreren Tausend oder sogar Millionen Anwendern entwickelt wurden. Oracle bietet außerdem das höchste Sicherheitsniveau der Branche mit 15 internationalen Sicherheitsbewertungen. Zugriff Outlook Web Mobiltelefon Sprache Fax Anwendungsplattform E-Mail Kalender Dateien Web- Konferenz Voice-Mail Oracle9i Application Server J2EE Oracle Web Services Suche Portal Workflow Security Directory Real Application Clusters Die Plattform der Oracle Collaboration Suite Unabhängig davon, aus welcher Perspektive man die Oracle Collaboration Suite betrachtet Einsatzkosten, unternehmensweite Zusammenarbeit oder Konsolidierung sie ist für große Unternehmen optimal geeignet. Die Oracle Collaboration Suite nutzt die Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit der Infrastruktur von Oracle9i bestehend aus der Oracle9i Datenbank und dem Oracle9i Application Server. So erhalten Sie sichere, zuverlässige und integrierte Collaboration-Applikationen. Vereinfachung und Konsolidierung der Unternehmenskommunikation und -information mit der Oracle Collaboration Suite Seite 7
LÖSUNGEN FÜR DIE WIRKLICHE WELT Oracle Email E-Mail ist der Lebensnerv vieler Unternehmen. Einige Unternehmen behandeln elektronische Post jedoch immer noch wie eine Arbeitsgruppenanwendung und nicht wie ein geschäftskritisches Kommunikationstool. Oracle Email basiert auf der Oracle9i Datenbank und führt verteilte E-Mail- Systeme zu einem einzigen zuverlässigen Mail-Speicher zusammen. Dadurch lassen sich Verwaltungs-, Hardware- und Softwarekosten sparen. Anwender können die Desktops und Web-Clients ihrer Wahl sowie die verschiedenen mobilen Endgeräte behalten und profitieren gleichzeitig von einer einheitlichen Mailbox, die E-Mails, Voice-Mails und Faxnachrichten speichert. Hutchinson-Priceline bedient Kunden schneller mit der Oracle Collaboration Suite Hutchinson-Priceline ist ein Internet-Reisebüro für Flugtickets, Hotels und sonstigen Reisebedarf, bei dem der Kunde den Preis nennen kann, zu dem er eine Buchung durchführen möchte. Um Kundenanfragen innerhalb von 60 Minuten nach einer Web-Transaktion beantworten zu können, ist ein absolut zuverlässiges E-Mail-System zur Aufrechterhaltung der Firmen-Kunden-Beziehung unverzichtbar. Hutchinson-Priceline benötigte außerdem ein System, das Transaktionen zuverlässig verarbeitet und mit den steigenden Anforderungen des Unternehmens mitwächst. Da bei Hutchinson-Priceline so viel von einer schnellen Antwort abhängt, waren die Oracle Email und Oracle9i Real Application Clusters (Oracle9i RAC) die optimale Lösung. Wenn jetzt ein Kunde eine E-Mail-Anfrage bezüglich einer Web-Transaktion an das Unternehmen sendet, durchsuchen die Service-Mitarbeiter mit der integrierten Suchfunktion der Oracle Collaboration Suite schnell und einfach E-Mails, Anhänge und gespeicherte Dokumente nach den gewünschten Informationen. So können sie die Anfrage schnell beantworten und die Transaktion vorantreiben. Oracle Calendar Oracle Calendar bietet über Desktop-Clients, das Web oder beliebige mobile Endgeräte Zugriff auf Kalender-, Terminplanungs- und persönliche Informationsmanagement-Funktionen. Dabei geht die Zeitmanagement-Funktion von Oracle Calendar über das passive Zeit- und Ressourcenmanagement hinaus. So lassen sich beispielsweise mit der Benachrichtigungsfunktion proaktive Benachrichtigungen einstellen, die über Kommunikationsmedien wie Mobilfunk- SMS versandt werden können. Die University of California in Berkeley setzt auf Oracle Calendar Die University of California (Berkeley) mit ihren 20.000 Mitarbeitern suchte nach einem Ersatz für ihre Kalender- und Terminplanungsanwendungen. Die Universität entschied sich für Oracle Calendar, da dies eine skalierbare und Vereinfachung und Konsolidierung der Unternehmenskommunikation und -information mit der Oracle Collaboration Suite Seite 8
eigenständige Lösung ist, die auf Standards basiert. Durch die Unterstützung verschiedener Plattformen war Oracle Calendar ideal für einen Campus, auf dem eine Vielzahl von Betriebssystemen sowie PDAs im Einsatz sind. Auch der technische Support und der Kundendienst von Oracle spielten bei der Entscheidung eine Rolle. Jetzt ist die Planung von Meetings wesentlich einfacher und weniger zeitaufwändig für die Mitarbeiter der Universität. Oracle Calendar läuft viel stabiler als das bisherige System und erfordert weniger Wartung. Darüber hinaus bietet Oracle der Universität ausgezeichneten Kundendienst und technischen Support. Oracle Files Täglich erstellen Mitarbeiter neue Inhalte, die zum späteren Einsatz, zur Wiederverwendung oder Dokumentation gespeichert werden müssen. Ohne integrierten Content-Management-Ansatz landen diese Inhalte auf Servern, die über das Unternehmen verstreut sind. So entstehen Informationsinseln, die sich einer gemeinsamen Nutzung oder einem gemeinsamen Zugriff entziehen. Nur allzu häufig werden Dokumente neu erstellt, weil sie nicht mehr aufzufinden sind. Oracle Files kann Hunderte von Dateiservern durch einen skalierbaren, zuverlässigen Dateiserver ersetzen, auf den jeder Zugriff hat. Das Self-Service- Management ermöglicht Anwendern die Einrichtung von Arbeitsbereichen zur Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten. Die Anwender wissen genau, wo Inhalte abzulegen, anderen zugänglich zu machen und gemeinsam zu bearbeiten sind. Auch bei der Suche nach Dokumenten und Nachrichten sparen die Anwender Zeit: Sie finden die benötigten Dateien über eine unternehmensweite Suche. Daneben erleichtern Funktionen wie Workflow die Dokumentenpflege und Steuerung der Versionierung. Die Bezirksverwaltung von Leon County in Florida spart Platz, Zeit und Geld mit Oracle Files Die Bezirksverwaltung von Leon County in Florida musste ihre Dokumentenmanagementsysteme für Flächenerschließung und öffentliche Bauvorhaben komplett überholen. Die Bezirksverwaltung litt unter starkem Platzmangel. Allein die Akten zur Flächenerschließung füllten 53 Aktenschränke. Hinzu kamen Dutzende Karten. Zur Beantwortung von Bürgeranfragen mussten die Mitarbeiter oft Stunden nach den richtigen Unterlagen suchen, wodurch enorme Kosten entstanden. Außerdem setzte die Abteilung für öffentliche Bauvorhaben einschließlich der Technik-, Tieraufsichts-, Betriebs- und Verwaltungsbereiche verschiedene Dokumentenarten ein und verarbeitete diese auf unterschiedliche Art und Weise. Und da die Bezirksverwaltung mit mehreren Datenbanken, darunter IBM DB2, arbeitete, war das Auffinden und Speichern technischer Gutachten schwierig. Die Bezirksverwaltung benötigte eine flexible Software, die leicht zu konfigurieren und Vereinfachung und Konsolidierung der Unternehmenskommunikation und -information mit der Oracle Collaboration Suite Seite 9
zu verwalten ist. Die Lösung fand man in der Oracle Files. Jetzt können die Mitarbeiter der Verwaltung sowie Bürger das elektronische Dokumentensystem durchsuchen, die gewünschten Dokumente auswählen und ausdrucken. Das dauert nur wenige Minuten statt wie zuvor mehrere Tage. Mit dem neuen System hat die Bezirksverwaltung außerdem ihre internen Prozesse rationalisiert und verbessert und den benötigten Ablageplatz deutlich reduziert. Oracle Ultra Search Oracle Ultra Search ist eine Web-Suchmaschine für Unternehmen, mit der Mitarbeiter wertvolle Informationen im Intranet oder Extranet finden. Oracle Ultra Search sammelt und indexiert alle Dokumente einschließlich Webseiten, Datenbanken, Dateien, Mailing-Listen, Portalen und einer Vielzahl anwenderdefinierter Quellen. Embry-Riddle setzt bei seinem Flugsicherheitsportal auf Ultra Search Die Embry-Riddle Aeronautical University, die weltweit größte Universität für Luft- und Raumfahrt, setzt bei AvSaf.org, einem Informationsportal zur Steigerung der Flugsicherheit, auf die Oracle Ultra Search. Diese Komponente der Oracle Collaboration Suite ermöglicht das Durchsuchen mehrerer Datenbanken und erleichtert Forschern das genaue Durchsehen der Inhalte. Das Informationsportal AvSaf.org nutzt die fertigen Such- und Lokalisierungsfunktionen von Oracle Ultra Search zur Gliederung der Flugsicherheitsthemen. Die Gliederung besteht aus sechs Bereichen mit weiterer Untergliederung jedes Bereichs in verschiedene Unterbereiche. Klickt ein Anwender auf einen Link in einem Bereich, durchsucht Ultra Search die Datenbank und alle einbezogenen externen Websites. Oracle Voicemail & Fax Oracle Voicemail & Fax ermöglicht echtes Unified Messaging durch Speichern aller Nachrichten E-Mails, Voice-Mails und Faxe in der gleichen Oracle Datenbank. Damit entfällt die Verwaltung getrennter Speicher für die verschiedenen Nachrichtenarten. Aufgrund des Einsatzes von Standard-Hardware und -Schnittstellen lässt sich die Oracle Collaboration Suite in die gängigsten Nebenstellenanlagen (PBX) integrieren. So können Anwender über die Schnittstelle ihrer Wahl wie Web-Browser, Telefon oder PDA auf alle Nachrichten zugreifen und diese verwalten. Durch das Lesen und Speichern ihrer Nachrichten in einer einzigen Mailbox sparen Ihre Mitarbeiter Zeit. Und mobile Anwender müssen ihre E-Mail und Voice-Mail nicht getrennt abrufen: Mit einer Anmeldung oder einem Anruf ist alles erledigt. Mobile Mitarbeiter können sich ihre Voice- Mails sogar als E-Mail-Anhang anhören. Vereinfachung und Konsolidierung der Unternehmenskommunikation und -information mit der Oracle Collaboration Suite Seite 10
Oracle spart Voice-Mail-Kosten von über zwei Millionen US-Dollar Bei über 40.000 Mitarbeitern weltweit gab Oracle hohe Summen für sein Octel- Voice-Mail-System aus und entschied sich daher für die Umstellung von einem Markensystem auf eine offene, auf Standards basierende Plattform, um einen Teil der Kosten dieses Telekommunikationssystems wieder hereinzubekommen. Oracle ersetzte das Octel-System durch die Voice-Mail-Komponente der Collaboration Suite. In einer gründlichen Analyse stellte igillott Research fest, dass Oracle durch die Einführung von Oracle Voicemail für nur 7.000 Mitarbeiter über 2 Millionen US-Dollar eingespart hatte, da die Kosten pro Anwender von 320 auf 23 US-Dollar zurückgingen. Die Speicherkosten beliefen sich bei Oracles Octel- Voice-Mail-System auf 375 US-Dollar pro Stunde. Mit der Oracle Collaboration Suite sanken diese Kosten auf nur 8 US-Dollar pro Stunde. Außerdem konnten diese Mitarbeiter Voice-Mails als E-Mail-Anhang über ihren E-Mail-Eingang empfangen, per Internet-Einwahlverbindung oder Fernzugriff ihre Voice-Mail abrufen und Faxnachrichten über ihren E-Mail-Eingang erhalten. Oracle Voice & Wireless Mit der Oracle Collaboration Suite haben Ihre mobilen Mitarbeiter über beliebige Geräte vollen Zugriff auf Firmeninformationen. Ihr umfassendes Funktionspaket ermöglicht Anwendern, über Sprache, PDAs, webfähige Mobiltelefone und Pager auf E-Mails, Kalender, Aufgaben, Dateien und Firmenverzeichnisse zuzugreifen. Die Oracle Collaboration Suite macht Ihre Mitarbeiter auf wichtige Ereignisse und E-Mails aufmerksam. Sie können angeben, wo sie sich gerade befinden, damit Benachrichtigungen an ihren PC, ihr Mobiltelefon oder ein anderes Gerät weitergeleitet werden. Stadtverwaltung Glasgow Die Stadtverwaltung von Glasgow (Schottland) hatte erkannt, dass sich durch den Einsatz von Mobiltechnologie die Effizienz ihrer 60 Gebäudeinspektoren verbessern ließ. Nach jeder Untersuchung vor Ort mussten diese ins Servicezentrum der Stadt zurückkehren, um Bericht zu erstatten, Ersatzteile und Materialien zu bestellen und Handwerker zu beauftragen. Dieses System führte zu ineffizienten Prozessen und schlechtem Kundenservice. Die Stadtverwaltung von Glasgow entschied sich für die Mobillösung Voice & Wireless, den Oracle9i Application Server und die Oracle9i Datenbank. Jetzt schicken die Inspektoren ihre Berichte über ein webfähiges Mobilgerät vom Kundenstandort direkt an das Servicezentrum. Durch mobilen Zugriff auf den Warenbestand und die Verfügbarkeit von Handwerkern können sie sofort feststellen, wann ein Auftrag erledigt werden kann, und den Kunden entsprechend informieren. Die Stadtverwaltung von Glasgow rechnet damit, dass sich durch die Mobillösung die Wartezeiten der Kunden auf Reparaturen und Wartungsarbeiten um 50 Prozent reduzieren. Außerdem dürften die Inspektoren 20 Prozent mehr Kunden Vereinfachung und Konsolidierung der Unternehmenskommunikation und -information mit der Oracle Collaboration Suite Seite 11
besuchen können. Und obendrein erwartet die Stadtverwaltung einen Rückgang der Gemeinkosten, da die Zahl der Sachbearbeiter in der Verwaltung reduziert werden kann. FAZIT Zu den Vorzügen der Oracle Collaboration Suite zählen die Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter, die Senkung der Hardware- und Arbeitskosten durch Zusammenlegung von Servern, die Reduzierung von Softwarelizenzgebühren und die Verbesserung der Sicherheit. Risiken und Kosten senken, Kommunikation und Kollaboration verbessern Für Unternehmen, die ihre Kosten senken und die Produktivität ihrer Mitarbeiter steigern möchten, ist die Oracle Collaboration Suite eine sichere, zuverlässige und kostengünstige Wahl. Mit der Oracle Collaboration Suite können Sie fragmentierte Insellösungen, die nicht miteinander vernetzt sind, durch eine integrierte Suite von Kommunikationsapplikationen ersetzen, die auf ein und derselben Infrastruktur basieren müssen Sie sich nicht mehr mit verschiedenen Produkten unterschiedlicher Hersteller mit deren eigenen Release-Zeiträumen, Upgrade-Anforderungen, spezifischen Datenspeichern und Interoperabilitätsanforderungen auseinander setzen haben Sie über Desktop-Applikationen, das Web, PDAs und Mobiltelefone Zugriff auf alle Ihre Kommunikationsinhalte. Hierdurch verbessert sich die Kommunikation und Zusammenarbeit können Sie die Serveranzahl reduzieren und so die Hardware- und Arbeitskosten senken können Sie durch den Wegfall von Client- und Server-Lizenzgebühren für viele verschiedene Produkte die Softwarekosten senken können Sie durch den Einsatz der bewährten Infrastruktur von Oracle9i Ausfallzeiten reduzieren und die Sicherheit steigern Zu den Vorzügen der Oracle Collaboration Suite zählen die Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter, die Senkung der Hardware- und Arbeitskosten durch Zusammenlegung von Servern, die Reduzierung von Softwarelizenzgebühren und die Verbesserung der Sicherheit. Immer neue Geräte und Tools zur Kommunikation und Zusammenarbeit werden ihren Einzug am Arbeitsplatz halten, und die Notwendigkeit, mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern in der ganzen Welt zu kommunizieren, wird weiter steigen. Aber zur Unterstützung dieser komplexen Kommunikationsbeziehungen ist keine komplizierte Infrastruktur erforderlich. Mit einer konsolidierten Collaboration-Infrastruktur können Unternehmen ihren Anwendern den Service, die Zuverlässigkeit und die Skalierbarkeit bieten, die diese benötigen. Vereinfachung und Konsolidierung der Unternehmenskommunikation und -information mit der Oracle Collaboration Suite Seite 12
Machen Sie den ersten Schritt zur Reduzierung der Komplexität Ihrer Collaboration-Infrastruktur. Nehmen Sie sich fünf Minuten Zeit, um sich die folgenden Fragen zu stellen: Wie viele Mail-Server, Dateiserver und Voice-Mail-Server hat Ihr Unternehmen? Was kostet es, diese zu verwalten und zu pflegen? Haben die Mitarbeiter Ihres Unternehmens jederzeit und überall Zugriff auf E-Mails und Dokumente? Wie wird die gemeinsame Nutzung von Dateien in Ihrem Unternehmen realisiert? Stehen Ihren Mitarbeitern die Informationen, die sie für ihre Arbeit brauchen, zur Verfügung (und können sie diese schnell finden)? Verwenden Ihre Mitarbeiter sichere Methoden zur Zusammenarbeit in Echtzeit? Die Antworten auf diese Fragen geben Ihnen einen Einblick in die Komplexität Ihrer Collaboration-Infrastruktur. Darauf aufbauend können Sie Maßnahmen ergreifen, um diese einfacher, kostengünstiger und zuverlässiger zu gestalten. Vereinfachung und Konsolidierung der Unternehmenskommunikation und -information mit der Oracle Collaboration Suite Seite 13
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