7 Anzeichen dafür, dass Sie Self-Service- Berichte benötigen. Wie IT die Anwender empowern kann und ihnen selbst im Prozess hilft

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1 7 Anzeichen dafür, dass Sie Self-Service- Berichte benötigen Wie IT die Anwender empowern kann und ihnen selbst im Prozess hilft Autorin: Malia Hardin Senior Product Marketing Manager, Tableau Software Mai 2012

2 S. 2 IT-Führungskräfte und ihre Teams müssen zahlreiche Herausforderungen bewältigen. Zu den heißen Themen gehört die Gewährleistung der Sicherheit ebenso wie die Evaluierung von SaaS-Modellen für die Bewältigung einer explosionsartig wachsenden Dateninfrastruktur und für die Unterstützung von mobilen Endgeräten. All dies vor dem Hintergrund schrumpfender Budgets und immer kürzerer Lieferfristen. Aber noch ein anderer Faktor setzt die IT unter Druck: der Bedarf nach immer mehr Analysen. Führungskräfte im Unternehmen wissen genau, dass in all ihren Daten der Schlüssel zu dem Geheimnis liegt, mit dem sie sich von der Konkurrenz abheben und an die Spitze ihrer Branche rücken können. Für die Lösung wenden sie sich an die IT. datengesteuerter wird, können Sie gleich zum Abschnitt Erste Schritte am Ende dieses Whitepapers springen. Aber wahrscheinlich erlebt Ihr Team auch noch weitere dieser Anzeichen. 2. Eine endlose Warteschlange mit Berichtanfragen. Sie schlagen die Hände über dem Kopf zusammen, weil Ihnen klar ist, dass Sie die täglich wachsende Liste nie und nimmer abarbeiten werden. Die Cracks in Ihrem Analystenteam tun ihr Bestes, aber sie sind auch nur Menschen. Sie können die Anfragen bestenfalls nach Prioritäten ordnen. Das bedeutet dann in der Regel, dass die Anfragen mit der höchsten Priorität bearbeitet werden, aber die meisten anderen bleiben bis Anno Tobak liegen. Heutzutage setzen führende Unternehmen in zahlreichen Branchen (Unternehmen wie Amazon, Capital One und Harrah s) auf eine Unternehmenskultur, die auf Analysen basiert. Thomas Davenport und Jeanne Harris erklären in ihrem Buch Competing on Analytics: Die Organisationen konkurrieren anhand von Analysen, nicht nur, weil sie es können,...sondern auch, weil sie es müssen. Wie können Sie die Lücke zwischen dem Ziel, sich zu einer datengesteuerten Organisation zu entwickeln, und der Realität knapper Budgets, eines Business-Intelligence- (BI-) Teams ohne Bandbreite und des Bedarfs an sofort einsatzbereiten Lösungen schließen? Mit Self-Service Business Intelligence. Anstatt Ihre Organisation auf eine kleine Handvoll teurer, hochqualifizierter BI-Fachkräfte zu begrenzen, können Sie mit Self-Service-BI die Mitarbeiter in der gesamten Organisation so ausstatten, dass sie ihre Daten selbst untersuchen, Berichte und Dashboards erstellen und Adhoc-Analysen anfertigen können. Die gute Nachricht: Diese Leute sind Experten auf ihrem Gebiet und wissen genau, welche Fragen sie stellen und beantworten müssen. Die fantastische Nachricht: Sie verfügen damit über eine Lösung, mit der sie Antworten im Handumdrehen erhalten, die sie wiederum an ihre Kollegen weitergeben können. So wird die Vision von der datengesteuerten Organisation Realität. Sind Sie bereit? Woher wissen Sie, ob Sie für Self-Service-BI bereit sind? Achten Sie auf die folgenden sieben Anzeichen: 1. Das Topmanagement verlangt Analysen. Ganz klar: Wenn Ihr Topmanagement mit der Faust auf den Tisch haut und darauf besteht, dass Ihre Organisation 3. Berichte führen zu noch mehr Berichten. Obwohl Sie sich redlich mühen, alle Anforderungen genau zu eruieren, bevor Sie einen Bericht aufbauen, nimmt das Nachfragen kein Ende. Es ist ja gut und schön, dass Ihre Arbeit Interessantes zutage fördert, aber weniger schön ist, dass die einzige Möglichkeit, auf die nächste Frage (und die darauf folgenden 20 Fragen) zu antworten, darin besteht, den ganzen Prozess in Ihrem Team noch einmal von vorn zu beginnen. 4. Frustration, weil die Daten nicht mehr aktuell sind. Bei dem Zyklus aus Anforderung eines Berichts, Warten auf den Bericht und dem daran anschließenden Beantworten von Nachfragen zum Bericht ist es in der Praxis leider unvermeidbar, dass die Daten ihre Aktualität verlieren. Sowohl Ihre berufliche als auch Ihre private Welt haben sich dahingehend entwickelt, dass wir sofortige Befriedigung erwarten. Diese Latenz ist also nicht gerade das, was wir uns wünschen. 5. Bedarf an gemischten Daten. Die Leute sagen zwar nicht direkt, dass sie ihre Daten gemischt haben möchten, aber es ist das, was sie meinen, wenn sie sagen: Könnten wir darüber noch eine Ebene mit externen Marktdaten einrichten? oder: Ich habe da noch eine Menge Informationen in einer Excel-Datei und ich möchte gern sehen, wie das mit dem hier zusammenhängt. Sie sehen zwar ein, dass es sinnvoll ist, mehrere Datenquellen zu kombinieren, aber es ist nicht praktisch, wenn ein zentrales BI-Team all diese Anpassungen vornehmen soll. 6. Wunsch nach visuellen Analysen. Die Leute haben mehr von ihren Daten, wenn sie sie in aussagefähiger, visueller Form dargeboten bekommen, anstatt sich durch Zeilen, Spalten und Tabellen zu wühlen. Wenn sie bis jetzt noch nicht nach einer besseren Visualisierung der Daten gefragt haben, werden sie es höchstwahrscheinlich bald tun. Was hat dies mit Self.

3 S. 3 So ein Selbstbedienungsmodell ist eine großartige Sache, weil ich nicht mehr mit Anfragen überhäuft werde, die ich dann alle selbst bearbeiten muss. Stattdessen kann ich einfach ein paar Tools bereitstellen, und die Dozenten und das Verwaltungspersonal können damit arbeiten und viele ihrer Fragen selbst beantworten. Jac Thiessen, Data Warehouse Specialist, Millard Public Schools

4 S. 4 Service-BI zu tun? Wenn Ihre Kollegen ihre Daten in Myriaden von Formen sichtbar machen können, kommen sie nicht zu Ihnen zurück, um auf der Suche nach Antworten nach neuen Darstellungen zu fragen. 7. Das ist bereits Wirklichkeit. Nicht alle, aber viele Organisationen fragen bereits nach der Implementierung von Self-Service-BI-Lösungen. Aufgeweckte Führungskräfte im Unternehmen erkennen die Bandbreitenbeschränkungen Ihres Teams an und sind sich darüber bewusst, dass sie Spitzentalente haben und Projekte liefern müssen. Das Ergebnis ist, dass viele eine eigene Self-Service-BI-Lösung implementiert haben. Anwender beantworten eigenständig ihre Fragen bei RBC Wealth Management U.S. RBC Wealth Management U.S. ist eine amerikanische Full-Service-Brokerfirma mit mehr als registrierten Vertretern, einem verwalteten Vermögen von über 170 US-Dollar und einer Menge Daten. Die Organisation sah sich der Herausforderung gegenüber, stärker datengesteuert zu arbeiten. Dazu suchte sie eine Self-Service-BI-Lösung. Ich habe schon mit vielen BI-Tools gearbeitet, die beanspruchen, die Anwender zu empowern und die BI zu vereinfachen. Aber in der Praxis ist es dazu nie gekommen. Shawn Spott, Vice President and Manager of Marketing Research. Dann entdeckten Shawn und sein Team Tableau. Shawns Team arbeitete Hand in Hand mit der IT, um eine Self-Service-BI-Umgebung aufzubauen. Sie begannen mit einem Pilotprogramm, das von den Anwendern erstaunlich positiv aufgenommen wurde, erklärt Shawn. Im August kamen wir auf die Idee, Tableau Server zu implementieren bereits Ende September waren wir live und produktionsbereit, und die Anwender baten bereits um mehr. Shawn führt weiter aus: Da wir mit Tableau über ein Selbstbedienungsmodell verfügen, sind wir weiterhin in der Lage, unsere Projekte am laufenden Band auszuführen. Der Wartungsaufwand ist so gering, dass wir uns lediglich um das Laden zu kümmern brauchen. Wir verbringen drei Wochen im Monat mit der Lösung neuer Probleme und mit neuen Entwicklungen. Die Lösung ist über die Maßen erfolgreich. Viele Gruppen bei RBC arbeiten jetzt mit Self- Service BI. Die Geschäftsleitung, Equity-Analysten, Produktreihenteams, Verkaufsunterstützung, Finanzabteilung und Marketingfachleute nutzen heute die Self-Service-BI mit Tableau. Das Versprechen der Organisation, stärker datengesteuert zu arbeiten, wurde somit erfüllt. Hören Sie mehr darüber, wie Tableau laut Auskunft von Shawn Spott RBC Wealth Management U.S. verändert hat in diesem Video. Der Vorteil für IT-Führungskräfte ist, dass diese Implementierungen die Ergebnisse sprunghaft verbessern und dass Sie bereitwillige, motivierte Auftraggeber haben, die Ihre Self-Service-BI-Anstrengungen unterstützen werden. Wenn Ihnen etwas davon bekannt vorkommt, sollten Sie jetzt an eine Self-Service-BI-Lösung denken. Was bedeutet das für die IT? Bei Self-Service-BI geht es nicht bloß darum, mehr Kollegen die Möglichkeit zu geben, ihre eigenen Analysen durchzuführen. Auf dem Weg zu diesem Szenario profitiert die IT ebenfalls. Optimieren Sie Ihre Dateninfrastruktur Anstatt in BI-Anfragen zu versinken, können Sie Personalkapazitäten freisetzen. Diese können dann über die optimalen Berechtigungen und Zugriffsrechte für die Fülle an Daten, die Sie verwalten, entscheiden. Wenn die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen dann ihre Analysen ausführen, genießen Sie das befriedigende Gefühl, dass sie auf präzise, sichere Daten zugreifen. Dateninvestitionen werden rentabler Wenn es Ihnen ähnlich ergeht wie den meisten anderen Organisationen, haben Sie beträchtliche Beträge in Data Warehouses, Anwendungen und die zugehörigen Qualitäts- und Integrationsprozesse investiert, um sicherzustellen, dass Ihre Daten von Nutzen sind. Wenn Sie diese Daten für mehr Personen in der Organisation nutzbar machen, steigt der wirtschaftliche Nutzen dieser Investitionen sprunghaft an. Governance und Sicherheit gewährleisten Dies erweist sich als besonders wertvoll, wenn es in Ihrer Organisation abtrünnige Abteilungen gibt, die bereits mit Self-Service-BI arbeiten. Wenn Sie sich um die Implementierung kümmern, können Sie Protokolle einbauen, die auf Ihre IT-Standards ausgerichtet sind. Lassen Sie BI-Spezialisten ins Detail gehen Anstatt mit nie enden wollenden Anfragen bombardiert zu werden, können Sie mit Self-Service-BI die Warteschlange verkürzen. So können sich Ihre hochqualifizierten BI- Spezialisten auf ein kleineres, gezieltes Aufgabenfeld konzentrieren und ihre Talente maximal nutzen. Werden Sie zum SUPERSTAR! Klingt abgedroschen? Mag sein, aber es stimmt. IT-

5 S. 5 Uns gefällt an Tableau, dass dafür keine Schulungen erforderlich sind, oder höchstens kurze Einführungen von 15 bis 30 Minuten, in denen wir den Mitarbeitern ein paar Berichte erklären. Unsere Anwender können schnell einsteigen und ihre Daten visualisieren. Mit anderen Tools könnten die Schulungssitzungen einen ganzen Tag oder noch länger dauern, und Sie könnten womöglich dennoch nicht das ganze Leistungspotenzial der Tools ausschöpfen. David Botkin, Vice President of Business Intelligence, Playdom

6 S. 6 Abteilungen, die Self-Service-BI bereitgestellt haben, erleben nie gekannte Vorteile. Im Mittelpunkt dieser Aha-Erlebnisse stehen Mitarbeiter, die sich fähiger fühlen, Teams, die mehr Erkenntnisse gewinnen, und eine Organisation, die Spitzenleistungen erbringt. Und sie danken der IT. Alle haben dabei gewonnen. Ich stehe besser da und unser Team steht besser da. Die IT-Leute werden zu Superstars, schwärmt Charlesl Boicey, Informatics Solutions Architect am Medical Center der University of California Irvine. Erste Schritte Implementieren Sie eine Self-Service-BI-Lösung, die Ihre Sicherheitsprotokolle und Ihre Datenarchitektur respektiert. Erfüllen Sie das Versprechen, Mitarbeiter zur eigenständigen Durchführung von Analysen zu befähigen. Ihre Lösung sollte sich reibungslos in Ihre vorhandene Infrastruktur einfügen und schnell einsatzbereit sein. Der Schulungsaufwand sollte minimal sein und die Lösung sollte schnell zu Ergebnissen führen. Tableau Software leistet seit über acht Jahren Pionierarbeit auf dem Gebiet der Self-Service-BI. Es wurde von Anfang an unter der Vorgabe gebaut, dass die eigenständige Datenanalyse für alle Personen in der Organisation einfach gemacht werden soll. So, wie Salesforce.com den sinnvollen Zugriff auf Kundendaten neu gestaltet hat, verändert auch Tableau die Art und Weise, wie Fachkräfte aller Fachrichtungen (nicht bloß BI-Spezialisten) Daten analysieren. Probieren Sie Tableau selbst aus, um zu sehen, wie Ihre Organisation durch Self-Service-BI empowert werden kann. Laden Sie unsere vollfunktionale Testversion von Tableau Desktop herunter und sehen Sie sich unser 14-minütiges Erste Schritte -Video an. So werden Sie erkennen, wie jeder von der Marketingfachkraft bis zum Verkaufsleiter eigene Analysen in wenigen Minuten durchführen kann. Wie die Stadt Charlotte dank der Bereitstellung von Self-Service-BI schneller und intelligenter arbeitet In der Stadtverwaltung von Charlotte, North Carolina (USA), ist die Arbeitsgruppe Business Support Services (BSS) eine von vier Einheiten, die es sich zum Ziel gesetzt haben, die öffentlichen Dienstleistungen moderner zu gestalten. In den letzten zwei Jahren haben Analysten in der BSS Information Technology Division (BSS/IT) nach Möglichkeiten geforscht, wie sie die Nutzung von Daten für die Dienstleistungskunden verbessern können. Traditionell stützte sich BSS/IT bei der Datenanalyse und Berichterstellung auf eine Kombination von Excel und ihrem Team hochqualifizierter Programmierer. Abteilungen in der gesamten Stadtverwaltung nutzten die Berichte als Grundlage für ihre Entscheidungen. Leider erreichten die Berichte nicht ihr Ziel. Ihre Erstellung war zu zeitaufwändig, und sie waren zu schwierig zu verstehen. BSS/IT führte Tableau ein, weil es benutzerfreundlich ist und auf visuelle Analysen setzt. Dies waren wichtige Faktoren, um zwei Ziele zu erreichen: 1) die Zahl der Personen zu erhöhen, die selbstständig Berichte, Dashboards und Adhoc-Analysen erstellen können, und 2) die Qualität der Analysen so zu verbessern, dass die Ergebnisse leicht verständlich wurden. Berichte, deren Erstellung früher Tage oder Wochen gedauert hat, werden jetzt innerhalb von Minuten oder Stunden fertig, freut sich Jim Raper, Leiter Datenadministration bei der City of Charlotte. Heute können wir mehr Zeit darauf verwenden, die Daten im Detail zu analysieren und Ausreißer, Trends und Ausnahmen von der Regel zu identifizieren. Als mehr Abteilungen von Self-Service-BI profitieren wollten, fand man kreative Möglichkeiten, um die Mitarbeiter einzubeziehen. Zum Beispiel eine Olympiade für Geschäftsanalysen, bei der Mitarbeiter aus den 14 Key Business Units der Stadtverwaltung eingeladen wurden, sich bei der Analyse vorgegebener Beispieldaten zu messen. Wir wollten Tableau bekannt machen als ein Tool, mit dem unsere Key Business Units die Effizienz ihrer Datenanalyseprozesse und die Qualität der von ihnen produzierten Berichte erheblich verbessern konnten, so Raper. Die Veranstaltung war ein voller Erfolg. Sie öffnete vielen Mitarbeitern die Augen für den Nutzen visueller Analysen bei zügigen, wichtigen Geschäftsentscheidungen. Während dieser wirtschaftlich angespannten Zeiten ist die Fähigkeit, intelligenter und schneller zu arbeiten, von äußerst großem Wert, und mit Tableau gelingt uns genau das. Endnoten [1] Thomas Davenport und Jeanne Harris. Competing on Analytics. Harvard Business School Publishing Corporation

7 S. 7 Info zu Tableau Tableau Software hilft Menschen dabei, Daten sichtbar und verständlich zu machen. Tableau wurde von Gartner und IDC im Jahr 2011 als das weltweit am schnellsten wachsende Business Intelligence-Unternehmen eingestuft und bietet Unterstützung beim schnellen und einfachen Analysieren, Visualisieren und Bereitstellen von Informationen. Mehr als Unternehmen nutzen Tableau im Büro und unterwegs für schnelle Analysen. Und Zehntausende nutzen Tableau Public, um Daten in Blogs und auf Websites anderen zur Verfügung zu stellen. Um zu erfahren, welche Vorteile Tableau für Sie hat, laden Sie die kostenlose Testversion unter herunter. Die Autorin Malia Hardin verfügt über mehr als 15 Jahre Marketing- und Strategieerfahrung im Technologiemarkt. Bei IBM leitete sie das Produktmarketing für Datenintegrations-, Datenqualitäts- und Masterdatenmanagement-Produkte und entwickelte Wachstumspläne für die Länder der aufstrebenden Märkte. Vor ihrer Tätigkeit bei IBM war Malia Hardin im Bereich Venture Capital, Consulting und Investment Banking beschäftigt, wo sie Geschäftspläne, Marketingstrategien und Finanzierungsszenarios entwickelte. Malia Hardin erwarb ihren MBA an der Fuqua School of Business der Duke University und ihren BA am Wellesley Copyright Tableau Software, Inc Alle Rechte vorbehalten. 837 North 34th Street, Suite 400, Seattle, WA USA.

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