Kommunikation und Motivation in der Ausbildung. Leitfaden für Ausbilder in Handwerksbetrieben

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1 Kommunikation und Motivation in der Ausbildung Leitfaden für Ausbilder in Handwerksbetrieben

2 Kommunikation und Motivation in der Ausbildung Leitfaden für Ausbilder in Handwerksbetrieben

3 Inhalt Vor wor t 5 1. Wann sollten Ausbildungsgespräche stattfinden? 6 2. Welche Themen sollen besprochen werden? 8 3. Hinweise für die Gesprächsführung Wie sollten die Ergebnisse schriftlich festgehalten werden? Einsatz von Beurteilungsbögen Wie kann der Auszubildende motiviert werden? Wie kann der Lernfortschritt überprüft und gesichert werden? Betriebsinterner Beurteilungsbogen für Auszubildende Adressen der Ausbildungsberatung der Handwerkskammern in NRW 19 3

4 Vorwort Jedes Jahr werden im Handwerk Tausende von Ausbildungsverträgen vorzeitig gelöst. Ungefähr 50% dieser Ausbildungsabbrüche werden nach dem ersten Ausbildungsjahr vorgenommen. Für den Ausbildungsbetrieb Klaus Schloesser bedeuten vorzeitige Vertragslösungen hohe Kosten, verlorene Zeit und Energie, einen Ausbildungsplatz, der i.d.r. nicht sofort wieder besetzt werden kann und evtl. spätere Probleme beim Fachkräftenachwuchs. Und für den Auszubildenden bedeutet ein Ausbildungsabbruch einen verzögerten Einstieg in das Berufsleben oder sogar den Weg in die Arbeitslosigkeit. Die Gründe für Ausbildungsabbrüche sind vielfältig. Eines der Hauptprobleme besteht darin, dass die Kommunikation zwischen Ausbilder und Auszubildenden häufig unzureichend ist. Dadurch werden Probleme und Schwierigkeiten nicht erkannt und spitzen sich so immer weiter zu, bis schließlich nur noch der Abbruch der Ausbildung als Ausweg gesehen wird. Regelmäßige Ausbildungsgespräche sind eine wichtige Maßnahme, um die Kommunikation zwischen Ihnen und dem Auszubildenden zu verbessern und Probleme frühzeitig zu erkennen. Dabei möchte Ihnen der vorliegende Leitfaden eine Hilfestellung geben. Hier finden Sie als Ausbilder oder Betriebsinhaber Anregungen, zu welchen Ausbildungsabschnitten Gespräche stattfinden sollten, welche Themen besprochen werden sollten und welche Hilfsmittel dabei eingesetzt werden können. Darüber hinaus liefert der Leitfaden Tipps und Hinweise zur Motivation des Auszubildenden und zur Feststellung des Lernfortschrittes. Klaus Schloesser Geschäftsführer des Westdeutschen Handwerkskammertages 5

5 1. Wann sollten Ausbildungsgespräche stattfinden? Setzen Sie sich von Beginn der Ausbildung an regelmäßig mit dem Lehrling zusammen, um ein Ausbildungsgespräch zu führen. Mögliche Schwierigkeiten und Konflikte können so frühzeitig aufgedeckt und Gegenmaßnahmen ergriffen werden. Die folgenden Zeitpunkte sind für ein Ausbildungsgespräch besonders geeignet: 1. Ausbildungsjahr: Zu Beginn der Probezeit In der Mitte der Probezeit Am Ende der Probezeit Zu einem weiteren Zeitpunkt nach der Probezeit 2. Ausbildungsjahr: Zu Beginn des 2. Ausbildungsjahres Zu einem weiteren Zeitpunkt nach Beginn des 2. Ausbildungsjahres Vor der Zwischenprüfung (ca. 2 Monate vorher) Nach der Zwischenprüfung 3. Ausbildungsjahr: Zu Beginn des 3. Ausbildungsjahres Zu einem weiteren Zeitpunkt nach Beginn des 3. Ausbildungsjahres Vor der Gesellen-/Abschlussprüfung Nach der Gesellen-/Abschlussprüfung 6

6 Der Zeitstrahl verdeutlicht den»fahrplan«für die Durchführung von Ausbildungsgesprächen. 1. Ausbildungsjahr 2. Ausbildungsjahr 3. Ausbildungsjahr Probezeit * ** * * * * * * * * * ZP GP/AP = Ausbildungsgespräch * ZP = Zwischenprüfung GP/AP = Gesellen-/Abschlussprüfung Abb. Zeitstrahl Über die aufgeführten Zeitpunkte hinaus können natürlich weitere Gelegenheiten für ein Ausbildungsgespräch genutzt werden. Wichtig ist insgesamt, dass die Zeiträume zwischen zwei Gesprächen nicht länger als ca. 3 Monate sind, da sich sonst evtl. Probleme derart anstauen können, dass sie nicht mehr zu beheben sind. 7

7 2. Welche Themen sollten besprochen werden? Die folgenden Themen sollten Sie im Rahmen eines Ausbildungsgespräches mit dem Lehrling besprechen: Arbeitsweise, Interesse und Motivation des Auszubildenden Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Mitarbeitern und Kunden Evtl. Konflikte zwischen dem Auszubildenden und Vorgesetzten Evtl. Konflikte zwischen dem Auszubildenden und anderen Mitarbeitern, z.b. Gesellen oder Facharbeitern Leistungen und Lernfortschritte im Betrieb Abgleich der erworbenen Fertigkeiten und Kenntnisse mit dem betrieblichen Ausbildungsrahmenplan Wissenslücken und Lernschwierigkeiten im Betrieb Eintragungen in das Berichtsheft / Tätigkeitsnachweise Leistungen und Lernfortschritte in der Berufsschule Wissenslücken und Lernschwierigkeiten in der Berufsschule Wissenslücken und Lernschwierigkeiten in der überbetrieblichen Lehrlingsunterweisung Fragen, Probleme und Schwierigkeiten des Auszubildenden im Betrieb und im privaten Bereich Tipp: Achten Sie bereits bei der Auswahl des Auszubildenden auf seine Eignung für den Ausbildungsberuf (Schulabschluss, Schulnoten, Interesse und Motivation für den Ausbildungsberuf). Wenn Sie einen Lehrling einstellen, der bestimmte Wissenslücken oder Lerndefizite aufweist, sollten Sie gemeinsam 8

8 mit dem Auszubildenden eine Strategie entwickeln, wie er diese beheben kann. Nutzen Sie die Chance des Betriebspraktikums, um einen Eindruck von den Fähigkeiten des Auszubildenden zu erhalten. Halten Sie von Beginn der Ausbildung an regelmäßig Kontakt zu den Eltern des Lehrlings. Nehmen Sie sich in der Probezeit genügend Zeit für ausführliche Gespräche mit dem Auszubildenden. Übernehmen Sie nur einen Lehrling, der Ihren Erwartungen entspricht oder von dem Sie mit einiger Sicherheit sagen können, dass er diese Erwartungen zukünftig erfüllen kann. Legen Sie bei Lernschwierigkeiten oder Wissensdefiziten des Auszubildenden gemeinsam Lernziele fest und vereinbaren Sie Maßnahmen zur Erreichung dieser Ziele, z.b. ausbildungsbeleitende Hilfen (abh) oder innerbetrieblichen Nachhilfeunterricht. Scheuen Sie sich bei Problemen nicht, die Hilfe Dritter in Anspruch zu nehmen. Nutzen Sie die kostenlose Ausbildungsberatung Ihrer Handwerkskammer. Sie berät Sie in allen Fragen der Ausbildung. Die Adressen der Ausbildungsberatung finden Sie im Anhang. Auch die Lehrlingswarte der Innung helfen Ihnen weiter. Die Lehrlingswarte sind über die Geschäftsstelle der Innung zu erreichen. 9

9 3. Hinweise für die Gesprächsführung Wenn Sie ein Ausbildungsgespräch mit dem Auszubildenden führen, sollten Sie ein paar Regeln beachten: Führen Sie das Gespräch nicht zwischen Tür und Angel, sondern suchen Sie einen ruhigen Zeitpunkt, an dem Sie sich ungestört unterhalten können. Schaffen Sie eine freundliche und offene Atmosphäre. Lassen Sie den Jugendlichen von seinen Eindrücken und Schwierigkeiten berichten. Sie erfahren so, wo er Hilfe und Unterstützung benötigt. Zeigen Sie dem Lehrling, dass Sie ihn ernst nehmen und Respekt entgegenbringen. Das schafft Offenheit und Vertrauen! Bleiben Sie sachlich. Machen Sie bei Kritik deutlich, dass sie den Auszubildenden als Person schätzen, dass sie aber z.b. mit seinem Arbeitsverhalten unzufrieden sind. Gestehen Sie auch dem Jugendlichen zu, Unzufriedenheit und Kritik zu äußern. Dadurch können Sie wichtige Anhaltspunkte für Verbesserungsmöglichkeiten erhalten. 10

10 4. Wie sollen die Ergebnisse schriftlich festgehalten werden? Am besten ist es, die wesentlichen Bestandteile des Gespräches schriftlich festzuhalten, insbesondere wenn Ziele festgelegt und konkrete Maßnahmen beschlossen werden. Das erleichtert die spätere Kontrolle und macht die Vereinbarungen verbindlicher. Daher ist es auch sinnvoll, dem Auszubildenden ein Exemplar der Gesprächsmitschrift auszuhändigen. Um den Zeitaufwand für die schriftliche Fixierung gering zu halten, sollten die Ergebnisse nur stichwortartig in kurzen Gesprächprotokollen festgehalten werden. Ebenfalls sollte schriftlich festgehalten werden, welche Etappen des Ausbildungsrahmenplans erreicht wurden und welche Ausbildungsfertigkeiten und -kenntnisse wiederholt werden müssen. 11

11 5. Einsatz von Beurteilungsbögen Um das Verhalten und die Leistung des Auszubildenden zu bewerten, ist der Einsatz von Beurteilungsbögen hilfreich. Diese sollten zu jedem Ausbildungsgespräch, also ungefähr in einem zeitlichen Abstand von 3 Monaten, eingesetzt werden. Die Bewertung anhand des Bogens sollte von demjenigen Ausbilder vorgenommen werden, der in dem vorangehenden Zeitraum eng mit dem Lehrling zusammengearbeitet haben. Die Beurteilungen machen Ihnen und dem Lehrling deutlich, wo die Stärken und Schwächen des Auszubildenden liegen und wo Fördermaßnahmen ansetzen müssen. Welche Verhaltensmerkmale beurteilt werden, hängt von den jeweiligen Anforderungen 12

12 ab, die an den Lehrling gestellt werden. (Das Muster eines Beurteilungsbogens befindet sich im Anhang). Die Ergebnisse der Beurteilung sollten ausführlich mit dem Auszubildenden besprochen werden. Dabei sollten Sie folgendes beachten: Nutzen Sie die Beurteilungen nicht, um den Auszubildenden einzuschüchtern oder zu entmutigen. Machen Sie deutlich, dass es darum geht, seine Stärken herauszufinden und ihm bei evtl. Schwächen Hilfsangebote aufzuzeigen. Erläutern Sie dem Jugendlichen anhand nachvollziehbarer Beispiele die Hintergründe für Ihre jeweilige Bewertung. Geben Sie dem Lehrling die Möglichkeit, sich zu den Beurteilungen zu äußern, um Ursachen für sein Verhalten oder seine Leistungen darzulegen und mögliche Fehleinschätzungen zu korrigieren. Stellen Sie positives Verhalten und gute Leistungen deutlich heraus, das fördert das Selbstvertrauen des Auszubildenden und spornt ihn an. Überlegen Sie bei schlechten Ergebnissen gemeinsam, wie der Jugendliche sich verbessern kann. Der Auszubildende sollte stets eine Kopie des Beurteilungsbogens erhalten, um einen Einblick in den Verlauf seines Leistungsstandes zu erhalten. 13

13 6. Wie kann der Auszubildende motiviert werden? Warum ist Motivation so wichtig? Ein motivierter Auszubildender ist der beste Garant für eine erfolgreiche Ausbildung. Ist der Auszubildende jedoch unmotiviert, hat das häufig weitreichende Folgen: die Arbeitsleistung im Betrieb und im Berufskolleg lässt nach und verschlechtert sich, unentschuldigte Fehlzeiten und Unpünktlichkeit nehmen zu, der Krankenstand erhöht sich, der Umgangston wird aggressiver und gereizter, der Ausbildungserfolg wird gefährdet, die Ausbildung wird abgebrochen. Welche Möglichkeiten zur Motivation gibt es? Dem Ausbilder stehen vielfältige Möglichkeiten zur Motivationssteigerung des Lehrlings zur Verfügung: Der Azubi sollte durch die Arbeitsaufgaben weder unter- noch überfordert sein. Legen Sie gemeinsam mit ihm herausfordernde, aber realistische Lernziele fest. Nichts motiviert mehr als Lob und Anerkennung! Dabei müssen es nicht immer Spitzenleistungen sein, auch kleine Lernerfolge verdienen Lob! Denken Sie daran, dass der Auszubildende»nur«in der Schule war und das Arbeitsleben nicht kennt: dies gilt sowohl für Jugendliche als auch für volljährige Auszubildende. 14

14 Helfen Sie dem Lehrling, seine Stärken zu erkennen, das stärkt sein Selbstvertrauen. Fehler sind keine Katastrophe und gehören zum Lernen dazu! Ermutigen Sie den Auszubildenden und spornen Sie ihn an, unverdrossen am Ball zu bleiben. Übertragen Sie dem Lehrling die Verantwortung für bestimmte Aufgaben oder Arbeitsprozesse und ermöglichen Sie ihm, selbständig zu arbeiten. Finden Sie gemeinsam heraus, wo Lernschwierigkeiten oder Wissenslücken des Auszubildenden liegen und entwickeln Sie einen Plan, um diese zu beseitigen. Unterstützen Sie den Lehrling beim Erreichen seiner Ziele und beim Schließen von Wissenslücken. Häufig führt der Auszubildende nur Teilaufgaben aus und kennt den Gesamtprozess der Arbeit nicht, was schnell zu Desinteresse und Frustration führen kann. Stellen Sie daher stets sicher, dass der Lehrling Sinn und Bedeutung seiner Arbeitsaufgaben kennt. Behandeln Sie den Jugendlichen als gleichberechtigten Partner und nicht als Blitzableiter oder Laufburschen. Signalisieren Sie, dass Sie nicht nur bei Ausbildungsfragen, sondern auch bei privaten Problemen und Nöten ein offenes Ohr haben. Zeigen Sie frühzeitig Perspektiven auf und besprechen Sie eine eventuelle Übernahme nach der Ausbildung. 15

15 7. Wie kann der Lernerfolg des Auszubildenden überprüft und gesichert werden? Um den Lernfortschritt des Jugendlichen festzustellen und bei evtl. Defiziten frühzeitig gegenzusteuern, sollten Sie sich kontinuierlich über die Leistungen des Lehrlings informieren. Zu diesem Zweck können Sie die folgenden Möglichkeiten nutzen: Beobachtung des Auszubildenden bei der Durchführung von Arbeiten Mündliche Kontrollfragen Erstellung von Übungsarbeiten bzw. Arbeitsproben Regelmäßige Durchsicht der Berichtshefte / Tätigkeitsnachweise Einsicht in die Leistungsnachweise des Auszubildenden in der Berufsschule (Klassenarbeiten und Tests) Auswertung der Ergebnisse der Zwischenprüfung und der Berufsschulzeugnisse Regelmäßiger Kontakt zu den Lehrern der Berufsschule. Ein kurzer Telefonanruf ist häufig schon ausreichend, um sich über den Leistungsstand zu informieren Regelmäßiger Kontakt zum Ausbildungsleiter der überbetrieblichen Lehrlingsunterweisung Regelmäßiger Kontakt zu dem Träger ausbildungsbegleitender Hilfen (abh), sofern abh in Anspruch genommen werden. Regelmäßige Ausbildungsgespräche mit dem Lehrling Regelmäßige Gespräche mit anderen Ausbildern und Mitarbeitern im Betrieb Regelmäßige Gespräche mit den Eltern des Auszubildenden 16

16 Tipp: Geben Sie dem Auszubildenden direkt eine Rückmeldung, wenn eine Arbeit nicht korrekt ausgeführt wurde, damit sich Fehler nicht festsetzen. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um die Ergebnisse der Zwischenprüfung zu analysieren. Sie geben einen guten Überblick über die Stärken und Schwächen des Auszubildenden und notwendigen Handlungsbedarf. Handeln Sie bei Lernschwierigkeiten oder Wissenslücken zügig. Sprechen Sie mit den Lehrern im Berufskolleg und entwickeln Sie gemeinsam mit dem Auszubildenden eine Strategie, um die Lernprobleme zu beseitigen. Achten Sie auf eine konsequente Umsetzung des Ausbildungsrahmenplanes. So bereiten Sie den Jugendlichen am besten auf die Gesellen-/Abschlussprüfung vor. 17

17 8. Betriebsinterner Beurteilungsbogen für Auszubildende Name des/der Auszubildenden: Beurteilung für die Zeit vom: bis Einsatzbereiche/Ausgeführte Tätigkeiten: Beurteilung Die Beurteilung von 1 5 entspricht der Benotung an Schulen (1=sehr gut, 5=mangelhaft) (Bitte zutreffendes ankreuzen) Arbeitsverhalten Interesse an der Arbeit Einsatzbereitschaft/Motivation Ausdauer und Belastbarkeit Zuverlässigkeit Sorgfalt Selbständigkeit Arbeitsergebnisse Pünktlichkeit Sozialverhalten Umgang mit Vorgesetzten Umgang mit Kollegen Umgang mit Kunden Kommentar/Ergänzungen: Datum Unterschrift 18

18 9. Adressen der Ausbildungsberatung der Handwerkskammern in NRW Handwerkskammer Aachen Sandkaulbach Aachen Telefon: (02 41) /168 Handwerkskammer Arnsberg Brückenplatz Arnsberg Telefon: ( ) Handwerkskammer OWL zu Bielefeld Obernstraße Bielefeld Telefon: (05 21) Handwerkskammer Dortmund Reinoldistraße Dortmund Telefon: (02 31) /172/246/302/316 Handwerkskammer Düsseldorf Georg-Schulhoff-Platz Düsseldorf Telefon: (02 11)

19 Handwerkskammer zu Köln Heumarkt Köln Telefon: (02 21) /344 Handwerkskammer Münster Bismarckallee Münster Telefon: (02 51)

20 Diese Broschüre ist ein Ergebnis der Initiative»Ziellauf Vermeidung von Ausbildungsabbrüchen im Handwerk«, die vom Westdeutschen Handwerkskammertag im Rahmen des Ausbildungskonsens NRW durchgeführt wird. I M P R E S S U M Herausgeber: Westdeutscher Handwerkskammertag Sternwartstraße Düsseldorf Telefax: (02 11) whkt@handwerk-nrw.de Internet: Ansprechpartner: Layout: Dipl.-Kfm. Andreas Oehme Dipl.-Betriebsw. Petra Bonifas Telefon: (02 11) aoehme@handwerk-nrw.de Kirsten Gottschalk Die Initiative»Ziellauf Vermeidung von Ausbildungsabbrüchen im Handwerk«wird im Rahmen des Ausbildungskonsens NRW mit Mitteln des Ministeriums für Arbeit und Soziales, Qualifikation und Technologie des Landes Nordrhein-Westfalen gefördert. Best.-Nr. B-IV-005