Anweisungen für Statusfolien

Transkript

1 Anweisungen für Statusfolien DVGW Forschung und Beteiligungsmanagement

2 Einführung Die Statusfolien wurden zum 31. Januar 2013 offiziell eingeführt und lösten die bis dahin verwendeten Statusberichte ab. Die Angaben in der Statusfolien konzentrieren sich auf den tatsächlichen Status des Projektes, ergänzt um grafische Elemente wie z.b. Projektplan und Ampel. Ziel: Schnelle Erfassung und Nachvollziehbarkeit des Projektstandes. Die Statusfolien sind ein Komplement und keine Ersatz der sonstigen Berichterstattung und Projektbegleitung. Der Umfang der Statusfolien sollte möglichst auf zwei Seiten bleiben.

3 Prozedere der Projektabwicklung 1. Der fachlich zuständige TK definiert die Form der Projektbegleitung. Z.B.: - Projektbegleitgruppe - Projektbegleiter (Projekt-Pate) - Projektbegleitung über den TK selber 2. Forschungsnehmer führen Projektsitzungen durch in denen eine ausführliche Berichterstattung erfolgt. - Stand der Arbeitspakete - Vorstellung und Diskussion der Ergebnisse - Abstimmung weiteres Vorgehen und Organisatorisches - 3. Jeweils zum 31. Januar und 31. Juli sind Statusfolien fällig. (Statusfolien können bei Bedarf auch zusätzlich zu anderen Terminen gefordert werden.)

4 Prozedere der Statusfolie Erstellung Statusfolie 1. Der Forschungsnehmer erstellt die Statusfolien (inkl. Vorschlag für Ampelstatus) und gibt sie vor dem 31. Juli bzw. 31. Januar in Abstimmung mit dem für das Projekt zuständigen DVGW-Fachreferenten an die Projektbegleitgruppe ab (DVGW-Forschung und Beteiligungsmanagement in CC, ). Freigabe Nein Ja Freigegebene Statusfolie liegt bei DVGW-Forschung und DVGW-Fachbereich vor 2. Die Projektbegleitgruppe gibt entweder die Statusfolie frei oder fordert Anpassungen (Frist etwa1 Woche). 3. DVGW-Forschung erhält die Rückmeldung von dem für das Projekt zuständigen Fachreferenten dass die Statusfolie in vorliegender Ausführung freigegeben ist. Die Folie kann für das Projekt-Controlling in TK/LK verwendet werden und wird der Projektakte beigelegt.

5 1 2 GW Titel-des-Forschungsprojektes 4 Projektlaufzeit: TT.MM.YYYY TT.MM.YYYY 5 Projektkosten für DVGW: XX T inkl. MwSt. Projektkosten gesamt: XX T inkl. MwSt. 6 8 Projektleiter Dipl.-Ing. Mitarbeiter (Institut 1) Koord. Dipl.-Ing. Mitarbeiter (Institut 2) Dr.-Ing. Mitarbeiter (Institut 3) Ziel des Projektes Erläuterung des Ziels des Projektes in ein bis zwei Sätzen 7 Projektbegleitung PbgL 9 Erzielte Arbeitsergebnisse Das Projekt befindet sich noch in der Versuchsphase der Detailanalyse. Nahezu die Hälfte aller APs sind abgeschlossen. AP 3 ist derzeitig zur 75% beendet. Die Einarbeitung in der Gesamtdokumentation steht noch aus. - Die Recherche hat ergeben, XXX 10 Erläuterung Planabweichung Die Messgeräte liefern nicht Werte mit ausreichend Genauigkeit, daher musste der XXX ausgewechselt werden, bevor mit dem Messprogramm fortgesetzt werden konnte. Es ist zu 2 Wochen Verspätung gekommen. 11 Geplante Aktivitäten - Als Nächstes sollen die laufenden Versuche aller drei Institute zu Ende geführt werden. Hier sind keine weiteren Verzögerungen zu erwarten. - Um die Verspätungen im Projekt aufzuholen, wird die Dokumentation und Aufbereitung der Daten der jeweiligen Versuche in AP 4.1, AP 4.2 und AP 4.3 vorgezogen. Hierfür wird extra Personal eingesetzt. Voraussichtlich können diese Arbeitspakete bis 9. Juni abgeschlossen werden. Anschließend wird ein Workshop (W1) zur Aufbereitung der Ergebnisse (AP 5) am 10. Juni durchgeführt und die Dokumentation parallel dazu erstellt. Der Kostenplan des Projekts kann eingehalten werden, ebenso wie der Abschluss zum 16. Juni Entscheidungsbedarf (Unterschiedlich, je nach Zielgruppe, Projektbegleitgruppe, Verbindungsausschuss, KOK oder Forschungsbeirat) 1. Terminfindung für den Workshop zur Aufbereitung der Ergebnisse (AP 5) im Juni. 2. Abstimmung des Teilnehmerkreises für den Workshop. = Planabweichung, Ziele gefährdet = Planabweichung, Ziele nicht gefährdet = Keine Planabweichung Stand

6 13 13 GW Titel-des-Forschungsprojektes W = Planabweichung, Ziele gefährdet = Planabweichung, Ziele nicht gefährdet = Keine Planabweichung Stand

7 Anweisungen 1 Projektnummer und Projekttitel sind anzugeben und auf die zweite Seite zu übertragen. Bei Projekten mit mehreren Mittelempfängern sind bei Statusfolien die Projektnummer mit entsprechenden Ergänzungen A, B, C usw. zu versehen, damit erkennbar ist, ob es sich um eine gemeinsame Statusfolie für das gesamte Projekt oder um eine Statusfolie für ein Teilprojekt handelt. Die Ampel entsprechend der Legende einstellen und auf die zweite Seite übertragen. Die zutreffende Farbe stehen lassen. Die Füllung von nicht zutreffenden Feldern in Weiß angeben. 2 Grün = Keine Abweichungen von Plan Gelb = Abweichungen vom Plan (Verzug oder Kostenerhöhung oder Inhalt). Endziele aber nicht gefährdet. Rot = Abweichungen vom Plan (Verzug oder Kostenerhöhung oder Inhalt). Endziele gefährdet. 3 Aktuelles Datum bitte eintragen und auch auf die zweite Seite übertragen. 4 Letzte genehmigte Projektlaufzeit eintragen (d.h. ggf. entsprechend der genehmigten kostenneutralen Laufzeitverlängerung) 5 Projektkosten gesamt und Kosten für DVGW entsprechend des genehmigten Antrags eintragen. 6 Projektleiter oder Ansprechpartner beim Mittelempfänger zusammen mit Firmenbezeichnung bitte angeben. Bei gemeinsamer Statusfolie für ein Verbundvorhaben ist der Ansprechpartner jeweils für jeden Mittelempfänger entsprechend anzugeben und der Projektkoordinator zu kennzeichnen.

8 Anweisungen 7 Projektbegleitung oder Mitglieder der Projektbegleitgruppe sind zusammen mit Firmenbezeichnung anzugeben. Im Fall einer Projektbegleitgruppe kann ein Leiter benannt werden. Ggf. sollte er in der Statusfolie entsprechend gekennzeichnet werden. Die Projektbegleitung kann auch direkt durch ein schon bestehendes Gremium gewährleistet werden. Dann bitte lediglich nur die Bezeichnung des Gremiums eintragen. 8 Das Ziel des Vorhabens ist in ein bis zwei Sätzen knapp anzugeben. 9 Den Stand des Projektes kurz erläutern: In welcher Phase befindet sich das Projekt? Was ist schon erledigt? Was ist noch offen? Besondere Ergebnisse oder Ereignisse? Falls es Planabweichungen gibt, sind diese hier zu erläutern: Inhaltliche Änderungen, Verzug/Ablaufänderung, Kosten? Was ist vorgefallen? Was sind die Konsequenzen? Die bevorstehenden Schritte im Projekt sind zu erläutern. Bei Verzug oder sonstiger Gefährdung der Ziele sollte man hier darlegen, welche Maßnahmen man ergreift, um den Plan noch einzuhalten. 12 Je nach Adressat der Statusfolie gibt es unterschiedlichen Entscheidungsbedarf. Typische Einträge sind: Kostenneutrale Laufzeitverlängerung, Bestätigung eines neuen Projektplans, Bestätigung inhaltlicher Änderungen, Abstimmung nächster Schritte.

9 Anweisungen Projektnummer, Projekttitel, Ampel und Datum von der ersten Seite übernehmen. Der Projektplan sollte mit einer ausreichend hohen Auflösung der Arbeitspakete nachvollziehbar gegliedert und dargestellt sein. Meilensteine werden nach ihren betreffenden Vorgängen eingetragen und im Projektplan dargestellt. Der Bearbeitungsstand der einzelnen Vorgänge sollte gekennzeichnet sein. Bei Verbundvorhaben sind die Vorgänge mit dem/der bearbeitenden Institut/Firma zu kennzeichnen. Das aktuelle Datum sollte durch eine Linie im Projektplan dargestellt werden, die auch auf der Folie bei Leinwandprojektionen gut zu erkennen ist. Wer kein passendes Programm für einen Projektplan hat, kann das Opensource-Programm OpenProj benutzen: