Standardisierung von Statistikverfahren. Die Deutsche Bibliotheksstatistik

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1 Standardisierung von Statistikverfahren Dr. M. Moravetz-Kuhlmann Bayerische Staatsbibliothek 1

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3 geeignet für das alltägliche Bibliotheksmanagement? für ein erfolgreiches New Public Management benötigen wir: Umfangreiches statistisches Datenmaterial (Kennzahlen) Leistungsindikatoren Benchmarking Bibliotheksinterne Steuerungsinstrumente Legitimationsnachweise Hier und heute : DBS 2007 ff DBS: von der reinen Datensammlung zu einem Steuerungs- und Entscheidungsinstrument? 3

4 Die DBS : Überarbeitung der DBS durch eine Expertengruppe des edbi Neuer DBS-Fragebogen gültig ab Berichtsjahr : Kompetenznetzwerk der Bibliotheken veranlasst im Auftrag der Sektion IV des DBV eine erneute Überarbeitung der DBS Das Mandat erhält im November 2004 eine von der Sektion IV einberufene Steuerungsgruppe (13 Mitglieder) 4

5 Reform-Ziele DBS vereinfachen und verdeutlichen DBS stärker auf die Anforderungen des Bibliotheksindex (BIX-WB) abstimmen 5

6 Die neue DBS 2007 DBS-Steuerungsgruppe präsentiert die neue DBS im Mai 2006 in Passau auf der Sitzung der Sektion IV des DBV Billigung der neuen DBS Neuer Fragebogen gültig ab Berichtsjahr

7 Reform-Ergebnis 2006 DBS vereinfachen Gesamtzahl Gesamtzahl (ohne Fächerstatistik) Zahl der Pflichtfragen Zahl der fakultativen Fragen DBS verdeutlichen Überarbeitung und Präzisierung der Erläuterungen DBS stärker auf die Anforderungen des BIX-WB abstimmen 25 Kennzahlen für BIX erforderlich Gesondert zu erheben künftig nur noch 3 Zahlen (bisher 10 Zahlen) 7

8 Wesentliche Veränderungen Allgemeine Angaben Zahl der Bibliotheksstandorte Def. 1 mit eigenem Benutzungsbereich Studierendenzahl Eingeschriebene Studierende zum WS (nicht mehr SS) Wissenschaftliches Personal Auch künstlerisches Personal Def. 2 Def. 3 8

9 Wesentliche Veränderungen Bestand, Zugang, Abgang, Ausgaben: Zeitschriften allgemein Änderung des Stichtages laufend bedeutet: noch über den 1. Januar des Folgejahres bestehendes Abonnement / Lizenz 9

10 Wesentliche Veränderungen Bestand, Zugang, Abgang, Ausgaben: Digitale Medien Grundsätzlich: strikte Trennung zwischen analogen und digitalen Medien Verzicht auf detaillierte Ausweisung Gesamtangaben zu Digitalen Medien Darunter: Datenbanken Digitale AV-Medien (auf Wunsch der Musikbibliotheken) Verzicht auf Unterscheidung des Trägermediums Def. 4 Neue Definition des kostenlosen Erwerbs Lokale Speicherung Geänderte Definition und Berücksichtigung von Aggregatordatenbanken 10

11 Wesentliche Veränderungen Bestand, Zugang, Abgang, Ausgaben: elektronische Zeitschriften Vollständige Neuordnung in Ausweisung: Alle lizenzierten Titel (auch die nicht laufenden) Als Bestand zählen auch die konsortial über cross + additional access erworbenen Titel Alle lizenzierten Kauftitel (ohne kostenlosen Erwerb / Nationallizenzen) Alle lizenzierten, laufend gehaltenen Kauftitel (ohne Titel aus Aggregatordatenbanken) Fakultativ: Gesonderte Aufführung der konsortial erworbenen Titel Gesonderte Aufführung von parallel zur gedruckten Version erscheinenden Titel Def. 5 Def. 6 Def. 7 Def. 8 Def. 9 11

12 Wesentliche Veränderungen Bestand, Zugang, Abgang, Ausgaben: Elektronische Zeitschriften Kosten Laufend : Soweit auf der Rechnung ausgewiesen (Stichtag des Folgejahres) Prozentualer Aufschlag auf Printexemplar Kostenloser elektronischer Zugriff Kosten für Herstellung von Eigendigitalisaten Sonstige Kosten Einmaliger Erwerb von Backfiles Herstellung von Eigendigitalisaten Def. 10 Def

13 Wesentliche Veränderungen Zugang Strikte Unterscheidung zwischen konventionell und digital: Kauf / Lizenz (konventionell/digital) Pflicht (konventionell/digital) Sonstiger unberechneter Zugang (konventionell/digital) 13

14 Wesentliche Veränderungen Finazierung Klare Differenzierung nach der Geldquelle: Über den Unterhaltsträger (Hochschule; Ministerium) Def. 12 Über Drittmittel (nicht über Unterhaltsträger) Def

15 Wesentliche Veränderungen Benutzung allgemein Gesamtzahl der Entleihungen (ohne Vormerkungen) Verzicht auf Differenzierung bei Auskunftsfragen Def. 14 Ermittlung von Präsenznutzung fakultativ Neu: Teilnehmer an Benutzerschulungen 15

16 Wesentliche Veränderungen Nutzung elektronischer Dienstleistungen Suchanfragen statt Zugriffe bei Online-Katalogen Sessions statt Zugriffe bei Datenbanken Def. 15 Def. 16 Zugriffe auf elektronische Zeitschriften ausschließlich über EZB zu ermitteln Def. 17 Zugriffe auf Bibliotheks-Webseite Zählpixel 16

17 Wesentliche Veränderungen Fernleihe, Dokumentlieferungn Hier wurden im wesentlichen Präzisierungen bei den Erläuterungen vorgenommen Viele Abfragen nur noch fakultativ 8 Pflichtfragen 16 fakultative Fragen 17

18 Wesentliche Veränderungen Erschließung Beschränkung auf insgesamt 5 Fragen (davon 2 fakultativ). 18 Def Formalerschließung: Verzicht auf Abfrage nach Fremddatennutzung Verzicht auf Abfrage nach Korrekturen Verbale Sacherschließung Nur Zählung von Eigenkatalogisiaten 18

19 Wesentliche Veränderungen Fächerstatistik Beibehalten der Fächerstatistik auf Wunsch aus Erwerbungskreisen Aber nur noch fakultativ Bisheriger Fächerkanon beibehalten Abfragen: Ausgaben für alle Medien pro Fach Einheiten und Ausgaben für gekaufte gedruckte Bücher Einheiten und Ausgaben für gekaufte gedruckte Zeitschriften Durchschnittskostenmittlung 19

20 Neuer DBS-Fragebogen Der neue DBS-Fragebogen WB liegt auf den Seiten des HBZ auf Als HTML- und als PDF-Version ( ( und als MS-Excel-Version ( Zusätzlich wurde eine Gegenüberstellung der bisherigen alten und der künftigen neuen DBS erstellt (Konkordanz) ( DBS auf drei Seiten (Kompetenznetzwerk) 20

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24 Die Tabellen der DBS-WB im Überblick Die Zahlen beziehen sich auf die jeweilige DBS-Frage - fakultative Angaben sind kursiv gedruckt! Alle Angaben ohne Gewähr - Es gilt der DBS-Fragebogen mit den ausführlichen Definitionen! ١. Allgemeines ١ Zahl der Bibliotheksstandorte ٢ Studierende ٣ Wissenschaftliches Personal ٤ Entleihende darunter ٥: nicht aus der eigenen Hochschule ٦ Öffnungstage im Jahr ٧ Öffnungsstunden pro Woche (Regelöffnungszeit) ٨ Anteil des geschlossenen Magazinbestands in % am Gesamtbestand ٩ Ausstellungen im Berichtsjahr ١٠ Weitere kulturelle Veranstaltungen ٢. Gebäude, Einrichtung ١١ Hauptnutzfläche der Bibliothek in qm davon ١٢ Benutzungsbereich ١٣ Medienbearbeitung ١٤ Verwaltungsbereiche ١٥ Magazinbereiche ١٦ Benutzerarbeitsplätze darunter ١٧ Computerarbeitsplätze ٣. Bücher, Dissertationen, Zeitschriften und Zeitungen nach Buchbindereinheiten insgesamt Bestand Zugang Abgang Ausgaben gesamt, darunter: ١٨ ١٩ ٢٠ ٢١ Dissertationen ٢٢ ٢٣ ٢٤ ٢٥ Lehrbuchsammlung ٢٦ ٢٧ ٢٨ ٢٩ Inkunabeln ٣٠ ٣١ ٣٢ ٣٣ Rara ٣٤ ٣٥ ٣٦ ٣٧ ٤. Sonstige Druckwerke (Karten, Pläne, Noten, Einblattmaterial, Patente, Normen) Bestand Zugang Abgang Ausgaben gesamt, darunter: ٣٨ ٣٩ ٤٠ ٤١ Karten und Pläne ٤٢ ٤٣ ٤٤ ٤٥ Noten ٤٦ ٤٧ ٤٨ ٤٩ Einblattmaterialien ٥٠ ٥١ ٥٢ ٥٣ Patente ٥٤ ٥٥ ٥٦ ٥٧ Normen ٥٨ ٥٩ ٦٠ ٦١ ٥. Sonstige nicht-elektronische Materialien (analoge AV-Materialien: Tonträger, Dias, Filme, Videomaterialien, Mikroformen, Kunstdrucke, Bilder, MK Bestand Zugang Abgang Ausgaben gesamt, davon: ٦٢ ٦٣ ٦٤ ٦٥ analoge AV-Materialien ٦٦ ٦٧ ٦٨ ٦٩ Mikromaterialien ٧٠ ٧١ ٧٢ ٧٣ weitere Materialien ٧٤ ٧٥ ٧٦ ٧٧ 24

25 Neue DBS und BIX-WB Anpassungen des BIX-WB an die neue DBS: Aufführen der entsprechenden DBS-Zahlen in den Erläuterungen Anpassungen von BIX an DBS in vier Fällen: Zählung der eingeschriebenen Studenten zum Wintersemester (Nr. 2) Berücksichtigung ehrenamtlicher Mitarbeiter (Nr. 3) Verzicht auf Berücksichtigung der Pay-Per-View-Kosten bei den Ausgaben zum Medienerwerb (Nr. 4; 5; 6) Bei Personalausgaben: künftig Berücksichtigung sämtlicher Ausgaben (inkl. Drittmittelfinanzierung) (Nr. 16) Über DBS hinaus zu ermittelnde Kennzahlen für BIX-WB: Personal der Hochschule (Nr. 2) Zahl der Mitarbeiter in der Medienbearbeitung der Bibliothek (Nr. 18) Mittel der Hochschule (abzüglich Drittmittel) (Nr. 22) 25

26 Neue DBS - ein Steuerungsinstrument für das alltägliche Bibliotheksmanagement? Erstellbarkeit der DBS Anteil der routinemäßig aus dem Lokalsystem abfragbaren Daten Verlässlichkeit und Vergleichbarkeit der darüber hinaus zu erhebenden Daten 26

27 Erstellen der neuen DBS Vorbereitende Maßnahmen in Bayern: BVB hat der Firma OCLC-PICA (SISIS) die Konkordanz alte/neue DBS frühzeitig zur Verfügung gestellt zur Anpassung der DBS (Erwerbungsclient) Für den Erwerbungsclient wurden seitens der Unterarbeitsgruppe EC der KBL Parameter benannt, die neu aufgenommen werden müssen physische Erscheinungsformen : DVD-ROM Online- und Print-Ressource bibliographische Erscheinungsformen : Aggregatordatenbank Reproduktionsformen : Eigener Server Fremder Server 27

28 Erstellen der neuen DBS OCLC-PICA hat diese Parameter eingerichtet und ein Skript zur Auswertungsroutine mit einem nächsten Patch zugesagt; Ergebnis liegt noch nicht vor KBL hat die Konkordanz alte/neue DBS den Kommissionen KB und KBB zugeleitet ggf. gemeinsame Überarbeitung der Handreichung Problemfelder in der DBS ( 28

29 Auswertung der DBS HBZ stellt folgende Auswertungen zur Verfügung: ( Gesamtauswertungen ab 1999 Kerndaten aller öffentlichen und wissenschaftlichen BB Standardauswertungen ab 1999 Variable Auswertung ab Berichtsjahr 1999 DBS Navigate 29

30 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 30

31 Bibliotheksstandorte Hier ist die Zahl der Bibliotheksstandorte (einschließlich Hauptbibliothek/Zentrale) mit eigenem Benutzungsbereich anzugeben, deren Erwerbungs- und Personalmittel gemeinsam mit der Hauptbibliothek/Zentrale ausgewiesen und verwaltet werden (ausgenommen sind reine Magazinstandorte). Enthält dieser Fragebogen nur die Daten der Hauptbibliothek/Zentrale, so ist hier die Anzahl mit "1" anzugeben. 31

32 Studierende Hier ist die Zahl der an der Hochschule während des im Berichtsjahr beginnenden Wintersemester eingeschriebenen Studierenden anzugeben. 32

33 Wissenschaftliches Personal Hier ist die Zahl der Stellen (Vollzeitäquivalente) des wissenschaftlichen und künstlerischen Personals der Hochschule zum Ende des Berichtszeitraums anzugeben. Stellen (Personal) die über Drittmittel finanziert werden, sind nicht zu erfassen. 33

34 Digitale Bestände Hier sind sämtliche Datenbanken und digitalen Einzeldokumente anzugeben, die für das lokale Angebot erworben wurden und in lokale Nachweisinstrumente (vorzugsweise den Katalog) eingebunden sind. Die frühere Untergliederung der digitalen Bestände nach ihrer Veröffentlichungsform "auf Trägermedium" (z.b. CD-ROM, DVD, Diskette) und "als Netzpublikation" entfällt. Die Erwerbung elektronischer Medien kann im Sinne dieser Statistik durch a) Kauf von Daten, b) Erwerb von Zugangsrechten im Rahmen eines lokalen, regionalen oder nationalen Lizenzvertrages, c) Erwerb von Zugangsrechten im Rahmen einer gesetzlichen Bestimmung (Pflichtexemplargesetz), d) Digitalisieren oder e) gezieltes lokales Abspeichern unter Beachtung des Urheberrechts erfolgen. Eigendigitalisate (ohne Zeitschriften und Zeitungen) sind hier mitzuerfassen unabhängig davon, ob die Digitalisierung primär zum Zweck der Erweiterung des Medienangebotes oder aber primär zum Zweck der Bestandserhaltung vorgenommen wurde. Zeitlich befristet geschaltete Testzugänge sind nicht zu zählen. Als Datenbanken gelten Sammlungen und Zusammenstellungen von Daten, Fakten, bibliographischen Angaben und Texten, die unter einer gemeinsamen Oberfläche retrievalfähig angeboten werden; hierzu zählen auch Aggregatordatenbanken wie z.b. ABI/INFORM Global oder EBSCO Business Source Elite, in denen Zeitschriften verschiedener Verlage gebündelt sind und deren Titelfluktuation nicht vorhersehbar ist, und aggregierte Zeitschriftenangebote verschiedener Verlage mit überprüfbarem Publikationsplan wie z.b. JSTOR oder MUSE. Beide Formen werden als Datenbank hier gezählt und mit ihren Kosten in (113)/(121) erfasst; gleichzeitig sind sie mit der Zahl ihrer Einzeltitel bei den Angaben zu laufend gehaltenen Zeitschriften unter Abschnitt 10 zu erfassen. Nicht zu zählen sind Zeitschriftenangebote eines Verlages (z.b. SpringerLink); diese sind nur mit der Zahl ihrer Einzeltitel bei den Angaben zu laufend gehaltenen Zeitschriften unter Abschnitt 10 zu erfassen. Ausgenommen sind von Bibliotheken erstellte Portale (z.b. Virtuelle Fachbibliotheken), als Datenbank gestaltete Link- Sammlungen oder elektronische Schulungsprogramme. Ausgenommen sind außerdem Titel, auf die der Zugriff nur in Form von Pay-per-View möglich ist. Sammelwerke (z.b. Normensammlungen, "Shakespeare's gesammelte Werke" auf CD-ROM) werden der Produktform entsprechend nur als Datenbank gezählt; enthaltene Werke werden nur dann zusätzlich als digitales Einzeldokument gezählt, wenn sie einzeln im Katalog nachgewiesen sind. Ein Einzeldokument im Sinne dieser Statistik (z.b. elektronische Dissertation, ebook, digitales audiovisuelles Medium oder Multimedia-Dokument) ist eine inhaltlich geschlossene, digitale Informationseinheit. Gezählt werden sowohl laufend bezogene (abonnierte/lizenzierte) wie auch abgeschlossene (einmalig bezahlte) digitale Einzeldokumente. Digitale Einzeldokumente können durch die Bibliothek digitalisiert oder in digitaler Form einzeln für den Bestand erworben worden sein. Bestand, Zugang, Abgang und Ausgaben werden für digitale Einzeldokumente insgesamt nicht mehr gesondert ausgewiesen, sondern nur noch im Rahmen der Felder (110)-(113) erfasst. Auch digitale Datenträger als Beilage zu Druckwerken ("Medienkombinationen") werden generell nicht mehr gezählt; Medienkombinationen, die einen gemeinsamen übergeordneten Titel haben, bei denen es sich nicht um eine Heftbeilage zum Datenträger handelt, werden bei (74)-(77) gezählt. 34

35 Anzahl (Titel) im Berichtsjahr lizenzierter elektronischer Zeitschriften und Zeitungen Hier sind alle Titel von elektronischen Zeitschriften bzw. zeitschriftenartigen Reihen bzw. Zeitungen zu zählen, wenn für die Nutzung dieser Titel über den Stichtag des Folgejahres hinaus eine Nutzungslizenz (ggf. kostenlos zum Bezug eines gedruckten Exemplars) besteht. Dabei ist es unerheblich, ob die Nutzung nur von Backfiles (z.b. bei Nationallizenzen, abbestellten Titeln, usw.), erst nach Ablauf eines Embargo-Zeitraumes (z.b. bei Aggregatordatenbanken) und/oder auf die aktuellen Ausgaben möglich ist. Die Erwerbung elektronischer Medien kann im Sinne dieser Statistik durch a) Kauf von Daten, b) Erwerb von Zugangsrechten im Rahmen eines lokalen, regionalen oder nationalen Lizenzvertrages, c) Erwerb von Zugangsrechten im Rahmen einer gesetzlichen Bestimmung (Pflichtexemplargesetz), d) Digitalisieren oder e) gezieltes lokales Abspeichern unter Beachtung des Urheberrechts erfolgen. Eigendigitalisate von Zeitschriften und Zeitungen sind hier mitzuerfassen unabhängig davon, ob die Digitalisierung primär zum Zweck der Erweiterung des Medienangebotes oder aber primär zum Zweck der Bestandserhaltung vorgenommen wurde. Eine Untergliederung der elektronischen Zeitschriften nach ihrer Veröffentlichungsform "auf Trägermedium" (z.b. CD-ROM, DVD, Diskette) und "als Netzpublikation" wird nicht vorgenommen. Ein Titel wird erst dann zum Bestand der Bibliothek gerechnet, wenn er auf eine der fünf o.g. Arten erworben und in lokale Nachweisinstrumente eingebunden wurde. Als Bestand ist auch ein Titel zu zählen, der konsortial im sog. "Cross Access" (d.h. im gemeinschaftlichen Zugriff auf Titel anderer Konsortialteilnehmer) oder "Additional Access" erworben wurde. Zugangsrechte können im Rahmen von Lizenzverträgen zeitlich beschränkt werden (z.b. Zeitfenster, "moving windows" bei Elsevier). Die bloße Aufnahme einer Quelle in einen lokalen Katalog oder ein anderes Verzeichnis (z.b. "grüne" Titel in der EZB) ohne Erwerb von Daten oder Zugangsrechten reicht als Bestandskriterium nicht aus. Befristet geschaltete Testzugänge sind nicht zu zählen. Ausgenommen sind außerdem Titel, auf die der Zugriff nur in Form von Pay-per-View möglich ist. 35

36 Anzahl (Titel) im Berichtsjahr lizenzierter elektronischer Kaufzeitschriften und -zeitungen Hier sind nur [bezogen auf (131)] diejenigen Titel zu zählen, für die direkt oder indirekt (bei Parallelabonnements) Kosten entstehen oder in der Vergangenheit zu tragen waren. Gegenüber (131) entfallen hier die Titel aus den Nationallizenzen (soweit Bibliotheken nicht aktiv die Erwerbung durchgeführt haben) sowie kostenfreie Titel (EZB "grün"). Ein Titel wird erst dann zum Bestand der Bibliothek gerechnet, wenn er auf eine der fünf unter (131) genannten Arten erworben und in lokale Nachweisinstrumente eingebunden wurde. Als Bestand ist auch ein Titel zu zählen, der konsortial im sog. "Cross Access" (d.h. im gemeinschaftlichen Zugriff auf Titel anderer Konsortialteilnehmer) oder "Additional Access" erworben wurde. Zugangsrechte können im Rahmen von Lizenzverträgen zeitlich beschränkt werden (z.b. Zeitfenster, "moving windows" bei Elsevier). Befristet geschaltete Testzugänge sind nicht zu zählen. Ausgenommen sind außerdem Titel, auf die der Zugriff nur in Form von Pay-per-View möglich ist. 36

37 Anzahl (Titel) im Berichtsjahr laufend gehaltener elektronischer Kaufzeitschriften und -zeitungen Als "laufend gehalten" wird eine elektronische Zeitschrift bzw. zeitschriftenartige Reihe bzw. Zeitung bezeichnet, wenn für die Nutzung dieser Titel über den Stichtag des Folgejahres hinaus eine Nutzungslizenz (ggf. kostenlos zum Bezug eines gedruckten Exemplars) für die aktuellen Ausgaben einer elektronischen Zeitschrift besteht. Abbestellte Abonnements sind nicht mehr als Bestand zu erfassen. Gegenüber (132) entfallen die Titel aus den Aggregatordatenbanken, auch wenn der Zugriff ohne Embargozeiten möglich ist. Ein Titel wird erst dann zum Bestand der Bibliothek gerechnet, wenn er auf eine der fünf unter (131) genannten Arten erworben und in lokale Nachweisinstrumente eingebunden wurde. Als Bestand ist auch ein Titel zu zählen, der konsortial im sog. "Cross Access" (d.h. im gemeinschaftlichen Zugriff auf Titel anderer Konsortialteilnehmer) oder "Additional Access" erworben wurde. Zugangsrechte können im Rahmen von Lizenzverträgen zeitlich beschränkt werden (z.b. Zeitfenster, "moving windows" bei Elsevier). Befristet geschaltete Testzugänge sind nicht zu zählen. Ausgenommen sind außerdem Titel, auf die der Zugriff nur in Form von Pay-per-View möglich ist. 37

38 Laufend gehaltene elektronische Kaufzeitschriften und -zeitungen im Rahmen von Konsortialverträgen Als "laufend gehalten" wird eine Zeitschrift bzw. zeitschriftenartige Reihe bzw. Zeitung bezeichnet, wenn für die Nutzung dieser Titel über den Stichtag des Folgejahres hinaus eine Nutzungslizenz (ggf. kostenlos zum Bezug eines gedruckten Exemplars) besteht. Hier sind nur solche Titel zu zählen, auf die in Ergänzung eigener Abonnements konsortial im sog. "Cross Access" und/oder "Additional Access" zugegriffen werden kann. 38

39 Laufend parallel zu gedruckten Abonnements gehaltene elektronische Kaufzeitschriften und -zeitungen Gezählt werden alle Abonnements, die parallel zur gedruckten Version (ggf. gegen Aufpreis) auch elektronisch angeboten werden. Als "laufend gehalten" wird eine Zeitschrift bzw. zeitschriftenartige Reihe bzw. Zeitung bezeichnet, wenn für die Nutzung dieser Titel über den Stichtag des Folgejahres hinaus eine Nutzungslizenz (ggf. kostenlos zum Bezug eines gedruckten Exemplars) besteht. 39

40 Ausgaben für im Berichtsjahr laufend gehaltene elektronische Zeitschriften und Zeitungen Ausgaben [bezogen auf die in (133) gezählten Titel] sind so zu berücksichtigen, wie sie anfallen: Bei Vorliegen einer Mischfinanzierung (zentrale Förderung und eigene Mittel der Bibliothek) ist nur der Eigenanteil der Bibliothek zu berücksichtigen. Ausgaben für Aggregatordatenbanken sind nur bei (113)/(121) zu erfassen. Für Zeitschriften mit kostenlosem elektronischem Zugriff sind Ausgaben nur in den Feldern (123)-(129) zu berücksichtigen. Bei prozentualem Aufschlag für die elektronische Nutzung ist hier nur dieser Aufschlag zu erfassen, sofern er auf der Rechnung gesondert ausgewiesen ist; dies gilt ebenso für die Kosten aus einem Konsortialvertrag. Werden zur elektronischen Form ausnahmsweise gedruckte Ausgaben (i.d.r. zu einem Sonderpreis) bezogen, sind nur diese Kosten in den Feldern (123)-(129) zu erfassen. Zu den Ausgaben gehören auch die Kosten für die Herstellung von Eigendigitalisaten von Zeitschriften und Zeitungen unabhängig davon, ob sie in der Bibliothek selbst (nur die Sachkosten) oder im Rahmen von Outsourcing (Gesamtkosten, die in Rechnung gestellt werden) entstehen 40

41 Sonstige Ausgaben für elektronische Zeitschriften und Zeitungen Hier sind die Kosten für einmaligen Erwerb von Backfiles sowie im Berichtsjahr entstandene Kosten für definitionsgemäß nicht mehr laufend gehaltene (z.b. abbestellte) Zeitschriften zu erfassen! Hierzu gehören auch die Kosten für die Herstellung von Eigendigitalisaten, soweit sie nicht unter (134) zu erfassen sind 41

42 Finanzierung durch den Unterhaltsträger Alle Zuweisungen an die Bibliothek (Erwerbung und sonstige Sachmittel, Personal, investive Mittel) vom Unterhaltsträger. Zu berücksichtigen sind laufende ebenso wie einmalige Zuweisungen. Unterhaltsträger ist im Regelfall die eigene Hochschule und/oder das zuständige Ministerium. Rücklagen (Haushaltsreste) aus Vorjahren bleiben hier unberücksichtigt, selbst wenn verwaltungsintern eine erneute Zuweisung erfolgt. Umgekehrt sind Vorgriffe (Überziehungen) aus Vorjahren nicht als Reduktion zu berücksichtigen, selbst wenn verwaltungsintern ein entsprechend verringerter Betrag zugewiesen wird. Mittel für Personalausgaben sind auch dann zu berücksichtigen, wenn diese Gelder nicht der Bibliothek zugewiesen werden. 42

43 Finanzierung durch Drittmittel Alle Zuweisungen an die Bibliothek, die nicht vom Unterhaltsträger stammen, sondern durch Drittmittelgeber (DFG, BMBF, Stiftungen etc.) geleistet werden. Rücklagen (Haushaltsreste) aus Vorjahren bleiben hier unberücksichtigt, selbst wenn verwaltungsintern eine erneute Zuweisung erfolgt. Umgekehrt sind Vorgriffe (Überziehungen) aus Vorjahren nicht als Reduktion zu berücksichtigen, selbst wenn verwaltungsintern ein entsprechend verringerter Betrag zugewiesen wird. 43

44 Auskunftsanfragen Hier sind sämtliche im persönlichen Gespräch, per , schriftlich oder anderweitig übermittelten Fragen zu zählen, die von Benutzern an den offiziellen Auskunftsplätzen in Benutzungsbereichen der Bibliothek gestellt werden. Die Gesamtzahl kann stichprobenweise ermittelt werden. Die Erhebung per Stichprobe sollte sich über mindestens zwei volle Kalenderwochen in Zeiträumen durchschnittlicher Benutzungsintensität erstrecken, die auf das Jahr hochgerechnet werden. 44

45 Suchanfragen in lokalen Online-Katalogen Als lokal sind nur die Online-Kataloge zu verstehen, die primär dem Bestandsnachweis der in (1) gezählten Bibliotheken dienen; dies kann in mehrschichtigen Systemen der Campuskatalog sein. Suchanfragen in sonstigen Katalogen, die dem Bestandsnachweis mehrerer Bibliotheken dienen, sollen nicht gezählt werden. Eine Suchanfrage ("search") ist ein einzelner individuell formulierter Suchvorgang im Katalog. Praktisch ist jeder vom Katalogserver protokollierte Eingang eines Suchformulars zu zählen. Mehrfachzugriffe ("double-clicks", d.h. das Absenden derselben Suchanfrage innerhalb 10 Sekunden von derselben IP-Adresse) sollten ausgeschlossen werden. 45

46 Sitzungen in Datenbanken Hier sollen die Sitzungen in den in (118) gezählten Datenbanken erfasst werden. Für Datenbanken, die auf Servern des Anbieters aufliegen, sollten diese Statistiken durch den Anbieter geliefert werden. Falls Anbieter für ihre Datenbanken COUNTER-kompatible Statistiken zur Verfügung stellen, sollen nur diese Nutzungszahlen verwendet werden (vgl. Soweit die Bibliothek Datenbanken auf eigenen Servern aufliegen hat, sind Statistiken für diese Titel durch die Bibliothek selbst zu ermitteln. Eine Sitzung ("session") ist der erfolgreiche Aufruf einer Datenbank, verstanden als Abfolge zusammenhängender Nutzungsaktivitäten, die ein Nutzer meist mit dem Aufbau einer Verbindung ("login") startet und explizit (durch Verlassen) oder implizit (durch "timeout" nach längerer Inaktivität) beendet. Das implizite Ende einer Sitzung wird üblicherweise nach 30-minütiger Inaktivität angenommen. 46

47 Zugriffe auf Zeitschriftentitel Hier ist die Gesamtzahl der Zugriffe auf lizenzierte, elektronische Zeitschriften anzugeben, soweit diese über die Elektronische Zeitschriftenbibliothek erfolgen. Es sind hier nur die Zugriffe auf die an der eigenen Einrichtung lizenzierten Titel anzugeben, die in der EZB mit einer gelben bzw. gelb/roten Ampel markiert sind. Es wird in Kauf genommen, dass Aufrufe, die nicht über die EZB erfolgen, hierbei nicht berücksichtigt sind. In der Elektronischen Zeitschriftenbibliothek wird als Zugriff das Betätigen eines Titellinks in der EZB verstanden. Die gelieferten Zugriffszahlen erfüllen derzeit nicht die formalen Anforderungen des COUNTER Code of Practice. 47

48 Erschließung Formalerschließung: Erschließung des Neuzugangs (Zahl der Titel) Pflichtangabe: Es soll die Erschließung des eigenen Bestandes in Bibliothekskatalogen gezählt werden. Erschließungsmaßnahmen zum Zweck der Schaffung von Internetportalen sowie zur Sammlung von Links oder Metadaten sind hier ausgeschlossen. Formalerschließung: Erschließung des Neuzugangs (Zahl der Titel), darunter: Eigenkatalogisate fakultative Angabe Formalerschließung: Retrokatalogisierung (Zahl der Titel) fakultative Angabe Sacherschließung: Verbal erschlossene Titel Pflichtangabe Es sind nur Eigenleistungen/Eigenkatalogisate zu zählen. Sacherschließung: Systematisch erschlossene Titel Pflichtangabe Es sind nur Eigenleistungen/Eigenkatalogisate zu zählen. 48

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