Leitfaden für Studierendenvertreterinnen und Studierendenvertreter 2015

Transkript

1

2 Leitfaden für Studierendenvertreterinnen und Studierendenvertreter 2015

3 Impressum Medieninhaber und Herausgeber: Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck Josef-Hirn-Straße Innsbruck Tel.: Fax: info@oeh.cc Redaktion: Mag. Sebastian Pribas Dieses Skriptum kann für den privaten Gebrauch kopiert und heruntergeladen, jedoch nicht für andere mediale Zwecke (Homepages, Filmvorführungen, etc) verwendet werden, ohne vorher die Erlaubnis des Medianinhabers in schriftlicher Form eingeholt zu haben.

4 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... I Hinweis... IV Vorwort... VI A. Rechtliche Grundlagen Hochschulrecht Universitätsrecht... 1 B. Sekretariat Datenblatt Beratungszeiten Post Aussendungen... 2 a. Newsletter der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck... 3 b. Aussendung der Studien- oder Fakultätsstudienvertretung Veranstaltungen in universitären Räumlichkeiten... 5 C. EDV Arbeitsbereiche Webmail für Exchange Outlook Web App... 6 D. Referate Externe Referate... 7 a. Referat für Studien- und MaturantInnenberatung... 7 b. Referat für Sozialpolitik... 7 c. Referat für Studieren mit Beeinträchtigung(en)... 7 d. Referat für Wohnen... 8 e. Referat für Ausländische Studierende... 8 f. Referat für Internationales... 8 g. Referat für Frauen und Gleichbehandlung Interne Referate... 9 a. Referat für wirtschaftliche Angelegenheiten (Wirtschaftsreferat)... 9 b. Basisreferat zur Koordination der Organe nach 1 der Satzung... 9 c. Referat für Bildungspolitik d. Referat für Öffentlichkeitsarbeit Ergänzung zu den Referaten a. Rechtsberatung Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck I

5 b. PlagiatsCheck c. UNIpress E. Basisreferat Sitzungen a. Einladung b. Tagesordnung c. Protokoll Nominierungen Formulare a. Verringerung des erforderlichen Stundenausmaßes freier Wahlfächer b. Erklärung der Zeiten der Tätigkeit als Studierendenvertreter c. Reduzierung der Anwesenheitsverpflichtung Tätigkeitsbericht F. Referat für wirtschaftliche Angelegenheiten (Wirtschaftsreferat) Grundsätze a. Zweckmäßigkeit b. Sparsamkeit c. Wirtschaftlichkeit d. Wahrhaftigkeit e. Leichte Kontrollierbarkeit Kontakt Budget a. Wirtschaftsjahr b. Verfügungs- und Zeichnungsberechtigter c. (aktuelle) Höhe d. Basisvertretertopf Rechtsgeschäfte a. Genehmigung b. Ausnahme & Informationspflicht c. Verbotene Rechtsgeschäfte d. Große Rechtsgeschäfte e. Projekte f. Drucksorten g. Inventarliste h. Formulare und Richtlinien i. Rechnungen i. Anschrift i. Rechnungsbetrag maximal 400,00 (inklusive Umsatzsteuer) ii. Rechnungsbetrag über 400,00 (inklusive Umsatzsteuer) G. Referat für Öffentlichkeitsarbeit Public relations (PR) Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck II

6 2. Flyer/Plakate d. Kontaktaufnahme e. Entwurf f. Bestellung g. Bewerbung Kennzeichnung H. UNIpress Kontaktaufnahme Formatierung, Gestaltung und Gliederung Grafiken Redaktionsschluss Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck III

7 Abkürzungsverzeichnis B-GlBG Bundes-Gleichbehandlungsgesetz 1993 BGBl Bundesgesetzblatt bspw beispielsweise dh f Fn HSG idf isd ivm Nr das heißt folgend Fußnote Hochschülerinnen- und Hochschülerschaftsgesetz 1998 in der Fassung im Sinne des/der in Verbindung mit Nummer u und UG Universitätsgesetz 2002 uu unter Umständen usw und so weiter vgl zb vergleiche zum Beispiel Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck IV

8 Hinweis Die in diesem Leitfaden verwendeten personenbezogenen Bezeichnungen betreffen, soweit dies inhaltlich in Betracht kommt, beide Geschlechter. Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck V

9 Vorwort Dieser Leitfaden beinhaltet die wesentlichsten Grundlagen, über die Studierendenvertreterinnen und Studierendenvertreter verfügen sollten, um die ihnen übertragenen Aufgaben umfassend und effizient ausüben zu können. Der Leitfaden kann jedoch weder das Studium der rechtlich relevanten Grundlagen, wie zb Universitätsgesetz 2002, Hochschülerinnen- und Hochschülerschaftsgesetz 2014, Satzung der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck, Gebarungsordnung der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck, Satzungsteil Studienrechtliche Bestimmungen der Satzung der Universität Innsbruck, Organisationsplan der Universität Innsbruck usw ersetzen. Für Verbesserungsvorschläge und Kritik an dankt der Medieninhaber schon jetzt. Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck VI

10 A. Rechtliche Grundlagen Studierendenvertreter haben eine ganze Reihe von rechtlichen Grundlagen zu beachten, die für ihre Tätigkeit von Relevanz sind: 1. Hochschulrecht Hochschülerinnen- und Hochschülerschaftsgesetz 2014 ( Gesetzesnummer= ) Satzung der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck ( Gebarungsordnung der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck ( 2. Universitätsrecht Universitätsgesetz 2002 ( Gesetzesnummer= Satzungsteil Studienrechtliche Bestimmungen der Universität Innsbruck ( Organisationsplan der Universität Innsbruck ( 1

11 B. Sekretariat Das Sekretariat der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck ist die zentrale Anlaufstelle für Studierende und Studierendenvertreter. Die Mitarbeiterinnen stehen bei Fragen zur Verfügung und helfen gerne, wo sie können. Kontakt: 1. Datenblatt Zu Beginn der Tätigkeit (mit Beginn der neuen Periode am oder nach späterer Mandatszuweisung) ist im Sekretariat das Datenblatt auszufüllen, damit die Sekretärinnen über die Kontaktdaten alle Studierendenvertreter verfügen. 2. Beratungszeiten Ehestmöglich müssen den Sekretärinnen die Beratungszeiten des jeweiligen Organs mitgeteilt werden, damit die Studierenden diese Information erhalten können. Die Beratungszeiten werden auch auf der Website der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck laufend aktualisiert. 3. Post Postsendungen, die an die Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck adressiert sind, werden im Sekretariat in Postfächer aufgeteilt. Dies ist insbesondere von Vorteil, wenn zb Pakete udgl übernommen werden müssen, da während der Öffnungszeiten immer jemand zur Annahme bereit ist. Werden Pakete übernommen, so versuchen die Mitarbeiterinnen des Sekretariats den jeweiligen Empfänger per zu erreichen und ihn über den Eingang der jeweiligen Postsendung zu informieren. 4. Aussendungen Studien- und Fakultätsstudienvertretungen haben die Möglichkeit, die Studierenden, für welche sie zuständig sind, per zu informieren. Diese Aussendungen können auf zwei Arten erfolgen: 2

12 a. Newsletter der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck Dieser Newsletter wird von den Mitarbeiterinnen des Sekretariats im Namen der Vorsitzenden der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck zumeist alle 2-4 Wochen versendet. Damit der jeweilige Beitrag in den Newsletter aufgenommen werden kann, muss er für den überwiegenden Teil der Studierenden an der Universität Innsbruck von Relevanz sein und spätestens 14 Tage vor Versendung des jeweiligen Newsletters im Sekretariat einlangen. Bei darüber hinaus bestehenden Bedenken, entscheidet das Vorsitzteam. b. Aussendung der Studien- oder Fakultätsstudienvertretung Die Studien- und Fakultätsstudienvertretungen können darüber hinaus innerhalb ihres Wirkungsbereichs relativ autonom Informationen aussenden. Die Aussendung darf jeweils nur an die dem jeweiligen Organ zugeordneten Studien erfolgen. Die Studienvertretungen dürfen somit Informationen an alle Studien aussenden, die der jeweiligen Studienvertretung zugeordnet sind. Demgegenüber dürfen die Fakultätsstudienvertretungen Informationen an alle Studierenden der Fakultät versenden. Um einer -Flut entgegenzuwirken, muss seitens der Studien- und Fakultätsstudienvertretungen versucht werden, so weit als möglich, Aussendungen zusammen zu fassen. Derartige Aussendungen müssen dem Sekretariat übermittelt werden und folgenden Inhalt aufweisen: Empfänger: Studium/Studien oder Studienkennzahl Betreff: Text Als Absender wird immer jenes Organ festgelegt, von welchem die Aussendung ursprünglich abgeschickt wird. Derartige Aussendungen werden immer sofort versendet. Es ist nicht möglich Dateien anzuhängen oder den jeweiligen Inhalt zu formatieren. 3

13 MUSTERAUSSENDUNG Liebe Damen! Bitte veranlasst folgende Aussendung: Empfänger: alle Studierenden der Studienkennzahl C Betreff: Newsletter FStV XXXX Liebe Kolleginnen und Kollegen! Zug Beginn des Semesters wollen wir euch auf folgende Punkte aufmerksam machen: 1. Vortragsreihe Am startet unsere Vortragsreihe YYYYYYYYYYY. Auf dem Podium werden Frau A, Frau B, Herr C und Herr D diskutieren. Die Moderation übernimmt unsere Kollegin X. Im Anschluss wird es ein kleines Buffet und Getränke geben. 2. Prüfereinteilung Nach langem hin und her konnten wir erreichen, dass die Prüfereinteilung in Zukunft veröffentlicht werden wird, sobald diese fixiert wurde, mindestens jedoch 14 Tage vor der Prüfung. 3. In Zusammenarbeit mit der Studiendekanin Prof. H führen wir an unserer Fakultät eine Erhebung zum Thema ZZZZZZZZZZZZZZ durch. Je mehr Studierende daran teilnehmen, desto repräsentativer wird die Erhebung sein, daher nehmt bitte alle daran teil! Ihr findet die Erhebung unter folgendem Link: 4. Die Gesellschaft für A schreibt alljährlich einen Preis für hervorragende wissenschaftliche Arbeiten (Masterarbeiten, Diplomarbeiten, Dissertationen) aus. Unter dem folgenden Link findet ihr das Antragsformular und die Voraussetzungen: Eure FStV XXXX Danke und liebe Grüße Teresa Vorsitzende der FStV XXXX 4

14 5. Veranstaltungen in universitären Räumlichkeiten Weiters besteht die Möglichkeit, die universitären Räumlichkeiten für studierendenrelevante Veranstaltungen nutzen zu können. Die Reservierung der Räumlichkeiten hat ausnahmslos über das Sekretariat zu erfolgen. Reservierungen haben folgenden Inhalt aufzuweisen: Inhalt der Veranstaltung Raumart (Hörsaal, Seminarraum, Rechnerraum) Ort, Datum und Uhrzeit der Veranstaltung Voraussichtliche Dauer Anzahl der voraussichtlichen Teilnehmer Ausstattung (Beamer, Flipchart, Laptop, Presenter, Pult, Podium, Tafel usw) MUSTERRESERVIERUNG Liebe Damen! Unsere Studienvertretung möchte eine Podiumsdiskussion veranstalten und dafür benötigen wir bitte einen Raum auf der Universität. Inhalt der Veranstaltung: Podiumsdiskussion zum Thema BBBBBBBBBBBBBB Raumart: Hörsaal Ort, Datum, Uhrzeit: Campus Innrain, , 17:30 Voraussichtliche Dauer: 2 h Anzahl der voraussichtlichen Teilnehmer: Ausstattung: Podium Bitte lasst uns wissen, welche Räume zur Verfügung stehen. Danke und liebe Grüße Johannes Vorsitzender der StV CCCC 5

15 C. EDV Die Betreuung der gesamten ÖH-EDV und darüber hinaus auch technischer Support erfolgt durch Kurt Herran bzw Mobil: ). 1. Arbeitsbereiche - Mail-Accounts der Studienvertreter (siehe unten) - Server (File-, Prinserver etc) - Webauftritte aller Organe - Hard- & und Software - Kooperation, Kontakt und 1. Ansprechpartner als EDV-Beauftragter der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck zum Zentralen Informatikdienst der Universität Innsbruck (ZID) - Wartung der Computer der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck 2. Webmail für Exchange Outlook Web App Allen Studien- und Fakultätsstudienvertretungen steht (zumindest) ein Mail- Account zur Verfügung ( mit der jeweiligen Kennung ca01xxxx). Die jeweiligen Zugangsdaten werden nach Rücksprache mit dem Basisreferat an einen oder mehrere Mandatare zu Beginn ihrer Tätigkeit von Kurt Herran übermittelt. Der gesamte offizielle Verkehr hat zwingend über diesen -Account zu erfolgen! 6

16 D. Referate Die aktuellen Öffnungszeiten und Kontaktmöglichkeiten sind auf der Homepage der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck zu finden ( 1. Externe Referate a. Referat für Studien- und MaturantInnenberatung Die Aufgaben des Referats sind die Beratung von Maturanten und anderen studieninteressierten Personen, die ein oder mehrere Studien beginnen oder wechseln wollen und die Beratung zu allgemeinen studienrelevanten Bereichen (Immatrikulation, Inskription, Anmeldung zu Lehrveranstaltungen usw). Daneben erfolgt die Beratung auch schon gegenüber Schülern an den Schulen im Rahmen von Schulbesuchen, damit bereits an dieser Stelle die Wahl des Studiums und der spätere Einstieg erleichtert werden. Kontakt: b. Referat für Sozialpolitik Die Aufgaben des Referats sind die Beratung von Studierenden in einer Reihe von finanzielle (Studiengebühren, Familienbeihilfe, Studienbeihilfe, Sozialversicherung, Leistungs-, Förder- und Privatstipendien, sonstige Förderungen, Waisenpension sowie diverser Fonds der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck) Bereichen. Darüber gehört zum Referat für Sozialpolitik auch die Beratung für Studierende mit Kind(ern) sowie die Versicherungsberatung. Kontakt: Kontakt: Kontakt: c. Referat für Studieren mit Beeinträchtigung(en) Das Referat bietet Beratung und Unterstützung für Studierende mit Beeinträchtigungen, fördert den Abbau individueller und genereller Barrieren und 7

17 versucht beeinträchtigte Studierende (besser) in den Studierendenalltag zu integrieren. Kontakt: d. Referat für Wohnen Die Aufgaben des Referats sind die Unterstützung von Studierenden bei der Suche nach einem Wohnplatz (Führung einer Liste von Studierendenheimen, Kontakt zu den Heimbetreibern, Hilfestellung für Heimsprecher), die Beratung von Studierenden in mietrechtlichen Angelegenheiten, der Betrieb der Wohnungsbörse, sowie die Durchführung von Kampagnen zum Thema Wohnen. Kontakt: e. Referat für Ausländische Studierende Dieses Referat stellt die erste Anlaufstelle speziell für ausländische Studierende in Innsbruck dar, die nicht im Rahmen eines Austauschprogrammes in Innsbruck studieren. Die Aufgaben des Referates sind die Information und Beratung betreffend Aufnahmevoraussetzungen zur Anmeldung zum Studium an der Universität Innsbruck, zum Studienbeitrag, zu den jeweiligen Studienmöglichkeiten, zu Stipendien für ausländische Studierende, zur Aufenthaltserlaubnis und Beschäftigungsbewilligung und zu Deutschkursen. Kontakt: f. Referat für Internationales Im Gegensatz zum Referat für Ausländische Studierende ist das Referat für Internationales zuständig für die Betreuung von internationalen Studierenden, die sich in einem Austauschprogramm (zb ERASMUS+, aber auch außerhalb eines Kooperationsabkommens) befinden und einen Teil ihres Studiums an der Universität Innsbruck absolvieren. Ebenso berät das Referat Studierende, die mit oder ohne Austauschprogramm im Ausland studieren wollen. Die Vernetzung zwischen Austauschstudierenden und lokalen Studierenden wird vom Referat durch die Organisation von kulturellen Ausflügen und Events gefördert. Durch die enge Zusammenarbeit mit dem ESN-Innsbruck Team bildet das Referat die Schnittstelle zwischen der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck und dem europaweiten ERASMUS Student Network. Kontakt: 8

18 Kontakt: g. Referat für Frauen und Gleichbehandlung Gemeinsam mit universitären Einrichtungen (zb Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen, Büro für Gleichstellung und Gender Studies) unterstützt das Referat Studierende, die aufgrund von Geschlecht, Alter, Hautfarbe, Abstammung, Glaube, politischer Überzeugung, sexueller Orientierung udgl diskriminiert werden. Kontakt: Kontakt: Kontakt: 2. Interne Referate a. Referat für wirtschaftliche Angelegenheiten (Wirtschaftsreferat) Das Wirtschaftsreferat ist zuständig für den Vollzug der Gebarung mit jenen Mitteln, die zur Deckung des Aufwandes der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck zur Verfügung stehen. Darüber hinaus wird der Jahresvoranschlag und abschluss erstellt, die Einhaltung der Gebarungsvorschriften durch die Organe und Referate kontrolliert und auch der Aufgabenbereich Sport betreut. Genauere Informationen finden sich in Abschnitt F. Referat für wirtschaftliche Angelegenheiten (Wirtschaftsreferat). Kontakt: b. Basisreferat zur Koordination der Organe nach 1 der Satzung Das Basisreferat fungiert quasi als Studienvertretung für Studierendenvertreter. Es koordiniert und unterstützt die jeweiligen Organe bei ihren Aufgaben, stellt Hilfsmittel zur Bewältigung dieser Aufgaben zur Verfügung und ist erster Ansprechpartner in studien- und hochschulrechtlichen Fällen. Darüber hinaus regelt das Basisreferat die Nominierung in universitäre Kollegialorgane durch die Studienvertretungen. Genauere Informationen finden sich in Abschnitt E. Basisreferat. 9

19 Kontakt: c. Referat für Bildungspolitik Das Referat für Bildungspolitik verbreitet seinem Namen entsprechend bildungspolitiscihe Themen top down und bottom up, gibt Stellungnahmen zu Gesetzesentwürfen ab, organisiert Podiumsdiskussionen und Veranstaltungen und gewährleistet den Informationsfluss zwischen den verschiedenen Organen der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck. Kontakt: d. Referat für Öffentlichkeitsarbeit Die Pressesprecher der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck sind im Referat für Öffentlichkeitsarbeit beheimatet. Das Referat ist zuständige für die Konzipierung und Organisation von Kampagnen, die Gestaltung des Webauftritts der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (ÖH- Erstsemestrigenfest, Wir laufen für ein günstigeres IVB-Ticket, Fahrradflickaktion, Weihnachtskino uvm) und den Bereich Kultur. Genauere Informationen finden sich in Abschnitt G. Referat für Öffentlichkeitsarbeit. Kontakt: 3. Ergänzung zu den Referaten a. Rechtsberatung Die Rechtsberatung dient der Unterstützung von Studierenden in rechtlichen Angelegenheiten und bietet im Rahmen von kostenlosen und unverbindlichen Gesprächen Beratung und Hilfestellung. Dabei sind sowohl studienrechtliche (zb Berufung gegen negativ beurteilte Prüfungen, Kontaktaufnahme mit Verantwortlichen bei unfairer Behandlung usw) wie auch verwaltungsstrafrechtliche (zb Lenken von Fahrzeugen unter Einfluss von Rauschmitteln) oder zivil- und strafrechtliche Bereiche von der Beratung umfasst. Die Rechtsberatung ist in drei Bereiche unterteilt: Allgemeine Rechtsfragen, Mietrechtsberatung (gemeinsam mit dem Referat für Wohnen) und Steuerrechtsberatung. 10

20 Kontakt: Kontakt: Kontakt: b. PlagiatsCheck Der von der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck angebotene PlagiatsCheck ist ein kostenloser Service, um die Studierenden bezüglich ihrer (wissenschaftlichen und nicht wissenschaftlichen) Arbeiten zu unterstützen. Der Service ermöglicht es den Studierenden, etwaige Plagiate noch vor der Abgabe ihrer Arbeit zu erkennen und korrigieren zu können. Achtung: Für die im Rahmen des PlagiatsChecks gelieferten Ergebnisse können keinerlei Garantien übernommen werden. Ebenso wird die Haftung dafür ausgeschlossen. Kontakt: c. UNIpress Die UNIpress ist das offizielle Printmedium der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck. Auch Studierende und Studierendenvertreter können in diesem Medium Artikel veröffentlichen. Genauere Informationen finden sich in Abschnitt H. UNIpress. Kontakt: 11

21 E. Basisreferat Das Basisreferat ist zuständig für die Koordination der Studien- und Fakultätsstudienvertretungen. Man könnte es quasi als Studienvertretung der Studienvertreter bezeichnen. Dem Basisreferat obliegt die Beratung der Studienvertreter hinsichtlich ihrer Tätigkeit, aber auch ihre Unterstützung, insbesondere bei studienrechtlichen Angelegenheiten. Die Bearbeitung von Anfragen kann insbesondere auch im Verhältnis zum Umfang der jeweiligen Anfrage bis zu 14 Tage in Anspruch nehmen. Kontakt: 1. Sitzungen Die Studien- und Fakultätsstudienvertretungen haben pro Semester mindestens 2 ordentliche Sitzungen abzuhalten. Im Rahmen dieser Sitzungen müssen gewisse Punkte besprochen und muss auf aktuelle Probleme udgl eingegangen werden. Die jeweiligen Dokumente sind in einem gängigen Format (Word, PDF, OpenOffice udgl) abzuspeichern und zu versenden. Nicht akzeptiert werden bloße Textdateien oder Bilder usw. a. Einladung Die ordentlichen Sitzungen sind so anzusetzen, dass sie frühestens am 12., spätestens am 30. Tag nach der Einberufung stattfinden. Einzuladen sind neben den Mandataren auch die Vorsitzenden der anderen Studienvertretungen an der Fakultät, der Vorsitzende der Fakultätsstudienvertretung, der Vorsitzende der Universitätsvertretung und das Basisreferat. Mit der Einladung ist gleichzeitig eine vorläufige Tagesordnung auszusenden. Ob es sich um zwei unterschiedliche Dokumente handelt, oder (vgl Muster) die Einladung und (vorläufige) Tagesordnung verbunden werden, bleibt dem jeweiligen Organ überlassen. 12

22 MUSTEREINLADUNG 1 Studienvertretung AAAA LOGO StV Datum An die Mandatare der Studienvertretung AAAA An die Vorsitzenden der Universitätsvertretung, der Fakultätsstudienvertretung BBBB, der Studienvertretung CCCC, der Studienvertretung DDDD Einladung zur 1. ordentlichen Sitzung der Studienvertretung AAAA im Wintersemester 2015/16 am Donnerstag den 29. Oktober 2015 um 16:00 c.t. im Büro der Studienvertretung AAA Vorläufige Tagesordnung: 1. Regularien: a. Begrüßung der Mitglieder b. Feststellung der Anwesenheit der Mitglieder c. Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung der Mitglieder d. Feststellung der Beschlussfähigkeit 2. Genehmigung der Tagesordnung 3. Wahl des Schriftführers 4. Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung 5. Berichte 6. Ausfertigung von Beschlüssen vor Rechtskraft des Protokolls 7. Allfälliges Weitere Tagesordnungspunkt müssen gemäß 4 Abs 3 der Satzung der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck mindestens 72 Stunden vor der Sitzung beim Vorsitzenden der Studienvertretung AAAA eintreffen. Die Sitzung ist öffentlich. Liebe Grüße Max Mustermann Vorsitzender der Studienvertretung AAAA Logo ÖH 1 Die genaue Ausgestaltung der jeweiligen Einladung bleibt insbesondere hinsichtlich ihrer Form den jeweiligen Organen überlassen, sollte sich aber an diesem Muster orientieren. 13

23 b. Tagesordnung Die (vorläufige und eventuell auch endgültige) Tagesordnung hat zumindest folgende Punkte zu beinhalten: 1. Begrüßung, Feststellung der Anwesenheit, der ordnungsgemäßen Einladung und der Beschlussfähigkeit, 2. Genehmigung der Tagesordnung, 3. Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung, 4. Bericht des Vorsitzenden und seiner Stellvertreter und als letzten Punkte 5. Allfälliges. Die Mitglieder des jeweiligen Organs können bis zu 72 Stunden vor der jeweiligen Sitzung weitere Tagesordnungspunkte beim Vorsitzenden einbringen. 14

24 MUSTERTAGESORDNUNG 2 Studienvertretung AAAA LOGO StV An die Mandatare der Studienvertretung AAAA Datum An die Vorsitzenden der Universitätsvertretung, der Fakultätsstudienvertretung BBBB, der Studienvertretung CCCC, der Studienvertretung DDDD 3 Einladung zur 1. ordentlichen Sitzung der Studienvertretung AAAA im Wintersemester 2015/16 am Donnerstag den 29. Oktober 2015 um 16:00 c.t. im Büro der Studienvertretung AAA Endgültige Tagesordnung: 1. Regularien: a. Begrüßung der Mitglieder b. Feststellung der Anwesenheit der Mitglieder c. Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung der Mitglieder d. Feststellung der Beschlussfähigkeit 2. Genehmigung der Tagesordnung 3. Wahl des Schriftführers 4. Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung 5. Berichte 6. Erstsemestrigentutorium 7. Nominierungen 8. Probleme mit Prof. B 9. Interkulturelles Fest 10. Podiumsdiskussion mit Frau Z 11. Ausfertigung von Beschlüssen vor Rechtskraft des Protokolls 12. Allfälliges Logo ÖH 2 Die genaue Ausgestaltung der jeweiligen Einladung bleibt insbesondere hinsichtlich ihrer Form den jeweiligen Organen überlassen, sollte sich aber an diesem Muster orientieren. 3 Wie unter a. Einladung ersichtlich, kann auch die endgültige Tagesordnung mit der Einladung verbunden werden. 15

25 c. Protokoll Der Verlauf der Sitzungen wird durch Beschlussprotokolle beurkundet. Diese haben jedenfalls zu enthalten: - Datum, beginn, Ende und Ort der Sitzung, - die Namen sämtlicher anwesender Mandatare und Auskunftspersonen, - die Tagesordnung, - die zu jedem Tagesordnungspunkt gestellten Anträge und gefassten Beschlüsse in wörtlicher Fassung, sowie die Namen der Antragsteller, - die Abstimmungsergebnisse betreffend die jeweiligen Anträge. Das Protokoll muss binnen 2 Wochen den jeweiligen Mandataren, den Vorsitzenden der betroffenen Studienvertretungen, Fakultätsstudienvertretung und Universitätsvertretung, sowie dem Basisreferat (basisreferat@oeh.cc) übermittelt werden. 16

26 MUSTERPROTOKOLL 4 Studienvertretung AAAA LOGO StV Datum An die Mandatare der Studienvertretung AAAA An die Vorsitzenden der Universitätsvertretung, der Fakultätsstudienvertretung BBBB, der Studienvertretung CCCC, der Studienvertretung DDDD Protokoll der 1. ordentlichen Sitzung der Studienvertretung AAAA im Wintersemester 2015/16 am Donnerstag den 29. Oktober 2015 um 16:00 c.t. im Büro der Studienvertretung AAA Beginn der Sitzung: 16:00 1. Regularien: a. Begrüßung der Mitglieder Mustermann begrüßt die Anwesenden. b. Feststellung der Anwesenheit der Mitglieder In alphabetischer Reihenfolge: Anwesend: Mandatarin B, Mandatar C, Mandatarin E Entschuldigt: Mandatarin A Unentschuldigt: Mandatar D Öffentlichkeit: Harald Huber, Vorsitzender der Studienvertretung BBBB, Eva Eber, Vorsitzende der Fakultätsstudienvertretung BBBB, Peter Puch, Lara Laut c. Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung der Mitglieder Die Mitglieder wurden am , also 12 Tage vor der Sitzung, eingeladen. Die Einladung erging somit rechtzeitig. d. Feststellung der Beschlussfähigkeit Da 3 von 5 Mandataren anwesend sind, ist die Beschlussfähigkeit gegeben. 2. Genehmigung der Tagesordnung Mustermann stellt den Antrag, die Tagesordnung in der vorliegenden Form zu genehmigen. Der Antrag wird einstimmig angenommen. 3. Wahl des Schriftführers Mustermann schlägt Mandatar C als Schriftführer vor. Der Antrag wird einstimmig 4 Die genaue Ausgestaltung der jeweiligen Einladung bleibt insbesondere hinsichtlich ihrer Form den jeweiligen Organen überlassen, sollte sich aber an diesem Muster orientieren. 17

27 angenommen. 4. Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung Mustermann weist darauf hin, dass das Protokoll der letzten Sitzung den Mandataren binnen 1 Woche nach der Sitzung zugeschickt wurde. Nach kurzer Diskussion wird auf die Verlesung des Protokolls einstimmig verzichtet. Mustermann stellt den Antrag, das Protokoll der letzten Sitzung zu genehmigen. Der Antrag wird einstimmig angenommen. 5. Berichte Mustermann berichtet über die Mitte Oktober gestartete Vortragsreihe CCCCCCCCC, die bei den Studierenden sehr gut ankomme. Ab November wird sich die Curriculum-Kommission mit dem neuen Masterstudium HHHH beschäftigen. Hierfür sammelten die Vorsitzenden der Studienvertretung bereits Ideen. Sobald ein Konzept vorliegen wird, werden die Mandatare dieses erhalten. 6. Erstsemestrigentutorium Mustermann berichtet über den Erfolg der Erstsemestrigentutorien. Mandatar C möchte die Erstsemestrigentutorien in Kooperation mit der Fakultätsstudienvertretung BBBB weiter ausbauen. Dieser Antrag wird mit 2 Prostimmen und einer Enthaltung angenommen. 7. Nominierungen Mustermann berichtet, dass die Studierenden Peter Puch und Lara Laut in die Berufungskommission JJJJJJJJJJ entsendet wurden und diese ihre Arbeit bereits aufnahm. 8. Probleme mit Prof. B Mehrere Studierende wandten sich in den vergangenen Wochen an Mandatarin B, da es zu Problemen mit Prof. B gekommen war. Mandatarin B hatte jedoch bereits einen Termin mit Prof. B gehabt und konnte die Probleme aus der Welt schaffen. 9. Interkulturelles Fest Mandatarin E berichtet über das geplant interkulturelle Fest und lädt alle Anwesenden ein, sich bei der Vorbereitung zu beteiligen. 10. Podiumsdiskussion mit Frau Z Mustermann schlägt vor, mit Frau Z (Verein Y) eine Podiumsdiskussion zum Thema CCCCCCCC zu veranstalten. Nach intensiver Diskussion wird der Antrag auf die nächste Sitzung vertagt. 11. Ausfertigung von Beschlüssen vor Rechtskraft des Protokolls Mustermann beantragt, ihn mit der Ausfertigung von Beschlüssen vor Rechtskraft des Protokolls zu beauftragen. Der Antrag wird einstimmig angenommen. 12. Allfälliges Keine Wortmeldungen. Ende der Sitzung: 18:00 Logo ÖH F.d.R.d.A. Max Mustermann Vorsitzender Mandatar C Schriftführer 18

28 2. Nominierungen An der Universität Innsbruck besteht eine Reihe von universitären Kollegialorganen, in welche auch die Studierendenvertreter entsenden dürfen. Dazu gehören beispielsweise die Curriculum-Kommission, der Fakultätsrat, die Berufungs- und Habilitationskommissionen, die Institutsbeiräte und versammlungen usw. Die jeweils zuständigen Studierendenvertreter werden vom Basisreferat zur Nominierung aufgefordert. Die Nominierung erfolgt durch Beschluss des jeweiligen Organs im Rahmen einer ordentlichen Sitzung. Für den jeweiligen Beschluss ist ein Zeitraum von ca 3 Wochen vorgesehen. Nach Eingang der Nominierung prüft das Basisreferat diese, sammelt weitere Nominierungen und übermittelt diese an die Universitätsvertretung zur Beschlussfassung. Die jeweiligen Studierendenvertreter werden sodann vom Basisreferat über die Einsetzung des jeweiligen Organs informiert. Die Nominierung hat ausschließlich über das dafür vorgesehene Formular zu erfolgen; andersartige Nominierungen sind unzulässig und werden nicht akzeptiert. Genauere Informationen über die Nominierung und Entsendung von Studierendenvertretern in universitäre Kollegialorgane finden sich in dem dafür erstellten Leitfaden auf der Website des Basisreferates ( 3. Formulare Im Gegenzug für den Mehraufwand, der die Studierendenvertreter trifft, werden ihnen eine Reihe von Rechten eingeräumt, um diesen Mehraufwand zumindest teilweise kompensieren zu können. Die jeweiligen Formulare sind im Sekretariat der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck sowie auf der Website des Basisreferates ( verfügbar. a. Verringerung des erforderlichen Stundenausmaßes freier Wahlfächer Für die Tätigkeit als Studierendenvertreter kann das notwendige Stundenausmaß an freien Wahlfächern verringert werden. Diese Möglichkeit ist natürlich nur dann gegeben, wenn das jeweilige Studium auch freie Wahlfächer vorsieht. Die Verringerung erfolgt je nach Tätigkeit in unterschiedlichem Ausmaß und zwar 19

29 jeweils pro Semester, in dem die Funktion ausgeübt wurde. b. Erklärung der Zeiten der Tätigkeit als Studierendenvertreter Die Zeiten der Tätigkeit als Studierendenvertreter können zb gegenüber dem Finanzamt erklärt werden, um die Anspruchsdauer für den Erhalt der Studien- oder Familienbeihilfe zu verlängern. Die Verringerung erfolgt je nach Tätigkeit in unterschiedlichem Ausmaß und zwar jeweils pro Semester, in dem die Funktion ausgeübt wurde. c. Reduzierung der Anwesenheitsverpflichtung Die Tätigkeit als Studierendenvertreter verringert auf Antrag die Anwesenheitsverpflichtung in Lehrveranstaltungen. Das Ausmaß der Verringerung beträgt 30% zusätzlich zu bereits bestehenden Verringerungen. Beispiel: Der Leiter einer Übung, die im Semester 14 Mal stattfindet, erlaubt den Studierenden, 2 Mal zu fehlen. Studierendenvertreter dürfen darüber hinaus 4 Mal (14 x 0,3) fehlen. Sie dürfen auch dann 4 Mal fehlen, wenn der Leiter der Übung den (anderen) Studierenden das Fehlen überhaupt nicht gestattet. Die Reduzierung der Anwesenheitspflicht ist möglich ab dem Tag der Zuweisung des Mandats bzw ab Beginn der Tätigkeit als Studierendenvertreter und ist weder auf ein bestimmtes Studium, noch eine bestimmte Anzahl von Lehrveranstaltungen eingeschränkt. 4. Tätigkeitsbericht Die Fakultätsstudienvertretungen sind als Organ dazu verpflichtet, jedes Jahr bis zum einen Tätigkeitsbericht auf der jeweiligen Homepage zu veröffentlichen, der in geeigneter Weise die Verteilung der Studierendenbeiträge darzustellen und die Tätigkeitsfelder, insbesondere die jeweiligen Beratungstätigkeiten und die erbrachten Dienstleistungen darzulegen hat. Dieser Tätigkeitsbericht ist darüber hinaus dem Basisreferat (basisreferat@oeh.cc) sowie dem Bundesminister und der Kontrollkommission unverzüglich in elektronischer Form zu übermitteln. Der Bericht dient primär den Wahlberechtigten zur Information über die Tätigkeit der Fakultätsstudienvertretungen. Anhaltspunkte für die Erstellung des Berichts sind vor allem die im vergangenen Wirtschaftsjahr getätigten Ausgaben und die zeitliche 20

30 Einordnung der erbrachten Leistungen. Nicht vorgesehen ist eine besondere Form (zb analog zu einer Bilanz). 21

31 F. Referat für wirtschaftliche Angelegenheiten (Wirtschaftsreferat) Das Wirtschaftsreferat dient in erster Linie als Kontrollinstanz in finanziellen Angelegenheiten, überwacht die Einhaltung von Grundsätzen und die Budgets der Organe der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck. 1. Grundsätze Sowohl das Hochschülerinnen- und Hochschülerschaftsgesetz 2014 als auch die Richtlinien der Kontrollkommission als auch die darauf basierende Gebarungsordnung der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck sehen eine Reihe von Grundsätzen vor, die teilweise einander überschneiden, auf einander aufbauen oder voneinander abhängen und die zwingend von allen Organen einzuhalten sind. a. Zweckmäßigkeit Unter Zweckmäßigkeit ist die Verwendung der zur Verfügung stehenden Mittel entsprechend dem gesetzlichen Auftrag zu verstehen. b. Sparsamkeit Unter Sparsamkeit ist die Verwendung der zur Verfügung stehenden Mittel auf möglichst sparsame Art und Weise zu verstehen, um die Durchführung aller Aufgaben und angestrebten Zielen zu gewährleisten. c. Wirtschaftlichkeit Unter Wirtschaftlichkeit ist die Verbindung von Zweckmäßigkeit und Sparsamkeit unter Zugrundelegung des Minimal- und Maximalprinzips zu verstehen. d. Wahrhaftigkeit Unter Wahrhaftigkeit ist die Einhaltung einer gesetzmäßigen, vollständigen und ordnungsgemäß dokumentierten Gebarung zu verstehen. e. Leichte Kontrollierbarkeit Unter leichter Kontrollierbarkeit ist die klare und übersichtliche Darstellung der wirtschaftlichen Vorgänge zu verstehen, wodurch sich ein sachverständiger Dritter ohne großen Erläuterungsbedarf ein Bild der Gebarung der abgelaufenen Periode machen können soll. Die Grundlage hiefür stellt einen ordnungsgemäße Buchführung dar. 22

32 2. Kontakt Das Wirtschaftsreferat besteht aus dem Referenten und der Buchhalterin. Zusätzlich dazu kann auch ein Sachbearbeiter dem Referat zugeteilt sein. Der Referent ist hauptverantwortlich für die Einhaltung der Grundsätze und als Einziger zuständig und befugt, Genehmigungen für Ausgaben zu erteilen. Er ist per (siehe unten) erreichbar; persönliche Beratung ist nach der Vereinbarung eines Termins möglich. Für die Buchhaltung ist Susanne Moser-Fuchs zuständig. Susanne ist ebenso per E- Mail (siehe unten), aber auch persönlich dienstags und mittwochs jeweils von 09:30 12:00 sowie von 14:00 bis 17:30 erreichbar. Die Bearbeitung von Anfragen in finanziellen Angelegenheiten kann insbesondere auch im Verhältnis zum Umfang der jeweiligen Anfrage bis zu 14 Tage in Anspruch nehmen. Website: Kontakt: 3. Budget Den jeweiligen Organen der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck wird pro Wirtschaftsjahr ein Budget zugewiesen, das anhand der Zahl der jeweiligen Studierenden berechnet wurde. a. Wirtschaftsjahr Das Wirtschaftsjahr dauert jeweils vom bis zum Ausgaben müssen bis spätestens getätigt und die dazugehörigen Rechnungen mit spätestens im Wirtschaftsreferat abgegeben werden. b. Verfügungs- und Zeichnungsberechtigter Der Vorsitzende des jeweiligen Organs ist verfügungs- und zeichnungsberechtigt. Im akuten und überraschenden Verhinderungsfall (zb Unfall udgl; nicht jedoch bloß der Mangel an Zeit oder absehbare Abwesenheit) geht die Kompetenz auf den jeweiligen Stellvertreter bzw 2. Stellvertreter über. Alle Ausgaben des jeweiligen Organs sind vom Vorsitzenden zu unterfertigen. 23

33 c. (aktuelle) Höhe Die (aktuelle) Höhe des Budgets kann persönlich oder per bei Susanne vom Verfügungs- und Zeichnungsberechtigten abgefragt werden. d. Basisvertretertopf Sollte das Budget in einem Wirtschaftsjahr nicht ausreichen, oder würde eine Ausgabe einen erheblichen Teil des Budgets (> 50%) beanspruchen, besteht die Möglichkeit zusätzliche Mittel über den Basisvertretertopf in Anspruch zu nehmen. Die genauen Voraussetzungen finden sich in den diesbezüglichen Richtlinien auf der Website des Wirtschaftsreferates. 4. Rechtsgeschäfte Unter Rechtsgeschäften, sind sowohl jene zu verstehen, mit welchen (nur) Ausgaben, (nur) Einnahmen als auch jene, mit welchen Ausgaben und Einnahmen verbunden sind. Der Zahlungsverkehr, der von der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck und ihren Organen abgewickelt wird, hat grundsätzlich bargeldlos zu erfolgen. Unabhängig vom Umfang des jeweiligen Rechtgeschäfts behält sich das Wirtschaftsreferat eine Überprüfung des geplanten Geschäfts ex ante und den Vergleich mit Alternativen vor. a. Genehmigung Jede Art von Rechtsgeschäften ist im Voraus vom Wirtschaftsreferenten zu genehmigen. Eine nachträgliche Genehmigung ist ausnahmslos nicht zulässig und nicht möglich. Anfragen haben über die offizielle adresse des jeweiligen Organs zu erfolgen. An diese adresse wird auch die jeweilige Antwort verschickt werden. Solange eine Anfrage nicht positiv beantwortet wurde, gilt die Genehmigung als nicht erteilt. Kommt es trotzdem zu einem Rechtsgeschäft, obwohl keine Genehmigung vorliegt, so sind die jeweiligen Kosten von der Person zu tragen, die das Rechtsgeschäft abschloss; diese Person haftet sohin persönlich. 24

34 Genehmigungen durch den Wirtschaftsreferenten erfolgen nur per ; mündliche Genehmigungen werden nicht erteilt. b. Ausnahme & Informationspflicht Rechtsgeschäfte, mit denen Ausgaben und/oder Einnahmen von maximal 50,00 verbunden sind (insbesondere Büromaterial, Kaffee, Tee udgl) müssen nicht im Voraus genehmigt werden. Trotzdem ist vor Abschluss des Rechtsgeschäfts das Wirtschaftsreferat über das geplante Rechtsgeschäft zu informieren, um im Einzelfall eine Verweigerung zu ermöglichen. Auch in den Ausnahmefällen empfiehlt es sich daher insbesondere im eigenen Interesse vor Abschluss jedweden Rechtsgeschäfts die Genehmigung des Wirtschaftsreferenten einzuholen. c. Verbotene Rechtsgeschäfte Abgesehen von Rechtsgeschäften, die den unter 1. erwähnten Grundsätzen widersprechen, sind insbesondere auch Rechnungssplitting (um die jeweiligen Wertgrenzen nicht zu überschreiten) sowie der Abschluss von jeder Art von Abonnements unzulässig. d. Große Rechtsgeschäfte Vor dem Abschluss von Rechtsgeschäften, mit denen Ausgaben und/oder Einnahme von mehr als 500,00 verbunden sind, sind zumindest 3 vergleichbare Angebote von verschiedenen Anbietern einzuholen, von welchen das preisgünstigste (nicht günstigstes!), nach neuerlicher Genehmigung durch das Wirtschaftsreferat, anzunehmen ist. Unter Angebot im rechtlichen Sinn ist ein so konkreter Vorschlag gegenüber einer bestimmten Person zum Abschluss eines Rechtsgeschäftes zu verstehen, dass dieser Vorschlag durch ein einfaches Ja angenommen werden kann. Die bloße Zurverfügungstellung von Artikeln im Internet (zb Amazon) oder Katalogen stellt noch kein Angebot dar. 25

35 Musteranfrage: Sehr geehrte Damen und Herren! Hiermit bitte ich um die Übermittlung eines unverbindlichen Angebots für folgende gewünschte Bestellung: Textmarker inklusive Logo (siehe Anhang) Textmarker grün: Textmarker blau: Textmarker gelb: Textmarker orange: 2500 Stück 2500 Stück 2500 Stück 2500 Stück Mit freundlichen Grüßen 26

36 Musterangebot: Sehr geehrter Herr XXXX! Herzlichen Dank für Ihre Anfrage. Anbei senden wir Ihnen unser Angebot: Stabilo Textmarker Boss Original 2-5 mm GRÜN Stabilo Textmarker Boss Original 2-5 mm BLAU Stabilo Textmarker Boss Original 2-5 mm GELB Stabilo Textmarker Boss Original 2-5 mm ORANGE + ÖH Logo; beidseitig, längs, in Farbe Stückpreis: 0,50 Kostenlose Lieferung Unser Angebot gilt ab 1000 Stück. Preise exkl. MwSt. In der Hoffnung auf eine Zusage verbleiben wir hochachtungsvoll e. Projekte Projekte, wie zb Ausbildungswochenende, Feste, Vortragsreihen usw, umfassen meist mehrere Rechnungen. Mit der jeweiligen Anfrage ist eine Vorabkalkulation (vgl Formular) und nach Abschluss des Projekts eine Endabrechnung zu übermitteln, die die jeweiligen Einnahmen und Ausgaben jeweils einzeln, die beiden Summen sowie die Differenz abzubilden haben. f. Drucksorten Auch Drucksorten müssen vorab vom Wirtschaftsreferat genehmigt werden. Der jeweiligen Anfrage ist ein Erstentwurf beizulegen. Auf den Drucksorten (zb Einladungen, Flyer, Plakate usw), ist das Logo der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft sichtbar anzubringen. Ein Logo in der Größe von 2x2 mm im rechten unteren Eck ist daher unzulässig. Das Logo ist bei Kurt Herran (vgl C. EDV) erhältlich. 27

37 Nach Beendigung des Drucks ist, gemeinsam mit den jeweiligen Formularen und Originalrechnungen pro Drucksorte jeweils ein Musterexemplar anzugeben. g. Inventarliste Vermögensgegenstände über 100,00 sind unter Verwendung der Inventarliste zu inventarisieren. Der jeweilige Vorsitzende des Organs bestätigt mit seiner Unterschrift die Korrektheit und Aktualität der Inventarliste und haftet für etwaige Fehler. Für neu angeschaffte Vermögensgegenstände über 100,00 wird vom Sekretariat ein Klebeetikett mit einer Nummer zur Verfügung gestellt, mit welchem der jeweilige Gegenstand zu versehen ist. h. Formulare und Richtlinien Vom Wirtschaftsreferat wird eine Reihe von Formularen auf der Homepage zur Verfügung gestellt. Diese sind zwingend zu verwenden. Zur richtigen Verwendung einiger Anträge udgl wurden darüber hinaus Richtlinien erstellt; auch diese sind zwingend einzuhalten. i. Rechnungen Bei Abgabe der jeweiligen Formulare sind die Originalrechnungen anzuheften; Duplikate werden nicht akzeptiert. Die Rechnung ist vom Verfügungs- und Zeichnungsberechtigten zu unterfertigen und mit einem Verwendungszweck zu versehen. i. Anschrift Die Rechnungsanschrift hat jeweils wie folgt zu lauten: Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck zh StV/FStV XXXX Josef-Hirn-Straße Innsbruck Aus der Anschrift muss die klare Zuordnung zu einem Organ der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck ersichtlich sein. 28

38 i. Rechnungsbetrag maximal 400,00 (inklusive Umsatzsteuer) Beträgt der Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuer maximal 400,00, so muss die Rechnung folgende Merkmale aufweisen: Name und Anschrift des Lieferanten Menge und Bezeichnung der Gegenstände oder Art und Umfang der Leistung Tag/Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistungen Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe Steuersatz Ausstellungsdatum ii. Rechnungsbetrag über 400,00 (inklusive Umsatzsteuer) Beträgt der Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuer mehr als 400,00, so muss die Rechnung folgende Merkmale aufweisen: Name und Anschrift des Lieferanten und des Leistungsempfängers Menge und Bezeichnung der Gegenstände oder Art und Umfang der Leistung Tag/Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistungen Entgelt und Steuersatz Steuerbetrag Ausstellungsdatum Fortlaufende Nummer UID-Nummer des Ausstellers 29

39 G. Referat für Öffentlichkeitsarbeit In vielen Unternehmen, sozialen Einrichtungen, Vereinen, aber auch Körperschaften des öffentlichen Rechts und Interessenvertretungen, trägt die Abteilung für Öffentlichkeitsarbeit einen wesentlichen Teil zum Erfolg der Arbeit der jeweiligen Organisation bei. Das Referat für Öffentlichkeitsarbeit übernimmt diese Aufgaben für die Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck und trägt dazu bei, die jeweiligen Ziele den Studierenden näher zu bringen. 1. Public relations (PR) Daneben unterstützt das Referat auch die jeweiligen Organe (insbesondere auch die Studien- und Fakultätsstudienvertretungen) im Bereich public relations (PR). Diese Unterstützung umfasst zb Hilfe bei der Gestaltung, Erstellung und Verbreitung von Plakaten und Flyern, Auskunft betreffend die Anmeldung von Veranstaltungen, etwaigen Gebühren usw, Unterstützung bei der Organisation von Events, Tipps und Tricks beim Umgang mit Social-Media (Facebook udgl) und auch Kontakte zu Medien (Presse, Radio, Fernsehen uvm). Gerne werden die Veranstaltungen über die Homepage und Facebookseite auf Anfrage promoted. 2. Flyer/Plakate Damit die gemeinsame Arbeit möglichst reibungslos abläuft, ist hinsichtlich der gemeinsamen Gestaltung, Erstellung und Verbreitung von Flyern und Plakaten für Veranstaltungen und Events wie folgt vorzugehen: d. Kontaktaufnahme Zuerst muss das Referat für Öffentlichkeitsarbeit per 4 Wochen im Voraus kontaktiert und die relevanten Informationen betreffend die geplante Veranstaltung und die Art der jeweils benötigten Unterstützung übermittelt werden. Dabei soll insbesondere auch geklärt werden, ob und bei/von welcher Stelle die Veranstaltung angemeldet bzw genehmigt werden muss. e. Entwurf Als nächstes erstellt das Referat für Öffentlichkeitsarbeit einen Erstentwurf und lässt diesen dem jeweiligen Organ zukommen. Bei Bedarf werden sodann Korrekturen 30

40 eingearbeitet und Verbesserungswünsche soweit als möglich erfüllt. f. Bestellung Wird die letzte Version des Entwurfs seitens des jeweiligen Organs freigegeben, wird dieser in der gewünschten Form und Zahl vom Referat für Öffentlichkeitsarbeit bestellt. Darüber hinaus kann Absprache mit dem jeweiligen Organ und Rücksprache mit dem Vorsitzenden der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck die Ankündigung auf der Facebookseite der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck erfolgen. g. Bewerbung In einem nächsten Schritt werden Personen zur Bewerbung der Veranstaltung zb über die Jobbörse der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck gesucht. 3. Kennzeichnung Jede geplante Veranstaltung, unabhängig davon, ob es sich um ein Fest, eine Party, eine Podiumsdiskussion oder etwas anderes handelt, ist als ein Event der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck zu deklarieren. Diese Kennzeichnung muss zumindest unter Verwendung des Logos der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck erfolgen, andernfalls die jeweiligen Kosten nicht über das Budget des betroffenen Organs beglichen werden können und die Veranstalter persönlich dafür aufkommen müssen. Das Logo wird auf Anfrage vom Referat für Öffentlichkeitsarbeit zur Verfügung gestellt. 31

41 H. UNIpress Als Redaktion der UNIpress, des Printmediums der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft an der Universität Innsbruck, freuen wir uns immer über Artikel von unseren Kolleginnen und Kollegen. Um einen Artikel veröffentlichen zu können, bedarf es einiger Vorbereitung: 1. Kontaktaufnahme Zuerst muss mit der Chefredaktion der UNIpress per rechtzeitig Kontakt aufgenommen werden, damit eine genaue Planung erfolgen kann. In der Betreffzeile sollte ein eindeutiger Titel bzw ein Thema angeführt werden. Nach erfolgter Bearbeitung durch die Chefredaktion nimmt diese Kontakt mit dem jeweiligen Absender auf. 2. Formatierung, Gestaltung und Gliederung Ein einseitiger Artikel umfasst in der Schriftart Arial und Schriftgröße 12 ca Zeichen. Der Artikel sollte einen Titel (HEAD) als auch Untertitel (LEAD), Zwischentitel und Überschriften sowie Absätze beinhalten. 3. Grafiken Sollen Grafiken eingebettet werden, müssen die in der entsprechenden Qualität der Chefredaktion übermittelt werden. In diesem Fall sollte mit der Redaktion Rücksprache gehalten werden. 4. Redaktionsschluss Damit Artikel für die nächste Ausgabe berücksichtigt werden kann, müssen sie bis zum Tag des Redaktionsschlusses bei der Chefredaktion einlangen. Die jeweiligen Termine finden sich in der aktuellen Ausgabe der UNIpress oder auf 32