Kriterienkatalog Fundraising Software. 1 Fragen zum Produkt. Hersteller

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1 Kriterienkatalog Fundraising Software 1 Fragen zum Produkt Hersteller ENTERBRAIN Software AG Know-How, Dienstleistung und Software für Ihre Nonprofit-Organisation Röntgenstraße Alzenau Tel.: Fax : Ansprechpartner: Frau Henriette Stemmler-Benz (Sales & Marketing) info@enterbrain.ag Produktbezeichnung ENTERBRAIN - professionelle Kommunikationsund Fundraising-Software Kurzbeschreibung Die neue Generation ENTERBRAN 2.0 ist schneller, einfacher UND sicher. Die aktuelle Windowsoberfläche bietet optimale Übersichtlichkeit, klare Strukturierung und einfaches Handling. Jeder Anwender kann die Menüstruktur auf seine individuellen Arbeitsabläufe anpassen. Die SEPA-Funktionalität ist voll integriert. ENTERBRAIN ist die 1

2 einzige Software im Fundraising, deren Mitglieder-, Bußgeld- und Spendenverwaltung geprüft und testiert wurde. Dank des neuen Lizenzierungsmodells können nun auch NPOs mit geringem Adressvolumen ENTERBRAIN 2.0 vollumfänglich nutzen. Die modular aufgebaute Softwarelösung ENTERBRAIN bildet sämtliche Geschäftsprozesse, wie Adressverwaltung für Mitglieder und Spender, Buchhaltung, Dokumentenmanagement, Fundraising, Analysen, WebServices etc. ab und stellt zugleich eine optimale Datenbasis für das Marketing dar Organisations-Struktur Kann die Hierarchie einer Organisation in der Software abgebildet werden (z.b. Bundesverband, Landesverband, Ortsverband,...)? Können Parallelstrukturen einer Organisation in der Software abgebildet werden (z.b. Verein, Stiftung, Förderverein,...)? Wie können mehrere Organisationen bzw. Mandanten verwaltet werden? In einer Datenbank mit entsprechender Rechteverwaltung Adressen Zwischen welchen Typen von Adressen wird unterschieden? Privatadressen Firmen / Institutionen Verbindung von mehreren Adressen Kann eine Person oder Institution mehrere postalische Adressen besitzen? Kann eine Person oder Institution mehrere elektronische Adressen besitzen? 2

3 Welche Adressprüfungen sind vorhanden? - Prüfung auf Vollständigkeit - Prüfung Postleitzahl Ort - Prüfung Straße / Postfach Ort - Vornamensprüfung Welche Dublettenprüfungen gibt es? Phonetischer Dublettenabgleich bei Eingabe, Import & Export Prüfung auf formale und postalische Korrektheit Abgleich über -Adresse möglich Adressen werden bei der manuellen Eingabe auf Dubletten geprüft. Beim Import von Adressen wird auf Dubletten geprüft. Es gibt eine Funktion zur Überprüfung des gesamten Adressbestandes beim Mailingversand Kommunikation und Kontakthistorie Verfügt die Software über eine integrierte Dokumentenverwaltung? Wird die ausgehende Korrespondenz automatisch gespeichert? Werden alle von der Software erstellten Kontakte automatisch hinterlegt? Können alle Kontakte manuell erfasst werden? Werden eingehende -Kontakte über die Mailadresse zugeordnet? 3

4 2.4 Kampagnenmanagement Welche Ebenen einer Spendenkampagne werden abgebildet? Ebene 1: Kampagne Ebene 2: Aktion Ebene 3: Werbecode (Mediacode u.ä.) Werden 1:n-Beziehungen unterstützt? Zu einer Kampagne können mehrere Aktionen gehören; jede Aktion gehört zu genau einer Kampagne. Zu einer Aktion können mehrere Werbecodes gehören; jeder Werbecode gehört zu genau einer Aktion. Können zu Fundraising-Maßnahmen Plan-Erlöse und Kosten hinterlegt werden? Welche Prüfungen bzw. Unterstützung gibt es für Kampagnen-Kennzeichen? Hinterlegung in Tabelle Welche Prüfungen bzw. Unterstützung gibt es für Aktions-Kennzeichen? Hinterlegung in Tabelle Welche Prüfungen bzw. Unterstützung gibt es für Werbecode-Kennzeichen? Hinterlegung in Tabelle 2.5 Spendenbuchung Erfüllt die Software die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung? Ja - ENTERBRAIN ist die einzige Software im Fundraising, deren Mitglieder-, Bußgeldund Spendenverwaltung geprüft und testiert wurde. Welche Möglichkeiten bestehen zur Buchführung? doppisch/kaufmännisch 4

5 Ist die Software SEPA-fähig? Selektionen und Auswertungen Sind spezielle IT-Kenntnisse wie zum Beispiel SQL für die Durchführung von Selektionen notwendig? nein Können alle Fundraising-relevanten Felder selektiert / abgefragt werden? Können die Selektionskriterien gespeichert werden? Können die Suchergebnisse gespeichert werden? Stehen Suchergebnisse für weitere Bearbeitungsschritte zur Verfügung? Welche Auswertungen gibt es in der Software standardmäßig? (Geben Sie bitte einen Überblick; eine Einzelaufzählung aller Analysen nicht ist möglich.) - Mailingstatistiken - Einnahmen pro Monat - Einnahmen pro Spender - Einnahmen pro Spendenzweck - Spenderanalysen (Alter/Einkommen..) - Haltbarkeitsanalysen - Pareto-Analyse - Toolbox: auf Basis der Buchungen können frei Segmente zusammengestellt und analysiert werden. Diese können nach Zahlungswegen, Alter, Städte, Herkunft, Bundesländer PLZ u.v.m. dargestellt werden - viele weitere Aktionsauswertungen sowie Kombinationen verschiedener Auswertungstypen möglich 5

6 3 - Datenschutz und Sicherheit Ist der Zugang zum System Passwort-geschützt? Können auf Mandanten-Ebene Berechtigungen eingestellt werden? Gibt es ein Berechtigungskonzept auf User-Ebene (Adressen, Buchungen, Funktionen)? Werden alle internen (d.h. durch Anwender des Systems verursachten) Datenzugriffe und -änderungen protokolliert? einstellbar Bietet die Datenhaltung Schutz vor unberechtigten Zugriffen ohne Nutzung der Anwendung? Ja, durch Rechteverwaltung abgesichert mit Protokoll 4 - Kommunikation mit / Schnittstellen zu anderen Systemen Welche Datenfelder können von den Usern (je nach Berechtigung) exportiert werden? Adressdaten mit Einschränkungen Kontaktdaten mit Einschränkungen Buchhaltungsdaten mit Einschränkungen Kampagnendaten mit Einschränkungen Kann der Daten-Gesamtbestand in Textdaten exportiert werden (Z.B. beim Wechsel der Datenbank bzw. der Software) Ja, durch Hersteller kostenpflichtig Welche Dateiformate werden beim Export unterstützt? xls csv 6

7 txt XML Welche Formate werden beim Import unterstützt? xls csv txt mdb XML Gibt es Schnittstellen zu folgenden Bereichen? Finanzbuchhaltung Onlinespenden Lastschrifteneinzug Bankdatenträgeraustausch Office-Integration Word Office-Integration Outlook Office-Integration Excel Gibt es eine integrierte Textverarbeitung? erfolgt über MS-WORD Können Mails aus dem System heraus verschickt werden? Können Serienmails aus dem System heraus verschickt werden? 5 - Weitere Produktinformationen Können einzelne Module des Systems durch Konfiguration für den jeweiligen Kunden aktiviert bzw. deaktiviert werden? Verfügt das System über eine Bußgeldverwaltung?, optional (Zusatzmodul) Verfügt das System über ein Verfahren und die Verwaltung von Lastschrifteinzügen? 7

8 , in der Grundausstattung (SEPA-fähig) Verfügt das System über eine Mitgliederverwaltung inkl. Mahnverfahren?, in der Grundausstattung Verfügt das System über eine Verwaltung von Patenschaften? Wenn, welche? (Projekt-, Kind-, Tier-Patenschaft?), optional (Zusatzmodul) Verfügt das System über eine Verwaltung von Legaten bzw. Versprechen von Legaten?, optional (Zusatzmodul) Verfügt das System über eine Freiwilligen-Verwaltung?, optional (Zusatzmodul) Gibt es ein anderes, für das Fundraising relevantes Modul?, in der Grundausstattung Fundraising steht im Mittelpunkt Verfügt die Software über einen Barriere-freien Zugriff? teilweise Ist das System mehrsprachig? nein Welche Datenbank(en) liegt/liegen dem System zugrunde? IBM Informix Dynamic Server Welche Programmiersprache wird verwendet? C/C++ Der Datenzugriff aus der Anwendung erfolgt mittels Embedded SQL (garantiert optimale Performance und sicheren Datenzugriff). Welche Möglichkeiten gibt es, mit dem System zu arbeiten? als Stand-alone -Lösung (z.b. auf einem Laptop) im Netzwerk der Organisation per Online-Zugriff über Internet 8

9 Ist ein externer Zugriff über das Internet (z.b. für Supportzwecke) möglich? Jahr der Erstinstallation 1999 Anzahl bisheriger Installationen 150 Sind individuelle Anpassungen möglich? 6 Systemvoraussetzungen Welche Technik und Hardware wird benötigt? (Festplatte Server/Client; Arbeitsspeicher Server/Client; etc.) Je nach Anforderung mind. 1 PC mit Internetzugang Gibt es bestimmte Voraussetzungen an die Systemumgebung (z.b. Betriebssystem) Windows für die Arbeitsplätze, auf denen ENTERBRAIN läuft. Bei der Datenbank nicht. Sind weitere Lizenzen notwendig (Software / Datenbank)? MS Office 7 - Service und Support Gibt es Support per Mail? Ticket-System Umfasst der Support auch die Datenbank? je nach Wartungsvertrag Werden individuelle Schulungen angeboten? 9

10 Gibt es regelmäßige System-Updates? nach Bedarf 8 Kosten Welche Kauf- / Mietvarianten gibt es? sowohl Kauf; als auch Hosting möglich Auf welcher Basis berechnen sich die Lizenzkosten? Concurrent-User-Lizenzmodell Anzahl der gleichzeitig auf ENTERBRAIN zugreifenden Nutzer Alternativ dazu: Named-User-Lizenzmodell Bei diesem Lizenzierungsmodell wird die maximale Anzahl der User festgelegt, die mit einem registrieren, namentlich eingetragenen Zugang auf ENTERBRAIN zugreifen dürfen. Dies bedeutet zum Beispiel bei 5 Named Usern, dass die Software ausschließlich von maximal 5 registrierten, namentlich eingetragenen Usern genutzt werden kann. Sind System-Updates in den Supportkosten enthalten?, ausgenommen Datenbank-Updates 9 - Beispiel: Musterverein XY Der Musterverein hat folgende Rahmenbedingungen: FR-Software für 5 Arbeitsplätze; inkl. notwendiger sonstiger Lizenzen Adressen Kauf der Software; kein Hosting alle Arbeitsplätze in der Geschäftsstelle der Organisation; Hardware vorhanden Einführungsschulung: 3 Tage für 5 MitarbeiterInnen; Schulung bei der NPO (Inhouse) mindestens ein jährliches Update Telefon-Support: montags-freitags von 8-17h 10

11 Gesamte Investitionskosten Named-User-Lizenzmodell mit limitiertem Adressvolumen 8.700,00 bei Adressen und 5 NamedUsern laufende Kosten pro Jahr 1.722,60 zusätzliche Angaben Angebot ist berechnet für die Basis-Lizenz (beinhaltet Adressen), Erhöhung des Adresskontingentes um weitere Adressen auf insgesamt Adressen und 5 NamedUsern. Ohne Zusatz-Module. Bei den Inhouse-Schulungen sind keine Reisekosten+Spesen berücksichtigt. Ebenfalls unberücksichtigt sind alle Dienstleistungs- Kosten wie Implementierungs- und Datenübernahmekosten (da diese im Beispiel nicht verlangt und je nach Anforderung individuell sind). Gibt es telefonischen Support? Montag bis Freitag von 09:00 bis 12:00 Uhr und 14:00 bis 17:00 Uhr (außer an anerkannten Feiertagen) Wie berechnen sich die monatlichen Wartungs- / Supportkosten? pro Monat 1,65% vom Listenpreis der Software Wie hoch sind die monatlichen Wartungs- / Supportkosten? pro Monat 1,65% vom Listenpreis der Software Wie hoch sind die Kosten für eine Datenmigration? 1120 pro Personentag (8 Stunden) Wie werden die Schulungskosten berechnet? 1 Schulungstag beinhaltet 6 Stunden (mit Pausen) mit max. 6 TeilnehmerInnen Wie hoch sind die Schulungskosten pro Abrechnungseinheit?