Aufbau des Controlling in den Hilfen zur Erziehung: Ziele Berichte Steuerungsmaßnahmen Eine Praxisvorstellung

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1 Aufbau des Controlling in den Hilfen zur Erziehung: Ziele Berichte Steuerungsmaßnahmen Eine Praxisvorstellung 1

2 Organisationsuntersuchung 2013 und deren Ergebnisse Berichtswesen Controlling Statusbericht (Beispieldarstellung) Controllingbericht (Beispieldarstellung) Quartalsbericht HzE-Bericht Weitere Aufgaben des Controlling Anbieterkontrolle Prüfung der Ziele 2

3 Einwohnerzahl: MA im Sozialen Dienst 3

4 Organisationsuntersuchung 2013 Orga-Untersuchung durchgeführt von IN/S/O Institut für Sozialplanung und Organisationsentwicklung 4

5 Ergebnisse Kernpozessbeschreibungen nach PeB (Projekt zur Personalbemessung der örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe in Bayern) 5

6 Ergebnisse Kernpozessbeschreibungen nach PeB (Projekt zur Personalbemessung der örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe in Bayern) Aufbau Fach- und Finanzcontrolling für den Bereich Hilfen zur Erziehung 6

7 Berichtswesen Controlling Berichtsform Statusbericht Controllingbericht Quartalsbericht HzE-Bericht Rhythmus Monatlich Alle zwei Monate Alle vier Monate Alle zwei Jahre 7

8 Statusbericht Inhalt Finanzen (Gesamtbudget, Hinweis auf deutliche Veränderungen) Fallzahlen (Darstellung der Fallzahlenentwicklung) Adressat SGL Sozialer Dienst 8

9 Statusbericht CONTROLLING 1) Ergebnisse aus dem Ressourcen- Team durch SGL an Controlling Ressourcen- Team 1 9

10 Statusbericht CONTROLLING 2) Monatliche Auswertung durch Controlling (Prüfung + Rückmeldung durch ASD) PROSOZ- Fall-Liste Ressouren- Team

11 Statusbericht Check Ziele 3 CONTROLLING 3) Wurden die im Hilfeplan festgelegten Ziele erreicht Prüfung durch Controlling PROSOZ- Fall-Liste 2 Ressouren- Team 1 11

12 Statusbericht ASD- Fachkräfte Check Ziele PROSOZ- Fall-Liste Ressouren- Team CONTROLLING 4) Tatsächlicher Leistungsbeginn, Änderung und Beendigung von Fällen fortlaufende Meldung durch den ASD an WJH + Controlling 12

13 Statusbericht Haushalt ASD- Fachkräfte Check Ziele PROSOZ- Fall-Liste CONTROLLING 5) Monatsabfrage Finanzsoftware Berichtsübersicht aller Kostenträger (Hilfearten) Ergebnis = IST- Status Ressouren- Team 1 13

14 Statusbericht Haushalt ASD- Fachkräfte Check Ziele CONTROLLING 6) Monatliche Zwischenauswertung der Finanzen und Fallzahlen zur Vorlage bei der SGL PROSOZ- Fall-Liste 2 Ressouren- Team 1 Monatlicher Status 6 14

15 Statusbericht Haushalt ASD- Fachkräfte 5 4 1) Ergebnisse aus RT durch SGL an Controlling 2) Auswertung durch Controlling Prüfung + Rückmeldung durch ASD 3) Zielerreichung Prüfung durch Controlling Check Ziele PROSOZ- Fall-Liste Ressouren- Team CONTROLLING Monatlicher Status 6 4) Fallmeldungen durch ASD an WJH + Controlling 5) Monatsabfrage Finanzsoftware IST 6) Zwischenauswertung der Finanzen und Fallzahlen 15

16 Statusbericht - Beispiel Statusbericht April Übersicht Produkt Szenario 1 Szenario 2 Aufwendungen 100% 75% 65% HHPlan gesamt Planungssoll gesamt Abweichung gesamt Sonstige Posten Ansatz Planungssoll Ambulante Erziehungshilfen HHPlan Ansatz Planungssoll Abweichung Heimpflege -Erstattung an Gemeinden- HHPlan Ansatz Planungssoll Abweichung a Eingliederungshilfe a.v.e. HHPlan Ansatz Planungssoll Abweichung

17 Statusbericht - Beispiel Statusbericht April Übersicht Produkt Erträge HHPlan gesamt Voraussichtlicher Ertrag Abweichung gesamt Vollzeitpflege - Erstattungen v. Gemeinden HHPlan Planungssoll Abweichung Vollzeitpflege - Kostenbeiträge HHPlan Planungssoll Abweichung Heimpflege - Erstattungen von Gemeinden HHPlan Planungssoll Abweichung

18 Statusbericht - Beispiel Statusbericht April Übersicht Produkt Fallzahlenentwicklung Beschreibung Jan Feb Mrz Apr Ø Fallzahl AMBULANTE HILFEN 13 (2) Ausbildungs- und Beschäftigungsm Umgangsrecht ff. Ambulante Hilfen -Erstattung ff. Ambulante Hilfen (inkl. Kontrakt) Soziale Gruppenarbeit Erziehungsbeistand Sozpäd. Familienhilfe Betreuung/Versorgung des K.i.Nots GESAMTSUMME AMBULANTE HILFEN TEILSTATIONÄRE HILFEN 0 32 Tagesgruppe -SPE-Fälle Tagesgruppe allgemein GESAMTSUMME TAGESGRUPPE

19 Statusbericht - Beispiel Statusbericht April Übersicht Produkt Fallzahlenentwicklung - Übersicht gesamt Jan Feb Mrz Apr Ø Fallzahl Kostenerstattungsfälle gesamt Fallzahlen gesamt (ohne Kostenerstattungen) Fallzahlen gesamt

20 Controllingbericht Inhalt Daten und Fakten (finanziell und inhaltlich), IST + Prognose Bewertung / vorläufige Interpretation Empfehlung zu Steuerung und Vertiefungsfragen Informationen zu Steuerungsentscheidungen aus vorherigen Controlling- und/oder Quartalsgesprächen Adressat Amtsleitung und SGL S.D. Controllinggespräch 20

21 Inhalte des Controllingberichtes Aktueller Finanzstatus (Übersicht) 21

22 Inhalte des Controllingberichtes Aktueller Finanzstatus (Übersicht) Aktueller Finanzstatus (Details) 22

23 Inhalte des Controllingberichtes Aktueller Finanzstatus (Übersicht) Aktueller Finanzstatus (Details) Finanzentwicklung (Vergleich zu Vormonaten) 23

24 Inhalte des Controllingberichtes Aktueller Finanzstatus (Übersicht) Aktueller Finanzstatus (Details) Finanzentwicklung (Vergleich zu Vormonaten) Fallzahlenentwicklung (Kurzfassung) 24

25 Inhalte des Controllingberichtes Aktueller Finanzstatus (Übersicht) Aktueller Finanzstatus (Details) Finanzentwicklung (Vergleich zu Vormonaten) Fallzahlenentwicklung (Kurzfassung) Fallzahlenverläufe (Details) 25

26 Inhalte des Controllingberichtes Aktueller Finanzstatus (Übersicht) Aktueller Finanzstatus (detailliert) Finanzentwicklung (Vergleich zu Vormonaten) Fallzahlenentwicklung (Kurzfassung) Fallzahlenverläufe (Details) Ziele / Vereinbarungen 26

27 Inhalte des Controllingberichtes Aktueller Finanzstatus (Übersicht) Aktueller Finanzstatus (Details) Finanzentwicklung (Vergleich zu Vormonaten) Fallzahlenentwicklung (Kurzfassung) Fallzahlenverläufe (Details) Ziele / Vereinbarungen Anlagen (Übersichten zu einzelnen Hilfearten) 27

28 Aktueller Finanzstatus Übersicht Controllingbericht Juni Übersicht Produkt Szenario 1 Szenario 2 Aufwendungen 100% 75% 65% HHPlan gesamt Planungssoll gesamt Abweichung gesamt Sonstige Posten Ansatz Planungssoll Erträge HHPlan gesamt Voraussichtlicher Ertrag Abweichung gesamt

29 Aktueller Finanzstatus Details Controllingbericht Juni Übersicht Produkt AOSoll HHJahr Noch Verfügbar Laufende Kostenfälle Planungssoll Kosten für Planungsfälle Beschreibung HHPlan Abweichung Aufwand AMBULANTE HILFEN 13 (2) Ausbildungs- und Beschäftigungsm. 18 Umgangsrecht 1.000, , ,00 27 ff. Ambulante Hilfen -Erstattungen ,57 27 ff. Ambulante Hilfen (inkl. Kontrakt) , , , , , ,87 29 Soziale Gruppenarbeit , , , ,00 0,00 30 Erziehungsbeistand 5.000, ,00 0 0, ,00 31 Sozpäd. Familienhilfe , , , , ,15 20 Betreuung/Versorgung des K.i. Nots. 400,00 400,00 0 0,00 400,00 GESAMTSUMME AMBULANTE HILFEN , , , , , ,87 29

30 Aktueller Finanzstatus Details Controllingbericht Juni Übersicht Produkt AOSoll HHJahr Noch Verfügbar Planungssoll Beschreibung HHPlan Abweichung Ertrag STATIONÄR 33 Vollzeitpflege - Kostenbeiträge , , , , ,74 33 Vollzeitpflege - Rückzahlung gewährter Hilfen 1.400, , ,00 33 Vollzeitpflege - Erstattungen von Gemeinden , , , , ,23 34 Heimpflege - Rückzahlungen gewährter Hilfen 1.300, , , ,00 34 Heimpflege - Kostenbeiträge , , , , ,34 34 Heimpflege - Erstattungen vom Land , , , ,84 34 Heimpflege - Erstattungen von Gemeinden , , , , ,31 35 Intensive Sozialpäd.Einzelbetr. - Kostenbeitrag 1.546, , , ,00 42 Inobhutnahmen - Kostenbeiträge 2.000, ,52 295, ,00 42 Inobhutnahmen - Erstattungen von Gemeinden 1.500, , , ,93 19 Mutter-Kind-Leistungen -Kostenbeiträge , , , , ,45 GESAMTSUMME STATIONÄR , , , , ,68 30

31 Finanzentwicklung Controllingbericht Juni Finanzentwicklung Produkt Abweichung Februar Abweichung März Abweichung April Abweichung Juni Beschreibung HH-Plan Aufwand STATIONÄRE HILFEN 33 VZ-Pflege -Erstattungen , , , , ,37 1) 33 Vollzeitpflege , , , , ,49 34 Heimpflege -Erstattungen , , , , ,57 2) 34 Heimpflege , , , , ,80 3) 35 Intensive Sozialp. Einzelbetreuung 0 0,00 0,00 0, ,47 4) 42 Inobhutnahmen -Erstattungen 0 0,00 0,00-173,79-173,79 42 Inobhutnahmen ,00 0,00 0,00 0, ,55 5) 19 Mutter-Kind-Leistungen , , , , ,15 6) GESAMTSUMME STATIONÄRE HILFEN , , , , ,69 Abweichung vom HH-Plan -1,12% -2,18% -2,11% 0,41% 31

32 Finanzentwicklung Controllingbericht Juni Übersicht Produkt Erläuterungen 1) Fall A.: Aus Pflegestelle wurde Erziehungsstelle -> Mehraufwand pro Jahr 2) Fall W.: Fallübernahme aus Wuppertal / Fall S.: Rückzahlung aus Februar 3) Fall St.: Bisher geplant mit monatl jetzt Planung jetzt ab August = ) Fall Sch. umgewandelt von 34-Hilfe auf 35-Hilfe = ) Fall L.: Herausnahme aus Pflegestelle - Neue Pflegestelle Inobhutnahme 6) Zwei Fälle weniger als im April geplant =

33 Fallzahlenentwicklung Kurzfassung Beschreibung Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Ø Fallzahl AMBULANTE HILFEN 13 (2) Ausbildungs- und Beschäftigungsm. 18 Umgangsrecht ff. Ambulante Hilfen -Erstattungen ff. Ambulante Hilfen (inkl. Kontrakt) Soziale Gruppenarbeit Erziehungsbeistand Sozpäd. Familienhilfe Betreuung/Versorgung des K. i. Nots GESAMTSUMME AMBULANTE HILFEN

34 Fallzahlenentwicklung Kurzfassung Ø Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Fallzahl Kostenerstattungsfälle gesamt Fallzahlen gesamt (ohne Kostenerstattungen) Fallzahlen gesamt

35 Fallzahlenverläufe Details 120 Fallverlauf Ambulante Hilfen 27ff Jahr 2013 Jahr 2014 Jahr Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez 35

36 Fallzahlenverläufe Details Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jahr Jahr Jahr inkl. Kontraktfälle SPE; ohne Planfälle Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jahr Kontraktfälle SPE-Mühle Der Haushaltsansatz für 2015 liegt bei Aktuell wird ein Planungssoll von erwartet. Die Abweichung liegt bei Für den Monat Juni werden Kosten in Höhe von kalkuliert. Bei aktuell 50 Kostenfällen (ohne SPE- und SPFH-Fälle) liegt der monatliche Durchschnittsbetrag bei 876 für eine ambulante Hilfe. Derzeit sind 17 ambulante Hilfen eingerichtet, welche überdurchschnittliche Kosten verursachen. (Anlage 1 = Liste der Fälle). Die Fallzahlen sind von 72 Fällen im Januar auf 59 ambulante Hilfefälle gesunken. Ziel: Die kostenintensiven Fälle sind bis zum analysiert. 36

37 Ziele / Vereinbarungen Zielvorschlag Zielvereinbarung / Verantwortlicher 27 - Zielvorschlag: Die Die kostenintensiven kostenintensiven Fälle Fälle sind bis zum sind bis zum analysiert. --> analysiert. SGL Sozialer Dienst 35a i.v.einrichtungen - Zielvorschlag: Die aktuellen & die Planungs- Fälle sind bis zum analysiert. 32 Tagesgruppe - Zielvorschlag: Die Tagesgruppe ist im Jahr 2015 durchschnittlich mit 8 Fällen monatlich belegt. Die aktuellen und die Planungs- Fälle sind bis zum analysiert. --> SGL Sozialer Dienst Die Tagesgruppe ist im Jahr 2015 im Schnitt mit 8 Fällen monatlich belegt. Es findet ein Gespräch zum Thema Belegung statt. --> SGL Sozialer Dienst + Controlling Zeitraum Priorität (1-3) bis bis bis

38 Anlagen Anlage 1 27 kostenintensive Fälle / Stand Juni 2015 Durchschnitt: 876 Fall Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Ges A (Plan) 900,00 900,00 900,00 637,65 637,65 637,65 637,65 637, ,25 B 847,83 991,26 764,71 911,50 911,50 911,50 911,50 911,50 911,50 911,50 911,50 911, ,30 C 2.153, , , , , , , , , , , , ,41 D 948,36 846, ,00 969,59 969,59 969, ,62 E 1.139, , , , , , , , ,76 F 1.785, , , , , , , , , , , , ,13 G 645,84 550,16 669,76 478, , , , ,28 478,40 478,40 478,40 478, ,88 H 1.119, , , , , , , , , , , , ,60 I 623,96 732,56 873, , , , , , ,49 J 845, , , , , , , , , , , , ,36 K 3.620, , , , , , , , , , , , ,00 L 802, , , , , , , , , , , , ,13 M 1.815, , , , , , , , , , , , ,58 N 1.458, , ,50 870, , , , , , , , , ,30 O (Plan) 1.119, , , , , , ,80 P 1.646,78 520,78 760, ,55 900,80 900,80 900,80 900,80 900,80 900,80 900,80 900, ,56 Q 1.152, ,00 960,00 960,00 960,00 960,00 960,00 960,00 960,00 960, ,00 R 775, , , , , , , , , , , , ,18 S 600,00 250,00 450, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,35 38

39 Anlagen Ziel: Analyse der laufenden Fälle sowie der Planungsfälle im Bereich des 35a innerhalb von Einrichtungen bis zum Ergebnisse der Einzelfallprüfungen: Fall A Stationäre Unterbringung seit Januar Die durchschnittlichen monatlichen Kosten liegen bei Stellungnahme SGL: Derzeit keine Rückführungsperspektive, intensive Betreuung weiter erforderlich. Fall B Unterbringung im Tagesinternat seit September Die durchschnittlichen monatlichen Kosten liegen bei 537. Stellungnahme SGL: Internat ist die kostengünstigere Variante Fall C Unterbringung im Tagesinternat seit August Die durchschnittlichen monatlichen Kosten liegen bei Stellungnahme SGL: Maßnahme endet im Sommer, weitere Unterstützung erforderlich. Fall D Unterbringung im Tagesinternat seit September Die durchschnittlichen monatlichen Kosten liegen bei Stellungnahme SGL: Voraussetzungen für Rückführung werden erarbeitet 39

40 Quartalsbericht Inhalt Zusammenfassung der Entwicklung und Prognose auf Basis der Controlling-Berichte Ggf. ergänzt um spezielle Fragen / Themen des Dezernenten Adressat Dezernent, Amtsleitung und SGL S.D. 40

41 HzE-Bericht Inhalt Schwerpunkt: fachliche Entwicklung Adressat JHA Zusammenfassung der zentralen Erkenntnisse aus dem Controlling 41

42 Weitere Aufgaben des Controlling Anbieterkontrolle 42

43 Weitere Aufgaben des Controlling Anbieterkontrolle Prüfung der vereinbarten Ziele im Hilfeplangespräch 43

44 Anbieterkontrolle Prüfung und Dokumentation der Leistungsbeschreibung im Hinblick auf Ausfälle 44

45 Anbieterkontrolle Prüfung und Dokumentation der Leistungsbeschreibung im Hinblick auf Ausfälle Prüfung und Dokumentation der abgerechneten Fachleistungsstunden 45

46 Anbieterkontrolle Prüfung FLS Name SB Anbieter Jan 15 Feb 15 Mrz 15 Apr 15 SOLL IST SOLL IST SOLL IST SOLL IST Bemerkungen Controlling A X A ,5 96,8 18,5 78,3 18,5 HP FLS + 100Std Fam.-Ass(18,75 für Dez)/ HP NEU B Y A ,5 8,5 2,25 6,25 2,75 HP FLS/ HP NEU Ende der Maßnahme C X A3 76,5 8,5 68 9,5 58, ,5 16 HP FLS/ HP NEU FLS D Y A ,5 41,5 23, HP FLS/HP NEU FLS 46

47 Prüfung der Ziele Unterteilung der Ziele in Ergebnis- und Handlungsziele 47

48 Prüfung der Ziele Unterteilung der Ziele in Ergebnis- und Handlungsziele SMARTe Zielformulierung 48

49 Prüfung der Ziele Unterteilung der Ziele in Ergebnis- und Handlungsziele SMARTe Zielformulierung Prüfung der Formulierungen durch Controlling 49

50 Prüfung der Ziele Unterteilung der Ziele in Ergebnis- und Handlungsziele SMARTe Zielformulierung Prüfung der Formulierungen durch Controlling Analyse jedes 10. Falles auf Zielerreichung 50

51 Prüfung der Ziele Name SB HPG Ziel Bewertung Hilfe Träger Beginn Ende Dauer Prüfen B Y HPG A. soll in Frau B. eine Ansprechperson haben, zu der sie z.b. in Konfliktsituationen gehen kann 75% 31 SPFH A Die Wünsche von A. und ihren Eltern werden thematisiert und im Einzelnen mit Frau B.besprochen, die Ergebnisse werden festgehalten 2.1. A. verbringt Zeit mit ihrer Mutter 50% 25% 51

52 52

53 Kontakt: Anja Stein Amt für Jugend, Schule und Sport Stadt Hilden Tel: Mail: Quellen: IN/S/O-Abschlussbericht, Wikipedia 53