Wirkungscontrolling als gemeinsame Aufgabe von Planung und Controlling

Transkript

1 Wirkungscontrolling als gemeinsame Aufgabe von Planung und Controlling Prozessoptimierung und Steuerung am Beispiel der Hilfe zur Erziehung Dezernat V Sozial- und Jugendhilfeplanung Markus Emanuel

2 Auftrag Aufbau eines Verwaltungscontrollings im Rahmen der Reorganisation des Dezernats V für alle Produkte. Es werden folgende Ebenen betrachtet: 1. Leistungen, Finanzen und Personal 2. Strukturen, Prozesse, Wirkungen

3 Aufbauorganisation

4 Ausgangslage 1. Kein gemeinsames Verständnis von Qualität der Erziehungshilfe zwischen freien Trägern und Jugendamt 2. Keine festgelegten Prozessabläufe in der Kooperation zwischen freiem Träger und Jugendamt 3. Kein einheitlicher Workflow im Sozialdienst 4. Keine fachlichen Standards in der Diagnostik 5. Kein Controllingverfahren zur Überprüfung von Prozessstandards 6. Kein Berichtswesen zu Leistungen, Finanzen und Personal 7. Keine Evaluation der Hilfen 8. Keine wirkunsgorientierte Steuerung und Planung

5 Ziele 1. Gemeinsames Verständnis mit freien Trägern zu Qualität entwickeln 2. Qualität im Jugendamt steigern: Diagnose, Prozesse 3. Valide Daten zum Feld Hilfe zur Erziehung sichern 4. Prozessstandards festlegen und kontrollieren 5. Wirkungsevaluation einführen 6. Integriertes Berichtswesen 7. Gezielte Steuerung und Planung ermöglichen

6 Instrumente 1. Qualitätsentwicklungsvereinbarung nach 78b SGB VIII - Festlegung der Strukturen und Handlungsverläufe für den Hilfeplanprozess am Einzelfall - Festlegung zur Bedarfsermittlung und -beschreibung - Festlegung zur Passung (Beauftragung der richtigen Fachkraft beim freien Träger)

7 Instrumente 2. Prozesse im Jugendamt neu gestalten - Verbindlicher Workflow zur Einrichtung einer HzE (Fallforum) - Standards bei der Bedarfsbeschreibung - Einführung einer neuen Software - Etablierung eines Servicebüros mit Controllingfunktion - Einführung eines Berichtswesen

8 Verbindlicher Workflow zur Einrichtung einer HzE 1. Auftragsklärung 2. Anamnese 3. Sozialpädagogische Diagnose 4. Dokumentation 5. Beratung im Fallforum 6. Einbezug des Leistungserbringers 7. Formelle Hilfeplanung

9 Einführung einer neuen Software PROSOZ Jeder Fall wird eingepflegt und lässt sich auswerten unter folgenden Aspekten: Alter, Geschlecht, stat. Bezirk, Beginn, Ende, Dauer, Nationalität, Hilfeart, Leistungserbringer, Sachbearbeitung, komplette Landesstatistik, Maßnahmenwechsel - Evaluation am Fallende Hilfeform, Leistungserbringer, Beendigungsgrund, Zielerreichungsgrad aus Sicht Eltern, junger Mensch, Träger, Sozialdienst 5 Kategorien á 20 % Schritten

10 Etablierung eines Servicebüros mit Controllingfunktion - Jeder Bewilligungsbescheid läuft über dieses Büro - Keine Hilfe in PROSOZ > kein Bewilligungsbescheid - Überprüfung der Ergebnisse des Fallforums und des Bescheids - Überprüfung der Landesstatistik - Abgleich Evaluation Fallende mit Aufhebungsbescheid -...

11 Einführung eines Integrierten Berichtswesens - Einstieg durch Berichtswesen als Monatsbericht und Jahresbericht für alle Produkte des Dezernates V - Fortentwicklung zu einer wirkungsorientierten Produktsteuerung

12 Ebenen der wirkungsorientierten Steuerung im Hinblick auf das Berichtswesen Magistrat aggregiert Berichte Fachebene differenziert Die Daten des Berichtswesen sind auf der Fachebene hoch differenziert und auf der Leitungsebene hoch aggregiert.

13 Monatsbericht Hilfe zur Erziehung LEISTUNGSDATEN ,2 27, a Ambulante Hilfen a 41 Stationäre Hilfen 42 Inobhutnahmen Gesamt Maßnahme Mutter/Kind-Einrichtungen Andere Hilfen zur Erziehung Erzieherische Schulbetreuung Soziale Gruppenarbeit Betreuungshelfer/Erziehungsbeistand Sozialpädagogische Familienhilfe Tagesgruppe teilstationär intensive sozialpäd. Einzelbetreuung EGH. seel. Behinderter (amb.) Vollzeitpflege innerhalb Darmstadt Vollzeitpflege außerhalb Darmstadt Heim EGH seelisch Behinderter Volljährige Hilfe für junge Menschen und ihre Familien einschließlich Krisenintervention 2009 Auswertung Stand Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Mittelwert +/- VM +/- JB Abw.% (Monat)

14 Monatsbericht Hilfe zur Erziehung FINANZDATEN HHstellen Leistungsart Ist in TEUR Plan in TEUR Abw. abs. Abw. % Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Summe Andere Hilfen zur Erziehung ( 27) Soziale Gruppenarbeit Erziehungsbeistand Sozialpädagogische Familienhilfe Erz. in einer Tagesgruppe Sozialpäd. Einzelbetreuung EGH f. seel. Beh. (amb.) Hilfen für junge Volljährige Ambulante Hilfen ( ) Gemeins. Unterbr. v. Müttern u. Vätern Unterbringung z. Erf. d. Schulpflicht Hilfen in Familienpflege Hilfen in Heimpflege EGH. f. seel. Beh. (stat.) Hilfen für junge Volljährige Stationäre Hilfen ( ) Betr. u. Versorg. d. Kindes in Notsit Vorl. Maßn. z. Schutz v. Kinder- u. Jugendl Erst. andere Jugendhilfeträger Gesamt

15 Jahresbericht Hilfe zur Erziehung Kennzahlen: Personaldaten Stundenanteile Soll Stundenanteile Ist Personalkosten Veränderung Personalkosten Vorjahr Fälle pro Vollzeitstelle StSD Veränderung der Fälle pro Vollzeitstelle StSD Vorjahr Fälle pro Vollzeitstelle W JH Veränderung der Fälle pro Vollzeitstelle W JH Vorjahr Fallzahlen Ambulante Hilfen Stationäre Hilfen Veränderung ambulante Hilfen zum Vorjahr Veränderung stationäre Hilfen zum Vorjahr Hilfen Gesamt inklusive Inobhutnahmen Veränderung der Hilfen Gesamt zum Vorjahr Finanzdaten Ausgaben für ambulante Hilfen Ausgaben für stationäre Hilfen Veränderung Ausgaben für ambulante Hilfen zum Vorjahr Veränderung Ausgaben für stationäre Hilfen zum Vorjahr Ausgaben für Hilfen Gesamt Planansatz Plan/Ist-Vergleich Veränderung Ausgaben für Hilfen Gesamt zum Vorjahr

16 Jahresbericht Hilfe zur Erziehung Planungsdaten Anteil der betreuten jungen Menschen bis 18 aller Hilfearten an der Bevölkerung 0 bis 18 Durchschnittliche Laufzeiten ambulanter Hilfen Durchschnittliche Laufzeiten stationärer Hilfen Anteil ambulanter Hilfen an allen Hilfen Anteil stationärer Hilfen an allen Hilfen Anteil planmäßig beendeter Hilfen an allen beendeten Hilfen Anteil abgebrochener Hilfen an allen beendeten Hilfen Anteil der im 1. Halbjahr der Hilfe abgebrochenen Hilfen Anteil an anderes Jugendamt abgegebene Hilfen von allen beendeten Hilfen Anteil der Hilfen mit einem Zielerreichungsgrad über 80 % Anteil der Hilfen mit einem Zielerreichungsgrad von 20 % Anteil der männlichen jungen Menschen bei ambulanten Hilfen an allen ambulanten Hifen Anteil der männlichen jungen Menschen bei stationären Hilfen an allen stationären Hilfen

17 Einschätzung zur strategischen Position zu dem Produkt 1 Stärken (möglichst im interkommalen Vergleich) 1. Normalstandards (möglichst im interkommunalen Vergleich) 2. Schwächen (möglichst im interkommalen Vergleich) 3. Offene Fragen zur weiteren Klärung 4. Externe, nicht-steuerbare Herausforderungen/Trends, die für 2011 relevant sind 5. Handlungsbedarf und Handlungsempfehlungen unter fachlichen Gesichtspunkten für 2011 Kein Handlungsbedarf Mehr-/Minderbedarf wg. nicht beeinflussbarer Herausforderungen Handlungsempfehlungen für 2011 zur Optimierung von Wirkungen, Effektivität und Effizienz 1 nach S/E/ Dr. Rainer Heinz

18 Fazit - Ergebnisqualität als professionelle, pädagogische Intervention ist herstellbar. Sie benötigt Struktur- und Konzeptqualität, Kooperationsund Planungsqualität und vor allem Prozessqualität. - Diese Prozessqualität bedarf einer Kontrolle. - Wirkungsqualität ist die erhoffte Folge von Ergebnisqualität, sie kann evaluiert, aber nicht sicher hergestellt werden (keine Kausalitäten, aber Wahrscheinlichkeiten). - Verbesserung der Wirkung nur durch Qualitätsentwicklung nicht durch Controlling.

19 Fazit II - Controlling leistet wichtigsten Beitrag zur Steuerungs- und Planungsentscheidung! - Controlling und Planung müssen organisatorisch zusammen gefasst sein. Sie sind interner und externer Dienstleister. - Interpretation der Daten nur durch die Fachebene! - Controlling und Planung können Führung nicht ersetzen!

20 Vielen Dank!