PEFC Waldbesitzerdatenbank

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1 MANUAL PEFC Waldbesitzerdatenbank Step by Step Anleitung für die Nutzung der Waldbesitzerdatenbank von PEFC Austria Stand: September 2018

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Funktionen der Waldbesitzerdatenbank Registrierung Dateninformation und Datenschutz Selbständige Online Registrierung Einstieg in die Waldbesitzerdatenbank Zustimmung Datenerfassung Dateneingabe Datensatzüberprüfung durch PEFC Austria Erhalt Bestätigungs E Mail von PEFC Austria Bestätigung durch den Waldbesitzer Login nach selbständiger Online Registrierung Registrierung über PEFC Anlaufstelle Daten ändern / Urkunde abrufen Passwort vergessen? Log Out Sonstiges Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde im Text die männliche Form gewählt, nichtsdestoweniger beziehen sich die Angaben auf beide Geschlechter!

3 1. Einleitung Waldbesitzer, die sich für eine Teilnahme an der Regionen Zertifizierung in Österreich registrieren und diesen Prozess erfolgreich abschließen, erhalten einen Zugang zur PEFC Waldbesitzerdatenbank. Damit ist ein PEFC zertifizierter Waldbesitzer bzw. Zulieferer für Chain of Custody Betriebe in der PEFC Waldbesitzerdatenbank ersichtlich Funktionen der Waldbesitzerdatenbank Diese Online Verwaltungsplattform ermöglicht dem Waldbesitzer jederzeit: Abänderung seiner Daten Download seiner URKUNDE zur Teilnahme an der Regionen Zertifizierung für den Verkauf von PEFC zertifizierter Ware bzw. als Nachweis für Audits durch Zertifizierungsstellen Registrierung Als Waldbesitzer kann man sich auf folgenden Wegen für die Teilnahme an der Regionen Zertifizierung registrieren: Selbständige Online Registrierung (siehe Punkt 2) Registrierung durch die PEFC Anlaufstellen (siehe Punkt 3) 1.3. Dateninformation und Datenschutz Die Datenbank listet jene PEFC zertifizierte Waldbesitzer, welche den Registrierungsprozess vollständig abgeschlossen haben. Mangelhaft oder unvollständige ausgefüllte Registrierungen zur Teilnahme an der Regionen Zertifizierung sind darin nicht gelistet! Die Daten der PEFC zertifizierten Waldbesitzer sind ausschließlich für PEFC zertifizierte Chain of Custody Betriebe (z.b.: Sägewerk, Plattenwerk, udgl.) und PEFC Anlaufstellen ersichtlich. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt dabei nicht. Die Erfassung und Verwaltung durch das PEFC Austria Büro erfolgt unter Berücksichtigung der aktuell gültigen DSGVO Richtlinien. Die PEFC Anlaufstellen sind: PEFC Regionen Beauftragte (siehe: Beauftragte der Landwirtschaftskammern Beauftragte der Waldverbände Eine Detailauflistung der Anlaufstellen können Sie unter jederzeit anfragen. Um Daten in der Waldbesitzerdatenbank auflisten und Verwalten zu können, Ist die Zustimmung des Waldbesitzers notwendig. Die Erfassung und Verwaltung seitens PEFC Austria erfolgt dabei unter den gültigen DSGVO Richtlinien. Die Zustimmungserklärung ist dabei unter Punkt 2.2. näher erläutert.

4 2. Selbständige Online Registrierung PEFC Austria freut sich, mit der neuen Online Waldbesitzerdatenbank die selbständige Registrierung für die Teilnahme an der Regionen Zertifizierung in Österreich anzubieten Einstieg in die Waldbesitzerdatenbank Über die Website von PEFC Austria gelangen Sie zur Waldbesitzerdatenbank. Das Login für Waldbesitzer befindet sich dabei unter der Rubrik Für Waldbesitzer / Registrierung : Nachdem Sie auf Registrierung Waldbesitzerdatenbank geklickt haben, gelangen Sie vorab zur Informationsseite der PEFC Waldbesitzerdatenbank mit allen relevanten Details, Links und Hilfestellungen.

5 Klicken Sie auf dieser Seite nun auf den Link unter Registrierung oder direkt auf die Grafik der PEFC Waldbesitzerdatenbank um zur PEFC Waldbesitzerdatenbank zu gelangen. Um sich diesen Weg in Zukunft zu ersparen, können Sie sich auch folgenden Link abspeichern: In der Waldbesitzerdatenbank Oberfläche angekommen, befindet sich der Login Bereich für schon registrierte Waldbesitzer auf der linken Seite. Auf der rechten Seite haben Waldbesitzer die Möglichkeit, sich selbst zu registrieren. Für die selbständige Registrierung klicken Sie bitte auf der rechten Seite auf Erstanmeldung Waldbesitzer.

6 2.2. Zustimmung Datenerfassung Um sich in der PEFC Waldbesitzerdatenbank für die Teilnahme an der Regionen Zertifizierung zu registrieren, sind Sie verpflichtet unserer Datenerfassung und verwaltung (unter Berücksichtigung der aktuellen DSGVO Richtlinien) zuzustimmen. Damit bestätigen Sie, dass PEFC Austria Sie als Waldbesitzer für PEFC zertifizierte Chain of Custody Betriebe als auch PEFC Anlaufstellen, listen darf. Dazu ist Ihre Zustimmung essentiell. Setzen Sie für die Akzeptanz der Verarbeitung Ihrer Daten (wie im aufscheinenden Text erklärt) ein Häkchen bei der Zustimmungserklärung. Um über Änderungen des PEFC Systems aber auch Aktivitäten und Events (z.b.: PEFC Award) von PEFC Austria informiert zu werden, klicken Sie bitte auch die zweite Zustimmung an. Klicken Sie anschließend auf Erstanmeldung.

7 2.3. Dateneingabe Damit gelangen Sie in die Eingabemaske für die Registrierung. Bitte füllen Sie diese Maske vollständig aus. Essentiell ist der Upload zur Identifikation sowie eine E Mailadresse für die anschließende Bestätigungsmail durch PEFC Austria. ACHTUNG: Sie können sich in dieser Maske und für die Datenbank entweder als Forstbetrieb oder als Waldbesitzer (Person) registrieren. Postleitzahl und Ort Nach Eingabe der PLZ generiert das System die dazugehörige Ortschaft automatisch. Sollte die PLZ mehreren Ortschaften angehören, wählen Sie bitte im Dropdownfeld (Pfeil rechts neben dem Feld) die korrekte Ortschaft aus. Sollte es keine korrekte Zuordnung zum gewünschten Ort geben, klicken Sie im Kästchen Ort auf (oberste Auflistung) und füllen Sie das darunter frei werdende Kästchen mit dem gewünschten Ortsnamen aus. Zur Information: Das System ist an das österreichische Straßenverzeichnis gekoppelt (ca. alle 14 Tage findet dazu ein Update statt). Upload Dokumente Um sich erfolgreich in der PEFC Waldbesitzerdatenbank zu registrieren laden Sie bitte zwei Dokumente (Nachweis Ihres Waldbesitzes) hoch: 1. Datei: Kopie von Reisepass, Personalausweis ODER Führerschein 2. Datei: Kopie Grundbuchauszug (A und B Blatt) Diesen Upload können Sie auf der Seite oben rechts mit Klick auf Durchsuchen durchführen. Mit Klick auf Durchsuchen wählen Sie bitte die gewünschte Datei auf Ihrem Computer aus. Wiederholen Sie bitten den Vorgang bei Datei 2 um auch die zweite Datei wie vorgeschrieben zur Verfügung zu stellen.

8 E Mailadresse essentiell für Ihren Registrierungsprozess ACHTUNG: Zusätzlich ist die Eingabe Ihrer E Mailadresse essentiell, um den Registrierungsprozess erfolgreich abschließen zu können. Passwort Das Passwort für Ihren zukünftigen Einstieg können Sie gleich in diesem Prozessstatus definieren. Das Passwort muss aus folgenden Elementen bestehen: > mindestens 8 Zeichen > mindestens 1 Großbuchstabe > mindestens 1 Kleinbuchstabe > mindestens 1 Zahl > mindestens 1 Sonderzeichen (z.b. $ oder! oder ) Für den Einstieg in die Waldbesitzerdatenbank (Login) ist der Benutzername (= Ihre eingetragene E Mailadresse) als auch das in diesem Schritt gewählte Passwort notwendig. Bitte füllen Sie diese Maske vollständig aus und achten Sie vor allem auf korrekten Namen, Eingabe einer E Mailadresse und Telefonnummer für etwaige Kontaktmöglichkeiten als auch den Upload der zwei relevanten Dokumente. Klicken Sie nach vollständiger Eingabe und Upload der Dokumente anschließend auf speichern um den Datensatz im System zu registrieren.

9 Wenn Ihr Datensatz vollständig ausgewählt ist, klicken Sie auf speichern Datensatzüberprüfung durch PEFC Austria In weiterer Folge wird der Datensatz durch das PEFC Austria Büro kontrolliert. Nach erfolgreicher Überprüfung sendet Ihnen das PEFC Austria Büro zur Selbstkontrolle und Bestätigung der Daten ein Bestätigungs E Mail zu Erhalt Bestätigungs E Mail von PEFC Austria Kontrollieren Sie bitte dieses E Mail auf Korrektheit und Vollständigkeit der Daten. Sind Ihre Daten vollständig korrekt, klicken Sie bitte auf das PEFC Logo im Bestätigungs E Mail um Ihre Registrierung an der Teilnahme der Regionen Zertifizierung zu bestätigen. Sind Ihre Daten unvollständig, inkorrekt ODER wurde die Teilnahme an der Regionen Zertifizierung nicht durch Sie initiiert, melden Sie sich bitte dringend beim PEFC Austria Büro: oder unter datenbank@pefc.at. Ansicht des Bestätigungs E Mails von PEFC Austria:

10 2.6. Bestätigung durch den Waldbesitzer Mit Klick auf das PEFC Logo in der durch PEFC Austria zugesendeten Bestätigungs E Mail: kennen Sie die PEFC Standards an und bestätigen Sie die Registrierung für die Teilnahme an der Regionen Zertifizierung in Österreich! Damit sind Sie nun in der Waldbesitzerdatenbank von PEFC Austria registriert und Teilnehmer der Regionen Zertifizierung in Österreich! 2.7. Login nach selbständiger Online Registrierung Nach erfolgreicher Online Registrierung können Sie sich jederzeit in der Waldbesitzerdatenbank unter einloggen und Ihre Daten ändern Ihre URKUNDE an der Teilnahme der Regionen Zertifizierung abrufen. Der Login Bereich befindet sich auf der linken Seite. Dafür sind Zugangsdaten notwendig: Benutzername und Passwort Als Benutzernamen wird Ihre eingetragen adresse herangezogen. Das Passwort haben Sie aus mindestens 8 zufällig ausgewählten Zeichen (Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen) erstellt (Siehe Punkt 2.3).

11 3. Registrierung über PEFC Anlaufstelle Wie sieht ein Registrierungsprozess durch den CoC Betrieb aus? Der Prozess Neu Eingabe Waldbesitzer durch CoC Betrieb gestaltet sich wie folgt: 1.) Erfassung der Daten des Waldbesitzers mittels dem Ersterfassungsformular von PEFC oder durch ein Formular, welches direkt vom CoC Betrieb zur Verfügung gestellt wird. Das Ersterfassungsformular von PEFC Austria steht unter folgendem Link zum Download bereit: content/uploads/2018/09/ersterfassung.pdf 2.) Eingabe der Daten in die Waldbesitzerdatenbank durch einen CoC Betrieb (Ersterfassungsformular beachten) 3.) Kontrolle der eingegebenen Daten durch das PEFC Austria Büro 4.) Versand einer Bestätigungsmail durch PEFC Austria an den Waldbesitzer 5.) Kontrolle durch den Waldbesitzer und Bestätigung des Waldbesitzers durch Klick auf Bestätigungslink in zugesendeter E Mail. Der Waldbesitzer muss mit Klick auf den Bestätigungslink die Teilnahme an der Regionen Zertifizierung bestätigen. Erst dann ist der Registrierungsprozess in der Datenbank abgeschlossen. Der Waldbesitzer gilt damit als PEFC zertifiziert und ist in der Waldbesitzerdatenbank auffindbar. Die Urkunde, d.h. die Bestätigung zur Teilnahme an der Regionen Zertifizierung steht jederzeit dem Waldbesitzer zum Download zur Verfügung. 4. Daten ändern / Urkunde abrufen Die Urkunde kann jederzeit vom Waldbesitzer selbst abgerufen und abgespeichert werden. Wenn Sie sich eingeloggt haben gelangen Sie direkt zu Ihrem Datensatz. Hier können Sie Ihre Daten ändern und Ihre Urkunde herunterladen. Klicken Sie bitte in der linken oberen Ecke auf Urkunde. 5. Passwort vergessen? Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie sich jederzeit ein neues Passwort generieren, welches das alte Passwort ablöst. Dies ist direkt über den Einstieg in die Waldbesitzerdatenbank möglich:

12 Geben Sie im linken Bereich unter Benutzer Ihren Benutzernamen (=registrierte E Mail Adresse) ein. Klicken Sie anschließend auf Passwort vergessen? Danach erscheint folgendes Kästchen: D.h. Sie erhalten an die eingetragene E Mailadresse eine automatische E Mail mit einen Zahlencode. Dieses Mail sieht wie folgt aus:

13 Beispielcode Halten Sie den Zahlencode bitte für die Passwort Neuvergabe bereit. Im Login Bereich der Waldbesitzerdatenbank können Sie damit Ihr Passwort nun neu erstellen. Geben Sie im Feld Neues Passwort Ihr neues Wunschpasswort ein. Beachten Sie dazu bitte die Regeln. Das Passwort muss bestehen aus: > mindestens 8 Zeichen > mindestens 1 Großbuchstabe > mindestens 1 Kleinbuchstabe > mindestens 1 Zahl > mindestens 1 Sonderzeichen (z.b. $ oder! oder )

14 Wiederholen Sie das neue Wunsch Passwort im Feld neues Passwort wiederholen. Und geben Sie im Kästchen Zahlencode den Code, welchen Sie per Mail erhalten haben, ein. Klicken Sie anschließend auf ok, um Ihr neues Passwort anzulegen. Steigen Sie anschließend in die Waldbesitzerdatenbank mit dem neu generierten Passwort ein. 6. Log Out Bitte vergessen Sie nicht, sich nach jeder Sitzung über die Rubrik Log Out (Platzierung im rechten oberen Bereich) abzumelden.

15 7. Sonstiges Bei weiteren Fragen rund um die Waldbesitzerdatenbank, zögern Sie bitte nicht und wenden Sie sich bitte direkt an PEFC Austria unter bzw. Sie haben zusätzliche Fragen? Melden Sie sich bei uns: PEFC Austria Julia Mendlig, BSc