Regel zum Beschwerdeverfahren gemäß Art. 9 Abs. 4 VO (EG) Nr. 765/2008 und Tz ISO/IEC 17011

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1 Regel zum Beschwerdeverfahren gemäß Art. 9 Abs. 4 VO (EG) Nr. 765/2008 und Tz ISO/IEC SD Revision: Oktober 2018 Diese Regel liegt dem Akkreditierungsbeirat zur Ermittlung/Bestätigung vor. Gemäß 2 i.v.m. 3 Nr. 9 BGleiG ist 4 Abs. 3 BGleiG nicht direkt auf die DAkkS anwendbar. In diesem Dokument wird im Interesse der Lesbarkeit für Funktionsbezeichnungen auch das generische Maskulinum verwendet, soweit eine konkrete Ansprache nach dem natürlichen Geschlecht nicht sinnvoll möglich ist und das natürliche Geschlecht unwichtig ist oder männliche und weibliche Personen gleichermaßen gemeint sind. DAkkS-Regeln und sonstige technische Spezifikationen müssen problemlos lesbar sein und dürfen deshalb keine Schrägstriche enthalten, was eine Benutzung des Binnen-/s und Doppelbezeichnungen ausschließt (vgl. zur Zulässigkeit 115 Handbuch der Rechtsförmlichkeit). Es gelten daneben die weiteren Anforderungen der DIN 820-2: Normungsarbeit - Teil 2: Gestaltung von Dokumenten (ISO/IEC-Direktiven - Teil 2:2011) für die Formulierung technischer Spezifikationen. 1 von 8

2 Inhaltsverzeichnis 1 Geltungsbereich der Regel Horizontaler Geltungsbereich Sachlicher Geltungsbereich Regeln zum Akkreditierungsprogramm (IAF Level 1) Beschwerde im Sinne der ISO/IEC Beschwerden gegen die DAkkS Beschwerden gegen Konformitätsbewertungsstellen Zentrale Beschwerdestelle der DAkkS Eingang und Einstufung der Beschwerde Prüfungsverfahren durch Beschwerdestelle und Ausschuss Informationspflichten im Beschwerdeverfahren Beschwerden als Auslöser für Überwachungsmaßnahmen Kosten des Verfahrens Anforderungen an Konformitätsbewertungsstellen Mitwirkungspflicht der Konformitätsbewertungsstelle Anforderungen an das Beschwerdeverfahren Anforderungen an die Vereinbarung mit dem Kunden Begriffe SD Revision: Oktober von 8

3 1 Geltungsbereich der Regel 1.1 Horizontaler Geltungsbereich (Tz ISO/IEC 17011) Diese Regel informiert gemäß Tz ISO/IEC alle interessierten Kreise über das Beschwerdeverfahren der Deutschen Akkreditierungsstelle GmbH (DAkkS). Diese Regel ist als horizontale Regel gemäß ISO/IEC für alle Organisationseinheiten der DAkkS verbindlich. 1.2 Sachlicher Geltungsbereich (1) Die Regel bezieht sich auf Beschwerden im Sinne von Art. 9 Abs. 4 VO (EG) Nr. 765/2008 und Tz und Kap EN ISO/IEC 17011, die gegenüber der Akkreditierungsstelle bezüglich ihrer Tätigkeiten oder der Tätigkeit einer akkreditierten Konformitätsbewertungsstelle erhoben werden. (2) Das Beschwerdeverfahren steht jedermann offen, der seine Unzufriedenheit entweder gegenüber der DAkkS oder einer von der DAkkS akkreditierten Konformitätsbewertungsstelle (KBS) Ausdruck verleihen möchten. (3) Sofern von akkreditierten Konformitätsbewertungsstellen zertifizierte Produkte beanstandet werden, kann dies als Beschwerde gegen die Arbeitsweise einer Konformitätsbewertungsstelle Gegenstand des Beschwerdeverfahrens durch die Akkreditierungsstelle sein. (4) Diese Regel ist nicht auf die Einsprüche im Sinne Tz ISO/IEC anzuwenden. 2 Regeln zum Akkreditierungsprogramm (IAF Level 1) 2.1 Beschwerde im Sinne der ISO/IEC Beschwerden gegen die DAkkS (1) Beschwerden gegen die Akkreditierungstätigkeiten der DAkkS können von jedermann erhoben werden. (2) Soweit Antragsteller oder akkreditierte Konformitätsbewertungsstellen im Rahmen des Akkreditierungsverfahrens eine Gegenvorstellung (vgl. Kap. 4) zu Positionen der DAkkS oder Positionen der von der DAkkS beauftragten Begutachter zur Vorbereitung der Akkreditierungs- 71 SD Revision: Oktober von 8

4 entscheidung (Verwaltungsakt) vorbringen, steht ihnen das Beschwerdeverfahren nicht offen. Diese Gegenvorstellungen des Antragstellers bzw. der akkreditierten Konformitätsbewertungsstelle werden innerhalb des Akkreditierungsverfahrens berücksichtigt und dem Akkreditierungsausschuss (AkA) zur Entscheidung vorgelegt. Gegen den auf Basis der Entscheidung des AkA ergangenen Verwaltungsaktes steht der Einspruch (Widerspruch) zur Verfügung Beschwerden gegen Konformitätsbewertungsstellen Gegen eine bei der DAkkS akkreditierten Konformitätsbewertungsstelle bzw. deren Konformitätsbewertungsergebnisse können von jedermann gemäß Art. 9 Abs. 4 VO (EG) 765/2008 i.v.m. ISO/IEC Tz Beschwerde erhoben werden. 2.2 Zentrale Beschwerdestelle der DAkkS (Tz ISO/IEC 17011) (1) Die DAkkS hat zur Sicherstellung einer objektiven und diskriminierungsfeien Beschwerdebearbeitung gemäß Tz ISO/IEC eine von den Fachabteilungen der DAkkS unabhängige Beschwerdestelle eingerichtet. (2) Alle Beschwerden sind schriftlich oder in Textform zu richten an: Deutsche Akkreditierungsstelle GmbH (DAkkS) Beschwerdestelle Spittelmarkt Berlin beschwerden@dakks.de (3) Jede Beschwerde muss begründet sowie ggf. mit erforderlichen Nachweisen versehen werden, um eine objektive Nachprüfung durch die DAkkS zu ermöglichen. Wird eine Beschwerde nicht begründet oder werden Nachweise auf Verlangen hin nicht vorgelegt, wird die Beschwerde geschlossen. (4) Eine mündliche oder fernmündliche Beschwerde kann nicht als solche im Sinne des Art. 9 Abs. 4 VO (EG) 765/2008 i.v.m. ISO/IEC Tz ISO/IEC behandelt werden. (5) Anonyme Beschwerden sind zulässig und werden wie im nachfolgenden Verfahren bearbeitet, mit Ausnahme der Informationen an den Beschwerdeführer. (6) Wiederholte Beschwerden zum selben Beschwerdegegenstand sind nicht zulässig. 71 SD Revision: Oktober von 8

5 2.3 Eingang und Einstufung der Beschwerde (Tz ISO/IEC 17011) (1) Der Eingang der Beschwerde wird dem Beschwerdeführer innerhalb von zwei Wochen nach Eingang der Beschwerde bestätigt und das förmliche Beschwerdeverfahren eingeleitet. (2) Ist eine Beschwerde offensichtlich unbegründet oder ist die DAkkS nicht zuständig, wird die Bearbeitung der Beschwerde abgelehnt und der Beschwerdeführer darüber informiert. 2.4 Prüfungsverfahren durch Beschwerdestelle und Ausschuss (Tz / ISO/IEC 17011) (1) Die Beschwerdestelle der DAkkS stellt sicher, dass jede Beschwerde fachlich untersucht und validiert wird und eine formelle Entscheidung über ihrer Berechtigung getroffen wird, sowie Maßnahmen als Antwort auf eine berechtigte Beschwerde bei der DAkkS oder bei der akkreditierten Konformitätsbewertungsstelle ergriffen werden. (2) Die Beschwerdestelle der DAkkS stellt weiterhin sicher, dass alle Beschwerden dokumentiert und verfolgt werden, einschließlich der Maßnahmen zu ihrer Lösung. (3) Die Entscheidung über die Notwendigkeit der Einberufung des Beschwerdeausschusses trifft die Beschwerdestelle nach pflichtgemäßem Ermessen. Die Beschwerdestelle legt alle Beschwerden gegen die DAkkS mit besonderer Bedeutung und Beschwerden gegen akkreditierte Konformitätsbewertungsstellen mit besonderer Bedeutung dem Beschwerdeausschuss der DAkkS zur Entscheidung vor. (4) Der Beschwerdeausschuss setzt sich aus mindestens drei Personen zusammen. Die Beschwerdestelle beruft den Beschwerdeausschuss ein und leitet diesen. Als weitere Mitglieder sind unter Achtung des Selbstbefassungsverbotes gemäß Tz ISO/IEC im Regelfall der für die Konformitätsbewertungsstelle oder das Akkreditierungsverfahren zuständige Abteilungsleiter und der Qualitätsmanager zu berufen. Sind mehrere Abteilungen von dem Beschwerdevorgang inhaltlich betroffen, ist der Beschwerdeausschuss um alle notwendigen Abteilungen zu erweitern. Kann eine Abteilung nicht bestimmt werden, werden Abteilungsleiter mit geeignetem Erfahrungshintergrund bestimmt. (5) Der Beschwerdeausschuss trifft eine abschließende Entscheidung über die Berechtigung des Beschwerdevorbringens. 71 SD Revision: Oktober von 8

6 2.5 Informationspflichten im Beschwerdeverfahren (Tz / Tz /Tz / Tz ISO/IEC 17011) (1) Die Beschwerdestelle der DAkkS stellt sicher, dass nach einer Beschwerde hinsichtlich einer akkreditierten Konformitätsbewertungsstelle zuerst die Konformitätsbewertungsstelle zur Stellungnahme aufgefordert wird. (2) Die DAkkS offenbart die Identität des Beschwerdeführers nicht gegenüber der Konformitätsbewertungsstelle, es sei denn der Beschwerdeführer hat zugestimmt (Tz Satz 2 ISO/IEC 17011). Die DAkkS weist aber darauf hin, dass sich aus den Einzelheiten des Beschwerdevorbringens sowie der eingereichten Nachweise die Identität möglicherweise erkennen lässt. (3) Jeder Beschwerdeführer hat Anspruch auf eine einmalige, förmliche Entscheidung der Beschwerdestelle über sein Anliegen. Die Entscheidung der Beschwerdestelle wird kurz begründet. (4) War die Beschwerde gegen eine Konformitätsbewertungsstelle begründet, wird dieses Ergebnis mitgeteilt, ohne jedoch über Details der ergriffenen Maßnahmen bei der Konformitätsbewertungsstelle zu berichten, da diese Informationen unter die Vertraulichkeitsanforderungen nach Art. 8 Nr. 4 VO (EG) Nr. 765/2008 fallen. (5) Ist über das Beschwerdeverfahren nicht innerhalb von drei Monaten nach Erteilung der Eingangsbestätigung förmlich entschieden worden, erhält der Beschwerdeführer gemäß Tz ISO/IEC einen Fortschrittsbericht. 2.6 Beschwerden als Auslöser für Überwachungsmaßnahmen (Tz ISO/IEC 17011) (1) Gemäß Tz ISO/IEC sind berechtigte Beschwerden regelmäßig Auslöser für Überwachungsmaßnahmen gemäß Art. 5 Abs. 3 VO (EG) Nr. 765/2008. Diese schließen sich an das Beschwerdeverfahren an und sind nicht mehr dessen Gegenstand. Die Mitteilung der Einleitung einer Überwachung erfolgt gegenüber der Konformitätsbewertungsstelle. (2) Über das Ergebnis der Überwachungsmaßnahme besteht insbesondere keine Auskunftspflicht gegenüber Beschwerdeführern im Beschwerdeverfahren, welche Anlass zur Überwachungsmaßnahme gegeben haben. 71 SD Revision: Oktober von 8

7 (3) Die Beschwerdestelle stellt sicher, dass die Akten für das Beschwerde- und das Überwachungsverfahren getrennt geführt werden. 2.7 Kosten des Verfahrens (1) Das Erheben einer Beschwerde ist für den Beschwerdeführer vorbehaltlich der Regelung in Abs. 2 gebührenfrei. (2) In der Gebührenverordnung der Akkreditierungsstelle vom (BGBI. I S.3877) ist im Gebührenverzeichnis, Tarifstelle 6, das Bearbeiten einer ungerechtfertigten Beschwerde im Sinne von Art. 9 Abs. 4 der VO (EG) Nr. 765/2008 (Beschwerden gegen akkreditierte Konformitätsbewertungsstellen) als gebührenpflichtige Leistung der Akkreditierungsstelle ausgewiesen. Ungerechtfertigt ist eine solche Beschwerde dann, wenn die Person oder Organisation, die die Beschwerde gegenüber der Akkreditierungsstelle erhebt, bei Anwendung der gebotenen Sorgfalt hätte erkennen können, dass der der Beschwerde zugrunde liegende Sachvortrag oder die Bewertung nicht zutrifft. 3 Anforderungen an Konformitätsbewertungsstellen 3.1 Mitwirkungspflicht der Konformitätsbewertungsstelle Gemäß 3 Abs. 1 Satz AkkStelleG hat die Konformitätsbewertungsstelle an Maßnahmen der Akkreditierungsstelle im Beschwerdeverfahren gemäß Art. 9 Abs. 4 VO (EG) Nr. 765/2008 i.v.m. Tz. 3.2 und Kap EN ISO/IEC im erforderlichen Umfang mitzuwirken. Insbesondere sind alle erforderlichen Auskünfte, die Vorlage von Unterlagen und sonst erforderliche Unterstützung zu gewähren, um eine zeitnahe und qualifizierte Bearbeitung von Beschwerden zu gewährleisten. 3.2 Anforderungen an das Beschwerdeverfahren (1) Das Beschwerdeverfahren der Konformitätsbewertungsstelle gemäß der jeweils zutreffenden Level 3 Akkreditierungsnorm (z.b. ISO/IEC 17065, 17021,17025, etc., siehe hierzu Regeldokument EA 1/06, Regeldokument IAF-PR 4) muss konkrete Abläufe und Zuständigkeiten für die Bearbeitung von Beschwerden enthalten, die über die Akkreditierungsstelle an die Konformitätsbewertungsstelle mitgeteilt werden. (2) Die Konformitätsbewertungsstelle muss sicherstellen, dass der Leiter der Konformitätsbewertungsstelle die Antwort auf Beschwerden der Akkreditierungsstelle gebilligt hat. 71 SD Revision: Oktober von 8

8 3.3 Anforderungen an die Vereinbarung mit dem Kunden Die Konformitätsbewertungsstelle muss, soweit die jeweils zutreffenden Level 3-Akkreditierungsnorm (z.b. ISO/IEC 17065, 17021,17025, etc.) dies fordert, sicherstellen, dass in der Vereinbarung mit dem Kunden (Zertifizierungsvereinbarung/Vertrag) eine rechtlich durchsetzbare Vereinbarung enthalten ist, die die Konformitätsbewertungsstelle zur Durchführung der Überprüfung von Beschwerden insbesondere berechtigt, Dokumente und Aufzeichnungen der Kunden einzusehen, Zugang zu der entsprechenden Ausstattung, dem/den Standort(en), dem/den Bereich(en) und dem Personal und den Unterauftragnehmern des Kunden zu erhalten und im Rahmen dieser Überprüfung die Teilnahme von Beobachtern der Akkreditierungsstelle zu gestatten. 4 Begriffe Beschwerde: Einspruch: Gegenvorstellung Ausdruck der Unzufriedenheit, der eine Antwort erwartet jedoch in anderem Sinne als Einspruch (3.21 der 17011:2018) - durch jede Person oder jede Organisation gegenüber einer Akkreditierungsstelle (3.2 der 17011:2018) bezüglich der Tätigkeiten dieser Akkreditierungsstelle oder einer akkreditierten Konformitätsbewertungsstelle (3.4 der 17011:2018) Verlangen einer Konformitätsbewertungsstelle auf nochmalige Prüfung einer durch die Akkreditierungsstelle getroffenen abschlägigen Entscheidung in Bezug auf ein konkretes Akkreditierungsverfahren Mitteilung einer abweichenden Ansicht an die Akkreditierungsstelle zu einem Sachverhalt oder einer rechtlichen bzw. fachlichen Bewertung im Rahmen eines Akkreditierungsverfahrens mit der Bitte um Überprüfung 71 SD Revision: Oktober von 8