Ultimo Maintenance Management

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1 Ultimo Maintenance Management

2 JAHRE Übersicht Ultimo Maintenance Management Anlagenverwaltung Arbeitsauftragsverwaltung Vertragsverwaltung Periodische Wartung Projektverwaltung Lagerhaltung/Einkauf Stundenverwaltung Kostenerfassung & Fakturierung Ausleihverwaltung Abschreibungen Stammdaten- & Personenverwaltung Langfristige Assetplanung Immobilienverwaltung Mehrjahresplanung Wartung IT-Verwaltung Schlüsselverwaltung Fleet Management Self Service Multi-jobs Grafische Ersatzplanung Ultimo-Autorisierung Ultimo Benachrichtigungen Business Integration Business Reporting Ihr maßgefertigter Standard Sie erhalten eine bewährte, benutzerfreundliche und webbasierte Software, die den Marktstandards entspricht. Zur Anpassung an Ihre Anforderungen kann die Software einfach auf Maß zugeschnitten werden, um so zusätzliche Rendite und Benutzerkomfort zu ermöglichen. Dazu erhalten Sie Zugriff auf das von uns entwickelte und standardmäßig mitgelieferte Ultimo Customization Tool. In diesem können Sie Anpassungen selber vornehmen oder, falls gewünscht, auch von unseren Mitarbeitern durchführen lassen. Funktionaler Tiefgang und Benutzerfreundlichkeit Der Ursprung unserer Produkte ist die Praxis, wobei wir stets nach einer ausgewogenen Mischung aus funktionalem Tiefgang und Benutzerfreundlichkeit streben. Weltweite Standards und Marktinformationen stehen bei der Entwicklung unserer Produkte im Mittelpunkt. Alle Produkte werden vor ihrer Auslieferung an unsere Kunden gründlich getestet. Seit mehr als 25 Jahren engagiert und zuverlässig 1988 kam die Ultimo-Software das erste Mal auf den Markt. In all diesen Jahren wurde eine solide und finanziell gesunde Unternehmenspolitik verfolgt, mit dem Ergebnis, dass es der Organisation ausgezeichnet geht. Die erworbene Fachkompetenz zeigt sich nicht nur in der Software, sondern auch im engagierten Service und der Einstellung unserer hervorragend ausgebildeten ICT-Spezialisten gegenüber unseren Kunden. Für die Geschäftsführung sind, seit der Gründung, zudem die Begriffe Respekt & Kontinuität ausgesprochen wichtig. JAHRE JAHRE = Standard = Optional = Teilweise Standard, teilweise optional Sie wollen einfach, preisgünstig und ohne Risiken loslegen? Dann probieren Sie Ultimo Lite aus! (Separate Dokumentation verfügbar)

3 Vorteile für Ihren technischen Dienst + Informationen werden in einem System zentralisiert + Wartungskosten lassen sich besser kontrollieren + Einfache Ausführung von Störungsanalysen + Von relativ viel korrektiver Wartung zu mehr präventiver Wartung + Weniger ungeplante Anlagenstillstände + Bessere Kommunikation, z.b. mit der Produktionsabteilung + Weisen Sie jederzeit nach, dass Sie wichtige Gesetze und Vorschriften sowie die an Zertifizierungen verbundenen Erfordernisse erfüllen Mehr als Referenzen AUCH FÜR IHRE ORGANISATION GEEIGNET In den letzten Jahrzehnten haben sich mehr als Organisationen dazu entschlossen, ihre Wartungsmaßnahmen professionell mit Software von Ultimo zu unterstützen. Es handelt sich dabei um die unterschiedlichsten Organisationen: Sie unterscheiden sich nicht nur in Bezug auf ihre Größe (große wie kleine Organisationen genießen die Vorzüge), sondern auch die Palette vertretener Wirtschaftszweige ist ausgesprochen breit. In der Industrie sind alle Teilbereiche reichlich vertreten, aber auch Ultimo-Benutzer in der Logistikbranche, im Dienstleistungsbereich, in Pflegeeinrichtungen und bei Behörden genießen die Vorzüge unserer Wartungssoftware. Geografisch betrachtet befinden sich unsere Kunden in Deutschland, den Niederlanden und Belgien und in fast allen anderen europäischen Ländern. Aber wir sind auch außerhalb Europas vertreten. Die Software steht in diversen Sprachen zur Verfügung. LERNEN SIE DIE PRAXIS KENNEN Um die Erfahrungen der bisherigen Ultimo-Benutzer mit Ihnen zu teilen, haben wir diverse Referenzfälle für Sie zusammengestellt. Sie können diese jederzeitbei uns anfordern, viele finden Sie jedoch auch auf unserer Website (www.ultimo.net) unter Referenzen. Herr H. Broeke, Manager Technischer Dienst, FrieslandCampina Butter: Wir haben bei der Wartung eine Kostenersparnis von nicht weniger als 20 % erwirtschaftet, selbstverständlich ohne Abstriche an die Qualität zu machen. Auch unterwegs mit Ultimo Go & Go+ arbeiten

4 ANLAGENVERWALTUNG Eine geordnete Anlagenverwaltung Ihres Unternehmens ist die Grundlage für eine gut funktionierende Wartungsorganisation. Ultimo ermöglicht Ihnen auf einfache Art und Weise die Einsicht in all Ihre Assets. Halten Sie wichtige Daten Ihrer Anlagen, Gerätschaften, Abteilungen usw. fest. So können Sie jederzeit organisatorische und technische Informationen, den Wartungsverlauf, periodische Wartungsmodelle, Messergebnisse, CAD-Zeichnungen, Serviceverträge und vieles mehr mit der Ultimo Anlagenverwaltung einsehen. Eine klare Abteilungsund Anlagenstruktur sorgt dafür, dass die Informationen schnell verfügbar sind. VERTRAGSVERWALTUNG Mit dem Modul Vertragsverwaltung können Sie Ihre (Service-) Verträge und Versicherungen verwalten. Keine Berge von Papier oder Dateien in schwer auffindbaren Ordnern mehr. Sie erhalten eine bessere Ein- und Übersicht in die Verträge und können die Laufzeiten und Kündigungsfristen besser im Auge behalten. Sie können Verweise zur Arbeitsauftragsverwaltung, zur Periodischen Wartung, zur Lagerhaltung und dem Einkauf anlegen. ARBEITSAUFTRAGSVERWALTUNG Das Modul Arbeitsauftragsverwaltung enthält alle Mittel zur Erstellung und Bearbeitung von Aktivitäten wie z.b. Störungen oder Anfragen. Sie haben jederzeit die Übersicht über die ausstehenden Arbeitsaufträge und die damit verbundene Auslastung. Arbeiten können von einer für die Arbeitsvorbereitung zuständigen Person geplant werden. Alternativ können mit dem grafisch orientierten Ultimo Jobplanner die Arbeiten auch intuitiv eingeplant werden. Dabei wird mit Arbeitsauftragsstatus gearbeitet, die an die in Ihrem Unternehmen üblichen Status angepasst werden können. Auf Wunsch sorgt anschließend eine sorgfältige Registrierung dafür, dass Kosten, Stunden und verwendete Materialien korrekt verbucht werden. PERIODISCHE WARTUNG Das Modul Periodische Wartung wird verwendet, um bestimmte periodische oder präventive Wartungsarbeiten zu planen. Auch Arbeiten, die sich durch den Einsatz moderner Wartungsmethoden ergeben, können mit diesem Modul verwaltet werden (z.b. Predictive Maintenance, TPM/OEE). Periodische Wartungsmodelle können auf Basis von Zählerstand, Wochennummer oder Frequenz generiert werden. In der grafischen Planung sind Änderungen möglich, und nach der Generierung der Arbeiten werden diese in das Modul Arbeitsauftragsverwaltung übertragen und mit dem ausführenden Mitarbeiter verknüpft. Sie können eine Verbindung zwischen einer periodischen Wartung und einem Vertrag herstellen. Die aufgebauten historischen Daten können problemlos durchsucht werden, wenn dies, etwa für Audits, erforderlich ist. Verwenden Sie dieses Modul für die Planung periodischer Kontrollen und Inspektionen (UVV, BetrSichV.).

5 Benutzerfreundliche Instandhaltungssoftware PROJEKTVERWALTUNG Bei der Durchführung von Projekten wirkt sich der Einsatz von Software positiv auf ihren Fortschritt aus. Ultimo unterstützt Sie beim Einrichten von (Teil-)Projekten und Aktivitäten. Darüber hinaus haben Sie einen hervorragenden Einblick in alle finanziellen Vorgänge Ihrer Projekte. LAGERHALTUNG/EINKAUF Sie möchten Ihre Lagerhaltung optimieren und dabei die Verfügbarkeit genauso wie die Kosten nicht aus den Augen verlieren? Die Arbeit mit dem Modul Lagerhaltung/Einkauf unterstützt Sie bei der Verwaltung Ihrer Lagerbestände. Alle einkaufslogistischen Aktivitäten gestalten sich wesentlich einfacher. Sie überwachen den gesamten Prozess, vom Angebot bzw. der Anfrage bis zur Eingangs- und Rechnungskontrolle. STUNDENVERWALTUNG Erfassen Sie die produktiven und nicht-produktiven Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter, so dass Sie jederzeit wissen, wofür die meiste Zeit aufgewendet wird. KOSTENERFASSUNG & FAKTURIERUNG Mit diesen Modulen ist es möglich, von Mitarbeitern geleistete Stunden zu registrieren und die Kosten von Material, Personal, Gerätschaften, externen Dienstleistern und Bestellungen zu erfassen. Es können Berechnungsschemas für die Weiterberechnung von Kosten eingestellt werden. Eine Fakturierung an die richtige Kostenstelle oder externe Lieferanten kann erfolgen. AUSLEIHVERWALTUNG Mit Hilfe dieses Moduls können Sie jederzeit nachverfolgen, welche Anlagen und/oder Gerätschaften Sie an andere Unternehmen oder Mitarbeiter verliehen haben und wann deren Rückgabezeitpunkt ist. Mithilfe der grafischen Planungsfunktion gewinnen Sie schnell eine gute Übersicht. ABSCHREIBUNGEN Das Modul Abschreibungen macht es möglich, für die Finanzverwaltung Aktiva-Abschreibungen nachzuvollziehen. Dadurch erhalten Sie Einblicke in die Gesamtabschreibung bis zum aktuellen Datum und wissen, wann die Aktiva vollständig abgeschrieben sein werden. STAMMDATENVERWALTUNG/ PERSONENVERWALTUNG Hier halten Sie diverse Stammdaten fest, die in anderen Modulen verwendet werden. Die Informationen werden gruppiert erfasst, was deren Suche danach vereinfacht. Mithilfe des Moduls Personalverwaltung erfassen Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter. LANGFRISTIGE ASSETPLANUNG Mit Hilfe des Moduls Langfristige Assetplanung (LTAP) können Instandhaltungsorganisationen einen langfristigen Budgetplan für die lebensdauerverlängernde Wartung, Renovierung und den Austausch von Assets auf der Grundlage der Kosten und des jeweiligen Zustands aufstellen. Unterstützt durch grafische Szenarien können dann fundierte Entscheidungen getroffen werden. Mit diesem Modul kann der Instandhaltungsmanager die Lücke zwischen Instandhaltung und Finanzen schließen, indem er einen weiteren Schritt in der Verwaltung, Ausführung und den Berichten zu Messung, Prognose und Budgetierung einfügt. IMMOBILIENVERWALTUNG Gewinnen Sie die Übersicht über Ihr Immobilienportfolio und die dazu gehörenden Räume gemäß DIN 277 und nutzen Sie die damit gewonnenen Einblicke in verfügbare Gebäude, Etagen und Räume. Darüber hinaus sind auch Möglichkeiten zur CAD-Integration verfügbar. Mehr Informationen dazu erhalten Sie jederzeit von uns. MEHRJAHRESPLANUNG WARTUNG Mit dem Modul Mehrjahresplanung Wartung können Sie effektiv mehrjährige Wartungspläne für Ihre Immobilien erstellen und durchführen. IT-VERWALTUNG Mit dem umfassenden Modul IT-Verwaltung können Sie die Tätigkeiten Ihrer IT-Abteilung effizienter organisieren, da Sie so auf der Grundlage von Best-Practice-ITIL prozessorientiert arbeiten können. SCHLÜSSELVERWALTUNG Das Modul Schlüsselverwaltung unterstützt Sie bei der Verwaltung und der Ausgabe und Rücknahme von Schlüsseln in Ihrer Organisation. FLEET MANAGEMENT Verwenden Sie das Modul Fleet Management für die Verwaltung und Wartung Ihres Fuhrparks. SELF SERVICE Beteiligen Sie Ihre (internen) Kunden direkt am Wartungsprozess mit Self-Service. So sorgen Sie für effizientere Prozesse, entlasten Ihre Frontoffice-Mitarbeiter und beziehen Ihre (internen) Kunden durch wechselseitige Kommunikation besser ein. Self-Service kann beispielsweise eingesetzt werden, um Produktionsmitarbeitern zu ermöglichen, aufgetretene Störungen an den technischen Dienst weiterzugeben. MULTI-JOBS Verwenden Sie das Modul Multi-Jobs, um multidisziplinäre Arbeiten in der Ultimo-Software auf intelligente und einfache Weise zu koordinieren und zu bearbeiten. Eine einfache Meldung kann implizieren, dass mehrere Abteilungen oder Backoffices Tätigkeiten durchführen müssen, um die Meldung zu bearbeiten. Es ist möglich, dass zwischen den Tätigkeiten untereinander Abhängigkeiten bestehen. Mithilfe von Vorlagen lassen sich die Tätigkeiten und Beziehungen, die untereinander bestehen, intelligent einstellen. In einem Gantt-Diagramm lassen sich die Aufträge übersichtlich darstellen und einfach anpassen. GRAFISCHE ERSATZPLANUNG Mithilfe dieses Moduls können Sie Abschreibungen in Bezug auf Ihre Anlagen grafisch darstellen und festlegen, wann diese ersetzt werden sollen. ULTIMO-AUTORISIERUNG Die Ultimo-Software verfügt standardmäßig über zahlreiche Autorisierungsmöglichkeiten. So kann etwa für einzelne Benutzer oder Benutzergruppen festgelegt werden, wer welche Rolle und Berechtigungen innerhalb von Ultimo hat. Optional ist auch die Einstellung der Datensatzebene möglich. Diese ist dann nützlich, wenn Sie etwa wünschen, dass eine bestimmte Abteilung in Ultimo nur nach den für sie relevanten Daten suchen kann. Darüber hinaus ist es möglich, mehrere Niederlassungen in einer zentralen Datenbank zu verwalten und für jede davon separate Autorisierungen einzustellen. So sorgen Sie für eine optimale Nutzung von Ultimo. Mitarbeiter werden nicht unnötig belastet und vertrauliche Informationen können effektiv geschützt werden.

6 ULTIMO BENACHRICHTIGUNGEN Mit der Option Event Manager können Sie stets über Änderungen in der Ultimo-Datenbank informiert bleiben. Dazu gehören etwa neue Meldungen, durchgeführte Arbeiten, Verträge, die demnächst auslaufen, usw. So entgehen Ihnen keine wichtigen Ereignisse. Für die Benachrichtigungen stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung: Popups, -Nachrichten, automatische Berichte usw. BUSINESS INTEGRATION Die offene Architektur von Ultimo ermöglicht die Integration zahlreicher relevanter Anwendungen über Standard-, als auch spezifische Schnittstellen wie zum Beispiel: Microsoft Office, Auto CAD Viewer, Auto CAD-Integration, ERP-Systeme, OEE-Toolkits, MES-Systeme, Engineering- und Zeichensoftware, Messsysteme, Finanzsysteme, Einkauf-/Logistiksysteme, Gerätetester (DIN VDE), GPS, GIS, Barcodeterminals, Dokumentmanagementsysteme, Gebäudemanagementsysteme, HRM Systeme, Active Directory usw. BUSINESS REPORTING Um festzustellen, ob Ihre Instandhaltungsziele eingehalten werden, und ob Ihre Wartungstätigkeiten den Vorgaben entsprechen, benötigen Sie umfassende Basis- und Managementinformationen. Mit den zahlreichen Berichten, die zum Standardlieferumfang gehören, können Sie Informationen zu operativen Aktivitäten und Managementinformationen stets ohne Aufwand konsultieren. Ein Berichtsgenerator erlaubt das problemlose Hinzufügen neuer Berichte. Um schnellen Einblick in die für Sie wichtigen Indikatoren zu erhalten, können Sie auch KPIs (Key Performance Indicators) einstellen. Externe Dashboardtools (z.b. Qlikview) können auch in Kombination mit Ultimo verwendet werden. ULTIMO GO & GO+ Um unabhängig von Ihrem Arbeitsplatz mit Ultimo zu arbeiten, können Sie die Apps Ultimo Go und Ultimo Go+ verwenden. Schnittstellen mit ERP (SAP/Navision) sind problemlos möglich.erkundigen Sie sich nach den Möglichkeiten, Vorteilen und weiteren Bedingungen.

7 Ultimo Dienstleistung & Organisation IMPLEMENTIERUNG Neben der branchenspezifischen Erfahrung und einer flexiblen Software ist die richtige Implementierung besonders wichtig, damit die spätere Anwendung der Software von Erfolg gekrönt ist. Deshalb investieren wir bei Ihnen als Kunde immer viel Energie in eine professionelle und engagierte Implementierung. So können Sie sich auf ein gut funktionierendes Produkt verlassen, das Ihren Bedürfnissen entspricht und die erforderte Leistung erbringt. Dazu haben wir die U&I²-Implementierungsmethode entwickelt, die auf mehr als 25 Jahren Erfahrung und der Projektmanagementmethode PRINCE2 basiert. SCHULUNGEN Der äußerst benutzerfreundliche Charakter der Ultimo-Software und die Tatsache, dass sie aus der alltäglichen Praxis heraus entwickelt wurde, sorgt dafür, dass das System im Allgemeinen schnell und problemlos angenommen wird. In vielen Fällen ist es jedoch sinnvoll, dass wichtige Benutzer eine Schulung zur Verwendung der Software erhalten. Dabei lernen Sie die Möglichkeiten der Software optimal kennen und können dieses Wissen dann schnell und problemlos in der Praxis anwenden. UNTERSTÜTZUNG UND CUSTOMER SUPPORT Nach dem Kauf der Ultimo-Software wollen Sie natürlich, dass Updates und technischer Support sichergestellt sind. Sie möchten die Vorteile der Software langfristig nutzen können. Um Sie dabei zu unterstützen, schließen wir mit Ihnen einen Wartungsvertrag ab, der kostenlose Software- und Dokumentationsaktualisierungen sowie die Nutzung unseres Customer Support in Form eines professionellen Helpdesks beinhaltet. Am Helpdesk von Ultimo erhalten Sie während der Bürozeiten telefonische Unterstützung. Zusätzlich können Sie Meldungen auch per übermitteln. Das Helpdesk ist mit einem sachkundigen Mitarbeiterteam besetzt, das Ihre Meldungen bearbeiten und lösen kann. Ultimo Software Solutions GmbH Steigerstraße Dinslaken Deutschland T +49(0) Ultimo Software Solutions bv Waterweg RR Nunspeet Die Niederlande T +31 (0) ÜBER ULTIMO Ultimo Software Solutions ist ein unabhängiges Unternehmen, das seit 1988 auf dem Gebiet der Entwicklung von Software für die gezielte Verwaltung von Betriebsmitteln und Prozessen tätig ist. Mehr als 1000 Unternehmen in verschiedenen Ländern nutzen diese Softwareprodukte für die Bereiche Maintenance, Fleet, Facility, IT Service und Infra Asset Management. Der Erfolg unseres Unternehmens ist der großen Verbundenheit mit den Kunden und dem Markt, der Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität der Software und der gesamten Qualität der Organisation zu verdanken. Unser Unternehmen besteht aus den Abteilungen Research & Development, Customer Support Services, Product & Quality Control, Marketing & Sales und Verwaltung. Was unser Unternehmen besonders auszeichnet, ist die Tatsache, dass wir unsere Software vollständig selbst entwickeln und warten und so für ihre Qualität garantieren können. Darüber hinaus können wir schnell auf die Anforderungen, die unsere Kunden und der Markt an uns stellen, reagieren. Wir sind stolz auf unsere Unabhängigkeit, die wir der Tatsache verdanken, dass alle unsere Anteilseigner bei uns tätig sind. So können wir garantieren, dass unsere Prinzipien der Unternehmensführung stets beachtet werden. Die Ultimo Software wird von einem der drei Standorte geliefert und implementiert. Neben unseren deutschen Standort, hat Ultimo Niederlassungen in den Niederlanden und Belgien. Insgesamt beschäftigt Ultimo Software Solutions 125 Mitarbeiter. Ihr Ansprechpartner: Gerrit de Boer Dipl.-Wirtsch.-Inf. Geschäftsführer Ultimo Software Solutions GmbH Ultimo Belgium bvba Mechelen Campus, gebouw A Schaliënhoevedreef Mechelen, Belgien T +32 (0) Ultimo Software Solutions bv. Alle rechte vorbehalten. Ultimo ist eine eingetragene Marke von Ultimo Software Solutions bv. Andere verwendete Marken sind (nicht) eingetragene Marken ihrer jeweiligen Eigentümer. Druck- und Satzfehler vorbehalten.

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