Elektronischer Datenaustausch (EDI) im Rahmen der Integrierten Handelsprozesse (IHP)

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1 Elektronischer Datenaustausch (EDI) im Rahmen der Integrierten Handelsprozesse (IHP) 1. Präambel Die Verbundgruppe ermöglicht ihren Mitgliedern / Partnern über die Teilnahme an dem Data Clearing Center (DCC), den Datenaustausch zwischen Lieferanten, Verbundgruppe und Handel. Das DCC wird von der Verbundgruppe bzw. einem von der Verbundgruppe beauftragten Dienstleister (nachstehend einheitlich als Verbundgruppe bezeichnet) betrieben. Derzeit ist die ANWR Data GmbH der von der Verbundgruppe beauftragte Dienstleister. Ziel ist die Verschlankung und effiziente Gestaltung der Handelsprozesse sowie die Unterstützung von Einkaufs- und Unternehmensentscheidungen durch Marktdatenauswertungen. Hierdurch kann das Mitglied / der Partner am Datenaustauch mit den angeschlossenen Lieferanten teilnehmen, ohne einzelne Verträge mit unterschiedlichen Lieferanten vereinbart zu müssen. 2. Geltungsbereich Die Regelungen dieser Vereinbarung gelten für den elektronischen Datenaustausch der Mitglieder / Partner einschließlich des Empfangs von elektronischen Rechnungen der teilnehmenden Lieferanten über das Dokumentenarchiv. 3. Datenformate und Zustimmung zum Datenaustausch Bei dem Datenaustausch handelt es sich um elektronische Nachrichten, die zwischen den verschiedenen Systemen ausgetauscht werden, insbesondere um: Elektronische Artikeldaten und Bildmaterial der Lieferanten und der Verbundgruppe zur Vereinfachung des Bestellprozesses, Elektronische Bestellungen an die Verbundgruppe und die Lieferanten zur Verbesserung des Bestellverarbeitungsprozesses, Elektronische Auftragsbestätigungen der Lieferanten an die Mitglieder / Partner, um den Warenwirtschaftssystemen die Dokumentation des aktuellen Stands der Order zu ermöglichen, Elektronische Lieferscheine zur Vereinfachung des Wareneingangs, Elektronische Rechnungen der Lieferanten für die Zentralregulierung und für die Händler zur Erleichterung der Rechnungskontrolle. Verkaufs- und Bestandsdaten zur Verfolgung einzelner Artikel und zur Erstellung von Marktdatenanalysen in anonymisierter Form. Die teilnehmenden Lieferanten und Warenwirtschaftssysteme sowie die Unterstützung bzw. Bereitstellung der jeweiligen Nachrichtentypen durch die verschiedenen Lieferanten und Warenwirtschaftssystem-Partner sind auf der Website ersichtlich. Die Verbundgruppe wird von den Beschränkungen des 181 BGB befreit, d.h. sie darf im Namen verschiedener Beteiligter (Lieferanten, Mitglied / Partner, Verbundgruppe, von der Verbundgruppe beauftragter Dienstleister usw.) zur Erfüllung ihrer Aufgaben tätig werden und in diesem Zusammenhang die Parteien auch insoweit vertreten soweit es Vereinbarungen der Parteien untereinander anbelangt. Sie wird unter Beachtung von Punkt 8 die vorgenannten Daten zwischen Lieferant, DZB BANK und Mitglied / Partner bzw. dem Warenwirtschaftssystem-Betreiber (WWS-Betreiber) des Mitglieds / Partners austauschen. Das Mitglied / Der Partner stimmt dem Datenaustausch bzw. der Weiterleitung der jeweiligen Daten von seinem WWS-Betreiber an die Verbundgruppe zu. Dies beinhaltet explizit die Weitergabe aller Verkaufs- und Bestandsdaten vom Mitglied / Partner an die Verbundgruppe. Gleichzeitig obliegt es der Verantwortung des Mitglieds / Partners, sich mit seinem WWS-Betreiber über die technischen Voraussetzungen und _EDI Mitglieder v13 Seite 1

2 Anpassungen zur Teilnahme am elektronischen Datenaustausch zu verständigen und diese bei Bedarf durchzuführen. Sofern im Rahmen von Shop-Systemen, NOS-Programmen etc. Vereinbarungen zwischen Mitglied / Partner und Lieferant getroffen wurden, wird die Verbundgruppe Abverkaufs- und Bestandsdaten im Namen und im Auftrag des Mitglieds / Partners in personalisierter Form an den Lieferanten weiterleiten. Grundlage für die Weiterleitung ist dabei der Nachweis einer expliziten Zustimmung des Mitglieds / Partners gegenüber der Verbundgruppe zur Weitergabe an den Lieferanten. Diese Zustimmung kann in geeigneter technischer oder papierhafter Form erfolgen. 4. Globale Lokationsnummer Zur Teilnahme am elektronischen Datenaustausch ist die Verwendung einer globalen Lokationsnummer (Global Location Number GLN) erforderlich. Die Verbundgruppe wird sofern erforderlich - die von der GS1 Germany bzw. den jeweiligen GS1 Landesgesellschaften vergebenen Nummern für das Mitglied / den Partner beantragen und den Beteiligten im elektronischen Datenaustausch mitteilen. 5. Visualisierung und Archivierung der Daten Die Verbundgruppe visualisiert die vom Lieferanten für das Mitglied erhaltenen Daten - derzeit elektronische Auftragsbestätigungen, elektronische Lieferscheine und elektronische Rechnungen (siehe hierzu auch Abschnitt 6) als PDF-Datei und stellt diese dem Mitglied / Partner gesichert im Dokumentenportal ( zur weiteren Verwendung zur Verfügung. Ein papierhafter Versand erfolgt nicht. 6. Originalrechnungsverfahren Im Rahmen der Integrierten Handelsprozesse der ANWR GROUP besteht für die teilnehmenden Lieferanten die Möglichkeit, auf eine papierhafte Übermittlung der Originalrechnung an das Mitglied / den Partner zu verzichten und stattdessen das Rechnungsoriginal dem Rechnungsempfänger ausschließlich in elektronischer Form zu übermitteln. Die Verbundgruppe wird für das Mitglied / den Partner die übermittelten elektronischen Rechnungsoriginale der Lieferanten in Abhängigkeit von dem gewählten Übermittlungsverfahren technisch prüfen, archivieren, die Daten zur Durchführung der Zentralregulierung an die DZB BANK und soweit technisch durch den WWS-Betreiber möglich an das Mitglied / den Partner bzw. den WWS-Betreiber des Mitglieds / Partners zur elektronischen Rechnungsbearbeitung weitergeben. Im Anschluss daran sind die Originalrechnungen für das jeweilige Mitglied / den jeweiligen Partner in seinem Dokumentenarchiv abrufbar. Die Übertragungs-, Archivierungs- und Konvertierungssysteme entsprechen den jeweiligen Anforderungen der Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), insbesondere an die Dokumentation, an das interne Kontrollsystem, an das Sicherungskonzept sowie die Aufbewahrung. Die entsprechende Bestätigung einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ist auf der Website des Data Clearing Centers ( verfügbar _EDI Mitglieder v13 Seite 2

3 7. Datenverwendung durch den Verband bzw. ANWR Data Das Mitglied gestattet die Auswertung der Daten zum Zweck der Erstellung bzw. Analyse von Waren-, Produkt- und Handelskonzepten. Die Verbundgruppe bzw. die ANWR Data ist berechtigt, die Auswertungsergebnisse der Daten gemäß Ziffer 2 in personalisierter Form zum Zwecke der unternehmerischen Beratung des Mitglieds zu nutzen. Die Verbundgruppe bzw. die ANWR Data ist berechtigt, die Auswertungsergebnisse in anonymisierter Form für Marktdatenauswertungen zu verwenden. 8. Vertraulichkeit der Daten und Ordnungsmäßigkeit der Datenverarbeitung Die Verbundgruppe, ggf. weitere, von der Verbundgruppe beauftragte (Sub-)Unternehmer und alle weiteren beteiligten Unternehmen der ANWR GROUP verpflichten sich grundsätzlich zur datenschutzkonformen Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der übermittelten eigenen, fremden, ggf. personenbezogenen und unternehmenssensiblen Daten gemäß Ziffer 2. Dies umfasst insbesondere die Datenverarbeitung im Auftrag des Mitglieds / Partners, wobei das Mitglied / der Partner als Auftraggeber im Außenverhältnis für die Rechtmäßigkeit der von ihm in Auftrag gegebenen Datenverarbeitung verantwortlich ist. die Konformität der Verarbeitungsprozesse mit den aufgrund Gesetzes oder Vereinbarung geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere 11 Abs. 2 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). die Anwendung dieser Datenschutzgrundsätze für personenbezogene Daten ebenso wie für andere schutzbedürftige, unternehmenssensible Informationen. Dabei werden im Rahmen des elektronischen Datenaustausches die Daten ausschließlich auf Grundlage der erstellten Sicherheits- und Ablaufkonzepte verarbeitet. Der Einsatz von informationstechnischen Geräten und Software in der Produktion erfolgt erst nach Test und Freigabe durch den Konzerndatenschutzbeauftragten und es werden alle automatisierten Verfahren entsprechend dokumentiert. Grundsätzlich steht dem Mitglied / Partner für alle Datenschutz-Fragen der Konzerndatenschutzbeauftragte der ANWR GROUP zur Verfügung. 9. Vergütung (a) Die Verbundgruppe erbringt die beschriebenen Dienstleistungen auf Grundlage der jeweils aktuellen Preisliste. Die aktuelle Preisliste ist als Anlage beigefügt. (b) Die Kosten für den Datentransfer werden vom jeweiligen Vertragspartner gegenüber seinem Telekommunikationsdienstleister selbst getragen. (c) Etwaige Kosten des WWS-Betreibers oder sonstiger Dritter sind ebenfalls nicht Gegenstand dieser Vereinbarung und sind durch das jeweilige Mitglied selbst zu tragen. 10. Beendigung und vergütungspflichtige Datenüberlassung im Beendigungsfalle Die Durchführung der Datenentgegennahme, der Verifizierung und Archivierung sowie die Nutzung des Dokumentenarchivs ist an die Zugehörigkeit zu einem Verband der ANWR GROUP und an die Unterzeichnung dieser Vereinbarung gebunden. Endet diese Zugehörigkeit unabhängig davon, ob die Kündigung oder der Ausschluss durch die Verbundgruppe oder das Mitglied / den Partner erfolgt wird die Verbundgruppe dem Mitglied / Partner die archivierten Daten insbesondere die Originalrechnungsdateien der letzten 10 Jahre innerhalb von 4 Wochen nach Beendigung der Zugehörigkeit zur Verfügung stellen. Die _EDI Mitglieder v13 Seite 3

4 dabei entstehenden Aufwände sind der Verbundgruppe durch das jeweilige Mitglied angemessen zu vergüten. 11. Haftung (a) Die Verbundgruppe haftet dem jeweiligen Mitglied gegenüber nicht für Unrichtigkeiten in den von den Lieferanten, dem Mitglied / Partner selbst oder dessen WWS-Dienstleister zur Verfügung gestellten Daten einschließlich Rechnungsdaten. (b) Ansprüche des Mitglieds / Partners auf Schadensersatz gegenüber der Verbundgruppe sind vorbehaltlich nachstehender Regelungen ausgeschlossen. Hiervon ausgenommen sind Schadensersatzansprüche des Mitglieds / Partners aus der Verletzung des Lebens, des Körpers, der Gesundheit oder aus der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) sowie die Haftung für sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung der Verbundgruppe, ihrer gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung zur Erreichung des Ziels der seitens der Verbundgruppe geschuldeten Leistungen notwendig ist. (c) Bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten haftet die Verbundgruppe nur auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden, wenn dieser einfach fahrlässig verursacht wurde, maximal jedoch bis zu einer Höhe von EUR, es sei denn, es handelt sich um Schadensersatzansprüche des Mitglieds / Partners aus einer Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. (d) Die Einschränkungen der vorbenannten Ziffern (b) und (c) gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen der Verbundgruppe, wenn Ansprüche direkt gegen diese geltend gemacht werden. 12. Sonstiges Sollte eine Bestimmung dieser Vereinbarung aus irgend einem Grunde rechtsunwirksam sein, so wird damit die Rechtsgültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Die Beteiligten verpflichten sich, die rechtsunwirksamen Bestimmungen durch neue Bestimmungen zu ersetzen, mit denen der wirtschaftliche Zweck erreicht wird, der mit der nichtigen oder unwirksamen Bestimmung beabsichtigt war. Diese Vereinbarung ersetzt vollständig etwaige, bereits in der Vergangenheit zwischen dem Mitglied / Partner und seiner Verbundgruppe oder anderen Gesellschaften der ANWR GROUP getroffene Vereinbarungen zum elektronischen Datenaustausch _EDI Mitglieder v13 Seite 4

5 13. Unterzeichnung Mitglieds- / Partnernummer: GLN (falls vorhanden): Firma: Straße: PLZ / Ort: Eingesetztes WW-System / Version: Datum / Unterschrift: _EDI Mitglieder v13 Seite 5

6 Anlage 1 Beschreibung des derzeitigen Originalrechnungsverfahrens Die Lieferanten werden im derzeitigen Originalrechnungsverfahren eine elektronische Rechnung erstellen, diese signieren und sie einschließlich des zugrundeliegenden EDV-technisch verarbeitbaren Datensatzes übermitteln. Die Verbundgruppe wird die übermittelten elektronischen Rechnungsoriginal verifizieren und archivieren; die Verifizierung und Archivierung wird namens und im Auftrag des Mitglieds von der Verbundgruppe vorgenommen. Die Verifizierung und Archivierung der elektronischen Rechnungen genügt folgenden Anforderungen: (a) Die Verbundgruppe prüft die elektronische Signatur auf Integrität sowie Signaturberechtigung und dokumentiert das Ergebnis. (b) Die Verbundgruppe speichert die Rechnungsdatei unveränderbar auf einem Datenträger. (c) Der Signaturprüfschlüssel wird aufbewahrt. (d) Bei Einsatz von Kryptographietechniken werden die verschlüsselten und entschlüsselten Abrechnungen und der Schlüssel zur Entschlüsselung aufbewahrt. (e) Die Verbundgruppe protokolliert den Eingang der elektronischen Rechnung, die Archivierung sowie ggf. die Weiterverarbeitung. Die Verbundgruppe stellt dem Mitglied / Partner die Originalrechnungen sowie die dazugehörigen Datensätze nach der Verifizierung und Archivierung zur Verfügung, indem sie Zugriff auf das Dokumentenarchiv gewährt. Dabei wird die Verbundgruppe sicherstellen, dass das Dokumentenarchiv an der Schnittstelle zum Internet an Werktagen (ausgenommen bundesweite Feiertage) von Montag bis Freitag innerhalb der Servicezeit von 08:00 Uhr bis 18:00 Uhr mit einer Verfügbarkeit von 98% erreicht werden kann. Anlage 2 Preisliste Stand Die Verbundgruppe wird die beschriebenen Dienstleistungen für den nachfolgend genannten Betrag pro Monat und Unternehmen zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer erbringen: Der Betrag beträgt 40 EUR pro Monat zzgl. gesetzlicher MwSt., die ersten 12 Monate nach Vertragsabschluss sind kostenfrei _EDI Mitglieder v13 Seite 6