Das bhv Taschenbuch. bhv. Winfried Seimert. OpenOffice 3.3. Über 600 Seiten 19,95 (D) mit CD-ROM

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1 bhv Das bhv Taschenbuch Winfried Seimert OpenOffice 3.3 Über 600 Seiten 19,95 (D) mit CD-ROM

2 Installation und erste Schritte Die folgenden Ausführungen sollen Ihnen helfen, OpenOffice 3.3 auf Ihrem Computer zu installieren und einzurichten und die ersten Schritte zu unternehmen. Sie erfahren, welche Elemente der Oberfläche stets identisch sind, und erlernen den modulübergreifenden Umgang mit Dateien.

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4 Kapitel 1 Let s go OpenOffice 3.3! 19 1 Let s go OpenOffice 3.3! Bevor Sie mit OpenOffice 3.3 arbeiten können, müssen Sie es im Regelfall zunächst auf Ihrem PC installieren. Ob Ihr Computer überhaupt dafür tauglich ist, welche Schritte dafür notwendig sind und wie Sie die erforderlichen Arbeiten ausführen, erfahren Sie in diesem Kapitel. Haben Sie einen Rechner mit bereits fertig installiertem OpenOffice 3.3 gekauft, können Sie die folgenden Seiten getrost überspringen. Hardwareanforderungen Zunächst werden Sie sicherlich wissen wollen, ob Ihr Computer für das neue OpenOffice die erforderlichen Systemvoraussetzungen mitbringt. Diese sind auf allen Platzformen erfreulich gering. Windows Bei einem Windows-Gerät sollte folgende Grundkonfiguration vorhanden sein: Windows 2000 (Service Pack 2 oder höher), Windows XP, Windows 2003, Windows Vista, Windows MB RAM (512 MB empfohlen) 650 MB freier Speicherplatz auf der Festplatte für die Installation als Download (einschließlich JRE). Nach der Installation und dem Entfernen der temporären Dateien benötigt OpenOffice.org ca. 440 MB Speicherplatz auf der Festplatte Bildschirmauflösung 1024 x 768 oder höher mit mindestens 256 Farben

5 20 Teil I Installation und erste Schritte Linux Bei einem Linux-Rechner gilt es, Folgendes zu beachten: Linux Kernel Version 2.4 oder neuer, glibc2 Version oder höher 256 MB RAM (512 MB empfohlen) 400 MB freier Speicherplatz auf der Festplatte X-Server mit Auflösung 1024 x 768 oder höher und mindestens 256 Farben Mac OS X Falls Sie Mac OS einsetzen, benötigen Sie: Intel Prozessor oder Power PC G4 Mac OS X 10.4 (Tiger) oder höher 512 MB RAM 400 MB freier Speicherplatz auf der Festplatte Bildschirmauflösung 1024 x 768 oder höher mit 16,7 Millionen Farben Installation Bevor Sie mit den Programmen arbeiten können, müssen Sie diese erst einmal installieren, d. h. auf Ihre Festplatte übertragen. Installationsvorgang Die eigentliche Installation läuft recht einfach ab und in gut zehn Minuten können Sie anfangen. Rufen Sie die deutschsprachige Internetpräsenz ( de.openoffice.org/) auf und laden Sie sich die benötigte Setup- Datei herunter.

6 Kapitel 1 Let s go OpenOffice 3.3! 21 Abbildung 1.1: Zunächst die Setup-Datei herunterladen Speichern Sie diese Datei auf Ihrem Rechner ab. Anschließend suchen Sie den entsprechenden Ordner mit der Setup-Datei von OpenOffice auf. Abbildung 1.2: Hierauf gehört ein Doppelklick Führen Sie einen Doppelklick auf dem Programmsymbol aus.

7 22 Teil I Installation und erste Schritte Verwenden Sie Windows 7, erhalten Sie ein Hinweisfenster, dass der Herausgeber verifiziert werden konnte und Sie bestätigen sollen, dass das Programm installiert werden kann. Nach einer Weile erscheint das Begrüßungsfenster und weist Sie darauf hin, dass die Installationsdateien zunächst entpackt und auf Ihre Festplatte kopiert werden müssen, bevor die eigentliche Installation starten kann. Abbildung 1.3: Das Begrüßungsfenster Bestätigen Sie mit Weiter. Im folgenden Fenster wählen Sie einen Zielordner für die zu entpackenden Dateien aus oder belassen es einfach bei der Vorgabe. In beiden Fällen leiten Sie den Vorgang mit einem Klick auf Entpacken ein. Die Dateien werden nun entpackt und der Fortgang wird Ihnen in einem Fenster mithilfe eines Fortschrittsbalkens angezeigt.

8 Kapitel 1 Let s go OpenOffice 3.3! 23 Nach einer Weile startet dann der eigentliche Installationsassistent, was Ihnen in einem Fenster angezeigt wird. Klicken Sie auf Weiter, um in das nächste Fenster zu gelangen. Hier geben Sie Ihren Benutzernamen und gegebenenfalls die Organisation ein. Sie können es aber auch bleiben lassen. Jedoch erspart Ihnen die kleine Tipparbeit hier, dass Sie später ständig Ihren Namen schreiben müssen. Im folgenden Fenster, das Sie durch Klick auf Weiter erreichen, müssen Sie entscheiden, ob Sie das Programmpaket vollständig oder angepasst installieren wollen. Sind Sie unsicher, was Sie nehmen sollen, und/oder haben Sie genug Speicherplatz, wählen Sie ruhig die Variante Typisch. Abbildung 1.4: Welche Art bevorzugen Sie? Möchten Sie dagegen Einfluss auf die installierten Programmteile nehmen, dann entscheiden Sie sich für Angepasst.

9 24 Teil I Installation und erste Schritte In diesem Fall erhalten Sie nach Klick auf Weiter eine Liste mit allen Programmbestandteilen, aus der Sie nun die von Ihnen gewünschten Teile aussuchen können. Ein weiterer Vorteil dieser Variante ist, dass Sie den Speicherort des Programms bestimmen können. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern und wählen den bevorzugten Installationsordner aus. Abbildung 1.5: Hier haben Sie die volle Entscheidungsgewalt Wie gewohnt geht es mit Weiter zu der letzten Entscheidung. Sie müssen festlegen, ob Programmverknüpfungen auf dem Desktop angelegt werden sollen oder nicht. Ist Letzteres Ihr Wille, müssen Sie aus dem Kontrollkästchen das Häkchen entfernen Nachdem Sie auf Weiter geklickt haben, können Sie noch auswählen, welche Microsoft-Office-Dateitypen standardmäßig mit OpenOffice geöffnet werden sollen. Aktivieren Sie an den gewünschten Stellen das Kontrollkästchen.

10 Kapitel 1 Let s go OpenOffice 3.3! 25 Abbildung 1.6: Wie wollen Sie es mit den Microsoft-Office-Dateien handhaben? Jetzt hat OpenOffice alle Informationen, um loszulegen. Mit einem erneuten Klick auf Weiter gelangen Sie in das letzte Fenster, welches Ihnen die Möglichkeit gibt, noch einmal zu den vorherigen Einstellungsoptionen zurückzukehren. Sind Sie sich Ihrer Sache sicher, dann startet ein Klick auf Installieren den Vorgang, den Sie über einen grünen Fortschrittsbalken schön beobachten können. Nach einer Weile meldet Ihnen dann der Installationsassistent, dass alles geklappt hat und Sie ihn durch Klick auf die Schaltfläche Beenden aus seiner Pflicht entlassen können. Das war es dann auch schon und Sie können endlich loslegen.

11 26 Teil I Installation und erste Schritte Abbildung 1.7: Das war es! Starten und Beenden Um ein Programm Ihrer Office-Suite zu starten, klicken Sie zunächst auf die Start-Schaltfläche und anschließend auf Alle Programme. Im veränderten Windows-Startmenü suchen Sie nun die Programmgruppe OpenOffice.org 3.3 und klicken darauf (siehe Abbildung 1.8). Dadurch werden die betreffenden Programme freigegeben und Sie können diese mit einem Klick auf das entsprechende Symbol starten. Klicken Sie an dieser Stelle einmal auf OpenOffice.org Writer. Writer wird gestartet und präsentiert sich Ihnen in voller Pracht (siehe Abbildung 1.9).

12 Kapitel 1 Let s go OpenOffice 3.3! 27 Abbildung 1.8: Die Programmgruppe öffnen Abbildung 1.9: Writer wurde gestartet

13 28 Teil I Installation und erste Schritte Möchten Sie das Programm, hier Writer, beenden, so wählen Sie den Menüpunkt Datei. Hier finden Sie dann den benötigten Menüpunkt Beenden. Schneller geht es über die Tastenkombination S + q. Alternativ können Sie das Programmfenster über die Schließen- Schaltfläche in der Titelleiste schließen und damit das Programm beenden. Abbildung 1.10: Das Programm beenden Arbeiten mit Dateien Dateien erstellen Das Arbeiten mit Dateien bestimmt Ihr Arbeiten mit OpenOffice. Deshalb ist es wichtig, zu wissen, wie man Dateien erstellt, speichert und verwaltet. Diese Vorgänge sind bei den einzelnen Programmen weitestgehend gleich. Um Wiederholungen zu vermeiden, werden Ihnen deshalb im Folgenden exemplarisch an Writer die wichtigsten elementaren Aktionen gezeigt. Nach dem Start des besagten OpenOffice-Moduls erscheint sofort ein neues, leeres Dokument. Dieses sollten Sie zunächst einmal schließen. Dabei spielt die Schaltfläche Datei eine zentrale Rolle. Klicken Sie diese an und wählen Sie den Menüpunkt Schließen.

14 Kapitel 1 Let s go OpenOffice 3.3! 29 Um ein neues Dokument zu erstellen, klicken Sie im Menü Datei auf den Eintrag Neu. In dessen Untermenü finden Sie den Eintrag Textdokument. Abbildung 1.11: Ein neues Dokument erstellen Dateien speichern Alternativ können Sie im Startfenster auch auf den Hyperlink Textdokument klicken. Und schon wird das neue Dokument angelegt. Nachdem eine neue Datei erstellt wurde, sollte man sie gleich speichern. Es ist empfehlenswert, diesen Vorgang möglichst frühzeitig zu erledigen, um einen Datenverlust zu vermeiden, wenn es mit Ihrem Computersystem einmal Probleme gibt. Das gilt auch dann, wenn wie im Moment im Dokument noch nicht ein einziger Buchstabe steht.

15 30 Teil I Installation und erste Schritte Klicken Sie auf das Menü Datei und wählen Sie den Menüpunkt Speichern unter an. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination S + H + s drücken. Abbildung 1.12: Speichern über die Symbolleiste für den Schnellzugriff In OpenOffice wird der Menüpunkt Speichern so lange nicht aktiviert, bis Sie nicht zumindest ein Zeichen eingegeben haben. Es erscheint das Dialogfenster Speichern unter. Auf der rechten Seite befindet sich der sogenannten Navigationsbereich, der Ihnen unter anderem auch Zugriff auf die Bibliotheken gewährt. Dabei handelt es sich um von Windows angelegte Verzeichnisse. Dieses System ist deswegen geschaffen worden, damit sich im Falle eines Crashs des Betriebssystems dort alle Dateien befinden und schnell gesichert werden können. Klicken Sie auf Dokumente, um in diesen Bereich zu gelangen (siehe Abbildung 1.13). Die vorgefundene Struktur sollte für Ihre Arbeiten verfeinert werden. Als Erstes sollten Sie einen eigenen Projektordner für Ihre Arbeit erstellen.

16 Kapitel 1 Let s go OpenOffice 3.3! 31 Abbildung 1.13: Das Dialogfenster Speichern unter Ordner anlegen Klicken Sie im geöffneten Dialogfenster auf das Symbol Neuer Ordner. Abbildung 1.14: Einen neuen Ordner erstellen Überschreiben Sie die Vorgabe beispielsweise mit OpenOffice. Wenn Sie Ü drücken, befinden Sie sich wie Sie der Adressleiste entnehmen können gleich in diesem Ordner. Erstellen Sie anschließend einen Ordner für die Writer-Dateien.

17 32 Teil I Installation und erste Schritte Abbildung 1.15: Der neu erstellte Ordner Writer Erstellen Sie an dieser Stelle gleich noch die Order für die weiteren Programmmodule. Dateinamenerweiterungen Beim Arbeiten mit Writer werden Sie zwischen Dokument und Dokumentvorlage zu unterscheiden haben. Zwar unterscheiden sich die Symbole, doch im Eifer des Gefechts kann man diese schon mal verwechseln. Das passiert nicht so schnell, wenn man die Dateiendungen betrachtet. So tragen Writer- Dokumente die Endung *.odt, Writer-Dokumentvorlagen dagegen die Endung *.ott. Bei Calc finden Sie *.ods bzw. *.ots, bei Impress *.odp bzw. *.otp, bei Base *.odb, bei Math *.odt und bei Draw *.odg. Deshalb ist es wichtig, zu erkennen, welches Dateiformat verwendet wird. Doch Windows ist leider so eingestellt, dass man die Dateinamenerweiterungen bei registrierten Dateitypen nicht sieht. Diese Einstellung ist insbesondere beim Arbeiten mit Dokumentvorlagen sehr störend, denn man kann nicht sofort erkennen, welches Format eine bestimmte Datei hat.

18 Kapitel 1 Let s go OpenOffice 3.3! 33 Abbildung 1.16: Was ist was? Sie können diese Einstellung aber schnell und problemlos ändern. Am besten starten Sie den Windows-Explorer, denn Sie brauchen dessen Menüleiste. Es genügt aber auch jeder beliebige Ordner. In dem Menü klicken Sie auf die Schaltfläche Organisieren und rufen dann den Menüpunkt Ordner- und Suchoptionen auf. Abbildung 1.17: Der erste Schritt zur Lösung

19 34 Teil I Installation und erste Schritte In dem erscheinenden Dialogfenster Ordneroptionen klicken Sie auf das Register Ansicht. Nun suchen Sie in der Liste unter der Bezeichnung Erweiterte Einstellungen nach dem Kontrollkästchen mit dem Namen Erweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden. Dieses müssen Sie deaktivieren, damit in Zukunft die Dateiendungen angezeigt werden. Abbildung 1.18: Eine kleine, aber wichtige Umstellung Schließen Sie das eben geöffnete Fenster wieder. Jetzt kann man den Unterschied deutlich ablesen.

20 Kapitel 1 Let s go OpenOffice 3.3! 35 Abbildung 1.19: An der Endung wird es deutlich Dateinamen Dateinamen können bis zu 255 Zeichen lang sein. Ausgenommen sind dabei ein paar Zeichen, die eine eigene Bedeutung in Windows haben und deren Vergabe zu einem Konflikt mit dem Betriebssystem führen würde. Deshalb können Sie beispielsweise keinen Punkt oder kein Fragezeichen verwenden. Trotzdem bleibt eine große Vielzahl an Namen möglich, und das verlockt leider dazu, diese auch zu benutzen. Doch bedenken Sie, dass Sie den Überblick behalten sollten. Standardspeicherorte Die von OpenOffice verwendeten Standardspeicherorte sind für Ihre tägliche Arbeit im Regelfall nicht sehr praktisch. Gewiss wäre es einfacher, wenn Sie beim Speichern gleich in Ihrem Arbeitsordner landen würden. Das lässt sich leicht bewerkstelligen. Klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche Extras und wählen Sie anschließend den Menüpunkt Optionen.

21 36 Teil I Installation und erste Schritte Im folgenden Dialogfenster wählen Sie zunächst den Bereich OpenOffice aus und klicken auf den Eintrag Pfade. Im rechten Teil des Fensters markieren Sie nun den ersten Eintrag Arbeitsverzeichnis. Um diesen zu bearbeiten, klicken Sie dann auf die Schaltfläche Bearbeiten. Abbildung 1.20: Gut versteckt! Wie Sie sicherlich an dieser Stelle bemerken, werden die Benutzervorlagen, die Dokumentvorlagen, sehr tief im System gespeichert. Bei einer Standardinstallation von Windows werden Sie diese zudem nicht ausfindig machen können, denn diese Ordner sind standardmäßig versteckt. Aus diesem Grund ist es ratsam, einen anderen Speicherort zu wählen, der sich dann zudem beispielsweise bei einem Rechnerwechsel problemlos sichern lässt. Im Dialogfenster Pfad auswählen wählen Sie nun den Speicherort für Ihre Dokumente aus.

22 Kapitel 1 Let s go OpenOffice 3.3! 37 Abbildung 1.21: Den Speicherort ändern Abschließend bestätigen Sie Ihre Wahl mit einem Klick auf OK. Wenn Sie jetzt in Zukunft auf die Schaltfläche Speichern unter klicken oder die Tastenkombination S + H + s betätigen, wird das Dialogfenster Speichern unter gleich mit dem richtigen Speicherort geöffnet und Sie müssen nur noch den Dateinamen vergeben und mit Speichern bestätigen. Up to date mit Update Am OpenOffice-Paket wird ständig gearbeitet und ab und an gibt es eine neue Version. Wenn das der Fall ist, erhalten Sie in den einzelnen Modulen am oberen rechten Rand ein kleines Hinweissymbol, das Sie darauf aufmerksam macht (siehe Abbildung 1.22). Klicken Sie einfach darauf, um den Vorgang zu starten. Sie erhalten zunächst ein Hinweisfenster mit Anweisungen, was zu tun ist. Klicken Sie auf OK, um das Herunterladen zu starten (siehe Abbildung 1.23).

23 38 Teil I Installation und erste Schritte Abbildung 1.22: Ein Update steht bereit Abbildung 1.23: Das Update herunterladen An dem Laufbalken können Sie den Fortgang beobachten. Hat er das Ende erreicht, können Sie die Installation, wie weiter oben dargestellt, vornehmen.