IMMOWARE. Immobilien einfach online verwalten. Anleitung zur Einrichtung des Immoware24 Banking-Client. - Stand 11/2018 -

Transkript

1 IMMOWARE Immobilien einfach online verwalten. - Stand 11/2018 -

2 1. Einrichtung Immoware24 Banking-Client Öffnen Sie im Einstellungsmodul von Immoware24 Ihren bestehenden Online-Banking-Zugang und klicken Sie in der Fußzeile auf über Immoware24 Banking einrichten, um einen bereits bestehenden Banking-Zugang in das Immoware24 Banking zu konvertieren oder fügen Sie einen neuen Zugang mit der Plustaste hinzu und wählen Immoware24 Banking Mit dem Klick auf das Disketten-Symbol hinter dem Sicherheitstoken, speichern Sie diesen in die Zwischenablage. Nun laden Sie sich falls noch nicht installiert- die für Sie passende Installationsdatei (Mac oder Windows) herunter. Speichern Sie die Datei. 2

3 Danach öffnen Sie die Installationsdatei und folgen den Installationsschritten, z.b. für Mac: Ist der Banking-Client installiert, so öffnen Sie diesen und folgen den Einrichtungsschritten für den Datentresor: Alle Anwendungsdaten im Immoware24 Banking Client werden in einem so genannten Datentresor gespeichert. Der Zugriff auf den Datentresor wird durch ein von Ihnen vergebenes Passwort geschützt. Nur nach Eingabe des korrekten Passworts kann auf die in einem Datentresor enthaltenen Daten zugegriffen werden. 3

4 Ist der Datentresor eingerichtet, so können Sie über Konto einrichten oder über das Symbol Bankzugänge in der Kopfzeile Ihren Banking-Zugang einrichten. Wählen Sie unten Neu den passenden Sicherheitsstandard aus Jetzt geben Sie die BLZ und das Sicherheitsverfahren Ihres Bankzuganges ein: Anschließend ergänzen Sie Ihre Zugangsdaten und folgen dem Menü: 4

5 Jetzt werden Ihnen die Konten Ihres Bankzuganges auf der linken Seite angezeigt. Gehen Sie in der Kopfzeile auf den Reiter Immoware24 und wählen Token eingeben Fügen Sie nun den zu Beginn in Immoware24 in die Zwischenablage kopierten Token hier ein. Token kopieren Token einfügen Damit wird der Banking-Client mit der Verwaltungssoftware Immoware24 verbunden. Die Konten, welche mit Ihrem Banking-Zugang verwaltet werden, werden automatisch in Immoware24 übernommen. 5

6 Vergessen Sie bei einem neuen Banking-Zugang nicht auf den Button Abgleich mit vorhandenen Konten im System zu klicken. Nun können Sie mit dem Immoware24 Banking-Client arbeiten. Benötigen Sie erweiterte Funktionen (wie z.b. Multibank oder EBICS), können Sie durch Klick auf In-App-Kauf, den entsprechenden Lizenzschlüssel bei uns beantragen: 6

7 2. Funktionsweise Ist der Banking-Zugang korrekt eingerichtet, so stehen Ihnen im Banking Client über den Menüpunkt Immoware24 diverse, direkt mit Immoware24 verknüpfte, Funktionen zur Verfügung. Neue Zahlungsaufträge abholen Mit dieser Funktion können in Immoware24 zum Export vorbereitete Aufträge in den Banking Client übertragen werden. Zahlungsaufträge erneut abholen Zahlungsaufträge können erneut abgeholt werden, wenn dies schon einmal erfolgt ist, aber diese im Banking Client nicht ausgeführt wrden. Zahlungsaufträge bestätigen Diese Funktion wird nicht zwingend benötigt, da bei ausgeführten Aufträgen im Banking Client die Bestätigung automatisch erfolgt. Salden übertragen Mit dieser Funktion können die Salden der Konten in Immoware24 aktualisiert werden. Umsätze übertragen Mit dieser Funktion können die Umsätze der Konten aus dem Banking Client in die Verwaltungssoftware von Immoware24 übertragen werden. Dies muss pro Banking-Zugang einmal durchgeführt werden, danach werden die Umsätze automatisch übertragen. 2.1 Neue Zahlungsaufträge abholen Bevor Sie neue Zahlungsaufträge abholen können, müssen diese wie gewohnt in Immoware24 zum Export vorbereitet werden. Stellen Sie die Mieten oder Hausgelder wie gewohnt ins Soll. Über Banktransaktionen, können Sie die Lastschriften über den Reiter Transaktionen vorbereiten zum Export vorbereiten. Damit werden die Aufträge für die Bank erzeugt. 7

8 Analog gehen Sie bei Rechnungen, Verwertung Miete als Hausgeld usw. vor Haben Sie nun alle Aufträge vorbereitet, egal ob objektbezogen oder objektübergreifend, wechseln Sie in den Banking Client von Immoware24 und klicken auf neue Zahlungsaufträge abholen. Nun werden alle Zahlungsaufträge für das ausgewählte Konto, bzw. wenn Sie im Banking-Client auf Alle Konten geklickt haben, für alle Konten abgeholt und im Reiter Vorgemerkt angezeigt. 8

9 Wählen Sie nun die Aufträge aus, welche ausgeführt werden sollen und klicken Sie mit rechts auf diese Aufträge. Alle Aufträge können über Strg+A (Windows) oder CMD+A (Mac) markiert werden. In diesem Menü können Sie unter anderem Sammlern wieder in Einzelbuchungen splitten und Aufträge löschen. Mit der Auswahl auf senden öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie auswählen können ob die Aufträge sofort ausgeführt werden sollen oder erst später. Dies bietet sich z.b. bei unterschiedlicher Berechtigung bei den Banken an. Entfernen Sie den Haken bei Aufträge sofort senden, werden alle ausgewählten Aufträge in den Ausgangskorb verschoben. Dort werden diese als noch zu Übertragen angezeigt. Um Aufträge aus dem Auftragskorb zur Bank zu übermitteln, klicken Sie die Aufträge mit rechts an und wählen senden. Haben Sie die Auswahl getroffen sofort senden, werden die Aufträge sofort an die Bankübermittelt und Sie aufgefordert Ihre PIN und TAN einzugeben oder Ihre PIN zur Schlüsseldatei bzw. die Chipkarte in den Kartenleser einzulegen. Die an die Bank übermittelten Aufträge, werden im Ausgangskorb als Übertragen markiert. 9

10 2.2 Umsätze übertragen Haben Sie die Umsätze im Banking Client aktualisiert über Rundruf über alle Konten oder Werkzeuge -> Rundruf über alle Konten, können Sie über die Funktion Umsätze übertragen die Umsätze der Bankkonten in die Immoware24 Verwaltungssoftware übertragen. Die weitere Bearbeitung (Verbuchung der Zahlungen) erfolgt in Immoware24 unter Banktransaktionen -> Kontoauszüge buchen. Dabei muss diese Funktion nur einmal aufgerufen werden. Zukünftig werden die Umsätze automatisch übertragen. 10

11 3. Einrichten eines Zugangs mit EBICS Über den Banking Client können Sie Ihren Ebics Zugang einrichten, indem Sie beim Anlegen des neuen Bankingzugangs Neuer EBICS Bankzugang auswählen. Haben Sie bereits mit der Immoware24 Verwaltungssoftware einen EBICS-Zugang genutzt, so kann die Schlüsseldatei weiterverwendet werden. Wählen Sie dazu Vorhandene EBICS-Schlüsseldatei aus. Haben Sie einen neuen EBICS Zugang, so können Sie mit dem Banking-Client auch eine neue Schlüsseldatei und den INI-Brief erstellen. Wählen Sie dazu Neue EBICS-Schlüssel anlegen. Die genannten Funktionen sind die, welche Sie in Zusammenarbeit mit der Immoware24 Verwaltungssoftware benötigen. Der Banking-Client von Immoware24 bietet Ihnen darüber hinaus noch weitere Funktionen. Wie z.b. das Einrichten von Daueraufträgen oder Dauerlastschriften. Möchten Sie mehr Details zu diesen Themen erfahren, so können Sie das im Handbuch Immoware24 Banking-Client nachlesen, welches Sie kostenfrei unter herunterladen können. 11