Bewerbungsbedingungen für das Verhandlungsverfahren

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1 Bewerbungsbedingungen für das Verhandlungsverfahren A. Allgemeines Nach Auswertung der Teilnahmeanträge wird der Auftraggeber drei geeignete Bewerber (sofern vorhanden) zur Abgabe von Erstangeboten auffordern. Gem. dem Hinweis in der Bekanntmachung behält sich der Auftraggeber vor, den Zuschlag auf die Erstangebote zu erteilen ohne weitere Verhandlungen zu führen, 17 Abs. 11 Vergabeverordnung (VgV). Sollte auf die Erstangebote kein Zuschlag erteilt werden, tritt der Auftraggeber mit den Bietern in weitere Verhandlungen ein. Hier können ggf. mehrere Verhandlungsrunden durchgeführt werden. Sofern der Auftraggeber die Verhandlungen für beendet ansieht, wird er den Bewerbern die Möglichkeit zur Abgabe letztverbindlicher Angebote einräumen. Im Rahmen etwaiger Verhandlungen werden die jeweiligen Konzepte über die Herangehensweise an die konkrete Planungsaufgabe und die Personalkonzepte der Bieter vorgestellt. Diesbezüglich können die Bieter auch eine Bildschirmpräsentation durchführen. Außerdem werden sie jeweiligen Honorarangebote verhandelt bzw. erörtert. Die Frist für den Eingang der Erstangebote und der folgenden Angebote wird den Bietern direkt mitgeteilt. Eine Festlegung dieser Frist ist zum Zeitpunkt der Abfassung der Vergabeunterlagen nicht möglich. Gleiches gilt für die Bindefrist der Angebote und etwaige Termine der Verhandlungsgespräche und Angebotspräsentationen. Die Mindestfristen für die Erstangebote gem. 17 Abs. 6 VgV wird auftraggeberseits beachtet werden. B. Anforderungen an die Angebote Die Erstangebote und alle Folgeangebote bestehen aus - einem begründeten Honorarangebot, - einem Konzept über die Herangehensweise an die konkrete Planungsaufgabe sowie - einem Personalkonzept Der die den Vergabeunterlagen beigefügten Vertragsentwürfe werden im Falle der Zuschlagsentscheidung um die Parteibezeichnung des erfolgreichen Bieters sowie die individuellen Daten des erfolgreichen Angebots ergänzt. An die vorbenannten Bestandteile der Erst- und Folgeangebote werden die nachfolgenden Anforderungen gestellt: I. Honorarangebot Den Angeboten ist ein Honorarangebot beizufügen. Hierfür ist das den Vergabeunterlagen beigefügte Formblatt zu verwenden.

2 Da die zu überplanende Fläche mit einer Größe von Hektar außerhalb der Tafelwerte des 20 HOAI für Flächennutzungspläne und des 28 HOAI für Landschaftspläne liegt, bestehen für dieses Honorar keine preisrechtlichen Bindungen. Das Honorar kann vielmehr frei vereinbart werden, 7 Abs. 2 HOAI. Das Honorar muss als Pauschalangebot inkl. aller Nebenkosten gem. 14 HOAI, unterteilt in ein sowie ein Pauschalangebot für die Aufstellung des Flächennutzungsplans Pauschalangebot für das Vorbereiten und Erstellen des Landschaftsplans, angeboten werden. Weiterhin sind für den Fall, dass im Rahmen der Planung unvorhergesehen Besondere Leistungen gem. 3 Abs. 3 HOAI anfallen sollen, Stundensätze für den Projektleiter sonstige Ingenieure sowie weitere technische Mitarbeiter anzubieten. Diese angebotenen Stundensätze werden vom Auftraggeber im Rahmen der Angebotswertung jeweils mit einem fiktiven Vordersatz von 50 Stunden multipliziert, um diese in einem angemessenen Verhältnis in die Preiswertung einzubeziehen. Auf das sich so ergebene Honorar ist der zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe geltende Mehrwertsteuersatz aufzuschlagen. Aus der Summe der vorbeschrieben Faktoren wird die im Honorarformblatt die Gesamthonorarsumme gebildet, welche Grundlage für die Angebotswertung ist. II. Konzept über die Herangehensweise an die konkrete Planungsaufgabe Zusammen mit dem Erstangebot und den Folgeangeboten ist durch den Bieter ein Konzept über die Herangehensweise an die konkrete Planungsaufgabe vorzulegen. Dieses ist wie folgt zu gliedern: 1. Erläuterung der zur erwartenden speziellen Anforderungen an die Planung (Projektanalyse) Im Rahmen der Projektanalyse ist die sich stellende Planungsaufgabe kurz zu beschreiben. Dabei ist auf spezielle Anforderungen, welche vom Normalfall abweichen, besonders einzugehen. Weiterhin sind etwaig bestehende Konflikte und Abhängigkeiten zu benennen. 2. Erläuterung der geplanten Vorgehensweise zur Weiterbearbeitung der Planungsaufgabe am Beispiel eines vergleichbaren Referenzprojekts Am Bespiel eines vom Bieter bereits bearbeiteten Referenzprojekts ist der geplante Ablauf der Umsetzung der Planungsaufgabe darzustellen. Die in diesem Projekt zu lösenden Problemstellungen sind detailliert zu schildern. Darüber hinaus sind wichtige Meilensteine des Projekts zu benennen und Auskunft über die zeitliche Dauer der einzelnen Planungsschritte zu erteilen.

3 III. Personalkonzept Zusammen mit den Erstangeboten und den Folgeangeboten ist durch den Bieter ein Personalkonzept vorzulegen. Dieses ist wie folgt zu gliedern: 1. Personaleinsatzplanung Im Rahmen der Personaleinsatzplanung sind alle Mitarbeiter namentlich zu benennen, welche in die Bearbeitung des Auftrags einbezogen werden. Darzustellen sind hier ebenso deren jeweilige Aufgabe sowie die berufliche Qualifikation. Daneben ist darzustellen, welche Vertretungsregelungen im Falle von Urlaub oder Krankheit vorgesehen sind und wie eine Projektübergabe im Falle eines Personalwechsels erfolgen soll, so dass lediglich eine möglichst kurze Einarbeitungszeit des eintretenden Mitarbeiters notwendig wird. 2. Erfahrung des Projektleiters Die Erfahrung des Projektleiters mit Leistungen vergleichbarer Art ist dergestalt darzustellen, dass von ihm als Projektleiter in der Vergangenheit betreute Vorhaben der vergangenen 10 Jahre darzustellen sind. Diesbezüglich ist eine Aufstellung von maximal 10 Referenzen unter Nennung des Auftraggebers, kurzer Darstellung des Vorhabens, des Leistungszeitraums, der übertragenen Leistungen und der zu überplanenden Fläche vorzulegen. 3. stellvertretenden Projektleiters Die Erfahrung des stellvertretenden Projektleiters mit Leistungen vergleichbarer Art ist dergestalt darzustellen, dass von ihm als stellvertretenden Projektleiters in der Vergangenheit betreute Vorhaben der vergangenen 10 Jahre darzustellen sind. Diesbezüglich ist eine Aufstellung von maximal 10 Referenzen unter Nennung des Auftraggebers, kurzer Darstellung des Vorhabens, des Leistungszeitraums, der übertragenen Leistungen und der zu überplanenden Fläche vorzulegen. 4. vorgesehene Vor-Ort-Präsenz Ferner ist den Erst- und Folgeangeboten ein Konzept über die beabsichtigte Vor- Ort-Präsenz beizufügen. Im Rahmen dieses Konzepts ist detailliert darzustellen, wie die Betreuung während der Planung erfolgt. Insbesondere ist darauf einzugehen, wie eine überdurchschnittliche Präsenz zu Zeiten intensiver Notwendigkeit beabsichtigt wird. C. Zuschlagskriterien Die Erteilung des Zuschlags erfolgt nach Abschluss der Verhandlungen (sofern eine Zuschlagsentscheidung nicht bereits auf die Erstangebote erfolgt) auf das letztverbindliche Angebot, welches das beste Preis- / Leistungsverhältnis aufweist, 58 Abs. 2 VgV i. V. m. 127 Abs. 1 GWB. Es werden folgende Zuschlagskriterien nebst Gewichtung festgelegt: Nr. Zuschlagskriterium (bzw. Unterkriterium) Gewichtung in % 1 Honorarangebot 40 %

4 2 Konzept über die Herangehensweise an die konkrete Planungsaufgabe 2.1 Erläuterung der zu erwartenden speziellen Anforderungen an die Planung (Projektanalyse) 2.2 Erläuterung der geplanten Vorgehensweise zur Weiterberarbeitung der Planungsaufgabe am Beispiel eines vergleichbaren Referenzprojekts 30 % 10% 20 % 3 Personalkonzept 30 % 3.1 Personaleinsatzkonzept 5 % 3.2 Qualifikation und Berufserfahrung des Projektleiters 10 % 3.3 Qualifikation und Berufserfahrung des stellvertretenden 10 % Projektleiters 3.4 vorgesehene Vor-Ort-Präsenz 5 % Die Bewertung der einzelnen Kriterien erfolgt wie nachfolgend dargestellt: I. Honorarangebot Das Angebot mit der niedrigsten Gesamthonorarsumme erhält die höchste Bewertung von 10 Punkten. Ein fiktives Angebot, welches das Angebot mit der niedrigsten zulässigen Honorarsumme (inkl. Mehrwertsteuer) um das 1,5-fache übersteigt sowie jedes noch höhere Angebot, erhalten 0 Punkte. Angebote mit Gesamthonorarsumme zwischen diesen beiden Werten, werden durch lineare Interpolation bewertet. Die Berechnung der Bewertung erfolgt auf zwei Nachkommastellen. Es wird kaufmännisch gerundet. Bewertung = maxpunktzahl * (1,5 * minhonorar akthonorar) / (0,5 * minhonorar) Erläuterung: maxpunktzahl = minhonorar = akthonorar = maximal mögliche Punktzahl = 10 Punkte Angebot mit der niedrigsten zulässigen Honorarsumme (inkl. Mehrwertsteuer) Honorarsumme (inkl. Mehrwertsteuer) des zu bewertenden Angebots Die sich ergebende Bewertung wird anschließend mit der vorgesehenen Gewichtung von 40 % multipliziert. Maximal können demnach 400 Bewertungspunkte erreicht werden.

5 II. Konzept über die Herangehensweise an die konkrete Planungsaufgabe Das Zuschlagskriterium Konzept über die Herangehensweise an die konkrete Planungsaufgabe ist in die weiteren Unterkriterien Erläuterung der zu erwartenden speziellen Anforderungen an die Planung (Projektanalyse) und Erläuterung der geplanten Vorgehensweise zur Weiterberarbeitung der Planungsaufgabe am Beispiel eines vergleichbaren Referenzprojekts untergliedert. Eine Bewertung erfolgt auf Grundlage des vom Bieter vorgelegten Konzepts über die Herangehensweise an die konkrete Planungsaufgabe. Das Zuschlagskriterium Konzept über die Herangehensweise an die konkrete Planungsaufgabe ist in die weiteren Unterkriterien Personaleinsatzkonzept, Qualifikation und Berufserfahrung des Projektleiters, Qualifikation und Berufserfahrung des stellvertretenden Projektleiters und vorgesehene Vor-Ort-Präsenz untergliedert. Eine Bewertung erfolgt auf Grundlage des vom Bieter vorgelegten Konzepts über die Herangehensweise an die konkrete Planungsaufgabe. Die jeweiligen Unterkriterien werden anhand folgender Skala bewertet: Punkte Bewertung 9 10 Sehr gut die Darstellungen sind insgesamt überzeugend und detailliert. Der Projektbezug wurde in besonderem Maße dargestellt. Die Darstellungen lassen eine weit überdurchschnittliche Leistungserbringung erwarten, welche alle Anforderungen des Auftraggebers erfüllt. 7 8 Gut die Darstellungen sind weitestgehend überzeugend, detailliert und vollständig. Der konkrete Bezug zum Projekt wurde anschaulich dargestellt. Die Darstellungen lassen eine überdurchschnittliche Leistungserbringung erwarten. 5 6 Befriedigend die Darstellungen sind ausgewogen, größtenteils vollständig und weisen einen konkreten Projektbezug auf. Die Darstellungen lassen eine insgesamt anforderungsrechte Leistungserbringung erwarten. 3 4 Ausreichend die Darstellungen sind ausgewogen, mit wenigen Lücken, allerdings weitestgehend allgemein gehalten und ohne konkreten Projektbezug. Die Darstellungen versprechen eine Leistungserbringung, welche gerade noch den Anforderungen entspricht. 1 2 Mangelhaft die Darstellungen sind überwiegend lückenhaft, unvollständig, allgemein gehalten und/oder weisen keinen Projektbezug auf, so dass eine anforderungsgerechte Leistungserbringung fraglich erscheint. 0 Ungenügend unter Berücksichtigung der konzeptionellen Ausführungen ist eine anforderungsgerechte Leistungserbringung offensichtlich nicht möglich.

6 Die sich ergebende Bewertung wird anschließend mit der vorgesehenen Gewichtung des einzelnen Unterkriteriums multipliziert. III. Personalkonzept Das Zuschlagskriterium Personalkonzept ist in die weiteren Unterkriterien Personaleinsatzkonzept, Qualifikation und Berufserfahrung des Projektleiters, Qualifikation und Berufserfahrung des stellvertretenden Projektleiters und vorgesehene Vor-Ort- Präsenz untergliedert. Eine Bewertung erfolgt auf Grundlage des vom Bieter vorgelegten Konzepts über die Herangehensweise an die konkrete Planungsaufgabe. Die Bewertung erfolgt anhand folgender Skala: Punkte Bewertung 9 10 Sehr gut die Darstellungen sind insgesamt überzeugend und detailliert. Der Projektbezug wurde in besonderem Maße dargestellt. Die Darstellungen lassen eine weit überdurchschnittliche Leistungserbringung erwarten, welche alle Anforderungen des Auftraggebers erfüllt. 7 8 Gut die Darstellungen sind weitestgehend überzeugend, detailliert und vollständig. Der konkrete Bezug zum Projekt wurde anschaulich dargestellt. Die Darstellungen lassen eine überdurchschnittliche Leistungserbringung erwarten. 5 6 Befriedigend die Darstellungen sind ausgewogen, größtenteils vollständig und weisen einen konkreten Projektbezug auf. Die Darstellungen lassen eine insgesamt anforderungsrechte Leistungserbringung erwarten. 3 4 Ausreichend die Darstellungen sind ausgewogen, mit wenigen Lücken, allerdings weitestgehend allgemein gehalten und ohne konkreten Projektbezug. Die Darstellungen versprechen eine Leistungserbringung, welche gerade noch den Anforderungen entspricht. 1 2 Mangelhaft die Darstellungen sind überwiegend lückenhaft, unvollständig, allgemein gehalten und/oder weisen keinen Projektbezug auf, so dass eine anforderungsgerechte Leistungserbringung fraglich erscheint. 0 Ungenügend unter Berücksichtigung der konzeptionellen Ausführungen ist eine anforderungsgerechte Leistungserbringung offensichtlich nicht möglich. Die sich ergebende Bewertung wird anschließend mit der vorgesehenen Gewichtung des einzelnen Unterkriteriums multipliziert.