Ferien in Bethel Deine Entdeckungsreise Häufig gestellte Fragen FAQ (Stand: März 2019)

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1 Ferien in Bethel Deine Entdeckungsreise Häufig gestellte Fragen FAQ (Stand: März 2019) Liebe Mitarbeitende, liebe Kinder, mit dem Pilotprojekt Ferien in Bethel Deine Entdeckungsreise möchten wir als Veranstalter (EvKB/Mara, prowerk/ Betriebe Bethel), Ihnen (unseren Mitarbeitenden) und Euch Kindern ein abwechslungsreiches Ferienprogramm für die Sommerferien 2019 anbieten, einen Beitrag zur Feriengestaltung leisten und bei der besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie unterstützen. Mit diesem Dokument erhalten Sie / erhaltet Ihr die Zusammenstellung der häufig gestellten Fragen und unsere Antworten auf diese. An einzelnen Stellen wird auf die AGB (Allgemeine Geschäftsbedingungen) verwiesen, deren Bestätigung Bestandteil der Anmeldung ist. Herzliche Grüße Ihre Reiseleitung und Koordination von "Ferien in Bethel - Deine Entdeckungsreise" 1

2 Inhalt 1. ANMELDUNG UND ALLGEMEINE FRAGEN... 3 Wann und wo finden die Ferienspiele in Bethel statt?... 3 Wer kann mitmachen?... 3 Mein Kind benötigt besonderen Unterstützungsbedarf, kann es trotzdem teilnehmen?... 3 Gibt es eine Teilnehmerbegrenzung?... 3 Wie werden freiwerdende oder ungenutzte Plätze besetzt?... 3 Allgemeines zur Tagesstruktur... 4 Was für Angebote finden statt?... 4 Wie kann ich mein Kind anmelden?... 4 Wie werden die Veranstaltungstage und -angebote vergeben?... 5 Kann ich bei der Auswahl der Veranstaltungen Prioritäten (1. Wunsch, 2. Wunsch etc.) setzen?... 5 Was ist wenn alle teilnehmerbeschränkten Angebote ausgebucht sind?... 6 Wie kann ich mein Kind auf die Warteliste setzen?... 6 Kann ich von einem Angebot in ein anderes Angebot wechseln?... 6 Kann ich die Angaben zu meinem Kind nachträglich bearbeiten oder mein Kind aus dem System löschen?... 6 Was kostet die Teilnahme und wie erfolgt die Bezahlung? FRAGEN ZU DEM ABLAUF DER FERIENSPIELE... 7 Wer betreut mein Kind?... 7 Muss mein Kind etwas Besonderes zu den Ferienspielen mitbringen?... 7 Wie kann ich mein Kind während der Ferienspiele erreichen? FRAGEN ZU RECHTLICHEN RAHMENBEDINGUNGEN... 8 Wie ist mein Kind während der Ferienspiele versichert?... 8 Was geschieht mit meinen Daten?... 8 Was passiert im Notfall?... 8 Kann ich mein Kind auch schon früher abholen?... 8 Kann ich mein Kind von jemand anderem abholen lassen?... 8 Was ist wenn mein Kind (z.b. aufgrund von Krankheit) nicht an den Ferienspielen teilnehmen kann?

3 1. ANMELDUNG UND ALLGEMEINE FRAGEN Wann und wo finden die Ferienspiele in Bethel statt? Ferien in Bethel Deine Entdeckungsreise findet innerhalb der Schul-Sommerferien im Zeitraum vom 22. Juli 16. August 2019 von Montag bis Freitag in der Zeit von 9-16 Uhr statt. Die Ferienspiele finden auf dem Gelände des Berufsbildungswerk Bethel und des Kerschensteiner Berufskollegs statt (Kükenshove 1, Bielefeld). Zusätzlich gibt es Ausflüge in die Ortschaft Bethel und innerhalb und außerhalb Bielefelds. Wer kann mitmachen? Teilnehmen können alle Kinder, die zum Zeitpunkt der Ferienspiele 6 bis 12 Jahre alt sind und bei denen mindestens ein Elternteil als Miterarbeitende/r im Evangelischen Klinikum Bethel, Krankenhaus Mara, prowerk Bethel oder in den Betrieben Bethel tätig ist. Wichtig: Zur Teilnahme an den Ferienspielen werden alle Kinder berücksichtigt, die zwischen dem und dem geboren sind. Die Kinder und Jugendliche nehmen ohne die Eltern an den Ferien in Bethel teil. Eventuelle Ausnahmen sind programmbezogen explizit beschrieben. Mein Kind benötigt besonderen Unterstützungsbedarf, kann es trotzdem teilnehmen? Selbstverständlich. Unsere Ferienspiele sind inklusiv und damit für alle Kinder gleichermaßen geeignet. Bitte informieren Sie uns im Rahmen der Registrierung über das Reise-Portal ( ob und falls ja, welche Art von Unterstützungsbedarf Ihr Kind benötigt. Dort haben Sie auch die Gelegenheit, Angaben zu Medikamenten etc. zu machen. Entsprechend der Bedarfe stellen wir eine adäquate Betreuung sicher. Gibt es eine Teilnehmerbegrenzung? Ja, aufgrund der räumlichen und personellen Möglichkeiten ist die Teilnahme auf maximal je 70 Kinder pro Tag beschränkt. Dabei sind für das EvKB und das Krankenhaus Mara gemeinsam 50 Plätze und für die Bereiche prowerk und Betriebe Bethel zusammen 20 Plätze reserviert. Innerhalb des Zeitraums der Ferienspiele können Sie Ihr Kind für mindestens 1 bis maximal 10 Veranstaltungstage anmelden. Der Anmeldestart zur verbindlichen Buchung konkreter Tage und Angebote ist am ab 12:00 Uhr. Wichtig: Bitte beachten Sie, dass eine unverbindliche Registrierung vorab zwingend notwendig ist (Dazu mehr unter dem Punkt Wie kann ich mein Kind anmelden? ) Wie werden freiwerdende oder ungenutzte Plätze besetzt? Für alle Tage gibt es neben der direkten Anmeldung die Möglichkeit, sich auf Wartelisten für diese einzuschreiben. Sollten kurzfristig Kinder für angemeldete Tage nicht teilnehmen können, wird diese Warteliste herangezogen. Hierbei gilt: Krank gewordene Kinder, die dem Bereich des EvKB oder des Krankenhaus Mara zugeordnet sind, werden in erster Linie durch Nachrücker aus diesem Bereich ersetzt. Gleiches gilt für den Bereich prowerk und Betriebe. Sollte auch nach Heranziehen der Warteliste noch freie Plätze vorhanden sein, werden diese auch übergreifend zwischen den Bereichen aufgefüllt. 3

4 Allgemeines zur Tagesstruktur Beginn: Ihr Kind sollte bis spätestens 9:00 Uhr vor Ort (Kükenshove 1, Bielefeld) sein. Der Tag startet für die Kinder mit der Aufteilung in die entsprechenden Tagesgruppen und einem gemeinsamen Frühstück. Für dieses geben Sie Ihrem Kind bitte entsprechende Verpflegung (Essen und Getränke) mit. Das Mittagessen inklusive Getränke wird gestellt. In der Zeit von 9:30 Uhr bis 12:45 Uhr sowie von 14:00 Uhr bis 16:00 Uhr finden zahlreiche Aktivitäten und Angebote statt, an denen Ihr Kind teilnehmen kann. In der Mittagspause wird Ihr Kind kostenlos mit warmen Essen und Getränken versorgt. Ende: Jeder Veranstaltungstag endet um 16:00 Uhr. Wir bitten Sie ausdrücklich darum, Ihr Kind pünktlich abzuholen. Was für Angebote finden statt? Wir bieten Ihrem Kind an jedem Tag ein abwechslungsreiches Ferienprogramm mit pädagogisch wertvollen Angeboten und Aktivitäten sowohl vor Ort als auch im Rahmen von betreuten Gruppenausflügen. Das Ferienprogramm umfasst unter anderem Angebote zu: Gesundheit, Sicherheit, Handwerk, Gottesdienst, Entspannung, Kreativität, Film und Medien, Sport und Bewegung, Ausflügen etc. Wichtig: Eine Auswahl dieser Angebote ist teilnehmerbeschränkt und erfordert eine separate Anmeldung (Dazu mehr unter dem Punkt Wie kann ich mein Kind anmelden? ). Das vorläufige Programm wird ab Anfang März 2019 auf unserem Reise-Portal veröffentlicht ( Wie kann ich mein Kind anmelden? Unser Anmeldeverfahren besteht aus insgesamt zwei Schritten: 1. Schritt unverbindliche Registrierung auf unserer Homepage Um Ihr Kind für die Ferienspiele anmelden zu können, benötigen wir vorab eine unverbindliche Registrierung. Diese unter möglich. Wichtig: Mit der Registrierung erstellen Sie einen Account, der für den weiteren Anmeldeverlauf zwingend notwendig ist. Alle Interessenten erhalten ein Passwort für das Reise- Portal per Mail. Zur Anmeldung eines Geschwisterkindes füllen Sie die Maske bitte ein zweites Mal aus. Wichtig hierbei ist, dass sie eine alternative -Adresse angeben. Dies ist aus technischen Gründen leider nicht anders darstellbar. 2. Schritt verbindliche Buchung im Anmeldeportal Alle Interessenten, die sich registriert haben, können sich mit dem zugestellten Passwort im passwortgeschützten Bereich des Reise-Portals ( einloggen. 4

5 Die verbindliche Buchung der Veranstaltungstage ist seit dem ab 12 Uhr möglich. Sie können verbindlich mindestens 1 und maximal 10 Veranstaltungstage buchen. Wenn Sie Ihr Kind für einen Tag angemeldet haben, haben Sie im nächsten Schritt zusätzlich die Möglichkeit, es für teilnehmerbeschränkte Angebote an diesem Tag anzumelden. Wichtig: Es können ausschließlich registrierte Interessenten eine Buchung vornehmen (siehe Schritt 1). Jedes Kind muss einzeln angemeldet werden. Für die Anmeldung eines Geschwisterkindes müssen Sie aus technischen Gründen eine alternative -Adresse angeben. Eine Anmeldung für teilnehmerbeschränkte Angebote ist nur gültig, wenn Sie Ihr Kind vorab für den jeweiligen Veranstaltungstag, an dem das Angebot stattfindet, angemeldet haben. Wie werden die Veranstaltungstage und -angebote vergeben? Die Veranstaltungstage und -angebote werden aufgrund der Chancengleichheit ausschließlich nach Reihenfolge der eingegangenen Buchungen vergeben. Wichtig: Wer sich anmeldet und einen Platz bekommt, sollte auch teilnehmen. Wer kurzfristig nicht teilnehmen kann, wird gebeten sich schriftlich abzumelden. Einige Programmpunkte, wie z.b. der Ausflug zur Antenne Bethel, sind nur für eine bestimmte Altersgruppe geeignet. Bitte informieren Sie sich vorab mit Hilfe unserer Programmübersicht, ob ihr Kind die ggf. notwendigen Altersvoraussetzungen erfüllt. Sollte Ihr Kind die notwendigen Altersvoraussetzungen für ein Angebot nicht erfüllen, behalten wir uns das Recht vor, Ihr Kind von diesem Angebot wieder abzumelden. Es kann dann an dem angemeldeten Tag die Aktivitäten und Angebote vor Ort wahrnehmen. Ferien in Bethel Deine Entdeckungsreise wird ausschließlich für Kinder angeboten, die während der Ferienspiele zwischen 6-12 Jahren alt sind (geboren zwischen dem und ). Sollte Ihr Kind das Mindestalter oder das Höchstalter für die Ferienspiele nicht erfüllen, so behalten wir uns das Recht vor, Ihr Kind von den Ferienspielen wieder abzumelden. Kann ich bei der Auswahl der Veranstaltungen Prioritäten (1. Wunsch, 2. Wunsch etc.) setzen? Nein, das Programm bietet nicht die Möglichkeit Prioritäten zu setzen. Sie können sich nicht für mehrere Angebote anmelden, die zur gleichen Zeit stattfinden. Wir bitten Sie daher sich für ein Angebot zu entscheiden. Sollte dieses bereits ausgebucht sein, werden Sie noch während des Anmeldeprozesses darauf hingewiesen, sodass Sie direkt die Möglichkeit haben, sich für eine Alternative zu entscheiden. 5

6 Was ist wenn alle teilnehmerbeschränkten Angebote ausgebucht sind? Für eine Auswahl an Angeboten müssen Sie Ihr Kind extra anmelden. Unabhängig von diesen Angeboten bieten wir den Kindern vor Ort ein spannendes und abwechslungsreiches Programm an. Wichtig: Sie können Ihr Kind im Anmeldeportal auch gerne auf die Warteliste für ein teilnehmerbeschränktes Angebot setzen (Dazu mehr unter dem Punkt Wie kann ich mein Kind auf die Warteliste setzen? ) Wie kann ich mein Kind auf die Warteliste setzen? Sollte Ihr gewünschter Veranstaltungstag oder ein teilnehmerbeschränktes Angebot bereits ausgebucht sein, haben Sie die Möglichkeit Ihr Kind für die entsprechende Warteliste einzutragen. Auch die Anmeldung für die jeweilige Warteliste erfolgt über das Anmeldeportal. Beachten Sie hierzu die ausführlichen Anleitungen im passwortgeschützten Bereich des Reise-Portals ( Wichtig: Eine Anmeldung für die Warteliste eines teilnehmerbeschränkten Angebotes erfordert eine vorherige Anmeldung für den jeweiligen Veranstaltungstag. Kann ich von einem Angebot in ein anderes Angebot wechseln? Nachdem Sie ihr Kind für ein spezifisches Angebot angemeldet haben, ist ein Wechsel bzw. eine Abmeldung im Online-Portal nicht mehr möglich. Wenn Sie ihr Kind abmelden möchten kontaktieren Sie uns bitte per (ferien-in-bethel@bethel.de). Kann ich die Angaben zu meinem Kind nachträglich bearbeiten oder mein Kind aus dem System löschen? Sobald Sie ihr Kind angemeldet haben, ist eine Bearbeitung nur noch eingeschränkt möglich. Sie können beispielsweise jederzeit Ergänzungen zum Unterstützungsbedarf Ihres Kindes machen, aber nicht mehr das Alter des Kindes ändern. Wenn Sie Ihre Anmeldung rückgängig machen wollen, kontaktieren Sie uns bitte per (ferien-inbethel@bethel.de) (Dazu mehr in den AGB). Was kostet die Teilnahme und wie erfolgt die Bezahlung? Die Teilnahme an den Ferienspielen kostet 8,00 Euro pro teilnehmenden Tag und pro Kind. Weitere Kosten für Aktivitäten oder für das Mittagessen während der Ferienspiele fallen für Sie nicht an. Die Bezahlung erfolgt per Überweisung an: Sparkasse Bielefeld IBAN: DE Bitte geben Sie Folgendes als Verwendungszweck an: FiB-Elternbeitrag für X (= Angabe der gebuchten Tage) und den Vor- und Zunamen des Kindes / der Kinder Die Zahlung ist bei erfolgter Anmeldung bis zum zu tätigen (es gilt der Zahlungseingang). 6

7 2. FRAGEN ZU DEM ABLAUF DER FERIENSPIELE Wer betreut mein Kind? Die Betreuung Ihres Kindes übernehmen die pädagogischen Leitungen der Ferienspiele. Diese werden durch ein großes Team von Helfenden unterstützt, deren erweitertes polizeiliches Führungszeugnis den Veranstaltern vor Betreuungsbeginn vorliegt (Dazu mehr in den AGB). Muss mein Kind etwas Besonderes zu den Ferienspielen mitbringen? Für das gemeinsame morgendliche Frühstück geben Sie Ihrem Kind bitte entsprechende Verpflegung (Essen und Getränke nähere dbzgl. Infos folgen rechtzeitig) mit. Das Mittagessen inklusive Getränke (sowie die Getränkeversorgung im Tagesverlauf) werden gestellt. Die Ferienspiele verstehen sich als ein erlebnisorientiertes Angebot und finden sowohl Drinnen als auch Draußen statt. Selten lassen wir uns bei unseren Aktivitäten von Wind oder Wetter einschränken, sodass wir Sie bitten möchten, Ihr Kind stets wetterentsprechend zu kleiden. Denken Sie bitte auch an Sonnencreme, eine Kopfbedeckung sowie eventuell benötigte Medikamente. Bitte geben Sie Ihrem Kind auch für jeden teilnehmenden Tag Schwimm- und Sportbekleidung mit. Dies beinhaltet sowohl Sportschuhe für draußen als auch für die Turnhalle. Bitte jegliches Eigentum mit dem Namen des Kindes beschriften. Die Handynutzung ist während der gesamten Ferienspiele NICHT erlaubt, wir bitten Sie daher Ihrem Kind kein Handy o. ä. mitzugeben (Dazu mehr unter dem Punkt Wie kann ich mein Kind während der Ferienspiele erreichen? ). Wie kann ich mein Kind während der Ferienspiele erreichen? Die Handynutzung ist während der gesamten Ferienspiele NICHT erlaubt. Wir bitten Sie daher, Ihrem Kind kein Handy o. ä. mitzugeben. Eine uneingeschränkte Handynutzung stört die Gruppendynamik, die während der Ferienspiele entstehen soll. Sollten Sie versuchen Ihr Kind aus wichtigen Gründen während der Ferienspiele zu erreichen, haben Sie die Möglichkeit die pädagogischen Leitungen vor Ort zu erreichen. Hierzu beachten Sie bitte die Kontaktmöglichkeiten im passwortgeschützten Bereich des Reise-Portals ( Weitere Informationen zur Erreichbarkeit gehen Ihnen rechtzeitig vor Beginn der Ferien in Bethel an die von Ihnen, bei Registrierung, angegebene adresse zu. 7

8 3. FRAGEN ZU RECHTLICHEN RAHMENBEDINGUNGEN Wie ist mein Kind während der Ferienspiele versichert? Detaillierte Informationen finden sie hierzu unter 8 in den AGB. Was geschieht mit meinen Daten? Detaillierte Informationen finden sie hierzu unter 13 und 14 in den AGB. Was passiert im Notfall? Für den Fall, dass sich Ihr Kind während der Teilnahme verletzt oder erkrankt, haben wir Ihre Kontaktdaten, die Sie bei der Anmeldung angegeben haben. Hier geben Sie uns wichtige Informationen über Ihr Kind (z.b. Allergien, Krankheiten, besonderen Unterstützungsbedarf etc.) sowie Notfallrufnummern von Ihnen oder Ihren Angehörigen an. So ist gewährleistet, dass Ihr Kind stets seinen Bedürfnissen entsprechend behandelt und Sie im Notfall unverzüglich informiert werden können. Kann ich mein Kind auch schon früher abholen? Nein. Die Anmeldung an den Ferienspielen bedingt die Teilnahme Ihres Kindes von 9:00-16:00 Uhr. Wir bitten Sie dafür Sorge zu tragen, dass Ihr Kind rechtzeitig erscheint und abgeholt wird. Kann ich mein Kind von jemand anderem abholen lassen? Sollten Sie Ihr Kind nicht selbst abholen können, benötigen wir unbedingt eine Bevollmächtigung, die Sie uns vorab zukommen lassen müssen. Ein entsprechendes Formular geht Ihnen rechtzeitig vor Beginn der Ferien in Bethel an die von Ihnen, bei Registrierung, angegebene adresse zu. Was ist wenn mein Kind (z.b. aufgrund von Krankheit) nicht an den Ferienspielen teilnehmen kann? Sollte Ihr Kind aus wichtigen Gründen, wie z.b. einer Krankheit, nicht an den Ferienspielen teilnehmen können, bitten wir Sie uns so früh wie möglich darüber per (ferien-inbethel@bethel.de) zu informieren (Dazu mehr in den AGB). Wichtig: Die Veranstalter, bzw. deren Repräsentanten, behalten sich das Recht vor, bzgl. Programmgestaltung und Teilnehmerfeld auf etwaige Anpassungsbedarfe individuell zu reagieren. Sollten noch Fragen offen geblieben sein, bitten wir Sie diese per Mail an ferien-in-bethel@bethel.de zu richten. 8