frechen/index.php Wichtige Informationen!!!

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1 frechen/index.php Wichtige Informationen!!! Fachdienst Jugend, Familie und Soziales Abteilung Jugendförderung (Jugendamt)

2 ONLINE-Reservierung für die Stadtranderholungsmaßnahmen in Frechen 208 Zum ersten Mal in Frechen gibt es für das Ferienjahr 208 die Möglichkeit, sich online Ferienplätze für die Frechener Stadtranderholungsmaßnahmen zu reservieren (über PC, Tablet oder Smartphone). Zur Auswahl stehen hierfür alle Stadtranderholungsmaßnahmen 208 in Frechen, die für alle Frechener Schulkinder bis einschließlich 2 Jahre angeboten werden. Eine Übersicht mit allen wichtigen Informationen und Kontaktdaten der Träger finden Sie in der Sonderausgabe der Hallo Du, die über die Startseite des Online- Reservierungsprogrammes einsehbar ist. Wichtig ist, dass es sich bei diesem Online-Verfahren um ein reines Reservierungsprogramm handelt - auch wenn in diesem Online-Programm programmbedingt an verschiedenen Stellen der Begriff Anmeldung erscheint. Nach der Online-Reservierung in der gewünschten Maßnahme wird Ihnen eine Reservierungsbestätigung angezeigt, die ausgedruckt werden kann. Hiermit können Sie bis zum 2. Januar 208 beim jeweiligen Maßnahmeträger Ihre verbindliche Anmeldung inklusive der Zahlung des Teilnehmerbeitrages - je nach ausgewiesener Zahlungsmodalität - vornehmen. Nach der Reservierung über das Online-Programm sind die Maßnahmenträger bereits über Ihre Reservierung informiert. Wie in den Vorjahren sind Anmeldebögen welche Sie zum Großteil online bei den Maßnahmenträgern abrufen können auszufüllen, von Ihnen zu unterschreiben und bei den Maßnahmenträgern einzureichen. Einen Ferienplatz sicher haben Sie wie gewohnt erst dann, wenn der Teilnehmerbeitrag beim Maßnahmeträger gezahlt wurde. An dieser Stelle wird bereits darauf hingewiesen, dass weitere Reservierungen von Ferienplätzen in Stadtranderholungsmaßnahmen im Laufe des gesamten Jahres 208 nur über dieses Reservierungsprogramm möglich sind. Auf den folgenden Seiten werden Sie durch das ONLINE-Reservierungsprogramm geführt. Weitere Informationen zur Online-Reservierung sowie zur Ferienbetreuung in Frechen gibt es in der Abteilung Jugendförderung des Jugendamtes Frechen unter der Telefonnummer 02234/

3 INHALTSVERZEICHNIS Seite Registrierung im Online-Programm 4 Reservierung eines Ferienplatzes Alternative I Reservierung über den Programmpunkt Anmeldung 2 Alternative II Reservierung über den Programmpunkt Programmliste 23 Info-Kontakt 34 3

4 Registrierung im Online-Programm (ab möglich) Schritt : Rufen Sie folgende Internetseite auf: oder nutzen Sie folgenden QR-Code: Es erscheint folgendes Bild: 4

5 Schritt 2: Klicken Sie unter dem Punkt Ich bin neu hier auf den Button Registrierung (), um sich einen Online-Account zu erstellen. 5

6 Schritt 3: Die Registrierung beginnt mit den persönlichen Daten der Eltern. Bitte lesen Sie die Teilnahmebedingungen (). Bitte beachten Sie bereits an dieser Stelle, dass an Stadtranderholungsmaßnahmen teilnehmende Kinder unbedingt ihren Hauptwohnsitz in Frechen haben müssen. Entscheidend ist deshalb bei der Registrierung/Reservierung der Hauptwohnsitz des Kindes. Nach Abschluss der Registrierung erhalten Sie zeitnah an die von Ihnen angegebene Mailadresse eine Bestätigung der Registrierung. 6

7 Schritt 4: Nun erfolgt die Registrierung des (ersten) Kindes. Nach dem Eintrag der persönlichen Daten des Kindes klicken Sie auf den Button Zur Veranstaltungswahl (). Informationen zum Sonderzuschuss (2) finden Sie auf der Startseite des Programmes. 2 7

8 Schritt 5: Es erscheint die Meldung: Es wurden keine Veranstaltungen gefunden die noch zur Anmeldung frei sind. (). Klicken Sie dennoch auf den Button Mein Kind/Teilnehmer für die ausgewählte Veranstaltung anmelden (2), wenn Sie ein weiteres Geschwisterkind registrieren möchten (siehe Schritt 6 auf der folgenden Seite). Falls Sie kein weiteres Geschwisterkind mehr registrieren wollen, können Sie gleich zu Schritt 7 übergehen. 2 8

9 Schritt 6: Sie können nun weitere Geschwisterkinder registrieren (). Wiederholen Sie hierfür die Schritte 3 und 4 für jedes Geschwisterkind. Schritt 7: Nachdem Sie Ihr/e Kind/er registriert haben, können Sie sich unter Logout () abmelden. 9

10 Hiermit ist die Registrierung abgeschlossen. Die Daten Ihres Kindes/Ihrer Kinder sind nun in Ihrem Account hinterlegt. Bei der Reservierung (ab dem ) müssen diese nicht erneut eingegeben werden. Die Veranstaltungen (= Stadtranderholungsmaßnahmen 208) werden am Montag, den , um 8.00 Uhr, online gestellt und können dann von Ihnen reserviert werden. Die Reservierung wird auf den folgenden Seiten beschrieben und ist ab Montag, den , 8.00 Uhr, möglich. 0

11 Reservierung eines Ferienplatzes (ab , 8.00 Uhr, möglich) Ab dem , 8.00 Uhr, werden alle Stadtranderholungsmaßnahmen 208 freigeschaltet und können online reserviert werden. Dazu melden Sie sich bitte mit Ihrer adresse und Ihrem Passwort an ().

12 Schritt : Alternative I Reservierung über den Programmpunkt Anmeldung Unter dem Punkt Anmeldung () gelangen Sie direkt zur Reservierung von Maßnahmen, ohne weitergehende Informationen zu den einzelnen Maßnahmen einzusehen. (Ausführliche Informationen zu den einzelnen Maßnahmen finden Sie in der Sonderausgabe der Hallo Du, die über die Startseite des Online-Reservierungsprogrammes einsehbar ist. Zudem sind diese über den Programmpunkt Programmliste einsehbar.) Es erscheint das folgende Bild. 2

13 Schritt 2: Klicken Sie neben dem Namen Ihres Kindes auf zu Veranstaltungen anmelden (). 3

14 Es erscheint untenstehendes Bild. Hier finden Sie jeweils folgende Informationen zu den Maßnahmen (in der Reihenfolge der Maßnahmenwochen im Jahr 208): Beginn der Veranstaltung (ohne zubuchbare Frühbetreuung ab 7.30 Uhr) Altersspanne der Teilnehmer/innen Kosten der Maßnahme (ohne Kosten für zubuchbare Frühbetreuung = Aufpreis in Höhe von 0 pro Woche) freie Plätze in der Maßnahme zum Zeitpunkt Ihrer Reservierung. 4

15 Wichtig!!! Bevor Sie mit der Reservierung der gewünschten Maßnahmen beginnen, beachten Sie bitte folgenden Hinweis: Für ein Kind kann pro Maßnahmewoche nur eine Veranstaltung reserviert werden. Melden Sie ein Kind in der gleichen Veranstaltungswoche bei verschiedenen Maßnahmenträgern parallel an (z.b. Kinderferienwerk. Osterferienwoche und Pfadfinder. Osterferienwoche), wird Ihre Mehrfachbuchung im Programm gemeldet, und eine/mehrere der parallel gebuchten Veranstaltungen im Nachhinein storniert. Sie können dabei nicht beeinflussen, aus welcher Maßnahme Ihr Kind storniert wird. In diesem Falle erhalten Sie eine Mail mit allen weiterführenden Informationen an die von Ihnen angegebene Mailadresse. Systembedingt kann diese Benachrichtigung etwas Zeit in Anspruch nehmen. 5

16 Schritt 3: Setzen Sie einen Haken an die gewünschte/n Veranstaltung/en (). Füllen Sie das Pflichtfeld Frühbetreuung mit den Worten Ja oder Nein aus (2). (Achtung: Frühbetreuung = Aufpreis in Höhe von 0 pro Woche!) Klicken Sie auf Mein Kind/Teilnehmer für die ausgewählten Veranstaltungen anmelden (3)

17 Sollten alle Plätze in einer Veranstaltung belegt sein, besteht entweder die Möglichkeit, sich auf einer Warteliste einzutragen () oder Sie wählen eine neue Veranstaltung für diesen Zeitraum aus. Die Wartelistenübersicht finden Sie am Ende der Veranstaltungsliste. Maßnahmen, für die es bereits eine Warteliste gibt, werden in der Gesamtliste der Veranstaltungen also nicht mehr aufgeführt. Wird in einer ausgebuchten Veranstaltung ein Platz frei, wird in der Folge die erste Familie auf der Warteliste automatisch per Mail kontaktiert. Ihr aktueller Wartelistenplatz ist nicht ersichtlich. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3, wenn Sie für weitere Geschwisterkinder Plätze reservieren möchten. 7

18 Schritt 4: Wenn Sie den Wartelistenplatz nicht mehr benötigen, weil Sie z.b. einen Platz in einer anderen Veranstaltung bekommen haben, sind Sie gebeten, diesen Wartelistenplatz eigenständig zu stornieren. Klicken Sie dazu auf das Rote X (). Setzten Sie sodann den Haken (2) bei kostenlos von der Warteliste abmelden und klicken Sie auf OK (3). SELBE SEITE?????? 8

19 Es erscheint das untenstehende Bild. Setzten Sie den Haken (2) bei kostenlos von der Warteliste abmelden und klicken Sie auf OK (3)

20 Schritt 5: Haben Sie alle gewünschten Veranstaltungen ausgewählt, erhalten Sie eine komplette Übersicht mit Ihrer Maßnahmenauswahl angezeigt. Am Status () sehen Sie hier, ob es sich bei der Auswahl der Veranstaltung um eine feste Zuteilung Z oder einen Wartelistenplatz W handelt. Wurde eine Veranstaltung wegen einer Mehrfachbuchung bei verschiedenen Veranstaltern gelöscht, sehen Sie ein S für Storno. 20

21 Schritt 6: Unter Druckversion / Teilnahmebestätigung () können Sie die auf der folgenden Seite dargestellte Übersicht über Ihre Reservierungen ausdrucken. 2

22 Schritt 7: Mit dieser Reservierungsbestätigung können Sie bei allen Veranstaltern reservierte Plätze nachweisen. Diese Liste ist als PDF auch mobil abrufbar, und kann in dieser Form ebenfalls bei der Anmeldung beim Maßnahmeträger vorgelegt werden. Den Veranstaltern liegt zum Zeitpunkt Ihrer persönlichen Anmeldung eine aktuelle Teilnehmer-/Reservierungsliste aus dem Online- Programm vor. Hiermit ist die Reservierung abgeschlossen. Sie können sich nun ausloggen. 22

23 Schritt : Alternative II Reservierung über den Programmpunkt Programmliste Unter dem Punkt Programmliste () erhalten Sie einen Überblick über alle Stadtranderholungsmaßnahmen 208. Es erscheint untenstehendes Bild. 2 Klicken Sie auf eine Maßnahme, um weitere Informationen zum jeweiligen Angebot zu erhalten und/oder von dort aus eine Reservierung vorzunehmen. (Alle Informationen finden Sie auch in der Sonderausgabe der Hallo Du, die über die Startseite des Online-Reservierungsprogrammes einsehbar ist.) 23

24 Schritt 2: Es erscheint eine Programmübersicht zu der von Ihnen angeklickten Maßnahme. Klicken Sie auf zu Veranstaltungen anmelden (). Schritt 3: Es erscheint das untenstehende Bild. Klicken Sie unter dem Namen Ihres Kindes auf zu Veranstaltungen anmelden (). 24

25 Es erscheint untenstehendes Bild. Hier finden Sie jeweils folgende Informationen zu den Maßnahmen (in der Reihenfolge der Maßnahmenwochen im Jahr 208): Beginn der Veranstaltung (ohne zubuchbare Frühbetreuung ab 7.30 Uhr) Altersspanne der Teilnehmer/innen Kosten der Maßnahme (ohne Kosten für zubuchbare Frühbetreuung = Aufpreis in Höhe von 0 pro Woche) freie Plätze in der Maßnahme zum Zeitpunkt Ihrer Reservierung. 25

26 Wichtig!!! Bevor Sie mit der Reservierung der gewünschten Maßnahmen beginnen, beachten Sie bitte folgenden Hinweis: Für ein Kind kann pro Maßnahmewoche nur eine Veranstaltung reserviert werden. Melden Sie ein Kind in der gleichen Veranstaltungswoche bei verschiedenen Maßnahmenträgern parallel an (z.b. Kinderferienwerk. Osterferienwoche und Pfadfinder. Osterferienwoche), wird Ihre Mehrfachbuchung im Programm gemeldet, und eine/mehrere der parallel gebuchten Veranstaltungen im Nachhinein storniert. Sie können dabei nicht beeinflussen, aus welcher Maßnahme Ihr Kind storniert wird. In diesem Falle erhalten Sie eine Mail mit allen weiterführenden Informationen an die von Ihnen angegebene Mailadresse. Systembedingt kann diese Benachrichtigung etwas Zeit in Anspruch nehmen. 26

27 Schritt 3: Setzen Sie einen Haken an die gewünschte/n Veranstaltung/en (). Füllen Sie das Pflichtfeld Frühbetreuung mit den Worten Ja oder Nein aus (2). (Achtung: Frühbetreuung = Aufpreis in Höhe von 0 pro Woche!) Klicken Sie auf Mein Kind/Teilnehmer für die ausgewählten Veranstaltungen anmelden (3)

28 Sollten alle Plätze in einer Veranstaltung belegt sein, besteht entweder die Möglichkeit, sich auf einer Warteliste einzutragen () oder Sie wählen eine neue Veranstaltung für diesen Zeitraum aus. Die Wartelistenübersicht finden Sie am Ende der Veranstaltungsliste. Maßnahmen, für die es bereits eine Warteliste gibt, werden in der Gesamtliste der Veranstaltungen also nicht mehr aufgeführt. Wird in einer ausgebuchten Veranstaltung ein Platz frei, wird in der Folge die erste Familie auf der Warteliste automatisch per Mail kontaktiert. Ihr aktueller Wartelistenplatz ist nicht ersichtlich. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3, wenn Sie für weitere Geschwisterkinder Plätze reservieren möchten. 28

29 Schritt 4: Wenn Sie den Wartelistenplatz nicht mehr benötigen, weil Sie z.b. einen Platz in einer anderen Veranstaltung bekommen haben, sind Sie gebeten, diesen Wartelistenplatz eigenständig zu stornieren. Klicken Sie dazu auf das Rote X (). Setzten Sie sodann den Haken (2) bei kostenlos von der Warteliste abmelden und klicken Sie auf OK (3). SELBE SEITE?????? 29

30 Es erscheint das untenstehende Bild. Setzten Sie den Haken (2) bei kostenlos von der Warteliste abmelden und klicken Sie auf OK (3)

31 Schritt 5: Haben Sie alle gewünschten Veranstaltungen ausgewählt, erhalten Sie eine komplette Übersicht mit Ihrer Maßnahmenauswahl angezeigt. Am Status () sehen Sie hier, ob es sich bei der Auswahl der Veranstaltung um eine feste Zuteilung Z oder einen Wartelistenplatz W handelt. Wurde eine Veranstaltung wegen einer Mehrfachbuchung bei verschiedenen Veranstaltern gelöscht, sehen Sie ein S für Storno. 3

32 Schritt 6: Unter Druckversion / Teilnahmebestätigung () können Sie die auf der folgenden Seite dargestellte Übersicht über Ihre Reservierungen ausdrucken. 32

33 Schritt 7: Mit dieser Reservierungsbestätigung können Sie bei allen Veranstaltern reservierte Plätze nachweisen. Diese Liste ist als PDF auch mobil abrufbar, und kann in dieser Form ebenfalls bei der Anmeldung beim Maßnahmeträger vorgelegt werden. Den Veranstaltern liegt zum Zeitpunkt Ihrer persönlichen Anmeldung eine aktuelle Teilnehmer-/Reservierungsliste aus dem Online- Programm vor. Hiermit ist die Reservierung abgeschlossen. Sie können sich nun ausloggen. 33

34 Info-Kontakt Wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, können Sie über das Kontaktformular () mit der Stadtverwaltung Kontakt aufnehmen. Sie erhalten schnellstmöglich eine Rückmeldung. 34