KIVBF-Cloud. KIVBF-Cloud-Magazin Die Zukunft der kommunalen Informationsverarbeitung. Gremien befürworten die Cloud

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1 KIVBF-Cloud-Magazin 2015 KIVBF-Cloud Die Zukunft der kommunalen Informationsverarbeitung Die KIVBF-Cloud in Funktion IT-Sicherheit in der KIVBF-Cloud Gremien befürworten die Cloud Die KIVBF-Cloud macht die kommunale Datenverarbeitung leistungsfähiger, flexibler und benutzerfreundlicher. ie Cloud entspricht allen Anforderungen D an die Sicherheit in der modernen Informationstechnik. ie Mitglieder der KIVBF bestätigen D die KIVBF-Cloud als richtungsweisende Strategie für die Zukunft.

2 2 Inhalt KIVBF-Cloud-Magazin Editorial. Die Einführung der Cloud-Technologie ist die Antwort der KIVBF auf die Herausforderungen der modernen kommunalen Datenverarbeitung. 6 7 KIVBF-Cloud-Magazin 2015 Editorial 3 Interview: Die IT-Sicherheit in der KIVBF-Cloud. Sicherheit spielt für die KIVBF schon immer eine entscheidende Rolle. Durch die KIVBF-Cloud profitieren davon auch die Kommunen. 4 5 Die KIVBF-Cloud in Funktion. Durch die KIVBF-Cloud lassen sich auch kom plexe Funktionen zuverlässig realisieren. Gleichzeitig entfällt die Notwendigkeit, KIVBF Lösungen zu installieren und zu aktualisieren, und die Gestaltung der Arbeitsplätze in den Kom munen wird deutlich flexibler. Sehr geehrte Damen und Herren, die Anforderungen an die kommunale Datenverarbeitung steigen in immer kür zeren Zeitabständen: Neue Handlungsfelder wie die einfachere Verwaltung müssen erschlossen werden, neue Verwaltungsabläufe erfordern eine immer stärkere Vernetzung der Datenbestände, und zusätzlich steigen kontinuierlich die Anforderungen an die Sicherheit unserer Informationstechnik. Die Möglichkeiten, die wachsenden Bedürfnisse an die kommunale Datenverarbeitung wie bisher in einem vertretbaren Kostenrahmen zu erfüllen, stoßen angesichts dieser dynamischen Entwicklung an ihre Grenzen. 8 9 Die KIVBF-Cloud nimmt den Pilotbetrieb auf Die Gremien befürworten einhellig die Cloud-Strategie. Durch eine umfassende Gremienstruktur werden die Kommunen des Zweckverbandes in alle Entscheidungen einbezogen. Und die Gremien befürworten die Cloud-Strategie der KIVBF. Ein reibungsloser Umstieg auf die Cloud-Technologie setzt eine umfangreiche Erprobung unter realen Bedingungen voraus. Diese läuft gerade erfolgreich bei den Pilotkunden. Die zunehmende Vielfalt der Aufgaben erfordert neue Ansätze und Ideen, um die Verfügbarkeit und die Betriebs sicherheit unserer Lösungen auch weiterhin zu gewährleisten und den Verband für zukünftige Herausforderungen gut aufzustellen. Mit der Entscheidung, den Innovationssprung in die Cloud zu wagen, haben wir als erster Zweckverband beschlossen, unser gesamtes Lösungsportfolio in die virtuelle Welt zu übertragen. Mit der Cloud vollzieht unser Verband den Schritt zu einer industrialisierten IT mit einfach zu reprodu zierenden Modulen und Teilprozessen. Durch diesen tech n o lo gi schen Sprung sind wir in der Lage, den immer komplexeren Anforderungen an unsere Lösungen effektiv und kosten effizient zu begegnen. Gleichzeitig erhöhen wir durch die zunehmende Automation von Prozessen die Benutzerfreundlichkeit und steigern die Sicherheit unserer Anwendungen. Dafür haben wir mit der KIVBF-Cloud eine Architektur entwickelt, mit der Sie Ihre IT sehr einfach beziehen können. Die Einrichtung der Arbeitsplätze, die Anmeldung der Benutzer und die Buchung der Lösungen ist dank der KIVBF-Cloud nur noch eine Sache von wenigen Mausklicks. Eine intelligente Vernetzung in der kommunalen Datenverarbeitung bedeutet in Zeiten der Cloud aber nicht nur eine Netzwerkverbindung zwischen den Rechenzentren und den Arbeitsplätzen in Ihren Kommunen, sondern auch ein einheitliches Wirken auf der Basis gemeinsamer Entscheidungsprozesse in unseren Gremien. Wir freuen uns darauf, zusammen mit Ihnen die positive Entwicklung unseres Zweckverbandes weiter fortzuführen. William Schmitt Geschäftsführer

3 4 Cloud in Funktion KIVBF-Cloud-Magazin 2015 KIVBF-Cloud-Magazin 2015 Cloud in Funktion 5 Alles wie immer. Nur besser. Das bringt die Cloud. Für die Anwender bleibt (fast) alles gleich bei den bewährten Fachverfahren. Im Hintergrund verändert sich aber die gesamte Struktur der Datenverarbeitung und wird effizienter, sicherer und flexibler. Bisher werden die Lösungen der KIVBF lokal auf den Rechnern in den Kommunen ausgeführt. Dafür sind komplexe Einzelinstallationen notwendig, die neben den Fachverfahren viele weitere Hilfsprogramme wie Datenbanken, Laufzeitumgebungen, Backup-Lösungen und VPN-Clients voraussetzen. Diese Form der Datenverarbeitung ist bei Neuinstallationen, Aktualisierungen und Störungen sehr wartungsintensiv. Im Cloud-Betrieb werden alle Anwendungen und Zusatzprogramme auf Servern in den Rechenzentren der KIVBF ausgeführt. Die Benutzer in den Kommunen benötigen nur noch ein einziges Programm, den Citrix Receiver, das die Benutzeroberfläche vom Server auf den lokalen Rechner spiegelt. Auf diese Weise lassen sich viele Prozesse wie die Benutzerverwaltung und Datensicherung effizienter ausführen. Für die Kommunen wird die Gestaltung der Arbeitsplätze gleichzeitig deutlich flexibler. Einfache Installation Für die Nutzung der KIVBF-Cloud müssen auf dem lokalen Endgerät lediglich ein aktueller Browser und der Citrix-Receiver verfügbar sein. Die Installation weiterer Softwarepakete ist nicht mehr erforderlich. Einfache Integration Der Citrix-Receiver kann auf einer Vielzahl von Betriebssystemen und Endgeräten betrieben werden. Die KIVBF-Cloud kann daher einfach in bestehende IT-Strukturen integriert werden. ADMIN Einfache Administrierung Durch die Cloud werden die Funktionen der Software von der Hardware entkoppelt. Installa tionen und Updates von KIVBF-Lösungen sind nicht mehr notwendig, und die Arbeitsplätze lassen sich flexibler gestalten. Sichere Anmeldung Die Anmeldung ist mit einer Zwei- Faktor-Authentisierung gesichert. Neben dem Benutzernamen und dem geheimen Passwort ist ein weiteres Geheimnis notwendig, etwa ein Zertifikat, ein Einmalpasswort oder eine Smartcard. Der Missbrauch von korrumpierten Passwörtern wird dadurch verhindert. Server KIVBF Community Cloud Nur bekannte, registrierte Benutzer aus den Kommunen haben Zugriff auf die KIVBF-Cloud. Die Unsicherheitsszenarien wie bei frei zugänglichen Cloud-Diensten entfallen damit. Geschlossene Benutzerkreise Die Arbeitsbereiche der einzelnen kommunalen Verwaltungen und Benutzer sind voneinander getrennt und so vor unerlaubten Zugriffen bestens geschützt. Drucker Scanner Einfache Anbindung von Peripheriegeräten Drucker, Scanner und andere Peripheriegeräte können in der KIVBF-Cloud grundsätzlich weiterverwendet werden. Die KIVBF unterstützt die Kommunen bei der Beschaffung geeigneter Geräte. Einfache Mobilität Die KIVBF bietet optional ein komplettes Management von mobilen Endgeräten an. Dadurch ist nicht nur der Zugriff auf einzelne Lösungen, sondern das komplette Endgerät gegen Schadsoftware und unbefugtes Eindringen geschützt. Sichere Verbindung Der Datenaustauch zwischen den lokalen Rechnern und den KIVBF-Rechenzentren wird mit einem sicheren Verfahren verschlüsselt. Ohnehin werden nur Inhalte übertragen, die zur Anzeige auf dem Bildschirm oder zum Ausdrucken benötigt werden. Ausfallsicherheit Alle Funktionen und Daten werden redundant auf verschiedene Rechenzentren verteilt. Sollte ein Rechenzentrum ausfallen, kann automatisiert auf einen anderen Standort umgeschaltet werden. USER USER USER Lesegerät Einfache Bedienung Der Anwender wird den Umstieg auf die Cloud-Technologie fast nicht bemerken. Nach der Anmeldung stehen die Fachverfahren in der gewohnten und bewährten Form zur Verfügung. Einfache Anmeldung Der Endanwender muss sich zukünftig nur noch ein einziges Mal anmelden, nämlich beim Zugriff auf die KIVBF-Cloud. Die Anmeldung zu den einzelnen Lösungen erfolgt automatisch. Automatisierte Backups Von den Lösungen und Datenbeständen in der KIVBF-Cloud werden regelmäßig komplette Sicherungen erstellt. Bei Ausfällen sind die Anwender so vor größeren Datenverlusten geschützt. Kommune Kommunikationswege KIVBF-Zentrale

4 6 Interview IT-Sicherheit KIVBF-Cloud-Magazin 2015 Interview IT-Sicherheit 7 Alles wie immer. Also sicher. Zertifizierungen Interview Der Begriff Cloud ist zwar in aller Munde, hat für viele aber auch ein Geschmäckle nach fehlenden Schutzmechanismen, unkontrollierter Datensammelwut und mangelnder Kontrolle über die eigenen Datenbestände. Warum die KIVBF-Cloud anders ist, zeigt das Gespräch mit Christoph Franz und Ulrich Hiegert. Sicherheit in der digitalen Datenverarbeitung bedeutet wesentlich mehr als nur den Schutz vor Viren oder vor Hackerangriffen aus dem Internet. Informationssicherheit umfasst vielmehr drei unterschiedliche Bereiche, nämlich Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität: Christoph Franz ist IT-Sicherheitsbeauftragter der KIVBF. Er ist dafür zuständig, dass die von der KIVBF verarbeiteten Daten verfügbar, in sich integer und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Sicherheit spielt für uns schon immer eine große Rolle. Ulrich Hiegert ist Mitarbeiter der Stabsstelle Cloud-Plattform und am sicherheitstechnischen Aufbau der KIVBF-Cloud beteiligt. Er war zuvor im Fachbereich IT-Sicherheit tätig. Die Kommunen sollen aktiv an der Entwicklung mitwirken. Viele Anwender verbinden mit dem Cloud-Begriff Dienste wie DropBox oder Apples icloud. Inwieweit passt die KIVBF-Cloud in dieses Schema? Christoph Franz Die KIVBF-Cloud ist kein öffentlicher Cloud-Dienst, sondern nur von ihren Kunden erreichbar. Es handelt sich bei der KIVBF-Cloud um eine Community Cloud, die ausschließlich für Kommunalverwaltungen und deren Einrichtungen Dienste anbietet. Wie in einer Private Cloud erhalten hierbei nur authentifizierte Nutzer Zugang. Im Gegensatz dazu ist eine Public Cloud für jeden, sogar für einen nicht authentifizierten Nutzer zugänglich. Ulrich Hiegert Die KIVBF bleibt weiterhin Datenverarbeiter. Während man in den genannten Public Clouds lediglich Daten ablegt, dient die KIVBF-Cloud zur Bereitstellung der KIVBF-Lösungen und Verarbeitung der Daten. Es handelt sich somit um eine andere Ausprägung des Cloud- Service-Modells. Mit der Cloud betritt die KIVBF gewissermaßen Neuland in der kommunalen Datenverarbeitung. Was verändert sich mit der Einführung der Cloud in den Sicherheitsstruk turen bei der KIVBF und in den Kommunen? Christoph Franz Die KIVBF betritt keineswegs Neuland. Wir sind seit jeher Auftragsdatenverarbeiter, was heißt, dass die Kommune immer Eigentümer der Daten ist und bleibt. Das Thema Sicherheit spielt für uns daher schon immer eine große Rolle. Wir haben gesetzliche Vorgaben, vom Datenschutzrecht über die speziellen Gesetze, die regeln, wie mit diesen sensiblen Daten verfahren werden muss. Mit der Einführung der KIVBF-Cloud verfolgen wir lediglich konsequent einen Weg weiter, dessen Vorteile wir erkannt haben. Das Einzige, was sich dabei wirklich verändert, ist die Darstellung der Software. Hier führen wir eine neue Präsentationsschicht ein. Neuland ist aus unserer Sicht also im Zuge der KIVBF-Cloud lediglich die Automatisierung der Vorgänge, um unser Handeln noch besser auf die Wünsche der Kunden abstimmen zu können. Wenn nun sämtliche Daten im Cloud-Rechenzentrum verarbeitet werden, wie wird dann eine sichere Verbindung zwischen den Rechenzentren und den Arbeitsplätzen in den Kommunen hergestellt? Christoph Franz Die Verbindung wird durch eine sichere Ende-zu-Ende-Verschlüsselung hergestellt. Die Verschlüsselung findet also vom Endanwender bis hin zur Server-Infrastruktur des Rechenzentrums statt. Außerdem ist das Cloud-Rechenzentrum nach wie vor das KIVBF-Rechenzentrum. Anders als bei anderen Diensten, die weltweit verteilt sind, wissen wir ganz genau, wo unsere Server stehen, und daran ändert sich auch mit Einführung der KIVBF-Cloud nichts. Ulrich Hiegert Um sich von einem Drittnetz in der KIVBF-Cloud anzumelden, muss der Benutzer eine Zwei-Faktor-Authentisierung durchlaufen. Dabei handelt es sich um zwei unterschiedliche Arten von Geheimnissen, über die nur der Nutzer verfügt. Dies kann zum Beispiel die Kombination aus einem bestimmten Endgerät und dem zugehörigen Passwort sein wie beispielsweise Geldkarte und PIN im Falle des Geldabhebens am Automaten. Es reicht also für einen Angreifer nicht, lediglich eine der beiden Sicherungsebenen zu passieren. Bei vielen anderen Cloud-Diensten ist diese Art der Zugangssicherung nur sehr rudimentär oder gar nicht umgesetzt. Sicherheit bedeutet nicht nur Schutz vor unberechtigtem Zugriff, sondern auch Schutz vor Ausfällen und vor Datenverlusten. Wenn die Server stillstehen, geht nichts mehr. Welche Maßnahmen hat die KIVBF für diese Szenarien ergriffen? Ulrich Hiegert Die KIVBF schützt sich hier nach den Vorgaben des IT-Grundschutzes. Es werden regelmäßig Backups, also Kopien von den Bestandsdaten erstellt. Diese Daten werden selbstverständlich nicht nur an einem Standort gehalten, sondern auch an einen zweiten Standort innerhalb Baden-Württembergs gespiegelt. Wir haben sowohl am Hauptstandort als auch am Backupstandort die IT-Systeme redundant ausgelegt. Selbst bei einem Totalausfall der IT am Hauptstandort haben wir die Möglichkeit, die Systeme am Backupstandort wieder anlaufen zu lassen. An beiden Standorten haben wir dafür gesorgt, dass über eine unterbrechungsfreie Stromversorgung Stromschwankungen abgefangen werden. Zusätzlich verfügen wir über Diesel- Aggregate an den Standorten, sodass die Möglichkeit besteht, sogar längere Stromausfälle zu überbrücken. Wenn zahlreiche Sicherungsmaßnahmen in die Cloud verlagert werden: Welche Vorkehrungen müssen die Anwender in den Kommunen auf ihren lokalen Rechnern überhaupt noch treffen? Ulrich Hiegert Die Kommune ist natürlich nicht zu hundert Prozent von Schutzmaßnahmen befreit. Der Anwender muss weiterhin den technisch üblichen Grundschutz erfüllen. Das heißt: Die Endgeräte müssen zum Beispiel in einem geschützten Netz stehen, passwortgesichert sein und mit aktuellen Virenschutz- und Betriebssystemupdates versehen werden. Der Arbeitsplatz darf also nicht vernachlässigt werden. Gerade aber hinsichtlich der Administration wird einiges erleichtert. Der Administrator vor Ort installiert nur noch die Zugangssoftware zur KIVBF-Cloud. Es entfällt die Installation und Wartung der lokal vor Ort installierten Fachverfahrensteile, da diese nun vollständig zentral in der KIVBF-Cloud betrieben werden. Bei Verfahren mit hohem Schutz bedarf wie dem Zensus oder dem Waffenverfahren ist die Kommune durch die Verlagerung in die Cloud sogar von einigen aufwändigen Sicherheits maßnahmen vor Ort befreit. Welchen Rat geben Sie den Kommunen mit Blick auf die Einführung der Cloud? Ulrich Hiegert Die KIVBF gestaltet die Cloud ja gemeinsam mit Verbandsmitgliedern und Nutzern vor Ort. Diese Vorgehensweise betrachten wir als große Chance, die aber der aktiven Mitgestaltung bedarf. Alle Mitglieder sollten sich beteiligen, uns aufgetretene Fehler melden und eigene Vorschläge einbringen. Für die IT-Administratoren in den Kommunen entfallen mit der Einführung der Cloud zeitaufwändige Tätigkeiten wie die Installation und das Updaten von Fachverfahren. Stattdessen rücken strategische Maßnahmen wie die Optimierung der Cloud- Dienste in der eigenen Verwaltung weiter ins Blickfeld. Wir möchten, dass die Nutzer am Entwicklungsprozess der KIVBF-Cloud aktiv mitwirken, sodass wir Qualität und Zufriedenheit langfristig garantieren können. Vertraulichkeit bedeutet, dass vertrauliche Informationen vor unbefugter Preisgabe geschützt werden müssen Verfügbarkeit bedeutet, dass alle Dienstleistungen, Funktionen und Datenbestände eines Datenverarbeitungssystems im vereinbar ten Zeitrahmen zur Verfügung stehen Integrität bedeutet, dass die Daten stets vollständig und unverändert sind Die KIVBF betreibt großen technischen, personellen und organisatorischen Aufwand, um die Sicher - heit der Daten ihrer kommunalen Kunden in allen diesen Bereichen zu gewährleisten. Dies wird auch von externen Stellen bestätigt. Besonders stolz sind wir darauf, 2012 als erstes Kommunales Rechenzentrum in Baden-Württemberg die Zertifizierung nach ISO auf Basis von IT-Grundschutz des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik erhalten zu haben. Ebenfalls als erstes kommunales Rechenzentrum haben wird den ISO-IEC Standard erreicht, der eine erfolgreiche Umsetzung eines Informationssicherheitsmanagements würdigt.

5 8 Cloud im Pilotbetrieb KIVBF-Cloud-Magazin 2015 KIVBF-Cloud-Magazin 2015 Cloud im Pilotbetrieb 9 Durch die Mischung der Teilnehmer bekamen wir einen Eindruck von den Problemstellungen der anderen Kommunen, konnten neue Kontakte knüpfen und neue Erkenntnisse gewinnen. Alles wie immer. Bestens erprobt. Qualitätssicherung vor Ort. Mit umfangreichen Tests stellt die KIVBF sicher, dass die Cloud ihre Funktionen in allen Fällen erfüllt. Im Pilotbetrieb bei ausgewählten Kommunen wird die neue Plattform erstmals in der Praxis erprobt. Nur im Pilotbetrieb lässt sich die Cloud unter realistischen Bedingungen testen. Die technischen Anforderungen an die KIVBF-Cloud sind umfangreich. Die neue, virtualisierte Betriebsplattform muss nicht nur mit verschiedenen Betriebssystemen und den unterschiedlichen IT-Umgebungen der Kommunen harmonieren, es muss auch sichergestellt sein, dass die von den Kunden genutzten Lösungen und Schnittstellen genauso reibungslos funktionieren wie bisher. Dazu gehört die Anbindung von Druckern, Scannern und anderen Peripheriegeräten ebenso wie die Kommunikation der Lösungen untereinander und mit anderen Programmen. Die KIVBF erprobt die Cloud wie alle ihre Lösungen in umfangreichen internen und externen Testphasen. Durch sie wird sichergestellt, dass alle Lösungen im Cloud-Betrieb in der gleichen Qualität zur Verfügung stehen wie zuvor als lokale Installationen. Zudem lassen sich Störungen und Mathias Haas Kämmerer und designierter Bürgermeister der Gemeinde Schwarzach Probleme im Vorfeld erkennen und vor der Einführung in den Kommunen beseitigen. Besonders wichtig ist dabei die Erprobung bei den Pilotkunden in den Kommunen. Denn nur mit ihnen lassen sich alle Möglichkeiten und Unmöglichkeiten des Alltagsbetriebes erfassen, und nur bei den Pilotkunden zeigt sich wirklich, wie gut die Anwender mit der Cloud-Plattform zurechtkommen. Nach einer erfolgreichen internen Überprüfung der KIVBFCloud begann im Juni 2014 die Testphase in den Kommunen. Die Pilotkunden wurden dabei aus allen Kundensegmenten und aus allen Regionen ausgewählt, um einen möglichst repräsentativen Querschnitt über das Verbandsgebiet und seine IT-Strukturen zu gewinnen. Aktuell ist die KIVBF mit 14 Pilotkunden in der Erprobung. Bild: Gemeinde Untereisesheim, Rathaus mit Brunnen Von der Idee bis zur fertigen Lösung. Produktentwicklung bei der KIVBF. Idee Impuls für ein neues Produkt Konzeption Business Case Erste Grundüberlegungen Bewertung des Projektes Design Feinjustierung und vollständige Produktbeschreibung Entwicklung Ausarbeitung bis zur Produktionsreife Interne Pilotierung Externe Pilotierung Markteinführung Erprobung innerhalb der KIVBF Erprobung bei ausgewählten Kunden Präsentation des Produkts Produktion Stabilisierung und Qualitätssicherung Zu Beginn der Pilotphase standen zunächst nicht die technischen Fragen im Vordergrund. Im ersten Pilotkunden workshop sollten die Vertreter aus den kleinen und großen Verwal tungen vielmehr gemeinsam den Nutzen aus der KIVBF-Cloud herausarbeiten, eine gemeinsame Sichtweise auf die Cloud entwickeln und ihr Verständnis für die Interessen und Bedürfnisse der anderen Kommunen schärfen. Unsere kommunalen Kunden haben ganz unter schiedliche IT-Voraussetzungen, erläutert Kundenmanager Jens Kohrs das Vorgehen der KIVBF, das reicht vom Melde beamten, der nebenher noch Administrator ist, bis zum IT-Leiter, der ein ganzes Rechenzentrum unter sich hat. Erst wenn einer den anderen versteht, wird eine fruchtbare Zusammenarbeit möglich. Im zweiten Workshop gingen die Pilotkunden dann an die Verknüpfung der Cloud mit ihrer täglichen Arbeit. Sie analysierten Geschäftsprozesse, die in direkter Verbindung zu den Verfahren der KIVBF stehen, und einigten sich auf Standards für das Zusammenspiel der Verfahrensschnitt stellen. Die eigentliche technische Pilotierung vollzieht sich in zwei Phasen. In der ersten Phase, die bis Anfang 2015 andauern soll, wird zunächst im Parallelbetrieb getestet: Bis zu 10 Mitarbeiter einer Verwaltung erledigen ihre täglichen Aufgaben in der Cloud-Umgebung, können aber jederzeit auf die lokale Installation wechseln und dort weiterarbeiten, falls es zu Problemen kommen sollte. Die zweite Phase gleicht dem realen Produktivbetrieb, denn in ihr wird ausschließlich mit der Cloud-Plattform gearbeitet. Die Pilotkunden bringen der KIVBF große Bereitschaft ent gegen, indem sie ihre Mitarbeiter einbinden und ihre tech nischen Ressourcen für die Qualitätssicherung der KIVBF zur Verfügung stellen. Dafür können sich die Pilotkunden auch voll und ganz auf die Unterstützung der KIVBF verlassen: Alle Anfragen werden umgehend bearbeitet, alle Probleme werden zeitnah behoben neben den technischen Schnittstellen muss eben auch das Menschliche stimmen. Entsprechend positiv bewerten die Pilotkunden das Cloud-Projekt, so wie Ernst Teckhaus, der IT-Admi nistrator der Gemeinde Untereisesheim: Wir sehen in der Cloud-Technologie die Zukunft und sind mit der KIVBF auf einem guten Weg, dorthin zu gelangen. Informationsverarbeitung bei den Mitgliedern der KIVBF im Vergleich. Gemeinden bis Einwohner Gemeinden bis Einwohner Stadt- und Landkreise, Große Kreisstädte Mitarbeiter mit KIVBF-Lösungen KIVBF-Lösungen pro Mitarbeiter 2, ,5 Arbeitsorganisation IT wird oft im Rahmen anderer Fachaufgaben miterledigt Eigene IT-Mitarbeiter Eigene IT-Fachabteilungen, teilweise eigene Rechenzentren mit Virtualisierung Wir wurden großartig betreut und haben immer hilfreiche Rückmeldung bekommen. Das hat uns sehr motiviert! Ernst Teckhaus IT-Administration Untereisesheim

6 10 Beschlüsse der Gremien KIVBF-Cloud-Magazin 2015 KIVBF-Cloud-Magazin 2015 Beschlüsse der Gremien 11 Die Gremien befürworten die Cloud! Der Fachbeirat IT-Leiter hat das Cloud-Projekt in seiner Sitzung am 9. April intensiv beraten und die KIVBF auf ihrem Weg in die Cloud bestätigt. Der jeweilige Nutzen für die einzelnen Kundensegmente und die Integration in die kommunalen IT-Strukturen wird im Rahmen der Pilotierung eingehend beraten. Für die weitere Entwicklung des Cloud-Projektes waren die Sitzungen des Organisationsbeirates am 8. Mai und am 3. Juli sowie die Sitzung des Strategieausschusses am 28. Mai entscheidend. In ihnen wurde die Frage nach einer Preisgestaltung diskutiert, welche die strukturellen Unterschiede zwischen den einzelnen Gemeinden mit einbezieht. Im weiteren Verlauf wurde eine verursachergerechte Preisstruktur beschlossen, die aus einem Basispreis für den Zugang zur KIVBF-Cloud und einem Preiselement für die Lösungen besteht, das in Abhängigkeit von ihrer jeweiligen Komplexität mit einer Zuordnung zu den Kategorien leicht, mittel oder schwer verbunden wird. Durch eine an den Abnahmemengen orientierte Preisstaffelung gleichen sich die kalkulierbaren strukturellen Unterschiede zwischen den einzelnen Kommunen aus, und kleine und mittlere Gemeinden, Große Kreisstädte sowie Stadt- und Landkreise werden gleichermaßen fair berücksichtigt. Der Verbandsnutzen überwiegt die Summe der Einzel nutzen bei Weitem so fasst der Verbandsvorsitzende, Landrat Frank Hämmerle, Landkreis Konstanz, die Beschlüsse der Gremien und die Bereitschaft zum solidarischen Handeln unter den Mitgliedern zusammen. Für die KIVBF ist die Zustimmung der Gremien ein klares Signal, den Weg in die Cloud gemeinsam mit den Kunden fortzusetzen. Über die Gremien gestalten die Kommunen die Arbeit der KIVBF aktiv mit. Mitgestaltung auf allen Ebenen. Im Zweckverband der KIVBF haben sich insgesamt 539 Mitglieder zusammengeschlossen. Alles wie immer. Gemeinsam beschlossen. Die aktuelle Beschlusslage der Gremien. Die Verlagerung der kommunalen Fach anwendungen in die Cloud ist eine der wichtigsten strategischen Entscheidungen in der Geschichte der KIVBF. Diese Entscheidung wird von den Vertretern der Kommunen in den Gremien mit großer Mehrheit bekräftigt. Der Verbandsnutzen überwiegt die Summe der Einzelnutzen bei Weitem. Frank Hämmerle Verbandsvorsitzender Verbandsversammlung, Verwaltungsrat, Strategieausschuss, Organisationsbeirat und mehrere Fachbeiräte der Zweck verband KIVBF unterteilt sich in eine Vielzahl von Gremien. Für die Zusammenarbeit mit den kommunalen Kunden sind diese Gremien von entscheidender Bedeutung, denn sie bieten den Mitgliedern des Zweckverbandes die Möglichkeit, auf allen Ebenen und in allen Bereichen die geschäftliche Ausrichtung und Entwicklung der KIVBF zu gestalten. Vor allem bei strategischen Themen wie der KIVBF-Cloud ist die Mitwirkung der Gremien von zentraler Bedeutung. Die Entscheidung, Großrechner und Client-Server-Konstellationen hinter sich zu lassen und den Innovationssprung in die Cloud-Architektur zu wagen, ist mit umfangreichen Veränderungen für alle Beteiligten verbunden. Die neue Technologie wirkt sich nicht nur auf die IT-Strukturen bei der KIVBF und in den Kommunen aus, sondern macht auch umfangreiche Abstimmungsprozesse zwischen den Beteilig ten in den Gremien notwendig. Nach dem Abschluss der Konzeptions- und Planungs ar bei ten und einigen unvermeidlichen Kinderkrankheiten nahm das Cloud-Projekt Ende 2013 endlich Fahrt auf. Und seit dem Frühjahr 2014 haben die dafür relevanten Gremien der KIVBF, der Fachbeirat IT-Leiter, der Orga nisationsbeirat, der Strategieausschuss und der Verwaltungsrat, auf ihren Sitzungen intensiv über die Cloud beraten, Impulse für die weitere Entwicklung gegeben und die KIVBF-Cloud als richtungs- und zukunftsweisend be stätigt. Die Gremien der KIVBF. Die Mitglieder kommen aus den Regionen Nord Heilbronn-Franken und Unterer Neckar Mitte Mittlerer Oberrhein und Nordschwarzwald Süd Südlicher Oberrhein und Hochrhein Von den Mitgliedern sind 510 kreisangehörige Städte und Gemeinden 17 Landkreise 7 Stadtkreise 5 sonstige Körperschaften des öffentlichen Rechts Die Unterschiede zwischen den Gemeinden beschränken sich nicht auf Region, Größe und Verwaltungsform. Besonders deutlich werden sie in den völlig unterschied lichen IT-Strukturen: Während Beschäftigte der kleineren Gemeinden die IT-Administration häufig zusammen mit ihren regulären Aufgaben erledigen, verfügen die großen Städte und Kreise über eigene IT-Abteilungen und Rechenzentren, die hunderte von Arbeitsplätzen verwalten. Aus der Vielfalt der Kunden entstehen ganz unterschied liche Bedürfnisse und Interessen. Um alle diese Perspek tiven angemessen zu berücksichtigen, werden die Gremien mit Vertretern aus allen Regionen besetzt. Sie stammen jeweils proportional aus den kreisangehörigen Gemeinden, Großen Kreisstädten, Land- und Stadtkreisen. Durch die umfassende Gremienstruktur werden alle Interessen ausgewogen berücksichtigt. Verbandsversammlung Besetzung: 539 Mitglieder, je 1 Vertreter jedes Mitglieds des Zweckverbands Aufgabe: Legt die Grund sätze für die Tätigkeit der KIVBF fest Strategieausschuss Besetzung: 9 Mitglieder, je drei aus jeder Region Aufgabe: Berät den Ver waltungsrat in strate gischen Angelegenheiten Fachbeirat IT-Leiter Verwaltungsrat Entscheidungsebene Besetzung: 30 Mitglieder, je 10 Vertreter der Städte, Gemeinden und Landkreise Aufgabe: Berät die Beschlüsse der Verbandsversammlung vor und entscheidet im Rahmen seiner Zuständigkeit Organisationsbeirat Besetzung: 30 Mitglieder, Zusammensetzung wie Verwaltungsrat Besetzung: 30 Mitglieder, Zusammensetzung wie Verwaltungsrat Aufgabe: Dient dem Austausch praktischer Erfahrungen im Umfeld der kommunalen IT, nimmt Anforderungen der Kommunen auf und gibt Empfehlungen an den Organisationsbeirat Aufgabe: Unterstützt die Lösung von fachlichen und organisatorischen Fragen im Umfeld der kommunalen IT. Berät in bestimmten Angelegenheiten die Beschlüsse des Verwaltungsrats vor Beratungsebene

7 Unsere Partner IMPRESSUM Herausgeber: KIVBF Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken Standort Freiburg Auwaldstraße Freiburg Fon Standort Heilbronn Weipertstraße Heilbronn Fon Redaktion: Claudia Götz und Gabriele Kolodzeike Gestaltung: MR&H Werbeagentur Hauptsitz und Standort Karlsruhe Pfannkuchstraße Karlsruhe Fon Standort Heidelberg Maria-Probst-Straße Heidelberg Fon V.i.S.d.P.: Jürgen Abelshauser, Geschäftsbereichsleiter Marketing und Vertrieb, Stellvertretender Geschäftsführer Druck: Furtwängler GmbH & Co. KG Fotos: KIVBF, Fotolia, Gemeinde Untereisesheim, Gemeinde Schwarzach

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