Leitfaden zum Ausfüllen der Abrechnungsformulare 2018

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1 PROMEA Sozialversicherungen Ifangstrasse 8, Postfach, 89 Schlieren Tel , Fax info@promea.ch, Leitfaden zum Ausfüllen der Abrechnungsformulare 08 Guten Tag Auch dieses Jahr haben wir einen Leitfaden mit wertvollen Informationen erstellt, der Ihnen das Ausfüllen der Formulare für die Jahresabrechnung 08 erleichtern soll. Bitte lesen Sie deshalb diese nützliche Anleitung kurz durch. Es ist für Sie wesentlich einfacher, zuerst die Lohnbescheinigung und allenfalls die Absenzentschädigungen auszufüllen und erst dann die Totalbeträge auf das Hauptformular Abrechnung 08 zu übertragen. Die Musterbeispiele und detaillierten Informationen zum Ausfüllen der einzelnen Formulare sind auf den Folgeseiten vermerkt. Tragen Sie bitte nur Löhne in die Lohnbescheinigung ein, welche auch tatsächlich im Jahr 08 ausbezahlt wurden. Negative Lohnsummen für 08, d. h. allfällige Korrekturmeldungen oder auch zusätzliche Einkommen aus früheren Jahren, sind uns stets als Nachtrag separat zu melden. So vermeiden Sie unangenehme Verzugszinsen. Beachten Sie bitte die wichtigen Punkte auf der Seite. Wenn Sie das alljährliche Verfahren via PartnerWeb oder ELM das erste Mal elektronisch mit uns abwickeln, so genügt diese einfache Online-Meldung. Wir bitten Sie, die Abrechnungsformulare nicht auch noch zusätzlich per Post einzureichen. Falls Sie zudem für die Berufliche Vorsorge bei unseren Pensionskassen PROMEA Pensionskasse oder Pensionskasse Optik / Photo / Edelmetall angeschlossen sind, so erhalten Sie die notwendigen Dokumente für die Lohndeklaration 09. Haben Sie noch Fragen? Wir helfen Ihnen gerne. Für die gute Zusammenarbeit danken wir Ihnen bestens und wünschen Ihnen, Ihren Mitarbeitenden und Familien eine frohe und besinnliche Weihnachtszeit sowie viel Glück und Erfolg für das neue Jahr. Unterlagen für PROMEA Ausgleichskasse und PROMEA Familienausgleichskasse Lohnbescheinigung AHV 08 Abrechnung 08 Pauschale Lohnmeldung 09 Unterlagen für PROMEA Pensionskasse und Pensionskasse Optik / Photo / Edelmetall (sofern Anschluss für die. Säule bei uns besteht) Leitfaden Lohnliste Die ausgefüllten und unterzeichneten Formulare müssen bis spätestens am 8. Januar 09 eingereicht werden. Ihre PROMEA Sozialversicherungen

2 Formular Lohnbescheinigung 08 Auf der Lohnbescheinigung sind bereits die uns bekannten Arbeitnehmenden mit der Versichertennummer aufgeführt. Ergänzend zur Versichertennummer wird das Geburtsdatum der Arbeitnehmenden und das Geschlecht ausgewiesen. Es sind nur beitragspflichtige Lohnsummen und die Beschäftigungsdauer einzutragen. Ergänzen Sie unbedingt alle fehlenden Arbeitnehmenden sowie Aushilfen und streichen Sie diejenigen, welche im Jahr 08 nicht mehr beschäftigt waren. Beachten Sie, dass die korrekte Versichertennummer, das genaue Geburtsdatum sowie das Geschlecht aufgeführt werden müssen. Arbeitnehmende im ordentlichen Rentenalter sind nur für die Löhne AHV-beitragspflichtig, welche den gesetzlichen Freibetrag von CHF 400 pro Monat bzw. CHF 800 pro Jahr übersteigen. Es werden ab dem ordentlichen Rentenalter auch keine ALV-Beiträge mehr erhoben. Formular Aufteilung der FAK-Lohnsummen pro Kanton Falls Sie in mehreren Kantonen die FAK-Beiträge nur mit einer Mitgliedernummer abrechnen, müssen Sie die einzelnen Lohnsummen pro Kanton auf der detaillierten Aufstellung angeben. Formular Absenzentschädigungen Mitglieder der Verbände AM Suisse und suissetec können für bestimmte Absenzen Entschädigungen geltend machen. Entschädigungsberechtigte Absenzen sind auf diesem Formular aufgeführt. Pro Mitarbeitenden ist zunächst der Tagesansatz zu ermitteln, siehe Berechnungsformel. Absenzentschädigungen sind auf CHF 8 pro Tag limitiert. Es ist wichtig, den Grund der Absenz pro Mitarbeitenden anzugeben sowie auf die Begrenzung der Anzahl Tage pro Absenzgrund zu achten. Eine pauschale Abgeltung der Absenzentschädigungen können wir leider nicht akzeptieren. Formular Abrechnung 08 Für die AHV, ALV, FAK und MSV GE massgebende Totallohnsummen sind, sofern sie mit uns abgerechnet werden, wie nachfolgend aufgezeigt in den einzelnen Feldern einzutragen: AHV (Feld Nr. ) Total der Lohnsumme gemäss Lohnbescheinigung. ALV Arbeitslosenversicherung (Feld Nr. ) Total der AHV-Lohnsumme gemäss Lohnbescheinigung. Wichtig: die maximale jährliche Lohnsumme darf höchstens CHF pro Arbeitnehmenden betragen! ALV Arbeitslosenversicherung (Feld Nr. ) Übersteigt die jährliche Lohnsumme den Betrag von CHF 48 00, ist bei der ALV nur noch die Differenz anzugeben. Beispiel: CHF ALV = CHF 800 FAK Familienausgleichskasse (Feld Nr. 4) Total der AHV-Lohnsumme gemäss Lohnbescheinigung. Mitglieder, welche hingegen mit mehreren FAK-Kantonen nur über eine Mitgliedernummer abrechnen, müssen dieses Feld nicht ausfüllen. Dafür ist aber das Formular «Aufteilung der Lohnsummen» pro Kanton zu ergänzen. MSV GE Mutterschaftsversicherung Kanton Genf (Feld Nr. ) AHV-Lohnsumme der im Kanton Genf ansässigen Firmen oder Filialen. Absenzentschädigungen (Feld Nr. ) Total Lohnausfall. Erhebung Anzahl Mitarbeitende für den Berufsbildungsfonds Kanton Genf (Feld Nr. 7) Zur Finanzierung des kantonalen Berufsbildungsfonds erhebt der Kanton jährlich einen Betrag von CHF 9 pro Arbeitnehmenden im Kanton Genf. Für die Ermittlung dieser kantonalen Abgabe benötigen wir daher die Anzahl aller Arbeitnehmenden, welche per. Dezember 0 für Sie tätig waren. Lohnsumme der Krankenkasse Schweiz. Metallbaufirmen KSM Sie erhalten direkt von der KSM die entsprechende Deklaration. BVG-Erfassungskontrolle Sie finden auf der Abrechnung 08 den Hinweis auf die BVG-Erfassungskontrolle. Die uns bereits bekannte Vorsorgeeinrichtung haben wir eingetragen. Bitte berichtigen Sie die nicht mehr aktuelle oder ergänzen Sie die fehlende Vorsorgeeinrichtung. Geben Sie uns an, ob Sie BVG-pflichtiges Personal im 08 beschäftigt haben. BVG-pflichtig ist, wer die Eintrittsschwelle BVG von CHF 0 übersteigt. PartnerWeb Sie können die Jahresendmeldungen entweder via ELM mit einer swissdec-zertifizierten Lohnbuchhaltung oder als Lohnbescheinigung online vornehmen. Damit entfällt das Versenden von Formularen komplett. Nebst einfacherer Verarbeitung profitieren Sie zusätzlich von reduzierten Verwaltungskostenansätzen. Informationen zum PartnerWeb wie auch andere Auskünfte finden Sie auf unserer Website: Falls Sie am PartnerWeb interessiert sind, so richten Sie bitte Ihre Anmeldung gleich direkt via an support@promea.ch. Haben Sie Fragen? Wir unterstützen Sie gerne.

3 Formular Lohnbescheinigung 08 PROMEA Ausgleichskasse Ifangstrasse 8 89 Schlieren Lohnbescheinigung 08 Firma Muster AG Beispielstrasse 89 Schlieren '0 / Blatt Versichertennummer Versichertenangaben (Name, Vorname / Geburtsdatum / Geschlecht) Beschäftigungsdauer (tt.mm.) AHV-Lohn (ohne Rappen) ALV-Lohn (ohne Rappen) tt.mm.jj F/M vom bis ALV ALV a b c COSTANZO, GIOVANNI.08.4 M ENGEL, SABRINA.0.7 F GROSS, PETER (Austritt )..9 M GROSS, DAVID (AHV-Rentner) M ISLER, ALAIN (Pensionierung) 0.0. M ISLER, ALAIN (Rentner ab ) 0.0. M MASONI, CLAUDIO 0..0 M MASONI, IDA 4.0. F OSSMANN, JEAN (Lernender) M RAUCH, LEO (Lernender).04.0 M ZORO, GUSTAV (Austritt..7) M ZÜGER, MIJA F ZAUGG, TOM (ab % Unfall).04.7 M F Rentner: nicht ALV- und krankenkassenpflichtig unbedingt gesetzlichen Freibetrag von CHF 400 / Mt. oder CHF 800 / Jahr vorgängig abziehen Personen unter 8 Jahren: noch nicht AHV- sowie ALVpflichtig aber krankenkassenpflichtig Taggelder der Kranken- und Unfallversicherung sind nicht beitragspflichtig! Seitentotal Schlusstotal

4 Formular Absenzentschädigungen Formular Abrechnung 08 PROMEA Ausgleichskasse Abrechnung 08 Absenzentschädigungen Name und Vorname des Bezügers Anzahl Tage Tagesansatz CHF Formel für die Berechnung der Absenzentschädigung: Lohnausfall Total CHF Im Stundenlohn: Stundenlohn x 8,0 Stunden = Tagesentschädigung Im Monatslohn: Jahreslohnsumme (max ) Übertrag auf Abrechnung (Feld Nr. ) Total CHF Grund Nr. * 08 x 8,0 Arbeitsstunden = Tagesentschädigung Hier nicht aufzuführen sind Lohnausfälle während Krankheit, Mutterschaft, Unfall oder Militärdienst. Grund Nr. * Gründe der Absenzen Anzahl Tage (max.) Verheiratung des Arbeitnehmenden Heirat eines Kindes des Arbeitnehmenden Geburt eines Kindes 4 Todesfall (Ehegatte, Kind, Eltern) Todesfall (Grosseltern, Schwiegereltern, Schwiegersohn oder Schwiegertochter, Geschwister): - in Hausgemeinschaft - ausser Hausgemeinschaft 7 Orientierung RS / Ausmusterung 8 Wohnungswechsel (max. x pro Jahr) 9 Krankenpflege (in Hausgemeinschaft) bis 4

5 Zusätzlich bitten wir Sie, folgende wichtigen Punkte zu beachten: Die ausgefüllten Formulare sind bis spätestens am 8. Januar 09 an uns zu senden. Mitglieder ohne AHV-pflichtige Löhne müssen die Abrechnung 08 ebenfalls einreichen. Hier genügt die Unterschrift mit Datum und der Vermerk «kein AHV-pflichtiges Personal». Prüfen Sie unbedingt, bevor Sie die Originaldokumente an uns zurücksenden, ob diese mit Datum, Stempel und Unterschrift versehen sind. Nicht unterzeichnete oder unleserliche Lohnbescheinigungen müssen wir Ihnen leider zur Nachbesserung zurücksenden. Wie vermeiden Sie Verzugszinsen? Halten Sie sich an das oben erwähnte Einreichungsdatum und zahlen Sie die Jahresrechnung innert Zahlungsfrist. Andernfalls sind, gemäss der gesetzlichen Verzugszinsregelung, die Verzugszinsen bei Jahresrechnung ab Fälligkeitsdatum der Beiträge geschuldet, d. h. bereits ab. Januar 09! Tragen Sie nur Löhne in die Lohnbescheinigung ein, welche tatsächlich im Jahr 08 ausbezahlt wurden. Negative Einkommen können nicht verarbeitet werden. Nachträge aus früheren Jahren müssen uns separat gemeldet werden. Selbstverständlich akzeptieren wir auch die Lohnbescheinigung aus Ihrer Lohnanwendung. Diese muss jedoch unbedingt gut leserlich sein und zwingend alle Daten beinhalten, welche auf unserer Lohnbescheinigung aufgeführt sind. Wir verweisen Sie auf die Möglichkeit, uns die Daten elektronisch übermitteln zu können. Bitte beachten Sie dazu den Hinweis auf Seite. Überprüfen Sie, ob Sie alle notwendigen Unterlagen von uns erhalten haben. Falls nicht, melden Sie sich bitte, damit wir Ihnen diese umgehend nachreichen können.