Anleitung Einreichen ELM-Lohnmeldung (AHV / FAK)

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2 1 EINREICHEN ELM-LOHNMELDUNG (AHV / FAK) Datenpflege Mandant Mitarbeiterstamm Bericht ELM-Lohnmeldung Erstellen des Berichtes Kontrolle des Berichtes ELM-Datei erstellen ELM-Datei signieren Signierte Datei uploaden... 8 Anleitung ELM-Lohnmeldung einreichen.docdruckdatum: Seite 2 / 8

3 1 Einreichen ELM-Lohnmeldung (AHV / FAK) Die Lohndaten 2018 für die AHV-Stelle und Familienausgleichskasse aus Lobos 3.X Lohnwesen können mit der ELM-Version 3.0 elektronisch bei Swissdec eingereicht werden. 1.1 Datenpflege Überprüfen Sie vor dem Erstellen der Lohnmeldedatei, ob die Daten im Mandant und Mitarbeiterstamm vollständig eingepflegt sind Mandant In der Hauptmaske des Mandanten müssen alle Nummern der rechten Spalte erfasst werden. (Programmpfad: Lohnwesen Stammdaten Mandant) Die Angaben zur Familienausgleichskasse sind in der Untertabelle 5 des Mandanten hinterlegt. (Programmpfad: Lohnwesen Stammdaten Mandant Reg. 5 Familienausgleichskassen) Ausserdem müssen in der Untertabelle 4 die Angaben zur Filiale erfasst sein. (Programmpfad: Lohnwesen Stammdaten Mandant Reg. 4 Filialen) Anleitung ELM-Lohnmeldung einreichen.docdruckdatum: Seite 3 / 8

4 1.1.2 Mitarbeiterstamm Überprüfen Sie im Mitarbeiterstamm die vollständige Erfassung folgender Felder: - Filiale - Land (falls im Ausland wohnhaft) - Arbeits- und Wohnkanton - Sozialversicherungsnummer Beachten Sie im Zusammenhang mit der Erfassung von im Ausland wohnhaften Mitarbeitern, dass in der zweiten Spalte der Stammdatei Land die ISO-Ländercodes hinterlegt sein müssen. (Programmpfad: Lohnwesen Stammdaten Land) Eine Auflistung der ISO-Ländercodes finden Sie beispielsweise auf der Webseite der Post: Anleitung ELM-Lohnmeldung einreichen.docdruckdatum: Seite 4 / 8

5 1.2 Bericht ELM-Lohnmeldung Erstellen Sie den Bericht ELM-Lohnmeldung, um daraus anschliessend die XML-Lohnmeldedatei generieren zu können Erstellen des Berichtes Führen Sie die ELM-Lohnmeldung mit aktivierten Feldern AHV/ALV und FAK aus. Im Feld Pfad wird angegeben, wo die XML-Datei abgespeichert werden soll. (Programmpfad: Lohnwesen Berichte/Statistiken ELM-Lohnmeldung) Nach dem Klick auf OK wird der Bericht mit den Registern AHV-Abrechnung, AHV-freie Lohnsummen und ELM FAK-Abrechnung angezeigt Kontrolle des Berichtes Falls bei gewissen Mitarbeitern Differenzen in roter Schrift ausgewiesen werden, überprüfen Sie die Mitarbeiter-Untertabelle 2 Historie dieser Mitarbeiter. Achten Sie dabei auf die korrekte Eingabe der Häkchen der Felder Eintritts-relevant und Austritts-relevant und des Gültig-bis- Datums (wie lange hat der Mitarbeiter Lohnzahlungen erhalten). Anleitung ELM-Lohnmeldung einreichen.docdruckdatum: Seite 5 / 8

6 Des Weiteren überprüfen Sie bitte, ob auf dem Bericht AHV-Abrechnung bei allen Mitarbeitern ein von/bis-datum angedruckt wird: Ausserdem müssen die Total-Beträge abgestimmt werden: Einerseits sollten AHV-, ALV- und ALVZ-Lohn der Zeile Periodengerechte Einkommen (auf der letzten oder zweitletzten Seite des Berichtes) den Beträgen der Zeile Gesamttotal (zuunterst auf dem Bericht) entsprechen. Andererseits gleichen Sie bitte die Gesamttotal-Zahlen mit den entsprechenden Zeilen des Berichtes Lohnkonto - Total ab: AHV-Lohn: Lohnart 2960 ALV-Lohn: Lohnart 2970 ALVZ-Lohn: Lohnart 2980 Kinder-/Ausbildungszulagen: Lohnarten 0300 (individuell) (Programmpfad: Lohnwesen Berichte/Statistiken Lohnkonto - Total) 1.3 ELM-Datei erstellen Klicken Sie bei geöffnetem Bericht ELM-Lohnmeldung auf das Symbol XML-Datei erstellen und übermitteln: Die folgende Meldung kann mit OK bestätigt werden: Im Pfad, der in der Selektionsmaske des Berichtes ELM-Lohnmeldung angegeben wurde (s. Kap Erstellen des Berichtes), ist nun die Datei elm.xlm abgespeichert. Anleitung ELM-Lohnmeldung einreichen.docdruckdatum: Seite 6 / 8

7 1.4 ELM-Datei signieren Vor dem Upload der ELM-Datei bei Swissdec muss sie signiert werden. Öffnen Sie dazu den Programmpfad von Lobos 3.X Lohnwesen, indem Sie einen Rechtsklick auf der Programmverknüpfung auf Ihrem Desktop ausführen und den Befehl Dateipfad öffnen auswählen: Doppelklicken Sie im nun geöffneten Programmverzeichnis die Datei lobos_elm_signierer jar: Es öffnet sich die Maske LOBOS 3.X ELM Signierung. Falls Sie eine Test-Datei an Swissdec übermitteln wollen, aktivieren Sie die Option Lohnmeldung mit Test-Zertifikat signieren. Um die produktiven Daten zu senden, wird die Option deaktiviert. Klicken Sie auf den Button Lohndaten aus XML laden und wählen Sie im Explorerfenster die zuvor erstellte Datei elm.xml aus. Anleitung ELM-Lohnmeldung einreichen.docdruckdatum: Seite 7 / 8

8 Nach der Auswahl der Datei wird der Pfad in der Maske angezeigt. Klicken Sie nun auf den Button Lohndaten signieren: Im gleichen Pfad, wo Sie die Datei elm.xml abgespeichert haben, wurde nun eine weitere Datei erstellt. Der Dateinamen wurde ergänzt durch produktiv bzw. test, einem signiert und Datum und Zeit der Signatur: 1.5 Signierte Datei uploaden Die signierte Datei kann nun auf dem Swissdec-Portal hochgeladen werden. Geben Sie in Ihrem Browser folgende Adresse ein: Klicken Sie auf den Button Choose um die Datei auszuwählen und klicken Sie anschliessend auf Senden. Nun wird die Datei an Swissdec übermittelt. Für die Beantwortung von Fragen wenden Sie sich bitte an unsere Hotline oder ). Anleitung ELM-Lohnmeldung einreichen.docdruckdatum: Seite 8 / 8