Lessons Learned. DGMK/ÖGEW-Frühjahrstagung und 25. April Andreas Gagneur Ingenion GmbH -1-

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1 Lessons Learned als effektive Methode zur Sicherung zukünftiger Projekterfolge und Vermeidung von Wissensverlust durch wechselnde Projektzusammensetzungen oder ausscheidender Mitarbeiter Andreas Gagneur Ingenion GmbH DGMK/ÖGEW-Frühjahrstagung und 25. April

2 Die Branche und Ihre Projekte -2-

3 Projekterfolge in Zahlen 365 Unternehmen mit zusammen 3682 strategischen Projekten: % der Projekte 0 20 % 15,5 % % 31,5 % % 29,6 % % 10,2 % % 8,8 % Über 400 % 4,4 % Über alle Projekte: Eine Kostenüberschreitung um 189 % Projektkostenüberschreitung Projektdauerüberschreitung % der Projekte 0 20 % 13,9 % % 18,3 % % 20,0 % % 35,5 % % 11,2 % Über 400 % 1,1 % Über alle Projekte: Eine Zeitüberschreitung um 222 % Abweichungen vom Inhalt 0 25 % 4,6 % % der Projekte % 27,2 % % 21,8 % % 39,1 % 100 % 7,3 % Quelle: Standish Group Im Schnitt sind unsere Projekte doppelt so teuer und dauern doppelt so lange gegenüber der ursprünglichen Planung! -3-

4 Projektcharakteristika unserer Branche Projektherausforderungen: Unsere Projekte sind häufig extrem langfristig Viele Projekte sind als strategisch einzustufen Die Projekte finden oft öffentlich statt (in der Umsetzung, Genehmigungsverfahren, Öffentliche Beteiligung, Flächenprojekte auf Grundstücken Dritter, etc ) Die Projekte werden technisch und organisatorisch immer komplexer Die Projekte sind von Außenstehenden stark beeinflusst/abhängig (Politik, NGOs, Verbände, Anwohner, Stakeholder aller Art, etc ) Ursachen für das Scheitern von Projekten: Quelle: GPM (Gesellschaft für Projektmanagement) Es sind mehrheitlich die weichen Faktoren die Projekte zum Scheitern bringen! -4-

5 Kennen Sie diese Sätze? Das hat das letzte Mal auch schon nicht funktioniert. Müssen wir eigentlich immer wieder die gleichen Fehler machen? Das ist peinlich! Das hätten wir aber wissen müssen! Ihr hättet einfach mal mich/den /die fragen sollen! Lernen wir das denn nie? Warum haben wir es denn nicht so wie letztes Mal gemacht? -5- Oder auch: Haben wir denn vom letzten Mal gar nichts gelernt?

6 -6-

7 Arbeitsabläufe bis Mitte der 1990er Die Firma Idee / Projektanstoß funktional, hierarchisch, abteilungsorientiert Abt I Abt II Abt III Abt IV Abt V Abt VI Ergebnis / Projekt umgesetzt Abläufe waren: zeitintensiv, unflexibel, intransparent, innovationsfern, es war keine spätere Einflussnahme möglich Arbeitsabläufe wurden sequenziell nach Abteilungen organisiert. Erfahrungen wurden immer in der Abteilung gemacht und dort auch bereitgestellt. -7-

8 Projektdurchführung heute Die Firma Idee / Projektanstoß Abt I Abt II Abt III Abt IV Abt V Abt VI Ergebnis / Projekt umgesetzt Das Projektteam agiert Wir reagieren dadurch flexibel, schnell, zielorientiert, innovativ und sind transparenter zu jeder Zeit! Aber: Die gemachten Erfahrungen und das Projektknowhow bleiben beim Einzelnen/Team. -8-

9 Lessons Learned sind gemachte Erfahrungen Daß alle unsere Erkenntnis mit der Erfahrung anfange, daran ist gar kein Zweifel. - Immanuel Kant ( ) - Stellen wir sicher, dass gemachte Erfahrungen zu Erkenntnissen werden und zukünftigen Projekten und Mitarbeitern weitergegeben werden! -9-

10 Fünf Schritte zur erfolgreichen Anwendung der Lessons Learned (LL) Managementmethode 1) Erfassen 2) Aufbereiten 3) Bewerten 4) Bereitstellen Wann? => Jederzeit im Betriebsprozess => Zu erreichten Meilensteinen (LL-Meetings/Workshops) => In regelmäßigen Meetings (z.b. Abteilungsmeeting, Toolbox-Meetings, Workshops, Baustellenbespr.) Wo? => Keine Beschränkung Überall => Betriebsstätten, Baustellencontainer, Büro => Erfahrungen werden ständig und permanent gemacht Wie? => Dokumentiert (z.b. Vordruckfeld auf Protokollen) => Systematische und standardisierte Form 5) Verbindlich machen -10-

11 Fünf Schritte zur erfolgreichen Anwendung der Lessons Learned (LL) Managementmethode 1) Erfassen 2) Aufbereiten 3) Bewerten 4) Bereitstellen 5) Verbindlich machen Form? => Standardisiert => Strukturiert und für zukünftige Systeme ausgelegt => Nachvollziehbar => Thematisch einteilbar Wie sehen Lessons Learned aus? => Jede LL besteht aus mindestens drei Teilaspekten: 1) Situation 2) Die Geschichte wie es zur Situation kam 3) Die LL/Empfehlung für zukünftige Projekte Wer war beteiligt? => Achtung! => LLs sind unbedingt unpersonalisiert zu erfassen -11-

12 Fünf Schritte zur erfolgreichen Anwendung der Lessons Learned (LL) Managementmethode 1) Erfassen 2) Aufbereiten 3) Bewerten 4) Bereitstellen 5) Verbindlich machen Bewertung ist für einen funktionierenden LL-Prozess nicht zwingend notwendig! Dies ist abhängig von: => Unternehmenskultur => Menge der eingehenden LLs => Struktur der Bereitstellung => Fachliche Tiefe und Komplexität der LLs Wonach bewerten? => Best Practice => Verpflichtung zur zukünftigen Anwendung => Good/Proved Practice => Empfehlung und noch Verifizieren => Bad Practice => Erklärung und Anweisung zur zukünftigen Vermeidung Weiteres zu bewerten? => Evtl. könnte eine mögliche Zugriffsbeschränkung für bestimmte LLs zu bedenken sein -12-

13 Fünf Schritte zur erfolgreichen Anwendung der Lessons Learned (LL) Managementmethode 1) Erfassen 2) Aufbereiten 3) Bewerten 4) Bereitstellen 5) Verbindlich machen Wie? => Durchsuchbar und leicht zu nutzen => Fachlich und thematisch zugeordnet => Möglichst offen und allen zugänglich (kein Hoheitswissen!) => Eine zentrale Stelle ansprechend und transparent Womit? => Datenbanken => Newsletter => Reports => Intranet => Schulungsmaterialien Integrieren! => Lessons Learned sind Teil des Kontinuierlichen Verbesserungs- Prozesses => Integration notwendig -13-

14 Fünf Schritte zur erfolgreichen Anwendung der Lessons Learned (LL) Managementmethode 1) Erfassen 2) Aufbereiten 3) Bewerten 4) Bereitstellen 5) Verbindlich machen Warum? => Sie sollten sicherstellen, dass diese Methode langfristig im Einsatz bleibt! Der Stein muss am Rollen gehalten werden. => Langfristig zeigt diese Methode, sofern sie konsequent angewendet wird, positive wirtschaftliche Effekte! => Kein sukzessives Verwässern im Laufe der Zeit zulassen Wie? => Prozess in Arbeits- und Verfahrensanweisungen beschreiben => Bereits genutzte Arbeitsvorlagen um LL-Thema erweitern => Prozessbeschreibungen müssen das Thema LL verbindlich aufnehmen und vorschreiben 1) Zu Beginn eines Projektes: Stellen Sie sicher, dass die bislang gemachten LLs in der Projektplanung berücksichtigt werden! 2) Zu bestimmten Meilensteinen: Z.B. darf ohne eine LL- Session kein weiteres Vorangehen im Projekt erlaubt werden. -14-

15 Was also zeichnet LLs aus? Jede positive wie auch jede negative Erfahrungen ist ein Schritt zur Best Practice LLs geben eine Empfehlung, was man zukünftig umsetzen kann LLs beziehen sich auf eine konkrete Situation (Historie/Kontext) LLs sind keine Schuldzuweisungen Unpersonalisiert Lessons Learned Unvoreingenommen Im Sinne des Unternehmens Keine Allgemeingültigkeiten/Generalismen Nichts, was man in der gleichen Situation wieder so machen würde Keine Vorgehensempfehlung ohne Kontext Eine bereits mehrfach erfolgreich eingesetzte Methode Sie sind Teil des Wissenmanagement und stärken die Unternehmenskultur Intensives Anwenden steigert die Mitarbeiter-Motivation -15-

16 Mein Appell Benutzen Sie das gesamte Methodenset des Projektmanagements und berücksichtigen Sie darin die weichen Faktoren Betrachten sie Projektmanagement im Unternehmen nicht losgelöst für sich selbst sprechend, sondern immer im gesamten Prozessgefüge Stellen Sie Lessons Learned immer in den Zusammenhang mit Risikomanagement Stakeholdermanagment Projekteplanung/ -organisation Informationsmanagement/KVP Nutzen Sie Lessons Learned auch in der Personal-Entwicklung, z.b. auch für den Wissenstransfer Alt => Jung Heben Sie Ihren eignen Erfahrungsschatz und rüsten sich damit für die Zukunft! -16-

17 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit -17-

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