IT im Facility Management erfolgreich einsetzen

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1 IT im Facility Management erfolgreich einsetzen

2 Michael May Herausgeber IT im Facility Management erfolgreich einsetzen Das CAFM-Handbuch Zweite, überarbeitete und erweiterte Auflage Mit 170 Abbildungen und 22 Tabellen 123

3 Professor Dr. rer. nat. habil. Michael May Fachhochschule für Technik und Wirtschaft Wirtschaftswissenschaften II Angewandte Informatik/Facility Management Treskowallee Berlin m.may@fhtw-berlin.de ISBN Springer Berlin Heidelberg New York ISBN Springer Berlin Heidelberg New York ISBN X 1. Aufl. Springer-Verlag Berlin Heidelberg New York Bibliografische Information der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über < abrufbar. Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Die dadurch begründeten Rechte, insbesondere die der Übersetzung, des Nachdrucks, des Vortrags, der Entnahme von Abbildungen und Tabellen, der Funksendung, der Mikroverfilmung oder der Vervielfältigung auf anderen Wegen und der Speicherung in Datenverarbeitungsanlagen, bleiben, auch bei nur auszugsweiser Verwertung, vorbehalten. Eine Vervielfältigung dieses Werkes oder von Teilen dieses Werkes ist auch im Einzelfall nur in den Grenzen der gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsgesetzes der Bundesrepublik Deutschland vom 9. September 1965 in der jeweils geltenden Fassung zulässig. Sie ist grundsätzlich vergütungspflichtig. Zuwiderhandlungen unterliegen den Strafbestimmungen des Urheberrechtsgesetzes. Springer ist ein Unternehmen von Springer Science+Business Media springer.de Springer-Verlag Berlin Heidelberg 2004, 2006 Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Text und Abbildungen wurden mit größtersorgfalterarbeitet. VerlagundAutorkönnenjedochfüreventuellverbliebenefehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Sollte in diesem Werk direkt oder indirekt auf Gesetze, Vorschriften oder Richtlinien (z. B. DIN, GEFMA, VDMA) Bezug genommen oder aus ihnen zitiert worden sein, so kann der Verlag keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität übernehmen. Satz: Digitale Vorlage des Autors Umschlaggestaltung: WMX Design GmbH, Heidelberg Herstellung: LE-TEXJelonek,Schmidt&VöcklerGbR,Leipzig SPIN /3100/YL Gedruckt auf säurefreiem Papier

4 Vorwort zur zweiten Auflage Innerhalb von nur zweieinhalb Jahren ist das CAFM-Handbuch zum Standardwerk für den Einsatz moderner IT-Werkzeuge im Facility Management geworden. Es hat sich in dieser Zeit als systematisches Lehrbuch und als praktisches Nachschlagewerk zu allen Aspekten des rechnergestützten Facility Management für alle an Computer Aided Facility Management (CAFM) Interessierten vielfach bewährt. Viele positive Reaktionen von Lesern haben die Autoren ermutigt eine überarbeitete und inhaltlich erweiterte zweite Auflage vorzubereiten. Der konsequente Monografiecharakter mit einer ausgewogenen Mischung aus Theorie und Praxis sowie die Orientierung am GEFMA-Richtlinienwerk wurden beibehalten. Neueste IT-Entwicklungen und -Trends, wie etwa Webservices, mobile Technologien und moderne Integrationsansätze, die nachhaltigen Einfluss auf die CAFM-Branche besitzen, wurden mit aufgenommen. Neben klassischen IT- Grundlagen werden moderne Konzepte wie serviceorientierte Softwarearchitekturen und Open-Source-Ansätze erörtert. Das von den Autoren erstmals grundlegend behandelte Thema der Wirtschaftlichkeit des CAFM-Einsatzes wurde um neue Aspekte und ein ausführliches Praxisbeispiel ergänzt. Das inzwischen in der Praxis bewährte ROI-Treibermodell wurde um ROI-Dimensionen erweitert, welche eine Bewertung der ROI-Treiber nach Sach-, Dispositions- und Machtdimension erlauben. Das hierbei zu wählende Vorgehen wird ausführlich und anhand von Beispielen erläutert. Ebenso wurde das Kapitel zu CAFM-Systemen völlig neu gestaltet. Hier werden die unterschiedlichen Konzepte zur Realisierung von CAFM-Lösungen systematisch vorgestellt. Hierzu zählen der Aufbau von CAFM-Sytemen auf Basis von Standard-CAFM-Software aber auch die Integration mit CAD-, ERP- und GLT-Software sowie anderen Softwarekomponenten. Ausführlich werden hierbei die Integration von SAP in CAFM-Systemumgebungen und die Anbindung von CAD-Software an SAP erörtert. Erstmals wird das Vorgehen bei einer CAFM-Ausschreibung und -Einführung nach einer standardisierten Methode genau beschrieben, welche dem Leser als Leitfaden für eigene Projekte dienen soll. Das Kapitel zum CAFM-Consulting wurde neu gefasst. Die erfolgreichen CAFM-Praxisbeispiele wurden überarbeitet und um einen Anwendungsfall aus Japan ergänzt. Der Überblick über die internationale Situation im CAFM wurde aktualisiert und um verschiedene Länder erweitert. Auch wurden die wichtigsten Ergebnisse der aktuellen, jährlich erscheinenden Marktübersicht CAFM-Software (GEFMA 940) integriert. An dieser Stelle möchte ich mich sehr herzlich bei all jenen bedanken, die zum Gelingen der zweiten Auflage beigetragen haben. Dank gebührt allen Personen und Unternehmen, die die Untersuchung der CAFM-Praxisbeispiele ermöglicht haben bzw. zur Analyse der internationalen CAFM-Situation beitrugen:

5 VI Vorwort zur zweiten Auflage Jürgen Düsterhöft (Provinzial Versicherung), Alexandra Guss (TFH Berlin), Wolfgang Haller (Flughafen München GmbH), Marion Kohlenbach (Innovationspark Wuhlheide), Dr. Dietmar Kohn (Boehringer Ingelheim), Alexander Lindig (Deutsche Apotheker- und Ärztebank), Peter Schuld (Bezirksamt Treptow- Köpenick von Berlin) und Frank Zaremba (Schering AG). Ein ganz besonderer Dank gilt meinem Studenten Stefan Schindler, der mich bei der technischen Erstellung und Durchsicht des Manuskripts tatkräftig und mit vielen guten Ideen unterstützt hat. Nicht zuletzt gebührt meinen Mitautoren aus dem Arbeitskreises CAFM des Deutschen Verbandes für Facility Management e.v. (GEFMA) großer Dank für ihre engagierte Mitwirkung und natürlich für die vielen anregenden Diskussionen, die diese Überarbeitung erst ermöglichten. Schließlich bin ich Frau Dr. Martina Bihn vom Springer-Verlag für die stets sehr angenehme und konstruktive Zusammenarbeit zu großem Dank verpflichtet. Ich wünsche mir eine ebenso freundliche Aufnahme des überarbeiteten CAFM- Handbuches durch die Leser und Leserinnen wie bei der ersten Auflage. Prof. Dr. habil. Michael May Fachhochschule für Technik und Wirtschaft Berlin Berlin, im Sommer 2006

6 Vorwort zur ersten Auflage Facility Management (FM) versteht sich als strategische Managementdisziplin, die die Analyse, Dokumentation und Optimierung aller kostenrelevanten Prozesse rund um Immobilien unter besonderer Berücksichtigung von Arbeitsplatz und Umfeld der Nutzer aber auch der Wirtschaftlichkeit umfasst. Seit es Computer gibt, wird bereits über die mögliche Unterstützung der komplexen FM-Prozesse durch Methoden und Werkzeuge der Informationstechnologie (IT) nachgedacht. Wir schauen auf mehr als ein Jahrzehnt Computer Aided Facility Management (CAFM) zurück und stellen zu Recht die Frage, was erreicht wurde, wo die Chancen und Hindernisse liegen, welches die geeigneten Methoden und Werkzeuge sind und wohin sich der Markt entwickelt. CAFM-Systeme bewähren sich zunehmend als leistungsfähige raumbezogene Informationswerkzeuge zur Abbildung, Auswertung und Steuerung der komplexen Strukturen und Prozesse im Facility Management. In dieser Zeit haben sich zahlreiche Systeme mit unterschiedlichem Systemansatz, Funktionalität und Erfolg auf dem Markt etabliert. Obwohl bereits positive Erfahrungen bei der CAFM- Einführung und -Nutzung vorliegen, hat sich CAFM in den Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen noch nicht flächendeckend als Standardtechnologie etabliert. Trotz zahlreicher Anbieter und Anwender in unterschiedlichsten Branchen besteht nach wie vor Unsicherheit bzgl. Anforderungen, Nutzen, Auswahl und Einführung von CAFM. Zwar ist die Zahl der FM-Fachbücher in den letzten Jahren sprunghaft angestiegen, im CAFM fehlt aber ein entsprechendes Überblickswerk. Das vorliegende Handbuch fasst deshalb den aktuellen Wissensstand im Bereich des rechnergestützten Facility Management zusammen und gibt viele praktische Tipps für all jene, die vor der Herausforderung stehen, die vielfältigen Aufgaben im FM mit geeigneten Methoden und Werkzeugen der Informationstechnologie zu unterstützen. Aber auch FM-Beratern, -Softwareanbietern, -Studierenden und -Lehrenden wird ein Hilfsmittel an die Hand gegeben, das es ihnen ermöglichen wird ihre Tätigkeit fundierter und effizienter als bisher auszuüben. Die Defizite und Probleme in der deutschsprachigen CAFM-Szene sind seit geraumer Zeit bekannt. Dies war dem Deutschen Verband für Facility Management e.v. (GEFMA) Anlass, im Jahr 2001 CAFM-Experten aus Forschung, Lehre, Beratung und Anwendung in einem speziellen Arbeitskreis CAFM zu vereinen. Das Handbuch ist aus der Arbeit dieses Arbeitskreises entstanden und bündelt dessen Erfahrungen und Ergebnisse in systematischer Form. Obwohl aus Einzelbeiträgen bestehend, ist das Buch wie eine Monografie aufgebaut und folgt einem einheitlichen Gesamtkonzept. Es kann durchgängig gelesen werden, was sich insbesondere für den CAFM-Interessenten oder -Neuling empfiehlt. Ebenso können Experten, Praktiker und Unternehmensleitungen aber auch nur bestimmte Kapitel herausgreifen, um eine tiefere Einsicht in ausgewählte Themen des CAFM zu erlangen.

7 VIII Vorwort zur ersten Auflage Immer wieder stellt sich die Frage: Wie viel IT-Kenntnisse benötigt ein Facility Manager und wie viel sollte ein IT-Fachmann vom Facility Management verstehen, sofern er in einem FM-Team arbeitet? Trotz der Bemühungen einiger Hochschulen und Weiterbildungseinrichtungen fehlt es immer noch an CAFM- Experten, die sowohl die FM-Prozesse verstehen als auch ausreichende IT- Kenntnisse besitzen, um ein CAFM-Projekt zum Erfolg zu führen. Deshalb wurden die notwendigen IT-Grundlagen mit in das Buch aufgenommen. Oftmals scheitern Projekte an der Frage der Wirtschaftlichkeit des CAFM- Einsatzes. Im vorliegenden Buch wird ein neues, einfach zu handhabendes Rentabilitätsmodell (ROI-Modell) vorgestellt, mit dessen Hilfe sich die wesentlichen ROI-Treiber sowie die sich hieraus ergebenden Prioritäten für die Systemeinführung ermitteln lassen. Wir bemerken immer noch eine große Unsicherheit bzgl. des Vorgehens bei der CAFM-Einführung und -nutzung. Grund hierfür ist die Komplexität eines CAFM- Projektes, welches sehr viel mehr als den Kauf einer Software beinhaltet. Dieser komplexe Einführungsprozess mit unterschiedlichen Einführungsstrategien wird ausführlich erörtert. Besonderes Augenmerk gilt hierbei der Analyse und Optimierung der FM-Geschäftsprozesse. Aber auch die Praxis des CAFM kommt nicht zu kurz. So wurde eine Reihe von erfolgreichen CAFM-Fallbeispielen untersucht sowie ausführlich und einheitlich dokumentiert. Diese Success Stories können als Referenzbeispiele für eigene CAFM-Projekte dienen. Auf Grund des weitgehenden Fehlens von praktischen Handlungsanweisungen bei der Projektvorbereitung und -durchführung wurden verschiedene praktische Leitlinien erarbeitet. Sie sollen dem Leser als Richtschnur bei seinem CAFM- Projekt dienen. Mit dem vorliegenden Handbuch hoffen die Mitglieder des GEFMA-Arbeitskreises CAFM zu einem besseren Verständnis der komplexen CAFM-Thematik und zu mehr erfolgreichen Umsetzungen sowohl in Unternehmen als auch im öffentlichen Sektor und damit zu einer Entwicklung des (CA)FM-Marktes insgesamt beizutragen. An dieser Stelle seien einige Worte des Dankes erlaubt. Allen Mitautorinnen und -autoren möchte ich herzlich dafür danken, dass sie den nicht immer unbeschwerlichen Weg mit mir gemeinsam gegangen sind und mit ihrem Engagement und ihrem Know-how das Werk überhaupt erst ermöglicht haben. Die Zusammenarbeit mit dem Springer-Verlag war stets angenehm, konstruktiv und immer wieder ermutigend. Ein besonderer Dank gebührt meinem Studenten, Herrn Falk Keller, für die unermüdliche Unterstützung bei der technischen Bearbeitung des Manuskriptes und für manch wertvollen fachlichen Hinweis. Schließlich bleibt mir nur, meiner lieben Frau Monika und meinen Töchtern Elisabeth und Margarete dafür zu danken, dass sie manche Entbehrung auf sich genommen haben und mir dadurch das ungestörte Arbeiten am vorliegenden CAFM-Handbuch ermöglichten. Prof. Dr. habil. Michael May Fachhochschule für Technik und Wirtschaft Berlin Berlin, im Herbst 2003

8 Inhaltsverzeichnis Vorwort zur zweiten Auflage...V Vorwort zur ersten Auflage...VII 1 Motivation...1 Michael May 2 Zum Verhältnis von Facility Management und CAFM...5 Michael Marchionini, Joachim Hohmann, Peter Prischl 2.1 Was ist (CA)FM? Warum CAFM? FM vs. CAFM? Historische Entwicklung Die 1960er und 1970er Jahre Mainframe, Minicomputer und primitive Anfänge Die 1980er Jahre Personal Computer, die entscheidende Innovation Die 1990er Jahre Microsoft als dominante IT-Plattform CAFM- Generationen Das 21. Jahrhundert The Web Changes Everything Struktur des (CA)FM-Marktes FM- und CAFM-Markt Historische Struktur des CAFM-Marktes Anbieterstruktur des CAFM-Marktes CAFM-Entwicklungen und -Trends CAFM eine Informatik-Disziplin? Zusammenfassung Anwendungsfelder...19 Wolfgang Reinecke, Alwin Schauer 3.1 Allgemeines Bestandsdokumentation Flächenmanagement Vertragsmanagement Reinigungsmanagement Umzugsmanagement Energiemanagement Instandhaltungsmanagement Schließanlagenverwaltung Vermietung...37

9 X Inhaltsverzeichnis 3.11 Betriebskostenmanagement Controlling Weitere Anwendungen Zusammenfassung Geschäftsprozesse im Facility Management und ihre Abbildung in der IT Michael Quadt, Rita Görze 4.1 Typische FM-Prozesse Einführung in den Prozessgedanken Bedeutung der FM-Prozesse für verschiedene Firmenkategorien Gliederung der Prozesse im Facility Management Bezug zur GEFMA-Richtlinie Analyse und Optimierung von FM-Prozessen Motivation zur Prozessoptimierung Voraussetzungen für eine erfolgreiche Prozessanalyse Vorgehensweise Dokumentation von Prozessen Technische Anforderungen an CAFM-Systeme zur Unterstützung von Prozessen Allgemeine Anforderungen Workflow Management Zeitraumverwaltung und Historisierung Einheitliche Datenhaltung Abbildung und Steuerung von FM-Prozessen mit CAFM Unterstützung von FM-Prozessen durch CAFM-Software Verschiedene Sichten auf die FM-Prozesse Analyse der FM-Prozesse aus Anwender- und CAFM-Sicht Auswertung der Analyse und Umsetzung der FM-Prozesse in CAFM-Prozesse Abbildung der CAFM-Prozesse in einem CAFM-System Neue Wege bei der Prozessbearbeitung im Facility Management Collaboration mittels Portaltechnologie Mobile Systeme bei der Abwicklung von Serviceaufträgen Zusammenfassung Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von CAFM Joachim Hohmann, Stefan Koch, Peter Prischl, Michael Quadt 5.1 Lohnt sich CAFM überhaupt? Grundsatzüberlegungen Ein typisches Negativbeispiel Eine Erfolgsstory Die ROI-Dimensionen Die ROI-Dispositions-Dimension Das ROI-Treibermodell Die ROI-Macht-Dimension

10 Inhaltsverzeichnis XI 5.3 Einordnung der ROI-Dimension Willkürliche Festlegung Quantitative Ermittlung Delphi-Methode Implementierung in der Praxis Generelle Vorgehensweise Vorgehensweise ROI-Sach-Dimension Zwei Beispiele Konsequenzen der ROI-Treiber-Ranglisten für die weitere Vorgehensweise Praxisbeispiel einer Wirtschaftlichkeitsanalyse Untersuchter CAFM-Einsatzfall Transparenz und Standardisierung des Datenbestandes Analyse von Belegung, Nutzungsgrad und Leerstand Umzugsplanung, -simulation und -durchführung Sicherheits- und Schließmanagement Reinigungsmanagement Wartung und Inspektion von technischem Inventar Störungsbedingte Instandsetzung und Helpdesk Nebenkostenabrechnung für Mieter und Nutzer Immobilienbewertung / Portfoliomanagement Fazit der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Zusammenfassung IT-Grundlagen für Facility Manager Marco Jedlitzke, Joachim Hohmann, Michael Marchionini, Michael May, Marko Opi, Dirk Ranglack, Wolfgang Reinecke 6.1 Bedeutung der IT für das Facility Management Netzwerke Allgemeine Beschreibung von Rechnernetzen Aufbau von Netzwerken Datenübertragung in Netzwerken Ausdehnung von Netzwerken Internet, Intranet und Extranet Datenbanken Software Softwarelebenszyklus Einfluss der Softwarearchitektur Web-Services als Plattform zur Realisierung verteilter Objekte Open-Source-Software im Facility Management Der Open-Source-Gedanke Open Source und CAFM Ein Open-Source-CAFM-Projekt Grafische Datenverarbeitung und CAD Mobile Technologien Identifikation mittels Barcode oder RFID...149

11 XII Inhaltsverzeichnis Mobile Endgeräte Mobile Technologien als Bestandteil einer CAFM-Lösung Schnittstellen Notwendigkeit der IT-Integration Klassifizierung von Schnittstellen Organisation des Datenaustauschs IT-Betriebskonzepte Technische Betriebskonzepte Organisatorische Betriebskonzepte Sicherheit Daten und Sicherheitskonzepte im CAFM Allgemeine Sicherheitsaspekte Berechtigungskonzepte Datenübertragung außerhalb der Inhouse-Verkabelung Pocket PC, PDA und Handheld Datensicherung Zusammenfassung Datenerfassung und Datenaustausch für CAFM Marko Opi, Stefan Koch, Michael May, Wolfgang Reinecke 7.1 Bedeutung der Datenbasis für ein CAFM-System Datenarten und Datenstrukturierung Datenerfassung für CAFM Detailtiefe und Kosten Erfassung von Gebäudegrundrissen Erfassung von Ausstattungsdaten Erfassung von externen Dokumenten FM-gerechte Neubauplanung Datenaufbereitung für den Import in CAFM-Systeme CAD-Bestandspläne Ausstattungsdaten Qualitätssicherung und Datenaufbereitung alphanumerischer Daten Prinzip des Vorgehens Definition der Anforderungen Aufnahme der Daten vor Ort Automatisierte Überprüfung der Daten Softwarelösung zur automatisierten Überprüfung der Daten Datenaustausch im CAFM Allgemeines Vorgehen in der Einführungsphase Vorgehen in der Betriebsphase Austausch von strukturierten Tabellen Austausch von Dokumenten Austausch von Gebäudestrukturdaten Zusammenfassung

12 Inhaltsverzeichnis XIII 8 CAFM-Systeme Stefan Koch, Rita Görze, Michael Marchionini, Michael May, Dirk Ranglack 8.1 CAFM-Software vs. CAFM-System Anforderungen an CAFM-Systeme Der Prozess der Anforderungsdefinition Anforderungen an die Systembedienung Anforderungen an die Auswertungen Anforderungen an die Prozessunterstützung Anforderungen an die Datenbereitstellung Systemkonzepte und Systemaufbau CAFM-Systemausprägungen CAFM-System auf Basis einer CAFM-Software CAFM-System auf Basis mehrerer CAFM-Softwareprodukte CAFM-System auf Basis einer CAFMund einer ERP-Software CAFM-System auf Basis von ERP- und CAD-Software CAFM-System mit einer GLT-Anbindung Datenhaltung Integration von CAFM-Komponenten Schnittstellen in CAFM-Systemen CAFM-System mit einer Integration über Data Warehouse Das CAFM-System mit Integration über Middleware CAFM und Internet Übersicht des Einsatzspektrums Verfügbare Lösungen Zusammenfassung Einführungsstrategien für (CA)FM Michael May, Michael Marchionini 9.1 Allgemeine Betrachtungen und Probleme Grundlegendes Vorgehen bei der CAFM-Einführung Konzeptionsphase Auswahlphase Implementierung Systemnutzung und Ausbau Einführungsstrategien Vorüberlegungen Der analytische Ansatz Der pragmatische Ansatz Zusammenfassung Auswahl und Einführung einer CAFM-Software Joachim Hohmann, Michael Marchionini 10.1 Allgemeines Pflichtenheft als Grundlage einer Ausschreibung...274

13 XIV Inhaltsverzeichnis Vorhabensbeschreibung Leistungsbeschreibung IT-Anforderungen Schnittstellen Datenaufnahme/-übernahme Customizing Projektplan Ausschreibung in standardisierter Form Allgemeines zu Form und Inhalt Information zur Ausgangssituation Bieterabfrage Leistungsabfrage Preisabfrage Präsentation und Bewertung Vergabegespräch Abschließende Beurteilung und Entscheidung Zusammenfassung Consulting im CAFM Peter Prischl, Joachim Hohmann, Michael Marchionini 11.1 CAFM-Consulting als Teildisziplin des FM-Consulting Arten des Consulting im CAFM Consulting-Ansätze Systemneutrale Beratung Lösungsbezogene Beratung Kritische Erfolgsfaktoren im CAFM-Consulting Customizing der CAFM-Software Schnittstellen Datenmigration und Datenübernahme Schulung und Einbeziehung der Mitarbeiter Management- und Strategieberatung Phasen des Consulting Analyse und Konzeption Ausschreibung und Vergabe Umsetzung Konsolidierung und Weiterentwicklung Auswahl von Beratern Zusammenfassung CAFM Success Stories Michael May 12.1 Ziel und Durchführung der Studie Provinzial Versicherung Das Unternehmen Immobilienbezogene Angaben FM-Ziele und -Politik

14 Inhaltsverzeichnis XV Ausgangssituation Das CAFM-Projekt Erfahrungen und Bewertung Innovationspark Wuhlheide Das Unternehmen Immobilienbezogene Angaben FM-Ziele und -Politik Ausgangssituation Das CAFM-Projekt Erfahrungen und Bewertung Schering AG Das Unternehmen Immobilienbezogene Angaben FM-Ziele und -Politik Ausgangssituation Das CAFM-Projekt Erfahrungen und Bewertung Flughafen München Das Unternehmen Immobilienbezogene Angaben FM-Ziele und -Politik Ausgangssituation Das CAFM-Projekt Erfahrungen und Bewertung Boehringer Ingelheim Das Unternehmen Immobilienbezogene Angaben FM-Ziele und -Politik Ausgangssituation Das CAFM-Projekt Erfahrungen und Bewertung Hokkaido Bank Das Unternehmen Immobilienbezogene Angaben FM-Ziele und -Politik Ausgangssituation Das CAFM-Projekt Erfahrungen und Bewertung Zusammenfassung CAFM im internationalen Vergleich Joachim Hohmann, Michael May 13.1 Überblick Australien China und Hongkong Dänemark...398

15 XVI Inhaltsverzeichnis 13.5 Finnland Frankreich Großbritannien Indien Japan Niederlande Polen Österreich Schweden Schweiz Spanien Ungarn USA Zusammenfassung GEFMA-Marktübersicht CAFM-Software Marko Opi 14.1 Anliegen der Marktübersicht Entstehung und Geschichte Aufgaben und Ziele Grenzen Einbindung der Marktübersicht in den CAFM-Einführungsprozess Details zur siebten Auflage Aufbau der Marktübersicht Veränderungen in der aktuellen Auflage Teilnehmerübersicht Herstellerübergreifende Auswertungen Zusammenfassung Perspektiven im CAFM Michael May Anhang 1: Geschäftsprozesse im Facility Management Anhang 2: Checkliste zur Einführung eines CAFM-Systems Michael Marchionini, Michael May Abbildungsnachweis Literaturverzeichnis Autorenverzeichnis Sachwortverzeichnis

16 1 Motivation Michael May Gebäude und Grundstücke machen ca % des bilanzierten Anlagevermögens aus. Immobilien bilden meist die größte Aktivposition in der Bilanz und stellen im Bereich der Gewinn- und Verlustrechnung nach den Personalkosten die größten Aufwendungen dar. Deshalb werden sie zunehmend als strategische Ressourcen und Teil der Wertschöpfungskette eines Unternehmens verstanden. Nachdem die Kernprozesse der Unternehmen in den vergangenen Jahren weitgehend umstrukturiert und optimiert wurden, rufen die Immobilien jetzt verstärkt wirtschaftliches Interesse hervor. Die enorm gestiegenen Kosten für die Planung, Errichtung, Nutzung und Bewirtschaftung von Immobilien bestimmen in hohem Maße das Betriebsergebnis. Folglich suchen die Unternehmen ebenso wie öffentliche Einrichtungen verstärkt nach Kostensenkungspotenzialen in den betriebsunterstützenden (Nicht-Kerngeschäfts-) Bereichen. Hierfür ist Facility Management (FM) das geeignete Konzept. Allerdings geht es nicht allein um Kostensenkungen sondern um die permanente Verbesserung der Umfeldbedingungen für die Nutzer von Immobilien, seien es Gewerbe- oder Wohnimmobilien. So erkennen wir zunehmend, welch enormen Einfluss ein geeignetes Arbeitsumfeld auf die Produktivität der Mitarbeiter besitzt. Auf Grund der Komplexität der Geschäftsprozesse im Facility Management ist es nur natürlich, dass Immobilieneigentümer, -betreiber und -nutzer nach geeigneten IT-Systemen suchen, die sie bei der Planung und Steuerung dieser Prozesse effizient unterstützen. Hier wird der potenzielle Anwender von Computer Aided Facility Management (CAFM) schnell feststellen, dass die Informationsflut und das Software- sowie Dienstleistungsangebot kaum überschaubar sind. Warum ist die Zeit nun aber reif für ein CAFM-Handbuch? Zunächst einmal ist das Interesse an CAFM in den letzten Jahren rasant gewachsen und ist immer noch ungebrochen hoch. Diverse Messen, Kongresse, Seminare und Informationsveranstaltungen sind ein beredtes Zeugnis hierfür. Beträchtlich gewachsen ist auch die Leistungsfähigkeit der meisten am Markt verfügbaren CAFM-Produkte. Allerdings herrscht bei den potenziellen Anwendern häufig Unklarheit darüber, was CAFM-Software eigentlich ist, was sie leisten kann oder sollte. Gründe hierfür sind sicher die noch unzureichende Markttransparenz und die Vielfalt des Angebots. Angesichts des oft gepriesenen FM-Milliardenmarktes nehmen sich die CAFM-Umsätze immer noch bescheiden aus. Ungeachtet dessen gibt es aber kaum größere Unternehmen oder öffentliche Verwaltungen, die nicht mit dem

17 2 Michael May Gedanken spielen, ihre FM-Prozesse durch einen geeigneten IT-Einsatz zu optimieren. Der Grund ist sicher in der strategischen Bedeutung von FM für das Kerngeschäft und in dem bisher nur allzu oft übersehenen Wertschöpfungsbeitrag des Facility Management zu sehen. Offenbar schlummert hier ein großes unerschlossenes Potenzial. Natürlich gibt es ein breites Angebot an Informationen und Beratungsleistungen, die interessierte Unternehmen und die öffentliche Hand nutzen können, wobei die Auswahl und Qualitätsunterschiede hier ebenso groß sind wie bei der Software selbst. Die reinen Softwarepreise sind heute oftmals nicht mehr das Haupthindernis der CAFM-Einführung. Auch bei der häufig (zu) teuren Bestandsdatenerfassung stehen zunehmend effizientere Methoden zur Verfügung, was jedoch zu wenig bekannt ist. Hier werden realistische Szenarios für die Datenerfassung und -pflege aufgezeigt. Immer wieder muss unzureichendes Know-how bei den an der CAFM-Umsetzung Beteiligten (Anwender, Anbieter, Berater) festgestellt werden. Während bei vielen Anwendern unrealistische Erwartungen, ungenügende Vorbereitung des CAFM-Projektes, die Unterschätzung des Einführungs- und Pflegeaufwandes sowie die fehlende ganzheitliche Sicht typisch sind, lassen sich bei Beratern mitunter Defizite im IT-Bereich und bei spezifischem FM-Know-how antreffen. Anbieter hingegen machen z.t. überzogene Versprechen und können sich manchmal nur mit Mühe in die FM-Prozesse der Anwender hineindenken. Oftmals besteht auch Unklarheit darüber, was ein Facility Manager über Informationstechnologien (IT) wissen muss. Hier finden sich in diesem Buch vielfältige Anregungen, die auch für ein Selbststudium geeignet sind. Eine der grundlegenden Fragen bei der Einführung von CAFM betrifft die Wirtschaftlichkeit. Die Wirtschaftlichkeit des CAFM-Einsatzes ist ein viel und kontrovers diskutiertes Thema. Es ist nicht immer einfach, quantifizierbare Effekte, die durch den CAFM-Einsatz entstehen, auszuweisen. Viele der Vorzüge haben eher qualitativen Charakter. Wie ist es beispielsweise zu bewerten, wenn bestimmte Informationen mittels CAFM schnell verfügbar und obendrein noch korrekt sind? Meist werden diese Aufwendungen nicht genau ermittelt, daher gestaltet sich die zahlenmäßige Bewertung oftmals schwierig. Derartige Abschätzungen sind insbesondere im Vorfeld der CAFM-Einführung erforderlich, um die Wirtschaftlichkeit nachweisen zu können. Andernfalls kann ein Projekt schon in der Anfangsphase scheitern. Um vernünftige Aussagen zur Wirtschaftlichkeit von CAFM machen zu können, müssen (interne und externe) Kosten und Nutzen quantifizierbar sein. Leider gibt es bislang kaum praktikable Modelle zur Berechnung der Wirtschaftlichkeit. Auch fehlen aussagefähige empirische Daten, die es erlauben würden, die Erfahrungen aus anderen Projekten auf den eigenen Einsatzfall zu übertragen. Zwar ist eine Reihe von Methoden aus der Investitions- bzw. Wirtschaftlichkeitsrechnung bekannt, die bislang aber kaum Anwendung auf den CAFM-Einsatz fanden. Im vorliegenden Buch wird deshalb ein praktikables ROI-Modell vorgestellt und anhand von Beispielen erläutert.

18 1 Motivation 3 Schließlich fehlt es an nachvollziehbaren Fallbeispielen einer erfolgreichen CAFM-Einführung und -Nutzung, die dem interessierten Facility Manager als Richtschnur dienen könnten. Zwar gibt es inzwischen durchaus erfolgreiche CAFM-Projekte, selten sind diese aber ausreichend dokumentiert und deshalb praktisch kaum mit anderen Projekten vergleichbar. Deshalb wurde hier der Ansatz gewählt, einige Fallbeispiele einer erfolgreichen CAFM-Einführung (Best Practice Projekte) nach einem einheitlichen Muster zu untersuchen, zu beschreiben und zu bewerten. Diese Success Stories sollen dem Leser helfen, Ähnlichkeiten mit dem eigenen Projekt zu erkennen, um so die positiven Erfahrungen übertragen bzw. die negativen vermeiden zu können. Das bestehende große CAFM-Marktpotenzial wird sich nur erschließen lassen, wenn alle an diesem Markt Beteiligten mit mehr Know-how aber auch Entschlossenheit an die interessanten Herausforderungen herangehen, die sich durch die Einführung dieser noch immer recht jungen Technologie ergeben. Mit dem vorliegenden CAFM-Handbuch wird der Versuch unternommen, hierfür das notwendige Rüstzeug zu liefern.

19 2 Zum Verhältnis von Facility Management und CAFM Michael Marchionini, Joachim Hohmann, Peter Prischl 2.1 Was ist (CA)FM? Facility Management (FM) ist ein Begriff, der seit einigen Jahren in Deutschland kursiert, zu dem es inzwischen vielfältige Definitionen gibt und über dessen Komplexität und Abgrenzung auch heute noch in verschiedenen Kreisen teilweise große Unklarheit herrscht. Der Deutsche Verband für Facility Management e.v. (GEFMA) beschreibt in seiner Richtlinie (NN 2004b) Facility Management wie folgt: Facility Management (FM) ist eine Managementdisziplin, die durch ergebnisorientierte Handhabung von Facilities und Services im Rahmen geplanter, gesteuerter und beherrschter Facility Prozesse eine Befriedigung der Grundbedürfnisse von Menschen am Arbeitsplatz, Unterstützung der Unternehmens-Kernprozesse und Erhöhung der Kapitalrentabilität bewirkt. Hierzu dient die permanente Analyse und Optimierung der kostenrelevanten Vorgänge rund um bauliche und technische Anlagen, Einrichtungen und im Unternehmen erbrachte (Dienst-) Leistungen, die nicht zum Kerngeschäft gehören. Bereits mit dieser Definition wird die Komplexität des Themas, die Breite der Anwendung und letztendlich das Potenzial dieses Milliardenmarktes deutlich. Leistungen rund um das Facility Management machen immerhin einen erheblichen Teil des Bruttosozialprodukts der Industriestaaten aus, ohne dass dies einer breiten Öffentlichkeit bewusst wäre. Wir reden schließlich über eine Branche, die dafür sorgt, dass Immobilien mit all ihren baulichen und technischen Anlagen zielgerichtet für die zukünftigen Nutzer entwickelt, betrieben bzw. umgenutzt, wieder abgerissen und umweltgerecht entsorgt werden. Betrachtet wird also der gesamte Lebenszyklus von Immobilien, dessen Steuerung nicht nur fachbereichsübergreifendes Know-how, sondern auch ein effizientes Informationsmanagement und somit leistungsfähige IT-Werkzeuge erfordert. Kurz und prägnant wird der interdisziplinäre Charakter des Facility Management durch die folgende FM-Definition (NN 2006c) der IFMA (International Facility Management Association) verdeutlicht: Facility Management is a profession that encompasses multiple disciplines to ensure functionality of the built environment by integrating people, place, process and technology.

20 6 Michael Marchionini, Joachim Hohmann, Peter Prischl Spätestens mit dieser Definition wird deutlich, dass unter computergestützter Arbeit im FM mehr als nur eine Software zu verstehen ist. Die Komplexität und bereichsübergreifende Wirkung des CAFM stellt erhebliche Anforderungen an alle Akteure. So ist die Einführung eines CAFM-Systems in einem Unternehmen als komplexes Projekt vom Konzept bis hin zur Implementierung zu organisieren und konsequent zu führen (vgl. Kapitel 9). Computer Aided Facility Management bildet einen Schwerpunkt im Informationsmanagement von Immobilien bei klarer Abgrenzung zur Gebäudeautomation und anderen gängigen IT-Anwendungen wie Planungssoftware, Office-Lösungen oder kaufmännische Standardsoftware. Bei aller Abgrenzung gilt es als ein Grunderfordernis des CAFM, im Rahmen des Aufbaus entsprechender nutzerspezifischer Systeme Schnittstellen zu den im Unternehmen gängigen Parallelsystemen im notwendigen Umfang zu entwickeln und zu unterhalten. Grundsätzlich sind die häufig gleichwertig besetzten Begriffe CAFM-Software und CAFM-System zu unterscheiden. So stellt ein CAFM-System eine individualisierte und damit auf die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens bzw. einer Branche angepasste Komplettlösung zur Unterstützung der Prozesse des Facility Management dar. Ein CAFM-System kann aus einer CAFM-Software, der Kombination monofunktionaler Software-Werkzeuge oder sonstiger Standard- oder Individualsoftware bestehen und ist bei Bedarf an die kaufmännische Unternehmenssoftware und Gebäudeautomationssysteme über Schnittstellen anzubinden. Abb. 2.1 verdeutlicht die Komplexität eines CAFM-Systems. CAFM-System Konzept Software Daten Vorstudie Lastenheft Pflichtenheft (Definition Ziel, Weg, Etappen, Aufwand, Nutzen,...) CAFM- Software ergänzende Einzelkomponenten Schnittstellen (ERP, GLT,...) Bestandsdaten Prozessdaten sonstige Daten: Leist.- kataloge Transakt.- Daten FM - Organisationsstruktur (Unternehmens- /Ablauforganisations-/ Betreiberkonzept /DV-Strukturen) Abb. 2.1: Ein CAFM-System benötigt eine stabile Basis

21 2 Zum Verhältnis von Facility Management und CAFM 7 Als CAFM-Software gelten Software-Programme, welche die spezifischen Prozesse des Facility Management und die daran direkt oder indirekt (z.b. als Informationsnachfrager) beteiligten Personen unterstützen. Dabei sollen zumindest die nachfolgenden FM-Kernprozesse bzw. -Funktionalitäten unterstützt werden: Bestandsdokumentation, Flächenmanagement, Umzugsmanagement, Vertragsmanagement, Vermietungsmanagement, Betriebskostenmanagement, Reinigungsmanagement, Schlüsselmanagement, Energiecontrolling, Instandhaltungsmanagement. Diese CAFM-Anwendungsbereiche werden in Kapitel 3 genauer dargestellt. Die Bearbeitung grafischer und alphanumerischer Daten auf Basis einer oder mehrerer Datenbanken wird als unverzichtbares Merkmal einer CAFM-Software verstanden. Zur räumlichen Abbildung ist eine visuelle Darstellung mit Bearbeitungsmöglichkeiten erforderlich. In Abgrenzung zu multifunktionaler CAFM-Software gibt es eine Reihe von monofunktionalen Softwareprodukten, die spezielle Einzelprozesse des FM wie die des Instandhaltungs- oder Kabelmanagements unterstützen, aber gleichzeitig auf Grund ihrer Fachspezifik und einseitigen Ausrichtung nicht der geforderten Komplexität des CAFM genügen. An dieser Stelle wird verwiesen auf die umfangreiche Richtlinienarbeit des GEFMA auch zum Thema CAFM. So wird mit den nachfolgenden Richtlinien dem potenziellen Nutzer in kurzer überschaubarer Form Unterstützung bei der Vorbereitung und Implementierung individueller, objektspezifischer CAFM- Systeme gegeben: GEFMA 400 Computer Aided Facility Management CAFM Begriffsbestimmungen und Leistungsmerkmale, GEFMA 410 Schnittstellen zur IT-Integration von CAFM-Software, GEFMA 420 Einführung eines CAFM-Systems, GEFMA 430 Datenbasis und Datenmanagement in CAFM-Systemen. 2.2 Warum CAFM? Die jeweils individuelle Beantwortung der Frage Warum CAFM? durch einen potenziellen Nutzer ist betreffs der dabei erkannten Schwerpunkte eine mögliche

22 8 Michael Marchionini, Joachim Hohmann, Peter Prischl Quelle der Nutzensbetrachtung. Diese sollte bereits in der konzeptionellen Phase einer CAFM-Einführung (vgl. Kapitel 9) durchgeführt werden. Die Beantwortung dieser Fragestellung ist verbunden mit einer kritischen Auseinandersetzung des Ist-Standes der jeweiligen FM-Organisation. Sie weckt Visionen und kann damit zugleich eine Motivation für die langfristige Projektumsetzung werden. Allgemeingültige, klassische Problem- bzw. Fragestellungen im FM sind u.a.: Informationen zu den baulichen und technischen Anlagen sind nicht oder nur analog bzw. digital verteilt vorhanden, das bedeutet einen erheblichen Zeitaufwand bei der Informationsbeschaffung, fehlende Basisinformationen für ein optimales Flächenmanagement insbesondere bei der Erarbeitung von Nutzungs- und Raumkonzepten, die Medienverbräuche wie Elektro und Wasser sind nicht transparent und abrechenbar bezogen auf Zeiträume, Versorgungsbereiche und Nutzer darstellbar, fehlende Übersicht zu Verlusten in den Versorgungsnetzen, Zeitverlust bei Havariesituationen, Verfolgung von Wartungszyklen und Gewährleistungsfristen sind mit erheblichem Aufwand verbunden, Probleme in der Kostenverfolgung bezogen auf Gebäude bzw. Kostenstellen, fehlende Möglichkeit, über Benchmarking Schwerpunkte für Investitionen zu ermitteln, Budgetplanung für Wartung und Instandhaltung ist mit hohem Aufwand und Risiko verbunden, Probleme bzw. unkorrekte Angaben bei der Mengenermittlung in Verbindung mit der Vergabe von infrastrukturellen Leistungen (z.b. Unterhaltsreinigung), Unsicherheit betreffs der Einhaltung gesetzlicher Auflagen. Bereits aus dieser unvollständigen Aufzählung möglicher Problemstellungen aus Sicht einer Betreiber- oder Verwalterorganisation wird die Komplexität der Beantwortung obiger Fragestellungen deutlich. Fast alle FM-relevanten Bereiche der Unternehmen sind betroffen, mit unterschiedlicher Bedeutung (Priorität) für die jeweiligen Arbeitsplätze. Mit der Kompetenz der Projektgruppe muss es gelingen, aus der persönlichen Sicht eines jeden Betroffenen auf die Frage Warum CAFM? eine Antwort des Unternehmens zu finden, die der zunehmenden Abhängigkeit des jeweiligen Kerngeschäfts vom FM gerecht wird und den daraus resultierenden steigenden Anforderungen an die Professionalität des Betreibers bzw. Verwalters also der FM-Organisation gerecht wird. Dies bedeutet letztendlich das rechtzeitige Festlegen von Prioritäten auch mit Blick auf den stetig zunehmenden Kostendruck in der Bewirtschaftung von Immobilien.

23 2 Zum Verhältnis von Facility Management und CAFM 9 Zu beachten ist, dass die Frage nach dem Warum CAFM? auch aus unterschiedlichen Blickwinkeln betrachtet werden muss. Eine Nutzensbetrachtung kann sowohl aus Sicht des Investors bzw. Eigentümers, aus Sicht des Verwalters als auch berechtigterweise aus Sicht des Nutzers erfolgen. Nutzenspotenziale, die letztendlich allen zugute kommen, sind u.a.: effiziente, d.h. aufwandsarme, schnelle und fehlerfreie Abwicklung von Arbeitsabläufen, wie z.b. Flächennutzungsplanungen, Umzugsplanungen, Betriebs- bzw. Nebenkostenabrechnungen, Steuerung und Abwicklung der unterstützten FM-Prozesse unter definierten und somit beherrschbaren Bedingungen im Sinne des Qualitätsmanagements nach DIN EN ISO 9001, Gewährleistung eines hohen Informationsstandes, d.h. Bereitstellung von verdichteten Informationen (Auswertungen) als Entscheidungsgrundlage für das Management, z.b. bei Havarien, Kostentransparenz und damit verbunden das Aufzeigen von Möglichkeiten der Kosteneinsparung, z.b. für Flächen, Reinigung, Energie, hohe Verfügbarkeit und Werterhaltung der baulichen und technischen Anlagen durch planmäßige Instandhaltung bei überschaubarer Verwendung der Mittel, Wertsteigerung der Bausubstanz durch gezielte Modernisierung, Verbesserung der Nutzungsqualität der Immobilien und dadurch positiver Einfluss auf die Produktivität der Nutzer, schnelle Reaktionsfähigkeit auf Anfragen zum Gebäude- und Anlagenbestand, Unterstützung von Managemententscheidungen (durch aktuelle und verständliche Informationen), Unterstützung von Werbe- und PR-Aktivitäten (z.b. Standortentwicklung) durch aktuelle FM-Daten, genauere Wertermittlung des Anlagevermögens, verursachergerechte Kostenzuordnung und Abrechnung, Optimierung des Flächennutzens (Raumplanung und -optimierung, Belegungsplanung und effizientes Umzugsmanagement), korrekte Kalkulation von Kosten, präzise Mengenermittlung und Ausschreibungsunterlagen, verkürzte und kostengünstigere Planung (z.b. Instandhaltungs- und Sanierungsarbeiten), höhere Verfügbarkeit und Nutzungsqualität der Immobilien. 2.3 FM vs. CAFM? Der Versuch der formalen Beantwortung der Frage FM vs. CAFM? erfordert den Blick in die DIN Gebäudemanagement Begriffe und Leistungen (NN 2000).

24 10 Michael Marchionini, Joachim Hohmann, Peter Prischl Abb. 2.2: Einordnung CAFM nach DIN In Abb. 2.2 finden wir CAFM nur als einen Unterpunkt im Informationsmanagement, welches dem technischen Gebäudemanagement zugeordnet ist. Allein aus der Parallelität der Auflistung innerhalb des Informationsmanagements, wie u.a. Gebäudeautomation, Brandmeldesystem/Zugangskontrolle, Telefon und EDV, wird deutlich, dass mit der Zuordnung nur der Betrieb bzw. die Unterhaltung derartiger Systeme als Arbeits- bzw. Betriebsmittel zu verstehen ist. Es bedarf keiner besonderen Erläuterung, dass heute in einer FM-Organisation Telefon und EDV und zukünftig eben auch CAFM zum normalen Arbeitsmittel im Tagesgeschäft der verschiedensten FM-Bereiche gehören werden. Hieraus darf aber nicht die Schlussfolgerung gezogen werden, dass bewusst oder unbewusst fehlendes Facility Management durch CAFM ersetzt werden kann. Hierzu muss deutlich vermerkt werden, dass allein der Kauf und die Einführung einer CAFM-Software sowie die aufwändige Erfassung von umfangreichen Bestandsdaten zwar mit Sicherheit erhebliche Kosten aber noch keinen erkennbaren Nutzen generieren. Anders formuliert, CAFM benötigt eine stabile FM-Organisation mit gesicherten Prozessabläufen. Ob diese in einem FM-Betreiberkonzept festgeschrieben sind oder gestützt durch verschiedenste Organisations- bzw. Verfahrensanweisungen real gelebt werden, ist dabei nicht entscheidend. Wichtig ist, dass diese Prozessabläufe beschreibbar sind und damit als verbindliche Vorlage für die Definition entsprechender Workflows im CAFM verwendet werden können.

25 2 Zum Verhältnis von Facility Management und CAFM 11 Mit der aus dieser Vorgehensweise resultierenden klaren Zielvorgabe verliert CAFM das für viele Nutzer mystische bzw. nicht fassbare Etwas. Mit der so unterstützten, klaren Erwartungshaltung der zukünftigen potenziellen Nutzer wird CAFM ein integraler Bestandteil der jeweiligen unternehmerischen FM-Strategie. Auch wenn der Anspruch eines komplexen FM den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie umfasst, im Mittelpunkt weil der größte Kostenverursacher wird stets die Betreiberphase stehen, d.h. der Zeitraum, in dem die Immobilie entsprechend ihrer Zweckbestimmung (Verwaltungsgebäude, Industrieimmobilie, vermietete Büroimmobilie usw.) im Ergebnis eines Facility Management optimale Bedingungen für das jeweilige Kerngeschäft bieten muss. Dieser Umstand prägt in entscheidendem Maße die Art und den Umfang der erforderlichen Prozessunterstützung durch CAFM. Dies umfasst sowohl die notwendigen Funktionalitäten und die notwendigerweise zu erfassenden und zu pflegenden Bestandsdaten als auch die im Rahmen der Organisation einzusetzenden Informations- und Kommunikationstechnologien. 2.4 Historische Entwicklung Die 1960er und 1970er Jahre Mainframe, Minicomputer und primitive Anfänge Computer Aided Facility Management hat sich im Rahmen der Entwicklung des Facility Management und aufbauend auf den technologischen Möglichkeiten im Rhythmus der Informationstechnologie entwickelt. In den sechziger und siebziger Jahre des zwanzigsten Jahrhunderts wurde die Disziplin Facility Management noch nicht als solche bezeichnet. Was in einigen amerikanischen Großunternehmen als Facility Management betrieben wurde, wurde in einigen wenigen Fällen durch Mainframes (Großcomputer) rudimentär mit Datenbanken und CAD-Grafiken unterstützt. Während es sich bei den Datenbanken ausschließlich um Individualprogrammierungen handelte, war bei CAD unter anderem bereits das heute noch verbreitete System CATIA im Einsatz. In all diesen Fällen handelte es sich um primitive ad-hoc-lösungen: Architektur-Grundrisspläne und Raumlisten. Von einem systematischen Vorgehen ist nichts bekannt. Die nächste Generation, Minicomputer genannt, brachte in den 1970er Jahren einen Quantensprung bei Preis und Leistungsfähigkeit sowie Vielseitigkeit. Besonders wirkte sich das bei CAD aus. Noch immer kostete ein CAD-Arbeitsplatz mehr als Dollar, doch begann damit der ernsthafte Einsatz auch in der Architektur. Außer einer etwas stärkeren Anwendung von CAD-Plänen auch im aufkommenden Facility Management spielten Minicomputer aber keine besondere Rolle in der Entwicklung von CAFM.

26 12 Michael Marchionini, Joachim Hohmann, Peter Prischl Die 1980er Jahre Personal Computer, die entscheidende Innovation 1980 war das Jahr, in welchem der Begriff Facility Management geschaffen wurde. So wie es FM-Ansätze schon vorher gegeben hatte, gab es auch in der Informationstechnologie bereits in den 1970er Jahren Bastler -Lösungen, aus denen die Gattungsbezeichnung Microcomputer stammt schuf jedoch IBM mit seinem Personal Computer, dessen Abkürzung PC bald universell für die gesamte Gattung verwendet wurde und wird, den heute noch vorherrschenden Standard. Erst damit begann der Einsatz in Großbetrieben, wobei der Name IBM eine wichtige Rolle spielte. IBM hatte den PC von vornherein als ein offenes, persönliches Computersystem konzipiert. Er basierte auf Intel-Prozessoren und war in allen anderen Hardware-Komponenten erweiterund veränderbar. Auf dem Betriebssystem MS-DOS von Microsoft, welches ebenfalls erweiterbar angelegt war, konnte Anwendungssoftware beliebiger Softwarehersteller ablaufen. Wichtige Softwareprodukte gerade auch für FM waren in der MS-DOS-Zeit AutoCAD, welches rasch zur führenden CAD-Software wurde und diese Position bis heute behaupten konnte, und dbase das damals führende Datenbankmanagementsystem Die 1990er Jahre Microsoft als dominante IT-Plattform Microsoft schaffte es schließlich in den neunziger Jahren mit seinem ursprünglich auf MS-DOS basierenden Betriebssystem Windows zur dominierenden Plattform der Informationstechnologie schlechthin zu werden. Die Bedeutung von Microsoft Windows besteht insbesondere darin, dass es eine universelle Einsatzumgebung für Software fast jeder Art im Zusammenwirken mit fast beliebiger Hardware bietet. Schritt für Schritt eroberte Microsoft ausgehend von seinem Betriebssystem Windows fast alle anderen universellen Softwarebereiche, in denen ursprünglich andere Softwareunternehmen die Pioniere waren wie Office-, Netzwerk-, Serverund Internet-Software. In all diesen Softwarekategorien und einigen mehr hat Microsoft mit hartnäckigem marketinggetriebenem Vorgehen letztlich die Dominanz erreicht. Sicher, es gibt Paradiesvögel wie Apple. Es gibt einen beachtlichen Anteil von Web-Servern auf Basis Apache. Es gibt eine wirklich signifikante Open Source Software -Bewegung rund um das Betriebssystem LINUX, welches im Grunde eine äußerst geschickt vermarktete Neuverpackung des langjährig bewährten UNIX-Betriebssystems ist. Und wie hat sich dabei CAFM-Software entwickelt? Kurz und bündig: völlig parallel. Es gab einige interessante CAFM-Entwicklungen auf UNIX-Basis. Auch basierend auf MS-DOS gab es schon vorher etliche eher einfache CAFM- Produkte. Doch kann man heute bereits sagen, dass Microsoft Windows die Plattform für CAFM in jeder Hinsicht geworden ist und die Entwicklung und Verbrei-