Bundesvereinigung Mittelständischer Bauunternehmen e.v.

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1 BVMB e. V. Kaiserplatz Bonn Mitglieder des Arbeitskreises Bahn Deutsche Bahn AG Qualität als Wertungskriterium Bericht über den Erfahrungsaustausch am 31. Oktober 2012 mit Vertretern der DB AG. Sehr geehrte Damen und Herren, Bundesvereinigung Mittelständischer Bauunternehmen e.v. Kaiserplatz Bonn Tel.: Fax: info@bvmb.de Sparkasse KölnBonn BLZ: Konto: 1669 Vereinsregister Bonn Nr November 2012 Gi/sk am 31. Oktober 2012 hat zwischen den Verbänden der Bauwirtschaft (BVMB, HDB) und der DB AG ein zweiter Erfahrungsaustausch zum Thema Qualität als Wertungskriterium stattgefunden. Während beim ersten Erfahrungsaustausch im Dezember 2011 die damaligen Pilotprojekte der DB AG im Fokus der Diskussion standen, wurden bei dem jüngsten Treffen nun die Erfahrungen aus rund einem Jahr Vergabepraxis unter Verwendung von Qualitätskriterien ausgetauscht. Vorab hatten die BVMB und der HDB die individuellen Erfahrungen von Mitgliedsunternehmen gesammelt, ausgewertet und unter Einbeziehung von Mitgliedsunternehmen eine Stellungnahme erarbeitet, die der DB AG vor dem Gespräch übermittelt wurde (Anlage 1). Zu Beginn des Gesprächs präsentierte die DB AG die beigefügte Power Point-Präsentation (Anlage 2). Danach fanden die Wertungskriterien Qualität bei 169 Vergaben oberhalb der EU- Schwellenwerte Anwendung. Eine Auswertung der Anwendung im Bereich der Unterschwellenvergaben erfolgte nicht. wurde das Wertungskriterium o Terminplanung 66 Prozent o Logistik 17 Prozent o Eigenfertigungstiefe 13 Prozent o Umwelt 4 Prozent angewendet.

2 Bundesvereinigung Mittelständischer Bauunternehmen e. V. Seite 2 von 2 Zusammenfassend sahen die Vertreter der DB AG die Erfahrungen mit den Wertungskriterien als positiv. Die Qualität der Angebote habe sich verbessert, das Streitpotential habe sich reduziert. Ob sich auch das Nachtragsaufkommen verringere, könne noch nicht festgestellt werden, da die meisten Aufträge noch nicht abgeschlossen seien. In der Praxis hätten die Qualitätskriterien in einem Drittel der Vergabeverfahren zu einer Änderung der Bieterreihenfolge geführt. In keiner der Vergaben wären die Qualitätskriterien Anlass für Vergabenachprüfungsanträge der Bieter gewesen. Die Wertungskriterien sollen weiter angewandt werden. Die Vertreter der BVMB und des HDB kritisierten u. a. die Intransparenz der Wertung mangels detaillierter Aussagen im Absageschreiben. die ungleiche Handhabung der Wertungskriterien und ihrer Unterpunkte in den einzelnen Regionen. zu große Interpretationsspielräume bei den einzelnen Wertungskriterien. die Anwendung der Wertungskriterien bei Vergaben unterhalb der Schwellenwerte aufgrund des erheblichen Arbeitsaufwandes auf beiden Seiten. die Verwendung des Kriteriums Eigenfertigungstiefe Bezüglich der ersten beiden vorgenannten Punkte führten die Vertreter der DB AG aus, dass der Bieter vom jeweiligen Einkäufer entweder im Aufklärungsgespräch oder auf schriftliche bzw. telefonische Anfrage eine qualifizierte Antwort verlangen könne. Die Einkäufer seien insoweit informiert. Das Interesse der Bieter an einer Auskunft sei bisher jedoch gering gewesen. Eine Überarbeitung des Absageschreibens nach 101a GWB gestalte sich schwierig, werde aber geprüft. Gleiches gilt nach Auffassung der DB AG auch bei Verständnisschwierigkeiten bezüglich der einzelnen Unterpunkte der Wertungskriterien. Die Bieter sollten ihre Fragen vor Angebotsabgabe stellen. Im Ergebnis des Gesprächs wurde vereinbart, dass die Verbände der DB AG konkret mitteilen, welche Punkte der Wertungskriterien zu präzisieren sind. Nach Vorlage der Ausarbeitung entscheidet die DB AG, ob hierzu ein Gesprächstermin vereinbart wird. die DB AG eine Verbesserung der Aussagekraft des Absageschreibens in Bezug auf die Wertungskriterien sowie eine Reduzierung / Abschaffung der Wertungskriterien im Bereich der Unterschwellenvergaben prüft. der nächste Erfahrungsaustausch im Oktober 2013 stattfindet. Wir bitten Sie, uns weiterhin über Ihre Erfahrungen in der Praxis mit den Wertungskriterien zu informieren. Zusätzlich empfiehlt der Einkauf der DB AG, bei den Vergabestellen der DB AG nachzufragen, welche konkrete Bewertungen Ihre Angebote im Bereich der Qualitätskriterien erhalten haben. Ein Muster zur Anforderung dieser Information bei der DB AG haben wir diesem Schreiben beigefügt (Anlage 3). Mit freundlichen Grüßen Michael Gilka, Dipl. Betriebswirt stv. Hauptgeschäftsführer Anlagen

3 Qualität als Wertungskriterium Kurzauswertung der Erfahrungen der Mitgliedsunternehmen Grundsätzlich begrüßen die Mitgliedsunternehmen die Initiative der DB AG, die Qualität neben dem Preis stärker im Wettbewerb zu berücksichtigen. Damit sich der mit der Einführung der Wertungskriterien Qualität gewünschte Effekt in der Praxis einstellt, ist es jedoch unabdingbar, dass die Anforderungen der einzelnen Wertungskriterien insbesondere im Verhandlungsverfahren zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe vorliegen und in den sich anschließenden Aufklärungsgesprächen nicht mehr nachgebessert werden können und dürfen. Die bisher gehandhabte Möglichkeit der Nachbesserung nach Angebotsabgabe führt im Ergebnis dazu, dass doch nur der Preis alleiniges Wertungskriterium ist. Daneben hat sich in der Praxis herausgestellt, dass die Bearbeitung der Angebote durch die neuen Wertungskriterien zu deutlich größerem Aufwand in den Unternehmen geführt hat, der in der Regel nur durch den Einsatz von zusätzlichem qualifiziertem Personal sichergestellt werden kann. Es ist davon auszugehen, dass sich durch die neuen Wertungskriterien auch bei der DB AG der Aufwand für die Wertung deutlich erhöht haben müsste. Zumindest von Seiten der Unternehmen besteht der Wunsch, dass der Aufwand durch eine Präzisierung der Anforderungen und Einführen von Begriffsdefinitionen (möglichst mit Musterbeispielen) verschlankt und besser erkennbar wird. Die Anforderungen sind nicht selbst erklärend und werden in den Regionen unterschiedlich gehandhabt. Damit alle Bieter (und Einkäufer) die Anforderungen gleich verstehen, sind klare, eindeutige Vorgaben notwendig. In diesem Zusammenhang sollte auch auf den Prüfstand gestellt werden, ob alle Wertungskriterien zur Angebotsqualität (Terminplanung, Logistik, Eigenfertigungstiefe, Umwelt) weiter verwandt werden sollten. Wir schlagen vor, das Wertungskriterium Eigenfertigungstiefe ersatzlos zu streichen. Zur Begründung ist darauf hinzuweisen, dass die Eigenfertigungstiefe bereits im Rahmen des Präqualifikationsverfahrens der DB AG herangezo-

4 2 gen wird und Voraussetzung für die Erteilung der PQ sowie Zulassung zur Teilnahme an Ausschreibungen der DB AG ist. Zudem handelt es sich bei der Eigenfertigungstiefe vergaberechtlich um ein Eignungskriterium und nicht um ein Wertungskriterium. Weiterhin sprechen wir uns dafür aus, dass das Wertungskriterium Logistik abgespeckt als Unterpunkt in das Wertungskriterium Terminplanung einfließen sollte. Die Logistik ist Voraussetzung für eine effiziente Terminplanung und sollte deshalb dort projektindividuell Berücksichtigung finden. Zudem sollte eine Gewichtung der Logistik nur dort stattfinden, wo sie auch eine zentrale Bedeutung beim Zeitmanagement des Bauvorhabens hat, z. B. im Gleisoberbau. Verbesserungsbedürftig ist in diesem Zusammenhang die Ausschreibungsqualität der Leistungsverzeichnisse der DB AG, um eine sichere Termin- und Logistikplanung bei der Angebotsabgabe abgeben zu können. Z. B. beklagen die Mitgliedsunternehmen, dass im Oberbau vielfach die Angabe von Tarifpunkten in den Ausschreibungsunterlagen fehlt und auch auf Nachfrage nicht angegeben werden kann, so dass eine Logistikplanung nahezu unmöglich ist. Hinsichtlich der Wertungskriterien Terminplanung und Umwelt sollte, wie bereits oben erwähnt, zur Reduzierung von Aufwand und Kosten bei der Angebotsbearbeitung und Angebotsprüfung im Interesse aller Beteiligten eine Präzisierung der Begriffsdefinition und der einzureichenden Unterlagen im Sinne von mehr Qualität als Quantität erfolgen. Dringenden Handlungsbedarf sehen unsere Mitgliedsunternehmen auch mit Blick auf die fehlende Transparenz der Bewertung der Angebote. Aus der Praxis berichten die Unternehmen, dass keine oder nur wenige aussagekräftige Informationen der auftragvergebenden Stellen erfolgen, warum ein Angebot nicht in die engere Wahl kommt. Die Unternehmen erhalten keine Informationen über die konkrete Bewertung der Qualitätskriterien, so dass letztendlich damit nicht das Ziel verfolgt werden kann, bei zukünftigen Angeboten die Qualität zu verbessern. Gerade dies sollte aber das Ziel aller Beteiligten sein, wenn man Qualitätskriterien zur Bewertung von Angeboten heranzieht. Die Unternehmen müssen in die Lage versetzt werden, zu lernen und ihre Angebote in Zukunft zu optimieren. In der Regel können die Unternehmen noch nicht einmal erkennen, ob ihr Angebot preislich, wegen unzureichender Erfüllung der Qualitätskriterien oder wegen eines besseren Nebenangebotes eines Mitwettbewerbers nicht berücksichtigt wird. Bonn/Berlin, 22. Oktober 2012

5 Qualität als Vergabekriterium bei Bauvergaben Erfahrungsaustausch Deutsche Bahn AG Beschaffung Infrastruktur Anwendung qualitativer Vergabekriterien TEI 2; Oktober TEI

6 Qualität als Vergabekriterium bei Bauvergaben Eingeladene Teilnehmer Verbände/Firmen 1. Frau RA Gabriele Funke, Bauindustrieverband Hessen-Thüringen e.v. (für den HDB) 2. Herr Karlheinz Wandel, Geschäftsführer Trapp Tief- und Gleisbau GmbH 3. Herr Wolfgang Conrad, Geschäftsführer der Bundesfachabteilung Eisenbahnoberbau im Hauptverband der Deutschen Bauindustrie e.v. 4. Herr Stefan Czichowsky, Geschäftsführer Bilfinger Berger Regiobau GmbH 5. Herr Manfred Wacker, Geschäftsführer STRABAG Rail 6. Herr Joachim Dillenburger, STRABAG AG 7. Herr Peter Bolk, Technischer Vorstand Falkenhahn Bau AG 8. Herr RA Eberhard Schwager, Verbandsjustitiar der BVMB 9. Herr Michael Gilka, stv. Hauptgeschäftsführer der BVMB Anwendung qualitativer Vergabekriterien TEI 2; Oktober

7 Qualität als Vergabekriterium bei Bauvergaben Agenda 1. Begrüßung 2. Rückblick letzter Termin - Ziele Hr. Grothe 3. Auswertung zur Anwendung Hr. Rödiger 4. Erfahrungen in den Piloten Hr. Schröder 5. Erfahrungen der Unternehmen Unternehmensvertreter / Verbände 6. Fazit alle Die Tagesordnungspunkte 2-5 werde im Rahmen einer offenen Diskussion erörtert. Anwendung qualitativer Vergabekriterien TEI 2; Oktober

8 Ziele Anwendung qualitativer Vergabekriterien Erhöhung der Angebotsqualität Bewertung der Angebote anhand differenzierter aussagekräftiger Kriterien nach Auftragserteilung: Effizientere Projektabwicklung für Auftragnehmer und Auftraggeber Reduziertes Nachtragsaufkommen Anwendung qualitativer Vergabekriterien TEI 2; Oktober

9 Auswertung zur Anwendung Anwendung qualitativer Vergabekriterien Anzahl EU-Vergaben mit qualitativen Wertungskriterien*: 169 davon 136 offenes Verfahren 1 nichtoffenes Verfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb 25 Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb 9 Rügen ** 2 Nachprüfverfahren ** * EU-Vergaben ab August 2011 ** nicht in Verbindung mit Anwendung qualitativer Wertungskriterien Anwendung qualitativer Vergabekriterien TEI 2; Oktober

10 Auswertung zur Anwendung Anwendung qualitativer Vergabekriterien Wie oft wurden Wertungskriterien verwendet? Anzahl der verwendeten Wertungskriterien: je Vergabe 1 x 126 Vergaben mit einem Wertungskriterium je Vergabe 2 x 30 Vergaben mit zwei Wertungskriterien je Vergabe 3 x 7 Vergaben mit drei Wertungskriterien je Vergabe 4 x 6 Vergaben mit vier Wertungskriterien Anwendung qualitativer Vergabekriterien TEI 2; Oktober

11 Musteranschreiben des nicht berücksichtigten Bieters (bei Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes) wenn die Qualität seines Angebotes nach vorgegebenen Kriterien bewertet wurde. Betreff: Genaue Angabe des Vergabeverfahrens Sehr geehrte.., das vorbezeichnete Vergabeverfahren sah Qualitätskriterien zur Angebotswertung vor. Sie teilten gemäß 101 a GWB mit, dass unser Angebot nicht berücksichtigt werden konnte. Wir bitten um Mitteilung, wie die konkreten Wertungsergebnisse unseres Angebotes zu den einzelnen Kriterien im Verhältnis zum erstplatzierten Bieter lagen. Um unsere Angebote in Zukunft zu optimieren, wären wir dankbar, wenn Sie uns darüber hinaus erläutern würden, woran es gelegen hat, dass wir nicht die volle Punktzahl für die von Ihnen vorgegebenen Wertungskriterien erreichen konnten. Im Interesse der Lieferantenentwicklung hat uns der Einkauf der DB AG darin bestärkt, die Ergebnisse unserer Angebotsbewertung zu hinterfragen. Wir wären Ihnen dankbar, wenn Sie uns kurzfristig die Angebotswertung ggf. auch mündlich erläutern würden. Mit freundlichen Grüßen