QM - Qualitätsmanagement: Workflow-Szenarios

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1 QM - Qualitätsmanagement: Workflow-Szenarios HELP.BCBMTWFMQM Release 4.6C

2 SAP AG Copyright Copyright 2001 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Software-Produkte können Software- Komponenten auch anderer Software-Hersteller enthalten. Microsoft, WINDOWS, NT, EXCEL, Word, PowerPoint und SQL Server sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. IBM, DB2, OS/2, DB2/6000, Parallel Sysplex, MVS/ESA, RS/6000, AIX, S/390, AS/400, OS/390 und OS/400 sind eingetragene Marken der IBM Corporation. ORACLE ist eine eingetragene Marke der ORACLE Corporation. INFORMIX -OnLine for SAP und Informix Dynamic Server TM sind eingetragene Marken der Informix Software Incorporated. UNIX, X/Open, OSF/1 und Motif sind eingetragene Marken der Open Group. HTML, DHTML, XML, XHTML sind Marken oder eingetragene Marken des W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. JAVA ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc. JAVASCRIPT ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie. SAP, SAP Logo, R/2, RIVA, R/3, ABAP, SAP ArchiveLink, SAP Business Workflow, WebFlow, SAP EarlyWatch, BAPI, SAPPHIRE, Management Cockpit, mysap.com Logo und mysap.com sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und vielen anderen Ländern weltweit. Alle anderen Produkte sind Marken oder eingetragene Marken der jeweiligen Firmen. 2 April 2001

3 SAP AG Symbole Symbol Bedeutung Achtung Beispiel Hinweis Empfehlung Syntax April

4 SAP AG Inhalt... 7 Qualitätsmeldung (QM-QN)...8 Bearbeiten einer Qualitätsmeldung (QM-QN-NM)...9 Technische Realisierung (QM-QN-NM)...11 Ablauf des Workflow-Musters WS Vorbereitung und Customizing...14 Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität (QM-QN-NM)...16 Bearbeiten einer offenen Qualitätsmeldung (QM-QN-NM)...18 Technische Realisierung (QM-QN-NM)...19 Workflow-Muster WS (Qualitätsmeldung bearbeiten)...20 Ablauf des Workflows...21 Vorbereitung und Customizing (QM-QN-NM)...23 Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität (QM-QN-NM)...25 Bearbeiten einer Qualitätsmeldung mit Status...27 Technische Realisierung (QM-QN-NM)...28 Workflow-Muster WS (QM InArbeit)...29 Ablauf des Workflows...30 Vorbereitung und Customizing (QM-QN-NM)...32 Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität (QM-QN-NM)...34 Erledigen einer Maßnahme (QM-QN-NM)...36 Technische Realisierung (QM-QN-NM)...37 Workflow-Muster WS (QM Maß Erled)...38 Ablauf des Workflows...39 Vorbereitung und Customizing (QM-QN-NM)...41 Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität (QM-QN-NM)...43 Erledigen einer Maßnahme - Verantwortlicher geändert (QM-QN-NM)...45 Technische Realisierung (QM-QN-NM)...46 Workflow-Muster WS (QM Verantwor)...47 Ablauf des Workflows...48 Vorbereitung und Customizing (QM-QN-NM)...50 Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität (QM-QN-NM)...52 Abschließen einer Meldung (QM-QN-NM)...54 Technische Realisierung (QM-QN-NM)...55 Workflow-Muster WS (QM Abschließ)...56 Ablauf des Workflows...57 Vorbereitung und Customizing (QM-QN-NM)...59 Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität (QM-QN-NM)...61 Bearbeiten eines kritischen Fehlers (QM-QN-NM)...63 Technische Realisierung (QM-QN-NM)...64 Workflow-Muster WS (QM FehlBearb)...65 Ablauf des Workflows...66 Vorbereitung und Customizing (QM-QN-NM)...68 Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität (QM-QN-NM)...70 Qualitätsmeldung eröffnet - Info...72 Technische Realisierung (QM-QN-NM) April 2001

5 SAP AG Ablauf des Workflow-Musters WS Vorbereitung und Customizing (QM-QN-NM)...76 Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität (QM-QN-NM)...78 Qualitätsprüfung (QM-IM)...79 Zuordnen eines Plans (QM-IM-IL)...80 Technische Realisierung (QM-IM-IL)...81 Workflow-Muster WS (QM PlanZuord)...82 Ablauf des Workflows...83 Vorbereitung und Customizing (QM-IM-IL)...85 Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität (QM-IM-IL)...87 Prüflosfreigabe für Prüfung (QM-IM-IL)...89 Technische Realisierung (QM-IM-IL)...90 Workflow-Muster WS (QM LosFrei)...91 Ablauf des Workflows...92 Vorbereitung und Customizing (QM-IM-IL)...94 Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität (QM-IM-IL)...96 Bestätigen des Zeugniseingangs (QM-IM-IL)...98 Technische Realisierung (QM-IM-IL)...99 Workflow-Muster WS (QM ZeugBest) Ablauf des Workflows Vorbereitung und Customizing (QM-IM-IL) Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität (QM-IM-IL) Datenübernahme aus einem IDoc in ein Prüflos (QM-IM-IL) Technische Realisierung (QM-IM-IL) Workflow-Muster WS (QM-IM-IL) Workflow-Muster WS (QM-IM-IL) Ablauf des Workflow-Musters Vorbereitung und Customizing (QM-IM-IL) Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität (QM-IM-IL) Buchen von offenen Beständen (QM-IM-UD) Technische Realisierung (QM-IM-UD) Workflow-Muster WS (QM Bestand) Ablauf des Workflows Vorbereitung und Customizing (QM-IM-UD) Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität (QM-IM-UD) Abschließen einer Langzeitprüfung (QM-IM-UD) Technische Realisierung (QM-IM-UD) Workflow-Muster WS (QM AbschlPrü) Ablauf des Workflows Vorbereitung und Customizing (QM-IM-UD) Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität (QM-IM-UD) Treffen des Verwendungsentscheids (QM-IM-UD) Technische Realisierung (QM-IM-UD) Workflow-Muster WS (QM EntTreff) Ablauf des Workflows Vorbereitung und Customizing (QM-IM-UD) Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität (QM-IM-UD) Ergebniserfassung für Langzeitprüfung (QM-IM-RR) April

6 SAP AG Technische Realisierung (QM-IM-RR) Workflow-Muster WS (QM ErgebPrüf) Ablauf des Workflows Vorbereitung und Customizing (QM-IM-RR) Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität (QM-IM-RR) April 2001

7 SAP AG Siehe auch: BC - Workflow-Szenarios in den Anwendungen [Extern] April

8 SAP AG Qualitätsmeldung (QM-QN) Qualitätsmeldung (QM-QN) Diese Workflow-Szenarios unterstützen Sie bei der Bearbeitung von Qualitätsmeldungen in der Komponente Qualitätsmanagement (QM). 8 April 2001

9 SAP AG Bearbeiten einer Qualitätsmeldung (QM-QN-NM) Bearbeiten einer Qualitätsmeldung (QM-QN-NM) Einsatzmöglichkeiten Dieses Workflow-Szenario unterstützt Ihre Unternehmensprozesse bei der Reklamationsabwicklung. In diesem Szenario unterstützt Sie die Komponente SAP Business Workflow, um neu angelegte oder aktivierte Qualitätsmeldungen effizient und zeitsparend zu bearbeiten, überwachen und abzuschließen. Dieser Prozeß ist in einem Workflow-Muster abgebildet, das die Ausführung folgender Standardaufgaben auslöst und steuert: Benachrichtigen einer berechtigten Person (z.b. den Meldungskoordinator), daß eine neue Qualitätsmeldung angelegt oder aktiviert wurde, und daß zur Meldung Maßnahmen definiert werden müssen Benachrichtigen einer berechtigten Person, daß zur Qualitätsmeldung Maßnahmen angelegt wurden, die bearbeitet werden müssen Benachrichtigen einer berechtigten Person (z.b. den Meldungskoordinator), daß alle Maßnahmen der Qualitätsmeldung erledigt wurden und die Qualitätsmeldung entweder abgeschlossen werden muß oder weitere Maßnahmen zur Meldung definiert werden müssen SAP Business Workflow Wenn die erforderlichen Systemeinstellungen gemacht wurden, sendet der SAP Business Workflow automatisch ein Workitem an die berechtigte(n) Person(en) oder Abteilung(en) und informiert sie, daß bestimmte Aufgaben auszuführen sind. Zu diesem Prozeß gehören folgende Aufgaben und auslösende Ereignisse: Aufgabe auslösendes Ereignis Bearbeiten einer offenen Qualitätsmeldung ohne Maßnahmen Bearbeiten einer Qualitätsmeldung mit offenen Maßnahmen Abschließen einer Qualitätsmeldung mit erledigten Maßnahmen Die verantwortliche Person wird benachrichtigt, wenn: eine Qualitätsmeldung manuell im System angelegt wurde bei einer Qualitätsprüfung ein Fehlersatz als Qualitätsmeldung aktiviert wurde Die verantwortliche Person wird benachrichtigt, sobald die Maßnahmen in der Meldung angelegt sind und die Meldung gesichert wird. Die verantwortliche Person wird benachrichtigt, sobald die Maßnahmen in der Meldung erledigt sind und die Meldung gesichert wird. Bestimmen der zuständigen Person(en) oder Abteilung(en) Für jede der oben genannten Aufgaben benachrichtigt das System in der angegebenen Reihenfolge folgende Personen: 1. Koordinator der Meldung 2. zuständige Abteilung (wenn kein Koordinator angegeben ist) 3. alle Personen, die der Aufgabe zugeordnet sind (wenn weder ein Koordinator noch eine zuständige Abteilung angegeben sind) April

10 SAP AG Bearbeiten einer Qualitätsmeldung (QM-QN-NM) Voraussetzungen Alle notwendigen Vorbereitungs- und Customizingschritte für SAP Business Workflow wurden ausgeführt. Ablauf Die Grafik gibt einen Überblick über den Workflow-Prozeß und zeigt, wie die unterschiedlichen Beteiligten involviert sind. Acme GmbH, Reklamationsabteilung Qualitätsmeldung angelegt oder aktiviert Koordinator Workflow Neue Qualitätsmeldung angelegt oder aktiviert - Bitte bearbeiten 1. Offene Meldung in Bearbeitung setzen 2. Maßnahmen zur Meldung definieren Alle Maßnahmen erledigt - Meldung abschließen oder weitere Maßnahmen definieren Workflow Workflow Maßnahmen angelegt - Bitte Maßnahme(n) bearbeiten Alle Maßnahmen erledigt Verantwortlicher Qualitätsmeldung abgeschlossen Workflow Maßnahmen angelegt - Bitte Maßnahme(n) bearbeiten.... Weitere Informationen über verwandte Workflow-Szenarien finden Sie unter: Abschließen einer Maßnahme (QM-QN-NM) [Seite 36] Erledigen einer Maßnahme - Verantwortlicher geändert (QM-QN-NM) [Seite 45] Siehe auch: Ablauf des Workflow-Musters WS [Seite 12] 10 April 2001

11 SAP AG Technische Realisierung (QM-QN-NM) Technische Realisierung (QM-QN-NM) Die Schnittstelle zwischen der R/3-Funktionalität und dem SAP Business Workflow ist durch die Objekttechnologie realisiert. In diesem Workflow-Szenario bearbeitet das System folgende Objekte: Objekte Was Sie wissen sollten Aufgabengruppe TG Business-Objekt BUS2078 (Qualitätsmeldung) Standardaufgaben: TS (Neue Meldung bearbeiten) TS (Meldung bearbeiten) TS (Meldung abschließen) Workflow-Muster WS Standardrolle AC Diese Aufgabengruppe enthält alle Workflow-Objekte, die zu den Workflow-Szenarios für Qualitätsmeldungen gehören. Eine Qualitätsmeldung entspricht dem Business-Objekttyp BUS2078. Eine Qualitätsmeldung wird durch die Meldungsnummer identifiziert (Schlüsselfeld). Sie finden die Attribute, Methoden und Ereignisse zum Business-Objekt BUS2078 im Business Object Repository des R/3 Systems. Es handelt sich um Einzelschrittaufgaben, die sich auf eine Objektmethode beziehen. Diese Aufgabe ist den Personen oder Abteilungen zugeordnet, die berechtigt sind, das Objekt zu bearbeiten. Dieses Muster enthält die Definitionen der Workflow-Aufgabe für dieses Workflow-Szenario. Mit diesem Workflow-Muster können Sie die Verantwortlichen benachrichtigen, daß eine Qualitätsmeldung angelegt wurde. Die auslösenden Ereignisse für dieses Workflow-Muster sind ACTIVATED, CREATED und INPROCESSAGAIN. Das ist die Standardrolle für Qualitätsmeldungen. Durch die (in der Definition der Standardrolle festgelegte) Rollenauflösung wird bestimmt, wer für die Bearbeitung einer Qualitätsmeldung zuständig ist. April

12 SAP AG Ablauf des Workflow-Musters WS Ablauf des Workflow-Musters WS Einsatzmöglichkeiten Das Workflow-Muster für diesen Prozeß wird gestartet, wenn Sie eine neue Qualitätsmeldung manuell anlegen oder einen Fehlersatz als Qualitätsmeldung aktivieren. Ablauf 1. Das System löst eines der folgenden Ereignisse für das Business-Objekt BUS2078 (Qualitätsmeldung) aus: CREATED (Qualitätsmeldung angelegt) ACTIVATED (Meldung aktiviert) INPROCESSAGAIN (Meldung wieder in Arbeit) 2. Das auslösende Ereignis startet das Workflow-Muster WS und den damit verbundenen Prozeß wie in der folgenden Grafik beschrieben. Workflow- Muster gestartet 1 Workitem senden Eingang: Verantwortliche(r) für Standardaufgabe TS zu tun Workitem entfernen Qualitätsmeldung: in Bearbeitung setzen Maßnahmen definieren Meldung sichern 2 Workitem senden Eingang : Verantwortliche(r) für Standardaufgabe TS zu tun Workitem entfernen Qualitätsmeldung : Maßnahmen ausführen alle Maßnahmen erledigt 3 Workflow beendet Workitem senden Eingang : Verantwortliche(r) für Standardaufgabe TS zu tun Workitem entfernen Qualitätsmeldung : Meldung abschließen oder weitere Maßnahmen definieren Die Standardaufgaben in diesem Prozeß gelten ab Release April 2001

13 SAP AG Ablauf des Workflow-Musters WS April

14 SAP AG Vorbereitung und Customizing Vorbereitung und Customizing Verwendung An dieser Stelle werden die anwendungsspezifischen Customizing-Einstellungen beschrieben, die Sie zur Bearbeitung dieses Workflow-Musters machen müssen. (Zusätzlich zu den allgemeinen Customizing-Einstellungen, die für den Einsatz der Komponente SAP Business Workflow erforderlich sind). Voraussetzungen Alle allgemeinen Customizing-Einstellungen für die Komponente SAP Business Workflow sind durchgeführt worden. Aktivitäten Die folgende Grafik gibt einen Überblick über die erforderlichen Customizing-Einstellungen für dieses Workflow-Muster: Überblick über Customizing-Einstellungen 1 Aufbauorganisation einrichten Ihre Organisationseinheiten bestimmen Meister Qualitätssicherung (QS) Qualitätsmanager Herr Schmid Herr Maier 2 Aufgabenspezifisches Customizing durchführen (a) Organisationseinheiten zu Standardaufgaben zuordnen Standardaufgabe Qualitätssicherung (QS) 3 Aufgabenspezifisches Customizing durchführen (b) Verbindung zwischen auslösendem Ereignis und Workflow-Muster aktivieren CREATED, ACTIVATED, INPROCESSAGAIN auslösende Ereignisse WS Workflow -Muster Stellen Sie bei Schritt 3 in der oben gezeigten Grafik sicher, daß Sie die Ereigniskopplung für das Workflow-Muster - und nicht für die Standardaufgabe - aktivieren. Im Customizing machen Sie folgende Einstellungen: 14 April 2001

15 SAP AG Aufgabe Menüpfad Vorbereitung und Customizing (1) Aufbauorganisation bearbeiten Basis Business Management SAP Business Workflow Aufbauorganisation bearbeiten (2) Aufgabenspezifisches Customizing durchführen (a) (3) Aufgabenspezifisches Customizing durchführen (b) Weitere Informationen finden Sie im Einführungsleitfaden (IMG). Qualitätsmanagement Qualitätsmeldung Meldungsbearbeitung Workflow-Muster aktivieren Qualitätsmanagement Qualitätsmeldung Meldungsbearbeitung Workflow-Muster aktivieren April

16 SAP AG Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität (QM-QN-NM) Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität (QM-QN-NM) Verwendung Durch diesen Workflow werden die verantwortlichen Personen oder Abteilungen automatisch benachrichtigt, daß eine Reihe von Aufgaben in folgender Reihenfolge ausgeführt werden müssen: 1. Bearbeiten einer neu angelegten oder aktivierten Qualitätsmeldung (Meldungsstatus Offen) 2. Bearbeiten einer Qualitätsmeldung mit offenen Maßnahmen (Meldungsstatus In Arbeit) 3. Abschließen einer Qualitätsmeldung (Status aller Maßnahmen Erledigt) Die verantwortlichen Person(en) oder Abteilung(en) erhalten eine Mail (Workitem) in ihrem Eingang und werden so über die anstehenden Aufgaben informiert. Aktivitäten Systemaktivitäten Wenn eine Qualitätsmeldung angelegt, aktiviert oder wieder in Arbeit gesetzt wird, wird durch SAP Business Workflow automatisch: 1. das den Workflow auslösende Ereignis ACTIVATED, CREATED oder INPROCESSAGAIN erzeugt 2. das Workflow-Muster WS gestartet 3. ein Workitem an den Arbeitsplatz der verantwortlichen Person(en) oder Abteilung(en) gesendet Benutzeraktivitäten Als Verantwortliche(r) für ein Workitem haben Sie folgende Möglichkeiten: Möglichkeiten Was Sie wissen sollten 16 April 2001

17 SAP AG Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität (QM-QN-NM) Workitem als Workflow bearbeiten Qualitätsmeldung manuell über einen Arbeitsvorrat bearbeiten. Um das Workitem zu sehen, wählen Sie Büro Eingang. Sie haben folgende Bearbeitungsmöglichkeiten: Mit Doppelklick auf das Workitem können Sie es bearbeiten. Sie gelangen auf die Transaktion zum Ändern einer Qualitätsmeldung. Sie können ein weiteres Bild zum Workitem aufrufen, um sich einen Überblick über offene und abgeschlossene Aufgaben zu verschaffen. Sie können ein Workitem als Erinnerung auf Wiedervorlage setzen, um es später zu bearbeiten. Sie können von der Qualitätsmeldung zum Workflow-Protokoll navigieren, um festzustellen, wer welche Tätigkeiten durchgeführt hat. Sie können ein Workitem über andere Mailsystem-Clients empfangen (zum Beispiel Lotus Notes oder MS Outlook ) Siehe Qualitätsmeldungen selektieren und auswerten [Extern]. Wenn Sie eine Qualitätsmeldung manuell (außerhalb des Workflows) bearbeiten, werden alle an der Qualitätsmeldung durchgeführten Änderungen auch im Workflow-Ablauf berücksichtigt. April

18 SAP AG Bearbeiten einer offenen Qualitätsmeldung (QM-QN-NM) Bearbeiten einer offenen Qualitätsmeldung (QM-QN-NM) Dieses Workflow-Szenario ist obsolet und sollte nicht mehr verwendet werden! Die Funktionen dieses Szenarios wurden in das neue Workflow-Szenario Bearbeiten einer Qualitätsmeldung [Seite 9] integriert. Einsatzmöglichkeiten Wird eine Qualitätsmeldung im System angelegt, erhält sie zunächst den Status Meldung offen (MOFN). Das bedeutet, daß die Meldung im System erfaßt wurde und bearbeitet werden kann. Um sicherzustellen, daß die Qualitätsmeldung bearbeitet wird, wird die zuständige Person oder Abteilung automatisch über den SAP Business Workflow benachrichtigt. Das System informiert folgende Empfänger in der angegebenen Reihenfolge: 1. Koordinator der Meldung 2. zuständige Abteilung (wenn kein Koordinator angegeben ist) 3. alle Personen, die der Aufgabe zugeordnet sind (wenn weder ein Koordinator noch eine zuständige Abteilung angegeben sind) Der Workflow wird nicht ausgelöst, wenn eine Qualitätsmeldung bei der Fehlererfassung erzeugt wurde. Solch eine Meldung hat zunächst den Status Fehlererfassung (FHLS) und muß aktiviert werden, bevor Sie sie als Qualitätsmeldung bearbeiten können. SAP Business Workflow Wenn die erforderlichen Systemeinstellungen gemacht wurden, sendet der SAP Business Workflow automatisch ein Workitem an den integrierten Eingangskorb der berechtigten Person(en) und informiert sie, daß eine Qualitätsmeldung angelegt wurde. Die informierte(n) Person(en) können das Workitem direkt aus dem Eingangskorb heraus bearbeiten. Voraussetzungen Siehe Vorbereitung und Customizing (QM-QN-NM) [Seite 23]. Ablauf Siehe Ablauf des Workflows [Seite 21]. 18 April 2001

19 SAP AG Technische Realisierung (QM-QN-NM) Technische Realisierung (QM-QN-NM) Die Schnittstelle zwischen der R/3-Funktionalität und dem SAP Business Workflow ist durch die Objekttechnologie realisiert. In diesem Workflow-Szenario bearbeitet das System folgende Objekte: Objekte Was Sie wissen sollten Aufgabengruppe TG Business-Objekt BUS2078 (Qualitätsmeldung) Standardaufgabe TS (QM-Aufgabe Meldung eröffnet) Workflow-Muster WS (Qualitätsmeldung bearbeiten) [Seite 20] Standardrolle AC Diese Aufgabengruppe enthält die Standardaufgaben und das Workflow-Muster, die für dieses Workflow-Szenario benötigt werden. Eine Qualitätsmeldung entspricht dem Business-Objekttyp BUS2078. Eine Qualitätsmeldung wird durch die Meldungsnummer identifiziert (Schlüsselfeld). Sie finden die Attribute, Methoden und Ereignisse zum Business-Objekt BUS2078 im Business Object Repository des R/3 Systems. Es handelt sich um eine Einzelschrittaufgabe, die sich auf eine Objektmethode bezieht. Diese Aufgabe ist den Personen oder Abteilungen zugeordnet, die berechtigt sind, das Objekt zu bearbeiten. Dieses Muster enthält die Definitionen der Workflow- Aufgabe für dieses Workflow-Szenario. Mit diesem Workflow-Muster können Sie die Verantwortlichen benachrichtigen, daß eine Qualitätsmeldung angelegt wurde. Die auslösenden Ereignisse für dieses Workflow- Muster sind ACTIVATED und CREATED. Das ist die Standardrolle für Qualitätsmeldungen. Durch die (in der Definition der Standardrolle festgelegte) Rollenauflösung wird bestimmt, wer für die Bearbeitung einer Qualitätsmeldung zuständig ist. April

20 SAP AG Workflow-Muster WS (Qualitätsmeldung bearbeiten) Workflow-Muster WS (Qualitätsmeldung bearbeiten) Definition Eine Workflow-Definition, die verwendet wird, um die verantwortliche(n) Person(en) oder Abteilung(en) zu benachrichtigen, daß eine Qualitätsmeldung im System angelegt wurde. Die Meldung hat den Status Meldung offen (MOFN). Workflow-Muster: WS Kürzel: QM Bearbeit Bezeichnung: QM: Qualitätsmeldung bearbeiten Struktur Workflow-Container Die wichtigsten Informationen, die während des Workflows verfügbar sein müssen, sind die Objektreferenz auf die zu bearbeitende Qualitätsmeldung (_EVT_OBJECT) der Name des Meldungserfassers (_EVT_CREATOR) der Sortierschlüssel (_WI_Group_ID) Um diese Informationen aufzunehmen, müssen folgende Elemente im Workflow-Container verfügbar sein: Die Elemente _WF_Initiator und _WI_Group_Id sind Standardelemente im Workflow- Container. Das Element NOTIFICATION wurde zusätzlich zu den vorhandenen Standardelementen angelegt. Die Informationen sind als Ereignisparameter im Container des auslösenden Ereignisses vorhanden und müssen von dort "per Datenfluß" in den Workflow-Container überführt werden. Auslösendes Ereignis für das Workflow-Muster Die Ereignisse ACTIVATED und CREATED sind in diesem Workflow-Muster die auslösenden Ereignisse für den Objekttyp BUS2078 (Qualitätsmeldung). Die Verbindung zwischen dem Ereignis und dem auszulösenden Workflow-Muster ist im Standardsystem inaktiv. Wenn das Workflow-Muster gestartet werden soll, muß es erst im Customizing des SAP Business Workflow aktiviert werden. 20 April 2001

21 SAP AG Ablauf des Workflows Ablauf des Workflows Struktur des Workflows Die Struktur eines Workflows weist einen parallelen Abschnitt auf, der aus einer Aktivität und vier Warteschritten besteht (siehe Grafik unten). Die Struktur ist so definiert, daß das System nur einen der fünf Zweige durchlaufen muß. Die Standardaufgabe ist in der Aktivität vorgegeben. Q-Meldung aktiviert Workflow gestartet Q-Meldung angelegt Aktivität = Meldung bearbeiten Warteschritte = Löschvormerkung setzen, Meldung abschließen, Meldung in Arbeit, alle Maßnahmen erledigen XOR Löschvormerkung setzen Q-Meldung bearbeiten Q-Meldung abschließen Q-Meldung in Arbeit alle Maßnahmen erledigen Löschvormerkung gesetzt Q-Meldung bearbeitet Q-Meldung abgeschlossen Q-Meldung in Arbeit alle Maßnahmen erledigt = Ereignis = Schritt Workflow beenden Workflow beendet Bearbeiterfindung Bei der Bearbeiterfindung sucht das System in der Qualitätsmeldung nach der zuständigen Person. Die folgenden Rollen sind in der Qualitätsmeldung definiert: Koordinator zuständige Abteilung Das System sucht zunächst nach dem Koordinator. Ist kein Koordinator angegeben, sucht das System nach der zuständigen Abteilung. Kann keine zuständige Abteilung gefunden werden, werden alle Personen benachrichtigt, die dieser Aufgabe zugeordnet sind. Der Bearbeiter wird durch eine Rollenauflösung bestimmt. Die Rolle AC QM_NOTIF_ROL (Standardrolle für Qualitätsmeldungen) ist als Standardrolle für diese Aufgabe definiert. April

22 SAP AG Ablauf des Workflows Ergebnis der Bearbeitung und Beendigung des Workflows Die Bearbeitung des Workitems beendet die Aufgabe und den gesamten Workflow. Der Workflow wird auch beendet, wenn einer der vier Warteschritte eintritt. Die beendenden Ereignisse Löschvormerkung gesetzt, Qualitätsmeldung abgeschlossen, Qualitätsmeldung in Arbeit und Alle Maßnahmen erledigt können auch außerhalb des Workflow-Ablaufs auftreten. Wenn die Qualitätsmeldung bearbeitet wurde, hat sie entweder den Status Meldung in Arbeit (MIAR) oder Meldung abgeschlossen (MMAB) 22 April 2001

23 SAP AG Vorbereitung und Customizing (QM-QN-NM) Vorbereitung und Customizing (QM-QN-NM) Verwendung An dieser Stelle werden die spezifischen Customizing-Einstellungen beschrieben, die Sie zur Bearbeitung dieses Workflow-Musters machen müssen. (Zusätzlich zu den allgemeinen Customizing-Einstellungen, die für den Einsatz der Komponente SAP Business Workflow erforderlich sind). Voraussetzungen Alle allgemeinen Customizing-Einstellungen für die Komponente SAP Business Workflow sind durchgeführt worden. Aktivitäten In der folgenden Grafik sind die erforderlichen Customizing-Einstellungen für dieses Workflow- Muster dargestellt: Überblick über Customizing-Einstellungen 1 Aufbauorganisation einrichten Ihre Organisationseinheiten bestimmen Reklamationsabteilung des Kundendienstes Sachbearbeiter für Reklamationen Herr Müller Aufgabenspezifisches Customizing Standardaufgabe 2 durchführen (a) Organisationseinheiten zu Reklamationsabteilung Standardaufgaben des Kundendienstes zuordnen 3 Aufgabenspezifisches Customizing durchführen (b) Verbindung zwischen auslösendem Ereignis und Workflow-Muster aktivieren ACTIVATED oder CREATED auslösendes Ereignis WS Workflow -Muster Stellen Sie bei Schritt 3 der oben gezeigten Customizing-Einstellungen sicher, daß Sie die Ereigniskopplung für das Workflow-Muster und nicht für die Standardaufgabe aktivieren. April

24 SAP AG Vorbereitung und Customizing (QM-QN-NM) 24 April 2001

25 SAP AG Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität (QM-QN-NM) Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität (QM-QN-NM) Verwendung Durch diesen Workflow werden die verantwortlichen Personen oder Abteilungen automatisch informiert, daß eine neu angelegte oder aktivierte Qualitätsmeldung (Status offen) bearbeitet werden muß. Aktivitäten Systemaktivitäten Wenn eine neue Qualitätsmeldung angelegt oder aktiviert wird, wird durch SAP Business Workflow automatisch: 1. das den Workflow auslösende Ereignis ACTIVATED oder CREATED erzeugt 2. das Workflow-Muster WS gestartet 3. ein Workitem an den Arbeitsplatz der verantwortlichen Person(en) oder Abteilung(en) gesendet Benutzeraktivitäten Als Verantwortliche(r) für ein Workitem haben Sie folgende Möglichkeiten: Möglichkeiten Workitem als Workflow bearbeiten Was Sie wissen sollten Um das Workitem zu sehen, wählen Sie Büro Eingang. Sie haben folgende Bearbeitungsmöglichkeiten: Mit Doppelklick auf das Workitem können Sie es bearbeiten. Sie gelangen auf die Transaktion zum Ändern einer Qualitätsmeldung. Sie können ein weiteres Bild zum Workitem aufrufen, um sich einen Überblick über offene und abgeschlossene Aufgaben zu verschaffen. Sie können ein Workitem als Erinnerung auf Wiedervorlage setzen, um es später zu bearbeiten. Sie können von der Qualitätsmeldung zum Workflow-Protokoll navigieren, um festzustellen, wer welche Tätigkeiten durchgeführt hat. Sie können ein Workitem über andere Mailsystem-Clients empfangen (zum Beispiel Lotus Notes oder MS Outlook ) April

26 SAP AG Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität (QM-QN-NM) Qualitätsmeldung manuell über einen Arbeitsvorrat bearbeiten. Siehe Qualitätsmeldungen selektieren und auswerten [Extern]. Wenn Sie eine Qualitätsmeldung manuell (außerhalb des Workflows) bearbeiten, werden alle an der Qualitätsmeldung durchgeführten Änderungen auch im Workflow-Ablauf berücksichtigt. 26 April 2001

27 SAP AG Bearbeiten einer Qualitätsmeldung mit Status "in Arbeit" (QM-QN-NM) Bearbeiten einer Qualitätsmeldung mit Status "in Arbeit" (QM-QN-NM) Dieses Workflow-Szenario ist obsolet und sollte nicht mehr verwendet werden! Die Funktionen dieses Szenarios wurden in das neue Workflow-Szenario Bearbeiten einer Qualitätsmeldung [Seite 9] integriert. Einsatzmöglichkeiten Sie können dieses Workflow-Szenario verwenden, um Qualitätsmeldungen mit Status Meldung in Arbeit (MIAR) zu bearbeiten. In einem Unternehmen gibt es z.b. eine Person, die dafür zuständig ist, alle offenen Qualitätsmeldungen in Arbeit zu geben (siehe Workflow-Szenario Bearbeiten einer offenen Qualitätsmeldung (QM-QN-NM) [Seite 18]). Für die eigentliche Bearbeitung der Qualitätsmeldungen können jedoch andere zuständig sein. In solchen Fällen ordnet die Person, die die Qualitätsmeldung in Arbeit gegeben hat, die Meldung einer zweiten Person zu, die dann die Qualitätsmeldung bearbeitet. Das System informiert folgende Empfänger in der angegebenen Reihenfolge: Koordinator der Meldung zuständige Abteilung (wenn kein Koordinator angegeben ist) alle Personen, die der Aufgabe zugeordnet sind (wenn weder ein Koordinator noch eine zuständige Abteilung angegeben sind) SAP Business Workflow Wenn die erforderlichen Systemeinstellungen gemacht wurden, sendet der SAP Business Workflow automatisch ein Workitem an den integrierten Eingangskorb der berechtigten Person(en) und informiert sie, daß eine Qualitätsmeldung in Arbeit gesetzt wurde. Die informierte(n) Person(en) können das Workitem direkt aus dem Eingangskorb heraus bearbeiten. Voraussetzungen Siehe Vorbereitung und Customizing (QM-QN-NM) [Seite 32]. Ablauf Siehe Ablauf des Workflows [Seite 30]. April

28 SAP AG Technische Realisierung (QM-QN-NM) Technische Realisierung (QM-QN-NM) Die Schnittstelle zwischen der R/3-Funktionalität und dem SAP Business Workflow ist durch die Objekttechnologie realisiert. In diesem Workflow-Szenario bearbeitet das System folgende Objekte: Objekte Aufgabengruppe TG Business-Objekt BUS2078 (Qualitätsmeldung) Standardaufgabe TS (QM-Aufgabe Meldung bearbeiten) Workflow-Muster WS (QM InArbeit) [Seite 29] Standardrolle AC Was Sie wissen sollten Diese Aufgabengruppe enthält die Standardaufgaben und das Workflow-Muster, die für dieses Workflow-Szenario benötigt werden. Eine Qualitätsmeldung entspricht dem Business-Objekttyp BUS2078. Eine Qualitätsmeldung wird durch die Meldungsnummer identifiziert (Schlüsselfeld). Sie finden die Attribute, Methoden und Ereignisse zum Business-Objekt BUS2078 im Business Object Repository des R/3-Systems. Es handelt sich um eine Einzelschrittaufgabe, die sich auf eine Objektmethode bezieht. Diese Aufgabe ist den Personen oder Abteilungen zugeordnet, die berechtigt sind, das Objekt zu bearbeiten. Dieses Muster enthält die Definitionen der Workflow- Aufgabe für dieses Workflow-Szenario. Mit diesem Workflow-Muster können Sie die Verantwortlichen benachrichtigen, daß eine Qualitätsmeldung bearbeitet werden muß. Das auslösende Ereignis für dieses Workflow-Muster ist INPROCESS. Das ist die Standardrolle für Qualitätsmeldungen. Durch die (in der Definition der Standardrolle festgelegte) Rollenauflösung wird bestimmt, wer für die Bearbeitung einer Qualitätsmeldung zuständig ist. 28 April 2001

29 SAP AG Workflow-Muster WS (QM InArbeit) Workflow-Muster WS (QM InArbeit) Definition Eine Workflow-Definition, die verwendet wird, um die verantwortliche Person zu benachrichtigen, wenn eine Qualitätsmeldung den Status Meldung in Arbeit (MIAR) erhält. Das System löst den Workflow aufgrund des Workflow-Musters aus. Workflow-Muster: WS Kürzel: QM InArbeit Bezeichnung: QM: Qualitätsmeldung bearbeiten Struktur Workflow-Container Die zwei wichtigsten Informationen, die während des Workflows verfügbar sein müssen, sind die Objektreferenz auf die zu bearbeitende Qualitätsmeldung (_EVT_OBJECT) der Name des Meldungserfassers (_EVT_CREATOR) Um diese Informationen aufzunehmen, müssen folgende Elemente im Workflow-Container verfügbar sein: Die Elemente _WF_Initiator und _WI_Group_Id sind Standardelemente im Workflow- Container. Das Element NOTIFICATION wurde zusätzlich zu den vorhandenen Standardelementen angelegt. Die Informationen sind als Ereignisparameter im Container des auslösenden Ereignisses vorhanden und müssen von dort "per Datenfluß" in den Workflow-Container überführt werden. Auslösendes Ereignis für das Workflow-Muster Das Ereignis INPROCESS ist in diesem Workflow-Muster das auslösende Ereignis für den Objekttyp BUS2078 (Qualitätsmeldung). Die Verbindung zwischen dem Ereignis und dem auszulösenden Workflow-Muster ist im Standardsystem inaktiv. Wenn das Workflow-Muster gestartet werden soll, muß es erst im Customizing des SAP Business Workflow aktiviert werden. April

30 SAP AG Ablauf des Workflows Ablauf des Workflows Struktur des Workflows Die Struktur eines Workflows weist einen parallelen Abschnitt auf, der aus einer Aktivität und drei Warteschritten besteht (siehe Grafik unten). Die Struktur ist so definiert, daß das System nur einen der vier Zweige durchlaufen muß. Die Standardaufgabe ist in der Aktivität vorgegeben. Q-Meldung in Arbeit Workflow gestartet Aktivität = Meldung bearbeiten XOR Warteschritte = Meldung abschließen, alle Maßnahmen erledigen, Löschvormerkung setzen Q-Meldung bearbeiten Q-Meldung abschließen alle Maßnahmen erledigen Löschvormerkung setzen Q-Meldung bearbeitet Q-Meldung abgeschlossen alle Maßnahmen erledigen Löschvormerkung gesetzt = Ereignis = Schritt Workflow beenden Workflow beendet Bearbeiterfindung Bei der Bearbeiterfindung sucht das System in der Qualitätsmeldung nach der zuständigen Person. Die folgenden Rollen sind in der Qualitätsmeldung definiert: Koordinator zuständige Abteilung Das System sucht zunächst nach dem Koordinator. Ist kein Koordinator angegeben, sucht das System nach der zuständigen Abteilung. Kann keine zuständige Abteilung gefunden werden, werden alle Personen benachrichtigt, die dieser Aufgabe zugeordnet sind. Der Bearbeiter wird durch eine Rollenauflösung bestimmt. Die Rolle AC QM_NOTIF_ROL (Standardrolle für Qualitätsmeldungen) ist als Standardrolle für diese Aufgabe definiert. 30 April 2001

31 SAP AG Ablauf des Workflows Ergebnis der Bearbeitung und Beendigung des Workflows Die Bearbeitung des Workitems beendet die Aufgabe und den gesamten Workflow. Der Workflow wird auch beendet, wenn einer der drei Warteschritte eintritt. Die beendenden Ereignisse Qualitätsmeldung abgeschlossen, Alle Maßnahmen erledigt und Löschvormerkung gesetzt können auch außerhalb des Workflow- Ablaufs auftreten. Wenn die Qualitätsmeldung bearbeitet wurde, hat sie den Status Meldung in Arbeit (MIAR). April

32 SAP AG Vorbereitung und Customizing (QM-QN-NM) Vorbereitung und Customizing (QM-QN-NM) Verwendung An dieser Stelle werden die spezifischen Customizing-Einstellungen beschrieben, die Sie zur Bearbeitung dieses Workflow-Musters machen müssen. (Zusätzlich zu den allgemeinen Customizing-Einstellungen, die für den Einsatz der Komponente SAP Business Workflow erforderlich sind). Voraussetzungen Alle allgemeinen Customizing-Einstellungen für die Komponente SAP Business Workflow sind durchgeführt worden. Aktivitäten In der folgenden Grafik sind die erforderlichen Customizing-Einstellungen für dieses Workflow- Muster dargestellt: Überblick über Customizing-Einstellungen 1 Aufbauorganisation einrichten Ihre Organisationseinheiten bestimmen Reklamationsabteilung des Kundendienstes Sachbearbeiter für Reklamationen Herr Müller Aufgabenspezifisches Customizing Standardaufgabe 2 durchführen (a) Organisationseinheiten zu Reklamationsabteilung Standardaufgaben des Kundendienstes zuordnen 3 Aufgabenspezifisches Customizing durchführen (b) Verbindung zwischen auslösendem Ereignis und Workflow-Muster aktivieren INPROCESS auslösendes Ereignis WS Workflow -Muster Stellen Sie bei Schritt 3 der oben gezeigten Customizing-Einstellungen sicher, daß Sie die Ereigniskopplung für das Workflow-Muster und nicht für die Standardaufgabe aktivieren. 32 April 2001

33 SAP AG Vorbereitung und Customizing (QM-QN-NM) April

34 SAP AG Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität (QM-QN-NM) Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität (QM-QN-NM) Verwendung Durch diesen Workflow werden die verantwortlichen Personen oder Abteilungen automatisch informiert, daß eine Qualitätsmeldung in Arbeit gesetzt wurde (Status Meldung in Arbeit) und bearbeitet werden muß. Aktivitäten Systemaktivitäten Wenn eine vorhandene Qualitätsmeldung in Arbeit gesetzt wird, wird durch SAP Business Workflow automatisch: 1. das den Workflow auslösende Ereignis INPROCESS erzeugt 2. das Workflow-Muster WS gestartet 3. ein Workitem an den Arbeitsplatz der verantwortlichen Person(en) oder Abteilung(en) gesendet Benutzeraktivitäten Als Verantwortliche(r) für ein Workitem haben Sie folgende Möglichkeiten: Möglichkeiten Workitem als Workflow bearbeiten Was Sie wissen sollten Um das Workitem zu sehen, wählen Sie Büro Eingang. Sie haben folgende Bearbeitungsmöglichkeiten: Mit Doppelklick auf das Workitem können Sie es bearbeiten. Sie gelangen auf die Transaktion zum Ändern einer Qualitätsmeldung. Sie können ein weiteres Bild zum Workitem aufrufen, um sich einen Überblick über offene und abgeschlossene Aufgaben zu verschaffen. Sie können ein Workitem als Erinnerung auf Wiedervorlage setzen, um es später zu bearbeiten. Sie können von der Qualitätsmeldung zum Workflow-Protokoll navigieren, um festzustellen, wer welche Tätigkeiten durchgeführt hat. Sie können ein Workitem über andere Mailsystem-Clients empfangen (zum Beispiel Lotus Notes oder MS Outlook ) 34 April 2001

35 SAP AG Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität (QM-QN-NM) Qualitätsmeldung manuell über einen Arbeitsvorrat bearbeiten. Siehe Qualitätsmeldungen selektieren und auswerten [Extern]. Wenn Sie eine Qualitätsmeldung manuell (außerhalb des Workflows) bearbeiten, werden alle an der Qualitätsmeldung durchgeführten Änderungen auch im Workflow-Ablauf berücksichtigt. April

36 SAP AG Erledigen einer Maßnahme (QM-QN-NM) Erledigen einer Maßnahme (QM-QN-NM) Einsatzmöglichkeiten In einer Qualitätsmeldung können Sie eine oder mehrere Maßnahmen zur Behebung des in der Meldung dokumentierten Problems definieren. Sie können Maßnahmen festlegen zu: Meldungskopf (z. B. Sofortmaßnahmen, als unverzügliche Reaktion auf das Problem zur weiteren Schadensverhütung) einzelnen Meldungspositionen (z.b. Korrekturmaßnahmen, zur dauerhaften Behebung des Problems) Wenn Sie eine oder mehrere Maßnahmen in einer Meldung anlegen, kann das System die zuständige(n) Person(en) oder Abteilung(en) automatisch benachrichtigen, daß diese Maßnahmen bearbeitet werden müssen. SAP Business Workflow Wenn die erforderlichen Systemeinstellungen gemacht wurden, sendet der SAP Business Workflow automatisch ein Workitem an den integrierten Eingangskorb der berechtigten Person(en) und informiert sie, daß eine neue Maßnahme in einer Qualitätsmeldung angelegt wurde. Die informierte(n) Person(en) können das Workitem direkt aus dem Eingangskorb heraus bearbeiten. Voraussetzungen Siehe Vorbereitung und Customizing (QM-QN-NM) [Seite 41]. Ablauf Siehe Ablauf des Workflows [Seite 39]. 36 April 2001

37 SAP AG Technische Realisierung (QM-QN-NM) Technische Realisierung (QM-QN-NM) Die Schnittstelle zwischen der R/3-Funktionalität und dem SAP Business Workflow ist durch die Objekttechnologie realisiert. In diesem Workflow-Szenario bearbeitet das System folgende Objekte: Objekte Aufgabengruppe TG Objekttyp QMSM (Maßnahmen) Standardaufgabe TS (Maßnahme erledigen) Workflow-Muster WS (QM Maß Erled) [Seite 38] Was Sie wissen sollten Diese Aufgabengruppe enthält die Standardaufgaben und das Workflow-Muster, die für dieses Workflow-Szenario benötigt werden. Eine Maßnahme entspricht dem Objekttyp QMSM. Sie finden die Attribute, Methoden und Ereignisse zum Objekttyp QMSM im Business Object Repository des R/3 Systems. Es handelt sich um eine Einzelschrittaufgabe, die sich auf eine Objektmethode bezieht. Diese Aufgabe ist den Personen oder Abteilungen zugeordnet, die berechtigt sind, das Objekt zu bearbeiten. Dieses Muster enthält die Definitionen der Workflow- Aufgabe für dieses Workflow-Szenario. Mit diesem Workflow-Muster können Sie die Verantwortlichen benachrichtigen, daß ein kritischer Fehler bearbeitet werden muß. Das auslösende Ereignis für dieses Workflow-Muster ist CREATED. April

38 SAP AG Workflow-Muster WS (QM Maß Erled) Workflow-Muster WS (QM Maß Erled) Definition Eine Workflow-Definition, die verwendet wird, um die verantwortliche(n) Person(en) zu benachrichtigen, daß eine offene Maßnahme in einer Qualitätsmeldung angelegt wurde und erledigt werden muß. Workflow-Muster: WS Kürzel: QM MaßErled Bezeichnung: QM: Maßnahme erledigen Struktur Workflow-Container Die zwei wichtigsten Informationen, die während des Workflows verfügbar sein müssen, sind die Objektreferenz auf die zu bearbeitende Qualitätsmeldung (_EVT_OBJECT) der Name des Meldungserfassers (_EVT_CREATOR) Um diese Informationen aufzunehmen, müssen folgende Elemente im Workflow-Container verfügbar sein: Die Elemente _WF_Initiator und _WI_Group_Id sind Standardelemente im Workflow- Container. Das Element NOTIFICATION wurde zusätzlich zu den vorhandenen Standardelementen angelegt. Die Informationen sind als Ereignisparameter im Container des auslösenden Ereignisses vorhanden und müssen von dort "per Datenfluß" in den Workflow-Container überführt werden. Auslösendes Ereignis für das Workflow-Muster Das Ereignis CREATED ist in diesem Workflow-Muster das auslösende Ereignis für den Objekttyp QMSM (Maßnahmen). Die Verbindung zwischen dem Ereignis und dem auszulösenden Workflow- Muster ist im Standardsystem inaktiv. Wenn das Workflow-Muster gestartet werden soll, muß es erst im Customizing des SAP Business Workflow aktiviert werden. 38 April 2001

39 SAP AG Ablauf des Workflows Ablauf des Workflows Struktur des Workflows Die Struktur eines Workflows weist einen parallelen Abschnitt auf, der aus einer Aktivität und drei Warteschritten besteht (siehe Grafik unten). Die Struktur ist so definiert, daß das System nur einen der vier Zweige durchlaufen muß. Die Standardaufgabe ist in der Aktivität vorgegeben. Maßnahme angelegt Workflow gestartet Aktivität = Maßnahme erledigen Warteschritte = Löschvormerkung setzen, Verantwortlicher geändert, Maßnahme erledigt XOR Löschvormerkung setzen Verantwortlicher Maßnahme erledigen Maßnahme erledigt Löschvormerkung gesetzt Verantwortlicher geändert Maßnahme erledigt Maßnahme erledigt = Ereignis = Schritt Workflow beenden Workflow beendet Bearbeiterfindung Bei der Bearbeiterfindung sucht das System nach der zuständigen Person für die Maßnahmenbearbeitung in der Qualitätsmeldung. Wenn für diese Aufgabe kein Zuständiger festgelegt ist, benachrichtigt das System alle Personen, die dieser Standardaufgabe zugeordnet sind. Der Bearbeiter wird durch eine Rollenauflösung bestimmt. Die Rolle AC QM_TASK_ROLE (Standardrolle für Qualitätsmeldungen) ist als Standardrolle für diese Aufgabe definiert. Ergebnis der Bearbeitung und Beendigung des Workflows Die Bearbeitung des Workitems beendet die Aufgabe und den gesamten Workflow. Der Workflow wird auch beendet, wenn einer der drei Warteschritte eintritt. April

40 SAP AG Ablauf des Workflows Die beendenden Ereignisse Löschvormerkung gesetzt, Verantwortlicher geändert, und Maßnahme erledigt können auch außerhalb des Workflow-Ablaufs auftreten. Wenn die Maßnahme bearbeitet wurde, erhält sie den Status Maßnahme erledigt. 40 April 2001

41 SAP AG Vorbereitung und Customizing (QM-QN-NM) Vorbereitung und Customizing (QM-QN-NM) Verwendung An dieser Stelle werden die spezifischen Customizing-Einstellungen beschrieben, die Sie zur Bearbeitung dieses Workflow-Musters machen müssen. (Zusätzlich zu den allgemeinen Customizing-Einstellungen, die für den Einsatz der Komponente SAP Business Workflow erforderlich sind). Voraussetzungen Alle allgemeinen Customizing-Einstellungen für die Komponente SAP Business Workflow sind durchgeführt worden. Aktivitäten In der folgenden Grafik sind die erforderlichen Customizing-Einstellungen für dieses Workflow- Muster dargestellt: Überblick über Customizing-Einstellungen 1 Aufbauorganisation einrichten Ihre Organisationseinheiten bestimmen Reklamationsabteilung des Kundendienstes Sachbearbeiter für Reklamationen Herr Müller Aufgabenspezifisches Customizing Standardaufgabe 2 durchführen (a) Organisationseinheiten zu Reklamationsabteilung Standardaufgaben des Kundendienstes zuordnen 3 Aufgabenspezifisches Customizing durchführen (b) Verbindung zwischen auslösendem Ereignis und Workflow-Muster aktivieren CREATED auslösendes Ereignis WS Workflow -Muster Stellen Sie bei Schritt 3 der oben gezeigten Customizing-Einstellungen sicher, daß Sie die Ereigniskopplung für das Workflow-Muster - und nicht für die Standardaufgabe - aktivieren. Im Customizing machen Sie folgende Einstellungen: April

42 SAP AG Vorbereitung und Customizing (QM-QN-NM) Aufgabe Menüpfad (1) Aufbauorganisation bearbeiten Basis Business Management SAP Business Workflow Aufbauorganisation bearbeiten (2) Aufgabenspezifisches Customizing durchführen (a) (3) Aufgabenspezifisches Customizing durchführen (b) Weitere Informationen finden Sie im Einführungsleitfaden (IMG). Qualitätsmanagement Qualitätsmeldung Meldungsbearbeitung Workflow-Muster aktivieren Qualitätsmanagement Qualitätsmeldung Meldungsbearbeitung Workflow-Muster aktivieren 42 April 2001

43 SAP AG Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität (QM-QN-NM) Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität (QM-QN-NM) Verwendung Durch diesen Workflow werden alle verantwortlichen Personen oder Abteilungen benachrichtigt, daß eine neue Maßnahme in einer Qualitätsmeldung angelegt wurde (Maßnahmenstatus offen) die Maßnahme bearbeitet werden muß Aktivitäten Systemaktivitäten Wenn eine vorhandene Qualitätsmeldung in Arbeit gesetzt wird, wird durch SAP Business Workflow automatisch: 1. das den Workflow auslösende Ereignis CREATED erzeugt 2. das Workflow-Muster WS gestartet 3. ein Workitem an den Arbeitsplatz der verantwortlichen Person(en) oder Abteilung(en) gesendet Benutzeraktivitäten Als Verantwortliche(r) für ein Workitem haben Sie folgende Möglichkeiten: Möglichkeiten Was Sie wissen sollten April

44 SAP AG Bedienung und Anbindung an die Anwendungsfunktionalität (QM-QN-NM) Workitem als Workflow bearbeiten Qualitätsmeldung manuell über einen Arbeitsvorrat bearbeiten. Um das Workitem zu sehen, wählen Sie Büro Eingang. Sie haben folgende Bearbeitungsmöglichkeiten: Mit Doppelklick auf das Workitem können Sie es bearbeiten. Sie gelangen auf die Transaktion zum Ändern einer Qualitätsmeldung. Sie können ein weiteres Bild zum Workitem aufrufen, um sich einen Überblick über offene und abgeschlossene Aufgaben zu verschaffen. Sie können ein Workitem als Erinnerung auf Wiedervorlage setzen, um es später zu bearbeiten. Sie können von der Qualitätsmeldung zum Workflow-Protokoll navigieren, um festzustellen, wer welche Tätigkeiten durchgeführt hat. Sie können ein Workitem über andere Mailsystem-Clients empfangen (zum Beispiel Lotus Notes oder MS Outlook ) Siehe Qualitätsmeldungen selektieren und auswerten [Extern]. Wenn Sie eine Qualitätsmeldung manuell (außerhalb des Workflows) bearbeiten, werden alle an der Qualitätsmeldung durchgeführten Änderungen auch im Workflow-Ablauf berücksichtigt. 44 April 2001

45 SAP AG Erledigen einer Maßnahme - Verantwortlicher geändert (QM-QN-NM) Erledigen einer Maßnahme - Verantwortlicher geändert (QM-QN-NM) Einsatzmöglichkeiten Dieses Workflow-Szenario ist im wesentlichen gleich wie das Szenario Erledigen einer Maßnahme (QM-QN-NM) [Seite 36]. Allerdings kann der ursprüngliche Maßnahmenverantwortliche die Maßnahme einem anderen zur Bearbeitung zuordnen. Wenn Sie z.b. eine Maßnahme anlegen und diese jemandem zuordnen, kann es sein, daß die Maßnahme nicht zum Verantwortungsbereich des Betreffenden gehört. Der Betreffende kann die Maßnahme dann der zuständigen Person oder Abteilung durch entsprechende Änderung des Namens zuordnen. SAP Business Workflow Wenn die erforderlichen Systemeinstellungen gemacht wurden, sendet der SAP Business Workflow automatisch ein Workitem an den integrierten Eingangskorb der berechtigten Person(en) und informiert sie, daß der Maßnahmenverantwortliche geändert wurde. Die informierte(n) Person(en) können das Workitem direkt aus dem Eingangskorb heraus bearbeiten. Voraussetzungen Siehe Vorbereitung und Customizing (QM-QN-NM) [Seite 50]. Ablauf Siehe Ablauf des Workflows [Seite 48]. April

46 SAP AG Technische Realisierung (QM-QN-NM) Technische Realisierung (QM-QN-NM) Die Schnittstelle zwischen der R/3-Funktionalität und dem SAP Business Workflow ist durch die Objekttechnologie realisiert. In diesem Workflow-Szenario bearbeitet das System folgende Objekte: Objekte Aufgabengruppe TG Objekttyp QMSM (Maßnahmen) Standardaufgabe TS (Maßnahme erledigen - Verantwortlicher geändert) Workflow-Muster WS (QM Verantwor) [Seite 47] Standardrolle AC Was Sie wissen sollten Diese Aufgabengruppe enthält die Standardaufgaben und das Workflow-Muster, die für dieses Workflow-Szenario benötigt werden. Eine Maßnahme entspricht dem Objekttyp QMSM. Sie finden die Attribute, Methoden und Ereignisse zum Objekttyp QMSM im Business Object Repository des R/3 Systems. Es handelt sich um eine Einzelschrittaufgabe, die sich auf eine Objektmethode bezieht. Diese Aufgabe ist den Personen oder Abteilungen zugeordnet, die berechtigt sind, das Objekt zu bearbeiten. Dieses Muster enthält die Definitionen der Workflow- Aufgabe für dieses Workflow-Szenario. Mit diesem Workflow-Muster können Sie die Verantwortlichen benachrichtigen, daß ein kritischer Fehler bearbeitet werden muß. Das auslösende Ereignis für dieses Workflow-Muster ist RESPONSIBLEISCHANGED. Das ist die Standardrolle für Qualitätsmeldungen. Durch die (in der Definition der Standardrolle festgelegte) Rollenauflösung wird bestimmt, wer für die Bearbeitung einer Qualitätsmeldung zuständig ist. 46 April 2001

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