Einstellen von Arbeitnehmern

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1 Industrie- und Handelskammer zu Düsseldorf Ernst-Schneider-Platz Düsseldorf Tel: (0211) Einstellen von Arbeitnehmern Eine Einführung für Unternehmer contrastwerkstatt - Fotolia.com

2 Inhalt 1 Vorwort Die verschiedenen Beschäftigungsmöglichkeiten Voll- oder Teilzeit Befristung Minijob Geringfügig entlohnte Beschäftigungsverhältnisse Kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse Beschäftigungsverhältnisse in der Gleitzone Leiharbeitnehmer Scheinselbständige Die Einstellung Ausschreiben der Stelle Bewerbungsgespräch Abschluss des Arbeitsvertrages Wichtige Unterlagen Anmeldung zur Sozialversicherung Anmeldepflicht des Arbeitgebers Wahlrecht des Arbeitgebers Sofortmeldung Privatversicherte Arbeitnehmer Minijobber Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge Abführung der Beiträge Höhe der Beiträge Umlagen Besonderheiten bei Minijobs Geringfügig entlohnte Beschäftigungsverhältnisse Kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse Pflichten gegenüber der Berufsgenossenschaft Reguläre Beschäftigungsverhältnisse Minijobs Pflichten gegenüber dem Finanzamt Reguläre Beschäftigungsverhältnisse Minijobs Geringfügig entlohnte Beschäftigungsverhältnisse Kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse Der gesetzliche Mindestlohn

3 9.1 Allgemeines Anwendungsbereich Praktikanten Minijobber Berechnung des Mindestlohns Exkurs: Dokumentationspflichten

4 1 Vorwort Diese Broschüre soll eine erste Orientierung beim Einstellen von Arbeitnehmern geben. Neben den verschiedenen Beschäftigungsmöglichkeiten werden die sozialversicherungs- und lohnsteuerrechtlichen Pflichten von Arbeitgebern vorgestellt. Dabei wird sowohl auf die Pflichten eingegangen, die mit der Einstellung eines Mitarbeiters verbunden sind als auch auf solche, die während eines laufenden Beschäftigungsverhältnisses bestehen. Ebenso wird erläutert, worauf Arbeitgeber bei der Einstellung eines Mitarbeiters im Allgemeinen achten sollten. Die Broschüre gibt eine Einführung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Weitere Informationen erhalten Interessenten über die Links zu Merkblättern der IHK Düsseldorf und zu den Veröffentlichungen anderer Institutionen. Die Inhalte der Broschüre sind Gegenstand des regelmäßig bei der IHK Düsseldorf stattfindenden Workshops Das erste Mal Arbeitgeber. 2 Die verschiedenen Beschäftigungsmöglichkeiten 2.1 Voll- oder Teilzeit Arbeitnehmer können in Voll- oder Teilzeit beschäftigt werden. Eine Teilzeitbeschäftigung liegt vor, wenn eine kürzere Wochenarbeitszeit als bei einem vergleichbaren vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmer vereinbart wurde. Bei geringfügig entlohnten Beschäftigten handelt es sich um Teilzeitbeschäftigte. Teilzeitbeschäftigte sind in arbeitsrechtlicher Hinsicht genauso zu behandeln wie vollzeitbeschäftigte Mitarbeiter, es sei denn, sachliche Gründe rechtfertigen eine Ungleichbehandlung. Schreibt ein Unternehmen einen Arbeitsplatz aus, so muss die Ausschreibung auch als Teilzeitarbeitsplatz erfolgen, wenn sich der Arbeitsplatz hierfür eignet. Teilzeitbeschäftigte mit einem Wunsch nach Verlängerung der Arbeitszeit müssen bei der Besetzung eines entsprechenden Arbeitsplatzes vorrangig berücksichtigt werden. Dies gilt allerdings nur, wenn sie die gleiche Eignung aufweisen und keine betrieblichen Gründe oder Arbeitszeitwünsche anderer teilzeitbeschäftigter Arbeitnehmer entgegenstehen. 2.2 Befristung Die Befristung von Arbeitsverhältnissen ist im Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) geregelt. Beim Abschluss befristeter Verträge ist vor allem auf das Schriftformerfordernis zu achten. Wird die erforderliche Schriftform nicht eingehalten, gilt der Vertrag als auf unbestimmte Zeit geschlossen. Nach 14 TzBfG kommen Befristungen mit und ohne einen sogenannten Sachgrund in Betracht. Ohne Sachgrund ist eine Befristung über einen Zeitraum von bis zu zwei Jahren zulässig. Während dieses Zeitraumes kann der Vertrag maximal drei Mal verlängert werden. Eine sachgrundlose Befristung kommt allerdings nur in Betracht, wenn mit demselben Arbeitgeber nicht bereits zuvor ein befristetes oder unbefristetes Arbeitsverhältnis bestanden hat (sog. Zuvorbeschäftigungsverbot). Das Bundesarbeitsgericht (BAG) nahm in der Vergangenheit eine sog. Karenzzeit von drei Jahren angenommen, nach der ein Arbeitnehmer wieder bei demselben Arbeitgeber ohne sachlichen Grund befristet angestellt werden durfte. Dieser Auffassung hat das Bundesverfassungsgericht (BVerfG) im Juni 2018 widersprochen. Lediglich in Ausnahmefällen wenn der Schutz vor Kettenbefristung nicht notwendig sei 5

5 müsse das gesetzliche Vorbeschäftigungsverbot durch die Gerichte eingeschränkt werden. Dies könne insbesondere der Fall sein, wenn eine Vorbeschäftigung sehr lange zurückliegt, ganz anders geartet oder von sehr kurzer Dauer gewesen sei. Als Beispiele nennt das BVerfG geringfügige Nebenbeschäftigungen während der Schul- oder Studienzeit, Tätigkeiten von Werkstudenten oder die lange zurückliegende Beschäftigung von Arbeitnehmern, die sich später beruflich vollkommen neu orientiert hätten. Die verschiedenen Sachgründe für eine Befristung sind in 14 Abs. 1 TzBfG aufgeführt. Dazu gehört die Befristung zu Erprobungszwecken. Diese kann als Probezeit vereinbart werden, so dass nach deren Ende über den endgültigen Vertrag verhandelt und entschieden wird. Üblicherweise wird eine Probezeit jedoch einem unbefristeten Arbeitsvertrag vorgeschaltet. Die Probezeit darf regelmäßig maximal sechs Monate betragen. Während dieser Zeit kann jede Vertragspartei das Arbeitsverhältnis ohne nähere Begründung mit einer Frist von zwei Wochen wieder lösen. Neben den in 14 Abs. 1 TzBfG genannten Sachgründen zur Befristung eines Arbeitsverhältnisses bestehen weitere Sonderbefristungstatbestände, die außerhalb des TzBfG geregelt sind, wie zum Beispiel 21 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG). Danach können Arbeitnehmer zur Vertretung eines anderen Arbeitnehmers für die Dauer eines Beschäftigungsverbots nach dem Mutterschutzgesetz oder einer Elternzeit befristet eingestellt werden. Besonderheiten gelten gemäß 14 Abs. 2a TzBfG für Existenzgründer. In den ersten vier Jahren nach Gründung eines Unternehmens ist die Befristung von Arbeitsverträgen ohne Sachgrund bis zu vier Jahren möglich. Innerhalb dieses Zeitraums kann die Befristung mehrfach ohne Sachgrund verlängert werden. IHK-Merkblatt: Befristung von Arbeitsverhältnissen (Dok.- Nr.: 14433) 2.3 Minijob Minijobber haben in arbeitsrechtlicher Hinsicht dieselben Rechte und Pflichten wie Arbeitnehmer, die einem regulären Beschäftigungsverhältnis nachgehen. Sie haben demnach Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub usw. Minijobs im gewerblichen Bereich sind: Geringfügig entlohnte Beschäftigungsverhältnisse Dies sind Beschäftigungen, bei denen das Arbeitsentgelt monatlich regelmäßig 450 Euro nicht übersteigt (450-Euro-Jobs). Unter das Arbeitsentgelt fallen auch jährlich gewährte Sonderzahlungen wie beispielsweise das Weihnachts- und Urlaubsgeld. Diese Zahlungen können im Rahmen der Berechnungen der 450-Euro-Grenze auf das Jahr verteilt werden, sofern die Sonderzahlungen auch für diesen Zeitraum gezahlt wurden. Einmalige Zuschläge, Zuschüsse und sonstige Einnahmen, die zusätzlich zum Arbeitsentgelt gezahlt werden, zählen nicht zum Arbeitsentgelt, soweit sie steuerfrei sind Kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse Dies sind Beschäftigungen, die von vornherein für eine begrenzte Dauer ausgeübt werden. Eine kurzfristige Beschäftigung liegt vor, wenn die Beschäftigung innerhalb des Kalenderjahres von Beginn an auf nicht mehr als drei Monate oder 70 Arbeitstage begrenzt ist. Bei der 6

6 Berechnung ist auf einen Drei-Monats-Zeitraum abzustellen, wenn der Arbeitnehmer mindestens fünf Tage pro Woche arbeitet. Anderenfalls ist auf den Zeitraum von 70 Arbeitstagen abzustellen. Übt der Arbeitnehmer mehrere aufeinanderfolgende kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse aus, werden die Beschäftigungszeiten zusammengerechnet. Auf das Arbeitsentgelt sowie die wöchentliche Arbeitszeit kommt es bei kurzfristigen Beschäftigungsverhältnissen grundsätzlich nicht an. Es handelt sich jedoch nicht um ein kurzfristiges Beschäftigungsverhältnis, wenn die Tätigkeit berufsmäßig ausgeübt und die 450-Euro-Grenze regelmäßig überschritten wird. Weitere Informationen finden Sie im IHK-Merkblatt Minijobs (Dok.- Nr.: 85317) oder unter Beschäftigungsverhältnisse in der Gleitzone Beschäftigungsverhältnisse in der Gleitzone der Entgeltspanne zwischen 450,01 Euro und 850,00 Euro sind in arbeitsrechtlicher Hinsicht ebenfalls wie reguläre Beschäftigungsverhältnisse zu behandeln. Dies gilt nur noch bis Juni Danach soll die Verdienstspanne auf 1.300,00 Euro angehoben werden und nennt sich dann Übergangsbereich. Der Arbeitgeber hat stets den vollen Sozialversicherungsbeitrag zu zahlen, während der Arbeitnehmer zur Zahlung eines reduzierten Beitrags verpflichtet ist, der sich jeweils mit steigendem Arbeitsentgelt erhöht. Eine genaue Berechnung der Beiträge kann mit Hilfe des Gleitzonenrechners der Deutschen Rentenversicherung erfolgen Leiharbeitnehmer Leiharbeitnehmer sind keine Arbeitnehmer des Betriebes beziehungsweise Unternehmens, in dem sie eingesetzt werden (Entleiher). Sie sind vielmehr Arbeitnehmer des Leiharbeitsunternehmens (Verleiher). Der Entleiher sollte sich vom Verleiher unbedingt vor dem Abschluss eines Arbeitnehmerüberlassungsvertrages die erforderliche, gegebenenfalls befristete Arbeitsnehmerüberlassungserlaubnis nach 1, 2 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) zeigen lassen und eine Kopie davon anfertigen. Wurde die Erlaubnis befristet erteilt, so sollte sich der Entleiher auch während der Überlassung in regelmäßigen Abständen das Bestehen der Erlaubnis nachweisen lassen. Liegt nämlich keine Erlaubnis vor, wird nach 10 Abs. 1 S. 1 AÜG ein Arbeitsverhältnis zwischen dem Entleiher und dem Leiharbeitnehmer angenommen. In der Folge trifft den Entleiher die Zahlungspflicht für die Gesamtsozialversicherungsbeiträge. IHK-Merkblatt: Arbeitnehmerüberlassung (Dok.- Nr.: 4975) 2.6 Scheinselbständige Scheinselbständige sind Personen, die aufgrund des Abschlusses eines Dienst- oder Werkvertrages wie Selbständige behandelt werden, tatsächlich aber die Kriterien eines Arbeitnehmers erfüllen und sozial ebenso schutzbedürftig sind. Scheinselbständige sind demnach als Arbeitnehmer zu behandeln. Den Arbeitgeber trifft die Pflicht, den Arbeitnehmer bei der Sozialversicherung anzumelden und Sozialversicherungsbeiträge abzuführen. Wird eine Scheinselbständigkeit rückwirkend festgestellt, muss der Arbeitgeber für einen Zeitraum von bis zu 7

7 vier Jahren die Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile) nachzahlen und unter Umständen bis zur Grenze der Festsetzungsverjährung (in der Regel vier Jahre) für den Mitarbeiter die Lohnsteuer abführen. Für die Beurteilung, ob es sich um einen Selbständigen handelt oder nicht, ist entscheidend, in welchem Maße er weisungsgebunden und in die Arbeitsorganisation des Auftraggebers eingebunden ist. Indizien, die in der Abgrenzung zwischen einer abhängigen Beschäftigung (Arbeitsverhältnis) und einer selbständigen Tätigkeit eine Rolle spielen, können dem Merkblatt Scheinselbständigkeit entnommen werden. IHK-Merkblatt: Scheinselbständigkeit (Dok.- Nr.: 5058) 3 Die Einstellung 3.1 Ausschreiben der Stelle Bei der Ausschreibung müssen die Regelungen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) beachtet werden. Danach darf keine unmittelbare oder mittelbare Benachteiligung aus Gründen der Rasse, der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität erfolgen, sofern dafür nicht ausnahmsweise eine Rechtfertigung vorliegt. Stellenanzeigen sind grundsätzlich neutral zu formulieren. Andernfalls kommen Schadensersatzansprüche des abgelehnten Bewerbers nach dem AGG in Betracht. IHK-Merkblatt: Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (Dok.-Nr.: 5134) 3.2 Bewerbungsgespräch Im Bewerbungsgespräch dürfen nur arbeitsplatzbezogene Fragen seitens des Arbeitgebers gestellt werden. Es sind grundsätzlich keine Fragen nach einer Behinderung oder nach Krankheiten erlaubt, es sei denn, diese weisen einen spezifischen Bezug zur Tätigkeit auf. Immer unzulässig hingegen ist die Frage an eine weibliche Kandidatin nach einer bestehenden oder geplanten Schwangerschaft. Unzulässige Fragen müssen vom Arbeitnehmer nicht wahrheitsgemäß beantwortet werden. Dem Arbeitnehmer steht in diesem Fall ein Recht zur Lüge zu. 3.3 Abschluss des Arbeitsvertrages Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer die wesentlichen Vertragsbedingungen spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Beschäftigungsverhältnisses in schriftlicher Form auszuhändigen. Die in diesem Nachweis aufzunehmenden Bedingungen sind 2 Nachweisgesetz zu entnehmen. Vor diesem Hintergrund bietet sich schon ein schriftlicher Arbeitsvertrag an. Darüber hinaus ist ein schriftlicher Arbeitsvertrag aus Beweisgründen immer zu empfehlen! Die IHK Frankfurt stellt auf ihrer Internetseite verschiedene Arbeitsvertragsmuster zum kostenlosen Download zur Verfügung. 8

8 4 Wichtige Unterlagen Vor Beginn der Arbeitsaufnahme sollte sich der Arbeitgeber einige wichtige Unterlagen vom Arbeitnehmer aushändigen lassen beziehungsweise eine Kopie von diesen anfertigen: Sozialversicherungsausweis Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse Bei Nicht-EU-Ausländern: Aufenthaltstitel, der zur Ausübung einer unselbständigen Erwerbstätigkeit berechtigt Urlaubsbescheinigung des alten Arbeitgebers Frühere Arbeitszeugnisse Eventuell Führerschein, falls dieser für die Beschäftigung erforderlich ist Nicht mehr erforderlich ist eine Lohnsteuerkarte. Seit 1. Januar 2013 ist der Arbeitgeber durch die Digitalisierung der Lohnsteuerkarte für die Abholung der elektronischen Daten verantwortlich. Dies geschieht über das ELStAM-Verfahren. ELStAM steht für Elektronische LohnSteuerAbzugs-Merkmale. Dafür ist eine elektronische Registrierung erforderlich. Registrierung und Abruf können unter erfolgen. Um die Daten abrufen zu können, benötigt der Arbeitgeber das Geburtsdatum und die steuerliche Identifikationsnummer des Arbeitnehmers, sowie die Information, ob es sich um ein Haupt- oder ein Nebenarbeitsverhältnis handelt. 5 Anmeldung zur Sozialversicherung Der Arbeitnehmer ist grundsätzlich kraft Gesetzes sozialversichert. 5.1 Anmeldepflicht des Arbeitgebers Der Arbeitgeber muss jedoch die Versicherungspflicht beziehungsweise -freiheit des einzelnen Arbeitnehmers feststellen. Bei Unklarheiten sollte der Arbeitgeber sich mit der Krankenkasse in Verbindung setzen beziehungsweise eine kostenlose Statusanfrage bei der Deutschen Rentenversicherung stellen. Unter oder telefonisch unter erhalten Interessenten Informationen zu diesem Thema. Der Arbeitgeber hat die Pflicht, den Arbeitnehmer bei der Krankenkasse des Arbeitnehmers unter seiner Betriebsnummer anzumelden. Vor der erstmaligen Einstellung eines Arbeitnehmers muss der Arbeitgeber beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit eine Betriebsnummer ( betriebsnummernservice@bundesagentur.de; Tel.: ) beantragen. Ferner bestehen weitere sozialversicherungsrechtliche Meldepflichten gegenüber der Krankenkasse wie beispielsweise eine Jahresmeldung oder eine Meldung von einmalig gezahltem Arbeitsentgelt. 9

9 5.2 Wahlrecht des Arbeitgebers Der Arbeitgeber hat das Recht, eine Krankenkasse auszuwählen, wenn der Arbeitnehmer ihm nicht innerhalb von 14 Tagen eine von der Krankenkasse auszustellende Mitgliedsbescheinigung vorlegt und der Mitarbeiter nicht bereits zuvor in einer gesetzlichen Krankenversicherung versichert war. Die Anmeldung bei der Krankenkasse hat spätestens sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung in elektronischer Form zu erfolgen. Sie kann über die kostenlose Software sv.net erfolgen, die unter unter Öffentliche Services abrufbar ist. 5.3 Sofortmeldung Zur Vermeidung von Schwarzarbeit besteht in einigen Branchen eine Verpflichtung zu einer sogenannten Sofortmeldung am Tag der Beschäftigungsaufnahme gegenüber der Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung. Diese Meldung ersetzt die Anmeldung des Mitarbeiters bei der Krankenkasse allerdings nicht. Die Sofortmeldung ist für folgende Branchen vorgeschrieben: Baugewerbe Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe Personenbeförderungsgewerbe Speditions-, Transport- und damit verbunden Logistikgewerbe Schaustellergewerbe Unternehmen der Forstwirtschaft Gebäudereinigungsgewerbe Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen Fleischwirtschaft Prostitutionsgewerbe Informationen zur Sofortmeldung finden sich auf der Internetseite der Deutschen Rentenversicherung Privatversicherte Arbeitnehmer Bei privat kranken- und pflegeversicherten Beschäftigten hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer bei der gesetzlichen Krankenversicherung zu melden, bei der dieser zuletzt versichert war. Bestand zuvor keine Mitgliedschaft in einer gesetzlichen Krankenversicherung, hat der Arbeitgeber ein Wahlrecht bezüglich der in 173 II SGB V genannten Krankenkassen. 5.5 Minijobber Bei einem Minijob muss die Meldung des Minijobbers unter Angabe der Betriebsnummer bei der Minijobzentrale erfolgen: Minijob-Zentrale Essen Tel.: minijob@minijob-zentrale.de 10

10 6 Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge Der Arbeitgeber hat die Pflicht zur Berechnung und Abführung der Gesamtsozialversicherungsbeiträge. Mit dieser Pflicht sollte der Arbeitgeber besonders sorgsam umgehen. Das Nichtabführen von Sozialversicherungsbeiträgen kann nämlich eine Strafbarkeit nach 266a StGB (Vorenthalten und Veruntreuen von Arbeitsentgelt) begründen. 6.1 Abführung der Beiträge Der Arbeitgeber behält den vom Arbeitnehmer zu entrichtenden Betrag von dessen Lohn ein und führt ihn zusammen mit seinem Anteil unter Angabe der Betriebsnummer auf ein Arbeitgeber-Konto bei der Krankenkasse des Arbeitnehmers als Gesamtsozialversicherungsbeitrag ab. Bei privat kranken- und pflegeversicherten Arbeitnehmern ist der Gesamtsozialversicherungsbeitrag an die gesetzliche Krankenversicherung abzuführen, die nach den unter 5.4 genannten Grundsätzen zu bestimmen ist. 6.2 Höhe der Beiträge Die Höhe der Sozialversicherungsbeiträge bemisst sich prozentual am Bruttoeinkommen des Arbeitnehmers. Es gelten ab 2019 folgende Werte: Rentenversicherung: 18,6 Prozent (AG-Anteil: 9,3 Prozent) Arbeitslosenversicherung: 2,5 Prozent (AG-Anteil: 1,25 Prozent) Krankenversicherung: 14,6 Prozent (AG-Anteil: 7,3 Prozent) zzgl. Zusatzbeitrag der Krankenversicherung (AG-Anteil 50 Prozent) Pflegeversicherung: 3,05 Prozent; Kinderlose Versicherte zahlen ab Vollendung des 23. Lebensjahres einen Zuschlag von 0,25 Prozent (AG-Anteil: jeweils 1,525 Prozent) 6.3 Umlagen Neben dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag sind noch folgende Umlagen vom Arbeitgeber an die Krankenkasse des Mitarbeiters abzuführen: Insolvenzgeldumlage: 0,06 Prozent (alle Betriebe) Umlage Schwangerschaft/Mutterschaft (alle Betriebe) Gegebenenfalls Umlage bei Krankheit (Betriebe, die regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen) Die Höhe der Umlagen für Schwangerschaft/Mutterschaft und Krankheit werden individuell von den Krankenkassen festgelegt. 6.4 Besonderheiten bei Minijobs Geringfügig entlohnte Beschäftigungsverhältnisse Für geringfügig entlohnte Beschäftigungen müssen Pauschalabgaben an die Minijobzentrale abgeführt werden. Die Abgabenhöhe für den Arbeitgeber beträgt im Jahr 2019: für die Rentenversicherung 15 Prozent für die Krankenversicherung 13 Prozent (sofern der Minijobber nicht privat krankenversichert ist) 11

11 Umlagen: 0,9 Prozent Umlage bei Krankheit, sofern das Beschäftigungsverhältnis länger als vier Wochen andauert; 0,24 Prozent Umlage Schwangerschaft/Mutterschaft (auch für männliche Minijobber zu zahlen); 0,06 Prozent Insolvenzgeldumlage Seit dem Jahr 2013 besteht Versicherungspflicht in der gesetzlichen Rentenversicherung. In der Folge hat der Minijobber einen Eigenanteil in Höhe von 3,6 Prozent selbst zu tragen. Dies entspricht dem Differenzbetrag zwischen dem allgemeinen Beitragssatz der gesetzlichen Rentenversicherung (18,6 Prozent) und dem Pauschalbeitrag des Arbeitgebers (15 Prozent). Der Arbeitgeber hat den Eigenanteil des Mitarbeiters einzubehalten und mit den übrigen Pauschalen an die Minijobzentrale abzuführen. Im IHK-Merkblatt Minijobs (Dok.- Nr.: 85317) oder unter finden Sie Einzelheiten dazu, unter welchen Umständen eine Befreiung von der Rentenversicherungspflicht in Betracht kommt. Wird neben einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung eine geringfügig entlohnte Beschäftigung ausgeübt, bleibt diese sozialversicherungsfrei. Sofern der Arbeitnehmer daneben noch weitere geringfügig entlohnte Beschäftigungen ausübt, werden diese mit dem Entgelt aus der Hauptbeschäftigung zusammengerechnet, wodurch in der Regel Versicherungspflicht in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung begründet wird. Lediglich Arbeitslosenversicherungsbeiträge müssen nicht gezahlt werden. Übt ein Arbeitnehmer mehrere geringfügig entlohnte Beschäftigungen aus ohne einer Hauptbeschäftigung nachzugehen, werden die Arbeitsentgelte zusammengerechnet. Wird die 450- Euro-Grenze überschritten, handelt es sich um versicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnisse Kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse Kurzfristige Beschäftigungen sind unabhängig von der Höhe des Verdienstes sozialversicherungsfrei. Dies gilt auch, wenn neben dem kurzfristigen Beschäftigungsverhältnis noch eine Hauptbeschäftigung ausgeübt wird. Es sind lediglich vom Arbeitgeber die unter genannten Umlagen abzuführen. 7 Pflichten gegenüber der Berufsgenossenschaft 7.1 Reguläre Beschäftigungsverhältnisse Die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung, die Schutz vor Arbeits- und Wegeunfällen sowie vor Berufskrankheiten bietet, sind nicht Bestandteil des Gesamtsozialversicherungsbeitrages. Sie sind gesondert an die zuständige Berufsgenossenschaft abzuführen, bei der sich der Arbeitgeber mit Gewerbeaufnahme binnen einer Woche anmelden muss. Die Beiträge sind vom Arbeitgeber alleine zu tragen. Die Höhe der Beiträge richtet sich nach der Lohnsumme der Beschäftigten (brutto) sowie der Gefahrenklasse der Tätigkeit, welche der Arbeitnehmer ausführt. Kostenlose Informationen hierzu erteilt die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) Glinkastraße Berlin Mitte 12

12 BG-Infoline: Tel.: Minijobs Auch bei Minijobs besteht eine Melde- und Beitragspflicht zur gesetzlichen Unfallversicherung. Es erfolgt keine automatische Meldung durch die Minijob-Zentrale. Die Beiträge sind vom Arbeitgeber an die zuständige Berufsgenossenschaft abzuführen. 8 Pflichten gegenüber dem Finanzamt 8.1 Reguläre Beschäftigungsverhältnisse Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Lohnsteuer beim Finanzamt anzumelden und abzuführen. Daneben hat der Arbeitgeber den Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls die Kirchensteuer einzubehalten und abzuführen. Die Lohnsteueranmeldung kann nach Registrierung elektronisch über das Portal ElsterOnline erfolgen. Die Lohnsteuer ist je nach Umfang der abgeführten Lohnsteuer im letzten Kalenderjahr monatlich, vierteljährlich oder jährlich abzuführen. Zuständiges Finanzamt ist das Finanzamt, in dessen Bezirk sich die Betriebsstätte des Unternehmens befindet Minijobs Geringfügig entlohnte Beschäftigungsverhältnisse Auch das Arbeitsentgelt geringfügig Beschäftigter unterliegt der Steuerpflicht. Neben der Erhebung der Lohnsteuer nach den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen besteht für den Arbeitgeber die Möglichkeit zur pauschalen Lohnsteuererhebung. Hierbei sind zwei Varianten zu unterscheiden: Werden für die geringfügige Beschäftigung Rentenversicherungsbeiträge gezahlt, ist die einheitliche Pauschsteuer in Höhe von zwei Prozent des Arbeitsentgeltes zu erheben. Darin sind Kirchensteuer sowie der Solidaritätszuschlag bereits enthalten. Die Pauschsteuer ist zusammen mit den sonstigen Abgaben an die Minijob-Zentrale abzuführen. Sind für die geringfügige Beschäftigung keine pauschalen Beiträge abzuführen (z.b. weil aufgrund der Ausübung mehrerer geringfügig entlohnter Beschäftigungen die vollen Arbeitgeberbeiträge zu zahlen sind), besteht die Möglichkeit einer pauschalen Lohnsteuererhebung mit einem Steuersatz von 20 Prozent des Arbeitsentgeltes. Hinzu kommen Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Anders als die einheitliche Pauschsteuer ist die pauschale Lohnsteuer an das zuständige Betriebsstättenfinanzamt abzuführen Kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse Bei kurzfristigen Beschäftigungsverhältnissen kann die Lohnsteuer entweder auf der Basis der individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale oder in Form einer pauschalen Besteuerung in Höhe von 25 Prozent des Arbeitsentgelts erhoben werden. Dazu kommen noch der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer nach dem jeweiligen Landesrecht. 13

13 Voraussetzung für die pauschale Besteuerung ist allerdings, dass der Arbeitnehmer bei dem Arbeitgeber gelegentlich, nicht regelmäßig wiederkehrend beschäftigt wird, die Dauer der Beschäftigung 18 zusammenhängende Arbeitstage nicht übersteigt, der Arbeitslohn während der Beschäftigungsdauer 72 Euro durchschnittlich je Arbeitstag nicht übersteigt oder die Beschäftigung zu einem unvorhersehbaren Zeitpunkt sofort erforderlich wird und der durchschnittliche Stundenlohn beträgt maximal zwölf Euro. In beiden Fällen der Lohnsteuererhebung ist die Steuer an das zuständige Betriebsstättenfinanzamt abzuführen. 9 Der gesetzliche Mindestlohn 9.1 Allgemeines Seit Januar 2015 gibt es einen flächendeckenden branchenunabhängigen gesetzlichen Mindestlohn, der seit dem 1. Januar ,19 Euro brutto pro Zeitstunde beträgt. Zum 1. Januar 2018 endete die Übergangsregel für Löhne der Zeitungszusteller, sodass sie auch einen Anspruch auf den vollen gesetzlichen Mindestlohn haben. 9.2 Anwendungsbereich Der Mindestlohn gilt für alle im Inland beschäftigten Arbeitnehmer. Dem Arbeitnehmerbegriff unterfallen auch Rentner, Praktikanten und Minijobber. Das MiLoG gilt jedoch nicht für Jugendliche unter 18 Jahren ohne abgeschlossene Berufsausbildung, Auszubildende nach dem Berufsbildungsgesetz, Arbeitnehmer, die unmittelbar vor der Beschäftigung langzeitarbeitslos waren, innerhalb der ersten sechs Monate, ehrenamtlich Tätige Praktikanten Praktikanten haben grundsätzlich einen Anspruch auf den Mindestlohn. Ausgenommen sind hiervon nach Maßgabe des 22 MiLoG insbesondere Pflichtpraktika, die im Rahmen einer Schul-, Ausbildungs- oder Studienordnung geleistet werden. Bei freiwilligen Praktika besteht bis zu einer Dauer von drei Monaten kein Anspruch auf den Mindestlohn, wenn sie der Berufsorientierung dienen oder begleitend zu einer Ausbildung oder einem Studium geleistet werden. Praktika für eine Einstiegsqualifizierung im Sinne des SGB III und Praktika nach dem Berufsbildungsgesetz unterliegen ebenfalls nicht dem MiLoG Minijobber Auch Minijobber sind Arbeitnehmer im Sinne des MiLoG und haben daher Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn. Bei einem Mindestlohn von 9,19 Euro ergibt sich wegen der Grenze von 450 Euro eine regelmäßige maximale Arbeitszeit von 48,9 Stunden pro Monat. In diese Berechnung sind Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung nicht einzubeziehen. Beiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung und zur gesetzlichen Rentenversicherung trägt der Arbeitgeber zusätzlich. 14

14 9.3 Berechnung des Mindestlohns Bei der Berechnung des Mindestlohns sind nach den Angaben der Koalitionsfraktionen im Gesetzgebungsverfahren nicht zu berücksichtigen: Zahlungen für ein auf Verlangen geleistetes Mehr an Arbeit oder Arbeitsstunden unter besonderen Bedingungen (etwa Zuschläge für Überstunden, Sonntags-, Feiertags-, Nacht-, oder Schichtarbeit), Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, das nicht lediglich den Wert der Arbeitsleistung entgelten soll, Wegegeld, wenn es als Aufwandsentschädigung gezahlt wird. Etwas anderes kann gelten, wenn das Wegegeld als echter Entgeltbestandteil (für die zur Zurücklegung des Weges erforderliche Zeit) geleistet wird. Zudem dürften beim Mindestlohn wohl auch nicht zu berücksichtigen sein: Trinkgelder, da auf sie kein Anspruch besteht und sie sich auch nicht im Voraus kalkulieren lassen (anders ggf. bei Systemen, die eine Vergütung der Arbeitnehmer aus den vom Arbeitgeber vereinnahmten Trinkgeldern regeln), Vermögenswirksame Leistungen, da sie dem Arbeitnehmer erst in weiterer Zukunft zur Verfügung stehen, Aufwandsentschädigungen, weil mit ihnen ein besonderer Aufwand abgegolten wird. 9.4 Exkurs: Dokumentationspflichten Im bestimmten Fällen treffen den Arbeitgeber Dokumentationspflichten. Der Arbeitgeber ist dann verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit innerhalb einer Woche nach erfolgter Arbeitsleistung aufzuzeichnen und ab diesem Zeitpunkt die Aufzeichnungen für eine Dauer von mindestens zwei Jahren aufzubewahren. Diese Dokumentationspflichten gelten für Arbeitgeber, die Arbeitnehmer als Minijobber (geringfügig entlohnte Beschäftigte sowie kurzfristig Beschäftigte) im gewerblichen Bereich oder in den in 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftsbereichen beschäftigen. Dabei handelt es sich um folgende Branchen: Baugewerbe, Gaststätten und Personenbeförderungsgewerbe, Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe, Schaustellergewerbe, Unternehmen der Forstwirtschaft, Gebäudereinigungsgewerbe, Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen, Fleischwirtschaft, Prostitutionsgewerbe. Die Dokumentationspflichten gelten auch für Entleiher, denen ein Arbeitgeber in den genannten Wirtschaftsbereichen Arbeitnehmer überlässt. Bei Arbeitnehmern, deren verstetigtes regelmäßiges Monatseinkommen brutto 2958 Euro überschreitet und bei denen der Arbeitgeber seine Verpflichtungen zur Aufzeichnung der Arbeitszeit und Aufbewahrung der Aufzeichnungen nach 16 Abs. 2 des Arbeitszeitgesetzes tatsächlich erfüllt, gelten die Dokumentationspflichten nach 17 MiLoG nicht. Seit dem 1. August 2015 gelten sie ebenso nicht für solche Arbeitnehmer, dessen verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt über brutto Euro liegt, sofern der Arbeitgeber das Monatsentgelt für die letzten vollen zwölf Monate nachweislich gezahlt hat (siehe MiLoDokV). Bei Arbeitnehmern, die ausschließlich eine mobile Tätigkeit (insbesondere Zustellung von Briefen, Paketen und Druckerzeugnissen, Abfallsammlung, Straßenreinigung, Winterdienst, 15

15 Gütertransport, Personenbeförderung) ausüben, keinen Vorgaben zu ihrer konkreten täglichen Arbeitszeit unterliegen und sich ihre Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen, genügt der Arbeitgeber seiner Aufzeichnungspflicht, wenn er nur die Dauer der tatsächlichen täglichen Arbeitszeit aufzeichnet (MiLoAufzV). IHK-Merkblatt: Mindestlohn nach dem Mindestlohngesetz (Dok. Nr.: 97548) Stand: Mai 2019 Hinweis: Diese Broschüre enthält erste Hinweise und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner bei der IHK Düsseldorf: Markus Nasch Tel: (0211)