Verlängerung von Lizenzverträgen

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1 Verlängerung von Lizenzverträgen Interner Vertriebsleitfaden für mittelständische Unternehmen I H R W E G z u m E R F O L G

2 Überblick Vertragsverlängerungen im Überblick Das Potenzial auf einen Blick Name der Initiative Renewal Drive, koordiniert mit MidMarket Relationship Program Zielgruppen Kunden, deren Lizenzverträge auslaufen Kunden, die ihre Lizenzverträge unter Open Value oder EA konsolidieren wollen Voraussetzungen auf Seiten des Partners Verkauf von Lizenzverträgen an KMUs Open Value Readiness Assessment durchgeführt ESA-Partner zum Vertrieb von EA Optimale Voraussetzung: Microsoft- Kompetenz Licensing Solutions Warum lohnt sich diese Initiative für mich? Umsatz: Jedes Jahr laufen Lizenzverträge im Wert von fast 1 Mrd. $ weltweit aus, unter anderem Open License-Verträge. Warum sollte sich mein Kunde für diese Lösung interessieren? Lizenzen mit Ratenzahlung (besonders Open Value- und EA-Lizenzen) sind die Antwort auf den Wunsch des Kunden nach folgenden Verbesserungen: Vereinfachte Lizenzverwaltung: Mehrere Verträge lassen sich zu einer unternehmensweiten Vereinbarung konsolidieren. Sicherheit im Upgrade-Zyklus: Die Ratenzahlung ermöglicht es, das Ausrollen von Upgrades vom Budget zu entkoppeln. Upgrades verursachen keine unerwarteten Kosten und können deshalb ohne erneute Budgetfreigabe vom Management installiert werden. Bessere Kontrolle der Softwarekosten: Die jährlichen Zahlungen machen eine Planung über drei Jahre möglich und schaffen bei unternehmensweiter Standardisierung zusätzliche Einsparpotenziale. Die Verlängerung von Software Assurance im Rahmen eines weiteren Lizenzvertrags kann preisgünstiger sein als der Neuerwerb. Dazu muss der Kunde rechtzeitig vor Ablauf der Frist verlängern (90 Tage nach Vertragsablauf bei Open License bzw. 30 Tage nach Vertragsablauf bei Open Value). Warum sollten Sie als Partner diese Gelegenheit nutzen? Umsatzpotenzial und Kundenbindung Möglichkeit zum Aufbau stärkerer und langjähriger Kundenbeziehungen Cross-Selling: Im Zuge der Vertragsverlängerung lassen sich weitere Produkte und Dienstleistungen verkaufen. Hohe Erfolgsquote: Weit mehr als 70 Prozent aller auslaufenden Verträge werden verlängert. 2

3 Was bringt die Initiative zur Vertragsverlängerung? Ziel Zielgruppe Angebot Schlüsselbotschaft Kunden mit auslaufenden Lizenzverträgen zur Vertragsverlängerung bewegen Kunden, deren Lizenzverträge mit Software Assurance auslaufen, und Kunden, die geeignete Lizenzverträge mit SA in Open Value oder Enterprise Agreement konsolidieren wollen Vereinfachte Lizenzverwaltung und geringere Kosten bei Vertragsverlängerung in Open Value oder EA sowie zusätzliche Vorteile hinsichtlich Produktivität und Support durch die Software Assurance Services. Für das Open-Value-Programm gilt: Erkundigen Sie sich über laufende Promotionen. Eine Verlängerung von Lizenzverträgen schützt die bisherigen Investitionen des Kunden und bietet ihm einfache Lizenzverwaltung, Upgrade-Kontrolle sowie Kosteneinsparungen außerdem alle in Software Assurance inbegriffene Services und Support. Wie funktionieren Lizenzverträge mit Ratenzahlung? Microsoft bietet Lizenzverträge mit Software Assurance an, bei denen der Kunde jährliche Ratenzahlungen leistet. Diese Lizenzverträge können nach Ablauf der Vertragslaufzeit verlängert werden. Zu Beginn eines Ratenkauf-Lizenzvertrags erwirbt der Kunde die volle Lizenz ( License ) zusammen mit Software Assurance (SA). Für die Verlängerung erwirbt der Kunde nur die SA. Bei einem Lizenzvertrag zur Miete (Subscription) bezahlt der Kunde einen niedrigeren Anfangsbetrag, der bei der Vertragsverlängerung stabil bleibt. Bei der Miete hat der Kunde nach Vertragsende auch eine Buy-out-Option, um die Lizenzen für zeitlich unbefristete Nutzung zu erwerben. Hier ein Überblick über die Preise: Ein Jahr SA kostet ca. 29 % der License für Desktop-Produkte (Office-Anwendungen und Windows Desktop-Betriebssystem). Ein Jahr SA kostet ca. 25 % der License für Server, Zugriffslizenzen (CALs) und Microsoft Business Solutions. Open Value und Enterprise Agreement setzen die unternehmensweite Standardisierung auf mindestens eines der Plattformprodukte Microsoft Office, Windows Desktop-Betriebssystem, Server-Zugriffslizenzen voraus. Bei Erwerb der gesamten Plattform, also von allen drei Produkten, erhält der Kunde als zusätzlichen Rabatt den Plattformnachlass. Programm Laufzeit Anfangszahlung Verlängerungszahlen Lizenzverwaltungsoptionen Open License 2 Jahre L&SA Vorauszahlung SA Vorauszahlung Kontrolle und Verfolgen von Upgrades Open Value 3 Jahre L&SA jährliche Zahlung SA jährliche Zahlung Open Value Subscription 3 Jahre jährliche Miete jährliche Miete Kontrolle und Verfolgen von Upgrades Option für unternehmensweite Standardisierung (Open Value Company-wide) Option zur Konsolidierung von Open License- Verträgen in einer Vereinbarung Kontrolle und Verfolgen von Upgrades unternehmensweite Standardisierung Miete von Lizenzen, daher jährliche Anpassung an tatsächlich genutzte Anzahl von Lizenzen Select License 3 Jahre L&SA jährliche Zahlung SA jährliche Zahlung Kontrolle und Verfolgen von Upgrades Enterprise Agreement (EA) Enterprise Agreement Subscription 3 3 Jahre L&SA jährliche Zahlung SA jährliche Zahlung 3 Jahre jährliche Miete jährliche Miete Kontrolle und Verfolgen von Upgrades unternehmensweite Standardisierung Option zur Konsolidierung der Vertragsverlängerungen in einer Vereinbarung Kontrolle und Verfolgen von Upgrades unternehmensweite Standardisierung Miete von Lizenzen, daher jährliche Anpassung an tatsächlich genutzte Anzahl von Lizenzen

4 Vorbereitung An wen richtet sich die Initiative? Situation des Kunden Kunde mit einem einzelnen auslaufenden Vertrag: Open License mit SA oder Open Value bzw. MYO Kunde mit einem einzelnen auslaufenden Select License-Vertrag mit SA oder größerer Kunde mit mehr als 250 PCs mit einem einzelnen auslaufenden Open License- Vertrag Kunde mit mehreren auslaufenden Verträgen: Open License mit SA oder Open Value bzw. MYO (Hinweis: Achten Sie auf die Konsolidierungsmarkierung in Siebel Opportunities.) Empfehlung zur Vertragsverlängerung beste Option Verlängern von SA in Open Value für eine bessere Lizenz- und Budgetverwaltung (Ausweichmöglichkeit: verlängern von SA in Open License) Falls der Kunde standardisieren möchte oder SA für mehr als ein Drittel seiner Desktops hat: Open Value Company-wide für optimale Lizenzverwaltung und zusätzliche Kosteneinsparungen Verlängern von SA in Select License Falls der Kunde standardisieren möchte oder SA für mehr als ein Drittel seiner Desktops hat: Enterprise Agreement für optimale Lizenzverwaltung und zusätzliche Kosteneinsparungen Konsolidieren aller Verträge und Verlängern von SA in Open Value zur Vereinfachung der Lizenzverwaltung für den Kunden, indem alle Lizenzen in einem Vertrag zusammengefasst werden Falls der Kunde standardisieren möchte, eine möglichst einfache Lizenzverwaltung anstrebt oder SA für mehr als ein Drittel seiner Desktops hat: Open Value Company-wide zur Konsolidierung: einfach bestehende SA verlängern und für zusätzliche Lizenzen L&SA hinzufügen. Möglichkeit zum Cross-Selling von Plattform- oder zusätzlichen Produkten, falls der Kunde an Lösungen für mehrere Produkte interessiert ist oder die gesamte Desktop- Plattform standardisieren möchte. Vorteile: Kostenvorteile durch Standardisierung, optimale Lizenzverwaltung Situation des Kunden Kunde mit mehreren auslaufenden Verträgen inkl. Select License oder größerer Kunde (mit mehr als 250 PCs) mit mehreren auslaufenden Open-Verträgen Kunde mit einem auslaufenden Vertrag mit unternehmensweiter Standardisierung (Open Value, MYO, EA) Empfehlung zur Vertragsverlängerung beste Option Konsolidieren aller Verträge und Verlängern von SA in Enterprise Agreement. Vorteile: Kostenvorteile durch Standardisierung, optimale Lizenzverwaltung Besonders geeignet für Kunden, die SA für mehr als ein Drittel ihrer Desktops haben Einfaches Vorgehen: bestehende SA verlängern, für zusätzliche Lizenzen L&SA hinzufügen Möglichkeit zum Cross-Selling Verlängerung von SA im selben Vertragstyp wie bisher (nicht möglich bei MYO) Verlängerung von SA in einem anderen Vertragstyp (z. B. Verlängerung von MYO in Open Value) Möglichkeit zum Cross-Selling 4

5 Welche Vorteile bietet eine Vertragsverlängerung für den Kunden? Vorher Nachher Mehrere Verträge sind schwierig zu verwalten. Unterschiedliche Verträge für jeden Standort. Unterschiedliche Verträge für unterschiedliche Produkte, die zu unterschiedlichen Zeiten erworben wurden. Kunde hat keine genaue Übersicht, welche Versionen auf welchen PCs installiert sind, und macht sich Sorgen, ob alles korrekt lizenziert ist. Vereinfachte Lizenzverwaltung. Besserer Überblick über Lizenzversionen mit SA Kunde muss nicht mehr verfolgen, welche Version erworben und welche Version installiert wurde. Die Mitarbeiter arbeiten wegen veralteter Softwareversionen ineffizient. Erheblicher Zeit- und Überzeugungsaufwand erforderlich, um das Management zu einem Upgrade zu bewegen. Kunde stellt fest, dass er mit nicht unterstützten Softwareversionen arbeitet, was ein erhöhtes Sicherheitsrisiko bedeutet. Kontrolle des Upgrade-Zyklus. Management ist einfacher von Upgrades zu überzeugen, da das Unternehmen immer die aktuelle Version besitzt. Budgets und Cashflow sind nur schwer zu prognostizieren und zu verwalten. Jedes Jahr neue Budgetverhandlungen für IT-Projekte. Keine größeren Preisnachlässe, obwohl das Unternehmen mehr Microsoft-Produkte einsetzt als der Durchschnittskunde. Bessere Verwaltung von Softwarekosten. Softwarebudgets können über 3 Jahre geplant werden. Für den Kauf zusätzlicher Company-wide-Lizenzen gibt es eine Preisgarantie für die Vertragslaufzeit. Management stellt die Mittel für diese 3 Jahre zur Verfügung. Spart Geld gegenüber dem Neukauf von Lizenzen. 5

6 Vorteile darlegen Was sind die Vorteile? Das sind die Hauptvorteile einer Vertragsverlängerung: Vertragsverlängerung mit Software Assurance Schützen Sie Ihre Investitionen und wahren Sie die Option auf eine Vertragsverlängerung mit SA, ohne erneut eine Lizenz erwerben zu müssen. Sie haben eine Lösung für die Lizenzverwaltung, die weniger Aufwand erfordert Sparen Sie Zeit und Mühe. Installationen und Lizenzen stimmen überein, da SA das Anrecht auf die Installation der jeweils aktuellen Version bietet. Konsolidieren Sie mehrere Open License-Verträge zu einem Open Value-Vertrag. Vereinfachen Sie die Lizenzierung und das Software Asset Management durch Standardisierung Einfachere Lizenzverwaltung: nur einmal im Jahr Bekanntgabe der aktuellen Anzahl an PCs Nur für Subscription-Kunden: Anzahl der PCs kann an die tatsächliche Nutzung nach oben oder nach unten angepasst werden. Einfacheres Technologie- und Asset Management, zentralisiertes Deployment und Standardisierung. Zugriff auf Upgrades nach Bedarf Management ist einfacher von Upgrades zu überzeugen, da das Unternehmen die aktuellste Version besitzt. Upgrades für das gesamte Unternehmen ohne umfangreiche zusätzliche Budgetanforderungen. Immer aktuelle Software, daher optimale Sicherheit. Kostenkontrolle und Einsparungen Software-Budgets für drei Jahre im Voraus planbar. Zahlungen können auf jährliche Raten verteilt werden. Zusätzliche Einsparungen durch Standardisierung. Vorteile von Software Assurance ohne weitere Kosten nutzen Gesteigerte Produktivität für Desktop-Produkte, z. B. Home Use Program, Trainingsgutscheine (nicht in Open License), Technischer Support, Tools oder Windows Vista Enterprise. Open SA Open Value Open Value Companywide oder Subscription Select SA gut optimal optimal gut optimal gut optimal praktikabel optimal nicht zutreffend nicht zutreffend optimal nicht zutreffend EA optimal praktikabel gut optimal gut optimal gut optimal praktikabel optimal praktikabel gut optimal gut optimal 6

7 Was sind mögliche Einwände? Gängige Kundeneinwände und wie Sie darauf reagieren Wir führen nicht alle 3 bis 4 Jahre Upgrades durch. Open Value ist optimal für Kunden geeignet, die einen besser vorhersagbaren Upgrade-Zyklus wünschen. Sind Sie zufrieden damit, dass Sie Upgrades nur dann durchführen, wenn es sich nicht mehr vermeiden lässt? Haben Sie zusätzlichen Aufwand, weil Sie auch ältere Softwareversionen unterstützen müssen? Ich weiss nicht, wie die Spezifikationen für ein Upgrade aussehen werden. Womöglich wollen Sie erst einmal abwarten, um zu sehen, welche zusätzlichen Funktionen eine neue Version bringt, ehe Sie sich für den Kauf von Lizenzen entschließen. Doch was Sie als nützlich erachten, beurteilt Ihr Management vielleicht ganz anders, besonders nach einem Management-Wechsel. Open Value und EA ermöglichen Ihnen, vom Management die Zusage zu erhalten, dass die Entscheidung über ein Upgrade in Ihren Händen liegt. Vielleicht ist es besser, den Vertrag nicht zu erneuern, sondern die Lizenz zu kaufen, wenn wir sie brauchen. Natürlich können Sie Ihre Lizenzen erst kaufen, wenn Sie sie brauchen. Aber wenn Sie ein Upgrade innerhalb der nächsten 3 bis 4 Jahre planen, dürfte eine Vertragsverlängerung für Sie wahrscheinlich die preiswertere Lösung sein. Außerdem behalten Sie bei einer Vertragsverlängerung die Option, ein Upgrade ganz nach Wunsch durchzuführen, denn manche Ereignisse und Anforderungen sind womöglich nicht vorherzusehen und würden schwierige nachträgliche Budgeterhöhungen erfordern. Eine Vertragsverlängerung schützt Ihre bisherigen Investitionen, ohne dass Sie später noch einmal eine volle Lizenz (License) erwerben müssen. Software Assurance ist einfach zu teuer. Haben Sie einmal die Kosten für die Standardisierung eines Plattformprodukts oder der gesamten Plattform in Open Value Company-wide oder EA verglichen? Beide Optionen bieten Preisnachlässe, die schon heute Ihre Gesamtkosten für Lizenzen reduzieren und auch für künftige neue Versionen (nur Subscription-Kunden). Der Vorteil von Open Value Subscription besteht darin, dass Sie die Zahl der Lizenzen, für die Sie bezahlen, jedes Jahr anpassen können. Wenn Ihr Unternehmen also wächst, brauchen Sie in diesem Jahr nicht für zusätzliche Lizenzen zu bezahlen. Und wenn Ihr Unternehmen kleiner wird, zahlen Sie im folgenden Jahr weniger. Sie brauchen also nicht für Lizenzen zu bezahlen, die Sie nicht länger nutzen, sondern nur für die tatsächlich genutzten Lizenzen. 7 Bei Ihren Lizenzbestimmungen steigt man einfach nicht durch. Open Value und EA sind sehr einfach. Sie zählen jedes Jahr Ihre PCs und bestellen die entsprechende Anzahl von Lizenzen. Sie erhalten sogar eine Mitteilung, aus der Ihre aktuellen Lizenzen ersichtlich sind, so dass Sie diese anpassen können, falls sich die Zahl Ihrer PCs erhöht hat. Falls Sie damit rechnen, dass die Anzahl Ihrer PCs zurückgehen wird, sollten Sie die Subscription-Option in Betracht ziehen, mit der Sie jedes Jahr die Anzahl Ihrer PCs auch nach unten korrigieren können. Ich glaube nicht, dass uns Open Value irgendwelche Vorteile bringt. Der primäre Vorteil ist ein einfacheres Verfolgen Ihrer Lizenzen. Derzeit schließen Sie wahrscheinlich mit jedem Erwerb einer Software einen neuen Lizenzvertrag ab, so dass Sie inzwischen eine ganze Reihe von Verträgen für einzelne Niederlassungen haben, womöglich in unterschiedlichen Städten oder gar Ländern, wahrscheinlich sogar eine Mischung aus OEM-Software und Volumenlizenzen. Open Value und EA bieten einen einzigen Lizenzvertrag, der sämtliche Desktop-Rechner Ihres Unternehmens umfasst, so dass Sie unternehmensweit auf demselben Stand sind. Sie zählen einfach Ihre Desktops, informieren Microsoft darüber und sind korrekt lizenziert.

8 Qualifizierung Wie qualifiziere ich den Kunden und bleibe am Ball? Qualifizierung Folgende Aspekte müssen geklärt sein, ehe ein Interessent als Sales Opportunity qualifiziert ist: Kunde sieht Handlungsbedarf oder entsprechendes auslösendes Ereignis wurde identifiziert. Entscheidungsbefugnis geklärt (wichtigster Entscheidungsträger identifiziert). Kunde zieht Kauf bereits in Betracht. Budget bestimmt und Zeitplan aufgestellt. Kunde stimmt einer Situationsbeurteilung zu. Lizenzlösung passt genau auf den Kunden. Wie sieht der Upselling-Pfad aus? Business-Treiber Lösung Durchschnittlicher Wert der Opportunity Kauft Office, WSS, Exchange, SPS, SMS und Windows Upgrade und möchte den günstigsten Preis. Möchte Standard-Desktops verwalten. Möchte mehr Kontrolle darüber, wie häufig ein Upgrade erfolgt. Möchte einfacheres Lizenzmanagement. Sucht nach Möglichkeiten, um Softwarekosten zu senken. Open Value Platform oder EA Platform Open Value Company-wide Option oder EA Platform Open Value oder Select Business Value 8

9 Follow-up Follow-up-Brief an den Kunden Sehr geehrter Namen des Kunden einfügen, vielen Dank, dass Sie sich heute die Zeit genommen haben, um mit mir über Ihr Interesse an Microsoft-Lösungen zu sprechen. Ich schreibe Ihnen, um die wichtigsten Punkte aus unserem Gespräch zusammenzufassen. Unserem Gespräch habe ich folgende Aspekte als wichtigste Herausforderungen entnommen: Erwägungen, ob eine Vertragsverlängerung finanzielle und sonstige Vorteile mit sich bringt. Sie würden gerne unterschiedliche Alternativen zur Vertragsverlängerung abwägen, darunter Standardisierung oder Konsolidierung. Bedenken bezüglich Lizenz- und Software Asset Management. Daher sind Sie an folgenden Lösungen interessiert: Weitere Informationen über Open Value oder EA (Company-wide oder Konsolidierung) sowie darüber, wie sich diese Programme auf Ihr Lizenz- und Software Asset Management auswirken. Wie Ratenzahlungen in Ihr Budget für Vertragsverlängerungen passen. Vielleicht sind Sie am Erwerb von Lizenzen durch Open Value oder Enterprise Agreement interessiert. Damit können Sie Ihre Kosten auf einen Zeitraum von drei Jahren verteilen, mehrere Verträge zu einem konsolidieren, einschließlich der Berechtigung zu Upgrades und sorgen für eine einheitliche Desktop-Umgebung. Die Company-wide-Option bietet zusätzliche Einsparpotenziale und eine einfachere Lizenzverwaltung. Dies sind wie besprochen unsere nächsten Schritte: Führen Sie die nächsten Schritte auf, in der Reihenfolge, wann sie abgeschlossen sein werden. Und achten Sie darauf, dass auch die nächsten Schritte von Seiten des Kunden in der Liste aufgeführt sind. Ihre Zufriedenheit mit jedem Schritt dieses Prozesses hat für mich oberste Priorität. Bitte lassen Sie mich wissen, falls Sie wichtige Aspekte vermissen oder Sie nicht den gewünschten Service erhalten. Sie können mich unter eigene Telefonnummer einfügen erreichen, um dieses Projekt oder weitere Fragen mit mir zu besprechen. Mit freundlichen Grüßen Ihre Unterschrift Ihr Name Ihr Titel Telefon: Ihre Telefonnummer Ihre -Adresse 9

10 Microsoft Deutschland GmbH Partnerbetreuung Konrad-Zuse-Straße Unterschleißheim Ihr direkter Kontakt: Telefon: (0,14 Euro/Min. aus dem Festnetz der T-Com. Kosten für Anrufe aus dem Netz anderer Betreiber oder aus dem Mobilfunknetz ggf. höher.)

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