Der Deutschlandstand zur IMEX 2014

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1 Der Deutschlandstand zur IMEX 2014 Ausstellerinformationen Stand: November 2013

2 Sehr geehrte Damen und Herren, nach der Messe ist vor der Messe und getreu diesem Motto hat das GCB German Convention Bureau e. V. als strategischer Partner der IMEX und Organisator des dortigen Deutschlandstandes den letzten Messeauftritt nach- und den kommenden vorbereitet. Nachfolgend finden Sie alles Wissenswerte zum Stand im Allgemeinen und den Teilnahmemodalitäten im Besonderen. Falls Sie weitere Fragen haben, stehen wir Ihnen jederzeit gerne telefonisch oder per zur Verfügung. Anmeldung Registrierung für GCB-Mitglieder Registrierung für Nicht-Mitglieder Anmeldeschluss: 24. Januar 2014 Immerhin geht es um eine Teilnahme am inzwischen größten Messestand auf der IMEX incorporating Meetings made in Germany vom Mai Vieles will bedacht und koordiniert werden, damit der Gemeinschaftsstand auch für jeden einzelnen ein voller Erfolg wird. Zumal der Stand vor allem inhaltlich punkten soll. Nachhaltig! Die Auszeichnung mit dem Green Exhibitor Award 2013 verstehen wir nämlich als Verpflichtung, auch zukünftig den Messestand umweltbewusst zu gestalten. Übrigens: Es werden wieder Wild Cards für den Deutschlandstand vergeben. Wenn Sie also neu auf dem deutschen Tagungs- und Kongressmarkt sind oder ein neues innovatives Produkt dafür anbieten, dann bewerben Sie sich und überzeugen Sie uns! Mit herzlichen Grüßen, IMEX in Frankfurt Ausblick 2014 Datum: Ort: Messe Frankfurt, Halle 8 Rückblick 2013 Datum: Ort: Messe Frankfurt, Halle 8 Ausstellungsfläche: D-Stand: qm netto qm netto Vanessa Schäfer Trade Fairs / Events P.S.: Sie sind noch kein GCB-Mitglied? Wenn Sie bis zum 15. Januar 2014 beitreten, profitieren Sie noch von den reduzierten Ausstellerpreisen zur IMEX und anderem mehr! Alle Mitgliedschafts- Vorteile gibt s auf Aussteller: am D-Stand: Internationale Website: Deutsche Website: über aus 157 Ländern 215 Aussteller: Hotels, Kongresszentren, Destinationen, Veranstaltungsagenturen und weitere Dienstleister aus der deutschen Meeting- und Incentivebranche 2 Deutschlandstand zur IMEX 2014 Ausstellerinformationen

3 Besucherstruktur Fachbesucher Die große Mehrheit der Besucher sind internationale und nationale Event-Planer aus Unternehmen, Verbänden und Agenturen. Die Besucher planen, organisieren, beraten oder haben finanzielle Entscheidungsbefugnis für einen oder mehrere der folgenden Bereiche: Tagungen und Konferenzen Internationale Kongresse Geschäftsreisen Incentive-Programme / -Reisen Ausstellungen / Messen Produkteinführungen / Roadshows / Mitarbeiterschulungen Special Events Der Eintritt zur Messe ist für Fachbesucher nach vorheriger Registrierung unter folgendem Registrierungslink (www.imexfrankfurt.com/register/) an allen Messetagen kostenfrei! Hosted Buyer Eingeladene, qualifizierte Besucher können als Hosted Buyers spezielle Services (u.a. Reisemanagement Flug + Hotel über IMEX) in Anspruch nehmen. Im Gegenzug verpflichten sich Hosted Buyers, während der Messe eine bestimmte Anzahl an Terminen mit Ausstellern wahrzunehmen. Entscheidend für die Teilnahme am Hosted Buyer Programm ist die erfolgreiche Qualifizierung der Besucher bezüglich der Anzahl ihrer bisher durchgeführten internationalen Veranstaltungen, Budgetgröße, Entscheidungsbefugnis etc.. Eine Untersuchung der IMEX 2013 ergab, dass über 50% der Hosted Buyers Budgets von mehr als USD jährlich verwalten, davon 17% ein Budget von über 5 Millionen USD. Tools für Aussteller Die IMEX bietet Ausstellern zahlreiche Tools, um den Messeauftritt bestens vorzubereiten und auf das eigene Unternehmen aufmerksam zu machen. Virtual Exhibition: Mit der IMEX Virtual Exhibition bekommen Aussteller einen umfassenden Online-Katalog zur Verfügung gestellt. Dieser beinhaltet sämtliche Angaben sowie allgemeine Informationen über den Aussteller inkl. Logo, Kontaktperson, Social Media Kanäle, Möglichkeit des Einstellens von Fotos, Broschüren, Videos etc. Zudem können Aussteller Pressemitteilungen und Events auf der Messe teilen u.v.m.. Der Online-Eintrag bleibt auch nach der Messe bestehen und bietet eine optimale Marketingplattform. Online-Appointment-Diary: Etwa 1-2 Monate vor Messebeginn haben Fachbesucher / Hosted Buyers die Möglichkeit, Termine mit Ausstellern über das Online- System zu vereinbaren. Zudem können Hosted Buyers einige Wochen vor der Messe nach einer selektiven Abfrage (z.b. zur Herkunft, dem Geschäftsbereich, der jährlichen Veranstaltungszahl und Interesse an bestimmten geographischen Regionen) proaktiv kontaktiert werden. Group Appointments: Während der Messe finden täglich Group Appointments am Deutschlandstand statt. Bei diesen Terminen wird Gruppen von Hosted Buyers die Tagungs- und Kongressdestination Deutschland vorgestellt. Aussteller am Deutschlandstand, die eine Fläche von mehr als 18 Quadratmetern umfassen, haben überdies die Option, eigene Hosted Buyer Gruppen zu empfangen. Deutschlandstand zur IMEX 2014 Ausstellerinformationen 3

4 Der Deutschlandstand Der in enger Kooperation mit der Deutschen Zentrale für Tourismus e. V. (DZT) entwickelte Deutschlandstand zur IMEX umfasst einen Gemeinschaftsstand von etwa 900 Quadratmetern sowie Freiflächenstände deutscher Aussteller mit über 700 Quadratmetern. Der größte Stand der Messe setzt nicht nur durch seine direkte Lage am Eingang und einem der Hauptgänge, sein Design und seinen starken Wiedererkennungswert Zeichen, sondern punktet insbesondere auch inhaltlich. Zur IMEX 2013 wurden die Branchenkompetenzfelder Deutschlands entsprechend als Leitthema am Stand präsentiert und visualisiert wurde der Stand zudem erstmals ganzheitlich klimafreundlich organisiert und bekam dafür die Auszeichnung Green Exhibitor Award Diese Auszeichnung verstehen wir als Verpflichtung, den Messestand auch zukünftig nachhaltig zu gestalten. Anlässlich der IMEX 2014 wird der Deutschlandstand daher zum zweiten Mal hinsichtlich der am deutschen Gemeinschaftsstand durch An- und Abreise von Ausstellern und Servicekräften, aber auch durch den Energieverbrauch für technisches Equipment, Übernachtungen und Müll entstandenen CO 2 -Emissionen bilanziert. In diesem Jahr wird dabei der Fokus insbesondere hinsichtlich der sozialen Komponente erweitert. Daneben unterstützt das GCB Rahmenveranstaltungen wie den Association Day und das Politicians Forum und ist Organisator der GCB-Seminartage, die deutschen Fachbesuchern und Ausstellern spannende Fachvorträge bieten. Während der drei Messetage werden ca Besucher und über 200 deutsche Aussteller am Stand erwartet. Das GCB bietet Ausstellern am Deutschlandstand vielfältige Möglichkeiten, sich dieser prominenten Zielgruppe als Sponsor zu präsentieren. Detaillierte Informationen zu den Sponsoringmöglichkeiten sowie den Marketingaktionen erhalten Sie hier: marketingaktionen-imex-2014.pdf. GCB-Gemeinschaftsstand (rot) und Freiflächen (grau) GCB Begleitende Marketingaktionen, wie zum Beispiel eine exklusive Ausstellerlistung, umfassende Pressearbeit inklusive Newsletterversand, Social Media Aktivitäten und ein deutscher Webauftritt ergänzen die Beteiligung am Deutschlandstand für deutsche Aussteller um prominente Plattformen. Eingang 4 Deutschlandstand zur IMEX 2014 Ausstellerinformationen

5 GCB-Gemeinschaftsstand Infocounter GCB / DZT Der Infocounter befindet sich an einer Eckposition an zwei Hauptgängen GCB und DZT werden dort erste Anlaufstelle für die Kunden sein Daneben besetzt visitberlin Berlin Convention Office einen weiteren Infocounter für alle Berliner Aussteller Freiflächen Zentraler Bereich Offener Cateringbereich für alle Aussteller zugänglich Zwei Café-Bars inkl. Küche Garderobe, Schließfächer Organisationsbüro Präsentationsraum für Gruppen (max. 12 Pax sitzend, Stehempfang bis 15 Pax) Deutschlandstand zur IMEX 2014 Ausstellerinformationen 5

6 Ausstellungsmöglichkeiten am Deutschlandstand a) Counter Modul Variante 1 b) Counter Modul Variante 2 c) Freifläche d) Wild Card a) Counter Modul Variante 1: Basis Modul für maximal einen Anbieter Das Counter Modul der Variante 1 ist für die Beteiligung einer Firma geeignet. Es ist nicht möglich, an diesem Counter mit zwei Firmen vertreten zu sein. Alle Counter der Variante 1 sind am Innengang des Standes gelegen. Jeder Counter enthält folgende Bestandteile:» Hinterleuchtetes Display mit individuellem Poster als Werbefläche, DIN A0» Prospektfächer (3 Fächer)» ½ Lagerfachkubus in Rot mit fest montierter Doppelsteckdose im Inneren» 4 integrierte Fächer als Stauraum, z. B. für 24 Pakete DIN A4 Broschüren à 20 Stück» Tischelement in weiß, 90cm» 1 Barhocker» Komplettes Standsystem (inkl. Möbel, Teppich, Strom)» Integriertes Ablagefach im Tischelement, z. B. für Visitenkarten» Integriertes Ablagefach für Laptops» Individualisierter QR-Code» Individuelle Beschriftung mit Firmenname Inklusivleistungen:» Catering» Nutzung der Garderobe und des Präsentationsraums» Begleitende Marketingaktionen des GCB» Alle Leistungen der IMEX, wie z. B. Listung im Messekatalog, Internetpräsenz, Online-Appointment-System, Ausstellerausweise u.v.m. Ihre Vorteile:» Individuelle grafische Darstellung» Stauraum für Broschüren» Integriertes Prospektfach» Strom- und Laptop-Anschluss» Integrierte Ablagefächer Kosten: (netto) Counter Modul Variante 1 (inklusive 1 Person) GCB-Mitglied 3.500,00 520,00 Nicht-Mitglied 4.000,00 720,00 Jede weitere zusätzliche Person (Standpersonal)» Bei Buchung mehrerer Counter müssen alle Aussteller GCB-Mitglieder sein, um den Mitgliedspreis in Anspruch nehmen zu können. Andernfalls berechnet sich der Gesamtpreis der Counter nach der Anzahl der Mitglieder / Nicht-Mitglieder» Vertreter von Hotelketten müssen sicherstellen, dass mindestens fünf Hotels der Kette GCB-Mitglied sind, um den GCB-Mitgliedspreis in Anspruch nehmen zu können 6 Deutschlandstand zur IMEX 2014 Ausstellerinformationen

7 Ausstellungsmöglichkeiten am Deutschlandstand a) Counter Modul Variante 1 b) Counter Modul Variante 2 c) Freifläche d) Wild Card b) Counter Modul Variante 2: Modul für bis zu zwei Anbieter Das Counter Modul der Variante 2 ist für die Beteiligung von bis zu zwei Firmen geeignet. Alle Counter der Variante 2 sind an einem der Außengänge des Standes gelegen. Jeder Counter enthält folgende Bestandteile:» Hinterleuchtetes Display mit individuellem Poster als Werbefläche, DIN A0» Prospektfächer (3 Fächer)» ½ Lagerfachkubus in Rot mit fest montierter Doppelsteckdose im Inneren» 4 integrierte Fächer als Stauraum, z. B. für 24 Pakete DIN A4 Broschüren à 20 Stück» Tischelement in weiß, 120cm» 2 Barhocker» Komplettes Standsystem (inkl. Mobiliar, Teppich, Strom)» Integrierte Prospekttaschen, DIN A4 Taschen am Seitenteil des Tischelements» Integriertes Ablagefach im Tischelement, z. B. für Visitenkarten» Integriertes Ablagefach für Laptops» Individualisierter QR-Code» Individuelle Beschriftung mit Firmenname Inklusivleistungen:» Catering» Nutzung der Garderobe und des Präsentationsraums» Begleitende Marketingaktionen des GCB» Alle Leistungen der IMEX, wie z.b. Listung im Messekatalog, Internetpräsenz, Online-Appointment-System, Ausstellerausweise u.v.m. Das bekommen Sie mehr:» Platzierung an einem der Außengänge» Mehr Raum durch größeres Tischelement» Zusätzliche Prospekttaschen» Platz für einen weiteren Anbieter» Für GCB-Mitglieder: bei Teilnahme von zwei Anbietern günstigerer Teilnahmepreis pro Anbieter (im Vergleich zu Counter Modul Variante 1) Kosten: (netto) Counter Modul Variante 2 (inklusive 1 Person) Jede weitere zusätzliche Person (Standpersonal) Zusätzliche Firma (inklusive 1 Person) GCB-Mitglied 5.600,00 520, ,00 Nicht-Mitglied 7.200,00 720, ,00» Bei Buchung mehrerer Counter müssen alle Aussteller GCB-Mitglieder sein, um den Mitgliedspreis in Anspruch nehmen zu können. Andernfalls berechnet sich der Gesamtpreis der Counter nach der Anzahl der Mitglieder / Nicht-Mitglieder» Vertreter von Hotelketten müssen sicherstellen, dass mindestens fünf Hotels der Kette GCB-Mitglied sind, um den GCB-Mitgliedspreis in Anspruch nehmen zu können Deutschlandstand zur IMEX 2014 Ausstellerinformationen 7

8 Ausstellungsmöglichkeiten am Deutschlandstand a) Counter Modul Variante 1 b) Counter Modul Variante 2 c) Freifläche d) Wild Card c) Freiflächen: Standfläche mit individuellem Standbau Die Standflächen befinden sich in direkter Nähe zum GCB-Gemeinschaftsstand und werden durch einheitliche Standnummern in den Deutschlandstand eingebunden Diese Hallenflächen sind individuell gestaltbar und enthalten keinerlei Standbau Die Mindestgröße einer Freifläche beträgt 9 qm Der Standbau inkl. Abtrennung zum Nachbarstand, Teppichboden und Stromzufuhr etc. ist von Ausstellern über den Veranstalter IMEX zu organisieren Für Abhängungen gilt eine maximale Standhöhe von 6,00 m Pro gemieteten 10 qm sind vier Personen als Standpersonal zugelassen. Für jede weitere Person wird ein Aufpreis von 150 erhoben d) Wild Card: Kostenfreie Beteiligung für Gewinner Inklusivleistungen: Standnummer Standreinigung Catering Nutzung der Garderobe und des Präsentationsraums des Gemeinschaftsstands Begleitende Marketingaktionen des GCB Alle Leistungen der IMEX, wie z.b. Listung im Messekatalog, Internetpräsenz, Online-Appointment-System, u.v.m. Kosten: (netto) Freifläche pro qm GCB-Mitglied 955,00 Nicht-Mitglied 1.025,00 Zuschlag Fläche zweiseitig offen +12% Zuschlag Fläche dreiseitig offen +17% Zuschlag Fläche vierseitig offen +20% Mindestens 50% der Unteraussteller müssen GCB-Mitglieder sein, andernfalls gelten Preise für Nicht-Mitglieder! Mit der Wild Card bietet das GCB Ihnen die einmalige Möglichkeit, sich der Tagungs-, Incentive- und Eventbranche in Form eines kostenfreien Standes am Deutschlandstand zu präsentieren und die Aufmerksamkeit auf Ihr Unternehmen und dessen innovative und neuartige Produkte zu lenken. Nutzen Sie die Gelegenheit und bewerben Sie sich! Der Wild Card Gewinner erhält: Einen kostenfreien Counter am Deutschlandstand inklusive aller Leistungen, wie z.b. dem kompletten Standsystem (Möbel, Strom, Beschriftung), Catering sowie Nutzung des Präsentationsraumes Listung im IMEX-Messekatalog sowie Ausstellerverzeichnis des Deutschlandstandes Internetpräsenz und Nennung in den GCB-Pressemitteilungen Bewerbungskriterien Sie sind ein junges, kreatives und in Deutschland ansässiges Unternehmen, das seinen Fokus auf Veranstaltungen in Deutschland gelegt hat Sie sind Neuling auf dem deutschen Markt und möchten sich der MICE-Branche präsentieren und/oder Ihr neues, innovatives Produkt dem deutschen Kongress- und Veranstaltungsmarkt vorstellen Sie haben bisher noch nie an einer Fachmesse für Meetings, Business Travel, Events und Incentives teilgenommen (EIBTM, Confex, EMIF, STB, World of Events, Business Travel Show, o. Ä.) und werden auch bis zur IMEX 2014 an keiner Fachmesse teilnehmen (Bewerber, die in der Zwischenzeit an einer Messe teilnehmen, werden von der Wild Card ausgeschlossen) Sollten Sie die genannten Kriterien erfüllen, folgen Sie dem Link zu unserem Bewerbungsformular (www.imex-frankfurt.de/m/medien/ pdf/imex_2014/gcb-wildcard-imex-2014.pdf) und überzeugen uns durch Ihre aussagekräfige und kreative Bewerbung. Anmeldeschluss: 16. Dezember Deutschlandstand zur IMEX 2014 Ausstellerinformationen

9 Sonstiges Rechte des GCB German Convention Bureau e.v. Am GCB-Hauptstand werden die Counter nach Regionen eingeteilt und an die Aussteller vergeben. Je nach Größe der Regionen können sich einzelne Standplätze ändern. Es können keine Counter außerhalb der eigenen Region gebucht werden Die Freiflächen-Stände werden je nach Vorgabe (Quadratmeterzahl, Eck- oder Kopfstand) vergeben und entsprechend der vorgegebenen Fläche angepasst Das GCB behält sich Änderungen und Anpassungen des Standkonzeptes, je nach aktueller Buchungslage, vor Anmeldung Registrierung für GCB-Mitglieder Registrierung für Nicht-Mitglieder Anmeldeschluss: 24. Januar 2014 Stornierungsbedingungen»»» Anmeldeschluss ist der 24. Januar 2013» Kostenfreie Stornierungen sind bis zwei Wochen nach Eingang der Anmeldung möglich Danach fallen Stornierungsgebühren an. Kann der Stand weitervermietet werden, entstehen Gebühren in Höhen von 250. Sollte der Stand nicht weitervermietet werden, fallen 100% der Kosten an Kontakt Standbau Die Farbgebung und die Aufplanung der abgebildeten Skizzen sind nicht verbindlich Änderungen sind möglich IMEX Ausstellungsbedingungen Es gelten: Teilnahmebedingungen IMEX 2014 Deutschlandstand Teilnahmebedingungen_GCB_Deutschlandstand_IMEX2014.pdf Allgemeine Ausstellungsbedingungen des Veranstalters IMEX Terms_and_Conditions_IMEX2014.pdf Technische Richtlinien der Messe Frankfurt de/veranstalter/service/technische_services/_jcr_content/ mainparsys/downloadbox/downloadboxparsys/download_2/ file.res/technische_+richtlinien_d_2014.pdf GCB German Convention Bureau e. V. Vanessa Schäfer Kaiserstr Frankfurt Telefon Fax Internet Twitter Deutschlandstand zur IMEX 2014 Ausstellerinformationen 9

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