Grundlagen, Grundsätze und Richtlinien für die Schüleraustausch-Programme

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1 Grundlagen, Grundsätze und Richtlinien für die Schüleraustausch-Programme Inhalt Teil A: Kap 1 Ziel der Schüleraustausch Programme A 2 Kap 2 Zweck und Anwendungsbereich A 2 Kap 3 Definitionen A 3 Kap 4 Gesetzliche und vertragliche Grundlagen A 4 Kap 5 Organisation und Aufgaben der Jugenddienst Organisationsstruktur in Deutschland A 5 Kap 6 Formen und Grundsätze für die Durchführung der Programme A 7 Kap 7 Grundsätze für die Betreuung von Jugendlichen und jungen Erwachsenen ( Student Protection Policy ) A 11 Kap 8 Maßnahmen bei Kenntnis von Missbrauch oder Belästigung von Austauschschülern A 13 Kap 9 Krisen /Konfliktvermeidung und bewältigung A 16 Kap 10 Qualitätsmanagement und Qualitätssicherung A 18 Kap 11 Versicherungen A 19 Kap 12 Presse und Öffentlichkeitsarbeit A 20 Anlagen 1. Zertifizierungsverpflichtungen 2. Wahrnehmung von Aufgaben im RJD e.v. 3. Aufgaben und Verantwortlichkeiten 4. Diagramm Problemlösung 5. Wahrnehmung von Informations und Meldeverpflichtungen A 21 A 23 A 24 A 26 A 27 Änderungen zur Vorversion sind mit einem Balken am Rand gekennzeichnet Rotex Engagement und verantwortlichkeit 9. Krisen /Konflikt Vermeidung und Bewältigung Versicherungen 12. Presse und Öffentlichkeitsarbeit A 1

2 1 Ziel der Schüleraustausch-Programme Die Förderung der Jugend gehört zu den wichtigsten Zielen, die sich Rotarier weltweit gesetzt haben. Dazu ist eine große Zahl von Programmen eingerichtet, die junge Menschen in ihrer beruflichen und persönlichen Entwicklung fördern sollen. Schüleraustausch Programme sind eine gute Möglichkeit für Jugendliche durch das Erleben anderer Kulturen internationale Verständigung und Frieden zu fördern. Außerdem sollen sie die Entwicklung der Persönlichkeit junger Menschen prägen. Der Schüleraustausch gibt weltweit jährlich mehr als Jugendlichen die Möglichkeit, ein fremdes Land, seine Bevölkerung, Lebensgewohnheiten und Kultur kennenzulernen. Dabei wird von den Jugendlichen eine persönliche, hohe Verpflichtung erwartet. Sie müssen aktiv an der Gestaltung und dem Gelingen des Austauschs mitwirken. Sie sollen in ihrem Auftreten und Verhalten altersgemäß beispielgebend sein, die Austauschregeln einhalten und über ihr Heimatland in angemessener Weise informieren können. Austauschschüler lernen aus erster Hand die Lebensart, Besonderheiten und Probleme des Gastlandes kennen. Austauschschüler reifen als Individuen und öffnen sich für andere Länder und Kulturen. Austauschschüler kehren nach Hause zurück mit neuen Einstellungen, indem sie selbständiger sind und die Welt aus einem neuen Blickwinkel betrachten. Auch die Gastgeber profitieren von den Erfahrungen des Austauschprogramms. Dies gilt auch für Gastclubs, Familien oder Schulen, die mit den Austauschschülern in Kontakt kommen. In der Durchführung der Programme fühlen sich Rotarier und deren Beauftragte in hohem Maße verpflichtet, Schaden wie beispielsweise physische, sexuelle oder psychische Übergriffe, Missbrauch und Rücksichtslosigkeit von den Schülern abzuwenden bzw. deren Risiko zu minimieren. Die Jugendlichen sollen am Ende des Austausches gesund und wohlbehalten in ihr Heimatland zurückkehren. Die Austauschprogramme sind nicht auf finanziellen Profit für Rotarier, rotarische Institutionen oder andere am Austausch beteiligte Personen oder Institutionen angelegt. Die Planung, Organisation und Durchführung der Austausch geschehen ehrenamtlich. Die betreuenden Rotarier und Gasteltern übernehmen damit eine uneigennützige Aufgabe. 2 Zweck und Anwendungsbereich Die Grundlagen, Grundsätze und Richtlinien dienen dem Zweck, das notwendige Maß an Einheitlichkeit für die Planung, Organisation und Durchführung der Austauschprogramme auf allen Organisationsebenen sicherzustellen. Dies geschieht auf der Basis der Vorgaben und Zertifizierungsverpflichtungen 1 von Rotary International (RI) und der einschlägigen Gesetze. Sie sind damit wesentliche Grundlage und Voraussetzung für die Zertifizierung der Distrikte durch RI. 1 Vergl. Anlage 1 Zertifizierungsverpflichtungen A 2

3 Die Grundsätze und Richtlinien treffen auf alle Austauschprogramme und die zugehörigen Begleitprogramme zu. Dies sind: Langzeitaustausch Programme (Jahresaustausch), Kurzaustausch Programme (Familienaustausch, Camporganisation und Teilnahme an Camps), New Generation Exchange, organisierte Gruppenreisen innerhalb der Austauschprogramme, die Aktivitäten ehemaliger Austauschschüler (ROTEX) zur Unterstützung der Programme. Sonstige Austauschaktivitäten mit Jugendlichen zwischen einem in und ausländischen Rotary Club/Distrikt 2. Das Handbuch dient auch dem Qualitätsmanagement und der Qualitätssicherung der Programme durch einen kontinuierlichen, strukturierten Überprüfungs und Verbesserungsprozess. 3 Definitionen Schüleraustausch: Programme und Aktivitäten gem. Kapitel 2, Absatz 2. Langzeitaustausch (Jahresaustausch): Austauschdauer Monate Kurzaustausch: Familienaustausch (Family to Family), Austauschdauer jeweils ca. 3 bis 6 Wochen vorwiegend während der Sommerferien; Campteilnahme, Teilnahme an einem von einem Rotary Club/Distrikt organisierten Camp vorwiegend im europäischen Ausland, Dauer ca. 2 bis 4 Wochen; Camporganisation, von einem deutschen Rotary Club/Distrikt organisiertes (Sommer ) Camp vorwiegend für Jugendliche aus dem Ausland, Dauer ca. 2 bis 4 Wochen. New Generation Exchange (NGE): Austausch für Jugendliche nach Abschluss der Schule, Alter Jahre, Dauer und Thema wird individuell gestaltet. Austauschschüler/in: Teilnehmer an einem Austauschprogramm, für den unabhängig vom Lebensalter die Austauschregeln gelten. Outbound: Inbound: Rebound: Rotex: Austauschschüler/in, der/die durch einen deutschen RC gefördert, in das Ausland vermittelt und durch einen ausländischen Club betreut wird. Austauschschüler/in, der/die durch einen ausländischen Club gefördert und durch einen deutschen Club während seines Aufenthaltes betreut wird. Austauschschüler nach der Beendigung seines Austauschzeitraumes. Rotary Exchangees; Gruppierung ehemaliger Austauschschüler zur Unterstützung der rotarischen Schüleraustauschaktivitäten. Diese Gruppierungen in der Regel auf Distriktebene haben einen unterschiedlichen Organisationsgrad. 2 Sonstige Aktivitäten finden beispielsweise zwischen in und ausländischen Partnerclubs statt. Sie fallen dann nicht unter die formalen Regelungen dieses Handbuches, wenn die Teilnehmer nach deutschem Recht volljährig sind oder der Austausch nur Besuchscharakter hat. Ansonsten sind diese Aktivitäten dem RJD e.v. anzuzeigen, um die Schutzwirkung des Vereins wirksam werden zu lassen. A 3

4 Gastfamilien: Orientation: Zertifizierung: Jugendlicher: von Rotary überprüfte Familien oder Personen, die einen Austauschschüler für einen abgestimmten Zeitraum in ihren Haushalt aufnehmen und betreuen. Sie nehmen damit gegenüber dem Austauschschüler wesentliche elterliche Pflichten an Stelle der leiblichen Eltern/Erziehungsberechtigten wahr. Veranstaltung zur Information und Vorbereitung der Austauschschüler (In und Outbound) sowie deren Eltern, bzw. Erziehungsberechtigten. Durch RI erfolgte förmliche Bestätigung der Einhaltung von festgelegten Auflagen durch einen Distrikt. Die Zertifizierung ist Voraussetzung für die Teilnahme an den rotarischen Schüleraustausch Programmen. Schüleraustauschaktivitäten finden damit nur in durch RI zertifizierten Distrikten statt. Personen, die 14, aber noch nicht 18 Jahre alt sind ( 1 JuSchG) 4 Gesetzliche und vertragliche Grundlagen Der Schüleraustaustausch begründet ein Geflecht von rechtlichen und vertraglichen Beziehungen zwischen allen Beteiligten. Diese werden im Wesentlichen durch folgende Grundlagen bestimmt: 1. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), Sozialgesetzbuch VII (SGB VII), Jugendschutzgesetz (JuSchG), u.a.: Hieraus leiten sich eine Reihe von Folgen ab, die sich aus der Organisationsverantwortung von Rotary im Rahmen der Austauschaktivitäten ergeben. > Organisationsverschulden: die schuldhafte Verletzung von Organisationspflichten oder das Nichterfüllen rechtlicher Verpflichtungen an betriebliche organisatorische Maßnahmen. 2. BGB 651 l Gastschulaufenthalte : Festlegung von Pflichten für den Veranstalter von Schüleraustauschaufenthalten über 3 Monate 3. Anforderungen für die Zertifizierung durch Rotary International: Definition der Aufgaben für Rotary Distrikte und Clubs zur Teilnahme an den Austauschprogrammen. (Einzelheiten gem. Anlage 1) 4. Youth Exchange Handbook: Rotary International hat ein Handbuch herausgegeben, in dem die grundsätzlichen Bedingungen für die Austauschprogramme festgelegt sind. Das Handbuch (746 EN) steht allen Verantwortlichen im Internet ( zur Verfügung. 5. Bewerbungsunterlagen (Application Form): Die Bewerbungsunterlagen informieren über den teilnehmenden Schüler und geben Hinweise über seine Person, seine Gesundheit und die Eignung für das Austauschprogramm. Sie enthalten darüber hinaus die Bestätigung aller am Austausch beteiligten Parteien (Schüler, Eltern, entsendender und aufnehmender Rotary Club, aufnehmende Schule) für ihre im Austausch übernommenen Verpflichtungen. Die Eltern erlauben während des Austausches vorab eine notärztliche Versorgung ohne eine weitere vorherige Rücksprache. 6. Guarantee Form: Bestätigung der Übernahme von wesentlichen Verpflichtungen aller am Austausch beteiligten Parteien. Mit der unterzeichneten Guarantee Form wird der Austausch bestätigt. 7. Vertrag Eltern/Outbound mit dem entsendenden Rotary Club: Beschreibung des Austauschprogramms und Bestätigung der Übernahme von Pflichten durch den Outbound und dessen Eltern A 4

5 8. Selbstauskunft: Informationen über Lebens und Wohnverhältnisse zukünftiger Gasteltern 9. Bestätigung des entsendenden Rotary Clubs gegenüber dem Rotary Distrikt: Verpflichtung des Rotary Clubs zur Übernahme definierter Aufgaben im Austausch 10. Aufbewahrung der Unterlagen: Alle Unterlagen den einzelnen Austausch betreffend sind für den Zeitraum von mindestens fünf Jahren auf allen Bearbeitungsebenen aufzubewahren. 5 Organisation und Aufgaben der Jugenddienst- Struktur in Deutschland 5.1 Allgemein Die Organisation und Aufgaben des Jugenddienstes in Deutschland werden bestimmt durch die rotarischen Strukturen, den gemeinnützigen Rotary Jugenddienst Deutschland e.v. sowie durch historisch gewachsene und durch RI genehmigte aufbau und ablauforganisatorische Strukturen im Jugenddienst. Die wesentlichen Elemente der Aufbauorganisation und der Beziehungen untereinander zeigt die folgende Graphik: 5.2 Rotary Jugenddienst Deutschland e.v. (RJD e.v.) Der gemeinnützige, eingetragene Verein mit Sitz in Oldenburg ist Träger der rotarischen Austauschprogramme. Er hat damit eine wesentliche Organisationsverantwortung und bildet die rechtliche, haftungs A 5

6 und versicherungsrechtliche sowie die aufbau und ablauforganisatorische Grundlage für die Durchführung der Programme. Sein Ziel, seine Mitglieder und sein Vorstand ergeben sich aus der Satzung 3. Der RJD e.v. nimmt zugleich als Multidistrikt & die Aufgaben im Rahmen der rotarischen Multidistrikt Organisation für die Austauschprogramme wahr. Der Multidistrikt (MD) ist damit integraler Bestandteil des Vereins und koordiniert den Austausch zwischen den deutschen Distrikten und den (Multi )Distrikten in den von ihnen betreuten Ländern. Dazu ernennt der Gesamtvorstand des Vereins länderspezifische Multidistrikt Koordinatoren. Diese sprechen Austausche mit den Ländern ab, schließen diesbezügliche Vereinbarungen ab mit den Partner (Multi )Distrikten und informieren die deutschen Distrikte über die Situation in den jeweiligen Gastländern, ggf. wird für die deutschen Distrikte die Anzahl der Austauschplätze pro Gastland festgelegt. Zu den Koordinierungsaufgaben gehören Vorschläge gemeinsamer Regeln, gleicher Ausstattung der Schüler sowie der Reisetermine ins Gastland. Der geschäftsführende Vorstand des RJD e.v. bevollmächtigt bestimmte Personengruppen zur Wahrnehmung von Aufgaben auf der Grundlage der Satzung des RJD e.v. (siehe dazu Anlage 2) Diese Austausch Verträge werden durch Mitglieder des Vereins im Rotary Club und Distrikt abgeschlossen. Neben den satzungsgemäßen Veranstaltungen führt der RJD e.v./md jährliche Tagungen zur Koordination sowie zur Aus und Weiterbildung mit festzulegenden Personenkreisen durch. Der RJD e.v. kann durch Beschluss der Mitgliederversammlung mit nicht rotarischen Organisationen kooperieren, bzw. Mitglied dieser Organisationen werden, wenn diese gleichartige und gemeinnützige Ziele (Schüleraustausch) verfolgen Der Rotary Distrikt Der Rotary Distrikt steht gegenüber RI in der unmittelbaren Verantwortung in der Durchführung der Austauschprogramme und der Einhaltung der Zertifizierungsauflagen. Der Distrikt führt die Aus und Weiterbildung der Club Jugenddienstbeauftragten, der Counselor und ggf. sonstiger Organisatoren sowie die Information (Orientation) der In und Outbounds und deren Erziehungsberechtigten für den Austauschaufenthalt durch. Bewerbungen der In und Outbounds werden durch den Distrikt geprüft und weitergeleitet. Es werden geeignete Veranstaltungen und Reisen für die Inbounds organisiert, qualifizierte ehemalige Austauschschüler (Rotex) können dabei unterstützen, bzw. werden mit der Durchführung von Veranstaltungen schriftlich beauftragt. Voraussetzung für die Teilnahme an den Schüleraustauschprogrammen ist die Zertifizierung durch RI. Die endgültige Entscheidung für die vorzeitige Beendigung eines Austauschs (Inbound) erfolgt durch den Distrikt Jugenddienstbeauftragten im Benehmen mit dem Club. Der Distrikt nimmt in Zusammenarbeit mit den Rotary Clubs die Informations und Meldeverpflichtungen gegenüber RI insbesondere bei Incidents Reports sowie gegenüber dem Verein wahr. (Einzelheiten siehe Anlage 5) Zur Wahrnehmung dieser Aufgaben bestimmt der Distrikt Governor einen Beauftragten für den Jugenddienst. Dieser schlägt weitere Rotarier vor, die ihn bei der Wahrnehmung der Aufgaben unterstützen (Jugenddienstausschuss). 5.4 Der Rotary Club Der Rotary Club wählt geeignete deutsche Jugendliche für den Austausch aus und betreut diese vor, während und nach dem Austausch. Für jeden nominierten deutschen Austauschschüler verpflichtet sich der Rotary Club, für den gleichen Zeitraum einen ausländischen Schüler aufzunehmen und zu betreuen. Für diesen Schüler werden Gastfamilien (in der Regel drei Familien) und eine Schule ausgewählt. 3 Einzusehen unter jugenddienst.de (Ordner Organisation ) A 6

7 Zur Wahrnehmung dieser Aufgaben bestimmt der Rotary Club ein Mitglied als Jugenddienstbeauftragten. Die Betreuung der ausländischen Schüler wird von einem Counselor übernommen; für jeden Schüler ist ein Counselor zu bestimmen. Jugenddienstbeauftragte, Counselor und Organisatoren Club übergreifender Programme (z. B. Sommercamps) sind gehalten, an den Jugenddienstveranstaltungen des Distriktes zur Ausund Weiterbildung teilzunehmen Rotex Engagement und Verantwortlichkeit Ehemalige in Rotex organisierte Austauschschüler bilden eine wertvolle Unterstützung in der Vorbereitung zukünftiger Austauschschüler und in der Betreuung von Inbounds. Soweit ihnen eigenständig Leitungsaufgaben (z.b. bei der Organisation von Rotex Wochenenden ) mit Austauschschülern übertragen werden, setzt dies die persönliche Eignung voraus. Sie sind in geeigneter Weise auf diese Aufgaben vorzubereiten. Diese Vorbereitung muss zwingend folgende Themenbereiche beinhalten: rotarische Ziele, Grundlagen und Grundsätze des Jugendaustausches versicherungsrechtliche Grundlagen und haftungsrechtliche Absicherung rechtliche Grundlagen und Grundsätze der Organisationsverantwortung Erkennen und Vermeiden von Gefährdungssituationen; grundlegende Sicherheitsbestimmungen Aufgaben bei der Unterstützung von Reisen Pädagogische und methodische Grundsätze in besonderen Situationen Erste Hilfe: Richtig reagieren in Notfall Die Qualifikation für diese Leitungsaufgaben kann auch über den Erwerb, bzw. Nachweis der Jugendleiterkarte erfolgen. Eine Ergänzung durch o.a. Inhalte ist jedoch erforderlich. Aufgaben und Verantwortlichkeiten einzelner Funktionsträger sind in der Anlage 3 bzw. in anderen Teilen/Kapiteln beispielhaft festgelegt.. 6 Formen und Grundsätze für die Durchführung der Programme Jahresaustausch Programmbeschreibung Teilnehmen am Jahresaustausch aus Deutschland können Jungen und Mädchen im Alter von 16 bis 18 Jahren. (Die Altersangaben beziehen sich auf den Beginn des Austauschjahres, in der Regel auf den 1. August. Das 19. Lebensjahr darf noch nicht begonnen haben. Abweichungen vom Regelalter müssen gesondert abgesprochen werden.) Ausländische Rotary Distrikte können die Altersspanne für ihre Teilnehmer anders festsetzen. Die Erstellung der Bewerbungsunterlagen erfolgt über das Jugenddienst On Line Portal (Einzelheiten im Teil C). Die Eignung der Bewerber ist zu prüfen. Die Auswahl erfolgt auf der Grundlage von Bewerbungsunterlagen, persönlichen Gesprächen und festgelegten Eignungskriterien. Zum Austauschbeginn muss die 10. Schulklasse erfolgreich abgeschlossen sein. Der zuständige Distrikt kann im Einzelfall begründete Ausnahmen zulassen. Nach Rückkehr vom Austauschjahr muss der Schulbesuch fortgesetzt werden. Dies gilt auch für Bundesländer mit verkürzter gymnasialer Oberstufe. Die Mitgliedschaft eines/beider Elternteile in einem Rotary Club ist ohne Einfluss auf die Zulassung zum Austausch. Ein Anspruch an Rotary International auf Vermittlung eines Austauschs, auf ein bestimmtes Gastland bzw. eine Region, eine bestimmte gastgebende Familie und deren Lebensstandard, eine bestimmte Schule, Reisemöglichkeiten im Gastland, Teilnahme an bestimmten Veranstaltungen besteht nicht. 4 Allgemeine und spezielle Informationen zum Jugendaustausch und den Programmen sind aktuell auf der Webseite jugenddienst.de bzw. der Webseiten der Distrikte enthalten. A 7

8 Ein Schwerpunkt des Jahresaustauschs ist die Kulturerfahrung. Die Schüler müssen in ihrem Gastland regelmäßig eine von ihrem gastgebenden Rotary Club bestimmte Schule besuchen. Ein Anspruch auf das Erlangen von Examina, Graduierungen oder Diplomen besteht nicht. Ebenso kann der Austausch nicht als bloße Sprachschule verstanden werden. Das Austauschjahr ist identisch mit dem Schuljahr in Deutschland. Der Austausch beginnt im Juli bzw. August eines Jahres und endet in der Regel nach 11 Monaten im Juni/Juli des Folgejahres. Maximal kann ein Austauschjahr 364 Tage dauern. Für Teilnehmer in Ländern, deren Schuljahr dem Kalenderjahr entspricht, beginnt der Austausch entsprechend in der zweiten Hälfte dieses Schuljahres. Die Abflugtermine werden frühzeitig mitgeteilt. Es wird angestrebt, die Schüler in Gruppen gemeinsam zu den Eingangsflughäfen der Gastländer reisen zu lassen. Ein Anspruch auf Gruppenreisen besteht jedoch nicht. Zu geänderten Abreiseterminen kann es kommen, wenn die den Austausch bestätigenden Dokumente aus dem Gastland zu spät beim deutschen Rotary Club/Distrikt bzw. beim Schüler eintreffen und damit das Visum verspätet beantragt werden kann. Eine Einreise in das Gastland ohne gültiges und erforderliches Visum ist in der Regel nicht gestattet. Die Jugendlichen müssen zum Austauschbeginn auf direktem Wege bis zu dem Flughafen reisen, der vom gastgebenden Rotary Distrikt gefordert wird. Am Ende des Austauschjahres müssen die Jugendlichen auf direktem Wege vom Wohnort ihrer Gastgeber zum Wohnort der Eltern reisen Besonderheiten Die Auswahl und Festlegung der Gastländer kann nur aufgrund der von den Gastländern zur Verfügung gestellten Plätze geschehen. Sofern Gastländer die Zahl ihrer Austauschplätze im Verlaufe der Vorbereitungszeit auf das Austauschjahr reduzieren, kann eine Umplanung erforderlich werden. Den Schülern wird ein anderes Austauschland vorgeschlagen, in Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass zum Zeitpunkt des Wegfalls eines Austauschplatzes kein weiterer Platz zur Verfügung steht. Die Bestätigung für einen Austausch liegt vor, wenn der aufnehmende Rotary Club/Distrikt die Guarantee Form unterschrieben hat. Einfluss auf den Zeitpunkt der Rückgabe der Guarantee Form und anderer für die Erlangung des Visums notwendiger Papiere kann von Rotary in Deutschland nicht genommen werden. In Einzelfällen können die Dokumente erst kurz vor dem geplanten Reisetermin eintreffen, so dass eine Verschiebung des Reisetermins erforderlich werden kann. Betreuung des Austauschschülers und die Einbeziehung in die Aktivitäten des gastgebenden Rotary Clubs ergeben sich aus der kulturellen Besonderheit und der Struktur des Gastlandes bzw. der Region. Ein Vergleich mit der Situation in Deutschland ist nicht angebracht. Die Struktur der Organisation des Austauschs in den Gastländern kann abweichen von der Struktur in Deutschland. Insbesondere besteht die Möglichkeit, dass in einzelnen Ländern die Beauftragten der Rotary Distrikte stärker Einfluss auf Entscheidungen nehmen. Ein Einfluss auf Entscheidungen, die vom gastgebenden Rotary Club/Distrikt für den Austauschschüler getroffen werden, besteht von Rotary in Deutschland nicht. Dies gilt insbesondere für die Auswahl der Gasteltern und Schule, die Erlaubnis für Reisen und die vorzeitige Beendigung des Austauschs bei Regelverstößen durch den Austauschschüler. Die Anwendung der Austauschregeln ist abhängig von den kulturellen Besonderheiten des Gastlandes. Besuchsreisen der Eltern sind vom gastgebenden Rotary Club meist nicht erwünscht, werden in Einzelfällen zu bestimmten Zeiten des Austauschjahres nicht toleriert und können zum vorzeitigen Abbruch des Austauschs führen. In jedem Fall kann der Besuch nur in Absprache mit dem gastgebenden Rotary Club/Distrikt erfolgen. Während des Austauschjahres ist der Gastschüler in der Regel nicht berechtigt, den Distrikt zu verlassen; es sei denn, der Austausch wird abgebrochen, der gastgebende Rotary Club/Distrikt führt eine offizielle Reise mit dem Austauschschüler durch oder die Gasteltern verreisen gemeinsam mit dem Austauschschüler. Die Teilnehmer am Jahresaustausch müssen physisch und psychisch gesund sein. Falsche Angaben zum Gesundheitszustand können zum Ausschluss aus der geforderten Krankenversicherung und zur vorzeitigen Beendigung des Austauschs führen. Bestehende gesundheitliche Einschränkungen müssen in dem Bewerbungsformular angegeben sein. Der Schüler muss sich dessen bewusst sein, dass der Erfolg des Austauschs wesentlich durch sein Verhalten beeinflusst wird. Der Schüler anerkennt die Austauschregeln durch Unterschrift. Die Austauschregeln sind A 8

9 Bestandteil des Bewerbungsformulars. Einzelne ausländische Distrikte konkretisieren diese Regeln für die landesspezifische Situation und teilen diese ergänzenden Regeln vor Beginn des Austauschjahres bzw. zu Beginn des Auslandsaufenthalts mit. Mit seiner Unterschrift bestätigt der Schüler, dass er die Regeln beachten wird. Die Pflicht zur Einhaltung der Regeln im Ausland gilt unabhängig von einer möglicherweise anderen Handhabung für ausländische Austauschschüler in Deutschland. Ein Verstoß gegen die Regeln kann zu einem vorzeitigen Abbruch des Austauschs von Seiten der Gastgeber führen. Die Teilnehmer müssen eine Reisekranken, Unfall und Haftpflichtversicherung abschließen (Einzelheiten siehe Kap. 11) Zeitplan Die Distrikte erstellen vor Beginn des Rotary Jahres einen Zeitplan zur Planung und Organisation der Austauschprogramme. Ein Schwerpunkt ist zu legen auf die Planung der Schulungstermine, damit die angesprochenen Teilnehmer diese rechtzeitig in ihre Zeitplanung aufnehmen können. Der u.a. Zeitplan soll als Anhalt für die Planung dienen. Juli; 3. Dekade August Abreise Outbounds Südhemisphäre Abreise Outbounds Nordhemisphäre Eintreffen der Inbounds (ca. eine Woche vor Ferienende) Nach den Sommerferien Voranmeldung und Bewerbungsfrist für Austausch des Folgejahres September Inbound Orientation Rebound Orientation Tagung der Jugenddienstbeauftragten Schulung der Counselor und Gasteltern III. Quartal IV. Quartal Auswahl der Outbounds und Gasteltern Bewerber Orientation, mit Eltern ggf. 2. Outbound Orientation 15. Januar Abgabe der Bewerbungsformulare bei den Multidistriktsbeauftragten Januar Februar März/April II. Quartal Nach Schuljahresende Eintreffen der Inbounds Südhemisphäre Inbound Orientation Schulung der Counselor und Gasteltern Mitgliederversammlung des RJD e.v und Jugenddienstleitertagung Deutschland ggf. 3. Outbound Orientation Abreise der Inbounds und Rückkehr der Outbounds 6.2 Kurzaustausch 5 Es gelten die Grundsätze des Jahresaustausches. Diese sind in angemessener Weise auf die Bedingungen des Kurzaustausches anzuwenden. Unabdingbar sind die Auswahl geeigneter Teilnehmer, Gastfamilien (bzw. Unterbringungseinrichtungen) und Organisatoren. Teilnehmer, Gastfamilien und Organisatoren sind 5 Ablauforganisatorische Regelungen sind nicht in dem Maße festgelegt wie beim Jahresaustausch. Kurzzeitprogramme können sowohl über die MD Koordinatoren, als auch durch die Distrikte unmittelbar initiiert werden. Unbeschadet dessen sind Bewerbungen ausschließlich über die Distrikte vorzunehmen. A 9

10 durch Einweisungen (Orientations) oder durch schriftliche Unterlagen in ausreichendem Maße zu informieren. Den Teilnehmern sind Ansprechpartner für Notfälle schriftlich bekanntzugeben. Im Rotary Club muss ein Rotarier (Counselor) die Betreuung des Programms übernehmen. Eine einfache Dokumentation der getroffenen Maßnahmen ist sinnvoll Familienaustausch (Family to Family) Teilnehmen am Familienaustausch aus Deutschland können Jungen und Mädchen im Alter von 16 bis 19 Jahren. Die Mitgliedschaft eines/beider Elternteile in einem Rotary Club ist ohne Einfluss auf die Zulassung zum Austausch. Ein Schwerpunkt des Familienaustauschs ist die Kulturerfahrung. Die Jugendlichen wohnen in der Regel in der Familie des Austauschpartners. Zeitpunkt und Zeitdauer werden zwischen den Multidistrikts /Distriktskoordinatoren abgesprochen. Meist findet der Austausch in den Schulferien statt und dauert zwischen drei und sechs Wochen. Die Flugtermine sind abhängig vom Abflugzeitraum. Sofern Gruppen in einen Distrikt reisen, werden gemeinsame Reisetermine angestrebt. Der Planungszeitraum ist meist kurz, daher können die Austauschtermine auch kurzfristig festgelegt werden. Die Teilnehmer müssen eine Reisekranken, Unfall und Haftpflichtversicherung abschließen. Es ist empfehlenswert auch für die ausländischen Schüler diese Versicherungen abzuschließen. Siehe dazu auch Kapitel 11, Versicherungen Feriencamps Ausrichtung eines Feriencamps Die Planung, Organisation und Ausrichtung eines Feriencamps basiert auf den allgemeinen Grundsätzen und Richtlinien der Austauschprogramme. Die von Rotary International herausgegebenen Regeln (z. B. für die Gestaltung, Einladung) finden Anwendung 6. Die Camps werden geplant für Jungen und Mädchen im Alter zwischen 16 und 25 Jahren, sie dauern in der Regel zwischen 14 und 21 Tagen. Sie sollen ein Motto haben; die touristischen Aspekte stehen nicht im Vordergrund Teilnahme an einem Sommercamp Die Camps werden durch europäische (im Einzelfall auch außereuropäische) Distrikte durchgeführt. Sie werden auf der Internetseite ausgeschrieben. Teilnehmen an Camps können Jungen und Mädchen aus Deutschland im Alter von 16 bis 19 Jahren. Die Mitgliedschaft eines/beider Elternteile in einem Rotary Club ist ohne Einfluss auf die Zulassung zum Austausch. Ein Schwerpunkt des Camps ist die Kulturerfahrung. Die Jugendlichen wohnen in Familien oder jugendgerechten Gemeinschaftsunterkünften (z.b. Jugendhotels, Jugendherbergen). Zeitpunkt und Zeitdauer, ebenso wie die eingeladene Alterspanne, werden von den Ausrichtern vorgegeben. Meist findet der Austausch in den Schulferien statt und dauert zwischen zwei und drei Wochen. Die Reise wird in eigener Verantwortung geplant. Die Teilnehmer müssen eine Reisekranken, Unfall und Haftpflichtversicherung abschließen. Siehe dazu auch Kapitel 11, Versicherungen 6.3 New Generation Exchange Jeder NGE Austausch basiert auf einer Vereinbarung zwischen den beteiligten Distrikten. Der Austausch findet zwischen zwei Distrikten statt. Das beinhaltet auch die Möglichkeit eines Austausches zwischen zwei Clubs. Es werden Gruppen ausgetauscht, die aus Jugendlichen und jungen Erwachsenen im Alter von 18 bis 25 Jahren bestehen. Der jeweilige Austauschzeitraum sollte zwischen drei bis sechs Wochen betragen. Die Gruppengröße sollte zwischen einer und zehn Person(en) liegen. Die Kosten für die Reise werden vom entsendenden Club, die Kosten für Kost, Logis und Verkehr werden vom gastgebenden Club getragen. Weitere Kosten wie Taschengeld und ausreichende Versicherung gehen zu Lasten der Teilnehmer. 6 Vergl. Camps A strong Program in Youth Exchange Guideline, approved by EEMA Conference Rotterdam 2002 A 10

11 Die Teilnehmer können gemischt oder auf Berufsgruppen oder Fachgebiete fokussiert sein. Das Programm kann Elemente enthalten wie Sprachkurse, Berufspraktika (unvergütet), soziale Aktivitäten, kulturelle Veranstaltungen sowie Aktivitäten, die dem kennen lernen des besuchten Landes dienen. Kontakte zu Gleichaltrigen sollten ermöglicht bzw. gefördert werden. Auch Sport und Spaß sollten nicht zu kurz kommen. 6.4 Reiseprogramme Im Rahmen des Austausches finden in der Regel durch die Distrikte organisierte Reisen statt. Darunter fallen sowohl Deutschland, als auch Europareisen. Der Zweck dieser Reisen sollte den Grundgedanken des Austausches entsprechen und eine rotarische Ausrichtung haben. Die Gesamtverantwortung obliegt dem ausrichtenden Distrikt, auch wenn Planung und Durchführung vollständig oder teilweise an ein Reisebüro oder an Rotex, bzw. sonstige Veranstalter übertragen werden. Eine rotarische Begleitung ist zu gewährleisten. 7 Grundsätze für die Betreuung von Jugendlichen (Student Protection Policy) 7.1 Allgemeines: Die Grundsätze sind gültig für die Langzeit und Kurzaustauschprogramme Verpflichtung Die Rotarier verpflichten sich, eine möglichst sichere Umgebung für alle Teilnehmer an Rotary Aktivitäten zu schaffen und zu erhalten. Es ist die Aufgabe aller Rotarier und anderer freiwillig Mitwirkenden das in ihren Kräften Bestmögliche zum Schutz von Kindern und Jugendlichen zu tun, um sie vor physischem, sexuellem oder emotionalen Missbrauch zu bewahren Jeder Rotary Distrikt und Club ernennt eine/n Jugenddienst Beauftragte/n. Neben seinen planerischen und organisatorischen Aufgaben hat er insbesondere Sorge zu tragen für die Einführung und Beibehaltung der Risikomanagement Management Verfahren ( Protection Officer ) und der Grundsätze zum Schutz, der Gesundheit und Sicherheit. Er/sie stellt sicher, dass alle Rotarier und andere an den Austauschprogrammen Beteiligte ausreichende Information über diese Verfahren haben. In dieser Aufgabe muss der Jugenddienstbeauftragte eingehend eingewiesen sein, um in Fällen (sexueller) Belästigung oder Misshandlung Jugendlicher richtig und angemessen handeln zu können. Er führt die Interviews mit den Gasteltern und anderen im Haushalt lebenden erwachsenen Personen durch. Ebenso führt er Interviews mit Anderen an den Austauschprogrammen Beteiligter (z. B. Rotarier und durch Rotary Beauftragte) durch, sofern diese nicht nur kurzen Kontakt mit den Schülern haben. Die Interviews schließen Fragen nach der Verwicklung der Interviewten in Fälle von sexueller Belästigung und Missbrauch ein. Er muss sicherstellen, dass nur Erwachsene an der Planung und Durchführung der Austauschprogramme teilnehmen, nachdem diese bestätigt haben, nie wegen irgendeiner Form von Missbrauch beschuldigt worden zu sein. Zu seiner Unterstützung in der Wahrnehmung der Aufgaben ist es angeraten, Fachleute insbesondere rechtlicher und sozialpädagogischer Kompetenz zu benennen Alle Verantwortlichen und Beauftragten für die Austauschprogramme bestätigen durch Unterschrift in Übereinstimmung mit den in diesem Programmhandbuch für die deutschen rotarischen Jugendaustausch Programme festgelegten Grundsätzen, Regeln und Vorschriften zu handeln. 7.2 Risikominimierung in den Rotary Schüleraustausch Programmen Zur Verringerung der Risiken für die Austauschschüler und zum Schutz der in den Austausch Programmen engagierten Rotarier und anderer Beteiligter wurden die folgenden Punkte erarbeitet; sie geben eine detaillierte Handlungs Anleitung und legen die notwendigen Kenntnisse fest. A 11

12 7.2.1 Allgemein Die Eignung aller Personen, die regelmäßig im Austauschprogramm mitwirken, und aller erwachsenen Mitglieder der Gastfamilien wird in angemessener Weise und in Übereinstimmung mit den RI Zertifizierungs Richtlinien fortlaufend festgestellt. Dazu gehören Gespräche, Selbstauskünfte und ggf. die Befragung benannter Leumundszeugen. Die Beteiligten müssen in der Lage sein, eine für das körperliche, geistige und seelische Wohlbefinden förderliche Umgebung für die Jugendlichen zu schaffen. Diese Verfahren dienen sowohl dem Schutz der Jugendlichen, als auch dem Schutz der Rotarier und anderer in den Programmen mitwirkenden Personen. Wenn eine professionelle Organisation/Firma oder sonstige Organisation mit Aufgaben beauftragt wird, so müssen sich die verantwortlichen Rotarier über die Eignung der Organisation oder Firma und deren Beauftragten vorher überzeugen. Pläne zur Risikobewältigung sind vorhanden, um in Notfällen, die zu Verletzungen oder zum Tode des Austauschschülers führen können schnell reagieren zu können. Dies schließt ein die Reaktion bei Naturkatastrophen, durch Menschen verursachte Katastrophen oder Terrorismus (siehe auch 8.5) Alle Personen, die in den Programmen mitwirken, Counselor und Gastfamilien, sind über die anzuwendenden Verfahren zu informieren. Es sind Verfahren vorhanden, um auf Vorwürfe von Missbrauch oder Belästigung reagieren zu können (siehe Kapitel 9) Outbound Bewerber werden akzeptiert, nachdem sie in Auswahlgesprächen ihre Qualifikation für den Austausch nachgewiesen haben. Die Unterstützung und Förderung des Austauschs wird in Gesprächen mit den Eltern / Erziehungsberechtigten festgestellt. Empfehlungen der Schule über die akademischen Fähigkeiten und die Qualifikation des Bewerbers werden eingeholt und berücksichtigt. Vor der Abreise werden alle Schüler in Informations und Orientierungsveranstaltungen vorbereitet. Allen Schülern wird verdeutlicht, dass jede Form von Misshandlung oder verbaler Belästigung (physischer, emotionaler oder sexueller) in keiner Kultur akzeptiert wird. Sofern sie sich betroffen fühlen, müssen sie mit ihren Counselor oder Protection Officer Kontakt aufnehmen. Den Schülern wird ihre Verantwortlichkeit gegenüber Rotary und dem Austauschprogramm bewusst gemacht. Alle Schüler müssen eine den Anforderungen von Rotary International entsprechende Kranken, Unfall und Haftpflichtversicherung gemäß Forderung des Gast Distrikts abschließen. Sofern die Gastdistrikte nicht den Abschluss einer Versicherung in ihrem Land anbieten oder fordern, muss eine deutsche Kranken, Unfall und Haftpflichtversicherung gekauft werden. Ein Angebot der Hanse Merkur Versicherung ag hierzu liegt vor. Einzelheiten dazu siehe Kapitel Inbound Schüler erhalten grundsätzlich spätestens einen Monat vor Beginn des Austauschs Informationen über ihre Gastfamilie. Sie sind berechtigt zu erfahren, ob sie ihr Zimmer mit jemandem, und wenn, mit wem, teilen müssen. Schüler müssen eine Kranken, Haftpflicht und Unfallversicherung bei der Hanse Merkur Versicherung ag kaufen. Ausgenommen sind Schüler aus festgelegten Ländern. Einzelheiten über die Versicherungsanforderung erhalten die Schüler rechtzeitig vorab. Nach ihrer Einreise erhalten die Schüler während einer Inbound Orientation Informationen über das Austauschprogramm. Hierin eingeschlossen sind Informationen zur persönlichen Sicherheit. Die Schüler werden aufmerksam gemacht auf die rechtlichen, kulturellen und gesellschaftlichen Besonderheiten in Deutschland, soweit diese für den Austausch relevant sind. Nach der Einreise wird dafür Sorge getragen, dass der Schüler bei der Ausländerbehörde gemeldet wird und einen Aufenthaltstitel für die Bundesrepublik Deutschland erhält. Ebenso erfolgt die Abmeldung bei der Behörde nach der Ausreise. Jeder Schüler wird durch einen Counselor betreut. Sofern möglich, erhalten Schülerinnen einen weiblichen und Schüler einen männlichen Counselor. A 12

13 Counselor erhalten Informationen für ihre Aufgabe und Verpflichtung dem Schüler gegenüber. Alle Schüler erhalten eine schriftliche Information über ihren Counselor und die erste Gastfamilie vor ihrer Einreise. Die Information umfasst die E Mail Adresse und Telefonnummer. Der Aufenthaltsort und die Erreichbarkeit des Inbounds müssen jederzeit bekannt sein. Die Schüler sind aufzufordern, diese Informationen mitzuteilen Gasteltern Die Eignung möglicher Gastfamilien, insbesondere die Lebens und Wohnverhältnisse, werden durch zwei Rotarier in Gesprächen mit den Familienangehörigen festgestellt. Die Durchführung dieser Gespräche vor Ort ist besonders wichtig, wenn Lebens und Wohnverhältnisse nicht bekannt sind. Haben Familien bereits früher Schüler aufgenommen, sind die Gespräche in geeigneter Form erneut durchzuführen und zu dokumentieren. In Verlaufe des Jahres hält ein Vertreter des Clubs (vorzugsweise der Counselor) engen und regelmäßigen Kontakt mit Gastfamilie und Gastkind, um sich über den erfolgreichen Verlauf des Austauschs zu informieren und bei Problemen in geeigneter Weise Hilfestellung zu geben. Dies kann (angekündigte und unangekündigte) Besuche zu Hause einschließen, wenn dies als förderlich und nützlich angesehen wird. Alle Gastfamilien erhalten Informationen über ihre Rolle und Verantwortung. Die Schulung kann auch durch Aushändigung einer Informations Broschüre erfolgen. Die Unterkunftsmöglichkeit des Gastschülers wird festgestellt und diesem mitgeteilt, bevor er einreist oder von der vorherigen Gastfamilie wechselt. Es wird berücksichtigt, ob der Schüler sein eigenes Zimmer hat oder dieses mit jemand teilt. Sofern kein eigenes Zimmer zur Verfügung steht, wird berücksichtigt, dass es eine Möglichkeit zum Arbeiten, Lesen oder zum Schreiben persönlicher Briefe gibt. Eine Ersatzfamilie wird festgelegt, um, sofern erforderlich, einen schnellen Familienwechsel durchführen zu können. Die Ersatzfamilie kann die Familie des Counselors sein. Beim Verbleib in dieser Familie muss ein neuer Counselor bestimmt werden. 8 Maßnahmen bei Kenntnis von Missbrauch oder Belästigung von Austauschschülern 8.1 Einführung Eine wichtige Voraussetzung zur Förderung internationalen Verständnisses und Friedens ist die Auseinandersetzung mit fremden Kulturen. Jugendaustausch ermöglicht Tausenden junger Leute die Gelegenheit, Menschen anderer Ländern zu treffen und ihre Kultur zu erleben. Ein Austauschschüler lebt ein Jahr, oder vielleicht nur eine längere Zeitspanne, in einer Gastfamilie in einem anderen als dem eigenen Land. Von Rotariern, ihren Familien und nicht rotarischen Freiwilligen kann erwartet werden, sich nach besten Kräften zu bemühen, das Wohlergehen der Jugendlichen vor physischen, sexuellen oder emotionalen Missbrauch oder Belästigung zu beschützen. Rotary International fühlt sich dem Schutz, der Sicherheit und dem Wohl von Austauschschülern verpflichtet und wird ihren Missbrauch oder Belästigung nicht dulden. Alle Vorwürfe über Missbrauch oder Belästigung werden ernst genommen werden und entsprechend der folgenden Richtlinien behandelt. Die Sicherheit und das Wohl der Schüler muss immer die erste Priorität haben. 8.2 Definitionen Sexueller Missbrauch: Sexueller Missbrauch umfasst die tatsächliche oder ausdrückliche sexuelle Handlung an einem Schülers, oder der Zwang oder die Ermutigung für einen Schülers mit impliziten oder expliziten sexuellen Taten an sich allein oder mit einer anderen Person gleich welchen Alters, vom gleichen Geschlecht oder dem anderen Geschlecht, zu durchzuführen. A 13

14 Beispiele für sexuellen Missbrauch könnten sein, sind aber nicht beschränkt auf: Vergehen, ohne dass es zu Berührungen kommt, Unanständige Entblößungen, Ein Kind sexuellem oder pornografischem Material auszusetzen. Sexuelle Belästigung: Sexuelle Belästigung umfasst sexuelle Angebote, Verlangen sexueller Gefälligkeiten oder verbales oder physisches Verhalten von sexuellen Natur. In einigen Fällen geht sexuelle Belästigung dem sexuellen Missbrauch voraus und wird von sexuellen Tätern benutzt, um die Opfer zu desensibilisieren oder gefügig zu machen. Beispiele für sexuelle Belästigung könnten sein, sind aber nicht beschränkt auf: Sexuelle Angebote Sexuelle Anzüglichkeiten, Witze, geschriebene oder mündliche Hinweise zu sexuellem Verhalten, Erzählungen über das eigene Geschlechtsleben, Bemerkungen über die eigene sexuelle Aktivität, Potenz oder Mangelsituationen Sexueller, verbaler Missbrauch Zeigen sexuell anregender Gegenstände, Bilder oder Zeichnungen Lüsternes Grinsen oder Pfeifen, jeglicher unpassender körperlicher Kontakt wie Streicheln oder Berühren, obszöne Sprache oder Gesten und zweideutige oder beleidigende Bemerkungen. Ist es Missbrauch oder Belästigung? Es ist nicht die Aufgabe des Erwachsenen, dem die Anschuldigung mitgeteilt wird, zu entscheiden, ob es sich um Missbrauch oder Belästigung handelt. 8.3 Vorgehen, wenn ein Austauschschüler einen Vorwurf über Missbrauch oder Belästigung mitteilt Jeder Erwachsene ist verpflichtet, Vorwürfe durch einen Austauschschüler über Missbrauch oder Belästigung sorgfältig und schnell zu behandeln Bericht des Schülers a. Hören Sie ruhig und aufmerksam zu. Bedenken Sie, dass es großen Mutes bedurfte, Ihnen diesen Vorfall mitzuteilen. Hören Sie zu und ermutigen Sie den Schüler zu sprechen; drücken Sie weder Erschrecken noch Ekel oder Zweifel aus. b. Sichern Sie Vertraulichkeit aber keine Geheimhaltung zu. Erklären Sie, dass der Vorfall anderen Personen mitgeteilt werden muss, um weitere Vergehen zu verhindern. c. Erfragen Sie Tatsachen, aber führen kein Verhör durch. Erfragen Sie, was passiert ist und durch wen. Versichern Sie dem Schüler, dass er das Richtige tut, wenn er die Ereignisse schildert. Vermeiden Sie Warum Fragen. d. Vermeiden Sie eine Beurteilung und beruhigen den Schüler. Seien Sie konstruktiv kritisch zu dem, was passiert ist oder über mögliche Beteiligte. Insbesondere tadeln oder kritisieren Sie den Schüler nicht. Versichern Sie dem Schüler, dass es nicht sein Fehler war und dass er Mut und Reife gezeigt hat, zu Ihnen zu kommen e. Bericht. Fertigen Sie schnellstmöglich einen schriftlichen Bericht über den Inhalt des Gespräches; einschließlich Zeitpunkt des Gespräches. Geben Sie ausschließlich die Mitteilungen des Schülers wieder Schutz des Schülers Stellen Sie Sicherheit und Wohlergehen des Schülers sicher. Entfernen Sie den Schüler sofort aus der Umgebung des Beschuldigten. Versichern Sie dem Schüler, dass dieses zu seiner Sicherheit und nicht als Strafe passiert Vermeiden Sie Klatsch und Schuldvorwürfe Sprechen Sie ausschließlich mit den Personen, die den Vorwurf aufklären müssen. Tragen Sie Sorge, dass sowohl die Rechte des Opfers (Anschuldigenden) wie des Beschuldigten während der Untersu A 14

15 chung gewahrt werden. Stellen Sie unbedingt sicher, dass die Unbescholtenheit des/der Beschuldigten bis zu einem richterlichen Schuldspruch gewahrt bleibt Meldung an die Strafverfolgungsbehörden Informieren Sie den Counselor und/oder die zuständigen Amtsträger im Rotary Club. Konsultieren Sie unverzüglich einen Fachmann (z. B. Arzt, Psychologe, Rechtsanwalt) aus Ihrem Jugenddienst Team und besprechen den Vorwurf und das weitere Vorgehen. Nachdem sie sicher sind, dass die Vorwürfe korrekt sind, sind unverzüglich das Jugendamt bzw. die Polizei zu informieren. Danach werden, sofern nicht schon einbezogen, Club Präsident, Jugenddienst und Governor des Distrikts informiert. Rotary Club und Distrikt sollen mit den Strafverfolgungsbehörden zusammenarbeiten. Die vorgeschriebenen gesetzlichen Maßnahmen sind beim Distrikt Jugenddienst bekannt und werden während der Tagungen der Jugenddienstbeauftragten mitgeteilt Beschuldigen Sie nicht den Beschuldigten Nehmen Sie keinen Kontakt mit dem Beschuldigten auf. In Fällen nicht krimineller Belästigung sind der Governor und der Distrikt Jugenddienst verantwortlich für die Aufklärung. Sie treten mit dem Beschuldigten in Kontakt, nachdem der Schüler in eine andere Umgebung gebracht wurde Folgemaßnahmen Nach Bekanntwerden der Beschuldigung verfolgen der Counselor und der Distrikt Jugenddienst die Vorwürfe im Rahmen ihrer Möglichkeiten und in Abstimmung mit den zuständigen (Strafverfolgungs )Behörden weiter, mit dem Ziel, den Fall aufzuklären. Insbesondere müssen unabhängige und sorgfältige Untersuchungen bei Vorwürfen von sexuellem Missbrauch oder Belästigung durchgeführt werden. Jeder Erwachsene, gegen den Vorwürfe erhoben werden, darf keinen Kontakt mit Austauschschülern haben, bis die Angelegenheit geklärt ist. 8.4 Weitere Folgemaßnahmen durch den Counselor und Distrikt Jugenddienst Der Counselor und der Distrikt Jugenddienst sind für die Durchführung der folgenden Schritte verantwortlich: a. Der Erwachsene, dem der Schüler den Vorwurf mitteilt, muss entsprechend dieser Melde Richtlinien handeln. b. Es ist sicherzustellen, dass der Schüler aus dem Umfeld des Beschuldigten entfernt wird und kein Kontakt hergestellt werden kann. c. Die Mitteilung an Jugendamt/Strafverfolgungsbehörden muss erfolgen bzw. bereits erfolgt sein. Sofern von diesen der Fall abschlägig und nicht weiter verfolgt wird, muss durch Counselor und Distrikt Jugenddienst eine unabhängige Untersuchung im Rahmen ihrer Möglichkeiten durchgeführt werden. d. Es ist sicherzustellen, dass der Schüler Hilfe und Unterstützung erhält. Ihm ist auch von Rotary unabhängige Hilfe anzubieten. (Die Jugendämter können bei der Vermittlung professioneller Hilfe unterstützen.) e. Mit den Eltern des Schülers ist Kontakt aufzunehmen. Mit dem Schüler muss sein weiteres Verbleiben in Deutschland besprochen werden. f. Es ist sicherzustellen, dass der Beschuldigte bis zur Klärung des Vorwurfs aus dem Umfeld jugendlicher Teilnehmer an Rotary Jugendprogrammen entfernt wird. g. Rotary International muss vom Governor oder dem Distrikt Jugenddienst innerhalb 72 Stunden nach Bekanntwerden des Vorfalls und anschließend über den Verlauf der Ermittlungen informiert werden. 8.5 Betreuung des Schülers Die Unterstützung des Schülers durch ein Team von Fachleuten ist nach Vorbringen einer Beschuldigung unbedingt erforderlich. Der Schüler ist meist verlegen, fühlt sich verwirrt, zieht sich zurück und scheint Mitglieder der Gastfamilie oder des Gastclubs zu meiden. Nach dem Vorwurf über einen Missbrauch oder eine Belästigung mag der Schüler den Austausch fortsetzen wollen oder nicht. Manchmal ist es erforderlich, den Gastclub zu wechseln. A 15

16 Es kann für die Mitglieder des Gastclubs oder der Gastfamilie schwierig sein, die Gefühle des Schülers zu verstehen. Trotzdem ist es für den Schüler wichtig zu erfahren, dass er auch von dort Unterstützung bekommt. 8.6 Angemessenes Verhalten im Rotary Club Nach vorgebrachten Vorwürfen hat die Sicherheit des Schülers oberste Priorität. Club Mitglieder sollten nicht spekulieren, kommentieren, eigene Meinungen äußern oder die Nachforschungen behindern. Weder das Opfer noch der Beschuldigte dürfen durch Kommentare oder (anzügliche) Bemerkungen diskriminiert werden. Solches Verhalten entspricht nicht den Idealen Rotarys und könnte Regressforderungen nach sich ziehen. 9 Krisen-/Konflikt Vermeidung und -bewältigung Während des Austauschjahres können trotz guter Vorbereitung des Austausches und guter Betreuung der Austauschschüler Konflikte und Gefahren nicht in jedem Falle vermieden werden. Die Fürsorgepflicht erfordert von allen beteiligten Rotariern und deren Beauftragten jeglichen Schaden, eingeschlossen Missbrauch und Rücksichtslosigkeit, von den Schülern abzuwenden bzw. dessen Risiko zu minimieren. Es muss ein Austauschaufenthalt erreicht werden, aus dem die Jugendlichen am Ende des Austausches körperlich und seelisch gesund nach Hause zurückkehren. Soweit verantwortbar, ist eine Fortführung des Austausches bis zum ursprünglich geplanten Ende anzustreben. Risiken, Konflikte und Gefahren lassen sich nur bedingt kalkulieren. Soweit vorhersehbar ist schädigenden Ereignissen frühzeitig vorzubeugen. Nach Eintreten einer Krise, eines Konfliktes oder einer konkreten Gefährdung sind alle Bemühungen darauf zu richten, Folgeschäden für alle Beteiligten zu vermeiden, bzw. zu minimieren. Die nachfolgenden Ausführungen können nicht alle denkbaren Risiken, Konflikte und Gefahren erfassen. Sie sind daher exemplarisch zu sehen. Konkrete Handlungsanweisungen sind nur bedingt möglich. Lage und sachgerechtes, an den Zielen und Grundsätzen des rotarischen Austauschprogramms und am Wohl des Schülers orientiertes Handeln ist unabdingbar. Vorbereitende Überlegungen und Planungen unterstützen ein kontrolliertes und ruhiges Handeln. Subjektiv persönliche oder clubinterne und sachfremde Belange haben hier zurückzustehen. Es kann zwischen individuell persönlichen und allgemein kollektiven eine Gruppe von Austauschschülern betreffenden Risiken, Konflikten und Gefahren unterschieden werden. 9.1 Potentielle Krisen /Konfliktsituationen und Gefahren allgemein kollektiver Art: Naturkatastrophen im Gastland (z.b. Seebeben 2004, Überflutungen, Erdbeben in Chile 2010) Epidemien im Gastland, Pandemien (z.b. Schweinegrippe in Mexiko 2009,etc.) Innenpolitische Krisen im Gastland (z.b. Argentinien, Venezuela, Simbabwe) Kriegerische Konflikte und kriegsähnliche Zustände in einer Krisenregion (Mexiko, Indien, Thailand) Größerer Unfall (z.b. Busunglück bei einer Reise) 9.2 Potentielle Krisen /Konfliktsituationen individuell persönlicher Art: Gesundheitliche: schwere Erkrankungen/Tod des Austauschschülers, bzw. seiner leiblichen Angehörigen. Finanzielle: Forderungen an den gastgebenden Rotary Club ausgelöst durch den Schüler (z.b. unerlaubtes Herunterladen aus dem Internet) Operationelle/rechtliche: Eltern sind nicht einverstanden mit der Betreuung ihres Kindes im Ausland. Der Gastclub wird für mangelhafte Betreuung des Schülers verantwortlich gemacht. Bedrohung: Einschüchterung (Mobbing), physische Gewalt, sexuelle Belästigung des Austauschschülers A 16

17 Notwendigkeit des vorzeitigen Abbruches eines Austausches: z.b. durch Konflikt Gastclub, distrikt mit Sponsorclub, distrikt) 9. 3 Allgemeine Grundsätze zur Vermeidung und Bewältigung Am Besten kann die konkrete Konflikt und Gefährdungslage nur vor Ort durch die verantwortlichen Rotarier beurteilt werden. Insbesondere bei Konflikten im individuell persönlichen Bereich ist die Feststellung des Sachverhaltes, des Wahr und Falsch, aus der Ferne häufig nicht möglich, zumindest schwierig. Ein unmittelbarer Kontakt zwischen emotional Betroffenen, z.b. Gastfamilie und Familie des Austauschschülers trägt in einer solchen Situation nicht zur Problemlösung bei. Probleme und Konflikte individueller Art sind zunächst einmal auf der Ebene zu lösen, auf der sie entstanden sind. Ist dies nicht möglich, erfolgt ein Versuch der Problemlösung auf der nächsten Ebene. Bei Konfliktlösungen auf der Ebene zweier Distrikte ist der deutsche MD Koordinator einzubinden, zumindest informativ zu beteiligen, gfls. ist ein Mediator zu vereinbaren (Zertifizierungsauflage durch RI) Bei Gefahren allgemein kollektiver Art ist der Schutz durch die Gastfamilie, den Club, den Gastdistrikt in der Regel zunächst der beste Schutz. Unabgestimmte Entscheidungen aus der Ferne durch Eltern oder andere Entscheidungsträger erhöhen erfahrungsgemäß die Gefährdung des Schülers. Die Schnelligkeit einer ersten Information und Kommunikation hat Vorrang vor der Vollständigkeit der Information, insbesondere wenn Gefahr im Verzuge ist. Das berechtigte Informationsinteresse der Angehörigen muss jedoch dann zurückstehen, wenn Überlebensmaßnahmen z.b. nach Naturkatastrophen zunächst Vorrang haben Information und Kommunikation: Information und Kommunikation sind grundlegend für die Bewältigung einer Krise und die Sicherheit eines Austauschschülers. Diese müssen verlässlich, schnell, zeit und sachgerecht sein. Sie sind entscheidend für die Glaubwürdigkeit rotarischer Befähigung zum Krisenmanagement und beugen einer unkontrollierten Gerüchteküche vor. Es ist dabei zu bedenken, dass insbesondere Probleme allgemein kollektiver Art schnell über Medien und soziale Netzwerke verbreitet werden. Eine reine Sachinformation alleine ist häufig nicht ausreichend. Sie bedarf einer begründeten Bewertung hinsichtlich der Sicherheit eines Austauschschülers. Widersprüche in Informationen aus unterschiedlichen Quellen sind zu vermeiden bzw. aufzuklären, zumindest deutlich zu machen. Alle Informationen an Eltern, andere Austauschschüler, Medien usw. sollten nur von einer Person gegeben werden Öffentliche und allgemeine Informationsquellen: Offizielle Informationen der Bundesregierung (Webseite des Auswärtigen Amtes) in Krisen und Konfliktgebieten ermöglichen einen ersten, grundlegenden Überblick über die Sicherheits und Gefährdungslage. Dabei sind zu unterscheiden: Reisehinweise enthalten Informationen unter anderem über die Einreisebestimmungen eines Landes, medizinische Hinweise, straf oder zollrechtliche Besonderheiten. Sie werden regelmäßig überprüft und aktualisiert. Sicherheitshinweise machen auf besondere Risiken für Reisende und im Ausland lebende Deutsche aufmerksam. Sie können die Empfehlung enthalten, auf Reisen zu verzichten oder sie einzuschränken. Gegebenenfalls wird von nicht unbedingt erforderlichen oder allen Reisen abgeraten. Auch die Sicherheitshinweise werden regelmäßig überprüft und aktualisiert. Reisewarnungen enthalten einen dringenden Appell des Auswärtigen Amts, Reisen in ein Land oder in eine Region eines Landes zu unterlassen. Sie werden nur dann ausgesprochen, wenn aufgrund einer akuten Gefahr für Leib und Leben vor Reisen in ein Land oder in eine bestimmte Region eines Landes gewarnt werden muss. Eine Reisewarnung wird nur selten ausgesprochen. Deutsche, die in diesem Land leben, werden gegebenenfalls zur Ausreise aufgefordert. A 17

18 Sicherheitshinweise und Reisewarnungen der Bundesregierung sind für Rotary Anlass, einen Abbruch des Austausches und eine frühzeitige Rückkehr der Austauschschüler zu prüfen und gfls. zu empfehlen oder sonstige Maßnahmen zu veranlassen. Es ist jedoch zu berücksichtigen, dass die Situation eines Austauschschülers eine andere sein kann, als die eines Reisenden. Die vorsorgliche Registrierung des Austauschschülers bei deutschen Botschaften oder Konsulaten insbesondere im nicht westlichen Ausland ermöglicht Unterstützung und Hilfe im Notfall. Bei Bedarf ist auf folgende weitere Informationsquellen und mittel zurückzugreifen, um ein sachgerechtes Bild aus einer Krisen /Konflikt oder Katastrophenregion zu erhalten oder unterbrochene Kontakte wieder herzustellen: Nutzung von Kommunikationsmittel wie Internet, Google personfinder, Skype, soziale Netzwerke wie Facebook, Twitter, etc. Informationsbeschaffung über Medien mit Auslandreporter vor Ort (ZdF, ARD, CNN, etc.) 9.6 Rotarische Informationsquellen und wege, Entscheidungsebene: Rotarische Informationen und Entscheidungen erfolgen in der Regel über die offiziellen Entscheidungsund Informationswege der rotarischen Schüleraustauschstrukturen. Bei einer Gefährdungssituation deutscher Austauschschüler im Ausland nimmt der jeweils zuständige Multidistrikt Koordinator des RJD e.v. unverzüglich Kontakt mit dem/den Gastdistrikt(en) auf und leitet erste Informationen und eine begründete Einschätzung der Gefährdung an die deutschen Sponsordistrikte weiter. Bei Bedarf stimmt er Informationsinhalte, Informations und Meldewege ab. Regelmäßige Aktualisierungen erhöhen das Vertrauen in die Kompetenz des Krisenmanagements. (Auch eine periodische Information, dass keine Änderung eingetreten ist, ist eine Information!). Eine Erreichbarkeit innerhalb von 24 Stunden oder eine Vertretung muss gewährleistet sein. Der Distrikt 7 legt weitere Einzelheiten fest, um in Problemsituationen schnell und lageangepasst reagieren, sowie mit einer Stimme sprechen zu können. Dazu können gehören: (E Mail ) Standardverteiler festlegen (gfls. bcc Adressaten bestimmen). Wichtige Personen und Kontaktdaten mehrfach verfügbar halten (Clubebene und Distriktebene). Verfügbarkeit dieser Daten sowohl digital als auch in Papierform sicherstellen. Festlegen von Ansprechpartnern und deren Vertretung auf Distrikt und Clubebene Bereits bestehende Kontakte, z.b. zwischen den Verantwortlichen im Gast und Sponsorclub schaffen ein Vertrauensverhältnis zwischen den Beteiligten und eröffnen Informationswege. Notwendige Entscheidungen zum Schutz des Austauschschülers, einschließlich eines vorzeitigen Abbruchs des Austausches, frühzeitige Rückkehr oder Wechsel in einen sicheren Distrikt oder ein anderes Land, werden in der Regel durch den Gastdistrikt im Benehmen (nicht notwendigermaßen Einvernehmen) mit dem Sponsordistrikt und Club getroffen. Wenn Gefahr im Verzuge ist, erfolgen Entscheidungen durch Rotarier oder die Gastfamilie vor Ort. Ein unmittelbares Eingreifen oder unabgestimmte Entscheidungen der leiblichen Eltern aus der Ferne ist meistens nicht zielführend und gefährdet eher die Sicherheit. Bestehen Eltern auf Maßnahmen, die nicht die Zustimmung von Rotary finden, wie z.b. eine unabgestimmte Rückkehr, so entbinden sie damit Rotary von der Verantwortung für den Austauschschüler. 9.7 Besonderheiten für Inbounds in Deutschland Clubentscheidungen: Präjuzierende und nicht abgestimmte Entscheidungen oder Festlegungen auf der 7 Als RI zertifizierter Distrikt steht dieser in Verantwortung gegenüber Rotary International. Bei Bedarf ergreift er die Handlungsinitiative. Der MD-Koordinator ist in diesen Fällen nachrichtlich oder nachträglich zu informieren. A 18

19 Clubebene schränken in der Regel die Entscheidungs und Handlungsfreiheit auf allen Ebenen ein. Informationen: Alle Inbounds müssen zu Beginn ihres Aufenthalts mündliche und schriftliche Informationen über Personen und Einrichtungen erhalten, bei denen sie im Notfall Hilfe und Unterstützung erhalten können. Es ist zu berücksichtigen, dass Volljährigkeit weder die Schüler von der Einhaltung der Regeln noch Gastgeber von ihrer Verantwortung und Fürsorgepflicht entbindet. Dokumente: Die Unterlagen über den Austauschschüler, u.a. Pass, Flugticket, Versicherungsnachweis, ärztliches Untersuchungsergebnis aus der Bewerbung, müssen schnell verfügbar sein. Die Hinterlegung von Kopien dieser Dokumente bei verschiedenen Personen (z.b. Clubpräsident, Jugenddienstbeauftragter, Counselor, Gasteltern) kann zweckmäßig sein. Abbruch des Austauschs: Ein sofortiger Abbruch des Austauschs ist nur bei einer Gesetzesübertretung (Beispiel: Diebstahl, Drogenbesitz, Alkoholmissbrauch) möglich. Eine Häufung kleiner Regelverstöße kommt oft zustande, weil nicht rechtzeitig eingegriffen wird (z.b. von Gasteltern). Die letztendliche Entscheidung obliegt dem Beauftragten für den Jugenddienst im Distrikt im Benehmen mit dem Gastclub und dem Sponsordistrikt. Der Multidistrikts Koordinator ist rechtzeitig zu informieren. Krankheit/Todesfall: Bei schwerer Krankheit bzw. Tod der leiblichen Eltern braucht der Austauschschüler Unterstützung nicht ausschließlich durch die Gasteltern. Über die (zeitweise) Heimreise muss im Einzelfall entschieden werden. Bei schwerer Krankheit/Tod des Austauschschülers sind anreisende Angehörige in rotarischem Geiste durch den Gastclub angemessen zu unterstützen Aus und Weiterbildung: Exemplarische Krisen /Konflikt und Handlungssituationen sind organischer Bestandteil der Aus und Weiterbildung sowie Informationsveranstaltungen auf der Ebene des Rotary Jugenddienst Deutschland e.v./multidistrikt und der Distrikte und nachweisbar in die entsprechenden Programme aufzunehmen. Auf der Clubebene sind alle am Austauschgeschehen Beteiligte in angemessener Weise auf Konflikt und Krisensituationen einzustellen. Einzelgespräche und schriftliche Informationen sind dafür geeignete Mittel. 9.9 Presse und Öffentlichkeit: Entspricht Kapitel 12 Rotary reagiert sach und zeitgerecht auf Probleme, Krisen und Konflikte sowie im Katastrophenfall zum Schutze des Austauschschülers. Verlässliche, zeit und sachgerechte und abgestimmte Information und Kommunikation sind vertrauenschaffend und Voraussetzung für ein erfolgreiches Vermeiden und Bewältigen von Krisen und Konflikten. Proaktives Handeln bedeutet, Krisen und Konflikte erst gar entstehen oder eskalieren zu lassen. 10 Qualitätsmanagement und Qualitätssicherung Allgemein Die Beibehaltung eines hohen Standards der Programme und der Zertifizierungsvorgaben erfordert eine kontinuierliche Überprüfung der Grundlagen, Gründsätze, Richtlinien und der Durchführung der Programme auf allen Ebenen (Evaluierung). Da die Durchführung der Programme weitgehend auf Freiwilligkeit und Ehrenamtlichkeit beruht, ist Vertrauen in das Engagement und die Kompetenz aller Beteiligten unerlässlich. Konkrete Kontrollmechanismen stehen nur sehr begrenzt zur Verfügung. Mittel zur Gewährleistung sind daher vornehmlich Information, Aus und Weiterbildung sowie eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten. Im Falle, dass ein Rotary Club in gravierender Weise und beständig seinen Pflichten in der Betreuung von Austauschschüler nicht nachkommt, so ist er zunächst von der weiteren Teilnahme an A 19

20 den Programmen auszuschließen. Die Entscheidung hierüber trifft der geschäftsführende Vorstand im Einvernehmen mit dem Distrikt. Regelkreis zum Qualitätsmanagement und zur Qualitätssicherung Der Regelkreis Qualitätsmanagement und Qualitätssicherung besteht aus folgenden Schritten: Sachstandsfeststellung: Sammeln und Auswerten aller verfügbaren Informationen, Änderung gesetzlicher Vorgaben oder Auflagen von RI, Auswertung von Meldungen über Besonderheiten, wie z.b. frühzeitige Abbrüche, gravierende Regelverletzungen, Erkenntnisse aus Tagungen, etc. Bewertung: Prüfen der Auswirkungen und erforderlicher Maßnahmen, Umsetzen der Maßnahmen: Herbeiführen notwendiger Beschlüsse, Änderung/Ergänzung des Handbuches, gfl. weitere Maßnahmen. Erneute Sachstandsfeststellung: siehe oben Der Regelkreis ist einmal im rotarischen Jahr durchzuführen, bei Bedarf auch mehrmals. Dazu bildet der Vorstand des RJD e.v. eine ständige Arbeitsgruppe, dem mindestens ein Vertreter aus den Distrikten angehört. Die Arbeitsgruppe schlägt dem geschäftsführenden Vorstand die notwendigen Maßnahmen vor, insbesondere Ergänzungen und Änderungen des Handbuches. Der Vorstand entscheidet über die weitere Vorgehensweise. Fragen des Qualitätsmanagement und der Qualitätssicherung sind grundsätzlich bei allen geeigneten Tagungen, etc. zu thematisieren. Maßnahmen Sachstandsfeststellung: Auswerten aller Informationen Bewertung: Prüfen der Auswirkungen/ Handlungsmöglichkeiten 11 Versicherungen 11.1 Allgemein Im Allgemeinen legen die aufnehmenden Distrikte fest, wo und welche Versicherungen abgeschlossen werden. Die Krankenversicherungen für den Jahresaustausch müssen mindestens den Vorgaben 8 von Rotary International entsprechen. Es gilt im Allgemeinen die Regel, dass die Versicherungen im Gastland abgeschlossen werden. Die nachfolgenden Festlegungen gelten für Austauschschüler im Jahresaustausch. Austauschschüler im Kurzaustausch (Inbounds) aus Ländern, für die eine Visumspflicht nach Deutschland besteht, haben für die Visumserteilung eine Krankenversicherung in der Mindesthöhe von nachzuweisen. Um die rotarischen Mindestdeckungen zu erreichen, ist der Abschluss einer zusätzlichen Krankenversicherung über die Hanse Merkur ag 9 für den Kurzzeitaufenthalt durch den Gastclub/ distrikt verpflichtend. 8 siehe RI Youth Exchange Handbook 9 Hanse Merkur ag, Generalagentur Raimund Kampwirth, Wilhelm Dresing Str. 34, Dortmund, Tel , Fax: , E Mail: raimund.kampwirth@hansemerkur.de A 20