Angebot Allgemeine Briefwahl zur Kirchenvorstandswahl EKHN 2015

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1 Angebot Allgemeine Briefwahl zur Kirchenvorstandswahl EKHN 2015 Erfahrungen der letzten beiden Kirchenvorstandswahlen haben gezeigt, dass sich mit einer Allgemeinen Briefwahl mehr Gemeindemitglieder für eine Beteiligung an der Kirchenvorstandswahl gewinnen lassen. Bei der allgemeinen Briefwahl muss der Wahlvorstand allen Wahlberechtigten einen Wahlbriefumschlag, einen Briefwahlschein, einen Stimmzettel und einen amtlichen Wahlumschlag zukommen lassen. Ergänzt werden die Unterlagen durch ein Informationsblatt für den Gebrauch der Unterlagen (Wegweiser). Gegenstand des Angebotes: Erstellung, Konfektionierung und Bereitstellung (optional Versand über DBP) der Unterlagen zur Allgemeinen Briefwahl der EKHN 2015 ). 1. Die Briefwahlunterlagen für jeden Wahlberechtigten bestehen aus: 1 x Versandhülle C6 mit Fenster (für den Versand der nachfolgenden Sendungsteile) 1 x Wegweiser für die Briefwahl (DIN A4, doppelseitig) Der Wegweiser enthält für den Wahlberechtigten wichtige Informationen für den ordnungsgemäßen Gebrauch der Wahlunterlagen. 1 x Briefwahlschein (enthält Versicherung der persönlichen Kennzeichnung) (DIN A4, einseitig) Der Briefwahlschein enthält neben Siegel und Unterschrift eines KV- Mitgliedes, den Wortlaut einer von der Wählerin oder dem Wähler abzugebenden Versicherung der persönlichen Kennzeichnung des Stimmzettels. 1 x Stimmzettel (DIN A4, einseitig) Der Stimmzettel enthält die Namen der Kandidatinnen oder Kandidaten des Wahlvorschlages in alphabetischer Reihenfolge mit Angabe von Beruf, Alter und Wohnung, die Angabe, wie viele Kandidatinnen und Kandidaten zu wählen sind sowie den Hinweis, dass höchstens so viele Namen zu kennzeichnen sind, wie Mitglieder des Kirchenvorstandes zu wählen sind ( 7). Der Stimmzettel ist einseitig zu bedrucken. 1 x Briefhülle blau (Wahlumschlag, für Stimmzettel und Briefwahlschein) 1 x Briefhülle rot (Wahlbriefumschlag, für Rücksendung) Seite 1

2 Preise Gegenstand Einheit Preis 1. Erstellung der Unterlagen je Wahlberechtigtem 1,36 inkl. MwSt. inkl. Einfügung von Siegel und Unterschrift, sämtlicher Materialien, Konfektionierung und Kuvertierung 2. Versandkosten je Paket an Kirchengemeinde 9,40 inkl. MwSt. optional: 3. Postfreimachung und Posteinlieferung inkl. Erstellung Einlieferungslisten zzgl. zur Position 3: Portokosten Infopost pauschal je Kirchengemeinde Infopost Kompakt (über 20 g) je Sendung 59,50 inkl. MwSt. 0,41 inkl. MwSt. Infopost national: min Sendungen nach Postleitzahl in auf-/absteigender Reihenfolge oder min. 250 Sendungen nach Leitregion (Übereinstimmung der ersten beiden Stellen der Postleitzahl) in auf-/absteigender Reihenfolge oder min. 50 Sendungen nach Leitbereich der Einlieferungsstelle (Sequenz von Postleitzahlen) der Einlieferungsstelle in auf-/absteigender Reihenfolge (zum Beispiel Leitbereich Bonn mit der Postleitzahlensequenz bis 55359) Bedruckt werden: 1 x Wahlumschlag 11,4 x 16,2 cm, blau mit Namen der Kirchengemeinde und dem Hinweis Kirchenvorstandswahl 2015 (Druck schwarz/weiß, einseitig) 1 x Wahlbriefumschlag 12 x 17,6 cm, rot mit kompletter Anschrift der Kirchengemeinde, dem Hinweis Wahlbrief für die Kirchenvorstandswahl 2015, An den Wahlvorstand und dem Freimachungsvermerk (Druck schwarz/weiß, einseitig) 1 x Stimmzettel (Druck schwarz/weiß, einseitig) 1 x Briefwahlschein inkl. Versicherung der persönlichen Kennzeichnung (Druck schwarz/weiß, einseitig) 1 x Wegweiser für die Briefwahl (Druck 4/4-farbig, 2-seitig) Seite 2

3 Personalisiert werden: 1 x Versicherung der persönlichen Kennzeichnung inkl. Einfügung des Siegels und der Unterschrift 1 x Stimmzettel mit Namen der Kandidaten Kuvertiert werden: 1 x Briefwahlschein 1 x Stimmzettel 1 x Wahlumschlag rot 1 x Wahlbriefumschlag blau 1 x Wegweiser für Briefwahl Der Briefwahlschein wird im Layout ggf. so optimiert, dass der Versand über eine Fensterbriefhülle erfolgen kann. Dadurch wird der zusätzliche Druck eines Adressaufklebers vermieden. Möglichkeiten der Zustellung der Briefwahlunterlagen an die Wahlberechtigten: Der Versand der Briefwahlunterlagen erfolgt in der Regel direkt von unserer Druckerei an Ihre Kirchengemeinde (Variante a) oder Variante b)). Möchten Sie Postfreimachung und Postauflieferung (Seite 1, Kapitel 2. Preise, Option 3) beauftragen, erfolgt der Versand der Briefwahlunterlagen durch die Deutsche Bundespost. Bei dieser Option fallen zusätzlich für die Kirchengemeinde Posteinlieferungskosten und Portokosten an. Die Auflieferung übernimmt unsere Druckerei (Variante c)). a) Über Austräger vor Ort, organisiert durch die Kirchengemeinden. b) Durch eigenständige Postfreimachung und Posteinlieferung durch die jeweiligen Kirchengemeinde (hier fallen zusätzlich Portogebühren an). c) Durch Postfreimachung und Einlieferung unserer Druckerei (hier fallen zusätzlich Portogebühren an). Es erfolgt ein zentraler Versand der Briefwahlunterlagen an alle Wahlberechtigten. Das Angebot kann von allen Kirchengemeinden in Anspruch genommen werden, die bis zum die Auswahl Allgemeine Briefwahl beantragt-ja in der Wahlverwaltung und Allgemeine Briefwahl in den Stammdaten im KirA Wahlmodul vorgenommen haben. Hinweis: Die Auswahl der Option allgemeine Briefwahl beantragt Ja im KirA- Wahlmodul in Verbindung mit der Angebotsannahme und der Zusendung der notwendigen Informationen ist die Basis für Beauftragung der Durchführung. Bitte beachten Sie auch, dass im KirA Wahlmodul in den Stammdaten des Wahlbezirks / der Wahlbezirke als Versandart Briefwahl ausgewählt und gespeichert wird. Nur so erhalten die Wahlberechtigten die Wahlbenachrichtigungskarte mit der Information, dass eine allgemeine Briefwahl durchgeführt wird. Seite 3

4 Was müssen Sie tun? Übersendung der benötigten Unterlagen wie: Siegel in digitaler Form Unterschrift für Briefwahlschein in digitaler Form sowie Stimmzettel in digitaler Form Laut offiziellem Terminplan muss die Vorlage der Wahlunterlagen zur Prüfung an den DSV ( 12 KGWO) bis zum erfolgt sein. Damit jedoch die Durchführung der allgemeinen Briefwahl sichergestellt werden kann, benötigt die ECKD die aufgeführten Unterlagen bis zum Die ECKD bittet darum, dieses bei den Planungen in Ihrer Kirchengemeinde vor Ort zu berücksichtigen. Hinweis: Zur optimalen Darstellung des Siegels, der Unterschrift und der Textelemente bitten wir Sie, die Anforderungen an die digitale Übermittlung gemäß Anlage 1 nach Möglichkeit zu beachten. Sie als Kirchengemeinde müssen Siegel und Unterschrift, sowie individuelle Textdateien per an briefwahl@eckd.de bis zum digital bereitgestellt werden. Bitte benennen Sie als Absender in Ihrer Ihre Kirchengemeinde sowie Ihre KOE (Kirchliche Organisationseinheit). Bei weiteren Fragen zum Druck und Versand der allgemeinen Briefwahlunterlagen wenden Sie sich bitte ebenfalls an: briefwahl@eckd.de. Hinweis: Bei Kirchengemeinden, die sich später melden, muss eine schriftliche Bestätigung durch die ECKD erfolgen. Die Teilnahme an der Briefwahl kann ohne diese Bestätigung nach dem nicht mehr garantiert werden. Sie haben als Kirchengemeinde ein Rücktrittsrecht bis für den Fall, dass Sie keine Wahl durchführen können - (siehe Rechtlicher Leitfaden Seite 26 der Ablauf im Falle von Unvollständigen Wahlvorschlägen in Verbindung mit den 10 (Seite 22) und 16 Wahltermin (Seite 35)). Die Kosten (Material-, Druckkosten usw.) die ggf. bis zu diesem Zeitpunkt entstanden sind, müssen von der Kirchengemeinde übernommen werden. Bei Rückfragen an die Kirchengemeinde wird sich die ECKD oder die Druckerei direkt an die Kirchengemeinde wenden. Produktion und Versand der Unterlagen erfolgt unmittelbar im Anschluss an die Produktion der Wählerverzeichnisse, die für Mitte März vorgesehen sind. Das Angebot ist bis zum gültig. Es gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der ECKD. ECKD EDV-Centrum für Kirche und Diakonie GmbH Ziegelstraße Offenbach Bei Rückfragen zum KirA - Wahlmodul steht Ihnen das ECKD-Serviceteam gerne unter Tel.: oder per meldewesen@eckd.de zur Verfügung. Seite 4

5 Auftrag an die ECKD / Angebotsannahme: Bitte füllen Sie die Felder in Druckbuchstaben aus. Unsere Kirchengemeinde beauftragt gemäß Angebot Allgemeine Briefwahl zur Kirchenvorstandswahl EKHN 2015 Versand an KG 9,40 inkl. MwSt pro Paket zzgl. 1,36 inkl. MwSt./Wähler Postfreimachung und Posteinlieferung durch ECKD 59,50 inkl. MwSt zzgl. 0,41 und 1,36 inkl. MwSt./Wähler Name Kirchengemeinde: KOE/Kirchengemeindenummer:... Straße:... PLZ / Ort:... Name / Vorname:... Telefonnummer:... ;... Erreichbarkeit Tag und Uhrzeit: Ort, Datum, Unterschrift, Stempel Seite 5

6 Anlage 1 Dateiformate Sie können uns Ihre Druckdaten in verschiedenen Dateiformaten zur Verfügung stellen. Folgende Dateiformate werden verarbeitet: EPS, PDF, AI, TIF, JPG, CDR Dabei gilt es, für jedes Dateiformat bestimmte Richtlinien zu beachten, damit eine einwandfreie Druckabwicklung gewährleistet werden kann. JPG Standard JPG-Format (kein JPG 2000) Baseline (Standard) TIF auf Hintergrundebene reduzieren keine Alpha-Kanäle keine Freistellungspfade LZW-Komprimierung Pixelanordnung Interleaved PDF PDF Standard bzw. PDF/X-3:2002 sein PDF Version 1.3 keine Transparenzen keine Verschlüsselungen (z.b. Kennwortschutz) keine OPI-Kommentare alle Schriften müssen eingebettet sein zu druckende Konturlinien, dürfen keine Haarlinien sein keine Ebenen CDR (Corel) die Größe der Arbeitsfläche entspricht dem Endformat alle Schriften müssen in Pfade konvertiert sein zu druckende Konturlinien, dürfen keine Haarlinien sein EPS alle Schriften müssen in Pfade konvertiert sein zu druckende Konturlinien, dürfen keine Haarlinien sein Adobe Illustrator Version CS5 Seite 6

7 Farbe Farbmodus: Bitte achten Sie darauf, Ihre Druckdaten im CMYK-Farbraum (4c) und 8 Bit/Kanal anzulegen. Daten mit RGB-Farbraum, sowie Sonderfarben (Pantone, RAL, HKS ) werden in unserem Workflow automatisch umgewandelt. Beim Konvertieren zwischen den Farbräumen kann es zu unerwünschten Farbveränderungen kommen. Schwarz und Grautöne: Um ein Grau / Schwarz ohne Farbstich anzulegen, regeln Sie den gewünschten Farbauftrag ausschließlich im Schwarzkanal (K). Die Werte für ein ausgeglichenes Tiefschwarz im CMYK Farbraum lauten: Achten Sie bei bunten Grautönen und Schwarzweißbildern (gemischt aus Cyan, Magenta, Yellow und Schwarz) darauf, die Grauwerte proportional aus dem oben genannten Tiefschwarz abzuleiten. Farbmanagement: Auf den verschiedenen Druckmedien (Klebefolien, Displaymaterial, Poster ) können gleiche Farbwerte unterschiedlich wiedergegeben werden. Beachten Sie, dass die Farben Ihrer Druckdatei bei Wiedergabe auf einem nicht kalibrierten Ausgabegerät (Monitor, Drucker...) vom Druckergebnis abweichen können. Auflösung Bitte achten Sie darauf, dass Ihre Druckdatei eine Auflösung von 300 dpi hat. Legen Sie Ihre Daten bereits beim Aufbau der Druckdatei mit 300 dpi an. Das spätere Interpolieren ("Hochrechnen") von Pixelgrafiken sollte vermieden werden, da es nur in den wenigsten Fällen ein zufriedenstellendes Ergebnis erzielt. Betrachten Sie Ihr Motiv auf dem Monitor bei 100%. Hier können Sie besser entscheiden, ob Ihnen die Konturen oder Schriften zu unsauber oder doch ausreichend sind. Bei großformatigen Drucken, wie DIN A0 und größer reichen 200 bis 250 dpi hier wird das Motiv meist aus größerer Entfernung betrachtet. Eine qualitativ hochwertige Auflösung schlägt sich auf die Dateigröße nieder. Seitengröße / Seitenverhältnis Bitte liefern Sie Ihre Druckdaten möglichst in Originalgröße Seite 7

8 Schriften Schriften in Kurven konvertieren Achten Sie darauf, alle Schriften Ihrer Druckdatei in Kurven zu konvertieren. Schriften, die nicht in unserem System vorhanden sind, können beim Druck zu Problemen bzw. einer nicht korrekten Wiedergabe Ihres Layouts führen. Für Fehler dieser Art können wir leider keine Haftung übernehmen. Word Wählen Sie -> Datei speichern unter, ->Tools, ->Speicheroptionen, Schriftarten in Datei einbetten Adobe Illustrator: Markieren Sie alle Schriften und wählen Sie im Menü -> "Schrift" -> "In Pfade umwandeln". Corel Draw: Markieren Sie alle Schriften und wählen Sie mit der rechten Maustaste "In Kurven konvertieren" Schriftgrößen Vermeiden Sie Schriftgrößen unter 6 Punkt. Rechtschreib- und Satzfehler Bitte haben Sie Verständnis, dass Lektor- und Satzarbeiten nicht im Preis enthalten sind. Seite 8