Landkreis-Redaktionssystem kkcms Vorstellung für Gemeinden K&K Software AG

Transkript

1 Landkreis-Redaktionssystem kkcms Vorstellung für Gemeinden

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis I Kapitel I Das Redaktionssystem kkcms 2 1 Was ist ein... Redaktionssystem? 2 2 Rahmendaten... kkcms 3 3 Referenzen Dokumentation... 4 Kapitel II Kurzübersicht 5 1 Webseiten Datenbanken Weitere Merkmale... 8 komxpress... 8 Landkreiskarte... 8 Kapitel III Einsatzmöglichkeiten 9 1 Komplette... Nutzung 9 2 Zugriff auf... einzelne Dienste 9 3 Aufwandsabschätzung Komplette... Nutzung 10 Einzelne Dienste... 10

3 1 Das Redaktionssystem kkcms 1.1 Was ist ein Redaktionssystem? Das Redaktionssystem kkcms 2 Ein Redaktionssystem oder Content Management System (kurz: CMS) dient zur Verwaltung von Internetauftritten. Dabei liegt der Schwerpunkt auf der einfachen Bedienung, die es auch unerfahrenen Benutzern ohne Programmierkenntnisse ermöglicht, Internetseiten zu erstellen und vorhandene Seiten zu bearbeiten. Im Gegensatz zur statischen Homepage lassen sich mit einem Redaktionssystem hochgradig dynamische Internetauftritte realisieren, die aktuelle Informationen bereitstellen und sehr schnell um Inhalte erweitert werden können. Um den äußeren Rahmen der Homepage, das sog. Layout, muss sich der Redakteur keine Gedanken machen, da dies zum Aufgabenbereich des Redaktionssystems/CMS gehört. Der Redakteur kümmert sich um die Inhalte seiner Webseiten und liefert damit den "Content". Das CMS erstellt den Internetauftritt selbstständig aus dem Content und dem hinterlegten Layout. Dadurch erscheint die Homepage nach außen hin wie aus einem Guss. Das einheitliche Erscheinungsbild vereinigt unterschiedliche Webseiten und Redakteurstile und sorgt so für ein professionelles Auftreten. Grundsätzlich kann man zwischen zwei Arten von Redaktionssystemen unterscheiden: Systeme, die offline arbeiten und Online-Systeme. Offline-Systeme müssen auf jedem Computer installiert werden, an dem ein Redakteur sitzt. Nach jeder Änderung werden die betroffenen Webseiten vom CMS neu erstellt und zum Webserver hochgeladen. Mehrbenutzerfähigkeit erfordert zumeist ein lokales Netzwerk, in das alle Redakteure eingebunden sind. Die Alternative stellen Online-Systeme dar. Hier befinden sich alle Inhalte stets auf dem Webserver. Redakteure sind nicht an einen bestimmten Computer gebunden und können das Redaktionssystem über jeden Internetzugang nutzen. Online-Systeme sind dadurch sehr flexibel und von Haus aus mehrbenutzerfähig.

4 1.2 Rahmendaten kkcms Das Redaktionssystem kkcms 3 Das kkcms ist ein Online-Redaktionssystem, das auf dem Webserver des Landratsamts Schweinfurt installiert ist. Es ist in der Lage, beliebig viele unabhängige Internetauftritte zu verwalten und wird z.z. von ca. 60 Redakteuren genutzt. Für die Benutzung muss keine separate Software installiert werden - lediglich der Internet Explorer (ab Version 5.0) ist zur Bedienung des Systems erforderlich. Neben den generellen Merkmalen eines Redaktionssystems wurde das kkcms speziell für Anforderungen des Landratsamtes und der Gemeinden im Landkreis Schweinfurt erweitert und bietet somit zahlreiche Vorteile: Das CMS ist einfach zu bedienen und kann auch von unerfahrenen Anwendern benutzt werden. Webseiten lassen sich im integrierten WYSIWYG-Editor (What you see is what you get) bearbeiten und formatieren mit dem gewohnten Komfort einer Textverarbeitung (wie z.b. Microsoft Word). Die einfache Handhabung ermöglicht es, redaktionelle Arbeit an die jeweiligen Sachgebiete zu verteilen, die mit der Materie am besten vertraut sind. Dadurch kann die Zuständigkeit auf viele Redakteure verteilt werden, die ohne Umwege Informationen zu ihrem Sachgebiet veröffentlichen können. Die Nutzung eines einheitlichen Systems bringt zudem Synergieeffekte mit sich, da Informationen nur noch an einer Stelle hinterlegt werden und sich an verschiedenen Stellen einsetzen lassen (z.b. Veranstaltungskalender, Radwege im Landkreis). Dies erspart Arbeit und stellt eine Bereicherung für alle dar. Tourismus Sehenswürdigkeiten Gastgewerbe (Hotels, Gaststätten, Ferienwohnungen usw.) Radwege Freizeitaktivitäten automatische Grundfunktionen Volltextsuche moderiertes Gästebuch Druckansicht EDV-Abteilung KomXpress Synchronisierung VMB Pressemitteilungen Technik Unterstützung Abfallwirtschaft Tonnenabfuhrtermine Erinnerung an Abfuhrtermine Landkreis Redaktionssystem kkcms Eingabe der Daten Von jedem Ort via Browser Online KomXpress- Client Weitere Bereiche Ferienspass- Aktionen Denkmaldatenbank Stellenangebote Landkreis-Flash- Karte Gemeinden News Veranstaltungen Gemeindeinfos Vereine Firmen Als Zusatzeffekt lässt sich der Bekanntheitsgrad der eigenen Homepage steigern, indem Informationen auf weiteren Auftritten des Landkreises veröffentlicht werden (z.b. News auf dem Landkreis Portal). Über die landkreisweite Suchfunktion werden alle Webseiten auch über das Landkreis Portal gefunden und direkt zu den Internetauftritten verlinkt. Schon jetzt enthält das CMS eine Vielzahl von Tabellen und Zusatzleistungen wie z.b. Gästebücher oder Mailinglisten. Weitere Dienste kommen fortlaufend hinzu, was durch das flexible Konzept des Redaktionssystems begünstigt wird. Diese neuen Module können von allen Internetauftritten genutzt werden. Die zentrale Installation des kkcms im Landratsamt Schweinfurt bedeutet auch: keine Lizenzkosten für CMS und freies Hosting der Internetauftritte.

5 1.3 Referenzen Das Redaktionssystem kkcms 4 Obwohl das zentrale Landkreis-Redaktionssystem erst seit April 2003 im Einsatz ist, werden bereits die folgenden Auftritte darüber gesteuert: Das Landkreis Portal ( Der Internetauftritt des Tourismus ( Die Abfallwirtschaft ( Die Gleichstellungsstelle ( Die Stadt Gerolzhofen ( Die Marktgemeinde Oberschwarzach ( Die Geomed Klinik Gerolzhofen ( Weitere Auftritte befindet sich derzeit im Aufbau und werden in den nächsten Wochen umgestellt: Das Schulamt ( Die Kommunale Jugendarbeit ( Das Gesundheitsamt Die Gemeinde Michelau ( Die Gemeinde Kolitzheim ( Bei Firmen-Internetpräsentationen ist das Redaktionssystem kkcms seit mehreren Jahren erfolgreich im Einsatz. 1.4 Dokumentation Eine vollständige Dokumentation des Redaktionssystems steht im Internet unter der folgenden Adresse zur Verfügung:

6 2 Kurzübersicht 2.1 Webseiten Kurzübersicht 5 Ein Internetauftritt besteht im Grunde genommen aus einer Ansammlung von Webseiten. Wie erwähnt, ist es die Aufgabe des CMS, diese Webseiten in einen einheitlichen Rahmen einzubetten und dem Besucher über diverse Navigationselemente zugänglich zu machen. Der Redakteur liefert die einzelnen Seiteninhalte und legt auch die Anordnung der Seiten auf der Homepage fest. Dabei unterstützt ihn das Redaktionssystem durch vorgefertigte Arbeitsabläufe. Die Gestaltung der Webseiten erfolgt komfortabel im WYSIWYG-Editor, wie in der nachstehenden Abbildung zu sehen. Der Redakteur sieht den Seiteninhalt in der fertigen Formatierung. Er kann Schriftarten auswählen, Fettdruck, farbigen Text, etc. festlegen und Tabellen oder Bilder einfügen. Unmittelbar nach dem Speichern lässt sich die Seite bereits online abrufen. Der Redakteur kann nun noch mit wenigen Mausklicks die Position der Webseite im dynamische Homepage-Menü festlegen. Vollkommen automatisch wird die Sitemap des Internetauftritts erstellt, die dem Besucher eine übersichtliche, hierarchische Darstellung der Homepage bietet. Ebenso automatisch funktioniert die integrierte Volltextsuche, die es Besuchern ermöglicht, gezielt nach Informationen zu suchen, und alle Webseiten auflistet, die Treffer enthalten. Ein wichtiger Bestandteil jeder ansprechenden Webseite sind Bilder. Diese lassen sich im WYSIWYG-Editor an beliebiger Stelle einfügen. Der Upload erfolgt direkt über das kkcms und kann somit von jedem Redakteur vorgenommen werden. Unerfahrene Anwender haben häufig Probleme im Umgang mit Bilddateien, da sie die benötigten Bildgrößen schlecht abschätzen können. Hier leistet das kkcms Hilfestellung, indem es zusätzliche Kopien von Bildern in vordefinierten Auslösungen erstellt. Der Anwender kann beim Einfügen eines Bildes zwischen diesen Auslösungen wählen (siehe Abbildung).

7 Kurzübersicht 6 Neben diesen grundlegenden Eigenschaften wartet das kkcms mit einer Reihe weiterer Funktionen auf: Mitunter möchte man auf einer Webseite Dateien zum Download anbieten (z.b. Formulare oder Artikel). Im Redaktionssystem lässt sich dies auf einfache Weise bewerkstelligen. Zu jeder Webseite können beliebig viele Anhänge bzw. Downloads erstellt werden. Der Upload der Dateien geschieht direkt im kkcms und die Ausgabe erfolgt zusammen mit der Webseite. Ein beliebtes Merkmal einer Homepage stellt ein Gästebuch dar. Hierfür bietet das kkcms ein vorgefertigtes Modul, das mit wenigen Handgriffen einsatzbereit ist und modernen Ansprüchen genügt. So erfüllt es geltende Anforderungen an den Datenschutz und verhindert durch die moderierte Funktionsweise unkontrollierte und unpassende Veröffentlichungen. Um kurzfristig auf bedeutende Veranstaltungen oder Ereignisse hinzuweisen, werden im Internet gerne Popup-Fenster verwendet, die - sparsam eingesetzt - durchaus sinnvolle und hilfreiche Dienste leisten können. Das kkcms bietet hierfür ebenfalls eine vorgefertigte Lösung, mit der sich Popup-Fenster einfach und schnell erstellen lassen. Weitere Module stehen für Spezialeinsätze zur Verfügung und können auf Anfrage und bei Bedarf auch individuell erstellt werden. Beispielsweise existiert für das Landkreis Portal ein universell einsetzbarer Shop und die Abfallwirtschaft verfügt über ein Online-Quiz sowie individuelle Datenbanken. 2.2 Datenbanken Neben Webseiten, die in der Regel allgemeine Informationen beinhalten und sehr unterschiedliche Inhalte haben können, bietet das kkcms Zugriff auf eine Reihe von Datenbanken, die strukturierte Informationen speichern. Die Eingabe in diese Datenbanken erfolgt über optimierte Eingabeformulare, wodurch sich Daten wie z.b. Veranstaltungen routiniert und unkompliziert erfassen lassen. Ein Auflistung der vorhandenen Datenbanken bietet die nachstehende Tabelle.

8 Kurzübersicht 7 Gemeinden News Amtsblatt Veranstaltungen Notfalldienste Gewerbe Jobs Freizeit Gastgewerbe Winzer Vereine Radwege Rezepte & Redewendungen Alle Gemeinden und Gemeindeteile mit Verwaltungsanschrift und Touristikinformationen Aktuelle Nachrichten zugeordnet zu einem oder mehreren Internetauftritten Veröffentlichungen von Amtsblättern auf einem oder mehreren Internetauftritten mit Download-Möglichkeit Landkreisweiter Veranstaltungskalender mit Foto-Upload und Katalogisierung Die Einteilung der Notfalldienste Die Gewerbebetriebe in den Gemeinden Job-Datenbank für Behörden, Gemeinden und Einrichtungen Freizeitaktiviktäten im Landkreis Alle Hotels, Gaststätten, Ferienwohnungen und Campingplätze mit optionaler Verlinkung und Buchungsanfrage Alle Winzer mit Informationen zu Weinlagen und -sorten Die Vereine in den Gemeinden Radwanderwege im Landkreis Einheimische Rezepte und Redewendungen Die Datenbanken sind direkt in das kkcms integriert und werden von Redakteuren aus unterschiedlichen Bereichen genutzt und gepflegt. Neben den jeweiligen Sachgebieten im Landratsamt haben die Gemeinden Zugriff auf Datensätze in ihrem Gemeindegebiet. Zur Darstellung auf der Homepage stehen vorgefertigte Module zur Verfügung, die die Informationen grafisch ansprechend einbinden und dem Besucher Hilfsmittel zum schnellen Auffinden in Form von Such- und Sortierungsfeldern bereitstellen. Die Ausgabemodule können zudem individuell über zahlreiche Parameter konfiguriert werden, um auch mit neuen Layouts zu harmonieren. Das folgende Beispiel zeigt den Veranstaltungskalender der Gemeinde Gerolzhofen im Oktober 2003.

9 2.3 Weitere Merkmale komxpress Kurzübersicht 8 Zur landkreisweiten und -übergreifenden Erfassung von Daten wurde das Landkreisbehördennetz (LKBN) eingeführt. Diese Datenbank ist vollständig im Redaktionssystem verfügbar. Auch Gemeinden, die noch nicht an das LKBN angeschlossen wurden, können über den komxpress- Client im kkcms auf die Datenbank zugreifen und Einträge erstellen und bearbeiten. Der Zugriff über das LKBN ist natürlich auch weiterhin möglich und kann auch parallel genutzt werden. Die komxpress-datenbank beinhaltet u.a. folgende Informationen: Behördenwegweiser in den Gemeinden durch Hinterlegung des Geschäftsverteilungsplans Gewerbebetriebe in den Gemeinden Vereine in den Gemeinden Schulen in den Gemeinden Sonstige öffentliche Einrichtungen Landkreiskarte Zur Veranschaulichung von vorwiegend statistischen Daten zum Landkreis Schweinfurt und den Gemeinden wurde eine Landkreiskarte in Macromedia Flash erstellt. Diese Karte ist hochgradig dynamisch und kann zur Veranschaulichung beliebiger Informationen genutzt werden. Die Bedienung erfolgt direkt im Redaktionssystem. Darin lassen sich bestehende Karten bearbeiten und auf einfache Weise neue Karten erstellen. Der Benutzer muss nur die Daten vorgeben (Legendenbeschriftung, Zahlenwerk) und die Landkreiskarte wird nach diesen Vorgaben augenblicklich erstellt. Fertige Karten können direkt in Webseiten eingebunden werden. Die nachfolgenden zwei Abbildungen demonstrieren mögliche Einsatzgebiete der Landkreiskarte. Eine Übersicht bestehender Projekte findet sich online unter

10 3 Einsatzmöglichkeiten Einsatzmöglichkeiten 9 Das Redaktionssystem ist auf dem Webserver des Landratsamts Schweinfurt installiert und kann von allen Gemeinden genutzt werden. Dabei bieten sich grundsätzlich 2 Varianten an. 3.1 Komplette Nutzung Dies erfordert einen Wechsel der bestehenden Homepage zum Landratsamt. Der alte Internetauftritt bleibt solange erhalten, bis die neue Homepage mit Inhalten gefüllt ist. Anschließend steht das vollständige Leistungsspektrum des Redaktionssystems zur Verfügung. Vorteile: Integriertes System: die Inhalte der Homepage werden komplett indiziert und landkreisweit gefunden. Die Eingabe und Pflege erfolgt einheitlich über ein System, das von den Webseiten über die Datenbanken bis zum LKBN alle Bereiche abdeckt. Internetauftritte ohne CMS profitieren von den Möglichkeiten des Redaktionssystems. Die maßgeschneiderte Lösung deckt alle Problemstellungen ab und erfordert nur noch einen Ansprechpartner. Nachteil: Alle statischen Webseiten müssen in das Redaktionssystem zunächst eingegeben werden. Um einen Internetauftritt in das Redaktionssystem aufzunehmen, muss das Layout festgelegt werden. Dies kann auch als Anstoß genutzt werden, um der Homepage einen "neuen Anstrich" zu verleihen. 3.2 Zugriff auf einzelne Dienste Wer den Aufwand einer kompletten Umstellung scheut, kann dennoch einen Teil des Redaktionssystems nutzen. Dies betrifft die Datenbanken im kkcms. Die Eingabe erfolgt dabei ebenfalls über das Redaktionssystem. Um die Inhalte in die bestehende Homepage einzubinden, müssen Links auf die neuen Dienste gesetzt werden. Eleganter lässt sich dies über Frames oder IFrames lösen, wodurch sich die Webseiten in das bestehende Layout integrieren lassen. Vorteile: Keine Umstellung der bestehenden Homepage nötig Zugriff auf die landkreisweiten Datenbanken Nachteile: Die Webseiten können nicht indiziert werden und bleiben bei der Landkreis-Suche außen vor. Für die Eingabe sind mehrere Systeme und Ansprechpartner erforderlich. Die Inhalte der Homepage sind auf 2 Webserver verteilt.

11 Einsatzmöglichkeiten Aufwandsabschätzung Komplette Nutzung Position Lizenzkosten Kosten 0,00 durch Nutzung der Landkreis-Lizenz Layout Ersteinrichtung / Integration des Layouts in das kkcms Eingabe von Webseiten / Datenbankausgaben Koordination Schulung 0,00 falls das fertige Layout geliefert wird (z.b. vorhandenes Layout, Fremdfirma) 464,00 pro neuem Layoutentwurf durch unsere Grafiker 232,00 nur Einbindung Layout 580,00 Einbindung Layout und Anpassung der Datenbanken an das Layout 0,00 bei Selbsteingabe über das Redaktionssystem 92,80 pro Stunde bei Eingabe durch unsere Mitarbeiter 348,80 für bis zu 8 Treffen zur Koordination der Homepageerstellung 0,00 bei Eigenstudium (selbsterklärendes System, Handbuch ist vorhanden)? bei Schulung durch Landratsamtmitarbeiter 92,80 pro Stunde bei Schulung durch unsere Mitarbeiter (Teilnehmerzahl beliebig) Alle Preise enthalten die gesetzliche Mehrwertsteuer in Höhe von 16% Einzelne Dienste Position Lizenzkosten Layout Kosten 0,00 durch Nutzung der Landkreis-Lizenz 0,00 nur Hintergrundfarbe bzw. -muster erforderlich Ersteinrichtung / Integration des Layouts in das kkcms Eingabe von Webseiten / Datenbankausgaben Koordination Schulung 69,60 nur Einbindung Layout 417,60 Einbindung Layout und Anpassung der Datenbanken an das Layout 0,00 bei Selbsteingabe über das Redaktionssystem 92,80 pro Stunde bei Eingabe durch unsere Mitarbeiter 0,00 falls nicht erforderlich 92,80 pro Stunde für Treffen zur Koordination 0,00 bei Eigenstudium (selbsterklärendes System, Handbuch ist vorhanden)? bei Schulung durch Landratsamtmitarbeiter 92,80 pro Stunde bei Schulung durch unsere Mitarbeiter (Teilnehmerzahl beliebig) Alle Preise enthalten die gesetzliche Mehrwertsteuer in Höhe von 16%