Leitfaden zur Installation von HPMFP4David

Transkript

1 Leitfaden zur Installation von HPMFP4David L L & L Softwareentwicklung Weiss & Holdschlag GbR Stuttgarter Str. 41 phone fax @lundl-it.de web 1

2 Inhaltsverzeichnis: Inhalt 1. Produktbeschreibung Download der Software Durchführung der Downloads Installation Einrichtung Einstellungen in der Digital Sending Software Einstellungen für die Verarbeitung von PDF- Dateien Inhalt einer Steuerdatei Einstellungen für die Verarbeitung von Fax Einstellungen des MFP Gerätes Konfiguration der MFP4David - Software Einstellungen Dokument Einstellungen Fax Protokoll Lizenz

3 1. Produktbeschreibung HPMFP4David HPMFP4David ist ein in Zusammenarbeit von L&L Softwareentwicklung und Weiss Datentechnik entwickeltes Programm, speziell zur Integration von MPF Geräten der Firma HP mit der Software David von Tobit Software. Die Software greift sich die eingescannten Dokumente auf Verzeichnisebene und legt es in der David Archivestruktur ab incl. Betreff und Absender. 3

4 2. Download der Software Die Downloads liegen alle auf dem Webserver der Firma L&L Softwareentwicklung Weiss & Holdschlag GbR. Da auch wir keine 100%ige Ausfallsicherheit der Webserver gewährleisten können möchten wir Sie bitten, bei nicht verfügbaren Downloads, die benötigten Dateien direkt bei uns per an anzufordern. 2.1 Durchführung der Downloads Gehen Sie per Webbrowser (z.b. Internet Explorer) auf die Webseite Dort finden Sie unter der Rubrik Downloads die benötigten Dateien. 4

5 3. Installation Wechseln Sie in das Verzeichnis MFP4David und starten Sie die Setup.exe. Die Setup Routine, die Sie durch den weiteren Installationsvorgang leitet, wird gestartet. 5

6 Bitte lesen Sie die Lizenz-Vereinbarung und bestätigen Sie Ihr Einverständnis mit Ich stimme zu. Definieren Sie das Installationsziel und die Benutzer. 6

7 Bitte fortsetzen, um die Installation zu starten. Nun erfolgt die eigentliche Installation von HP MFP4David. 7

8 Die Installation ist erfolgreich verlaufen und kann beendet werden. 8

9 4. Einrichtung 4.1 Einstellungen in der Digital Sending Software Für die Funktion von MFP4David, müssen Grundeinstellungen in der Digital Sending Software vorgenommen werden. Diese werden in den Punkten und beschrieben Einstellungen für die Verarbeitung von PDF- Dateien Ausgegangen wird von einer bereits konfigurierten Installation von der DSS. Im Screenshot ist die Gruppe Arbeitsberichte markiert. Von dieser Gruppe werden nun die Eigenschaften aufgerufen, um die benötigten Einstellungen vorzunehmen, die für die Zusammenarbeit mit der MFP4David- Software benötigt werden. 9

10 Im Workflowformular ist unbedingt zu beachten, dass das Häkchen bei Meta-Datei erstellen gesetzt ist. Diese Metadatei wird von HPMFP4David für die Verarbeitung der Dateien benötigt; sie enthält Informationen, zur Weiterverarbeitung. Zu beachten ist, dass für die Bearbeitung von PDF- Dateien das Dateiformat HPS ausgewählt ist Inhalt einer Steuerdatei Der Inhalt einer Steuerdatei kann eingesehen werden, indem die Endung der Steuerdatei zu einer TXT- Datei abgeändert wird. Sie beinhaltet z. B. Informationen wie Version, Druckername, Sende Adresse und Pfade. 10

11 4.1.3 Einstellungen für die Verarbeitung von Fax Für die Verarbeitung von Fax- Dateien werden unter dem Menüreiter Fax folgende Einstellungen vorgenommen(der Ordnerpfad variiert natürlich je nach System): 11

12 4.2 Einstellungen des MFP Gerätes Für die Fax- Konfiguration muss bereits ein User auf dem MFP- Gerät angelegt sein. Ist noch kein Benutzer angelegt, muss dieser unter -> Einstellungen -> Authentifizierung per Benutzer-PIN angelegt werden. 12

13 4.3. Konfiguration der MFP4David- Software Einstellungen Dokument Für die Verwaltung der PDF- Dokumente muss ein MFP- Ausgabe- Verzeichnis hinterlegt werden. Aus diesem Verzeichnis werden die PDF- Dateien im David archiviert. Wenn nun mit einem HP-MFP-Gerät ein Dokument eingescannt wird, erscheint es mitsamt der Steuerdatei in diesem Verzeichnis. HPMFP4David überprüft dieses Verzeichnis alle 30 Sekunden nach neuen Dateien. 13

14 Beim ersten Scannen wird in Ihrem Archive automatisch ein Ordner mit dem Namen MFP4David angelegt, in dem die eingescannten PDFs gespeichert werden. Hinweis: Das MFP- Ausgabeverzeichnis muss leer sein, bevor HP MFP4David gestartet wird! 14

15 Einstellungen Fax Tragen Sie bei Tobit-Username Ihren Windows Benutzer (Tobit-Username) und bei HP-Username Ihren konfigurierten HP-User ein, damit die Zuweisung erfolgen kann. Nach der Einrichtung, wird der User in der Benutzerliste angezeigt. Wenn Sie die Einstellung Automatisches Senden (Aller User) abschalten benutzen, bleibt das Fax im Versand (Wartezustand) des Users stehen, bis dieser es frei gibt. 15

16 Protokoll Bei Protokoll wird angezeigt wann ein Dokument eingescannt oder per Fax verschickt wurde. 16

17 Lizenz Unter Lizenzen werden die Lizenzinformationen angezeigt, bzw. die Lizenz eingetragen. Hinweis: HPMFP4David ist nach der Installation 30 Tage als Demoversion im vollen Funktionsumfang nutzbar. 17