Scan to PC Desktop: Image Retriever 9

Transkript

1 Scan to PC Desktop: Image Retriever 9 Scan to PC Desktop enthält u. a. das Programm Image Retriever, mit dem Sie einen bestimmten Ordner auf einem Netzwerkdateiserver oder lokalen Laufwerk auf eingehende gescannte Bilder überprüfen und diese auf Ihren PaperPort- Desktop übertragen können. Mit der Anwendung können Sie außerdem Ihre -Posteingänge auf eingehende Anhänge überwachen und mithilfe des PaperPort PSP Servers und der Funktion Personalisierte MFP-Scan-Vorgänge Dateien von bestimmten Multifunktionsdruckern/-kopierern empfangen. Personalisierte MFP-Scanfunktionen sind nur in der Professionellen Ausgabe verfügbar. Personalisierte MFP-Scanfunktionen sind nicht in den russischen Programmversionen verfügbar. Nach der Installation der Softwarekomponenten aus der Familie Scan to PC Desktop, zu denen auch Image Retriever gehört, müssen Sie Ihren Computer neu starten. Daraufhin wird das Symbol für Image Retriever im Systembereich der Windows- Taskleiste angezeigt. Image Retriever- Symbol Status der personalisierten MFP-Scan-Vorgänge Status Ordnerüberwachung Status - Überwachung 1

2 Unten am Symbol befinden sich drei Leuchtindikatoren. Ihre Farbe zeigt den Status der -Überwachung, der Ordnerüberwachung und der personalisierten MFP-Scan- Vorgänge an: dunkelgrün - Überwachung, hellgrün - Verarbeitung, grau - nicht aktiv, rot - Fehler. Wenn Sie im Systembereich der Windows-Taskleiste mit der rechten Maustaste auf das Image Retriever-Symbol klicken, wird ein Kontextmenü mit folgenden Optionen eingeblendet: Jetzt überprüfen Standardwerte Standardwerte aktualisieren Einstellungen Protokoll anzeigen Info Schließen Befehl Einstellungen Bevor Sie mit Image Retriever arbeiten können, müssen Sie das Programm im Dialogfeld Einstellungen für Image Retriever konfigurieren. Nach der Installation wird das Programm bei jedem Systemstart automatisch gestartet und sein Symbol in der Windows-Taskleiste angezeigt. Um Image Retriever zu konfigurieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Image Retriever-Symbol. Klicken Sie im darauf angezeigten Menü auf Einstellungen. Das Dialogfeld Einstellungen für Image Retriever wird eingeblendet. 2 SCAN TO PC DESKTOP: IMAGE RETRIEVER 9

3 -Überwachung Diese Funktion von Image Retriever überwacht die Posteingänge von Microsoft Outlook oder Lotus Notes. Dabei werden neue Nachrichten auf Anhänge überprüft, die mit einem Xerox-System erstellte PDF-, TIFF- oder XPS-Dateien enthalten. Wenn Ihr Posteingang nicht überwacht werden soll, deaktivieren Sie diese Funktion. Anhand der folgenden Einstellungen können Sie die E- Mail-Überwachung von Image Retriever konfigurieren. 3

4 Posteingang auf gescannte Dateien überprüfen Wählen Sie diese Option, um die -Überwachung zu aktivieren. Schaltfläche Optionen Klicken Sie auf Optionen, um die aktuellen Einstellungen für die -Überwachung zu ändern. Wenn auf Ihrem System sowohl Microsoft Outlook als auch Lotus Notes installiert ist, wird ein Dialogfeld eingeblendet, in dem Sie einen Mail-Client auswählen können. Klicken Sie auf OK, um Ihre Auswahl zu bestätigen, oder auf Abbrechen, um das Dialogfeld zu schließen. Wenn Sie Microsoft Outlook wählen, wird das Dialogfeld Profil auswählen eingeblendet. Legen Sie hier das Microsoft Outlook- Profil fest, dessen Posteingang von Image Retriever überwacht werden soll. Wählen Sie Ihren Microsoft Outlook-Profilnamen und klicken Sie auf OK. 4 SCAN TO PC DESKTOP: IMAGE RETRIEVER 9

5 Im Dialogfeld Einstellungen für Image Retriever wird im entsprechenden Feld Ihr Microsoft Outlook-Profilname angezeigt. Microsoft Outlook-Anwender können die -Überwachung bzw. ein Microsoft Outlook-Profil nur auswählen, wenn die Komponente Collaboration Data Objects installiert und für Microsoft Outlook aktiviert ist. Andernfalls gibt Image Retriever eine Fehlermeldung aus. So installieren Sie Collaboration Data Objects mit Microsoft Outlook 2000, 2002 oder 2003: Wählen Sie die benutzerdefinierte Installation. Wählen Sie dann die Installationsoptionen für jede Anwendung im Detail. Wählen und aktivieren Sie anschließend die Installation von Collaboration Data Objects. Benutzer von Microsoft Outlook 98 sollten die Komplettinstallation wählen. Microsoft Outlook 2007-Anwender sollten die Komponente Collaboration Data Objects im Microsoft Download Center herunterladen und installieren. Weitere Informationen zu Collaboration Data Objects finden Sie in der Microsoft Outlook-Dokumentation. Wenn Sie Lotus Notes als zu überwachenden -Client wählen, müssen Sie ein Passwort angeben. Wenn Sie das Kontrollkästchen Passwort speichern nicht markieren, müssen Sie das Passwort bei jedem Start von Image Retriever erneut eingeben. Wenn Sie das Kontrollkästchen markieren, wird Ihr Passwort verschlüsselt und gespeichert. Sie brauchen es nicht mehr erneut einzugeben. Beachten Sie bitte, dass die -Überwachung nicht funktioniert, wenn Lotus Notes installiert, jedoch nicht richtig konfiguriert oder nicht ordnungsgemäß für Benutzer eingerichtet ist. Image Retriever zeigt dann eine Fehlermeldung an (während der Konfigurierung des Programms) oder die linke LED im Programmsymbol leuchtet rot (während der Überwachung). 5

6 -Überwachung Unterstützte Xerox-Systeme Image Retriever kann -Anhänge abfragen, die von den unten aufgeführten Xerox-Geräten stammen. Document Centre 490/480/470/460 ST Document Centre 440/432/425/420 ST Document Centre 426/430 Document Centre 555/545/535 WorkCentre Pro 55/45/35 WorkCentre M55/M45/M35 WorkCentre Pro 90/75/65 WorkCentre Pro 40 Color/32 Color WorkCentre Pro 165/175 WorkCentre M165/M175 WorkCentre Pro C2128/C2636/C3545 WorkCentre C2128/C2636/C3545 WorkCentre Pro 232/238/245/255/265/275 WorkCentre 232/238/245/255/265/275 WorkCentre 7132 WorkCentre 7655/7665/7675 WorkCentre 5030/5050 WorkCentre 7328/7335/7345 WorkCentre 4150 WorkCentre 7328/7335/7345/7346 WorkCentre 123/128/133 WorkCentre 5222/5225/5230 WorkCentre 7232/42 Phaser 3200 MFP Phaser 8560 MFP/X Phaser 6110 MFP WorkCentre 5632/5638/5645/5655/5665/5675/5687 Phaser 3300 MFP Phaser 3635 MFP Phaser 6180 MFP WorkCentre 4260 WorkCentre M20i Eine aktualisierte Liste finden Sie auf der Xerox-Webseite unter HINWEIS: Über die Scan-to- -Funktion erstellte JPEG-Anhänge werden von Image Retriever nicht überwacht. 6 SCAN TO PC DESKTOP: IMAGE RETRIEVER 9

7 Ordnerüberwachung Wählen Sie diese Option, um einen bestimmten Ordner auf einem Netzwerkdateiserver oder lokalen Laufwerk auf eingehende mit einem Xerox-System gescannte Bilder zu überprüfen. Dokumentspeicherordner überwachen Aktivieren Sie im Dialogfeld Einstellungen für Image Retriever diese Option, um einen Ordner Ihrer Wahl von Image Retriever überwachen zu lassen. Schaltfläche Durchsuchen Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um den Ordner zu suchen und auszuwählen, den Image Retriever überwachen soll. Wählen Sie den Netzwerkserver aus, der den zu überwachenden Ordner enthält. Wählen Sie dann den Ordner aus und klicken Sie auf OK. Image Retriever überprüft nun in regelmäßigen Abständen, ob in dem Ordner gescannte Bilder vom Xerox-System abgelegt wurden. 7

8 Dokumente übertragen an Hiermit können Sie festlegen, wo Image Retriever die gefundenen Dateien ablegen soll. Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie einen PaperPort-Ordner aus. Wenn dem Zielordner Ordnermerkmale (Thema, Autor und Schlüsselwörter) zugewiesen wurden, werden diese auf die mit Image Retriever abgerufenen Dateien übertragen. Der unter Dokumente übertragen an ausgewählte PaperPort-Ordner wird von der personalisierten MFP-Scan-Funktion nicht verwendet. Überprüfungsintervall In der Dropdown-Liste Überprüfungsintervall können Sie auswählen, wie oft der überwachte Ordner bzw. Posteingang überprüft werden soll. Dieses Intervall wird auch von der personalisierten MFP-Scan-Funktion zur Verarbeitung Ihrer an Netzwerkgeräten gescannten Dokumente verwendet. Die folgenden Zeitintervalle stehen zur Verfügung: 1, 2, 5, 10 oder 30 Sekunden 1, 2, 3, 5, 10, 30 oder 60 Minuten Zusätzlich zu den oben genannten Intervallen können Sie auch Keine Überprüfung wählen. In diesem Fall arbeitet Image Retriever normal weiter, jedoch ohne Ordner- bzw. Posteingangsüberwachung. Schaltfläche Standardwerte Um die Standard-Überwachungseinstellungen für Image Retriever wiederherzustellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Standardwerte. Hierdurch wird für die Überwachung das Standard-Überwachungsintervall (30 Sekunden) verwendet. HINWEIS: Wenn Sie bei der Installation Standardeinstellungen konfiguriert haben, können Sie mit Standardwerte diese Einstellungen wiederherstellen. Weitere Informationen finden Sie unter: Benutzerdefinierte Installation. 8 SCAN TO PC DESKTOP: IMAGE RETRIEVER 9

9 Schaltfläche Jetzt überprüfen Klicken Sie auf die Schaltfläche Jetzt überprüfen, um den von Ihnen festgelegten Ordner bzw. Posteingang sofort zu überprüfen. Image Retriever überprüft das Element, das Sie aktiviert haben. In beiden Fällen wechselt das entsprechende Image Retriever- Symbol in der Taskleiste in den Verarbeitungsstatus (hellgrün). Image Retriever überträgt neue Elemente aus dem überwachten Ordner oder Posteingang auf den PaperPort-Desktop und startet PaperPort, es sei denn, Sie haben im Dialogfeld Einstellungen für Image Retriever die Option PaperPort nicht starten gewählt. 9

10 Einstellungen für den Dokumentabruf Nach Einstellung des Image Retriever-Speicherordners und Überwachungsintervalls legen Sie fest, was beim Dokumentabruf geschehen soll. Unter Bei Dokumentabruf stehen drei Optionen zur Verfügung, die in der folgenden Tabelle beschrieben werden: Einstellung PaperPort in einem Fenster starten PaperPort minimiert starten PaperPort nicht starten Ergebnis Jedes Mal, wenn Image Retriever ein neues Dokument im überwachten Ordner und/oder Posteingang oder auf dem PSP- Server entdeckt, wird das Dokument in PaperPort abgelegt und PaperPort auf Ihrem Windows-Desktop gestartet. Anschließend wird das gescannte Originaldokument aus dem überwachten Ordner bzw. vom PSP-Server gelöscht. Wird ein PDF-, TIFF- oder XPS- - Anhang auf den PaperPort-Desktop übertragen, bleibt die Originalnachricht im Posteingang bestehen, erhält aber den Status Gelesen. Wie oben beschrieben, mit dem Unterschied, dass PaperPort nicht automatisch geöffnet wird. Wenn Sie das Programm später starten, werden alle gescannten Dokumente auf dem PaperPort-Desktop angezeigt. Die Dokumente werden in den Zielordner übertragen. Sie werden jedoch erst beim Starten von PaperPort auf dem Desktop platziert. Wenn Image Retriever einen Ordner oder den Posteingang überwacht, wird der Zielordner unter Dokumente übertragen an angelegt. Wenn der PSP- Server überwacht wird, wird der Zielordner auf dem Gerätefenster erstellt. 10 SCAN TO PC DESKTOP: IMAGE RETRIEVER 9

11 Personalisierter MFP-Scan-Vorgang Diese Funktion ist nur in der Professionellen Ausgabe verfügbar. Mit personalisierten MFP-Scan-Vorgängen können Sie unterstützte Multifunktionsdrucker/-kopierer individuell mit Ihren Scaneinstellungen und Zielordnern konfigurieren. Image Retriever zeigt die auf Ihrem lokalen Computer vorhandenen PaperPort-Ordner und Scan-Profile sowie die OmniPage- Arbeitsprozesse zur Dokumentkonvertierung an. Sie können diese Einstellungen über den PaperPort PSP-Server an die Steuerung des Multifunktionsdruckers/-kopierers übertragen. Wenn Sie sich beim Multifunktionsgerät anmelden, wird automatisch Ihr persönliches Gerätefenster geladen, in dem Ihre Zielordner und Scaneinstellungen bereits konfiguriert sind. Um den PaperPort PSP-Server nutzen zu können, muss auf Ihrem lokalen Computer Image Retriever installiert sein. Außerdem benötigen Sie eine besondere Bediensoftware für den Multifunktionsdrucker. Auf einigen Xerox-Geräten wird diese Funktion als Xerox Extensible Interface Platform (EIP) (Erweiterte Entwicklungssoftware für Xerox-Multifunktionssysteme) bezeichnet. Die Xerox Extensible Interface Platform (EIP) und personalisierte MFP-Scan-Vorgänge mit PaperPort PSP werden von folgenden Geräten unterstützt: WorkCentre 56xx WorkCentre 76xx WorkCentre Pro 2xx WorkCentre 73xx WorkCentre 52xx WorkCentre 72xx WorkCentre 74xx Eine aktualisierte Liste finden Sie auf der Xerox-Webseite unter Für pers. MFP-Scan-Vorgänge folgenden Server verwenden Aktivieren Sie diese Option, um personalisierte MFP-Scan- Vorgänge zu aktivieren. 11

12 Schaltfläche Server Klicken Sie auf die Schaltfläche Server, um einen anderen PaperPort PSP-Server für personalisierte MFP-Scan-Vorgänge auszuwählen. Informationen zu den verfügbaren Servern erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator. Schaltfläche Assistent für personalisierte MFP-Scan- Vorgänge Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den Assistenten für personalisierte MFP-Scan-Vorgänge aufzurufen. Damit können Sie Daten von Ihrem Computer an das Multifunktionsgerät übertragen, z. B. PaperPort-Scan-Profile, PaperPort-Ordner und OmniPage-Arbeitsprozesse. Auf der linken Seite des Assistenten sehen Sie die auf Ihrem Computer vorhandenen PaperPort-Ordner, PaperPort-Scan- Profile und OmniPage-Arbeitsprozesse. 12 SCAN TO PC DESKTOP: IMAGE RETRIEVER 9

13 Auf der rechten Seite werden die markierten Elemente angezeigt, die im Gerätefenster des Multifunktionsgeräts angezeigt werden sollen. Wenn Sie links Änderungen vornehmen, z. B. andere Ordner, Profile oder Arbeitsprozesse auswählen, ändert sich automatisch auch die Anzeige auf der rechten Seite. Neu markierte Elemente werden an das Ende der Tabelle angehängt. Mit den Schaltflächen Nach oben und Nach unten können Sie sie innerhalb der Liste verschieben. Der Platz im Gerätefenster ist begrenzt. Lange Ordner-, Profiloder Arbeitsprozessnamen können daher abgeschnitten werden. Mit der Schaltfläche Umbenennen können Sie ihnen einen kürzeren Namen geben. Vordefinierte Elemente (Aktueller Desktop oder Ohne) können nicht gelöscht oder umbenannt werden. Mit der Dropdown-Liste Gerätefenster unten im Dialogfeld können Sie die Anzeige der Tabelle auf dem Bildschirm an die Anzeige auf dem Gerätefenster anpassen. Wenn Sie Elemente aus der Tabelle auswählen, werden auch die entsprechenden Zielordner, Profile oder Arbeitsprozesse auf der linken Seite ausgewählt. Wenn Sie links einen anderen Ordner, ein anderes Profil oder einen anderen Arbeitsprozess auswählen, wird auch in der Tabelle das entsprechende Element ausgewählt (sofern es markiert ist). Wenn Sie links mehr Elemente auswählen (Ordner, Scan-Profile oder Arbeitsprozesse), als in das Gerätefenster passen, wird in der Tabelle Mehr... angezeigt. Diese Option wird der Liste auf dem Gerätefenster hinzugefügt. Sie können dann am Gerätefenster die Option Mehr... auswählen, um Zugriff auf die Elemente zu erhalten, die auf Ihrem Bildschirm unter Mehr hellgrau angezeigt werden. 13

14 1. Zu viele Elemente ausgewählt, nicht alle passen in das Gerätefenster. 2. Auf dem Bildschirm und auf dem Gerätefenster wird Mehr angezeigt. Das letzte Listenelement in der Tabelle lautet immer Andere Ordner / Arbeitsprozesse / Profile (vom Administrator definiert). Damit wird darauf hingewiesen, dass ggf. zusätzliche Zielordner, Arbeitsprozesse und/oder Profile auf dem Gerätefenster verfügbar sind, vorausgesetzt, sie wurden vom Systemadministrator für Sie eingerichtet. OmniPage-Arbeitsprozesse 3. Wählen Sie am Gerätefenster Mehr... aus, um Zugriff auf die Elemente zu erhalten, die auf dem Bildschirm hellgrau angezeigt werden. (Beispiele: Recht, Marketing) Mit OmniPage-Arbeitsprozessen können Sie mehrere Dokumentkonvertierungsoptionen in einer einzelnen Einstellung zusammenfassen, die im Gerätefenster durch einen Tastendruck ausgeführt werden kann. Zu den Konvertierungsoptionen zählen Dateiformatoptionen, Konvertierungsmethoden und zusätzliche Zieleinstellungen für das Dokument. Die in OmniPage- Arbeitsprozessen verfügbaren Scanner-Einstellungen werden von PaperPort PSP nicht verwendet. Um auswählbare Scanner- 14 SCAN TO PC DESKTOP: IMAGE RETRIEVER 9

15 Einstellungen nutzen zu können, müssen Sie PaperPort-Scan- Profile erstellen oder ändern. Informationen über das Erstellen und Ändern von Arbeitsprozessen entnehmen Sie bitte der OmniPage-Dokumentation. Scan-Profile Mit PaperPort-Scan-Profilen können Sie mehrere Scan- und Bildbearbeitungsoptionen in einer einzelnen Einstellung zusammenfassen, die im Gerätefenster durch einen Tastendruck ausgeführt werden kann. Scan-Profile ersetzen die Standard- Scannereinstellungen, wie Auflösung, Papierformat, Farbtiefe und andere konfigurierbare gerätespezifische Optionen. Bildkorrekturen, die in PaperPort mit den SET-Werkzeugen erfolgen, werden nach der Übertragung des Bilds vom Gerät auf den PaperPort-Desktop angewandt. Um dem Gerät ein neues Scan-Profil hinzuzufügen oder um ein Profil zu aktualisieren, dass Sie zuvor in PaperPort geändert haben, klicken Sie nach der Änderung im Dialogfeld Einstellungen für Image Retriever auf die Schaltfläche Assistent für personalisierte MFP-Scan-Vorgänge. In PaperPort können Sie Profile erstellen oder ändern. Klicken Sie auf die Schaltfläche Scannen oder Foto abrufen in der Hauptwerkzeugleiste von PaperPort. Es wird ein Fenster mit Ihren Scan-Profilen angezeigt. 15

16 Weitere Informationen zu Scan-Profilen finden Sie in der PaperPort-Dokumentation. PaperPort PSP Virtual Scanner In PaperPort können Sie Scan-Profile für lokal angeschlossene Scanner erstellen, bearbeiten und löschen. Ist an Ihren Computer kein Scanner angeschlossen, können Sie dazu PaperPort PSP Virtual Scanner verwenden. Dieses Tool wird automatisch mit Image Retriever installiert. Virtual Scanner dient zur Verwaltung Ihrer Scan-Profile. Es ist nicht zum eigentlichen Scannen gedacht ein Stoppschild (mit einer kurzen Erklärung) weist Sie darauf hin, wenn Sie versuchen, aus Virtual Scanner zu scannen. Schaltfläche OK Klicken Sie im Dialogfeld Einstellungen für Image Retriever auf OK, um die Image Retriever-Einstellungen zu bestätigen. Befehl Jetzt überprüfen Diesen Befehl können Sie anstelle der entsprechenden Schaltfläche im Dialogfeld Einstellungen für Image Retriever verwenden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Schaltfläche Jetzt überprüfen. Befehl Standardwerte Diesen Befehl können Sie anstelle der entsprechenden Schaltfläche im Dialogfeld Einstellungen für Image Retriever verwenden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Schaltfläche Standardwerte. 16 SCAN TO PC DESKTOP: IMAGE RETRIEVER 9

17 Befehl "Standardwerte aktualisieren" Wenn Ihr Systemadministrator Standardwerte für Ordner, Arbeitsprozesse oder Profile für Sie definiert hat, werden diese erst im Gerätefenster angezeigt, wenn Sie Image Retriever neu starten oder die Werte mit diesem Befehl aktualisieren. Befehl Protokoll anzeigen Um Informationen über Programmereignisse anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Image Retriever-Symbol und wählen Sie den Befehl Protokoll anzeigen. Klicken Sie auf OK, um das Protokollfenster wieder zu schließen, oder auf Protokoll löschen, um die aktuelle Ereignisliste zu löschen. Befehl Info Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Image Retriever- Symbol und im eingeblendeten Menü auf den Befehl Info, um Versions- und Copyrightinformationen zu Image Retriever zu erhalten. Sie können auch im Dialogfeld Einstellungen für Image Retriever auf die Schaltfläche Info... klicken. Klicken Sie auf OK, um das Informationsfenster zu schließen. Befehl Schließen Um Image Retriever zu schließen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Image Retriever-Symbol. Klicken Sie im darauf angezeigten Menü auf Schließen. Das Programm zeigt folgende Meldung an: Durch Schließen von Image Retriever wird die automatische Ablage von Netzwerkscannerdokumenten in PaperPort deaktiviert. Möchten Sie Image Retriever jetzt schließen? Klicken Sie auf Ja, um das Programm zu schließen, oder auf Nein, um den Vorgang abzubrechen. 17

18 Image Retriever mit einem Remote-Gerät verwenden Bitte lesen Sie zunächst im Handbuch des Geräts nach oder fragen Sie Ihren Systemadministrator, wie benutzerdefinierte Dienste für das Gerät konfiguriert werden. In der Regel sind folgende Schritte auszuführen: 1. Gehen Sie zum Hauptbildschirm des Gerätefensters. 2. Gehen Sie zur Option für eigene Dienste (diese Option kann auch anders heißen Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem Gerätehandbuch), um eine Liste der verfügbaren Dienste aufzurufen. Ist die Authentifizierungsoption aktiviert, müssen Sie sich zunächst mit Ihrem Benutzernamen und Passwort anmelden. 3. Drücken Sie die Taste Scan to PC Desktop. Der von Image Retriever benötigte PaperPort PSP-Dienst wird gestartet. 4. Ist die Authentifizierungsoption nicht aktiviert (und Sie sich auch nicht in Schritt 2 oben anmelden mussten), müssen Sie jetzt Ihren Namen aus der Liste registrierter Benutzer auswählen und auf Login drücken. 5. Auf dem Hauptbildschirm des PaperPort PSP-Dienstes werden Ihre PaperPort-Ordner, OmniPage-Arbeitsprozesse und PaperPort-Scan-Profile angezeigt. 6. Wenn Ihr Systemadministrator Standardwerte für Ordner, Arbeitsprozesse und Profile definiert hat, werden diese Werte auch im Gerätefenster unter Ihren persönlichen Einstellungen angezeigt. 18 SCAN TO PC DESKTOP: IMAGE RETRIEVER 9

19 Weitere Informationen zum Festlegen von Einstellungen finden Sie in diesem Handbuch unter Schaltfläche Assistent für personalisierte MFP-Scan-Vorgänge. Drücken Sie die Taste Einstellungen..., um die Scan- Einstellungen einzublenden. In den einzelnen Fenstern können Sie sie prüfen und ggf. ändern. (Weitere Informationen finden Sie unten.) Ist kein PaperPort-Profil ausgewählt, werden folgende Standardwerte verwendet: Farbe: Schwarzweiß Auflösung: 300 DPI Bildqualität: Höher Typ des Originals: Foto und Text Scanmethode: Einseitig Dateiformat: PDF Die Einstellungen (auch die oben aufgeführten Standardeinstellungen) gelten jeweils, bis Sie sie wieder ändern und anschließend mit den neuen Einstellungen scannen. Wenn Sie nach einmaligem Scannen den Dienst aufrufen, einige Einstellungen ändern, den Dienst dann beenden (ohne zu scannen), werden die Änderungen an den Einstellungen verworfen. Einstellungen ändern Sie können die Scan-Einstellungen im Hauptbildschirm des Gerätefensters ändern, in dem Ihre PaperPort-Ordner, OmniPage-Arbeitsprozesse und PaperPort-Scan-Profile aufgeführt werden. 19

20 Drücken Sie die Taste Einstellungen..., um den folgenden Bildschirm einzublenden. Je nach Gerät können hier einige Optionen nicht verfügbar sein und grau angezeigt werden. (Verwenden Sie beispielsweise einen Schwarzweißscanner, kann die Farbmodus-Option nicht ausgewählt werden.) Wenn Sie ein PaperPort-Profil verwenden, können Sie außerdem bestimmte im Profil konfigurierte Werte hier nicht ändern (z. B. Dateiformat und Dateiname). Änderungen können nur direkt im betreffenden Profil vorgenommen werden. Starten Sie hierzu PaperPort auf Ihrem Computer, aktualisieren Sie das Profil und übertragen Sie es mithilfe des Assistenten auf das Gerät. Die Einstellungen folgender Kategorien können geändert werden: Farbmodus Auflösung 20 SCAN TO PC DESKTOP: IMAGE RETRIEVER 9

21 Typ des Originals Scanmethode Bildqualität Dateiformat und Dateiname. Scan-Profile können Einstellungen enthalten, die das verwendete Gerät nicht unterstützt. In diesem Fall wird auf dem Hauptbildschirm des Gerätefensters folgende Warnung angezeigt (über der Taste Einstellungen...): Bereit für Ihren Scan-Auftrag (mit gerätespezifischen Anpassungen). Folgende Szenarios sind möglich: Sie haben versucht, mit einem Schwarzweißgerät in Graustufen oder in Farbe zu scannen. > Als Farbmodus wird Schwarzweiß eingestellt und alle anderen Einstellungen bleiben unverändert. Sie haben versucht, mit einer Auflösung zu scannen, die das Gerät nicht unterstützt. > Es wird mit einer Auflösung gescannt, die dem eingegebenen Wert möglichst nahe kommt. 21

22 Weitere Informationen über Image Retriever Im Folgenden finden Sie weitere nützliche Informationen über Image Retriever. Benutzerspezifischer Überwachungsordner. Ein Ordner kann nur jeweils von einem Benutzer und einer Anwendung überwacht werden. Basis für diesen Sicherheitsmechanismus ist die Datei repwatch.xsw, die sich in dem überwachten Ordner befindet. Solange diese Datei vorhanden ist, wird der Ordnerzugriff durch andere Benutzer, sei es über andere Programme, über Image Retriever oder andere Image Retriever-Anwendungen, verhindert. Wenn Sie mit der Professionellen Ausgabe von Scan to PC Desktop arbeiten, müssen Sie sich zwischen Image Retriever und DesktopDelivery entscheiden (siehe unten). Bilder in der Professionellen Ausgabe von Scan to PC Desktop 10 abrufen. Sie haben zwei Möglichkeiten, in der Professionellen Ausgabe von Scan to PC Desktop Bilder auf den PaperPort-Desktop zu importieren: Als Alternative zu Image Retriever können Sie DesktopDelivery verwenden eine in PaperPort Professional 11 integrierte Anwendung zur Ordner- und Posteingangüberwachung. Einzelheiten finden Sie in der PaperPort-Dokumentation. Unterstützte Netzwerke. Image Retriever arbeitet mit den folgenden Netzwerken: Novell Netware 3.x, 4.x und 5.x Bindery und Netware 4.x, 5.x und 6.x NDS sowie Microsoft Windows 2000 und Windows 2003 Server. Unterstützte Betriebssysteme. Microsoft Windows 2000, XP und Vista (32/64 Bit). Unterstützte -Clients. Microsoft Outlook 98, 2000, 2002, 2003 und 2007; Lotus Notes 5.x, Lotus Notes 6.x und Lotus Notes 7.0. Unterstützte Bilddateiformate. Image Retriever unterstützt die folgenden Dateiformate: JPEG PDF TIFF XPS 22 SCAN TO PC DESKTOP: IMAGE RETRIEVER 9

23 Image Retriever kopiert diese Dateiformate auf den PaperPort- Desktop, ohne sie zu ändern oder zu konvertieren. Hinweise zur Verwendung von Image Retriever mit einem Xerox-Multifunktionsgerät Phaser 8560 Um das einwandfreie Funktionieren von Image Retriever zusammen mit dem Xerox-Gerät zu gewährleisten, führen Sie die folgenden Schritte aus: Installieren Sie zuerst den Xerox-Gerätetreiber. Starten Sie das Xerox-Scan-Dienstprogramm. Erstellen Sie mithilfe dieses Programms mindestens eine Benutzervorlage. Für jede erstellte Vorlage wird ein Ordner angelegt. Image Retriever kann einen dieser Ordner überwachen. Installieren Sie danach Image Retriever. Bestimmen Sie zum Schluss, welche Benutzervorlage verwendet bzw. welcher Ordner von Image Retriever überwacht werden soll. Image Retriever kann jeweils nur einen Ordner überwachen. Um den Ordner zu ändern, wählen Sie den Ordner einer anderen Benutzervorlage. 23

24 Benutzerdefinierte Installation Bei der Installation können Sie Standardwerte für Image Retriever festlegen. Installieren Sie dazu nur OmniPage und PaperPort mit dem Scan to PC Desktop-Installationsprogramm. Gehen Sie dann auf der CD zum Ordner IR90PRO und starten Sie mithilfe der Befehlszeile die Datei setup.exe mit den gewünschten Parametern. Es stehen folgende Konfigurationsoptionen und Parameter zur Verfügung: Sprache der Benutzeroberfläche: Mit dem Parameter /L geben Sie die Sprache für die Image Retriever-Benutzeroberfläche an. Wert Ergebnis 1033 Englisch (Standardeinstellung) 1031 Deutsch 1034 Spanisch 1036 Französisch 1040 Italienisch 1046 Portugiesisch (Bras.) 1047 Russisch Standardordner für die Überwachung: Geben Sie den Ordner an, der standardmäßig überwacht werden soll. Parameter: WATCHFOLDER=<Pfad_und_Ordnername> Hier können Sie einen beliebigen Ordner angeben, auf den Sie Schreibzugriff haben. Die Pfadsyntax von Image Retriever unterstützt auch Netzwerkordner und UNC-Pfade. Ordnerüberwachung: Hiermit aktivieren bzw. deaktivieren Sie die Ordnerüberwachung. 24 SCAN TO PC DESKTOP: IMAGE RETRIEVER 9

25 Parameter: FOLDERWATCH=[0...1]. Wert Ergebnis 0 Ordnerüberwachung deaktiviert (Standardeinstellung) 1 Ordnerüberwachung aktiviert Der Wert 1 wird nur akzeptiert, wenn Sie auch einen gültigen Ordner mithilfe des Parameters WATCHFOLDER angegeben haben. Standard- -Profil: Geben Sie das Standard- -Profil für Microsoft Outlook an. Parameter: PROFILE=< -Profil> Hiermit können Sie das -Profil angeben, das für die - Überwachung verwendet werden soll. Hinweis: Die -Überwachung für Lotus Notes kann nicht bei der Installation konfiguriert werden. -Überwachung: Hiermit aktivieren bzw. deaktivieren Sie die -Überwachung. Parameter: WATCH=[0...1]. Wert Ergebnis 0 -Überwachung deaktiviert (Standardeinstellung) 1 -Überwachung aktiviert Der Wert 1 wird nur akzeptiert, wenn Sie auch ein gültiges -Profil mithilfe des Parameters PROFILE angegeben haben. Überwachungsintervall: Geben Sie das Standardintervall für die Überwachung an. Parameter: POLINT=[1...13] Wert Überwachungsintervall 1 1 Sekunde 2 2 Sekunden 3 5 Sekunden 25

26 Wert Überwachungsintervall 4 10 Sekunden 5 30 Sekunden (Standardeinstellung) 6 1 Minute 7 2 Minuten 8 3 Minuten 9 5 Minuten Minuten Minuten Minuten 13 Keine Überprüfung Ausführung von PaperPort: Legen Sie fest, wie PaperPort standardmäßig ausgeführt werden soll: PaperPort in einem Fenster starten, PaperPort minimiert starten oder PaperPort nicht ausführen. Parameter: PPACTION=[0...2] Wert Ausführung von PaperPort 0 PaperPort in einem Fenster starten (Standardeinstellung) 1 PaperPort minimiert starten 2 PaperPort nicht starten Personalisierter MFP-Scan-Server: Geben Sie den Server für personalisierte MFP-Scan-Vorgänge an. Parameter: PSPSRVDEF=<Servername oder IP-Adresse> Ist ein PSP Server installiert, geben Sie ihn hier an. Geben Sie <Servername oder IP-Adresse> bitte ohne \\ ein. Personalisierte MFP-Scan-Vorgänge sind nur in der Professionellen Ausgabe verfügbar. 26 SCAN TO PC DESKTOP: IMAGE RETRIEVER 9

27 Beispiel 1: Image Retriever mit deutscher Benutzeroberfläche überwacht den Ordner Dokumente auf Laufwerk P: setup.exe /L1031 /v WATCHFOLDER=P:\Dokumente FOLDERWATCH=1 Beispiel 2: Image Retriever mit englischer Benutzeroberfläche überwacht den Ordner repository auf dem Server global. Das Überwachungsintervall beträgt 3 Minuten und PaperPort wird minimiert gestartet: setup.exe /L1033 /v FOLDERWATCH=1 PPACTION=2 WATCHFOLDER=\ \\global\repository\ POLINT=8 Beispiel 3: Image Retriever Professional überwacht den Posteingang von Microsoft Outlook mit dem -Profil MeinProfil: setup.exe /v PROFILE=MeinProfil WATCH=1 Beispiel 4: Image Retriever Professional wird mit PSPTestServer als Server für personalisierte MFP-Scan- Vorgänge installiert: setup.exe /L1033 /v"pspsrvdef=psptestserver" HINWEIS: Alle Parameter, die in den obigen Beispielen nicht gesetzt sind, verwenden die Standardeinstellungen. 27