Nachhaltigkeitsrichtlinie zur verantwortungsvollen Beschaffung in der KfW Bankengruppe

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1 Nachhaltigkeitsrichtlinie zur verantwortungsvollen Beschaffung in der KfW Bankengruppe

2 1. Einleitung Die KfW Bankengruppe (KfW) hat in ihren Nachhaltigkeitsleitsätzen allgemeine Grundsätze für eine verantwortungsvolle Unternehmensführung in der KfW sowie auch spezifische Nachhaltigkeitsgrundsätze für das Beschaffungswesen festgelegt. Die KfW erwartet auch von ihren Lieferanten und Dienstleistungspartnern die Übernahme von unternehmerischer Verantwortung zur Erreichung der nationalen und auch internationalen Ziele einer nachhaltigen Entwicklung. Als Bank des Bundes und der Länder hat die KfW auch bei ihren Beschaffungsvorgängen eine besondere Verantwortung und Vorbildfunktion. Die Achtung der Menschenrechte und die Einhaltung international anerkannter Umwelt- und Sozialstandards stehen dabei ebenso im Fokus wie z. B. die Verpflichtung, möglichst umweltfreundliche Produkte einzusetzen. Die vorliegende Richtlinie regelt, wie mögliche Risiken für Umwelt- und soziale Belange bei Beschaffungsvorgängen zu behandeln sind. Die KfW ist sich bewusst, dass es länderspezifische Unterschiede in der Gesetzeslage zu Umweltschutz und sozialen Belangen und der Gewährleistung des Vollzugs gibt. Zeichnen sich bei Lieferanten oder Dienstleistungspartnern negative Abweichungen zu den von der KfW angelegten Standards ab, wirkt die KfW darauf ein, dass diese im Sinne der KfW angeglichen werden. Sollten die Grundsätze der KfW dennoch verletzt werden, führt dies zum Ausschluss als Lieferant für die KfW. Die Vorgaben aus dieser Richtlinie werden schrittweise in bestehende und neue Verträge integriert. Des Weiteren wird die KfW die Erfüllung der Nachhaltigkeitsstandards in einem vertretbaren Umfang bei den Lieferanten und Dienstleistungspartnern überprüfen. So gewährleistet die Richtlinie eine systematische Einbindung von Umwelt- und Sozialaspekten bei allen relevanten Beschaffungsvorgängen, eine bedarfsgerechte Überprüfung der Umsetzung und die Operationalisierung entsprechender Prozesse. 2. Geltungsbereich Die Nachhaltigkeitsrichtlinie zur verantwortungsvollen Beschaffung in der KfW Bankengruppe ist für alle Beschaffungsvorgänge der KfW, inklusive der DEG und der KfW IPEX-Bank, verpflichtend. Die Richtlinie umfasst ferner die Beschaffung durch Außenbüros, dabei gilt, dass sowohl bei Auswahl und Angebotseinholung für Sachgüter und Dienstleistungen als auch bei der Beschaffungsentscheidung in Außenbüros Kriterien umwelt- und sozialgerechter Beschaffung anzusetzen sind soweit dies im lokalen Kontext möglich und zulässig ist. Seite 2 von 6

3 Für Beschaffungen der KfW-Außenbüros, Außenbüros und Niederlassungen der Konzerntöchter ist die jeweils gültige Fassung des Beschaffungsleitfaden für Außenstellen der KfW Entwicklungsbank bzw. sind die Leitfäden der Konzerntochtergesellschaften zu berücksichtigen. Sämtliche Beschaffungsvorgänge der DEG einschließlich ihrer Außenbüros sind von der DEG selbst auf der Grundlage der Nachhaltigkeitsrichtlinie zur verantwortungsvollen Beschaffung in der KfW Bankengruppe zu steuern und zu koordinieren. 3. Grundlagen und gesetzliche Vorgaben Die den Beschaffungsvorgängen zugrunde liegenden gesetzlichen Vorgaben werden von der KfW selbstverständlich vollumfänglich eingehalten. Dies wird ebenso von den Lieferanten und Dienstleistungspartner der KfW in den Ländern, in denen sie tätig sind, erwartet. Die spezifischen Gesetze und sonstige gesetzliche Vorgaben, sowohl die der EU als auch die nationalen, gewähren zunehmend mehr Freiheiten bei der Implementierung von Umwelt- und Sozialaspekten in Beschaffungsvorgängen. Die KfW wird zukünftig Umwelt- und Sozialaspekten einen deutlich höheren Stellenwert einräumen. Bei Beschaffungen oberhalb der EU-Schwellenwerte gelten die im Jahr 2004 reformierten EG- Vergaberichtlinien. Sie sehen ausdrücklich die Möglichkeit vor, Umwelt- und Sozialkriterien bei der Auftragsvergabe zu berücksichtigen. Bei Beschaffungen unterhalb der EU-Schwellenwerte können Umwelt- und Sozialkriterien unmittelbar als Zusatzkriterien eingefordert werden. Das in diesem Zusammenhang entscheidende deutsche Gesetz, das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen, lässt zusätzliche Anforderungen ausdrücklich zu. Es greift der sogenannte Grundsatz der Vertragsfreiheit. Folgende Regelungen sind für die nachhaltige Beschaffung in der KfW von besonderem Interesse: Definition des Leistungsgegenstandes Definition von Umwelt- respektive Sozialeigenschaften in technischen Spezifikationen Spezifikationen, die internationalen und deutschen anerkannten Umwelt- und Sozialzeichen (Label) entsprechen Nachweise zum Umwelt- bzw. Sozialmanagement Umwelt- bzw. Sozialeigenschaften als Zuschlagskriterien bei der Vergabe Von besonderer Bedeutung für eine verantwortungsvolle, nachhaltige Beschaffung ist: Seite 3 von 6

4 I. Umweltschutz Lieferanten und Dienstleistungspartner, deren Produkte und Dienstleistungen wesentliche Auswirkungen auf die Umwelt haben, sollen über Grundsätze und Managementsysteme verfügen, diese Auswirkungen zu minimieren. Schonende Ressourcenverwendung, Minimierung der Umweltbelastung und Entwicklung innovativer und umweltschonender Produkte sollen Teil der Unternehmenspolitik sein. II. Verbot von Kinder- und Zwangsarbeit und Schutz der Menschenrechte Lieferanten und Dienstleistungspartner, die von der KfW unmittelbar beauftragt sind, dürfen keine Kinder beschäftigen, die das von nationalen wie internationalen Gesetzen respektive Normen festgelegte Mindestalter unterschreiten, und zudem in keiner Weise Zwangsarbeit verrichten lassen. Des Weiteren sollen sie darauf einwirken, dass es wiederum auch bei ihren Lieferanten und Dienstleistungspartnern zu keiner unerlaubten Kinder- oder zu Zwangsarbeit kommt. Lieferanten und Dienstleistungspartner sollen den Schutz der internationalen Menschenrechte innerhalb ihres Einflussbereichs unterstützen und achten sowie sicherstellen, dass sie sich nicht Menschenrechtsverletzungen mitschuldig machen. Der hier zugrunde liegende, verbindliche Rahmen sind die Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO). Diese sind einzuhalten und im Einzelfall per Selbsterklärung nachzuweisen. III. Arbeitsbedingungen Löhne, Zusatzleistungen und Arbeitszeit der Mitarbeiter der Lieferanten und Dienstleistungspartner müssen den gesetzlichen Mindestanforderungen entsprechen, oder diese übererfüllen, und sollen auch jeweils lokal geltenden Praktiken entsprechen. Lieferanten und Dienstleistungspartner sollen sich dazu verpflichten, bei Personalentscheidungen Chancengleichheit umzusetzen und niemanden aufgrund von Herkunft, ethnischem Hintergrund, Alter, Geschlecht, körperlichen Fähigkeiten, geschlechtlicher Neigung, Religion oder sonstiger Anschauungen zu benachteiligen. So setzt sich die ILO für eine globale Abschaffung der Zwangsarbeit ebenso ein, wie für eine Gleichheit des Entgelts weiblicher und männlicher Arbeitskräfte und eine Abschaffung jeglicher Art von Diskriminierung. Lieferanten und Dienstleistungspartner sollen das Recht der Mitarbeiter auf Vereinigungsfreiheit und das Führen kollektiver Verhandlungen anerkennen, mindestens soweit es die anwendbaren Gesetze fordern. Die Kernarbeitsnormen der ILO sind analog Punkt II einzuhalten. Im Einzelfall ist dies per Selbsterklärung ist nachzuweisen. Seite 4 von 6

5 IV. Korruptionsbekämpfung Lieferanten und Dienstleistungspartner dürfen im Rahmen ihrer Geschäftspraktiken keine Bestechung, Preisabsprachen oder andere korrupten Praktiken einsetzen. Lieferanten und Dienstleister sollen gegen alle Arten der Korruption eintreten, einschließlich Erpressung und Bestechung. 4. Umwelt- und Sozial-Aspekte zur Bewertung der Nachhaltigkeit Ein wichtiges Hilfsmittel, um eine Bewertung der Nachhaltigkeit auf Produkt- bzw. Herstellerebene vornehmen zu können, sind anerkannte Zertifizierungssysteme (Label) im Bereich Umwelt und Soziales (Blauer Engel, FSC-Siegel, Energy-Star, Fair Trade) sowie allgemein anerkannte internationale Standards wie z.b. die Kernarbeitsnormen der ILO. Mittels solcher Normen und Label können Umwelt- bzw. Sozialwirkungen nachvollziehbar hinterlegt werden. Bei Beschaffungsvorgängen werden diese nach Möglichkeit unmittelbar gefordert; ist dies gesetzlich nicht möglich, werden die zugrunde liegenden Kriterien eingefordert. Eine Übersicht über die von der KfW angewandten Label findet sich im Nachhaltigkeitsportal der KfW. Die KfW wird die Warengruppen, über die am Beschaffungsmarkt Waren und Dienstleistungen klassifiziert werden, auch hinsichtlich der Umwelt- und Sozialauswirkungen klassifizieren und eine entsprechende Wesentlichkeitsmatrix entwickeln. Die Klassifizierung wird zwischen mittlere bis erhebliche, leichte bis mittlere und keine bis leichte Umwelt- und Sozialauswirkungen unterscheiden. Der Risikograd wird zukünftig die Prozesse und Verantwortlichkeiten zur Sicherstellung einer verantwortungsvollen Beschaffung festlegen. Werden bei laufenden Verträgen Verstöße gegen die vereinbarten Umwelt- und Sozialkriterien offensichtlich, wendet sich die zuständige Fachabteilung an den Beauftragten Betrieblicher Umweltschutz, der im Anschluss mit dem Zentralen Beschaffungsmanagement das weitere Vorgehen abstimmt. Über diese Klassifizierung hinaus verankert die KfW in ihren Allgemeinen Einkaufsbedingungen (AEB) Regelungen zur nachhaltigen Beschaffung. Die AEBs der KfW und KfW IPEX-Bank finden sich ebenfalls im Nachhaltigkeitsportal der KfW. Seite 5 von 6

6 5. Risikoorientierte Überprüfung von Lieferanten Grundsätzlich werden alle potentiellen Lieferanten bzw. Dienstleistungspartner bereits mit den Ausschreibungsunterlagen auf eine mögliche stichprobenhafte Überprüfung durch die KfW aufmerksam gemacht. Insbesondere dort, wo Schwächen im System des Umweltschutzes oder des Schutzes sozialer Belange bei Lieferanten und Dienstleistern erkennbar sind, stehen Überprüfungen im Fokus. Bei sichtbaren Mängeln und Anhaltspunkten für Verstöße gegen die Umwelt- und Sozialkriterien ihrer AEBs behält sich die KfW (Beauftragter Betrieblicher Umweltschutz in Zusammenarbeit mit dem Zentralen Beschaffungsmanagement) vor, weitere Detailprüfungen durchzuführen. 6. Qualifizierung der Einkäufer Alle Facheinkäufer der KfW sowie deren Äquivalente in DEG und KfW IPEX-Bank werden einmal pro Jahr und darüber hinaus bei Bedarf vom Beauftragten Betrieblicher Umweltschutz zu einer fachspezifischen Schulung eingeladen bzw. der Beauftragte Betrieblicher Umweltschutz schult die Zuständigen im Rahmen von Büroleitertagungen. Diese Schulungstermine dienen neben der Vermittlung von Wissen dem Erfahrungsaustausch bezüglich der in dieser Richtlinie fixierten Prozesse und ihrer Anwendbarkeit. Stellen sich Optimierungsmöglichkeiten heraus, fließen diese in die nächste Aktualisierung mit ein. 7. Inkrafttreten und interne Überprüfung Die Nachhaltigkeitsrichtlinie zur verantwortungsvollen Beschaffung in der KfW Bankengruppe unterliegt einer regelmäßigen Überprüfung bzw. Aktualisierung. Eine erste Aktualisierung wird 2013 vorgenommen. Die Nachhaltigkeitsrichtlinie zur verantwortungsvollen Beschaffung in der KfW Bankengruppe tritt am in Kraft. Seite 6 von 6