Richtlinien zum Verhalten im Geschäftsverkehr. Integrität. Jeder Einzelne. Vertrauen. Reputation. Unsere Company. October 2011.

Transkript

1 Richtlinien zum Verhalten im Geschäftsverkehr Integrität Vertrauen Reputation Unsere Company Jeder Einzelne October 2011

2 INHALTSVERZEICHNIS Unsere Verpflichtung zu rechtmäßigem und ethisch einwandfreiem Verhalten im Geschäftsverkehr... 1 Wie diese Richtlinien anzuwenden sind... 2 Was diese Richtlinien erfordern Von den 3M Mitarbeitern Von anderen, die für 3M tätig sind Vom Führungspersonal der 3M... 4 Wie diese Richtlinien gehandhabt werden... 6 Wenn Sie Bedenken zu einem Verhalten im Geschäftsverkehr haben... 7 Wohin man sich mit Fragen wenden soll... 7 Wie man einen Verdacht auf eine Verletzung dieser Richtlinien meldet... 7 Was ist, wenn Sie anonym bleiben wollen?... 8 Wie wird 3M auf eine Meldung reagieren? M Richtlinien zum Verhalten im Geschäftsverkehr Geschäfte legal und ethisch durchführen Compliance-Richtlinie Richtlinien für ethisches Verhalten im Geschäftsverkehr Den Ruf und das Vermögen der 3M schützen Richtlinie für Geschenke und sonstige Gefälligkeiten im Geschäftsverkehr Informationen Sicherheit und Vertraulichkeitgrundsatz...22 Richtlinie über Interessenskonflikten Richtlin Datenschutzrichtlinie ie zu elektronischen Ressourcen Richtlinien zu internen Kontrollen, zur Finanzberichterstattung, zur Aufbewahrung von Dokumenten und zur Buchprüfung Richtlinie zu Wertpapierhandel und Insider-Informationen Respekt für andere und unsere Umwelt Richtlinie zu Werbung und Produktdarstellung Richtlinie zu Umweltschutz, Gesundheit und Sicherheit Richtlinie zum Schutz vor Belästigung Protection Act Datenschutzrichtlinie Auf einem globalen Markt operieren Richtlinie zur Verhinderung von Bestechung...53 Richtlinie zum Kartell- und Wettbewerbsrecht Export-, Import- und Handelsrichtlinie Geschäfte mit der Öffentlichen Hand Richtlinie zu für Geschäfte mit Regierungsbehörden und mit Staatsunternehmen.. 66 Richtlinie zur Anstellung von ehemaligen und derzeitigen Angestellten und Regierungsangestellten oder beratern Richtlinie zur Einflussnahme durch Lobby-Tätigkeit Richtlinie zu politischen Aktivitäten... 73

3 Unsere Verpflichtung zu rechtmäßigem und ethisch einwandfreiem Verhalten im Geschäftsverkehr

4 Wie diese Richtlinien anzuwenden sind Die 3M Richtlinien zum Verhalten im Geschäftsverkehr gelten für alle Mitarbeiter und sonstige Personen, die überall in der Welt für 3M tätig werden. Diese Richtlinien enthalten die Informationen, die Sie zum Verständnis Ihrer eigenen Pflichten bezüglich Ihres Verhaltens im Geschäftsverkehr benötigen. Natürlich gelten für verschiedene Bereiche der 3M noch zusätzliche Richtlinien, und Sie müssen letztere ebenso befolgen, soweit sie auf Ihre Arbeit anwendbar sind.kennen und befolgen. Diese Ausgabe der Richtlinien zum Verhalten im Geschäftsverkehr ist kürzer, leichter zu lesen und leichter verständlich als die vorhergehenden. Die meisten Richtlinien werden derart dargestellt, dass (1) eine Kernaussage, (2) eine Erklärung der Bedeutung der jeweiligen Richtlinie und (3) erläuternde Beispiele präsentiert werden. Dieses Handbuch enthält auch Details darüber, wo man Fragen stellen kann, und wie man mögliche Fälle fehlerhaften Verhaltens ansprechen kann. HINWEIS: Durch die Erstellung und Kommunikation dieser 3M Richtlinien zum Verhalten im Geschäftsverkehr beabsichtigt 3M nicht, einklagbare vertragliche Rechte zugunsten einer Person oder einer rechtlichen Einheit zu schaffen. 2

5 Was diese Richtlinien erfordern Diese Richtlinien zum Verhalten im Geschäftsverkehr sollen den Mitarbeitern und anderen Personen, die für 3M tätig werden, helfen, weltweit die gleichen Grundsätze anzuwenden. Die Mitarbeiter, Abteilungsleiter, Manager und anderes Führungspersonal sind für das Verstehen der gesetzlichen Anforderungen und der zusätzlichen Anforderungen dieser Richtlinien verantwortlich, die für ihre Arbeit gelten, und dafür, jeden Verdacht auf Verletzung des Gesetzes oder dieser Richtlinien zu melden. Die 3M Richtlinien zum Verhalten im Geschäftsverkehr gelten für alle Mitarbeiter der Muttergesellschaft und aller Niederlassungen weltweit. Sie gelten auch für Mitarbeiter von Joint Ventures und verbundenen Unternehmen, an denen 3M maßgeblich beteiligt ist. Diese globalen Richtlinien gelten überall auf der Welt, wo 3M geschäftlich tätig ist.... Von den 3M Mitarbeitern Jeder Mitarbeiter von 3M muss folgendes tun: Lesen Sie die einleitenden Abschnitte dieses Handbuchs durch, damit Sie wissen, was von Ihnen gefordert wird, und wie unser Compliance-Programm funktioniert. Sie sollten die Themen kennen, die von jeder Richtlinie abgedeckt werden. Sie sollten im Detail die Richtlinien kennen, die sich auf Ihren Verantwortlichkeitsbereich bei der Arbeit beziehen. Zusätzliche Details, die Mitarbeiter über diese Richtlinien wissen müssen, können auf folgender 3M Mitarbeiter-Website eingesehen werden: (intranet.mmm.com/businessconduct ). Sie brauchen nicht alle Details auswendig lernen, aber Sie müssen die Richtlinien, die für Ihren Arbeitsplatz gelten, gut genug kennen, um zu wissen, wann Sie die Richtlinien im Detail studieren müssen und wann Sie Hilfe von den Ressourcen suchen sollten, die im Abschnitt An wen man sich mit Fragen wenden sollte in diesem Handbuch aufgelistet sind. Benutzen Sie die Suchmaschine auf der 3M Business Conduct - Website für Mitarbeiter, wann immer Sie rasch Bestimmungen und Details von Richtlinien suchen müssen, die Sie für Ihre Arbeit brauchen. Benutzen Sie die Ressourcen der Firma, die Ihnen verfügbar sind, einschließlich Ihres Managements und des zuständigen 3M Juristen, wenn Sie Hilfe brauchen, um festzustellen, ob eine Richtlinie oder ein Gesetz anzuwenden ist, oder was dieses von Ihnen erfordert. Verstehen Sie die verschiedenen Wege, auf denen Sie ein Bedenken hinsichtlich eines geschäftlichen Verhaltens äußern können, indem Sie den Abschnitt Wie 3

6 man einen Verdacht auf Verletzung dieser Richtlinien meldet in diesem Handbuch durchlesen. Sie sollten wissen, dass Sie mehrere Möglichkeiten haben, Bedenken zu einem Verhalten im Geschäftsverkehr anonym zu melden, wie im Abschnitt Was ist, wenn Sie anonym bleiben wollen? in diesem Handbuch im Detail angeführt. Seien Sie versichert, dass die 3M Vergeltungsmaßnahmen gegen denjenigen, der Bedenken zu einem Geschäftsverhalten äußert, oder bei einer Untersuchung innerhalb der Firma kooperiert, verhindern wird. Wir bitten Sie zur Kenntnis zu nehmen, dass 3M von allen Mitarbeitern erwartet, dass sie Rechtsverletzungen oder Verletzungen der 3M Business Conduct Richtlinien melden. Unterstuetzen Sie bitte dieses Programm und leisten Sie jegliche Hilfestellung, wenn 3M eine moegliche Verletzung untersucht. Wenn Sie darum gebeten werden, unterzeichnen Sie eine Erklärung, in der Sie bestätigen, dass Sie die Richtlinien zum Verhalten im Geschäftsverkehr von 3M gelesen haben und dass Sie die Gesetze und die 3M Richtlinien einhalten werden. Lesen Sie die Richtlinien von 3M regelmäßig von Zeit zu Zeit durch, um Ihre Erinnerung aufzufrischen und sicherzustellen, dass Sie über Änderungen der Richtlinien informiert werden.... Von anderen, die für 3M tätig sind Alle Geschäftseinheiten von 3M müssen von jedem Dritten,der für 3M tätig ist, beispielsweise Beratern, Agenten oder unabhängigen Auftragnehmern, verlangen, dass er sich zur Befolgung dieser Richtlinie von 3M bereit erklärt. Manager und Mitarbeiter von 3M müssen: Von Dritten die Einhaltung der relevanten Richtlinien der 3M verlangen und für entsprechende Schulung sorgen, so dass die Dritten die Anforderungen der Richtlinien verstehen kann. Die Arbeit der Dritten überwachen und die nötigen Schritte ergreifen bis hin zu und einschließlich einer Beendigung des Verhältnisses von 3M zu diesen Dritten, falls diese verabsäumen, die Vereinbarung zur Einhaltung der Richtlinien von 3M einzuhalten.... Vom Führungspersonal der 3M Abteilungsleiter, Manager und anderes Führungspersonal von 3M haben zusätzliche Verantwortlichkeiten für Mitarbeiter und andere, die für 3M tätig werden. Das 4

7 Führungspersonal der 3M bis hin zum Generaldirektor, zum Finanzdirektor und zu allen sonstigen Mitgliedern der obersten Führungsebene muß: Sicherstellen, dass jeder in Ihrem seinem Verantwortungsbereich die Gesetze und die Richtlinien der 3M, die sich auf Geschäftsaktivitäten von 3M beziehen, versteht und einhält. Ein Arbeitsumfeld schaffen, in welcher Mitarbeiter und andere, die für 3M tätig werden, verstehen, dass Sie an die Werte von 3M glauben und nicht nur ein Lippenbekenntnis zur Verpflichtung von 3M abgeben, Geschäfte auf korrekte Art und Weise zu machen. Alle notwendigen Maßnahmen ergreifen, um Verletzungen des Gesetzes und der Richtlinien der 3M zu verhüten, indem Sie initiativ werden, um mögliche Risikobereiche anzusprechen und für die nötige Schulung sorgen. Verletzungen des Gesetzes und der Richtlinien von 3M entdecken und melden. Unverzüglich und auf angemessene Weise handeln, um auf Verfehlungen zu reagieren und Prozesse zu korrigieren, welche ermöglichten, dass die Verfehlungen geschehen konnten. Sicherstellen, dass jeder, der den Verdacht auf eine Verletzung meldet, oder der bei einer Untersuchung innerhalb der Firma kooperiert, vor Vergeltung geschützt wird. 5

8 Wie diese Richtlinien gehandhabt werden Das 3M Business Conduct Committee in St. Paul, das aus mehreren Mitgliedern der obersten Führungsebene unter Vorsitz des Senior Vice President Legal Affairs, des obersten Juristen der 3M, besteht, hat die Verantwortung für die Aufsicht über das legale und Einhaltung der gesamten rechtlichen und ethischen Regeln bei der 3M. Das Business Conduct Committee berichtet an den Prüfungsausschuss des Vorstands von 3M Bericht, der dem Vorstand bei der Kontrolle der Einhaltung aller rechtlichen Regelungen und des Compliance-Programms unterstützt. Für die weltweite Steuerung des Compliance-Programms der 3M hat das Business Conduct Committee die Position eines Direktors für Business Conduct und Compliance geschaffen. Dieser arbeitet vollständig für das Business Conduct Committee an den strategischen, systematischen und operationalen Elementen des Compliance-Programms und seiner Umsetzung. Der Compliance Director konzentriert sich auf die Implementierung der Initiativen des Business Conduct Committee auf Gebieten wie der Formulierung von Compliance-Richtlinien, Risikoanalysen, Schulungen, Kommunikationsstrategien, Sensibilisierung der Mitarbeiter für Compliance-Fragen, Koordinierung eventuell notwendiger Untersuchungen sowie kontinuierlicher Prozessverbesserung. 6

9 Wenn Sie Bedenken zu einem Verhalten im Geschäftsverkehr haben Für die Einhaltung und Förderung der 3M Business Conduct Richtlinien und der Werte der 3M ist jeder verantwortlich, der für 3M tätig wird. Es liegt auch in der Verantwortung jedes Einzelnen, Bedenken über eine mögliche Verletzung einer Richtlinie von 3M oder eines Gesetzes prompt zu unverzüglich vorzutragen. Es ist unbedingt notwendig, Probleme früh anzusprechen, während sie noch überschaubar und zu beheben sind. Wenn kleine Probleme zu großen werden, können daraus ernsthafte Schäden, Bußgelder, Strafen und Verlust des Vertrauens in 3M erwachsen. Wohin man sich mit Fragen wenden soll Keine Richtlinie kann alle Situationen und Umstände erfassen, auf die sie jeweils Anwendung finden soll. Bei Fragen zu den Business Conduct-Richtlinien und in welcher Weise diese auf Ihren Arbeitsplatz oder eine bestimmte Situation Anwendung finden, wenden Sie sich bitte an einer der in dem Kapitel Wie man einen Verdacht auf eine Verletzung dieser Richtlinien meldet (Melden von Verletzungen der vorliegenden Richtlinien) gelisteten Stellen. Wie man einen Verdacht auf eine Verletzung dieser Richtlinien meldet Fast täglich müssen Sie nicht lange suchen, um Zeitungsartikel über Firmen zu finden, die Untersuchungen und Gerichtsverfahren wegen illegalen oder unethischen Verhaltens zu erwarten haben. Keine Firma, ganz gleich, wie gut ihr Compliance-Programm und ihre Gesellschaftskultur auch sein mögen, sollte so naiv sein, zu glauben, sie würde nie mit einer Problematik bezüglich der Einhaltung von Gesetzen oder ethischen Fragen zu tun haben. Der Maßstab für eine gute Firma und ein gutes Compliance-Programm ist, ob eine Firma Probleme früh erkennt und behebt, solange sie noch klein sind. Der beste Weg für 3M, mögliche Verletzungen frühzeitig aufzuspüren, ist, dass die Mitarbeiter und andere, die für 3M tätig sind,das Compliance-Programm unterstützen, indem Sie die Augen und Ohren bezüglich der Einhaltung in der Firma sind. Studien zeigen, dass viele Menschen Hemmungen haben, eine vermutete Verletzung anzuzeigen, wenn ein Mitarbeiter darin verwickelt ist. Hinsichtlich dieser verständlichen Hemmungen hat 3M eine strikte Politik, die eine Vergeltung gegenüber jemanden, der Bedenken zu einem Geschäftsverhalten äußert, oder bei einer firmeninternen Untersuchung mitwirkt, verhindert. Wir betonen gegenüber unseren Mitarbeitern und anderen, die für 3M tätig sind, dass das Melden einer vermuteten Verletzung richtig ist, weil jede Verletzung eines Gesetzes oder einer Richtlinie von 3M ein Risiko für Mitarbeiter, die Firma, Kunden und für das Umfeld schafft, in dem 3M operiert. 7

10 Sie haben eine Vielzahl von Möglichkeiten, Meldung über etwas zu machen, das eine Verletzung einer Richtlinie der 3M zum Verhalten im Geschäftsverkehr oder eines Gesetzes sein könnte. Sie können Ihre Bedenken mündlich oder schriftlich äußern an: Ihr Management. Sie können auch zu Ihrem direkten Abteilungsleiter oder Manager gehen, oder, wenn Sie das vorziehen, zu einer höheren Ebene Ihres Managements. Da Ihr Management der Sache am nächsten ist, kann das die beste Stelle sein, zu der Sie gehen können, um eine Frage rasch zu lösen. Ihren zuständigen 3M Juristen 3M-ethics.com. Diese Website wird von dem externen Dienstleistungsunternehmen EthicsPoint betrieben. Bei EthicsPoint handelt es sich um ein von 3M beauftragtes unabhängiges, weltweit tätiges Dienstleistungsunternehmen zum Melden von Problemen und Bedenken im Zusammenhang mit unethischen oder ungesetzlichen Tätigkeiten in Unternehmen. Auf dieser Website können Sie Ihr Anliegen direkt über ein Online-Formular oder einen Anruf bei der gebührenfreien Hotline übermitteln. Bei EthicsPoint können Sie rund um die Uhr und in mehreren Sprachen vertrauliche und anonyme Berichte melden. 3M Compliance and Business Conduct Department W-09, 3M Center 3M Company Saint Paul, MN Telefon: , (3M Triminet) Wenn Sie Bedenken unter der Richtlinie zum Schutz vor Belästigungen haben, können Sie sich auch an Ihren örtlichen Personalchef oder an jemanden wenden, der höher in der Personal-Organisation von 3M steht. Falls Sie ein Problem hinsichtlich Buchführung, Finanzberichterstattung, interner Berichterstattung oder des internen Audit ansprechen möchten, wenden Sie sich bitte an den General Auditor 3M Corporate Auditing Department N-11, 3M Center Saint Paul, MN Telephone : , (3M Triminet) Was ist, wenn Sie anonym bleiben wollen? Erwägen Sie zunächst die Möglichkeit, Ihre Bedenken direkt bei Ihrem Vorgesetzten oder einer anderen Stelle bei 3M vorzutragen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass sich 8

11 Konflikte oder Bedenken dann am effektivsten und schnellsten bearbeiten lassen, wenn diese direkt bei 3M selbst, entweder bei der Geschäftsleitung oder der Personalabteilung vorgebracht werden. Falls Sie in Bezug auf diese Vorgehensweise Bedenken haben oder nicht wissen, an wen Sie sich wenden sollen, oder der Meinung sind, dass Ihr Anliegen nicht zufrieden stellend bearbeitet wurde, haben Sie die Möglichkeit zur anonymen Meldung dieser Bedenken (es sei denn, dass anonyme Meldungen in Ihrem Land gegen geltendes Gesetz verstoßen). Dazu stehen Ihnen die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung: Wenden Sie sich an 3M-ethics.com. EthicsPoint verfolgt weder Anrufe zurück, noch wird eine Rufnummernüberprüfung durchgeführt. Darüber hinaus werden bei EthicsPoint keine internen Verbindungsprotokolle, IP-Adressen oder andere, Rückschlüsse auf den Absender der Informationen zulassende Daten erstellt oder gespeichert. EthicsPoint ist nicht in der Lage, Rückschlüsse auf den Absender der vertraulichen Meldungen herzustellen. Die auf Ihrem Computer erstellten Berichte erreichen uns über ein sicheres Internetportal ohne Rückschlüsse auf den Absender, bzw. Namen der den Bericht erstellenden Person zuzulassen. Zu guter Letzt werden zur Wahrung der Anonymität innerhalb des Systems von EthicPoint alle Internetadressen entfernt. EthicsPoint verwendet die von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen ausschließlich für die Übermittlung an 3M zur ordnungsgemäßen weiteren Bearbeitung. Nach der mündlichen oder schriftlichen Abgabe Ihres Berichts bei EthicsPoint erhalten Sie einen Berichtsschlüssel mit der Aufforderung, ein Kennwort zu erstellen. Sie werden aufgefordert, sich telefonisch mit der Business Conduct Helpline von 3M in Verbindung zu setzen oder sich zwei bis drei Werktage nach Abgabe Ihres Berichts erneut auf der Website von EthicsPoint einzuloggen. Durch die Möglichkeit der Wiedervorlage Ihres Berichts erhalten Sie einen aktuellen Statusbericht, bzw. eine Mitteilung, ob noch weitere Informationen von Ihnen benötigt werden. Sie können sich auch unter der oben angegebenen Adresse per an den Director der Abteilung Business Conduct and Compliance wenden. Wenn Sie den Bericht unter Nennung Ihres Namens abgeben möchten, wird 3M für den Zeitraum der laufenden Untersuchungen alle notwendigen Schritte zur Wahrung der Vertraulichkeit und Ihrer Anonymität unternehmen. Wie wird 3M auf eine Meldung reagieren? 3M wird bei berechtigten Bedenken unter Verwendung externer oder interner, auf dem Gebiet erfahrener Stellen, entsprechende Untersuchungen in die Wege leiten. Die in Ihrem Bericht übermittelten Informationen werden den entsprechenden Fachleuten zugänglich gemacht. Danach werden die Untersuchungen unverzüglich und diskret in die Wege geleitet. Nach Abschluss der Untersuchungen werden Sie über das Ergebnis informiert. Sollten Sie der Meinung sein, dass Ihren Bedenken nicht in angemessener 9

12 Form nachgegangen wurde, besteht die Möglichkeit zur erneuten Meldung bei einer der in dem Kapitel Wie man einen Verdacht auf eine Verletzung dieser Richtlinien meldet (Melden von Verletzungen der vorliegenden Richtlinien) gelisteten Stellen. Seien Sie versichert: 3M verhindert Vergeltungsmaßnahmen gegen jeden, der Bedenken zu einem Geschäftsverhalten äußert, oder bei einer Untersuchung innerhalb der Firma kooperiert. Alle in gutem Glauben geäußerten Bedenken haben für Sie keine nachteiligen Konsequenzen zur Folge. Dabei spielt es keine Rolle, ob sich diese Bedenken am Ende als berechtigt mit der Folge der notwendigen rechtlichen Konsequenzen erweisen sollten. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie möglichen Vergeltungshandlungen ausgesetzt sind, bitten wir Sie zur Übermittlung dieser Bedenken zum Zwecke weiterer Untersuchungen an 3M. 10

13 3M Richtlinien zum Verhalten im Geschäftsverkehr Geschäfte legal und ethisch durchführen Die Grundlage für unser Programm zum Verhalten im Geschäftsverkehr ist: Wir werden bei all unseren Geschäftstätigkeiten weltweit Recht und Gesetz einhalten und ethisch korrekt handeln. Die Richtlinien in diesem Abschnitt beschreiben die Anforderung, dass alle Mitarbeiter und sonstige Personen, die für 3M tätig sind, jederzeit alle Gesetze und Firmengrundsätze einhalten müssen. Dieser Abschnitt enthält auch einige Hinweise zum Fällen von ethisch richtigen Entscheidungen, die Sie in den Situationen anwenden sollten, wo Ihnen weder das Gesetz, noch eine Richtlinie genau sagt, was Sie tun müssen. Das rechtliche und ethische Compliance-Programm baut auf zwei Richtlinien auf: Compliance-Richtlinie Richtlinien für ethisches Verhalten im Geschäftsverkehr 11

14 Compliance-Richtlinie Geltungsbereich Einführung Kernaussage der Policy Diese Policy gilt weltweit fuer alle Mitarbeiter der 3M sowie andere Personen wie Zulieferanten und andere Dritte, die für die 3M taetig werden. Sie gilt ferner fuer alle Oertlichkeiten, an denen 3M Geschaefte getaetigt werden, sowie fuer Veranstaltungen, die von 3M gesponsert werden. (keine) 3M ist weltweit als eine ethisch handelnde und gesetzestreue Firma anerkannt. Obwohl die Firma in mehr als 60 Ländern Geschäftsbetriebe hat, gibt es bei 3M nur ein Regelwerk über das Verhalten im Geschäftsverkehr, das weltweit gilt. Diese universellen Standards bilden einen Rahmen für die Führung von Geschäften auf die richtige Art, nämlich gesetzestreu und ethisch korrekt, und das überall, wo 3M Geschäfte macht. 3M beharrt strikt darauf, dass alle Mitarbeiter und sonstige Personen, die für 3M tätig sind, alle Gesetze und Geschäftsgrundsätze der 3M einhalten müssen. Als ein globales Unternehmen wird ist 3M vielen nationalen, regionalen und lokalen Gesetzen unterworfen. Zusätzlich zur Einhaltung der Richtlinien der 3M zum Verhalten im Geschäftsverkehr, die sich auf Geschäftsaktivitäten von 3M beziehen, müssen Sie alle Gesetze einhalten, die für Sie gelten, wo immer Sie auch leben oder arbeiten. Zusaetzliche Bestandteile Sanktionen im Fall von Verletzungen Mitarbeiter, die ein Gesetz, oder eine Richtlinie der 3M zum Verhalten im Geschäftsverkehr verletzen, müssen mit einer ihrem Fehlverhalten angemessenen Sanktion bis hin zur Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses rechnen. Ebenfalls einer Disziplinarmaßnahme können Mitarbeiter unterliegen, die: verabsäumen, rechtlichen Rat vom zuständigen 3M Juristen zu suchen. gegen den Rat eines Rechtsberaters von 3M Juristen. gegen jemanden wegen der Meldung einer vermuteten Verletzung Vergeltung üben. Die Antwort der 3M auf Verletzungen oder auf andere Handlungen, die diesen Richtlinien zuwiderlaufen, wird jeweils von den Umständen des Einzelfalls abhängen. 12

15 Mitarbeiter und andere, die für 3M tätig sind, und die eine Richtlinie von 3M verletzen, können dadurch auch ein Gesetz verletzen, was für sie selbst und 3M unter nationalen und lokalen Gesetzen rund um die Welt beträchtliche Kriminal- oder Zivilstrafen bishin zu Gefängnisstrafen nach sich ziehen kann. 13

16 Richtlinien für ethisches Verhalten im Geschäftsverkehr Geltungsbereich Einführung Kernaussage der Policy Zusaetzliche Bestandteile Diese Policy gilt weltweit fuer alle Mitarbeiter der 3M sowie andere Personen wie Zulieferanten und andere Dritte, die für die 3M taetig werden. Sie gilt ferner fuer alle Oertlichkeiten, an denen 3M Geschaefte getaetigt werden, sowie fuer Veranstaltungen, die von 3M gesponsert werden. (keine) Ein ethisch korrektes Geschäftsverhalten erfordert manchmal mehr, als sich nur strikt an das geltende Recht zu halten. Außerdem gibt es für viele Geschäftsaktivitäten keine Gesetze, die anwendbar wären. Und selbst wenn es dazu Gesetze gibt, geben diese manchmal einen Standard für das Verhalten vor, der für 3M inakzeptabel niedrig liegt. Wenn Sie mit derartigen Situationen konfrontiert sind, müssen Sie eine gute, ethisch begründbare treffen, die ein positives Bild von 3M und von Ihnen vermittelt. In diesem Abschnitt finden Sie Ratschläge, die Ihnen helfen sollen, das zu tun. Der besonders hohe Standard der 3M Die Geschäftsführungspolitiken von 3M bieten einen Leitfaden für viele Situationen, aber dieses Handbuch kann natürlich nicht jede eventuelle Frage abdecken, der Sie sich in Ihrer Tätigkeit für 3M gegenüber sehen können. In diesen Fällen sollten Ihre Handlungen an unseren Grundwerten einer kompromisslosen Integrität und ausgerichtet sein. Zu diesen Werten gehört das Halten von Versprechen, Fairness, Respekt und Achtung für andere, sowie persönliche Übernahme von Verantwortung. Das Fällen von ethisch korrekten erfordert, dass man alternative Verhaltensweisen in Betracht zieht und sie im Licht der folgenden Firmenstandards entsprechend betrachtet: Zeigen Sie bei all Ihren 3M Geschäftsaktivitäten und Beziehungen kompromisslose Ehrlichkeit und Integrität. Vermeiden Sie alle Interessenskonflikte zwischen Arbeit und Privatleben. Respektieren Sie die Würde und den Wert jedes Menschen. Ermutigen Sie zu individueller Initiative und Innovation in einer Atmosphäre von Flexibilität, Zusammenarbeit und gegenseitigem Vertrauen. 14

17 Fördern Sie eine Kultur, in der das Halten von Versprechen, Fairness, Respekt und persönliche Verantwortlichkeit geschätzt, ermutigt und anerkannt wird. Schaffen Sie einen sicheren Arbeitsplatz. Schützen Sie die Umwelt. Das Fällen ethisch korrekter Entscheidungen Bevor Sie in irgendeiner Weise für 3M agieren, sollten Sie die folgenden Fragen mit Ja beantworten können: Entspricht diese Handlung den 3M Firmengrundsätzen kompromissloser Ehrlichkeit und Integrität? Kann diese Handlung einer öffentlichen, genauen Untersuchung und Bewertung standhalten? Wird diese Handlung den guten Ruf von 3M als einer ethisch korrekt handelnden Firma wahren? Wenn Sie diese Fragen nicht alle mit Ja beantworten können, aber immer noch glauben, dass die geplante Handlung legal und ethisch korrekt ist, sollten Sie die geplante Handlung mit Ihrem Abteilungsleiter, mit dem Management, oder Ihrem zuständigen Juristen von 3M noch einmal durchgehen, denn es ist unter Umständen nicht im besten Interesse von 3M, wenn Sie sie dennoch durchführen. 15

18 Den Ruf und das Vermögen der 3M schützen Der gute Ruf der 3M muss jeden Tag neu erworben und verteidigt werden, an allen unseren Standorten und durch alle unsere Mitarbeiter. Unser Ruf ist das Ergebnis dessen, dass unsere Produkte das leisten, was wir versprechen, dass sie leisten und dass wir unsere Versprechen gegenüber unseren Kunden einhalten, sowie dass wir an den höchsten Standards bezüglich finanzieller und geschäftlicher Integrität festhalten. Die Menschen müssen Vertrauen in die Korrektheit und Gründlichkeit der Buchhaltungs- und Berichterstattungssysteme von 3M haben. Gleichzeitig müssen wir das Vermögen von 3M schützen, materielles Eigentum, Geräte, Handelsmarken, geistiges Eigentum, elektronische Dateien und vertrauliche schützen. Wir dürfen nicht zulassen, dass unsere Verwaltung dieser Aktivposten durch persönliche, familiäre oder andere externe Interessen von außen beeinflusst werden, welche denjenigen der 3M zuwiderlaufen könnten. Zu unseren Richtlinien zum Schutz des Rufs und der Aktivposten von 3M gehören die folgenden: Geschenke und sonstige Gefälligkeiten im Geschäftsverkehr Informationen Sicherheit und Vertraulichkeitgrundsatz Interessenskonflikte Elektronische Ressourcen Interne Kontrollen, Finanzberichterstellung, Aufbewahrung von Dokumenten und Buchprüfung Politik zu Wertpapierhandel und Insider-Informationen 16

19 Richtlinie für Geschenke und sonstige Gefälligkeiten im Geschäftsverkehr Geltungsbereich Einführung Kernaussage der Policy Diese Policy gilt weltweit fuer alle Mitarbeiter der 3M sowie andere Personen wie Zulieferanten und andere Dritte, die für die 3M taetig werden. Sie gilt ferner fuer alle Oertlichkeiten, an denen 3M Geschaefte getaetigt werden, sowie fuer Veranstaltungen, die von 3M gesponsert werden. (keine) Der Begriff Geschenke im Geschäftsverkehr beinhaltet in dieser Richtlinie nicht nur Geschenkartikel, sondern auch sonstige Gefälligkeiten wie etwa Bewirtungen. Das Verschenken von Geschäftsgeschenken ist eine übliche Art, Geschäftsbeziehungen zu stärken, und ist mit einigen Einschränkungen auch rechtlich zulässig. Es ist ein Grundsatz der 3M, dass Mitarbeiter der Firma in Zusammenhang mit ihrer Arbeit bei 3M mit kommerziellen Kunden und anderen nichtstaatlichen Partnern, die zu keiner Behörde gehören, legale Geschäftsgeschenke machen und erhalten dürfen, vorausgesetzt, der Wert dieser Geschenke hält sich in vernünftigen Grenzen, und sie werden nicht gegeben oder angenommen mit der Aussicht, dass sie die Entscheidungen des Empfängers beeinflussen. Besondere Gesetze und Regeln gelten fuer Geschenke an Angehoerige des Oeffentlichen Dienstes, und es ist ein fester Grundsatz der 3M, alle diesbezüglich geltenden Einschraenkungen streng zu beachten. Lokale Gesetze begrenzen in den USA und in vielen anderen Staaten der Welt strikt die Moeglichkeiten, Angehoerige des Oeffentlichen Dienstes zu beschenken. Derartige Geschenke koennen kriminelle Handlungen darstellen, ungeachtet dessen, ob sie aus Mitteln der 3M oder aus privaten Mitteln bezahlt werden. Jegliche Form von Bestechung ist illegal und verletzt diese Richtlinie. Die Grundsaetze der 3M verbieten jede Art von Korruption, Bestechung eingeschlossen. Selbst wenn es legal sein sollte, dürfen Mitarbeiter keine Geschäftsgeschenke machen oder annehmen, wenn das diese Richtlinie verletzen würde. Geschäftsgeschenke, die von einem Mitarbeiter von 3M gegeben oder angenommen werden, müssen sich bezüglich der Kosten, der Menge und der Häufigkeit in vernünftigen Grenzen halten. Nehmen oder bieten Sie nie Geldgeschenke oder Geschenke von Geldeswert an, wie etwa Geschenkgutscheine. Nehmen Sie nie ein Geschenk an, das als aufwändig angesehen werden könnte. 17

20 Zusaetzliche Bestandteile Was das bedeutet Kein Mitarbeiter von 3M darf ein Geschenk machen oder annehmen, welches die Gesetze, Vorschriften, Vereinbarungen, oder zumutbare Bräuche des jeweiligen Umfelds verletzt. Vergewissern Sie sich, dass sich ein Geschäftsgeschenk in vernünftigen Grenzen bezüglich der Kosten, der Menge und der Häufigkeit haelt, und dass das Geschenk einer öffentlichen Untersuchung standhalten kann, ohne den Ruf von 3M zu schädigen. Das Verschenken von Verbraucherprodukten von 3M ist im Allgemeinen wahrscheinlich angemessen, ebenso das Verschenken von Gegenständen, die eine Werbeaufschrift von 3M tragen. Verbuchen Sie jedes Geschäftsgeschenk ordnungsgemäß in den Büchern Ihrer Geschäftseinheit und vergewissern Sie sich, dass es den Richtlinien Ihrer spezifischen Geschäftseinheit entspricht. Bei der Entscheidung, ob das Geben oder die Annahme eines Geschäftsgeschenkes angemessen ist, überlegen Sie, welchen Wert das Geschenk im Vergleich zu den üblichen Werbegeschenkpraktiken in Ihrer Branche und in Ihrem Land hat, wie viele Geschenke über die Zeit an diesen Empfänger gegangen oder von ihm gekommen sind,, wenn man Ihre Position bei 3M berücksichtigt, die Wirkung des Geschenkes für den Aufbau von positiven Geschäftsbeziehungen mit dem Empfänger, und wie das Geschenk für einen Außenstehenden aussehen könnte. Diese Richtlinien gelten auch dann, wenn keine Rückerstattung von der Firma angestrebt wird. Wenn Sie vorhaben, ein Geschäftsgeschenk von mehr als nur nominellem Wert zu machen oder anzunehmen, müssen Sie Ihren Abteilungsleiter davon informieren. Kaffee, Backwaren, alkoholfreie Getränke und ähnliche Erfrischungen von nominellem Wert, die nicht im Rahmen einer Mahlzeit angeboten werden, sind nicht als Geschenke unter den Regeln für Geschenke an Angestellte des exekutiven Zweigs anzusehen (fuer Angehoerige der amerikanischen Exekutive). Daher darf diese Art von nominellen Erfrischungen Angestellten des exekutiven Zweiges angeboten warden (fuer Angehoerige der amerikanischen Exekutive). Seien Sie jedoch nicht abweisend, wenn diese den Betrag rückerstatten wollen, sondern nehmen Sie eine solche Zahlung an. Wenden Sie sich an Ihren zuständigen 3M Juristen, bevor sie 18