Informationen und Richtlinien zur Einrichtung eines Online Kontaktformulars auf Ihrer Händlerwebseite

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1 Informationen und Richtlinien zur Einrichtung eines Online Kontaktformulars auf Ihrer Händlerwebseite Stand: Juli 2011 S. 2 Was ist das Online Kontaktformular? S. 2 Wozu brauche ich das Online Kontaktformular? S. 2 Wie ist das Online Kontaktformular aufgebaut? S. 2 Was muss ich in Bezug auf das Online Kontaktformular beachten? S. 3 Anhang: Technische Anforderungen zum Einrichten eines Online Kontaktformulars S. 4 Anhang: Online Kontaktformular am Beispiel einer Probefahrtanfrage S. 5 Anhang: Beispiel Datenschutz-Text

2 Was ist das Online Kontaktformular? Das Online Kontaktformular ist eine Anfragenvorlage, die es Interessenten ermöglicht eine Anfrage über Ihre Händlerwebseite zu stellen. Wozu brauche ich das Online Kontaktformular? Das Online Kontaktformular macht es Ihren Interessenten einfach, Sie zu kontaktieren so können Sie auf Ihrer Webseite erfolgreich Anfragen generieren. Sie stellen sicher, dass die relevanten und für die jeweilige Anfrage notwendigen Daten erfragt werden. Gleichzeitig sollten Sie den Aufwand zum Ausfüllen der Formulare für den Interessenten so gering wie möglich halten. Wie ist das Online Kontaktformular aufgebaut? Um dem Interessenten die Anfrage zu vereinfachen, ist das Online Kontaktformular leicht verständlich und schnell auszufüllen. Die Pflichtfelder stellen zugleich die wesentlichen Eingabefelder dar: Diese Angaben genügen als Grundlage für den weiteren Kommunikationsprozess. Darüber hinaus hat der Interessent optional die Möglichkeit, seine Adresse, eine konkrete Fahrzeugauswahl sowie eine persönliche Nachricht anzugeben. Was muss ich in Bezug auf das Online Kontaktformular beachten? Das Online Kontaktformular sollte leicht verständlich sein und sich optimal in Ihren Webauftritt einfügen. Zwischen der Startseite Ihres Webauftritts und dem Ausfüllen des Formulars sollten nicht mehr als drei Klicks liegen. Berücksichtigen Sie außerdem, dass das Online Kontaktformular der erste wichtige Kontakt im Rahmen des Verkaufsprozesses ist. Daher ist die Integration einer direkten Rückruffunktion bzw. Kontaktmöglichkeit durchaus sinnvoll. Ihr Online Kontaktformular muss die Datenschutzbestimmungen erfüllen. Reduzieren Sie auf die Abfrage auf die notwendigen Pflichtfelder*. Die Pflichtfelder sind mit (*) zu kennzeichnen und müssen auf derselben Seite erklärt werden. Stimmen Sie die Datenschutzbestimmungen im Einzelfall unbedingt mit Ihrem Rechtsberater ab. Eine Vorlage dazu finden Sie im Anhang. *Neben dem Datenschutzhinweis können Sie auch die Datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung (Marketing Opt-in), um mit dem Interessenten dauerhaft in Kontakt bleiben zu können. 2

3 Anhang: Technische Anforderungen zum Einrichten eines Online Kontaktformulars Achtung: Zur Einrichtung eines Online Kontaktformulars können Sie sich nach folgenden Vorgaben richten. Bitte lassen Sie die Angaben im Einzelfall jedoch unbedingt von Ihrem IT-Verantwortlichen bzw. der betreuenden Agentur prüfen! Die wichtigsten zu berücksichtigenden Punkte sind: Eigene Domain mehrere Mail-Adressen innerhalb dieser Domain (evtl. Vorgaben, dass es die Standards wie etc. geben sollte, ansonsten -Dienst nicht nur über Webinterface erreichbar, sondern über eigenes Mail-Programm (IMAP/POP3) Webspace 200 MB aufwärts, je nach eigenen Anforderungen Scriptsprache (abhängig von der eigenen Webagentur), z. B. PHP (bevorzugt) oder ASP zur Ermöglichung von automatischen Mail-Replys und Formularen allgemein. Aufgrund der Vielfalt der technischen Umsetzungsmöglichkeiten können wir leider keine konkrete Kostenschätzung für das Einrichten eines Online Kontaktformulars abgeben. Bitte prüfen Sie deshalb, ob Ihr System eine kostenreduzierte bzw. kostenfreie Einrichtung anhand weniger Klicks unterstützt. Sollte dies nicht der Fall sein, empfehlen wir Ihnen, einige Vergleichsangebote einzuholen, da die Kosten verschiedener Anbieter oftmals starken Schwankungen unterliegen. 3

4 Anhang: Online Kontaktformular am Beispiel einer Probefahrtanfrage 4

5 Anhang: Beispiel Datenschutz-Text Bitte beachten Sie: Dies ist ein Beispieltext für eine Probefahrtanfrage über (Adam Opel AG). Er muss im Einzelfall immer von Ihrem Rechtsberater geprüft werden! Ihre o. g. personenbezogenen Daten werden zur Bearbeitung Ihrer Anfrage durch die Adam Opel AG bzw. den jeweiligen Opel Partner und den von Opel bzw. dem jeweiligen Opel Partner beauftragten Dienstleister erhoben, verarbeitet, übermittelt bzw. genutzt und wenn zur Erfüllung/Bearbeitung der Anfrage erforderlich an die mit Opel bzw. mit dem jeweiligen Opel Partner verbundenen Unternehmen bzw. an insoweit beauftragte Dienstleister übermittelt und dort verarbeitet bzw. genutzt. Soweit Daten in Länder außerhalb des EWR an die o. g. Parteien transferiert und dort verarbeitet werden (z. B. zum Zweck der technischen Speicherung und Verarbeitung durch einen beauftragten Datenverarbeitungs- Dienstleister), erfolgt dies selbstverständlich in voller Übereinstimmung mit den geltenden rechtlichen Vorschriften zum Schutz persönlicher Daten. Durch Absenden des Formulars erklären Sie sich damit einverstanden, dass Sie zu den o. g. Zwecken über die genannten Kontaktwege (ggf. bzw. Telefon) kontaktiert werden können. Marketing-Opt-in: optional ( ) Ich bin damit einverstanden, dass meine o. g. personenbezogenen Daten zu Marketing- und Werbezwecken (u. a. zur Übersendung von Informationen über Opel Produkte), zu Zwecken der Kundenund Fahrzeugbetreuung (z. B. persönlich zugeschnittene Kundeninformationen), der Kontaktaufnahme bzw. der Markt- und Meinungsforschung (z. B. Kundenbefragung) von der Adam Opel AG, den mit Opel verbundenen Unternehmen, den Unternehmen des Vertriebs- und Servicenetzes sowie den insoweit beauftragten Dienstleistern erhoben, verarbeitet, übermittelt bzw. genutzt werden und ich von den o. g. Parteien über den Postweg zu den o. g. Zwecken informiert werden kann. ( ) Ich möchte zu den o. g. Zwecken auch Informationen per an die o. g. -Adresse erhalten. ( ) Ich möchte zu den o. g. Zwecken auch Informationen per Telefon an die o. g. Telefonnummer erhalten. Ich bin darüber informiert, dass ich der Verarbeitung und Nutzung meiner personenbezogenen Daten für die o. g. Zwecke jederzeit und für die Zukunft gegenüber der Adam Opel AG hier [URL] widersprechen kann. Für einen entsprechenden Widerspruch gegenüber dem jeweiligen o. g. Opel Partner wenden Sie sich bitte direkt an diesen. Bitte beachten Sie, dass Sie beiden genannten Parteien gesondert widersprechen müssen, wenn Sie zukünftig weder von der Adam Opel AG noch von dem o. g. Opel Partner kontaktiert werden wollen. 5