Informationen und Richtlinien zur Einrichtung einer automatischen -Bestätigung auf Ihrer Händlerwebseite

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Nora Bayer
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1 Informationen und Richtlinien zur Einrichtung einer automatischen -Bestätigung auf Ihrer Händlerwebseite Stand: Juli 2011 S. 2 Was ist eine automatische -Bestätigung? S. 2 Wozu brauche ich eine automatische -Bestätigung? S. 2 Wie ist eine automatische -Bestätigung aufgebaut? S. 2 Was muss ich in Bezug auf eine automatische -Bestätigung beachten? S. 3 Anhang: Technische Anforderungen zum Einrichten einer automatischen - Bestätigung S. 4 Anhang: automatische -Bestätigung am Beispiel einer Probefahrtanfrage S. 5 Anhang: automatische -Bestätigung am Beispiel einer Probefahrtanfrage (Textbeispiel)

S. 2 Was muss ich in Bezug auf eine automatische E-Mail-Bestätigung beachten? S.

2 Was ist eine automatische -Bestätigung? Die automatische -Bestätigung ist eine automatisch generierte , die wenige Sekunden nach dem Abschicken der Anfrage an die persönliche Mail-Adresse des Interessenten geschickt wird. Sie bestätigt den Eingang der Anfrage, die der Interessent per Online Kontaktformular gestellt hat, und gibt ihm bereits hier die Möglichkeit, Sie telefonisch zu kontaktieren. Wozu brauche ich eine automatische -Bestätigung? Die automatische -Bestätigung ist nicht nur eine Empfangsbestätigung, sondern garantiert außerdem, dass Sie sich als zuständiger Opel Partner umgehend mit dem Interessenten in Verbindung setzen werden. Sie ist somit ein wichtiger Bestandteil der Online-Kommunikation und dient der Interessentenzufriedenheit. Der Absender einer Online-Anfrage erwartet innerhalb von 24 Stunden eine Antwort. Wie ist eine automatische -Bestätigung aufgebaut? Neben einem kurzen Dankestext besteht die automatische -Bestätigung aus einer zeitnahen Zusicherung der Kontaktaufnahme von Ihrer Seite sowie der Angabe Ihrer geschäftlichen Telefonnummer, an die sich der Interessent bei Fragen oder Anregungen wenden kann. Zusätzlich bietet sich Ihnen bereits hier die Möglichkeit, auf ein aktuelles Angebot zu verweisen. Die automatische -Bestätigung muss gesetzlich zwingend von Ihrer Signatur abgeschlossen werden. Pflichtbestandteile der Signatur sind mindestens Angaben zu Firma, Firmenadresse, Rechtsform, Registergericht und Handelsregister-Nummer. Was muss ich in Bezug auf eine automatische -Bestätigung beachten? Die automatische -Bestätigung wird generiert, sobald der Interessent das Online Kontaktformular auf Ihrer Händlerwebseite ausgefüllt und abgeschickt hat. Folglich ist das Einrichten einer automatischen -Bestätigung nur dann sinnvoll, wenn Sie dem Interessenten auf Ihrer Webseite ein solches Kontaktformular anbieten. 2

Sie bestätigt den Eingang der Anfrage, die der Interessent per Online Kontaktformular gestellt hat, und gibt ihm bereits hier die Möglichkeit, Sie telefonisch zu kontaktieren.

3 Anhang: Technische Anforderungen zum Einrichten einer automatischen -Bestätigung Achtung: Zur Einrichtung einer automatischen -Bestätigung können Sie sich nach folgenden Vorgaben richten. Bitte lassen Sie die Angaben im Einzelfall jedoch unbedingt von Ihrem IT- Verantwortlichen bzw. der betreuenden Agentur prüfen! Die wichtigsten zu berücksichtigenden Punkte wären: Eigene Domain mehrere Mail-Adressen innerhalb dieser Domain (evtl. Vorgaben, dass es die Standards wie etc. geben sollte, ansonsten -Dienst nicht nur über Webinterface erreichbar, sondern über eigenes Mail-Programm (IMAP/POP3) Webspace 200 MB aufwärts, je nach eigenen Anforderungen Scriptsprache (abhängig von der eigenen Webagentur), z. B. PHP (bevorzugt) oder ASP zur Ermöglichung von automatischen Mail-Replys und Formularen allgemein Aufgrund der Vielfalt der technischen Umsetzungsmöglichkeiten können wir leider keine konkrete Kostenschätzung für das Einrichten einer automatischen -Bestätigung abgeben. Dennoch schätzen wir den Aufwand für einen IT-Dienstleister auf maximal 3 Stunden, so dass sich die Gesamtkosten auf nicht mehr als 500 belaufen sollten. 3

Die wichtigsten zu berücksichtigenden Punkte wären: Eigene Domain mehrere Mail-Adressen innerhalb dieser Domain (evtl. Vorgaben, dass es die Standards wie verkauf@haendlerdomain.

4 Anhang: Automatische -Bestätigung 4

5 Anhang: Automatische -Bestätigung (Textbeispiel) Betreff: Bestätigung Ihrer Anfrage auf Autohaus Opel xy.de Guten Tag [Name], vielen Dank für Ihre Anfrage bei unserem Autohaus. Wir freuen uns, über die Chance, Sie mit unserem Produkt und Serviceleistungen überzeugen zu können. Ich habe den für Sie zuständigen Verkaufsberater gebeten, Ihre Anfrage umgehend zu bearbeiten und sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen. Die Öffnungszeiten im Verkauf sind: Mo - Fr: 9:00-18:00 Uhr / Samstag 10:00-17:00 Uhr Die Öffnungszeiten unserer Serviceabteilung sind: Mo - Fr: 7:30-18:00 Uhr / Samstag 9:00-16:30 Uhr Falls Sie direkt mit mir Kontakt aufnehmen möchten, freue ich mich auf Ihren Anruf. Werner Schmidt Werner Schmidt Verkaufsleiter, XY Fahrzeuge

Ich habe den für Sie zuständigen Verkaufsberater gebeten, Ihre Anfrage umgehend zu bearbeiten und sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen.

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