VERHALTENS- UND ETHIKKODEX RICHTLINIE FÜR GESCHENKE UND BEWIRTUNG

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1 VERHALTENS- UND ETHIKKODEX RICHTLINIE FÜR GESCHENKE UND BEWIRTUNG

2 MAGNA INTERNATIONAL INC. RICHTLINIE FÜR GESCHENKE UND BEWIRTUNG Firmengeschenke und Bewirtung anzubieten oder anzunehmen, ist oft eine angemessene Form, um Geschäftspartnern gegenüber seine Achtung zu bekunden und höflich miteinander umzugehen vorausgesetzt, die Geschenke sind von angemessenem Wert und dahinter steht nicht die Absicht, eine geschäftliche oder amtliche Handlung in unberechtigter Weise zu beeinflussen. Die folgende Richtlinie gilt für Magna International Inc. und alle seine Tochter- und Konzerngesellschaften ( Magna ) sowie für das gesamte Personal von Magna, einschließlich der Verwaltungsratsmitglieder, der Direktoren und Mitarbeiter des Unternehmens sowie seiner Berater, unabhängigen Auftragnehmer und Bevollmächtigten. Außer wenn dies gesetzlich verboten ist, dürfen Mitarbeiter angemessene Firmengeschenke, Gefälligkeiten und Bewirtung für Geschäftspartner anbieten und von Geschäftspartnern annehmen, vorausgesetzt, diese Geschenke, Gefälligkeiten oder Bewirtungen sind von nominellem Wert und unter den jeweiligen Umständen angemessen. Firmengeschenke und Bewirtung in mäßigem Umfang sind legitime Mittel für den Aufbau guter Geschäftsbeziehungen. Zum Beispiel können Einladungen zu gelegentlichen Geschäftsessen, die Gabe und Annahme kleiner Firmenandenken und von Eintrittskarten zu Sport- oder sonstigen Veranstaltungen unter bestimmten Umständen durchaus angemessen sein. Der Austausch von Geschenken oder die Einladung zu Bewirtung gilt in der Regel nicht als Verstoß gegen unseren Verhaltens- und Ethikkodex, wenn die Geschenke bzw. die Bewirtung (i) gemäß den akzeptierten; (ii) nicht als Verleitung beabsichtigt sind, (iii) im Einklang mit dem geltenden Recht stehen und (iv) das Ansehen von Magna oder unseren Mitarbeitern nicht schädigen, wenn sie öffentlich bekannt würden. Mitarbeiter, die Fragen zur Angemessenheit oder Rechtmäßigkeit des Angebots oder der Annahme eines bestimmten Geschenks haben, sollten sich an den Leiter der Rechtsabteilung der Konzern- oder Regionalleitung oder an den Direktor für die Einhaltung der Rechtsvorschriften bei Magna bei Magna wenden. 1

3 Geschenke und Bewirtung sind alle Dinge von Wert, einschließlich: Wann sie erlaubt sind o Waren; o Mahlzeiten und Getränke; o Eintrittskarten zu Veranstaltungen; o Beförderung; o Dienstleistungen; o die Nutzung von Fahrzeugen oder Ferienunterkünften ; o Fahrt- und Flugkosten; o Zahlungsmittel oder vergleichbare geldwerte Geschenke (z. B. Geschenkgutschei ne oder Geschenkzertifikat e); oder Geschenke und Bewirtung sollten nur in folgenden Fällen angeboten oder angenommen werden: o wenn sie angemessen sind; o gelegentlich; o wenn sie von mäßigem Wert sind; und o wenn sie ordnungsgemäß und transparent in den Kostenberichten und den Aufzeichnungen und Geschäftsbüchern von Magna erfasst werden. o Rabatte; o Geldgeschenke. o o Preise; Wann sie nicht erlaubt sind Es ist wichtig, dass Geschenke und Bewirtung niemals: o Geschäftsentscheidungen beeinflussen; unzulässig o anderen Personen Grund zur Wahrnehmung einer unzulässigen Beeinflussung geben; oder o einen potenziellen Interessenkonflikt schaffen. Es liegt in der Verantwortung der Mitarbeiter, das Ansehen von Magna vor dem Vorwurf unzulässigen Verhaltens zu schützen. Die Mitarbeiter von Magna müssen daher Vorsicht walten lassen, wenn sie Geschenke und Bewirtung anbieten oder annehmen, um zu gewährleisten, dass Geschäftsentscheidungen mit Integrität getroffen werden, geltendes Recht einhalten und im besten Interesse des Unternehmens sind. Einsatz eines guten Urteilsvermögens Die Entscheidung darüber, was akzeptabel ist, erfordert ein gutes Urteilsvermögen. Es gibt keinen festen Betrag, ab dem ein Geschenk oder eine Bewirtung unangemessen wird. Die Unangemessenheit ergibt sich aus der Absicht und dem Zweck des Angebots, nicht aus dem Barwert. Als Faustregel gilt: Je größer der monetäre Wert des Geschenks oder der Bewirtung, desto mehr Transparenz ist erforderlich. Beim Angebot oder der Annahme von Geschenken oder Bewirtung jeglicher Art müssen geltendes Recht und die ortsüblichen Geschäftspraktiken immer beachtet werden. Darüber hinaus haben die meisten Kunden von Magna für ihre Mitarbeiter und Kunden strenge Verhaltenskodizes in Bezug auf Geschenke. Geschenke oder Bewirtungen für Mitarbeiter von Kunden sollten daher nur angeboten werden, wenn dies gemäß den geltenden internen Vorschriften des Kunden ausdrücklich erlaubt ist. Staatsbeamte Das Angebot oder die Gabe von Geschenken und Bewirtung an öffentliche Amtspersonen ist mit besonderen Risiken verbunden und kann gesetzlich verboten sein. Sie sollten öffentlichen Amtspersonen niemals Geschenke oder 2

4 Bewirtung anbieten oder geben, außer wenn Ihnen von der Konzernleitung oder von der Geschäftsleitung von Magna, dem Leiter der Rechtsabteilung der Konzern- oder Regionalleitung oder vom Direktor für die Einhaltung der Rechtsvorschriften bei Magna ausdrücklich schriftlich die Genehmigung hierzu erteilt wurde (siehe auch die Richtlinie von Magna für Bestechung und unzulässige Zahlungen). Die chinesischen Vertretungen der meisten einheimischen OEM-Hersteller und viele Mitarbeiter von einheimischen Lieferanten in China werden im Sinne der Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung als öffentliche Amtspersonen betrachtet, weil ihre Arbeitgeber als staatseigene oder staatlich kontrollierte Unternehmen gelten. Daher ist in Bezug auf Geschenke und Bewirtung für oder von chinesischen Geschäftspartnern besondere Vorsicht geboten. Die Mitarbeiter können von Zeit zu Zeit Anfragen für die Zahlung von Mahlzeiten und Fahrt- oder Flugkosten für Vertreter der Medien, Presseoder Nachrichtenagenturen in Zusammenhang mit der Berichterstattung durch die Medien über eine legitime Geschäftsaktivität erhalten, zum Beispiel über die Markteinführung eines neuen Produktes, einer neuen Technologie oder über die Einrichtung eines neuen Geschäftsbereichs. Die Mitarbeiter sollten größte Vorsicht anwenden, wenn sie mit Vertretern der Medien in China, Russland und anderen Ländern zu tun haben, in denen die Medienorganisationen üblicherweise staatseigen oder staatlich kontrolliert sind und in denen die Pressevertreter als öffentliche Amtspersonen gelten. In solchen Fällen ist eine Reihe besonderer Maßnahmen erforderlich, um sicherzustellen, dass legitime Aufwendungen nicht als Bestechung angesehen werden. Zum Beispiel kann es angebracht sein, die Aufwendungen direkt zu bezahlen, anstatt sie dem Medienvertreter zu erstatten. Mitarbeiter sollten Rücksprache mit dem Finanzchef des Konzerns oder des jeweiligen Unternehmens, dem Leiter der Rechtsabteilung der Konzernoder Regionalleitung oder dem Direktor für die Einhaltung der Rechtsvorschriften bei Magna halten, falls sie mit einer solchen Situation konfrontiert sind. Unter keinen Umständen dürfen Geschenke oder Bewirtung jeglicher Art von einem Lieferanten, Kunden oder einer anderen Partei, mit der Magna Geschäfte macht, erbeten oder verlangt werden. In der Regel ist es nicht akzeptabel, Geldgeschenke oder geldwerte Geschenke anzubieten oder anzunehmen, außer unter äußerst eingeschränkten Umständen, und dann auch nur mit vorheriger Genehmigung (siehe unten). Hilfreiche Tipps WAS SIE IMMER TUN MÜSSEN... Achten Sie darauf, dass Geschenke und Bewirtung angemessen, gelegentlich und von mäßigem Wert sind, und beachten Sie geltendes Recht, die geltenden Vorschriften und die örtlichen Gepflogenheiten. Wägen Sie sorgfältig ab, was angemessen ist bedenken Sie dabei, dass unter mäßig von Ort zu Ort etwas anderes verstanden wird und dass Mäßigkeit im Verhältnis zum örtlichen Durchschnittseinkommen und Lebensstandard beurteilt werden muss. Holen Sie den Rat und die vorherige Genehmigung von Ihrem direkten Vorgesetzten, einem Mitglied der Konzernleitung, dem Leiter der Rechtsabteilung der Konzern- oder Regionalleitung oder dem Direktor für die Einhaltung der Rechtsvorschriften bei Magna ein, wenn Ihnen ein Geschenk oder eine Bewirtung angeboten wird oder Sie das Angebot eines Geschenks oder einer Bewirtung in Betracht ziehen, die nach Ihrer Einschätzung eventuell mehr als nur nominellen Wert haben könnten. Äußern Sie sich klar und deutlich gleich zu Beginn neuer Geschäftsbeziehungen über die Praktiken von Magna im Hinblick auf das Angebot und die Annahme von Geschenken und Bewirtung, insbesondere wenn die kulturellen Normen möglicherweise verschieden sind. Stellen Sie sicher, dass Geschenke und Bewirtung möglichst an eine Organisation geleistet werden und nicht an einzelne Personen. Wenn Sie einer einzelnen Person 3

5 Fahrt- bzw. Flugkosten und Bewirtung anbieten, achten Sie darauf, dass der Zweck der Reise auch wirklich erfüllt wird und dass die Reise und die Dauer des Aufenthalts in gutem Glauben durch geschäftliche Gründe gerechtfertigt sind. Denken Sie daran, dass für die Gabe von Geschenken und Bewirtung an öffentliche Amtspersonen höhere Maßstäbe und strengere Vorschriften gelten (siehe auch die Richtlinie von Magna für Bestechung und unzulässige Zahlungen). Versuchen Sie zu ermitteln und zu überprüfen, ob die Vertreter eines Unternehmens oder der Medien öffentliche Amtspersonen oder Angestellte sind, bevor Sie Geschenke oder Bewirtung anbieten. Bewerten Sie, wie hoch das Potenzial für einen Interessenkonflikt bei der Person oder Organisation ist, der Sie Geschenke oder Bewirtung anbieten. Seien Sie darauf vorbereitet, Angebote für Geschenke oder Gastfreundschaft höflich abzulehnen, wenn diese nicht unseren Praktiken entsprechen. Gehen Sie davon aus, dass Geschenke oder Bewirtung, die Sie über einen Mittler oder eine Drittperson erhalten, den gleichen Status haben wie direkt angebotene Geschenke oder Bewirtung. Sorgen Sie dafür, dass Geschenke und Bewirtung, die Sie gegeben oder angenommen haben, ordnungsgemäß in den Geschäftsbüchern des Unternehmens erfasst werden. Ziehen Sie bei Zweifeln oder Fragen zur Angemessenheit der Gabe oder Annahme von Geschenken oder Bewirtungen den Leiter der Rechtsabteilung der Konzernoder Regionalleitung oder den Direktor für die Einhaltung der Rechtsvorschriften bei Magna hinzu. Führen Sie Buch über alle Genehmigungen für Geschenke und Bewirtungen. Schreiben Sie dabei den Zweck, die Namen der Parteien und die Art und den Wert des Geschenks oder der Bewirtung auf. Ziehen Sie in Betracht, ob eine vergleichbare Genehmigung seitens der Organisation des Eingeladenen erforderlich ist. WAS SIE NIEMALS TUN DÜRFEN... Ein Geschenk überreichen oder Bewirtung anbieten, wenn dies gesetzlich verboten ist. Ein Geschenk überreichen oder eine Bewirtung anbieten, um eine geschäftliche Entscheidung zu beeinflussen, in Erwartung einer wertvollen Gegenleistung oder wenn das Geschenk bzw. die Bewirtung nominellen Wert und die akzeptierten Geschäftspraktiken übersteigt. Ein Geschenk oder eine Bewirtung annehmen, wenn es dadurch schwierig würde, ein gerechtes und unvoreingenommenes Urteilsvermögen zu bewahren, wenn das Geschenk bzw. die Bewirtung einen nominellen Wert übersteigt oder wenn sie den allgemein akzeptierten Geschäftspraktiken widersprechen. Verbotene Geschenke oder Bewirtungen anbieten oder annehmen, zum Beispiel: o Bargeld (außer in den unten beschriebenen sehr begrenzten Ausnahmefällen) oder Schecks von Privatkonten; o Rabatte für Produkte oder Dienstleistungen, die nicht für alle Mitarbeiter erhältlich sind; o Geschenke oder Bewirtungen unangemessener Art oder an unangemessenen Veranstaltungsorten; oder o Geschenke und Bewirtungen, die für die Förderung eines gültigen geschäftlichen Zwecks oder einer Geschäftsbeziehung nicht dienlich sind. 4

6 Geschenke, Gefälligkeiten oder Bewirtungen von Personen oder Organisationen während eines laufenden Ausschreibungsverfahrens für einen Auftrag, der Verhandlungen oder der Vergabe des Auftrags annehmen oder anbieten. Dies gilt jedoch nicht für Arbeitsessen, die von für das Unternehmen tätigen Beratern angeboten werden. In irgendeiner Weise ein Geschenk oder eine Bewirtung jeglicher Art von einem Lieferanten, Kunden, Partner oder einer anderen Partei, mit der Magna Geschäfte macht, erbitten oder verlangen. Dies gilt sowohl für direkte Anfragen als auch für die Erweckung des Eindrucks, dass das Angebot eines Geschenks oder einer Bewirtung angemessen oder wünschenswert wäre. Persönlich für ein Geschenk oder eine Bewirtung bezahlen, um die Vorschriften von Magna zu umgehen. LASSEN SIE VORSICHT WALTEN BEI... übersteigt keine 50 USD bzw. den in der jeweiligen Landeswährung gleichwertigen Betrag) und unter der Maßgabe, dass das für Ihre Region zuständige Vorstandsmitglied von Magna International(1) einen Betrag von bis zu 500 USD genehmigen kann, falls angemessen; o der innerhalb des oben genannten Limits vorgeschlagene Betrag entspricht voll und ganz den örtlichen Gepflogenheiten und gilt nicht als übermäßig; o der Mitarbeiter von Magna, der das Angebot macht, wurde formal eingeladen oder von ihm wird vernünftigerweise erwartet, dass er die entsprechende Veranstaltung besuchen wird und dass das Angebot in direktem Zusammenhang mit dem Besuch der Veranstaltung steht; o es gibt keine geldlose Alternative, die nach den örtlichen Normen gleichermaßen akzeptabel wäre; Dem Austausch von Geschenken oder Bewirtungen mit Vertretern der Konkurrenz von Magna, da eine solche Handlung einen tatsächlichen oder mutmaßlichen Interessenkonflikt hervorrufen oder den Eindruck eines wettbewerbsschädlichen Verhaltens erwecken könnte. Dem Angebot oder der Annahme von Geld (oder geldwerten Dingen) als Geschenk, da dies nur unter äußerst begrenzten Umständen akzeptabel ist. Geld anzubieten oder anzunehmen ist nur akzeptabel, wenn dies selten geschieht und alle folgenden Kriterien erfüllt sind: o Sie haben Ihren Vorgesetzten vorher schriftlich über das Geldangebot informiert und Ihr Vorgesetzter hat Ihnen vorher schriftlich die Genehmigung zur Annahme erteilt; o der Betrag ist nominell (d. h. er o das Angebot ist am jeweiligen Ort nicht gesetzlich verboten; o das Angebot wird nicht in der Absicht einer Verleitung jeglicher Art gemacht; o das Angebot wird nicht an eine öffentliche Amtspersonen jeglicher Ebene gemacht, auch nicht an einen Mitarbeiter von einem staatlich kontrollierten Unternehmen. Für mehr Sicherheit sind Mitarbeiter von Magna, die das Angebot machen, dazu verpflichtet, zu überprüfen, ob der Empfänger Mitarbeiter eines staatlich kontrollierten Unternehmens ist; o dass der volle Betrag des Angebots und die Identität des Empfängers deutlich, richtig und vollständig in den Finanzbüchern des Konzerns, des jeweiligen Geschäftsbereichs oder der sonstigen Geschäftseinheit ausgewiesen ist, 5

7 o so dass ein Leser erkennen kann, worauf sich der Betrag bezieht; und o dass die Summe der jährlichen Geldbeträge, die einer Person in Zusammenhang mit allen kulturellen Gepflogenheiten angeboten wird, 150 USD pro Geschäftsjahr nicht überschreitet, außer wenn durch ein Mitglied der Konzernleitung von Magna International für ein Geschäftsjahr eine Summe von bis zu USD genehmigt wurde; in diesem Fall darf der genehmigte Höchstbetrag nicht überschritten werden. WEITERE INFORMATIONEN: Für weitere Informationen oder Ratschläge wenden Sie sich bitte an den Rechtsberater Ihrer Gruppe oder Region oder an einen Rechtsberater am Hauptsitz des Magna- Konzerns. März

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