COMPLIANCE CODE OF CONDUCT. Richtlinien zur Formulierung und Anwendung

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1 COMPLIANCE CODE OF CONDUCT Richtlinien zur Formulierung und Anwendung 2012

2 Der Zweck dieser Broschüre Diese Broschüre soll dazu dienen, den Begriff Compliance zu erläutern und den russischen Unternehmen beliebiger Größe den Nutzen und die Vorteile der Implementierung eines Compliance-Systems im Allgemeinen und eines Code of Conduct im Besonderen darzustellen. Was sind Compliance und Code of Conduct? Der Begriff Compliance bedeutet die Einhaltung der geltenden Gesetzgebung sowie aller internen Normen eines Unternehmens. Compliance beschreibt auch die Organisationsstruktur, die in einem Unternehmen zwecks angemessener Einhaltung besagter Normen und Regeln aufgebaut werden muss. Schlüsselelement der Compliance- Struktur ist der Code of Conduct. Hauptaufgaben der Compliance: Kontrolle der Einhaltung interner Normen, Gesetze, Regeln und Standards im Unternehmen; Minimierung rechtlicher und imagerelevanter Risiken, die sich aus einer Verletzung beruflicher und ethischer Standards ergeben können; Kontrolle professioneller und angemessener Einhaltung marktimmanenter Verhaltensregeln durch alle Marktteilnehmer; Bekämpfung von Korruption, Hinterziehung, Geldwäsche; Korrektes Verhalten gegenüber den Kunden. Information der Kunden über die Risiken, die sich für sie aus dem angebotenen Geschäft ergeben.

3 Was ist der Code of Conduct Der Code of Conduct ist das grundlegende Dokument eines Unternehmens und des Compliance-Programms an sich. Politische Richtlinien, Prozesse und sonstige interne Dokumente ergänzen und erläutern den Code, und seine grundsätzlichen Inhalte werden jedem Mitarbeiter durch Compliance-Training im Detail vermittelt. Der Code of Conduct zielt vor allem darauf ab, die Grundlagen und Standards der Tätigkeit eines Unternehmens und des Verhaltens seiner Mitarbeiter wie auch die Grundregeln des Zusammenwirkens mit externen Partnern festzulegen. Jeder Mitarbeiter eines Unternehmens ist aufgefordert, sich in seiner Tätigkeit von den Bestimmungen des Code of Conduct leiten zu lassen. Stellenwert des Code of Conduct Der Code of Conduct definiert den ethischen und rechtlichen Rahmen der Tätigkeit eines Unternehmens. Hauptziel des Code of Conduct ist die Festlegung der Grundlagen und Standards der Tätigkeit eines Unternehmens und des Verhaltens seines Personals wie auch der Grundsätze des Zusammenwirkens mit Dritten. Jeder Beschäftigte eines Unternehmens ist angewiesen, sich in seiner Tätigkeit nach dem Code of Conduct zu richten. Erster Schritt bei der Umsetzung des Compliance-Konzepts ist die Risikoanalyse. Danach kann definiert werden, welche Normen im Unternehmen zur Anwendung kommen können. Im Ergebnis wird der rechtliche und

4 ethische Rahmen festgelegt, in dem das Unternehmen funktionieren soll. Die durch die Mitarbeiter geteilten Werte sollten zwecks besserer Anschaulichkeit in einem Dokument zusammengefasst werden. Der Code of Conduct stellt somit eine Sammlung von Werten dar, die für jeden Beschäftigten in seiner täglichen Arbeit maßgeblich sein sollen. Der Code of Conduct ist die «Seele» des Compliance- Systems und wichtigstes Kommunikationsmittel in Fragen der Unternehmenskultur innerhalb des Unternehmens und im Umgang mit Dritten. Die Hauptaufgabe besteht im Aufbau einer Compliance-Philosophie. Das Hauptziel ist die Vermittlung der Gewissheit, dass das Einhaltung von Regeln von Vorteil für das Personal wie für das Unternehmen als Ganzes ist. Die Hauptidee lautet: Wir haben eine gemeinsame Unternehmenskultur, gemeinsame Ziele und gemeinsame Werte, denen wir zugetan sind. Formulierung eines Code of Conduct Um erfolgreich funktionieren zu können, muss der Code of Conduct in erster Linie der Eigenart der Geschäftstätigkeit des betreffenden Unternehmens angemessen sein, da jedes Unternehmen in seiner Art einmalig ist.

5 Industriezweig, Produkte, Sonderregelungen, Unternehmensgeschichte das alles sind Faktoren, die die Werte eines Unternehmens prägen. Gewisse Regeln sind jedoch für jedes Unternehmen aktuell: Die Geschäftsleitung ist gut beraten, die Implementierung und Umsetzung der Regelungen aus dem Code of Conduct auf jede Weise zu fördern (Tone from the Top). Der Code of Conduct kann folgende Hauptelemente enthalten: Verhalten innerhalb des Unternehmens; Beziehungen zu Geschäftspartnern und Lieferanten; Interessenkonflikt; Umgang mit der Presse; Unterlagensicherung; Umgang mit dem Eigentum des Unternehmens; Umgang mit Daten; Arbeitsschutz, Sicherheitstechnik und Umweltschutz. Bei der Formulierung des Code of Conduct muss die jeweilige Zielgruppe berücksichtigt werden. Es ist erforderlich, die Interessen aller Mitarbeiter in Betracht zu ziehen. Deshalb sollte der Code in der Sprache des jeweiligen Landes, in dem das Unternehmen tätig ist, als einfacher und leicht verständlicher Text verfasst sein. Von großem Wert ist eine persönliche Ansprache des Geschäftsführers des Unternehmens (Tone from the top) als Vorwort zum Code of Conduct. Der Code sollte eine straffe Struktur haben, anschaulich und nicht sehr umfangreich sein. Er kann beispielsweise Fotos von Mitarbeitern an ihren Arbeitsplätzen enthalten.

6 Ebenso ist es erforderlich, die Kontaktdaten der Person anzugeben, die für die Einhaltung ethischer Grundsätze im Unternehmen zuständig und in der Lage ist, den Code of Conduct betreffende Fragen zu beantworten. Umsetzung des Code of Conduct im Unternehmen Die Compliance-Politik kann im Unternehmen durch Verabschiedung entsprechender Regeln implementiert werden. Diese Regeln können als lokale Normen des Arbeitgebers betrachtet werden. Normalerweise umfasst die Compliance-Politik nicht nur einen Code of Conduct, sondern auch eine Politik zur Abwendung von Bestechung und Korruption, Regeln der Gastfreundschaft und eine Politik zur materiellen Begünstigung Dritter sowie eine Politik zur Verhinderung der Legalisierung von Einnahmen aus kriminellen Geschäften. Wie jedes andere lokale Dokument eines Unternehmens werden diese Regeln per Verordnung des Arbeitgebers in Kraft gesetzt. Jeder Mitarbeiter des Unternehmens wird vor Unterzeichnung des Arbeitsvertrags mit den Regeln gegen Unterschrift vertraut gemacht. Ab diesem Moment gelten für ihn die Regeln als verbindlich. Bei der Implementierung des Code of Conduct ist es erforderlich: Jedem Mitarbeiter diese Regeln zu erläutern und das Personal sowohl über die Auswirkungen einer Verletzung des Code of Conduct als auch über die Vorzüge der Einhaltung durch den Code definierter Grundsätze und Normen aufzuklären;

7 Einen Rückkopplungs-Mechanismus einzurichten, mit dessen Hilfe die Mitarbeiter eventuelle inhaltsbezogene Fragen abklären und Vorschläge zur Verbesserung des Code of Conduct unterbreiten könnten; Ein professionelles Team zu besitzen, das für den Aufbau des Programms im Allgemeinen und für die Einführun des Code of Conduct im Besonderen zuständig sein soll. Herausgeber: Deutsch-Russische Auslandshandelskammer (AHK) Moskau 1. Kasatschi pereulok 7 Telefon: Telefax: Kontakte: Dr. Robert Breitner Mitglied der AHK-Geschäftsführung Leiter der AG Compliance der AHK: Michael Mayer

8 Diese Unternehmen empfehlen die Nutzung des Code of Conduct:

"Compliance im internationalen Geschäft" Jens Böhlmann Deutsch-Russische Auslandshandelskammer (AHK) IHK Frankfurt am Main, 21.

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