potentialanalyse Das Konzept zur Gewinnsteigerung

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1 potentialanalyse Das Konzept zur Gewinnsteigerung Stand 04/2012

2 Die Potentialanalyse Das Konzept zur Gewinnsteigerung Die Potentialanalyse ist ein betriebswirtschaftliches Praxiskonzept. Sie hat das Ziel, ungenutzte Reserven zu aktivieren und den Praxisalltag deutlich zu verbessern. Für jede Praxis, egal wie gut gut sie bereits läuft, kann eine deutliche Gewinnsteigerung realisiert werden. Je besser eine Praxis bereits aufgestellt ist, desto schneller wird die Gewinnsteigerung umsetzbar sein.

3 Statistische Realität Das Statistische Jahrbuch der KZVB weist für Praxen mit einem Behandler einen durchschnittlichen Gewinn von ca aus. Wenn von diesem Ergebnis die Steuern, die Altersversorgung, die Tilgung für Kredite und notwendige private Ausgaben bezahlt wurden, bleibt für notwendige Rücklagen für Risiken und Neuanschaffungen für die Praxis nichts mehr übrig. Repräsentativ für Deutschland sind Praxen, deren Gewinn im Durchschnitt, oder sogar darunter, liegen. 58 % der Praxen haben einen Gewinn von bis zu bezogen auf einen Behandler. Viele leiden an erheblichen Liquiditätsproblemen. Meist liegt dieses Problem in der fehlenden Anwendung von betriebswirtschaftlichen Grundsätzen. Die Praxen, die über dem Durchschnitt liegen, wenden oft die einen oder anderen Grundsätze betriebswirtschaftlicher Praxisführung an, doch meist mehr gefühlsmäßig (aus dem Bauch) als durch die Aneignung von fundiertem betriebswirtschaftlichem Wissen. Nur geschätzte 5 % der Zahnarztpraxen arbeiten betriebswirtschaftlich professionell. Ohne die Arbeit mit betriebswirtschaftlichen Mitteln wird es für Praxen jedoch immer schwieriger zu überleben. Folgend einige beispielhafte Grundsätze, die in Zahnarztpraxen umzusetzen sind: Ziele schriftlich formulieren! - kurzfristige, mittelfristige, langfristige Ziele- Das betriebswirtschaftlich wichtigste Ziel ist die langfristige Gewinnmaximierung innerhalb der Grenzen des Berufsrechts. Dazu kommt das Ziel zur Rücklagenbildung, zur Vorsorge, für Risiken und die Zukunftssicherung. Zielrealisierung: Zielsetzungen Planung Umsetzung Analyse der Abweichungen und neue Zielausrichtung durch neue Planung und erneuter Soll Ist Vergleich

4 Kalkulation der Stundensätze Kostenstundensatz ermitteln Wagnis und Gewinn aufschlagen = notwendiger Leistungsstundensatz Kalkulation der Preise mit dem Leistungsstundensatz und das Konzept zur Umsetzung im Rahmen der Marktmöglichkeiten. Grundsatz: Kein Patient wird über den Tisch gezogen, aber der Wert der Arbeit muss sich im Honorar wiederspiegeln! Hierzu gehört auch Transparenz für Personal und Patienten durch ein zielführendes Kommunikationskonzept. Weitere betriebswirtschaftliche Bestandteile, die für eine Praxis unverzichtbar sind: Benchmark der Vergleich mit anderen Praxen Welche Ergebnisse werden von anderen Praxen mit welchen Mitteln erreicht? Stärken Schwächen Analyse Marketing / PR die richtigen Patienten in gewünschter Anzahl Organisation Reibungsloses Umsetzen aller betrieblichen Maßnahmen Personalführung Personalmotivation Zielsetzung und Zielkontrolle Stellenbeschreibung Controlling - Informationen für alle Bereiche sammeln, praxisgerecht aufarbeiten und alles koordinieren, um das Praxisgeschehen zum Ziel zu steuern Die Betriebswirtschaftslehre hilft dem Unternehmer Zahnarzt, sein Unternehmen Zahnarztpraxis zu steuern.

5 Das Einsetzen dieser betriebswirtschaftlichen Regeln und Grundsätze gelingt mit dem Einsatz eines klaren übersichtlichen Konzeptes, dass auch praktisch angewendet werden kann. Der erste Schritt dafür kann die Potentialanalyse sein! Diese Analyse verliert sich nicht in theoretischen Überlegungen sondern ist praktisch anwendbar. Das höchste Ziel ist die langfristige Gewinnsteigerung und Rücklagenbildung. Die Anwendung von vorgefertigten Berechnungen - Tools - erleichtern die Anwendung der Betriebswirtschaft für die Praxis. Diese Tools können von den Praxen weiter genutzt werden, um auch in der Zukunft die Effizienz betriebswirtschaftlicher Informationen nutzen zu können. Zu den Tools (Berechnungen) zählen beispielsweise Benchmark mit BWA, Stundensatzberechnungen, 100 Fall Statistik KZV, 100 Fall Statistik GOZ und Planung der Einnahmen für die Praxis. Die Auswertung der Berechnungen wird durch intensive Beratung mit Handlungsvorschlägen und einem Maßnahmenkatalog begleitet, sodass die Umsetzung der Gewinnverbesserungsmöglichkeiten für den Praxisinhaber schlüssig und transparent gestaltet ist. 1. Bestandsaufnahme mit Benchmark - Die letzten 3 Jahre Gewinnermittlung Die Einnahmen werden den Ausgaben detailliert gegenüber gestellt, Die Prozentsätze der einzelnen Kosten werden ermittelt. Die Zahlen der Gewinnermittlung und die Prozentsätze der Praxis werden mit der Durchschnittspraxis ( KZBV Jahrbuch ) und einer für diese Praxis individuell ausgesuchten Vergleichspraxis gegenübergestellt. Dabei werden die Kosten auf Einsparungspotential überprüft und die Einnahmen auf Steigerungspotential gecheckt.

6 Die Ziele für Gewinn, Umsatz, Privathonoraranteil werden in diesem Zusammenhang gemeinsam abgeklärt. 2. Bestandsaufnahme mit Benchmark - Die Feststellung des Kostenstundensatzes und des Leistungsstundensatzes pro Behandler (auch für jede PZR Assistentin) Ermittlung des notwendigen Kostenstundensatzes Kalkulation des Leistungsstundensatzes Feststellung der Differenz zwischen dem jetzigen Stundensatz und dem kalkulierten Stundensatz Gegenübergestellt wird der durchschnittliche Leistungsstundensatz Ein weiterer Vergleich mit einer realen Praxis zeigt das Potential bei der Steigerungsmöglichkeit der Leistungsstundensätze. Die Ziele für die Stundensätze werden gemeinsam gesetzt. Nicht selten ergeben sich Steigerungsmöglichkeiten von mehr als 50,- pro Stunde. Bei Einer Jahresbehandlungszeit von Stunden ist eine Steigerung von 50,- ein Umsatzzuwachs von , dem meist keine, oder wenige, zusätzlichen Kosten gegenüberstehen. 3. Steigerungspotential der Leistungsstundensätze - Die Gewinnsteigerung soll ohne zusätzliche Arbeitszeit bzw. mit weniger Arbeitszeit umgesetzt werden Hierbei werden die Leistungen für Kassenpatienten, die den Stundensatz verbessern können, geprüft, mit anderen Praxen verglichen und analysiert. Hierzu zählen beispielsweise Die Preise der Selbstzahlerleistungen Die Anzahl der Füllungen ohne Mehrkosten Die Anzahl der Endo ohne Phys und elektrometrischer Längenbestimmung

7 Die Anzahl der Fälle von PA und Schienen Die Durchschnittswerte von Kons, PA und Schienen Werden alle erbrachten Leistungen auch abgerechnet? Ist die Behandlungsfolge von Leistungen, im Rahmen der Möglichkeiten, vollständig? Welche Leistungen werden nach der 100 Fall Statistik zu wenig erbracht bzw. abgerechnet? Bei welchen Leistungen ist anzunehmen, dass sie bei der Dokumentation nicht beachtet werden? Wie viele Maßnahmen laufen als andersartige Arbeiten? Welche und wie viele Maßnahmen laufen als gleichwertige Maßnahmen?. Selbstverständlich wird dabei der Honorarverteilungsmaßstab und / oder die Degression, 85 5 SGB, berücksichtigt. 4. Maßnahmen für die Steigerung bei Privatpatienten In BEMA denken heißt Geld verschenken. Treffender kann man es nicht sagen. Fast alle Praxen haben überwiegendkassenpatienten, bei denen müssen sie sich nach dem Wirtschaftlichkeitsgebot des 12 5 SGB richten. Das ist in Fleisch und Blut übergegangen. Dazu kommt die Angst vor Wirtschaftlichkeitsprüfungen. Das prägt! Bei Privatpatienten gibt es kein Wirtschaftlichkeitsgebot. Der Privatpatient hat einen Anspruch auf alle Leistungen der GOZ, insbesondere hat er den Anspruch auf vollständige Untersuchung, Diagnose, und Beratung sowie den Anspruch auf Vorsorge.

8 Bestandsaufnahme, Benchmark Analyse und Beratung Um Stundensatzverbesserungen im Privatpatientenbereich zu finden werden alle GOZ Ziffern, GOÄ Ziffern, analoge Leistungsabrechnungen und Verlangensleistungen festgestellt, zueinander ins Verhältnis gestellt und mit anderen Praxen verglichen. Dies erfolgt mit einer besonderen, selbst angelegten statistischen Erhebung. a.) Die 100 Fall Statistik GOZ Bestenvergleich Sie ist ein besonderes Alleinstellungsmerkmal dieses Konzeptes Dieses Tool wertet aus, bei welchen Leistungen Reserven zum Aktivieren verborgen sind. Grundlage der 100 Fall Statistik GOZ sind Praxen, die das BEMA denken abgelegt haben und dadurch dem Patient eine vollständige Untersuchung, Diagnose, Behandlung und Vorsorge bieten. Diese Auswertung ist eine Gebrauchsanweisung zum Geldverdienen. b.) Prüfung von Patientenrechnungen für Privatpatienten und Privatleistung für Kassenpatienten. Bei der Prüfung von Patientenrechnungen werden alle Positionen ergänzt, die bisher selten, oder gar nicht bei der Behandlung genutzt wurden. Hier muss der Behandler entscheiden, was er in sein Konzept aufnehmen möchte. Die Ergänzungen auf den Patientenrechnungen, sowie die, die sich durch die 100 Fall Statistik GOZ ergeben, sollen dabei helfen, vollständige Therapiepläne in Form einer Checkliste zur vollständigen Behandlung zu erhalten. Folgend einige wenige Beispiele für die Ergebnisse aus der 100 Fall Statistik GOZ und den Ergänzungen bei Patientenrechnungen: Die Untersuchung im Kassenbereich ist nur halbjährlich abrechenbar. Im GOZ Bereich gibt es keine Einschränkung. Wenn ein Patient im laufenden Quartal da ist, wird auch die Untersuchung durchgeführt. Die ViPr. wird als Diagnoseposition bei der Untersuchung eingesetzt, ob die Zähne mit Füllungen, Kronen u.a. noch vital sind.

9 Bei jedem Termin bekommt der Patient die Spülung zur Keimreduktion im Rahmen der Vorsorge. Bei zahnmedizinisch vollständiger und sinnvoller Behandlung ergeben sich oft Mehrbeträge von mehr als 300,- pro Patient über ein Jahr gerechnet. Bei 200 Privatpatienten sind das Dabei werden nur Positionen angesetzt die für den Patient auch einen Mehrwert bedeuten. Dazu ist es aber wichtig, dass der Behandler die GOZ kennt, anwendet und dokumentiert denn es kann nur abgerechnet werden, was erbracht und dokumentiert wurde! Die Vielzahl von kleinen zusätzlichen Beträgen müssen nur ins Praxis Behandlungskonzept mit aufgenommen werden. Konzept ersetzt verkaufen Aus dem Behandlungskonzept ein Praxisstandard zu machen zeigt Kompetenz und steigert das Vertrauen des Patienten. Standard bedeutet: Bei uns ist das so, weil Das gilt natürlich auch für die Professionelle Zahnreinigung. Für die Entwicklung eines solchen Konzeptes zeigen wir auf, wie über Behandlungschecklisten die Untersuchung, die Diagnose und die Behandlung vollständiger werden und die Abrechnung erleichtert und gesteigert wird. Behandlungsplanung (nicht nur bei Zahnersatz) Sie ist die größte Umstellung in der Praxis. Einen Therapieplan mit Stundensatzberechnung vor der Beratung / Behandlung des Patienten führt zu erheblichen Stundensatzsteigerungen, weil der Behandler jetzt schon vorher weiß, was am Ende der Behandlung für ein wirtschaftliches Ergebnis rauskommt. In vielen Praxen wird gearbeitet, ohne dass bekannt ist, was genau am Ende herauskommt. Wenn vor jeder Behandlung der Arbeitsplan mit Honorar und Zeitaufwand erstellt wird, kann der Stundensatz ermittelt werden.

10 Wenn diese Hürde beseitigt wird, ist es leicht, das Honorar und den Stundensatz im Rahmen der Möglichkeiten zu optimieren. 5. Der Maßnahmenkatalog mit Handlungsanweisungen einige Beispiele a.) Karteiführung Der Patient ist erst fertig, wenn die Kartei für ihn vollständig eingetragen ist und vom Zahnarzt geprüft wurde. Erst dann kommt der nächste Patient dran. Bei den Terminen die Zeit für die Karteiführung einplanen. Vollständige Eintragung: Was war bei der Besprechung / Beratung / Aufklärung wichtig? Vollständige Behandlungsdokumentation Abrechnungspositionen sowie Steigerungen und die Begründungen dazu. Welche Nachfolgepositionen sind beim nächsten Termin zu erledigen. Was muss vor dem nächsten Termin veranlasst werden? Was wird beim nächsten Termin gemacht. Muss ein Therapieplan (HKP) aufgestellt werden?. Ist ein weiterer Beratungstermin zuvor notwendig, um eine zahnmedizinische Aufklärung, oder eine Kostenaufklärung durchzuführen und um die Unterschrift auf den Therapieplan zu bekommen. Kartei für zukünftige Termine rechtzeitig prüfen, ob das, was gebraucht wird auch vorhanden ist z.b. Labor, Therapieplan und Stundensatzberechnung. Rechtzeitige Prüfung: Die Unterschrift des Patienten oder ein genehmigter Antrag ist vorhanden. Und Festlegung: Wer macht was!

11 b.) Therapieplan und Stundensatzberechnung Vor den Behandlungen wird ein Therapieplan mit Stundensatzberechnung (mit genauem Behandlungsplan und Zeitplanung) erstellt. Dabei wird eine Behandlungsoptimierung und Stundensatzoptimierung durchgeführt. Der Stundensatz sollte mindestens betragen. Um die Arbeitsbelastung in Grenzen zu halten beginnt diese Handhabung bei Privatpatienten. Therapiepläne von dem jeweiligen Patienten unterschreiben lassen. Die Pläne werden bei der Behandlung aktualisiert und bei der Abrechnung zugrunde gelegt. Die Änderungen in der Planung und Stundensatzberechnung werden mit der tatsächlichen Zeit erfasst und später werden Abweichungen analysiert. Abschließend wird der Plan für zukünftige Fälle archiviert. So wird die Planung immer einfacher und schneller. c.) Beispiele für eine Beratungscheckliste mit Handlungsvorschlägen in Kurzform: Eigenlaborumsatz / ggf. zur MWSt. optieren / Eigenlabor steigern durch Sit. Und Planugsmodelle und Schienen für 1030 GOZ Personalkosten ohne Zahnärzte 2 %, zu hoch / durch delegierbare Leistungen Umsatz steigern (Beratung der Patienten, delegierbare Diagnostik, PZR u.v.m.) Reparaturen mit 21 % etwas zu hoch! Prüfen welche Geräte anfällig sind PA und PZR Kann laut Benchmark beides um 30 % gesteigert werden. Diagnostik zur Prüfung mit nachfolgendem Aufklärungsgespräch bei jeden Patienten / Für Steigerung personelle und räumliche Voraussetzungen schaffen bei Verdacht auf Dysfunktion Modelle für PA Patienten erstellen ggf. FAL mehr Füllungen mit Mehrschichttechnik Inlays - Kronen, Teilkronen anstatt nur Kassenfüllungen / lt. Benchmark fehlen im Jahr 250 Füllungen die kostbarer restauriert werden

12 Privatrechnungen Behandlungschecklisten erstellen - aufgrund der Ergänzungen der Rechnungen und GOZ 100 Fall - Statistik FAL auch zur Diagnose - bei Verdacht von Funktionsstörungen Fluoreszenzmessung, Kariesdiagnostik halbjährlich = kleine Füllungen / Vorsorge / super Stundensatz Empfehlungsmanagement und Homepage optimieren sowie für Empfehlungen in Web - Portalen sorgen. Fazit: Die Potentialanalyse bietet eine ungeheure Bandbreite an Detailprüfung mit daraus entwickelter Beratung und sorgt daher für unglaublich viel Anregung für eine dauerhafte Gewinnsteigerung Gerne können Sie auf unserer Webseite unter dem Menüpunkt Referenzen Erfahrungsberichte zufriedener Kunden einsehen.

13 Anhang eine kleine Zusammenstellung einiger Fragen, die durch die Potentialanalyse für Sie geklärt werden Was glauben Sie, wie hoch für Sie ein angemessener Unternehmerlohn pro Jahr für Ihre Arbeit in der Praxis ist? Haben Sie bei der Kalkulation Ihres Kostenstundensatzes für sich selbst einen solchen Unternehmerlohn berücksichtigt? Wie hoch ist Ihr Kostenstundensatz? Wie hoch ist Ihr Leistungsstundensatz (Zahnarzthonorar : Behandlungsstunden)? Wie hoch sollte individuell der für Sie kalkulierter Leistungsstundensatz sein? Wissen Sie, wie sich Ihre Praxiseinnahmen zusammensetzen? Aufteilung: a.) von der KZV vereinnahmt und nach Umsatzsparten wie Kons, ZE, Schienen, PA b.) nicht von der KZV vereinnahmt auch nach Umsatzsparten Wissen Sie, wie hoch Ihre durchschnittliche Abrechnungshöhe an Honorar pro Privatpatient im Quartal ist? Nutzen Sie zb. die Ziffer der GOZ 0070, 4020, 6190, 4000, 4005, 1030 mit 7000, und 1020 nach 2010 bei Ihrem Behandlungskonzept optimal? Wissen Sie welche bei welchen GOZ Positionen die BEMA Position besser bewetet ist und daher zu steigern ist? Interessiert Sie ein Vergleich mit anderen Praxen? Kennen Sie die Möglichkeit eines Praxisvergleichs für die GOZ Statistik? (Benchmark: 100 Fall Statistik GOZ ) Haben Sie geprüft, ob die Umsatzmöglichkeiten der PZR in Ihrer Praxis optimal genutzt werden?

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