Richtlinie zur Drittmittelabwicklung

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1 Richtlinie zur Drittmittelabwicklung INHALTSVERZEICHNIS PRÄAMBEL... 1 A) DER GÜLTIGKEITSBEREICH DER NACHFOLGENDEN REGELUNG UMFASST DIE FOLGENDEN DREI BEREICHE:. 1 A) I) DRITTMITTEL FÜR DIE FÖRDERUNG VON FORSCHUNG GEMÄß 27 UG... 1 A) II) DRITTMITTEL FÜR DIE FÖRDERUNG VON FORSCHUNG GEMÄß 26 UG... 1 A) III) DRITTMITTELPROJEKTE DER UNIVERSITÄT: INNENAUFTRÄGE... 2 B) ABLAUF FÜR DRITTMITTELPROJEKTANTRÄGE LT. A) I) UND A) II) ( 26 UND 27 UG)... 2 B) I) VOR PROJEKTBEGINN... 2 B) II) NACH PROJEKTENDE... 3 C) ABLAUF FÜR DRITTMITTELPROJEKTE DER UNIVERSITÄT LT. A) III)... 3 C) I) VOR PROJEKTBEGINN... 3 C) II) NACH PROJEKTENDE... 4 D) SONDERBESTIMMUNGEN ZUR DURCHFÜHRUNG DER SYMPOSIEN- UND PUBLIKATIONSFÖRDERUNG... 4

2 Richtlinie zur Drittmittelabwicklung (Beschluss des Rektorats vom , gültig ab ) Präambel Zu den zentralen Zielen der Universität für Musik und darstellende Kunst Graz (KUG) zählen international sichtbare wissenschaftliche und künstlerische Forschung sowie Entwicklung und Erschließung der Künste (EEK). Zur Erreichung dieser Ziele ist die Durchführung drittmittelgeförderter Projekte unumgänglich. Diese Richtlinie regelt die mit solchen Projekten verbundenen administrativen und inhaltlichen Abläufe und dient der optimalen Abwicklung von Antragstellung und Abrechnung und der Unterstützung der ProjektleiterInnen aus dem künstlerisch-wissenschaftlichen Bereich bei der Umsetzung ihrer Projekte. Das Büro des für Forschung zuständigen Rektoratsmitglieds (BVRF) ist in seiner Funktion als Forschungsservice zentral in die Abwicklung der unter A) I) und A) II) gelisteten Drittmittelprojekte involviert. A) Der Gültigkeitsbereich der nachfolgenden Regelung umfasst die folgenden drei Bereiche: A) I) Drittmittel für die Förderung von Forschung gemäß 27 UG Projekte der künstlerisch-wissenschaftlichen Organisationseinheiten: Drittmittelantrag/PSP/Bankkonto 102 Gemeinsamer Rechnungskreis mit dem Globalbudget (im Rechnungsabschluss der KUG integriert) a. EU-Projekte b. Zukunftsfonds c. Land Steiermark d. Stadt Graz e. FFG f. Symposien/Kongresse g. Sommerakademien h. Publikationsförderungen i. Auftragsforschung A) II) Drittmittel für die Förderung von Forschung gemäß 26 UG Projekte von MitarbeiterInnen: Bankkonto 103 Verantwortung bei der/dem ProjektleiterIn, vollkommen eigener Rechnungskreis (Abwicklung durch die KUG nur treuhändisch, kein Rechnungsabschluss) a. FWF b. Jubiläumsfond der Österreichischen Nationalbank c. Auftragsforschung (ad personam) 1

3 A) III) Drittmittelprojekte der Universität: Innenaufträge Bankkonto 101 a. Stadt Graz Sonderstipendien b. Stadt Graz Wettbewerbe c. Stadt Graz KUG-Projekte (wie z.b. Dr. artium-programm, Redoute etc.) d. Land Steiermark Musikstipendien e. Land Steiermark Wettbewerbe f. Land Steiermark KUG-Projekte (wie z.b. Redoute etc.) g. Land Burgenland: Grundsubvention für Sachaufwand in Oberschützen h. Land Burgenland: Subvention für Projekte in Oberschützen B) Ablauf für Drittmittelprojektanträge lt. A) I) und A) II) ( 26 und 27 UG) Für die unter A) I) und A) II) gelisteten Projektarten ist der folgende Ablauf uneingeschränkt gültig: B) I) vor Projektbeginn a) Beratungstermin beim BVRF Dieser Termin soll mindestens zwei Monate vor der geplanten Einreichung des Antrags stattfinden. Der Antrag muss bei der Förderstelle zu einem Zeitpunkt eingereicht werden, der es im Rahmen der jeweiligen Förderrichtlinien möglich macht, eine Antwort vor dem geplanten Projektbeginn zu erhalten. Der Termin beim BVRF dient der Recherche möglicher Förderstellen und der Hilfestellung bei der Antragserstellung. b) Proofreading durch das BVRF (mindestens vier Wochen vor Einreichfrist) Hierfür sind folgende Unterlagen von den AntragstellerInnen an das BVRF digital zu übermitteln: i. Förderantrag ii. Drittmittelmeldung iii. Kalkulation Die Drittmittelmeldung und die Kalkulation wird nach dem Proofreading durch das BVRF online an die Stabsabteilung Controlling/Kostenrechnung (CoKo) zur Überprüfung weitergeleitet. c) Überprüfung der Drittmittelmeldung und der Kalkulation Diese erfolgt durch die CoKo, die einen Vorschlag an das BVRF darüber abgibt, ob das Projekt kostenersatzpflichtig ist. d) Entscheidung des für Forschung zuständigen Rekotoratsmitglieds (VRF) Der/die VRF entscheidet über die Kostenersatzpflicht. e) Meldung des Drittmittelprojekts Das BVRF teilt dem Antragsteller/der Antragstellerin die Entscheidung der/des VRF mit und übersendet online die überprüfte Drittmittelmeldung, die von der Projektleitung umgehend unterschrieben und beim BVRF abzugeben ist. Nach Unterschrift der Drittmittelmeldung durch den/die VRF verbleibt das Original beim BVRF. Kopien ergehen durch das BVRF an die Projektleitung, die Organisationseinheit, an welcher das Projekt angesiedelt ist, die Finanzbuchhaltung (FiBu) sowie die CoKo. 2

4 f) Der Antragsteller/die Antragstellerin leitet den fertigen Antrag und die Kalkulation an das BVRF weiter. g) Absenden des Antrags Das BVRF sendet den Antrag an die Förderstelle. Kopien ergehen an die CoKo, die FiBu, den Antragsteller/die Antragstellerin. Die Ablage einer Kopie erfolgt beim BVRF. h) Verteilung der Antwort der Förderstelle Sobald eine Antwort der Förderstelle eintrifft, ist sie beim BVRF abzulegen. Kopien ergehen an die Projektleitung, im positiven Fall auch an die CoKo und die FiBu. i) Ablage der Förderverträge Die unterzeichneten Originale werden beim BVRF abgelegt (laut Gebarungsrichtlinie). Eine Kopie des Fördervertrags ergeht an die Projektleitung. j) Eintrag in die KUG-Leistungsdatenbank Spätestens nach Unterzeichnung der Förderverträge hat die Projektleitung das Projekt in die KUG-Leistungsdatenbank einzutragen. B) II) nach Projektende a) Die Abrechnung mit der Förderstelle erfolgt durch die Projektleitung. Belegsaufstellungen und Einnahmen-/Ausgabenrechnungen sind von der Projektleitung entsprechend der Vorgaben der jeweiligen Förderstelle zu erstellen. Originalbelege für Sachkosten können in der FiBu angefordert werden und sind nach Entlastung durch die Förderstelle wieder an die FiBu zu übermitteln. Das Personalservice kann die Daten für Personalkosten bereitstellen. Im Bedarfsfall kann für die Erstellung der Einnahmen- /Ausgabenrechnung Unterstützung (z.b. bestätigter SAP-Auszug) in der CoKo angefordert werden. b) Die Projektleitung sendet die unterschriebene Abrechnung an die Förderstelle. Kopien der kompletten Abrechnungsunterlagen sind durch die Projektleitung an das BVRF, die CoKo und die FiBu zu senden. c) Gegebenenfalls erfolgt eine Abrechnungsprüfung vor Ort an der KUG durch die Förderstellen. Die Personalkosten werden im Personalservice geprüft. Die Prüfung der Belege für Sachaufwand erfolgt in der FiBu. Die Kostenersätze können in der CoKo geprüft werden. d) Entlastungsschreiben der Förderstelle Sobald das Entlastungsschreiben der Förderstelle eingetroffen ist, verbleibt das Original bei der Projektleitung, die jeweils eine Kopie an das BVRF, die CoKo und die FiBu weiterleitet. C) Ablauf für Drittmittelprojekte der Universität lt. A) III) Für die unter A) III) gelisteten Projektarten gilt der unter B) definierte Ablauf nur eingeschränkt: C) I) vor Projektbeginn Die Projektleitung ist für die Vorbereitungsarbeiten (Förderansuchen, Budgetierung, etc.) und die Durchführung des Projektes selbst zuständig. 3

5 C) II) nach Projektende a) Die Abrechnung mit der Förderstelle erfolgt durch die Projektleitung. Belegsaufstellung und Originalbelege für Sachkosten sind in der FiBu anzufordern. Im Bedarfsfall kann eine Einnahmen-/Ausgabenrechnung von der CoKo angefordert werden. b) Die Finanzbuchhaltung sendet in Absprache mit der Projektleitung die unterschriebene Abrechnung an die Förderstelle. Kopien der kompletten Abrechnungsunterlagen werden durch die Finanzbuchhaltung in Absprache mit der Projektleitung an die Förderstelle übersendet. c) Entlastungsschreiben der Förderstelle Sobald das Entlastungsschreiben der Förderstelle eingetroffen ist, verbleibt das Original bei der Projektleitung, die jeweils eine Kopie an die CoKo und die FiBu weiterleitet. D) Sonderbestimmungen zur Durchführung der Symposien- und Publikationsförderung a) Bei Symposien und Publikationen ist eine Abdeckung der Projektkosten durch Drittmittel in einer Mindesthöhe von 50% der anfallenden Kosten anzustreben. Durch die KUG wird im Rahmen der budgetären Möglichkeiten ein eventueller Restbetrag zugeschossen. Zuschüsse der KUG zu Publikationsund Symposienkosten stellen nicht virementfähige Budgetposten der künstlerisch-wissenschaftlichen Organisationseinheiten dar. Die Durchrechnung und somit Kontrolle, ob die vorgegebenen Drittmittel eingeworben wurden, erfolgt am Ende der Zielvereinbarungsperiode. b) Jedes Symposium ist entsprechend der Regelungen unter B) abzuwickeln. Nach Vorliegen der unterschriebenen Drittmittelmeldung wird von der CoKo ein PSP-Element eingerichtet. Daraufhin wird umgehend der in der Budgetaufteilung vorgesehene Zuschuss vonseiten der KUG auf das PSP- Element umgebucht, um eine effektive Vorbereitung auch finanziell zu ermöglichen. Eine Umbuchung von Gastvortragsbudgets aus den Institutsbudgets zugunsten der Symposien ist nicht zulässig. c) Für Publikationen gelten dieselben Regelungen wie für Symposien, allerdings ist pro Schriftenreihe nur ein PSP-Element anzulegen. Nach Vorliegen der unterzeichneten Drittmittelmeldung für eine Publikation, wird der vorgesehene Zuschuss auf das entsprechende PSP-Element umgebucht. Für das Rektorat: Freismuth 4